Laporan Praktek Kerja Lapangan di bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Bandung

  

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DIBAGIAN PUBLIC RELATIONS

PT BIO FARMA (PERSERO)

BANDUNG

  

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

Fitri Sry Pratiwi

  

41809087

  PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS _{FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK}

  2 0 1 3

  DAFTAR ISI

  1.5.4 Staf Seksi Hubungan Eksternal ...............................................17

  2.2.1.1 Kliping Berita .............................................................31

  2.2.1 Kegiatan Rutin .......................................................................31

  2.2 Deskripsi Kegiatan ..................................................................................31

  2.1 Aktifitas Kegiatan PKL ..........................................................................25

  1.7.2 Waktu .....................................................................................24 _{BAB II PELAKSANAAN PKL ..........................................................................24}

  1.7.1 Lokasi ......................................................................................24

  1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan PKL .....................................................24

  1.6 Sarana dan Prasarana ..............................................................................21

  1.5.5 Pelaksanaan Seksi News and Information ...............................19

  1.5.3 Staf Seksi Hubungan Internal ..................................................15

  KATA PENGANTAR .............................................................................................i DAFTAR ISI ..........................................................................................................iv DAFTAR GAMBAR .............................................................................................vi DAFTAR TABEL ................................................................................................viii _{BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................1}

  1.5.2 Staf Public Relations ...............................................................13

  1.5.1 Kepala Bagian Public Relations ..............................................11

  1.5 Job Description ......................................................................................11

  1.4 Struktur Organisasi Bagian Public Relations ...........................................9

  1.3 Struktur Organisasi PT. Bio Farma (Persero) ..........................................7

  1.2 Sejarah Bagian Public Relations ..............................................................6

  1.1.2 Logo dan Arti PT. Bio Farma (Persero) ....................................5

  1.1.1 Visi dan Misi PT. Bio Farma (Persero) .....................................4

  1.1 Sejarah PT. Bio Farma (Persero) .............................................................1

  2.2.1.2 Administrasi Surat ......................................................34

  2.2.1.6 Membuat News Letter .................................................42

  2.2.1.7 Membuat Kultwit .......................................................44

  2.2.2 Kegiatan Insidentil .................................................................45

  2.2.2.1 Pengenalan tentang Bagian dan Kegiatan

  Public Relations .........................................................45

  2.2.2.2 Mailling List ...............................................................46

  2.2.2.3 Workshop With Blogger .............................................46

  2.2.2.4 Dokumentasi Kegiatan ...............................................47

  2.3 Deskripsi Public Relation ......................................................................47

  2.3.1 Definisi Public Relations .......................................................47

  2.3.2 Ruang Lingkup Public Relations ...........................................48

  2.3.3 Tugas dan Tujuan Pokok Public Relations ............................51

  2.3.4 Peran Utama Public Relations ...............................................52

  2.4 Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ..........................................53 _{BAB III PENUTUP ...........................................................................................62}

  2.5 Analisis Layanan Perusahaan ................................................................59

  3.1 Kesimpulan ...........................................................................................62

  3.2 Saran .....................................................................................................64

  3.2.1 Saran untuk Perusahaan ........................................................64

  3.2.2 Saran untuk Mahasiswa PKL selanjutnya ............................65 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................67 LAMPIRAN – LAMPIRAN ..............................................................................68 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...........................................................................79

  

Daftar Pustaka

  Jefkins, Frank. 2003. Pulic Relations – Disempurnakan oleh Danel Yadin. Jakarta : Erlangga Ruslan, Rosady. 2006. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi : Konsepsi & Aplikasi. Jakarta : Raja Grapindo Remaja.

  Soemirat, Soleh & Elvinaro Ardianto. Cetakan Ketujuh 2010. Dasar-Dasar

   Public Relations. Bandung : PT Remaja Rosdakarya

Sumber Internet :

  http://www.anneahira.com/ruang-lingkup-public-relations.htm (Anne Ahira,

  Mengetahui Ruang Lingkup PR). 27/10/1012. 21:26:32

  17:36:42

   13/11/2012.

  20:24:35

  32:45

Sumber Lainnya :

Catatan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL). 2012.

  Company Profile PT Bio Farma (Persero). 2012.

  

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

  Nama : Fitri Sry Pratiwi Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 25 Februari 1991 Jenis Kelamin : Perempuan Umur : 21 Tahun Agama : Islam Alamat : Jl. Sirnamanah dalam No.439 Bandung 40161 Telepon : 085723357255 / 082115554332 Status : Belum Menikah Nama Ayah : Supardi Pekerjaan : Pegawai TOE ZONE INDO PT Nama Ibu : Haryatun Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga

PENDIDIKAN FORMAL

  

No. Tahun Uraian Keterangan

  1. 2009 - Sekarang Mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu - Politik Universitas Komputer Indonesia, Bandung.

  2. 2006 - 2009 SMA Pasundan 3 Bandung Berijazah 3. 2003 - 2006 SMP Negeri 15 Bandung Berijazah 4. 1997 - 2003 SD Negeri Sirnamanah II Berijazah

  Bandung

PELATIHAN DAN SEMINAR

  

No. Tahun Uraian Keterangan

• 1. 2009 Peserta “The Radio Star” di 95.2

  Bandung Fm 2. 2009 Peserta Seminar “Saatnya Bersertifikat

  Berkarir di Dunia Pertelevisian”

  12 November 2009 – Gedung Serbaguna WIDYATAMA

  3. 2009 Peserta dalam Kegiatan Ceramah Bersertifikat Umum Dekan FISIP UNIKOM “Peningkatan Kualitas Keilmuan, Keterampilan

  ICT dan Kewirausahaan Sebagai Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unggulan”

  4. 2010 Peserta Seminar In Bussines Bersertifikat

  Seminar Entitled : “FROM NOTHING TO SOMETHING : ROAD TO BE A SUCCESSFUL ENTREPRENEUR”

  5. 2010 Peserta “Table Manner Course” Bersertifikat BANANA – INN HOTEL & SPA

  Sama dengan LDK UMMI Unikom – Auditorium Unikom

  7. 2010 Peserta “Pelatihan Public Bersertifikat

• – Speaking” Auditorium UNIKOM

  8. 2010 Peserta dalam Kegiatan Seminar Bersertifikat Budaya Preneurship “Mengangkat Budaya Bangsa Melalui Jiwa Entrepreneurship” yang diadakan oleh Pusat Inkubator Bisnis Mahasiswa UNIKOM

  9. 2011 Peserta dalam Kegiatan “Study Bersertifikat Tour Media Massa 2011” – UNIKOM

• 10. 2012 Peserta Seminar “Bedah Buku” yang diadakan oleh UNIKOM

  Hormat saya,

  FitriSryPratiwi

  

KATA PENGANTAR

_{Assalamualaikum Wr. Wb.} Bismillahirohmanirohim.

  Alhamdulillahrabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat penulis selesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

  Penyusun Laporan PKL ini dibuat berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan penulis di PT. Bio Farma (Persero) Selama 22 hari kerja. Laporan Kerja Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu matakuliah Kerja Praktek Program Pendidikan Strata Satu Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas di Universitas Komputer Indonesia.

  Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk Allah SWT, Mamah, Bapa, dan Kakak-kakak penulis yang selalu memberikan dukungan baik secara moril maupun materil dan membantu penulis terutama melalui untaian doa-doanya.

  Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan Kerja Praktek Lapangan dengan baik tanpa ada dukungan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak.

  Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu proses penulisan laporan kerja praktek ini. Secara khusus penulis sampaikan terima kasih kepada : _1.

  Yth. Prof. DR. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan FISIP

  Universitas Komputer Indonesia Bandung, yang telah mengeluarkan Surat

2. Yth. Drs. Manap Solihat. M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu

  Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengarahan dan pandangan sebelum dan sesudah penulis _3. melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

  Yth. Melly Maulin P. S.Sos. M.Si Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

  Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung, sekaligus Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah senantiasa memberikan arahan, bimbingan dan motivasi kepada penulis _4. selama melaksanakan bimbingan.

  Yth. Sangra Juliano P, S.I.Kom selaku Dosen wali IK-3 2009 yang

  memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek _5. Kerja Lapangan (PKL) ini.

  Yth. Staf Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas

  Komputer Indonesia Bandung yang telah memberikan ilmu kepada _6. penulis.

  Yth. Ratna Widiasti A.md Selaku Sekretaris Dekan FISIP Universitas

  Komputer Indonesia Bandung Yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan _7. ini.

  Yth .Astri Ikawati A.md Kom selaku staf Sekretariat Program Studi Ilmu

  Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis _8. melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.

  Yth. Ibu Nurlaela selaku Kepala Bagian Public Relations PT. Bio Farma

  (Persero) yang telah menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Bio Farma (Persero).

  9. Yth. Ibu Ratana Djuwita selaku Kepala Seksi Hubungan Eksternal

  Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) yang telah memberikan arahan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

  10. Yth. Bapak Edwin G Pringadi selaku Kepala Seksi Hubungan Internal

  Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan kepada penulis selama melaksanakan Praktek _11. Kerja Lapangan.

  Ibu Anggit, Ibu Yuni dan Bapak Hafizh selaku staf bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) yang telah memberikan arahan,

  motivasi, bimbingan, dan pengetahuan kepada penulis sehingga penulis _12. dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan baik.

  Yth. Bapak Yudi K., Bapak Yudi P., Bapak Endang dan Ibu Ani yang

  telah memberikan pengetahuan dan pengalaman kepada penulis ketika _13. melaksanakan PKL.

  Yth. Bapak Obur yang telah mengurus Surat Permohonan dan Proposal

  PKL penulis sehingga penulis dapat diterima PKL di PT. Bio Farma _14. (Persero).

  Salam satu perjuangan untuk teman – teman UNIKOM terutama rekan _15.

  IK-3, IK Humas dan IK Jurnal. Insya Allah kita lulus tahun 2013.

  Semua pihak yang telah membantu sebelum dan selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.

  Akhir kata penulis ucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang telah membantu penulis dalam proses menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Amin...

  Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

  Bandung, Desember 2012 Penulis

BAB I PENDAHULUAN

  1.1 Sejarah PT. Bio Farma (Persero) PT Bio Farma (Persero) adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. PT Bio Farma (Persero) sebagai satu-satunya produsen vaksin untuk manusia di Indonesia yang selama ini telah mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik.

  PT Bio Farma (Persero) berdiri lebih dari 120 tahun yang lalu, dimana pada tahun (1890 – 1894) merupakan tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan Hindia Belanda Nomor 14 Tahun 1890, tepatnya pada tanggal 6 Agustus 1890 tentang pendirian Parc Vaccinogene atau Landskoepok Inrichting di rumah sakit tentara Weltevreden - Batavia yang saat ini telah berubah fungsi menjadi Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat Gatot Soebroto (RSPAD Gatot Soebroto), Jakarta yang merupakan tonggak sejarah awal berdirinya perusahaan produsen vaksin dan sera pertama di Indonesia.

  Lembaga ini kemudian berubah menjadi Parc Vaccinogene Intituut Pasteur seiring berjalannya waktu dan semakin meningkatnya kegiatan produksi pada tahun 1895 – 1901. Lalu pada tahun (1902 – 1941) Perusahaan kembali mengalami pergantian nama dengan “Landskoepoek Inrichting en Instituut Pasteur”. Setelah tahun 1923 Perusahaan menempati gedung di Jalan Pasteur nomor 28 Bandung yang dipimpin oleh L. Otten (1924 – 1942).

  Pada masa penjajahan Jepang 1942 -1945, Bio Farma mengubah nama menjadi “Bandung Boeki Kenkyushoo” yang dipimpin oleh Kikuo Kurauchi dan kegiatannya dipusatkan di Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur Bandung.

  Kegiatan lembaga ini kemudian berpindah ke Klaten ,selama Belanda menduduki Bandung sehingga Perusahaan kembali berganti nama menjadi “Landskoepoek Inrichting en Instituut Pasteur”. Pada periode ini Perusahaan dipimpin oleh R. M. Sardjito pada tahun (1945 -1946) yang merupakan Pemimpin Indonesia pertama yang memimpin Perusahaan ini.

  Perusahaan kembali berganti nama menjadi “Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur” yang merupakan salah satu jawatan dalam lingkungan Departemen Kesehatan Republik Indonesia pada tahun 1950 – 1954.

  Seiring dengan terjadinya nasionalisasi berbagai perusahaan Belanda, pemerintah Indonesia pada saat itu mengubah Landkoepok Inrichting en Instituut

  

Pasteur menjadi “Perusahaan Negara Pasteur” sebagai bentuk nasionalisasi

  kepemilikan perusahaan Belanda di Indonesia. Perusahaan lebih dikenal dengan nama PN. Pasteur.

  Melalui Peraturan Pemerintah No. 80 Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 No. 101), Perusahaan kembali berganti nama menjadi “Perusahaan Negara Bio Farma” atau lebih dikenal dengan nama PN. Bio Farma. Setelah melalui penelitian Farma Pada tahun 1978 – 1996 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1978, yang lebih dikenal dengan nama Perum Bio Farma. Pada periode ini, Prof. Dr.

  Konosuke Fukai mengawali upaya proses transfer teknologi produksi vaksin Polio dan Campak.

  Setelah hampir dua puluh tahun berstatus sebagai Perum (Perusahaan Umum) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1997, Perum Bio Farma kembali berganti nama menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) atau lebih dikenal dengan nama PT. Bio Farma (Persero) sampai dengan saat ini sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Bidang usaha utama PT. Bio Farma (Persero) adalah memproduksi vaksin dan antisera yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat yang didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi serta usaha pelayanan jasa pemeriksaan laboratorium kesehatan dan imunisasi sehingga mendapatkan keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan.

  PT. Bio Farma (Persero) menjalankan roda organisasinya di atas lahan seluas 91.058 m2 bertempat di Jalan Pasteur No. 28 Bandung untuk fasilitas produksi, penelitian, pengembangan, pemasaran dan administrasi. Area seluas 282.441 m2 yang berlokasi di Cisarua, Lembang, Kabupaten Bandung Barat untuk perkembangbiakkan dan pemeliharaan laboratorium. Sedangkan untuk mendukung kelancaran operasional, perusahaan juga memiliki Kantor Perwakilan yang bertempat di Gedung Arthaloka Lantai 3 di Jalan Jenderal Sudirman No 2, Jakarta.

  1.1.1 Visi dan Misi PT. Bio Farma (Persero)

  Pada suatu instansi baik swasta maupun pemerintahan pastinya memiliki suatu visi dan misi yang akan mengarahkan suatu instansi tersebut agar tidak keluar dari jalur seharusnya yang sudah ditentukan. Berikut visi dan misi dari PT. Bio Farma (Persero) :

  Visi dari PT. Bio Farma (Persero) adalah “Menjadi produsen vaksin dan

  antisera kelas dunia yang berdaya saing global”

  Sedangkan Misi dari PT. Bio Farma (Persero) adalah

  1. Memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk kebutuhan pemerintah, swasta nasional, dan internasional.

  2. Mengembangkan inovasi vaksin dan antisera sesuai dengan kebutuhan pasar.

  3. Mengelola perusahaan agar tumbuh dan berkembang dengan menerapkan

  good corporate govermance

  4. Meningkatkan kesejahteraan keluarga besar perusahaan dan berkontribusi optimal kepada negara.

  1.1.2 Logo dan Arti PT. Bio Farma (Persero) PT. Bio Farma (Persero) adalah sebuah perusahaan yang adaptif dalam mengantisipasi trend bisnis dan teknologi di bidang vaksin dan antisera. Salah satu bentuk antisipasi tersebut adalah dengan memiliki yang merupakan lambang sebagai identitas jati diri perusahaannya. Adapun logo dari PT. Bio Farma (Persero) adalah

Gambar 1.1 Logo PT. Bio Farma (Persero)

  

Sumber : Arsip Dokumen PT. Bio Farma (Persero)

  Bentuk logo perusahaan ini terinspirasi dari Crystal Protein yaitu sejenis protein yang digunakan untuk mempertahankan diri dari serangan benda asing dan

  

Glycoprotein Spike yaitu tempat virus menempel pada sel inang yang kemudian

  memperbanyak diri. Kedua bentuk logo tersebut menggambarkan PT. Bio Farma (Persero) sebagai perusahaan yang adaptif dalam mengantisipasi trend bisnis dan teknologi di bidang vaksin dan anti sera.

  Bentuk logo ini memvisualkan ilusi sinar bintang dengan dua gerak ke arah luar dan dalam yang mereflesikan perusahaan dengan keanekaragaman ini berkolaborasi untuk menghasilkan kinerja solid dengan semangat globalisasi.

  Logo yang didominasi warna hijau ini mencerminkan nilai kebersihan dan kesehatan, sedangkan warna jingga dan kuning mencerminkan semangat progresif dan inovasi. Untuk bentuk huruf italic mencerminkan suatu perusahaan yang cepat beradaptasi terhadap trend bisnis dan perkembangan teknologi masa kini di bidang vaksin dan anti sera.

1.2 Sejarah Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero)

  Pada tahun 2000, bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) masih bergabung dengan bagian umum yang dikepalai oleh Basuki Hardjo. Sejak tahun 2005, seksi Public Relations PT. Bio Farma (Persero) terpisah dari bagian umum dan merubah namanya menjadi bagian Public Relations yang dipimpin oleh dr. Elvyn Fajrul Jaya Saputra. Pada tahun 2005 inilah bagian Public Relations berada dibawah Divisi Corporate Secretary hingga sekarang.

  Perubahan ini dikarenakan sebuah perusahaan memerlukan satu “gerbang” dimana perusahaan tidak hanya berinteraksi dengan pihak dalam perusahaan tetapi juga dengan pihak luar perusahaan. Oleh karena itu, Public Relations menjadi sebuah “gerbang” dalam mengatasi hal ini.

  Pada tahun 2009, bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) terbagi menjadi 3 bagian, yaitu: seksi hubungan internal, seksi hubungan eksternal, dan seksi

  

news and informations. Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) sangat

  diperlukan dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidakpedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

  Tahun 2011, jabatan Kepala Bagian Public Relations digantikan oleh N. Bio Farma (Persero) seperti facebook, twitter dan blog. Dilanjutkan dengan program lama yang telah diperbarui diantaranya Kegiatan Coffee Morning. Kreatifitas para staf bagian Public Relations sangat diperlukan untuk membuat program atau kegiatan yang selalu mengikuti perkembangan teknologi serta informasi dan tentunya bertujuan untuk menciptakan citra, dan membina hubungan yang baik dengan publik perusahaan secara internal maupun eksternal.

1.3 Struktur Organisasi PT.Bio Farma (Persero)

  PT. Bio Farma (Perseo) memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian. Adapun struktur dari PT. Bio Farma (Persero) dapat dilihat pada

gambar 1.2 berikut ini :Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. Bio Farma (Persero)

DIREKTUR UTAMA

  

Kepala Satuan Pengawas Intern

Corporate Secretary

Kepala Divisi Quality Assurance

Kepala Divisi Logistik

  

Direktur Keuangan dan SDM

Direktur Pemasaran

Direktur Produksi

Direktur Perencanaan dan Pengembangan

  

Kepala Divisi Administrasi Keuangan

Kepala Divisi Anggaran dan Akuntansi

Kepala Divisi SDM

Kepala Divisi Produksi Vaksin Virus

  

Kepala Divisi Produksi Vaksin Bakteri

Kepala Divisi Produksi Farmasi

Kepala Divisi Teknik dan Pemeliharaan

Kepala Divisi Perencanaan & Pengendalian Produksi

  

Kepala Divisi Pengawasan Mutu

Kepala Divisi Surveilans & Evaluasi Produk

Kepala Divisi Penelitian dan Pengembangan

  

Kepala Divisi Penjualan dalam Negeri

Kepala Divisi Pengawasan Mutu

Kepala Divisi Penjualan Ekspor

Kepala Divisi Penunjang Pemasaran

  

Kepala Divisi Hewan Laboratorium

Kepala Divisi Pelayanan Jasa

Sumber : Arsip Dokumen PT Bio Farma (Persero)

  Pada gambar 1.2 dapat dilihat struktur organisasi PT Bio Farma (Persero) dimana dipimpin oleh seorang Direktur Utama, yang dibantu oleh Kepala Satuan Pengawas Intern, Kepala Divisi Quality Assurance, Kepala Divisi Corporate

  

Secretary, dan Kepala Divisi Logistik. Direktur utama membawahi Direktur

  Keuangan dan SDM, Direktur Pemasaran, Direktur Produksi, dan Direktur Perencanaan dan Pengembangan.

  Direktur Keuangan membawahi Kepala Divisi Administrasi Keuangan, Kepala Divisi Anggaran dan Akutansi, serta Kepala Divisi SDM (Sumber Daya Manusia). Direktur Pemasaran membawahi Kepala Divisi Penjualan Impor, Kepala Divisi Penjualan Ekspor, Kepala Divisi Penunjang Pemasaran, dan Kepala Divisi Pelayanan Jasa. Direktur Produksi membawahi Kepala Divisi Produksi Vaksin Virus, Kepala Divisi Produksi Vaksin Bakteri. Kepala Divisi Produksi Farmasi, dan Kepala Divisi Teknik dan Pemeliharaan, sedangkan Direktur Perencanaan dan Pengembangan membawahi Kepala Divisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Kepala Divisi Pengawasan Mutu, Kepala Divisi Hewan Laboratorium, Kepala Divisi Survellans dan Evaluasi Produk, dan Kepala Divisi Penelitian dan Pengembangan.

1.4 Struktur Organisasi Bagian Public Relation PT. Bio Farma (Persero)

  PT Bio Farma (Persero) sebagai suatu perusahaan yang memiliki Public

  

Relations state of being, maka bagian Public Relations ini memiliki struktur

  organisasi sendiri yakni sebagai berikut :

Gambar 1.3 Struktur Organisasi Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero)

  

Kepala Devisi Corporate Secretary

  

Kepala Bagian

Public Relations

  

Staf

Staf

Staf

  

Kepala Seksi

Eksternal

Kepala Seksi

Internal

  

Kepala Seksi News and Information

Sumber : Arsip Dokumen PT Bio Farma (Persero)

  Berdasarkan gambar 1.3 di atas, dapat diketahui bahwa struktur organisasi bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dibawahi oleh Kepala Divisi

  

Corporate Secretary. Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) sendiri

  dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi Kepala Seksi Hubungan

  Eksternal, Kepala Seksi Hubungan Internal, dan Seksi News and Information yang masing-masing dibantu oleh para staf dalam menjalankan tugasnya.

1.5 Job Description

  1.5.1 Kepala Bagian Public Relations

• Tugas utama :

  1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan

  2. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain.

  3. Memberi masukan kepada manajemen mengenai masalah-masalah komunikasi.

  4. Menyediakan berbagai informasi kepada publik internal dan eksternal perusahaan.

• Rincian Tugas :

Tabel 1.1 Rincian Tugas Utama Kepala Bagian Public Relations No Rincian Tugas Utama

  Output berdasarkan rincian tugas utama

  Membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun Terbentuknya company image Mensosialisasikan citra tersebut baik internal maupun eksternal Pembinaan hubungan keluar dan ke dalam.

  2 Menyaring seluruh informasi yang masuk Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan.

  Mengadakan Kliping

  3 Menciptakan media-media komunikasi dan memeliharanya Adanya follow up masalah-masalah komunikasi Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikas, baik internal maupun eksternal.

  4 Mengumpulkan informasi dari bagian-bagian atau divisi-divisi Informasi bagi khalayak lebih komprehensif

  5 Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di bagian masing-masing.

  Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian.

  Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)

  1.5.2 Staf Public Relations

  Tugas Utama : -

  1. Membantu kepala bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan

  2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain.

  3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah-masalah komunikasi

  4. Membantu menyediakan berbagai informasi kepada khalayak Rincian Tugas : -

Tabel 1.2 Rincian Tugas Utama Staf Public Relations

  No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama Membantu kepala bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun

  1 Membantu kepala bagian Terbentuknya company image dalam mensosialisasikan citra perusahaan baik internal maupun eksternal Menjalin hubungan komunikasi baik internal mapun ekstenal Mengumpulkan seluruh informasi yang masuk Informasi tersaring yang dapat digunakan

  2 untuk keperluan perbaikan Memproses, filling, dan distribusi kliping berita perusahaan.

  Menciptakan media-media kesenjangan komunikasi baik internal, maupun eksternal Adanya follow up masalah – masalah 3 komunikasi Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi, baik

• Tugas Utama :

  2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain untuk publik internal.

  Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama

  No Rincian Tugas

  Tabel 1.3

Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Internal

  5. Membuat laporan kegiatan public relations selama triwulan semester dan tahuna

  4. Membantu menyediakan berbagai informasi internal

  3. Memberi masukan kepada kepala bagian mengenai masalah-masalah komunikasi

  1. Membantu kepala bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra perusahaan internal

  1.5.3 Staf Seksi Hubungan Internal

  Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)

  Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian.

  5 Memastikan implementasi persyaratan perundang- undangan dan perizinan yang berlaku di setiap bagian.

  Informasi bagi khalayak lebih komperhensif

  4 Mengumpulkan informasi dari bagian - bagian atau divisi – divisi

  internal dan eksternal

• Rincian Tugas :

  1 Membantu kepala bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun

  Sosialisasi kepada publik internal mengenai citra perusahaan

  Terbentuknya Company Image Membantu kepala bagian dalam mensosialisasikan citra perusahaan Menjalin hubungan komunikasi dengan publik internal Mengumpulkan seluruh Informasi tersaring yang dapat digunakan informasi yang masuk untuk keperluan perbaikan, pelayanan

  2 Memproses, filling, dan berita melalui internet, News letter dan distribusi kliping berita. pengumuman.

  Menciptakan media-media komunikasi dan 3 memeliharanya Adanya follow up masalah – masalah

  Mengurangi terjadinya komunikasi kesenjangan komunikasi internal

  4 Mengumpulkan informasi Informasi bagai khalayak lebih dari bagian atau divisi. komprehensif

  5 Memastikan implementasi Dilakukan implementasi persyaratan persyaratan perundang- perundang-undangan dan perizinan di undangan dan perizinan yang bagian berlaku di bagian masing – masing. Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)

  1.5.4 Staf Seksi Hubungan Eksternal Tugas Utama : -

  1. Membantu kepala bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra perusahaan yang akan di bangun diluar (eksternal)

  2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain - lain untuk publik eksternal.

  3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah – masalah komunikasi

  4. Membantu menyediakan berbagai informasi eksternal

  5. Membuat laporan kegiatan Public Relations selama triwulan, semester dan tahunan.

  Rincian Tugas : -

Tabel 1.4 Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Eksternal

  No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama Membantu kepala bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun ke luar Sosialisasi kepada publik

  1 Terbentuknya Company Image eksternal mengenai citra perusahaan Membantu kepala bagian dalam mensosialisasikan citra perusahaan ke luar. Menjalin komunikasi dengan publik eksternal Membantu membuat materi sosialisasi tentang perusahaan terkait produk, jasa dan kontribusi perusahaan Sosialisasi terhadap masyarakat mengenai terhadap masyarakat perusahaan melalui kegiatan CSR, rubrik

  2 Membuat Press Release di media cetak, penerimaan kunjungan perusahaan dan Factory Tour Membangun dan membina hubungan dengan media dan

  stakeholder

  Menciptakan media – media komunikasi dan 3 memeliharanya Terjadinya hubungan baik dengan berbagai pihak yaitu stakeholder maupun media

  Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi eksternal

  4 Mengumpulkan informasi Informasi bagi khalayak lebih dari bagian atau divisi. komprehensif

  5 Memastikan implementasi Dilakukan implementasi persyaratan persyratan perundang- perundang-undangan dan perizinan di undangan dan perizinan bagian

  

Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)

  1.5.5 Pelaksanaan Seksi News and Information Tugas Utama : - 1. Mengklasifikasikan buku, jurnal dan majalah baru.

  2. Memberi subjek dan label untuk buku - buku yang telah di klasifikasi

  3. Menginput buku – buku yang sudah siap ke database

  4. Melayani peminjaman dan pengembalian buku, jurnal atau majalah bagi pengunjung

  5. Memberi informasi ke bagian mengenal buku – buku baru.

  Rincian Tugas : -

Tabel 1.5 Rincian Tugas Pelaksanaan Seksi News and Information

  No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama

  1 Mengklasifikasikan buku- buku baru sesuai dengan Daftar rekapitulasi buku-buku baru kebutuhan agar memudahkan berdasarkan klasifikasi. dalam pencarian jika ada yang membutuhkan.

  2 Pemberian label dan subjek merupakan bagian dari Subjek dan label dalam buku membantu pemeliharaan buku. memudahkan dalam pencarian.

  3 Buku yang sudah siap di input ke database berdasarkan Daftar catalog buku di database merupakan klasifikasi subjek. informasi bagi pengunjung.

  4 Peminjaman dan pengembalian buku atau Buku yang keluar tercatat dan peminjaman majalah harus tercatat di buku terdaftar di database. database.

  5 Pemberian informasi tentang buku yang ada Informasi mengenai buku baru sangat diperpustakaan sangat diperlukan oleh bagian. dibutuhkan oleh bagian

  6 Mengimplementasikan persyaratan perundang- Dilakukan implementasi persyaratan undangan dan perizinan yang perundang-undangan dan perizinan. berlaku

  

Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)

1.6 Sarana dan Prasarana

  Penulis di dukung oleh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan dan juga yang ada di public relations Bio Farma, dimana penulis menggunakannya untuk menunjang pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.

  Tabel 1.6 no Sarana Jumlah keterangan

  1 Lapangan Upacara

  1 Baik

  2 Ruang Tunggu Tamu

  2 Baik

  3 Masjid

  1 Baik

  4 Koperasi

  1 Baik

  5 Gedung administrasi

  1 Baik

  6 Gedung Serba Guna

  1 Baik

  7 Aula

  1 Baik

  8 Tempat parkir

  2 Baik

  9 Pos atpam

  6 Baik

  10 Toilet

  15 Baik

  11 Museum

  1 Baik

  Smooking area

  12

  3 Baik

  13 Perpustakaan

  1 Dalam perbaikan

  14 Ruang Kepla Divisi Public

  1 Baik

  Relations

  15 Ruang Kepala Seksi Eksternal

  1 Baik

  Public Relations

  16 Ruang Kerja Staff Public

  1 Baik

  Relations Sumber : Catatan Penulis, 2012

Tabel 1.7 Prasarana di Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero)

  No Inventaris Jumlah Keterangan

  1 Lemari Besi

  3 Baik

  2 Komputer

  6 Baik

  3 Laptop

  3 Baik

  4 Modem

  2 Baik

  5 Meja Kerja

  8 Baik

  6 Kursi Kerja

  10 Baik

  7 Lemari kaca

  2 Baik

  8 Sofa

  1 Baik

  AC

  10

  3 Baik

  11 TV

  1 Baik

  12 Handycam

  1 Baik

  12 Kamera

  2 Baik

  Infokus

  14

  1 Baik

  15 Printer

  1 Baik

  16 Scanner

  1 Baik

  17 White board

  1 Baik

  18 Telepon

  3 Baik

  19 Lemari Es

  1 Baik

  

Sumber : Catatan Penulis, 2012

1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan PKL

  Pelaksanaa Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan di PT. Bio Farma (Persero) pada Bagian Public Relations.

  1.7.1 Lokasi PKL PT. Bio Farma (Persero) Jl. Pasteur No. 28 Bandung 40161 Telp. : +62 – 22 – 203 – 3755 Faks. : +62 – 22 – 204 – 1306 E-mail : Website : Portal : Facebook : Info Imunisasi Twitter : @infomunisasi Blog : bentengkesehatanumat@wordpress.com

  1.7.2 Waktu PKL Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan terhitung dari tanggal 2 Juli 2012 sampai dengan 31 Juli 2012. Dengan waktu kerja dari hari Senin sampai dengan

  Jumat dan dimulai pada pukul 07.00 – 16.00 WIB

BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

  2.1 Aktivitas Kegiatan Praktek Kerja Lapangan Pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Bio Farma

  (Persero) penulis ditempatkan di bagian Public Relations. Pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) berlangsung sejak tanggal 2 Juli 2012 hingga 31 Juli 2012 di PT. Bio Farma (Persero). Membuat mahasiswa terlibat dalam berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh bagian public relations itu sendiri.

  Adapun daftar kegiatan yang dilakukan penulis setiap hari kerja selama melaksanakan kerja praktek di bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Tabel Aktifitas Kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT. Bio Farma (Persero)

  NO TANGGAL AKTIVITAS KETERANGAN RUTIN

  INSIDENTAL

  1

  Senin, 02/07/2012

• Perkenalan divisi dan kegiatan Humas √

  2 Selasa, 03/07/2012

• Menerima kunjungan dari Universitas Muhammadiyah Malang - Membuat Laporan Kunjungan √ √

  3 Rabu, 04/07/2012

• Membuat Kliping Berita Internal √

  4 Kamis, 05/07/2012

• Membuat Kliping berita internal

  √

  5 Jumat, 06/07/2012

• Membuat News Letter - Kliping Berita (Koran)

  √

  √

  6 Senin, 09/07/2012

• Membuat Kliping berita
• Menerima Kunjungan dari Sekolah Tinggi Farmasi Bandung - Membuat laporan kunjungan dari universitas

  √ √ √

  7 Selasa, 10/07/2012

• Memposting informasi di @infoimunisasi
• Dan mengkelola informasi di blog Bio Farma “Benteng Kesehatan Umat”

  √ √

  8 Rabu, 11/07/2012

• Pengarsipan surat masuk dan surat keluar

  √ √

  9 Kamis, 12/07/2012

• Izin, pengarahan PKL
• 10 Jumat, 13/07/2012

  √

  11 Senin, 16/07/2012

• Mengkelola informasi di Blog “Benteng Kesehatan Umat”

  √

  12 Selasa, 17/07/2012

• Memposting informasi kesehatan di @infoimunisasi

  √

  13 Rabu, 18/07/2012

• Mengkelola @infoimunisasi

  √ √

  14 Kamis, 19/07/2012

• kultwit Influenza dan Kanker Serviks di @infoimunisasi

  √

  15 Jumat, 20/07/2012

• Merekap buku catatan dokumentasi foto, audio video Public Relation Bio Farma

  √

  16 Senin, 23/07/2012

• Merekap dokumentasi foto, video dan buku catatan dokumentasi public

  relations

• Posting informasi @infoimunisasi

  √ √

  17

• Posting informasi di @infoimunisasi

  √

  18 Rabu, 25/07/2012

• Membuat kultwit mengenai berbagai macam penyakit di @infoimunisasi

  √

  19 Kamis, 26/07/2012

• Merekap dokumentasi CSR Bio Farma (Foto, Video)

  √ Jumat, 27/07/2012

• Mengkelola informasi di Facebook Info Imunisasi dan di twitter

  @infoimunisasi √

  21 Senin, 30/07/2012