Sistem Informasi Pengolahan Data Magang pada Departemen Human Resource Pt. Telkom Divisi Regional III Bandung

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada masa sekarang ini perkembangan teknologi sangat cepat dan pesat. Perkembangan ini ditandai dengan adanya berbagai macam teknologi yang banyak dipergunakan oleh perusahaan, khususnya dalam bidang pengolahan data banyak menggunakan computer sebagai alat bantu untuk memproses data yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan tersebut.

Dengan diterpkannya system computer sebagai alat bantu dalam bidang pekerjaan tertentu, diharapkan dapat mempercepat proses kerja dibandingkan dengan yang dilakukan secara manual. Begitu pula dengan kegiatan pengolahan data magang di PT.Telkom Tbk.

Pada proses pengolahan data magang di PT.Telkom Tbk. Telah menggunakan system komputerisasi, namun kurang efektif karena masih menggunakan Microsoft Office sehingga timbul beberapa kekurangan yang terjadi diantaranya terjadi redudansi data, maupun kehilangan data. Contohnya ketika hendak mencari nama pemagang harus melihat satu per satu data yang tersimpan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, terkadang ada penulisan data yang dilakukan lebih dari satu kali, dan juga ada data yang tidak lengkap dikarenakan kesalahan dalam penginputan ataupun penyimapanan data. Kejadian ini mengakibatkan proses kerja dalam pengolahan data magang di perusahaan tersebut akan terganggu.

Sehubungan dengan permasalahan di atas maka penulis mengangkat masalah pengolahan data pemagang sebagai topic penyusunan laporan kerja praktek ini dengan judul yang diambil yaitu :

”SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA MAGANG PT.TELKOM Tbk. DIVISI REGIONAL III BANDUNG”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Indentifikasi Masalah

Berdasarkan uraian yang ada pada latar belakang dan judul dapat disusun permasalahan sebagai berikut :

1. Kesulitan pada saat mencari dan menghitung data magang.

2. Mengolah data magang memerlukan waktu yang cukup lama karena penyimpanan data berupa formulir yang mengajukan magang tidak teratur.

3. Kemungkinan terjadinya redudansi data dikarenakan data yang ada tidak terintegrasi dengan baik.

b. Rumusan Masalah

Rumusan masalah Sistem Informasi Pengolahan Data Magang pada PT.Telkom Tbk. Divisi Regional III Bandung.

1. Bagaimana Sistem Informasi pengolahan data magang yang berjalan pada PT.Telkom,Tbk. Divisi Regional III Bandung.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi pengolahan data magang pada PT.Telkom,Tbk. Divisi Regional III Bandung sehingga mempermudah proses pendaftaran magang dan pengolahan datanya.

Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek di PT.Telkom Tbk. Divisi Regional III Bandung adalah :

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi pengolahan data magang pada PT.Telkom Tbk. Divisi Regional Bandung.

2. Untuk membuat perancangan Sistem Informasi pengolahan data magang pada PT.Telkom Tbk. Divisi Regional Bandung sehingga mempermudah proses pendaftaran magang dan pengolahan datanya.

1.4. Batasan Masalah

Dalam pembuatan system informasi pengolahan data magang ini terdapat batasan masalah antara lain :

1. System ini hanya dibatasi pada permohonan magang di PT.Telkom Tbk. Divisi Regional III Bandung.

2. System ini hanya dapat digunakan oleh bagian HR Area III. 3. Tidak membahas pembuatan laporan dan statistic magang.

4. Proses yang dibahas hanya untuk permohonan magang yang diterima saja.

5. Metode pengembangan system yang dilakukan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan tahap maintenance tidak dilakukan.

Praktek kerja lapangan di PT.Telkom Tbk Divisi Regional III yang beralamat di Jl.Supratman No.66A Bandung. Praktek kerja lapangan dilakukan selama satu bulan, dengan perincian kegiatn seperti terlihat pada table dibawah ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No. Aktivitas M-I M-II M-III M-IV M-V

1 Rekap data magang tahun 2006 2 Rekap data magang tahun 2007 3 Rekap data magang tahun 2008 4 Rekap data magang tahun 2009 5 Rekap data magang tahun 2010

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1. Pengertian Sistem

Sistem mempunyai input, proses dan output. Input ditransformasikan oleh system melalui proses menjadi output. Output merupakan input system yang lain, yang biasanya bentuk output berbeda dengan input. Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah system, terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut.

Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Jogiyanto (1993:1).

Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogiyanto (1993:2).

System memiliki karakteristik atau sifat yang tertentu. Sifat yang dimiliki suatu system itu, diantaranya adalah :

1. Komponen Sistem

Suatu system terdiri dari komponen – komponen yang saling berinteraksi, saling bekerjasama membetuk satu kesatuan.

Batasan system merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luar,

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system.

4. Penghubung Sistem

Merupakan media penghubung antara satu sub system dengan sub system yang lainnya.

5. Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam system. 6. Keluaran Sistem

Adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolahan Sistem

Sistem mempunyai bagian pengolahan data yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu system pasti mempunyai sasaran atau tujuan tertentu. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang akan dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan system.

1.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan suatu kebutuhan yang paling penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Menurut Gordon B.Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi, mengemukakan bahwa :

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan mendatang. Gordon (1985:1).

1.2.1. Syarat – Syarat Informasi

Informasi berhubungan dengan keputusan dan keputusan yang diambil akan berhasil sesuai dengan tujuan apabila informasi tersebut berkualitas. Adapun syarat – syarat agar sebuah informasi berkualitas yaitu:

1. Lengkap, adalah memenuhi semua kebutuhan si pengambil keputusan.

2. Akurat, adalah kebenaran terjamin dan bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan.

3. Relevan, adalah sesuai dengan kebutuhan yang menerima sehingga informasi tersebut memiliki manfaat bagi penerima.

4. Tepat waktu, adalah dalam menyampaikan tidak ada keterlambatan apabila terlambat akan mempengaruhi nilai dari informasi tersebut.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari system informasi.

Suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang ditentukan. Jogiyanto (1993:11).

1.4. Pengertian Data

Secara konseptual data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan satu kejadian dalam kesatuan nyata. Jogiyanto (1989:8), Jadi data juga dapat didefinisikan sebagai deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

Data yang diolah melalui suatu model akan menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali, data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya berubah menjadi informasi.

1.5. Definisi Pengolahan Data

Suatu istilah umum yang digunakan untuk menunjukkan mengenai fakta, huruf, symbol, dan bilangan yang menjelaskan suatu objek, ide, situasi, kondisi atau factor lainnya. Jogiyanto (1989:11).

Kegiatan-kegiatan yang paling utama dilakukan dalam pengolahan data adalah sebagai berikut :

1. Penyimpanan Data (Data Preparation) 2. Perekaman Data (Data Entry)

3. Pemeriksaan Data (Data Checking) 4. Pengolahan Data (Data Processing)

5. Penyajian Informasi (Information Preparation)

1.6. Alat Bantu Analisis

Ada beberapa alat bantu atau notasi yang dapat digunakan untuk menggambarkan keadaan suatu system seperti, Data Context Diagram (DCD), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD) serta Flowmap.

2.6.1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks data atau Context Diagram (CD) adalah Diagram yang menggambarkan seluruh elemen perangkat lunak (sistem) sebagai sebuah proses tunggal dengan data masukan dan data keluaran yang ditandai dengan keluar masuknya anak panah.

2.6.2. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

Definisi Data Flow Diagram (DFD) adalah “Representasi Grafis yang

menggambarkan aliran informasi dan perubahannya dari data masukan menjadi data keluaran. (1997:364).

DFD dapat mewakili keadaan system atau perangkat lunak pada banyak level seiring dengan berkembangnya aliran informasi dan perincian dari fungsi yang ada. 2.6.3. Flow Map

Flowmap merupakan representasi grafik dari system informasi, proses – proses, aliran – aliran data logis, masukan – masukan, keluaran – keluaran dan file – file serta entitas system operasi yang berhubungan dengan system informasi tersebut. Bagan ini menggunakan symbol – symbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir system yang menggambarkan suatu prosedur dalam system.

2.6.4. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.

2.6.5. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table-table yang entity dan relasinya.

Normalisasi dapat juga didefinisikan sebagai suatu teknik yang menstrukturkan / memecah / mendekomposisi data dalam cara – cara tertentu untuk mencegah timbulnya permasalahan pengolahan data dalam basis data.

Permasalahan yang dimaksud adalah berkaitan dengan penyimpangan (ammomalies) yang terjadi akibat adanya kerangkapan data dalam relsim dan inefisiensi pengolahan.

2.6.5.1. Bentuk – bentuk Normalisasi 1. Bentuk Normalisasi Pertama

Suatu relasi dikatakan bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap barisnya. Bentuk ini dapat dilihat dari ciri – cirri yaitu record demi satu record dalam flat file (file data atau rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai field berupa atomic value, tidak hanya set atribut yang berulang – ulang.

2. Bentuk Normalisasi Kedua

Suatu relasi dikatakan bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.

3. Bentuk Normalisasi Ketiga

Sebuah table dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga jika untuk

setiap ketergantungan fungsional dengan notasi X→A, dimana A mewakili semua atribut tunggal didalam table yang tidak ada di table X.

2.6.6. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah alat bantu dalam perancangan basis data yang berbentuk diagram sistematis yang berisi komponen – komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan

atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia maya’ yang ditinjau.

Kardinalitas suatu relasi data dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakainan angka, dimana angka 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk relasi dari satu ke banyak atau N ke N untuk relassi banyak ke banyak. Untuk menentukan atribut sebagai key dilakukan dengan menggaris bawahi nama atribut tersebut.

Diagram E-R selalu dibuat denganbeberapa langkah, yaitu :

1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat. 2. Menentukan atribut-atribut key masing-masing himpunan entitas.

3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi antara himpunan entitas yang ada beserta foreign key-nya.

4. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut-atribut deskriptif (nan key).

Basis data / database merupakan hal yang sangat penting dalam pembuatan program, karena nantinya akan memudahkan pengaksesan file di dalam design database. Dalam database biasanya terdiri dari entity, atribut, data value, field, record, dan file.

Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam, atau sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Atribut adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Data value adalah data akurat atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Field adalah kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik. Record adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File adalah sekumpulan record sejenis.

Sedangkan database itu sendiri adalah sekumpulan file – file yang membentuk satuan data yang besar, atau sekumpulan data yang saling terkait / berhubungan, yang disimpan secara bersama – sama sedemikian rupa dah tanpa ada perulangan yang tidak perlu. Data – data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan system.

Penggunaan system database untuk mengelola sebuah perusahaan memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

1. Intergrasi data, artinya informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

2. Flexibilitas laporan, laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan.

3. Meminimumkan pengulangan dan ketidak konsistenan data, karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali.

4. Independency data, karena data dan program independency satu samalain, maka masing – masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.

5. Manajemen data terpusat, karena administrator database bertanggungjawab untuk mrngkoordinasi, mengendalikan dan mengelola database.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (“TELKOM”, “Perseroan”, “Perusahaan” atau “Kami”) adalah penyedia layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan layanan InfoComm, telepon tidak bergerak kabel (fixed wireline) dan telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), layanan telepon seluler, data dan internet, serta jaringan dan interkoneksi, baik secara langsung maupun melalui anak perusahaan.

Sampai dengan 31 Desember 2009, jumlah pelanggan TELKOM telah tumbuh sebesar 21,2% atau menjadi 105,1 juta pelanggan. TELKOM melayani 8,4 juta pelanggan telepon tidak bergerak kabel, 15,1 juta pelanggan telepon tidak bergerak nirkabel, dan 81,6 juta pelanggan telepon seluler.

Sampai dengan 31 Desember 2009, sebagian besar dari saham biasa TELKOM dimiliki oleh Pemerintah Republik Indonesia dan sisanya dimiliki oleh pemegang saham publik. Saham TELKOM diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (“BEI”), New York Stock Exchange (“NYSE”), London Stock Exchange (“LSE”) dan Tokyo Stock Exchange (tanpa tercatat). Harga saham TELKOM di BEI pada akhir Desember 2009 adalah Rp9.450 dengan nilai kapitalisasi pasar saham TELKOM pada akhir tahun 2009 mencapai Rp190.512 miliar atau 9,43% dari kapitalisasi pasar BEI.

Untuk menghadapi tantangan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan mobilitas dankonektivitas tanpa putus, TELKOM telah memperluas portofolio bisnisnya yang mencakup telekomunikasi, informasi, media dan edutainment (TIME). Dengan meningkatkan

infrastruktur, memperluas teknologi Next Generation Network (NGN) dan memobilisasi sinergi di seluruh jajaran TELKOMGroup, TELKOM dapat mewujudkan dan memberdayakan pelanggan ritel dan korporasi dengan memberikan kualitas, kecepatan, kehandalan dan layanan pelanggan yang lebih baik.

Pada tahun 2009, laba bersih konsolidasian kami sebesar Rp11.332,1 miliar meningkat 6,7% dibanding tahun 2008 atau 100,8% terhadap target tahun 2009. Sementara itu margin laba bersih kami sebesar 17,5% di tahun 2009 yang merupakan pencapaian 105,4% terhadap target margin laba bersih.

Prestasi keuangan tersebut didukung oleh kinerja operasional kami yang juga solid. Saat ini kami melayani 105,2 juta pelanggan, dari bisnis seluler, telepon tidak bergerak dan telepon tidak bergerak nirkabel. jumlah tersebut merupakan pencapaian 106% terhadap target perusahaan. Penambahan pelanggan kami dipimpin oleh bisnis seluler yang bertambah 16,34 juta pelanggan atau pencapaian 162% terhadap target perusahaan tahun 2009.

Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT Infomedia Nusantara menjadi perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon di Indonesia. Di bawah subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan Pertamina, Infomedia telah menerbitkan Buku Petunjuk Telepon Telkom Yellow Pages.

Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya PT Elnusa Yellow Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995 menjadi PT Infomedia Nusantara pada saat PT Telkom Tbk menanamkan investasi. Untuk mendukung implementasi Good Coorporate Governance dalam setiap aspek kegiatan perusahaan, Infomedia telah mengeluarkan kebijakan pedoman tata kelola perusahaan di tahun 2008.

Pada tanggal 30 Juni 2009 PT Telekomunikasi Indonesia (Telkom) melalui PT Multimedia Nusantara (Metra), anak perusahaan yang 99,99% milik Telkom (selanjutnya disebut Telkom Group) telah menandatangani Shares Sales & Purchase Agreement (SPA) untuk membeli 49% saham PT Infomedia Nusantara (Infomedia) milik PT Elnusa Tbk (Elnusa), sehingga 100% saham PT Infomedia Nusantara telah dimiliki oleh Telkom Group.

Saat ini, Infomedia, sesuai dengan visinya menjadi penyedia jasa layanan informasi yang utama dikawasan regional telah melakukan berbagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut dengan mengoptimalkan kompetensi untuk mengambil opportunity dalam pengembangan bisnis kedepan melalui transformasi bisnis dari 3 Pilar Bisnis ( Layanan Direktori, Layanan Contact Center dan Layanan Konten ) menuju Layanan Outsourcing atau Business Process Outsourcing ( BPO ) dan Layanan Konten Digital atau Digital Rich Content ( DRC ).

Layanan Outsourcing atau Business Process Outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai bisnis penyediaan jasa alih-daya (outsourcing) oleh pihak ketiga bagi perusahaan untuk satu atau beberapa fungsi bisnis dalam jangka panjang (multi year contract). Bisnis Layanan Outsourcing (BPO) yang telah dijalani Infomedia saat ini berbasis layanan voice yaitu Layanan Contact Center baik untuk inbound maupun outbound dan non voice seperti direct mail dan web development. Namun saat iniInfomedia telah membagi bisnis Layanan Outsourcing (BPO) kedepannya dalam empat kelompok berdasarkan basis layanan yaitu: Contact Center Services, HR Services, IT Services dan Direct Mail.

Sedangkan pengembangan bisnis Layanan Konten Digital (DRC) didasarkan oleh semakin berkembangnya kebutuhan informasi yang semakin cepat dan mobile, perubahan gaya hidup dan perkembangan teknologi yang sangat pesat. Infomedia membagi bisnis DRC dalam

3 bagian, yaitu; printed (Yellow Pages, White Pages & Special Directory ) , mobile (mobile application, SMS)dan online(online ad, e-commerce, membership).

Keseluruhan produk dan layanan Infomedia merupakan komitmen perusahaan dalam memberikan solusi layanan informasi dan komunikasi yang prima bagi customer dan masyarakat di Indonesia.

Telkom akan mengelola bisnis melalui praktek-praktek terbaik dengan mengoptimalisasikan sumber daya manusia yang unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif, serta membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis.

Visi

To become a leading InfoCom player in the region

Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.

Misi

Telkom mempunyai misi memberikan layanan " One Stop InfoCom Services with Excellent Quality and Competitive Price and To Be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation " dengan jaminan bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompetitif.

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

SGM HR CENTER DEPUTY SGM

HR CENTER

EGM DIVISI (1..n) SGM CENTER (1..n)

Sub Unit Organisasi Divisi/Center (DATEL,RO,dll)

SECRETARIATE & FACILITY ADN

SM Competency Development Mgr. Competency Planning Mgr. Executive Development SM Job Management

Mgr.Job Management Mgr.Temporary Employee Mgt SM Career Development Mgr. Talent Development Mgr. Succession Development

OSM HR Area (1..n)

SM HR. Budget

Mgr.Financing & Reporting Comfit Mgr.Budget Planning & Control Mgr.Compensation & Tax Payment

SM HRIS Mgr.Operation & Control Mgr.Informatio n Services Mgr.Payroll Processing SM General Support Mgr.Unit Planning & Performance Mgt Mgr.Quality, Process & Change Mgt. Sekretariat MANAGER EMPLOYEE RELATION MANAGER CAREER DEV’T MANAGER COMPETENCY DEV’T MANAGER ADM & SERVICE HR Representative

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Human Resource Center

Sumber : Direksi Perusahaan PT.Telkom Tbk. Divisi Regional III Bandung.

3.3. Deskripsi Kerja

Unit Human Resource Area Divisi Regional III dipimpin oleh seorang kepala Unit Human Resource yang bertanggung jawab langsung kpada unit itu sendiri, dan selanjutnya disebut manajer HR. Peran manajer HR adalah bertanggung jawab atas :

1. Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. 2. Evaluasi performansi kinerja bagian HR.

3. Pelaporan, kesekretariatan, dan kerumah tanggaan. 4. Evaluasi pencapaian proses target tujuan kerja. 5. Kerja sama dengan unit-unit internal dan eksternal. 6. Mengatur penggajian bagian HR.

Disamping itu, yang berhubungan secara langsung dengan penerimaan dan pengolahan data magang di PT. Telkom unit HR Area Divisi Regional III yang masih dibawahi oleh manajer HR yaitu pegawai HR bagian penerimaan magang, memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

1. Penerimaan pemagang dari sekolah/universitas. 2. Menyeleksi pemagang yang mengajukan magang. 3. Pengaturan posisi magang.

4. Pengolahan data magang.

5. Membuat surat keluar untuk sekolah/universitas. 6. Pelaporan data magang kepada kepala unit HR.

1 BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Sebelum melakukan usulan perancangan system, diperlukan analisis terhadap system yang sedang berjalan. Tujuan dari analisis dan evaluasi system adalah untuk menganalisis system pengolahan data, serta mengusulkan system baru sehingga Sistem Informasi Pengolahan Data Magang ini dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan.

4.1.1. Analisis Dokumen

Dokumen – dokumen yang bersangkutan dengan Pengolahan Data Magang adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Pengantar Magang

Deskripsi :Merupakan surat permohonan dari sekolah / universitas untuk mengajukan magang. Sumber : Sekolah/ Universitas

Rangkap : 1

Tujuan : Bagian Human Resource

Bentuk : Surat

Elemen :Nomor Surat masuk, Tanggal Surat permohonan, Tanggal Melakukan Magang, NIM Pemagang, Nama Pemagang, Nama Sekolah/Universitas, Alamat

2

Sekolah/Universitas, Telpon Sekolah/Universitas.

Periode :Pada Saat Melakukan Permohonan Magang. 2. Nama Dokumen : Formulir Isian Magang

Deskripsi :Merupakan formulir isian untuk mengajukan magang.

Sumber : Human Resource

Rangkap : 2

Tujuan : Manager Yang Bersangkutan Bentuk : Formulir

Elemen : Nim, Nama pemagang, Jenis kelamin, TTL, Nomor Telepon, E-mail, Alamat rumah, Nama Sekolah/Universitas, Alamat Sekolah/Universitas, NoTelepon Sekolah/Universitas, Fakultas, Jurusan, Strata, Jenis magang, Divisi, Bidang, Bagian, Lokasi kerja, Nama Pembimbing, Nik Pembimbing, No Surat masuk, Tanggal proposal, Tanggal mulai magang, Tanggal selesai magang, Judul tugas akhie/Riset, Catatan.

3

3. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Magang

Deskripsi :Merupakan persetujuan dari perusahaan untuk melakukan magang.

Sumber : Human Resource

Rangkap : 1

Tujuan : Sekolah/Universitas Yang Bersangkutan

Bentuk : Surat

Elemen : Nomor Surat, Nomor Surat masuk, Tanggal Surat, Tanggal Surat Masuk, Tanggal Mulai Magang, Tanggal Selesai Magang ,Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, Nomor Telepon Perusahaan, Nama Pembimbing, Lokasi Kerja, Jenis Magang, NIM Pemagang, Nama Pemagang, Nama Sekolah/Universitas, Alamat Sekolah/Universitas, Telpon Sekolah/Universitas.

4

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur Sistem Informasi Pengolahan Data Magang yang sedang berjalan di PT.Telkom Tbk. Jl.Supratman No.66a adalah sebagai berikut : a. Calon pemagang akan memberikan surat pengantar yang telah di

berikan oleh instansi dari pemagang yang bersangkutan. b. Kemudian calon pemagang akan memberikan surat pengantar

tersebut kepada bagian HR (Human Resource Bagian Magang). c. Bagian HR lalu mengarsipkan surat pengantar dan menelepon

manager bagian tempat pemagang akan ditempatkan untuk menanyakan ada atau tidaknya posisi magang.

d. Kemudian setelah manager yang bersangkutan menyetujui, maka formulir isian pendaftaran magang yang telah dicetak dapat diberikan kepada calon pemagang untuk diisi dan di ditempel materai.

e. Setelah itu calon pemagang meminta validasi dari manager yang bersangkutan berupa tandatangan sebagai persetujuan untuk menempati posisi magang di bagian dari manager yang bersangkutan.

f. Kemudian Form pendaftaran magang valid dikembalikan kembali kepada HR bagian penerimaan magang oleh pemagang.

g. Setelah itu, HR bagian penerimaan magang mengarsipkan Form pendaftaran Valid dan mencetak surat persetujuan magang yang telah ditandatangani oleh Manager HR Area, surat tersebut juga

5

sebagai surat jawaban dari instansi yang bersangkutan dengan pemagang.

h. Kemudian pemagang memberikan surat persetujuan magang kepada Instansi yang bersangkutan.

6 4.1.2.1. Flow Map

Flow map berfungsi untuk menggambarkan aliran suatu dokumen yang masuk dan keluar dari sistem. Rancangan flow map Sistem Informasi Pengolahan Data Magang yang sedang berjalan yaitu :

Instansi Ybs

Pemagang Human Resource Bag.Magang

Manager Bag.Ybs

Manager HR

Gambar 4.1 Flow map Pengajuan Magang yang sedang berjalan

Y T S.S.M Valid asi S.S.M valid S.S.M valid S.S.M valid Cetak surat persetujuan magang S.S.M Valid asi Menceta k F.I.M F.P.M

terisi F.I.M terisi F.I.M valid F.I.M valid F.I.M F.I.M Mengi si F.I.M Menghu bungi Man.Yb s posi si S.P.M S.P.M S.P.M

7 Keterangan :

S.P.M : Surat Pengantar Magang F.I.M : Formulir Isian Magang S.S.M : Surat Persetujuan Magang

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data, baik ke dalam sistem maupun ke luar sistem yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal dan mewakili keseluruhan sistem. Bentuk diagram konteks yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.2 Diagram Konteks yang sedang berjalan

SPM

SSM Valid

FIM

SSM

SSM

FIM

Data FIM

Data Magang

FIM Lengkap

SPM

FIM

Manager HR Pemagang PengolahaS.I

n Data Magang

Pegawai HR Bag.Magang

8 4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram merupakan alat untuk mendeskripsikan perpindahan aliran dan perubahan informasi dalam bentuk suatu bagan. DFD dibawah ini menekankan pada kerja atau proses apa saja yang terjadi dalam sistem pengolahan data magang di PT. Telkom Tbk. Divisi Regional III Bandung adalah sebagai berikut :

Gambar 4.3 DFD Sistem InformasiPengolahan Data Magang Usulan SSM Valid FIM Data Maga ng Data Pemaga ng SP M SP M Pemagan g 1.0 Mengajuk an S.P.M 2.0 Mengece k Tempat Magang 5.0 Validas i F.I.M 4.0 Pengisia n F.I.M 7.0 Cetak S.S.M 6.0 Mengars ipkan Data 3.0 Cetak F.I.M Pegawai HR Manager Ybs Manager HR 8.0 Validas i S.S.M FI M FIM FIM Data FIM FIM Lengkap SSM SSM FIM Arsip

9 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Berdasarkan dari hasil pengamatan dan penelitian dari sistem pengolahan data magang yang sedang berjalan, bahwa sistem yang ada sudah terkomputerisasi namun belum maksimal sehingga dalam pengolahan data, data yang disimpan kurang terjamin keamanannya serta data magang masih dalam bentuk arsip dan terbatas hanya disimpan dalam Microsoft Exel, sehingga dalam pencarian datanya lambat.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Rancangan Sistem Informasi ini bertujuan untuk membantu pihak PT. TELKOM Tbk. Jalan Supratman No. 66 A Bandung, khususnya bidang pengolahan data magang, serta memberikan alternatif rancangan sistem informasi yang diharapkan dapat digunakan sebagai solusi dalam memecahkan masalah yang ada.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar hasil yang diperoleh dapat memenuhi tujuan yang diharapkan. Suatu proses perancangan sistem dimaksudkan untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi kelemahan sistem yang sedang berjalan untuk meningkatkan kinerja sistem tersebut. Perancangan

10

sistem ini diharapkan dapat membantu dalam menghasilkan informasi yang akurat dengan efektif dan efisien bagi pihak yang bersangkutan. 4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah perancangan proses. Perancangan proses adalah perancangan mengenai proses-proses yang terjadi dalam sistem yang akan diusulkan.

Prosedur sistem informasi pengolahan data magang yang diusulkan di PT. TELKOM Tbk. Jalan Supratman No. 66 A Bandung adalah sebagai berikut :

a. Calon Pemagang memberikan surat pengantar dari kampus atau instansi yang terkait ke bagian HR.

b. Baggian HR mengecek ketersediaan tempat magang. Jika ada, bagian HR mencetak form isian untuk diisi oleh calon pemagang yang kemudian akan divalidasi oleh menejer bagian yang bersangkutan. Jika tidak ada, maka surat pengantar akan dikembalikan kepada calon pemagang.

c. Calon pemagang mengisi data ke dalam form isian dan kemudian diserahkan pada menejer untuk divalidasi.

d. Menejer menvalidasi form tersebut dan menyerahkannya pada calon pemagang.

e. Setelah menerima form isian yang sudah valid, maka bagian HR menyimpan data pemagang ke dalam database pemagang lalu

11

mencetak surat jawaban dari perusahaan untuk kampus atau instansi pemagang.

4.2.2.1. Flow Map

Flow map berfungsi untuk menggambarkan aliran suatu dokumen yang masuk dan keluar dari sistem. Rancangan flow map Sistem Informasi Pengolahan Data Magang yang diusulkan yaitu :

12

Gambar 4.4 Flow map Pengajuan Magang yang diusulkan

Calon Pemagang Bagian HR Menejer Bag. yg

bersangkutan

F.persetujua n valid

S.S.M

F.persetujua n valid

Form terisi S.S.M Memvalidasi f.persetujuan Input data pemagang Cetak S.S.M F.persetujuan valid SPM F.I.M Cek tempat magang Cetak F.I.M F.I.M Mengis i form Form terisi ada

S.P.M S.P.M

DB pemaga

ng

13 4.2.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan secara garis besar hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran yang berhubungan dengan sistem.

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang diusulkan

Keterangan :

SPM : Surat Pengantar Magang SSM : Surat Persetujuan Magang FIM : Form Isian Magang

SPM SSM Valid FIM FIM SSM SSM FIM FIM Valid Data Magang Data Pemagang SPM FIM Valid Manager HR Pemagang PengolahaS.I

n Data Magang

Pegawai HR Bag.Magang

14 4.2.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

Gambar 4.6 DFD Sistem Informasi Pengolahan Data Magang Yang Berjalan

Menejer Ybs 4.0 mengisi F.I.M 5.0 Validasi F.I.M Menejer HR 8.0 Validasi S.S.M F.I.M F.I.M valid F.I.M valid S.S.M valid S.S.M S.S.M F.I.M 6.0 menginp ut data 3.0 mencetak F.I.M 2.0 mengecek tempat magang 7.0 Cetak S.S.M File magang Data magang Data magang F.I.M

Pemagang Pegawai HR

1.0 mengajuk

an S.P.M

S.P.M S.P.M

Data magang Data FIM

Data FIM Data FIM

15 4.2.2.4. Kamus Data

Kamus data merupakan tempat penyimpanan yang berisi deskripsi semua objek yang diperlukan atau dihasilkan dalam sistem.

1. Nama Arus Data : SPM

Deskripsi : Surat pengantar magang dari instansi terkait

Alias : -

Arus data : F.pegawai – Proses 1.0, Proses 1.0 - F.Pegawai HR Struktur data : no_srt_masuk, tgl_surat,

tgl_magang, nim, nama, nm_instansi, telp_instansi. 2. Nama Arus Data : data magang

Deskripsi : kumpulan data pemagang Alias : data pemagang

Arus data : F.Pegawai HR - proses 2.0, proses 2.0 - st. File magang, st. File magang - proses 3.0 Struktur data : nim, nama, jk, alamat, ttl, no_telp

16

3. Nama Arus Data : FIM

Deskripsi : Form isian magang untuk divalidasi

Alias : FIM valid, Data FIM

Arus data : proses 3.0 – F.Pemagang, F.Pemagang - proses 4.0, proses 4.0 – F.manajer ybs, F.manajer ybs - proses 5.0, proses 5.0 - F.Pegawai HR Struktur data : nim, nama, jk, ttl, no_telp,

e-mail, alamat, nm_instansi, almt_instansi,

no_telp_instansi,

fax_instansi, fakultas, jurusan, strata, jns_magang, loker, nm_pembimbing, no_srt_masuk, tgl_magang, tgl_mulai, tgl_selesai, judul 4. Nama Arus Data : SSM

Deskripsi : Surat persetujuan magang dari perusahaan ke instansi yang terkait

17

Arus data : proses 7.0 ke F.Manajer HR, F.Manajer HR - Proses 8.0, Proses 8.0 – F.Pemagang Struktur data : no_surat, tgl_surat,

nm_perusahaan, almt_perusahaan, telp_perusahaan,

no_srt_masuk ,

tgl_srt_masuk, tgl_mulai_magang, tgl_selesai_magang,

nm_pembimbing, loker, jns_magang, nim, nama, nm_instansi, almt_instansi, telp_instansi

18 4.2.2.5. Normalisasi

Unnormal :

Pemagang : no_surat, tgl_surat, tgl_magang, nim, nama, nm_instansi, telp_instansi, almt_instansi, nim, nama, jk, almt, ttl, telp, nim, nama, jk, ttl, email,almt,nm_instansi, almt_instansi, telp_instansi, fax_instansi, fakultas, jurusan, strata, jns_magang, loker, nm_pembimbing, no_srt_masuk, tgl_magang, tgl_mulai, tgl_slesai, judul, no_srt_msk, tgl_srt_msk, tgl_mulai, tgl_slesai, nm_pmbimbing, loker, jns_magang, nim, nama, nm_instansi, almt_instansi, telp_instansi, no_srt, tgl_srt, nm_perusahaan, almt_perusahaan telp_perusahaan

Normal I :

Pemagang : no_surat, tgl_surat, tgl_magang, nim, nama, nm_instansi, telp_instansi, jk, almt, ttl, telp, email, almt_instansi, fax_instansi, fakultas, jurusan, strata, jns_magang, loker, nm_pembimbing, no_srt_masuk, tgl_mulai, tgl_slesai, judul, tgl_srt_masuk,

19

nm_perusahaan, almt_perusahaan, telp_perusahaan.

Normal II :

Pemagang : nim*, nama, jk, almt, ttl, telp, email, fakultas, jurusan, strata

SPM : no_surat, tgl_surat, tgl_magang, nm_instansi, telp_instansi, almt_instansi, fax_instansi, jns_magang, loker, nm_pembimbing, no_srt_masuk, tgl_mulai, tgl_slesai, judul, tgl_srt_masuk, nm_perusahaan, almt_perusahaan, telp_perusahaan, nim** Normal III :

Pemagang : nim*, nama, jk, almt, ttl, telp, email, fakultas, jurusan, strata

SPM : no_srt_masuk*, tgl_srt_masuk,tgl_magang, nm_instansi, telp_instansi, almt_instansi, fax_instansi, nim**

SSM : no_surat*, tgl_surat, , tgl_mulai, tgl_slesai, nm_perusahaan, almt_perusahaan, telp_perusahaan,nim**, no_srt_masuk** FIM : jns_magang, loker, nm_pembimbing,

20 4.2.2.6. ERD ( Entity Relation Diagram )

Gambar 4.7 ERD ( Entity Relation Diagram )

Pemag ang & SPM SSM FIK & SSM No_su rat nim Telp_perusah aan Tgl_sele sai Almt_perusah aan Tgl_m ulai Nm_perusah aan Tgl_sur at FIM Pemag ang& FIK nim lok er Jns_maga ng Nm_pembimbi ng jud ul SPM No_srt_ masuk nim Tgl_srt_ma suk Tgl_mag ang Nm_insta nsi Telp_insta nsi Almt_insta nsi Fax_inst ansi pemagang emai

l fakult as

nam a

jk

al

mt _ttl tel p strat a jurusa n

21 4.2.2.7. Tabel Relasi

Pemagang nim* nama jk almt ttl telp email fakulta jurusan strata

Gambar 4.8 Tabel Relasi

SSM no_surat* nim** tgl_surat tgl_mulai tgl_slesai nm_perusahaan almt_perusahaan telp_perusahaan no_srt_masuk** SPM no_srt_masuk* tgl_srt_masuk tgl_magang nm_instansi telp_instansi almt_instansi fax_instansi nim** FIM nim** no_srt_masuk** jns_magang loker nm_pembimbing judul no_surat**

22

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang

Berdasarkan dari Sistem Informasi yang kami usulkan, bahwa sistem pengolahan data tersebut sudah dapat lebih mempermudah pekerjaan bagian HR dalam mengolah data magang. Selain mempermudah, sistem tersebut juga dapat meminimalisir kesalahan dalam pengolahan data seperti input data, pencarian data, kehilangan data, dan redudansi data.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari keseluruhan permasalahan dan pembahasan dalam laporan ini, penyusun dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Berdasarkan observasi yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan masih terdapat kesulitan dalam pengolahan data pemagang, seperti : input data, pencarian data yang memerlukan waktu yang cukup lama, adanya redudansi data, dan kehilangan data yang mungkin terjadi karena kesalahan penginputan dan penyimpanan. Hal tersebut menyebabkan proses pengolahan data magang tidak optimal dan tidak efektif.

2. Dengan dibuatnya perancangan sistem informasi pengolahan data magang pada PT. Telkom diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam penginputan data, pencarian data, mengolah data, dan menghilangkan redudansi dan dapat meminimalkan kehilangan data pada departemen sumberdaya manusia PT. Telkom Divisi Regional III Bandung

5.2. Saran

System informasi pengolahan data magang di PT. TELKOM Tbk. . Divisi Regional III Bandung ini sudah berjalan dengan baik, namun masih terdapat kelemahan-kelemahan. Saran-saran yang penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Sistem yang dirancang akan dapat diterapkan dengan baik apabila didukung dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang memadai.

2. Didalam pengoperasian sistem komputerisasi ini hendaknya diperhatikan keamanannya baik dari segi data yaitu akurasi data dan validasi pada program, dari segi hardware yang digunakan yaitu dengan cara perawatan atau maintenance dengan tempat yang sesuai dengan spesifikasi, dan dari segi pemakai yang tidak berhak yaitu dengan cara penggunaan password.

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA MAGANG

PADA DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE PT.TELKOM Tbk. DIVISI

REGIONAL III BANDUNG

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Mata Kuliah Kerja Praktek Lapangan Program Strata 1 Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Cahyangga Unanti. 10507279 Lusita Apriani N. 10507299 Riseptina Wadianty S. 10507305

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR PUSTAKA

Gordon B. D. Avis. 1985. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Gahalia Indo.

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SI_10_Kamus_{_}Data_{.pdf - Mirip.} 20 September 2010

Jogiyanto, H, M. 1993. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, H, M. 1989. Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta.

Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Ketiga. Balai Pustaka, Jakarta. 2002.

Pressman, Roger. 1997. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktis, Buku Satu, Andi Offset, Yogyakarta.

i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan YME yang telah meningkatkan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek Program Sarjana Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Adapun judul Laporan Kerja Praktek ini adalah “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA MAGANG PT.TELKOM, Tbk. DIVISI REGIONAL III BANDUNG”.

Dalam Menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini tentunya penulis banyak mendapat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada berbagai pihak yang selama ini banyak membantu dan memberikan dorongan, antara lain kepada yang terhormat :

1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala Berkat dan Rahmat-Nya bagi penulis. 2. Orang Tua penulis yang senantiasa mendukung dan mendoakan penulis. 3. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia (UNIKOM).

4. Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastra Prawira, M.Sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

ii

5. Dadang Munandar, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika, Dosen Wali, serta Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dalam penulisan Laporan ini.

6. Seluruh Dosen dan staf yang telah membina penulis untuk menjadi orang yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.

7. Nunung Selaku pembimbing di Tempat Kerja Praktek PT.Telkom Tbk. 8. Seluruh teman – teman seperjuangan di MI7 angkatan 2007, serta teman –

teman penulis yang tidak dapat disebutka satu-persatu.

Kemampuan dan Pengalaman yang penulis miliki sangat terbatas. Oleh karena itu, penulis sadar benar apa yang penulis tuangkan dalam Laporan ini masih jauh dari sempurna. Maka saran – saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan untuk dimanfaatkan pada masa – masa mendatang.

Kiranya cukup sekian prakata dari penulis, penulis mohon maaf apabila ada kekurangan dan kekhilafan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Berkat dan Rahmat-Nya kepada kita semua. Amiiinn…

Bandung, Agustus 2010

iii DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR TABEL ...v

DAFTAR GAMBAR...vi

DAFTAR SIMBOL ...vii

DAFTAR LAMPIRAN ………..x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ………...………..…………1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ………...………2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ………..3

1.4. Batasan masalah ………3

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ………..…………4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem...5

2.2.Pengertian Informasi ...7

2.2.1. Syarat – Syarat Informasi... 7

2.3.Pengertian Sistem Informasi... 8

2.4.Pengertian Data... 8

2.5.Definisi Pengolahan Data... 9

2.6.Alat Bantu Analisis... 9

2.6.1. Diagram Konteks... 9

2.6.2. Data Flow Diagram... 10

2.6.3. Flow Map... 10

2.6.4. Kamus Data... 10

2.6.5. Normalisasi ...10

2.6.5.1. Bentuk – bentuk Normalisasi... 11

2.6.6. Diagram Relasi Entitas (ERD)... 12

2.7.Konsep Dasar Basis Data ...13

Bab III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan... 15

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan... 20

3.3.Deskripsi Kerja... 21

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan... 22

4.1.1. Analisis Dokumen... 22

iv

4.1.2.1. Flowmap... 27

4.1.2.2. Diagram Kontek... 28

4.1.2.3. Data Flow Diagram... 29

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan... 30

4.2.Usulan Perancangan Sistem... 30

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem... 30

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 31

4.2.2.1. Flow Map... 32

4.2.2.2. Diagram Kontek... 34

4.2.2.3. Data Flow Diagram... 35

4.2.2.4. Kamus Data... 36

4.2.2.5. Normalisasi... 39

4.2.2.6. Entity Relation Diagram (ERD)...41

4.2.2.7. Tabel Relasi... 42

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancan... 43

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan………...………... 44

5.2.Saran………...………. 44

Daftar Pustaka……….……… 46

v

DAFTAR TABEL

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Human Resource Center...22

Gambar 4.1 Flow map Pengajuan Magang yang sedang berjalan...29

Gambar 4.2 Diagram Konteks yang sedang berjalan...30

Gambar 4.3 DFD Sistem Informasi Pengolahan Data Magang Yang Berjalan...31

Gambar 4.4 Flow map Pengajuan Magang yang diusulkan...35

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang diusulkan...36

Gambar 4.6 DFD Sistem InformasiPengolahan Data Magang Usulan...37

Gambar 4.7 ERD ( Entity Relation Diagram )...43

vii

DAFTAR SIMBOL

1. Flowmap ( Bagan Aliran Dokumen )

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Dokumen

Menunjukkan dokumen input atau output baik proses manual maupun komputerisasi

Proses Manual

Menunjukkan proses manual

Proses Komputer

Menunjukkan proses komputer

Keputusan Menunjukkan

Keputusan

File Menunjukkan file

Arsip

Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen

Garis Alir

Menunjukkan arah proses pengolahan data

viii 2. DFD ( Data Flow Diagram )

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Komponen Eksternal

Entitas yang dikelola oleh system yang menunjukkan suatu objek berupa benda

atau konsep Aliran Informasi Satu

Arah ( One way connector)

Berfungsi sebagai aliran masukan/keluaran searah dari proses Aliran Informasi Dua

Arah ( Two way connector)

Berfungsi sebagai aliran

masukan/keluaran dua arah dari proses Pengarsipan

( Data Source)

Berfungsi sebagai koleksi data yang diingat oleh sistem

Proses ( Data Process)

ix 3. ERD ( Entity Relation Diagram )

SIMBOL KETERANGAN

Menunjukkan aliran data

Merupakan suatu kesatuan atau entitas

Merupakan symbol dari hubungan atau relasi antar entitas

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pengantar Magang ……….………47

2. Formulir Pendaftaran Magang (Rangkap 2)……….……...48

3. Surat Persetujuan Magang ……….……50 4. Daftar Hadir ……….…....51

5. Berita Acara Bimbingan Praktek Kerja Lapangan………..52

6. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan……….55

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Cahyangga Unanti

Tempat/ Tanggal Lahir : Purwokerto/21 November 1989

Agama : Islam

Alamat : Perumahan PPI Jl.Pramukha III No.G68 Bandung 40121

No. Tlp : +6285624019140

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri Sokanegara II Purwokerto Jateng 2001 – 2004 SMP Negeri III Purwokerto Jateng

2004 – 2007 SMA Negeri 14 Bandung

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Lusita Apriani N.

Tempat/ Tanggal Lahir : Kisaran 4 Juni 1988

Agama : Kristen Protestan

Alamat : Jl.Jakarta dalam II No. 21 Bandung

No. Tlp : 085721718821

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri 13 Kisaran 2001 – 2004 SMP Santa Maria Bandung 2004 – 2007 SMA Negeri 14 Bandung

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Riseptina Wadianty Sinaga

Tempat/ Tanggal Lahir : Adiankoting,Sumut/ 10 September 1989

Agama : Kristen Protestan

Alamat : Jl. Cihampelas No.36C/35B Rt/Rw

Kel.Cipaganti, Kec.Coblong-Bandung 40131

No. Tlp : +6281320737767

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri 175746 Adiankoting,Medan. 2001 – 2004 SMP Negeri 2 Adiankoting,Medan. 2004 – 2007 SMA 1 Parulian,Medan.

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

ix 3. ERD ( Entity Relation Diagram )

SIMBOL KETERANGAN

Menunjukkan aliran data

Merupakan suatu kesatuan atau entitas

Merupakan symbol dari hubungan atau relasi antar entitas

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pengantar Magang ……….………47

2. Formulir Pendaftaran Magang (Rangkap 2)……….……...48

3. Surat Persetujuan Magang ……….……50 4. Daftar Hadir ……….…....51

5. Berita Acara Bimbingan Praktek Kerja Lapangan………..52

6. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan……….55

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Cahyangga Unanti

Tempat/ Tanggal Lahir : Purwokerto/21 November 1989

Agama : Islam

Alamat : Perumahan PPI Jl.Pramukha III No.G68 Bandung 40121

No. Tlp : +6285624019140

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri Sokanegara II Purwokerto Jateng 2001 – 2004 SMP Negeri III Purwokerto Jateng

2004 – 2007 SMA Negeri 14 Bandung

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Lusita Apriani N.

Tempat/ Tanggal Lahir : Kisaran 4 Juni 1988

Agama : Kristen Protestan

Alamat : Jl.Jakarta dalam II No. 21 Bandung

No. Tlp : 085721718821

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri 13 Kisaran 2001 – 2004 SMP Santa Maria Bandung 2004 – 2007 SMA Negeri 14 Bandung

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

RIWAYAT HIDUP PENULIS

DATA PRIBADI :

Nama : Riseptina Wadianty Sinaga

Tempat/ Tanggal Lahir : Adiankoting,Sumut/ 10 September 1989

Agama : Kristen Protestan

Alamat : Jl. Cihampelas No.36C/35B Rt/Rw

Kel.Cipaganti, Kec.Coblong-Bandung 40131

No. Tlp : +6281320737767

LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :

Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri 175746 Adiankoting,Medan. 2001 – 2004 SMP Negeri 2 Adiankoting,Medan. 2004 – 2007 SMA 1 Parulian,Medan.

2007 – Diterima sebagai mahasiswa pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia