Laporan Praktek Kerja Lapangan di bagian Public Relations PT. Taspen (Persero) Jakarta

PT TASPEN (PERSERO)

JAKARTA

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh:

Muhammad Lutfi Dwi Jayadi Putra 41808152

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA B A N D U N G

vii

LEMBAR PENGESAHAN... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejarah PT Taspen (Persero) ... 1

1.2 Visi, Misi, 5 Nilai Utama PT Taspen (Persero) ... 5

1.2.1 Visi ... 5

1.2.2 Misi ... 6

1.2.3 5 Nilai Utama ... 7

1.3 Logo PT Taspen (Persero) ... 8

1.4 Struktur Organisasi PT Taspen (Persero) ... 9

1.5 Job Description Sekretariat Perusahaan PT Taspen (Persero) ... 12

1.6 Sarana dan Prasarana ... 24

1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 25

1.7.1 Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek ... 25

viii

2.2 Deskripsi Kegiatan Rutin dan Contoh ... 31

2.2.1 Deskripsi Kegiatan Rutin ... 31

2.2.2 Deskripsi Kegiatan Insidental ... 34

2.3 Deskripsi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat) ... 48

2.3.1 Sejarah Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat) ... 48

2.3.2 Definisi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat) ... 50

2.3.3 Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup, Kegiatan, Strategi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat) ... 52

2.3.3.1 Fungsi Public Relations/Humas ... 52

2.3.3.2 Tujuan Public Relations/Humas ... 62

2.3.3.3 Ruang lingkup Public Relations/Humas ... 63

2.3.3.4 Kegiatan Public Relations/Humas ... 65

2.3.3.5 Strategi Public Relations/Humas ... 66

2.4 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 68

2.5 Analisa Pelayanan Perusahaan Terhadap Mahasiswa PKL ... 71

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ... 74

3.2 Saran ... 75

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan / Instansi ... 75

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL ... 76

ii Assalamua’laikum Wr. Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan ke khadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini sebagaimana mestinya. Tak lupa shalawat dan salam kepada junjungan nabi besar kita Rasulullah, Nabi Muhammad SAW serta para sahabat dan seluruh pengikutnya semoga rahmat dan hidayah selalu dilimpahkan padanya.

Laporan ini berisi kegiatan yang penulis lakukan saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Taspen (Persero) Jakarta. Dalam mengerjakan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak sedikit penulis menghadapi kesulitan serta hambatan baik teknis maupun non teknis. Namun atas izin Allah SWT, juga berkat usaha, doa, semangat, bantuan, bimbingan serta dukungan yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Alhamdulillahirabbil’alamin.

Penulis mengucapkan terima kasih dan rasa bangga kepada kedua orang tua tercinta (Mama dan Papa) yang selalu memberikan rasa kasih sayangnya dan semangat pada penulis dan juga memberikan do’a serta dukungan moril maupun materi.

iii

perkenankanlah penulis mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terutama :

1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia, yang telah mengeluarkan surat pengantar PKL kepada pihak perusahaan dan memberikan pengesahan pada laporan ini.

2. Yth. Bapak Manap Solihat, M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi dan Public Relations FISIP UNIKOM sekaligus sebagai dosen yang telah banyak memberikan pengetahuan dan berbagi ilmu serta wawasan selama penulis melakukan perkuliahan serta memberikan pengesahan PKL.

3. Yth. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi juga sebagai dosen pembimbing penulis dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan. Terima kasih banyak ibu atas arahan, masukan dan bimbingannya selama penulis menyusun laporan PKL.

4. Yth. Ibu Desayu Eka Surya, S.Sos., M.Si., Selaku dosen wali yang telah banyak memberikan motivasi, arti hidup, nasehat, semangat, pengarahan pada anak walinya.

5. Khususnya Kepada, Yth. Ibu Rismawaty, S.Sos., M.Si., Bapak

iv

Komunikasi yang telah mengajarkan penulis selama ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan berlangsung.

6. Yth. Ibu Astri Ikawati, A.Md, selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi yang telah banyak membantu dalam mengurus surat perizinan yang berkaitan dengan kerja praktek yang penulis laksanakan.

7. Yth. Bapak Sudiyatmoko Sentot S. Selaku Kepala Pimpinan

Sekretariat Perusahaan PT Taspen (Persero), yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan praktek kerja lapangan di PT Taspen (Persero).

8. Yth. Bapak Silvanus Sanoe, SE., MM., Selaku Menejer Hubungan Masyarakat PT Taspen (Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan PKL dibidang HUMAS (Hubungan Masyarakat)

9. Yth. Bapak Ign. Bowo Adi Bawono & Yth. Bapak Surya Mustafa,

Selaku Asisten Menejer Humas Eksternal & Asisten Menejer Humas Internal PT Taspen (Persero) sekaligus pembimbing penulis dalam melaksanakan praktek kerja lapangan di TASPEN yang telah bersedia memberikan pengarahan aktifitas pekerjaan dan meluangkan waktunya untuk memberikan ilmu-ilmu, canda tawa serta arti kebersamaan dalam kerja sama.

v

Indra, Mas Try Kuntarto, Ibu Azmi Shinta dan staf karyawan Sekper lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih bantuannya pada saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Taspen (Persero).

11. Ilham Satria Putra (ROOT), terima kasih banyak root atas bantuan, masukan dan arahannya selama PKL di TASPEN

12. Seluruh keluargaku, yang telah memberikan dukungan doa dan semangat.

13. Leona Wiraatmaja, Teman Hidupku yang dibanggakan dan yang selalu memberikan motivasi semangat, arahan, keceriaan dan kebersamaan untuk selalu berbagi dalam susah maupun senang.

14. Harry Zandra, yang telah membantu penulis dan saling mengisi tukar pikiran mengenai penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan. Terima kasih banyak atas bantuannya.

15. Dan semua pihak, yang telah membantu yang tidak bisa disebutkan satu per satu, terima kasih atas do’a dan dukungannya.

Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis pada pelaksanaan PKL, sampai penulisan dan penyusunan laporan. Semoga dibalas setimpal dari Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat yang berarti. Akhir kata, penulis berharap semoga

vi Wassalamu’alaikum. Wr. Wb

Bandung, Desember 2013 Penulis

Muhsmmad Lutfi D J P NIM.41808152

DAFTAR PUSTAKA

A. BUKU-BUKU

Ardianto, Elvinaro. 2009. Public Relations Praktis. Bandung : Widya Padjadjaran.

Effendy, Onong Uchajana. 2003. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Jefkins & Yadin. 2008. Public Relations. Jakarta : Penerbit Erlangga. Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung :

PT. Remaja Rosdakarya.

.2005. Jurnal Komunikasi dan Informasi. Bandung : Jurnal Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran.

B. INTERNET

1. www.taspen.com

2. http://situsdownload.com/contoh-contoh/contoh-company-profile perusahaan.html

3. http://www.tembi.org/perpus/2006_05_perpus01.htm

4. http://organisasi.org/pengertian-struktur-organisasi-serta-empat-elemen-di-dalamnya-ilmu-pengetahuan-ekonomi-manajemen

5. http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-public-relations.html

6. http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat

C. LITERATURE

1. Dokumen File Arsip Sekretariat Perusahaan TASPEN 2. Annual Report TASPEN 2012

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Sejarah PT TASPEN (PERSERO)

PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri Persero atau PT TASPEN (PERSERO) adalah suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugaskan oleh Pemerintah untuk menyelenggarakan Program Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil yang terdiri dari Program Dana Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Tabungan Hari Tua (THT) sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor: 25 Tahun 1981 dan 26 Tahun 1981 dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri pada saat memasuki usia pensiun.

Gambar 1.1

Gedung PT TASPEN (PERSERO)

Komitmen PT TASPEN (PERSERO) untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri dan keluarganya telah dimulai sejak tahun 1960, yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri yang diselenggarakan tanggal 25-26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor: 380/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan kesejahteraan pegawai negeri. Keputusan Menteri Pertama tersebut di atas ditingkatkan menjadi Peraturan Pemerintah Nomor: 9 Tahun 1963 yaitu tentang Pembelanjaan dan Kesejahteraan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor: 10 Tahun 1963 tentang Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri. Untuk melaksanakan Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri ditetapkan Peraturan Pemerintah Nomor: 15 Tahun 1963 tentang Pendirian Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN TASPEN) tanggal 17 April 1963.

Perubahan status PN TASPEN menjadi PERUM Taspen ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : KEP.749/MK/V/II/1970. Selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor: 26 Tahun 1981, badan hukum PERUM TASPEN diubah menjadi PT TASPEN (PERSERO) sebagaimana tertuang dalam Anggaran Dasar PT TASPEN (PERSERO) Nomor : 3 Tahun 1982 tanggal 4 Januari 1982.

Selanjutnya berdasarkan persetujuan Pemegang Saham dengan Nomor: KEP-17/D1.MBU/2008, dilakukan perubahan Anggaran Dasar

yang merupakan penyesuaian modal dasar yang disetor dari Rp 12,50 miliar ditingkatkan menjadi Rp 100 miliar untuk memenuhi modal disetor 25% dari modal dasar sebesar Rp 400 miliar yang telah ditetapkan dalam Anggaran Dasar Nomor: 06 tanggal 26 November 2008, dan telah mendapatkan persetujuan Menteri Hukum dan HAM Nomor: AHU-01650.AH.01.02 Tahun 2009 pada tanggal 9 Januari 2009, sebagaimana diumumkan dalam Berita Negara RepubIik Indonesia Nomor: 16 tanggal 24 Pebruari 2009; Tambahan Berita Negara Republik Indonesia Nomor: 5625/2009.

Sejarah berdirinya PT. Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Persero) secara bertahap dimulai sejak tanggal 17 April 1963 dengan status PN TASPEN, kemudian pada tahun 1970 berubah menjadi Perusahaan Umum (PERUM) yang selanjutnya tahun 1981 berubah menjadi PT TASPEN (PERSERO), yang diberi tugas mengelola Program Tabungan Hari Tua (THT) dan sejak tahun 1987 PT TASPEN (PERSERO) mendapat tugas mengelola Program Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS). Sejarah PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Persero) yang berlokasi di Jl. Letjen Suprapto No. 45, Cempaka Putih Jakarta Pusat, dapat dibagi enam masa :

1. Tahun 1960

Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri yang diselenggarakan tanggal 25 – 26 Juli 1960 dengan hasil yang dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI No.388/MP/1960

tanggal 25 Agutus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial sebagai bekal bagi Pegawai Negeri dan keluarganya disaat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara.

2. Tahun 1963

Sebagai realisasi dari konferensi tersebut, pada tanggal 17 April 1963 melalui Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 1963 didirikan Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN TASPEN). Tujuan didirikannya Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN TASPEN) yaitu Untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri pada saat mencapai usia pensiun.

3. Tahun 1970

Perubahan bentuk PN TASPEN menjadi PERUM TASPEN PN TASPEN mendapat peningkatan status dari PN menjadi PERUM berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor : Kep.749/MK/IV/11/1970 tanggal 18 Nopember 1970.

4. Tahun 1981

Perubahan PERUM TASPEN menjadi PT TASPEN Peningkatan status dari PERUM menjadi Perusahaan Perseroan (PT PERSERO) sejak ditetapkannya Peraturan Pemerintah RI NOMOR 25 Tahun 1981 (Bab.VIII Pasal 13 Badan Penyelenggara) dan di sahkan dengan Akte Notaris Imas Fatimah No.4 tanggal 04 Januari 1982 dengan nama PT TASPEN (PERSERO).

5. Tahun 1999

Peningkatan modal dasar yang disetor dari semula Rp 10 miliar menjadi Rp 12,5 miliar.

6. Tahun 2008

Peningkatan modal disetor dari Rp 12,5 miliar menjadi Rp100 miliar.

1.2 Visi, Misi, 5 Nilai Utama PT TASPEN (PERSERO)

1.2.1 Visi

Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya.

Makna Visi

“Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya…”

Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya.

“Terpercaya…”

Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang bersih dan sehat.

“Bersih”

Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance)

“Sehat”

Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.

1.2.2 Misi

Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.

Makna Misi

“Manfaat dan pelayanan yang semakin baik…”

Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.

“Profesional”

Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.

“Akuntabel”

Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

“Integritas”

Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan.

“Etika”

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi.

1.2.3 5 Nilai Utama

1. Tumbuh : TASPEN mengembangkan diri dan mampu mengikuti

tuntutan perubahan yang terjadi, baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal.

Growing company based on TASPEN vision and mission.

Develop and able to fulfill demand of changing both internal and external demand.

Think positive and constructive and act productive without any desire to act contra productively.

Always develop prosperity and service for the participants.

2. Etika : TASPEN melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, santun, rendah hati, sabar, dan manusiawi.

Carrying a high ethical standard on the interaction among working partners or in delivering service to the participants.

Friendly and humble.

Keep the company’s image and secret Respect working partners and participants.

3. Profesional : TASPEN bekerja dengan terampil dan mampu

memberikan solusi berdasarkan 5 T : Tepat Orang, Tepat Waktu, Tepat Jumlah, Tepat Tempat dan Tepat Administrasi.

Saying that the wrong thing is wrong and the right thing is right.

Do and manage works and service TASPEN participants with the Right of Five.

Finish every problem by giving the right solution based on the competency.

4. Akuntabilitas : TASPEN dalam melaksanakan pekerjaan dapat ditelusuri rangkaian prosesnya berdasarkan sistem dan produser kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

Every work can be recognized the process based on the working system and procedure.

Reliable.

Responsible and not throwing mistakes to others.

Finish in doing all working and duties in a well and right way.

5. Integritas : TASPEN senantiasa konsisten dalam memegang amanah dan melaksanakan janjinya sebagaimana yang dituangkan dalam visi dan misi perusahaan.

Honest

Consistent in saying and doing.

Discipline and obey all rules and TASPEN regulations.

Dedication to the duties and obligations and loyal to TASPEN as company managing Pension Fund and Old Age Saving

1.3 Makna Logo, Filosofi, dan Moto PT TASPEN (PERSERO)

Gambar 1.2

Logo PT TASPEN (PERSERO)

1. Bunga dengan 5 (lima) Helai DaunMelambangkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) peserta Taspen yang meliputi suami, istri, dan 3 (tiga) orang anak.

2. Lingkaran Putih yang makin mengembang pada bunga, melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan Taspen.

3. Warna Biru Melambangkan ketentraman, damai, dan tenang. 4. Lingkaran Hitam Melambangkan wawasan Nusantara.

Makna Seluruhnya

Secara keseluruhan logo Taspen ini bermakna jaminan hari tua pegawai negeri sipil.

1.4 Struktur Organisasi PT TASPEN (PERSERO)

Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Hal ini karena berkaitan dengan sistem birokrasi dari perusahaan tersebut. Struktur organisasi ini bertujuan agar sistem birokrasi perusahaan bisa berjalan dengan baik dan juga teratur. Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri Persero atau PT TASPEN (PERSERO) memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

Gambar 1.3

Struktur Organisasi PT TASPEN (PERSERO)

Gambar 1.4

Struktur Organisasi Sekretariat Perusahaan PT TASPEN (PERSERO)

Sumber : Arsip Sekretariat Perusahaan PT Taspen ( Persero)

Dari gambar di atas, dapat di lihat bahwa Hubungan Masyarakat (Humas) PT TASPEN (PERSERO) berada di bawah Sekretariat Perusahaan. Manager Hubungan masyarakat PT TASPEN (PERSERO) memiliki dua asisten, yaitu Asisten Manager Hubungan Masyarakat Internal dan Asisten Manager Hubungan Masyarakat Eksternal.

Sekretariat Perusahaan Manager Hubungan Masyarakat Fungsional GCG Sekretaris Direksi Asisten Manager Humas Internal Asisten Manager Humas Eksternal Manager Sekretariat

Asisten Manager TU Perusahaan Asisten Manager Pengelolaan Arsip Asisten Manager Penyusutan Arsip Manager Hukum Asisten Manager Peraturan Asisten Manager Perikatan Fungsional Hukum

1.5 Jobs Description Sekretariat Perusahaan PT TASPEN (PERSERO) 1. Sekretariat Perusahaan

1. Perumusan kebijakan strategis dan prosedur yang berkaitan dengan fungsi Hubungan Masyarakat, Hukum dan Kesekretariatan.

2. Penanggungjawab dalam hal penanganan proses hokum yang menyangkut perusahaan.

3. Penetapan pemberian pendapat hokum

4. Pengelolaan komunikasi eksternal (hubungan antara perusahaan dengan fungsi Stakeholders), sosialisasi serta peningkatan citra perusahaan di mata masyarakat.

5. Pengelolaan komunikasi internal (penyelenggaraan acara perusashaan yang meliputi : RUPS baik yang bersifat tahunan maupun yang bersifat luar biasa atau pertemuan lainnya dengan pemegang saham, Rapat Gabungan Direksi dan Komisaris, Rapat Direksi dan Rapat Kerja Nasional).

6. Pengelolaan Website dan Media Taspen

7. Penyelenggaraan kegiatan pengelolaan kesekretariatan dan pengelolaan arsip serta dokumentasi perusahaan.

8. Pembinaan kearsipan serta monitoring/evaluasi pelaksanaan kegiatan kearsipan di seluruh Unit Kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang.

10.Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan GCG.

11.Evaluasi kinerja mitra bayar dan pembuatan PKS mitra bayar. 12.Pencapaian kinerja di unit kerjannya.

13.Penyusunan Annual Report.

14.Penyusunan laporan, RKA, POA, dan evaluasi SOP unit kerja. 15.Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan unit kerja.

16.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan unit kerjanya.

2. Manager Hubungan Masyarakat

1. Pengelolaan kegiatan kehumasan dalam rangka membina kerjasama internal dan eksternal (media massa, Instansi Pemerintah, Lembaga Tinggi Negara, asosiasi dan lain-lain), sosialisasi serta peningkatan citra baik perusahaan.

2. Tanggapan atas opini publik, keluhan pelayanan dan keritik terhadap perusahaan.

3. Pengelolaan kegiatan protokoler meliputi penyelenggaraan acara perusashaan, pengurusan perjalanan dinas Direksi/Dekom dan pembuatan dokumentasi.

5. Pengelolaan kerjasama dengan seluruh unit kerja baik di Kantor Pusat maupun Kantor Cabang Utama/Kantor Cabang dalam rangka pelaksanaan fungsi hubungan internal.

6. Penyusunan Annual Report

7. Penyusunan Laporan, RKA, POA, dan evaluasi SOP bagian unit kerja

8. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di lingkungan bagian unit kerjanya.

9. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan bagian unit kerjanya.

3. Asisten Manager Hubungan Masyarakat Internal

1. Pengelolaan kerjasama dengan seluruh unit kerja baik di kantor Pusat maupun Kantor Cabang Utama/Kantor Cabang dalam rangka pelaksanaan fungsi hubungan internal.

2. Penyelenggaraan kegiatan upacara seremonial, non seremonial dan acara-acara lain di lingkungan perusahaan.

3. Penyelenggaraan fungsi sebgai administrator office automations yaitu menerima dan meneruskan informasi dalam rangka pembinaan hubungan internal antar unit kerja secara langsung maupun melalui media elektronik.

4. Pengelolaan penerbitan media publikasi dan Komunikasi di lingkungan internal perusahaan (Media Taspen), dll

5. Penyusunan laporan sub bagian unit kerja

6. Penyususnan RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja.

7. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

8. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

4. Asisten Manager Hubungan Masyarakat Eksternal

1. Pengelolaan kegiatan kehumasan dalam rangka membina kerjasama eksternal dengan media massa, Instansi Pemerintah, Lembaga Tinggi Negara, asosiasi dan lain-lain untuk mempertahankan serta meningkatkan citra baik perusahaan.

2. Analisisi kajian dan penyiapan tanggapan atas opini publik, keluhan pelayanan dan kritik terhadap perusahaan.

3. Perancangan tema/bentuk materi publikasi (iklan, agenda, kalender, leaflet, bulletin, dll)

4. Penyelenggaraan fungsi sebagai asdministrator Taspen Hotline Service, merchandise, dll

5. Penyelanggaraan fungsi sebagai Webmaster Hompage Tasper, yaitu menyususn, menyampaikan dan mempublikasikan informasi ketaspenan melalui fasilitas internet.

7. Penyusunan RKA, POA dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 8. Penyelenggaraan tindak lanjut temuan audit internal dan

eksternal di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

9. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

5. Manager Sekretariat

1. Evaluasi, pemyempurnaan dan pengembangan system dan prosedur kesekretariatan perusahaan, baik untuk Kantor Pusat maupun Kantor Cabang.

2. Pengelolaan kegiatan ketatausahaan perusahaan yang meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar serta pengiriman dan penerimaan barang serta pelaksanaan tugas Sekertaris Direksi. 3. Pengelolaan arsip dinasmis inaktif milik perusahaan sebagai

bukti otentik pertanggungjawaban dan sejarah perusashaan serta untuk dapat disediakan sebagai sumber informasi.

4. Pengelolaan kegiatan penyusunan arsip Kantor Pusat dan Kantor Cabang.

5. Pembinaan dan monitoring kearsipan serta evaluasi hasil pembinaan dan monitoring kearsipan seluruh unit kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang.

6. Koordinasi dan pengendalian kegiatan perekaman arsip (alih media dokumen) di Kantor Pusat dan Kantor Cabang.

7. Penyusunan laporan bagian unit kerja.

8. Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP bagian unit kerja 9. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan bagian unit kerjanya.

10.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan bagian unit kerjanya.

6. Asisten Manager Tata Usaha Perusahaan

1. Penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/dokumen masuk atau keluar.

2. Koordinasi kegiatan Sekertaris Direksi dalam rangka kelancaran tugas Direksi.

3. Pengelolaan kegiatan penerimaan dan pengiriman barang dari dan keluar perusahaan.

4. Pembinaan atas pelaksanaan Pedoman Tata Persuratan Dinas serta system dan prosedur Pengurusan surat/dokumen dan barang bagi seluruh unit kerja Kantor Pusat dan KCU/KC.

5. Evaluasi, pengembangan dan revisi Pedoman Tata Persuratan Dinas serta system dan prosedur Pengurusan Surat/Dokumen Barang.

6. Pengembangan system database perusahaan (massa simpan, format simpan, tata cara penerbitan, distribusi, mutasi dan penyimpanan dokumen)

7. Penyusunan laporan sub bagian unit kerja.

8. Penyusunan RKA, POA, san evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 9. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

10.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

7. Asisten Manager Pengelolaan Arsip

1. Pengelolaan arsip dan dokumentasi perusahaan yaitu menerima, melakukan inventarisasi dan pembuatan Daftar Arsip Inaktif, menyimpan/menata, memelihara/merawat dan mengamankan arsip dinamis inaktif sebagai bukti otentik pertanggungjawaban dan sejarah milik perusahaan.

2. Pelayanan/penyajian permintaan/peminjaman arsip inaktif dari unit kerja Kantor Pusat

3. Perencanaan dan pelaksanaan kegiatan monitoring/evaluasi dan pembinaan kearsipan secara berkala di seluruh unit kerja baik Kantor Pusat maupun Kantor Cabang.

4. Penerimaan, penyusunaan rekapitulasi dan analisisi terhadap Laporan Monitoring Kearsipan dari Kantor Cabang, sebagai bahan evaluasi pelaksanaan dan penyempurnaan system kearsipan perusahaan.

5. Evaluasi, pengembangan dan revisi sistem dan prosedur kearsipan perusahaan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan Peraturan Perundangan Kearsipan Nasional.

6. Penyusunan Laporan Bulanan, RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja.

7. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

8. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

8. Asisten Manager Penyusutan Arsip

1. Penyelenggaraan dan koordinasi kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja Kantor Pusat.

2. Pelaksanaa alih media dokumen (perekaman) arsip yang penting dalam rangka pengamanan informasi serta efisiensi ruang penyimpanaan arsip.

3. Seleksi dan pemusnahan arsip inaktif yang sudah tidak bernilai guna berdasarkan jadwal retensi arsip, agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna.

4. Perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan monitoring/evaluasi dan pembinaan kearsipan secara berkala di seluruh unit kerja baik Kantor Pusat maupun Kantor Cabang.

5. Penyerahan arsip statis (arsip yang mengandung nilai sejarah) ke Arsip Nasional RI.

6. Evaluasi, pengembangan dan revisi sistem dan prosedur kearsipan perusahaan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan Peraturan Perundangan Kearsipan Nasional.

7. Penyusunan laporan sub bagian unit kerja.

8. Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 9. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

10.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya.

9. Manager Hukum

1. Melakukan analisis aspek hukum bagi perusahaan, peraturan perundang-undangan.

2. Penyusunan desain untuk perencanaan, perumusan dan pengembangan kebijakan aspek hukum bagi perusahaan.

3. Penyususnan pendapat hukum terkait kegiatan perusahaan dan harmonisasi hukum.

4. Litgasi, penyusunan Peraturan Perundang Undangan dan Perikatan.

5. Pembelaan sengketa perusahaan.

7. Bertindak sebagai ketua tim dalam penanganan perkara.

8. Koordinasi kegiatan dalam penanganan perkara yang menyangkut perusahaan.

9. Penyusunan laporan bagian unit kerja.

10.Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP bagian unit kerja. 11.Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan bagian unit kerjanya.

12.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan bagian unit kerjanya.

10.Asisten Manager Peraturan

1. Pembuatan rancangan analisa keterkaitan Peraturan Perundang-Undangan dengan Peraturan Perusahaan.

2. Pembuatan konsep rancangan analisa keterkaitan Peraturan Perundang-Undangan dengan Peraturan Perusahaan.

3. Analisa dan Evaluasi Peraturan Perusahaan dan Peraturan Perundang-Undangan yang terkait dengan kegiatan perusahaan. 4. Kodifikasi peraturan perusahaan.

5. Analisa peraturan perusahaan.

6. Harmonisasi peraturan perusahaan dengan peraturan perundangan.

7. Melakukan analisis harmonisasi peraturan perusahaan. 8. Penyusunan konsep pendapat hukum.

9. Penyusunan laporan sub bagian unit kerja.

10.Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 11.Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

12.Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya

11.Asisten Manager Perikatan

1. Analisa dan Evaluasi Perjanjian Perusahaan. 2. Kodifikasi Perjanjian Perusahaan.

3. Pemberian opini hukum terkait dengan perikatan perusahaan. 4. Monitoring perjanjian penyusunan laporan sub bagian unit kerja. 5. Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 6. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

7. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan sub bagian unit kerjanya

12.Fungsional Hukum

1. Melakukan analisa draf pendapat hukum

2. Sebagai anggota tim dalam penanganan perkara 3. Koordinasi dengan unit kerja dan instansi terkait.

4. Penyususnan Pendapat Hukum dan Penyelesaian Permasalahan Hukum.

5. Penyelesaian perkara perdata sebagai penggugat atau tergugat 6. Penyelesaian Kasus Pidana dan Penyelesaian Kasus sengketa

Tata Usaha Negara (TUN)

7. Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial 8. Penyusunan laporan sub bagian unit kerja.

9. Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP sub bagian unit kerja. 10.Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

13.Fungsional GCG

1. Perumusan kebijakan sistem dan prosedur operasi pelaksanaan GCG

2. Perumusan deskripsi operasional prinsip-prinsip GCG 3. Mensupervisi pelaksanaan GCG di semua unit kerja 4. Penyusunan laporan bagian unit kerja

5. Penyusunan RKA, POA, dan evaluasi SOP bagian unit kerja. 6. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal di

lingkungan sub bagian unit kerjanya.

14.Sekretaris Direksi

2. Pengelola kegiatan ketatausahaan Direksi yang meliputi dokumen/pesan dan informasi kepada dan dari Direksi untuk disampaikan sesuai kepentingan Unit Kerja berkenaan.

1.6 Sarana & Prasarana

Sarana dan Prasarana yang menunjang kinerja dan kegiatan Humas PT TASPEN (PERSERO) adalah sebagai berikut :

Tabel 1.1

Sarana & Prasarana Humas PT TASPEN (PERSERO)

No Invrntaris Jumlah

1 AC 2

2 TV 2

3 Meja Kerja 11

4 Kursi Kerja 11

5 Mesin Foto Copy 1

6 Printer 2

7 Dispenser 1

8 Komputer 10

9 Laptop 2

10 Infokus 1

11 Telepon 2

12 Scanner 2

13 Kamera SLR 1

14 Perekam Suara 2

15 Lemari Kaca 2

1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1.7.1Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek

Lokasi praktek kerja lapangan penulis berada di PT Dana Tabungan dan Pensiun Pegawai Negeri Sipil yang berada di Jl. Letjend Suprapto, Cempaka Putih Jakarta Pusat 10520 Telepon : (021) 424-1808 Faksimili : (021) 420 3809 Email : taspen@taspen.com Website : www.taspen.com

1.7.2Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Waktu pelaksanaan PKL mulai dari 15 Juli 2013 – 13 Agustus 2013, dalam waktu 5 hari kerja yaitu hari Senin sampai hari Jum’at, dengan waktu kerja dari pukul 07.45-16.30 WIB.

26

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan

Pendidikan merupakan modal terpenting di zaman ini. Dalam situasi dan kondisi sekarang ini tanpa adanya pendidikan yang memadai sulit untuk memacu diri kita untuk menggapai masa depan yang lebih cerah dan global, semua ini diperlukan keinginan dan kemauan yang lebih dalam diri kita masing-masing. Dengan pendidikan dan belajar yang tekun akan membawa kita semua dalam mewujudkan cita-cita dan impian yang telah kita harapkan di zaman modern dan global ini. Dalam era globalisasi kita semua diharapkan terus berusaha meningkatkan sumber daya yang handal dan berkualitas yang mampu bersaing secara efektif.

Untuk dapat mencapai yang kita inginkan, maka Program Strata Satu (S1) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas (Hubungan Masyarakat) Universitas Komputer Indonesia sebagai salah satu lembaga pendidikan perkuliahan formal yang bertanggung jawab terhadap peningkatan sumber daya manusia pada umumnya dan mahasiswa khususnya, memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mencoba dan mempraktekan teori yang didapat dalam proses belajar perkuliahan pada dunia nyata sesuai dengan jurusan mahasiswa yang bersangkutan, sehingga mahasiswa dapat merasakan situasi dan kondisi yang akan dihadapi dimasa yang akan datang dan berusaha untuk menambah wawasan yang mampu mendorong mahasiswa

untuk selalu berprestasi. Karena pada dasarnya perkuliahan tidak hanya terbatas pada ilmu dan teori saja yang dipelajari.

Melihat ketatnya persaingan bisnis saat ini khususnya bisnis komunikasi secara tidak langsung menuntut perusahaan untuk membuat suatu unit khususnya dalam hal ini yaitu humas yang mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap perusahaan. Dalam proses dunia kerja memang dibutuhkan sebuah wawasan yang luas karena proses kita dalam dunia kerja adalah bersaing. Seorang Humas harus bisa atau dapat menciptakan citra menguntungkan bagi suatu organisasi atau perusahaan.

Public Relations (PR) atau biasa disebut dengan Humas berfungsi sebagai “jembatan komunikasi” antara suatu organisasi dengan lembaga lain serta berbagai elemennya. Tujuannya adalah, supaya terjadi saling pengertian antara kedua belah pihak, dan akhirnya terciptanya citra positif serta dukungan publik terhadap keberadaan organisasi tersebut.1

Menjadi seorang humas tidaklah mudah, humas harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik dalam bentuk lisan maupun tulisan, ia harus mampu berbicara didepan umum, harus mampu melakukan presentasi, mampu mewawancarai dalam upaya pengumpulan fakta dan data, mampu dijadikan sumber bagi pers atau wartawan sebagai sumber berita, dan memiliki kemampuan komunikasi lisan lainnya.

Hal tersebut diatas merupakan sebuah pengetahuan wajib bagi mahasiswa Ilmu Komunikasi Unikom konsentrasi ilmu Humas dalam perkuliahan terdapat

1

salah satu mata kuliah wajib yakni Praktek Kerja Lapangan (PKL), dimana para mahasiswa dituntut untuk merasakan bagaimana dunia kerja dalam bidang kehumasan di perusahaan yang dipilihnya sendiri. Teori dan ilmu yang telah dipelajari tersebut perlu diaplikasikan ke dalam praktek yang sesungguhnya dalam dunia kerja nyata.

Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT TASPEN (PERSERO), penulis ditempatkan dibagian Hubungan Masyarakat (HUMAS). Alasan Penulis memilih tempat Praktek Kerja Lapangan di PT TASPEN (PERSERO) adalah perusahaan yang besar dan berkembang di bawah pimpinan Kementrian BUMN. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di TASPEN pada awal pertemuan tanggal 15 Juli 2013, sekaligus pada hari pertama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan penulis langsung mendapatkan pembimbing dari TASPEN. Pada hari pertama pembimbing memberikan pengarahan atau penjelasan kepada penulis tentang mengenai peraturan yang ada di perusahaan serta ruang lingkup kerja dan kegiatan yang dilaksanakan oleh HUMAS PT TASPEN (PERSERO).

Selama kurang lebih 1 bulan penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT TASPEN (PERSERO), dibagian Hubungan Masyarakat (HUMAS). Tentu saja selama Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan, kronologis penulis menggambarkan aktifitas dan tugas penulis selama PKL dalam tabel dibawah ini :

Table 2.1

Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan di PT TASPEN (PERSERO)

No. Hari/

Tanggal Aktifitas Kegiatan

Keterangan

Rutin Insidental

1

Senin, 15 Juli 2013

- Mempelajari SOP (Standard Operating Procedure) PT TASPEN (PERSERO)

- Membuat daftar relasi mitra kerja





2

Selasa, 16 Juli 2013

- Membuat kolase foto-foto dokumentasi PT TASPEN (PERSERO) - Distribusi Media

TASPEN

 

3

Rabu, 17 Juli 2013

- Membuat kolase foto-foto dokumentasi PT TASPEN (PERSERO) - Distribusi Media

TASPEN

 

4

Kamis, 18 Juli 2013

- Membuat Advertorial PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Ambon - Distribusi Media

TASPEN





5 Jum’at,

19 Juli 2013

- Membuat Advertorial PT TASPEN (PERSERO)



6

Senin, 22 Juli 2013

- Membuat press realease penandatanganan kerjasama Bank BTN dengan PT TASPEN (PERSERO)

- Membuat kolase foto-foto dokumentasi PT TASPEN (PERSERO)





7

Selasa, 23 Juli 2013

- Membuat kolase foto-foto dokumentasi PT TASPEN (PERSERO) - Membantu Asisten

Menejer Humas Internal memindahkan data-data ke laptop baru





24 Juli 2013 utama untuk di masukan kedalam majalah

- Membuat kliping berita 

9

Senin, 29 Juli 2013

- Membuat kolase foto-foto dokumentasi PT TASPEN (PERSERO) - Membuat Advertorial PT

TASPEN (PERSERO) - Membuat kliping berita







10

Selasa, 30 Juli 2013

- Mengikuti rapat Humas PT TASPEN

(PERSERO) dengan PT IMQ Multimedia Utama (membahas kerjasama untuk media informasi PT TASPEN

(PERSERO)

- Membuat kliping berita





11

Rabu, 31 Juli 2013

- Membuat tabel daftar pengiriman Media TASPEN

- Membuat kliping berita 



12

Kamis, 1 Agustus 2013

- Membuat tabel tanda terima penghargaan BUMN kepada PT TASPEN (PERSERO) - Membuat topik media

kliping berita PT TASPEN (PERSERO) periode Juli 2013

- Membuat kliping berita 

  13 Jum’at, 2 Agustus 2013

- Membuat kliping berita - Membuat alamat untuk

kartu ucapan lebaran

  14 Senin, 12 Agustus 2013

- Membuat kliping berita 

15

Selasa, 13 Agustus 2013

- Membuat kliping berita 

2.2 Deskripsi Kegiatan Rutin dan Contoh

Selama pelaksanaan praktek kerja lapangan penulis pada kesempatan tersebut, melakukan berbagai kegiatan yang dibagi menjadi kegiatan rutin dan insidental. Berikut deskripsi kegiatan rutin dan insidental penulis selama PKL, diantaranya :

2.2.1 Deskripsi Kegiatan Rutin 1. Membuat kolase Foto

Pembuatan kolase foto-foto dokumentasi merupakan salah satu kegiatan rutin yang penulis kerjakan pada saat melaksanakan praktek kerja lapangan di PT TASPEN (PERSERO), semua foto-foto dokumentasi dari berbagai kegiatan seperti rapat direksi, kegiatan sosial dan kegiatan-kegiatan yang telah di lakukan PT TASPEN (PERSERO) dijadikan album untuk di simpan sebagai dokumentasi perusahaan.

Adapun tahapan dalam pembuatan kolase tersebut adalah sebagai berikut :

1. Install aplikasi pembuatan kolase pada komputer atau laptop 2. Cari foto-foto yg akan dijadikan kolase

3. Masukan foto-foto yg sudah di pilih ke dalam aplikasi pembuatan kolase

4. Susun dengan rapih foto-foto yg sudah di masukan dan akan dijadikan kolase

Gambar 2.1

Contoh pembuatan kolase

Sumber : Dokumentasi penulis 2013

2. Distribusi Media TASPEN

Distribusi merupakan suatu proses yang menunjukkan penyaluran barang yang di buat dari produsen agar sampai kepada para konsumen yang tersebar luas. Produsen sendiri memiliki pengertian sebagai orang yang melakukan dan membuat suatu produksi, sedangkan konsumen adalah orang yang menggunakan atau memakai barang atau jasa yang di tawarkan oleh produsen dalam kegiatan pembuatan barang. Demikian pula yang di lakukan oleh Humas PT TASPEN (PERSERO), selain membuat kolase foto, kegiatan rutin yang penulis kerjakan saat melaksanakan PKL di PT TASPEN (PERSERO) yaitu mendistribusikan Media TASPEN. Humas PT TASPEN (PERSERO) Kantor Pusat memproduksi Media TASPEN

dan Annual Report untuk di distribusikan ke semua Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang Pembantu yang ada di seluruh Indonesia.

Sebelum di distribusikan ke semua Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang Pembatu yang ada di seluruh Indonesia, Media TASPEN dan Annual Report di bungkus dengan rapih. Seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.2

Contoh Distribusi MEDIA TASPEN

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

Pada gambar di atas penulis sedang membungkus Media TASPEN dan Annual Report yang akan di distribusikan ke seluruh Kantor Cabang PT TASPEN (PERSERO) yang ada di Indonesia.

3. Kliping Berita

Kliping merupakan kegiatan pengguntingan atau pemotongan bagian-bagian tertentu dari surat kabar, majalah atau sumber yang lain kemudian disusun dalam sistem tertentu dalam suatu bidang. Kliping sebagai salah satu sumber informasi dan pengetahuan penggunaannya belumlah semaksimal sumber yang lain misalnya buku. Padahal dari

kliping juga bisa didapat sumber informasi dan pengetahuan yang tidak kalah pentingya bahkan bisa didapatkan berita terbaru.

Seperti kegiatan rutin yang di lakukan Humas PT TASPEN (PERSERO) yaitu membuat kliping berita. Penulis ditugaskan membantu Pak Min untuk mencari berita atau informasi yang berkaitan dengan PT TASPEN (PERSERO) dan OJK (Otoritas Jasa Keuangan). Setelah mencari berita, kemudian berita tersebut digunting dan di tempelkan pada lembar kliping berita PT TASPEN (PERSERO).

Gambar 2.3 Membuat Kliping Berita

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

Pada gambar diatas penulis sedang menempelkan berita pada lembar kliping berita PT TASPEN (PERSERO).

2.2.2 Deskripsi Kegiatan Insidental

1. Memahami SOP (Standard Operating Procedure)

Hari pertama penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di bagian Humas PT TASPEN (PERSERO), penulis di tugaskan untuk memahami SOP (Standard Operating Procedure), tujuannya

agar penulis dapat memahami apa yang menjadi pedoman bagi Direksi, pejabat dan karyawan PT TASPEN (PERSERO) dalam melaksanakan fungsi dan tugas kedinasan yang terdiri dari Kebijakan, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir Kerja.

A. PENGERTIAN

1. Pedoman Perusahaan atau lebih populer dan

selanjutnya disebut SOP (Standard Operating Procedure) adalah perangkat kerja yang menjadi pedoman bagi Direksi, pejabat dan karyawan PT TASPEN (PERSERO) dalam melaksanakan fungsi dan tugas kedinasan yang terdiri dari Kebijakan, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir Kerja.

2. Kebijakan adalah rangkaian garis besar dalam

pelaksanaan suatu pekerjaan guna mencapai tujuan, prinsip atau maksud yang dijadikan sebagai pedoman dalam usaha mencapai sasaran perusahaan. Didalam kebijakan ada target mutu yang ditetapkan untuk masing-masing fungsi SOP.

3. Target Mutu adalah hasil (output) yang harus

dicapai dalam pelaksanaan suatu prosedur kerja.

4. Prosedur Kerja adalah proses kerja yang dapat melibatkan berbagai Unit Kerja dalam perusahaan yang mencakup aliran proses aktifitas kerja yang

jelas, penanggungjawab setiap proses/PIC (Person In Charge), dokumen terkait yang dipergunakan, memberi referensi terhadap instruksi terkait.

5. Instruksi Kerja adalah kumpulan petunjuk yang menggambarkan secara terperinci langkah aktifitas dari prosedur kerja tertentu.

6. Formulir Kerja adalah dokumen kerja yang

digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.

7. Unit Kerja adalah satuan pelaksana pekerjaan yang berada pada Direktorat yang menjalankan fungsi dan tugas kedinasan di jajaran PT TASPEN (PERSERO).

B. MANFAAT SOP

1. Sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan pekerjaan.

2. Sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap suatu proses kerja.

3. Sebagai sarana pelatihan bagi karyawan baru/mutasi, sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.

4. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.

5. Sebagai sarana bagi Auditor baik internal maupun eksternal perusahaan dalam melaksankan audit di setiap Unit Kerja.

6. Sebagai sarana dalam audit dan pengembangan sistem informasi.

C. KEWAJIBAN MEMBACA/MENGETAHUI SOP

Semua karyawan PT TASPEN (PERSERO) wajib membaca dan mengetahui minimal SOP yang berlaku pada fungsi yang dikerjakan oleh karyawan tersebut. Akan tetapi, semua karyawan TASPEN juga diperbolehkan mengetahui semua SOP yang berlaku di PT TASPEN (PERSERO).

D. PENGGUNAAN SOP

1. SOP hanya dapat digunakan oleh kalangan intern PT TASPEN (PERSERO).

2. Karyawan tidak diperkenankan untuk mengcopy, mencetak dan mengupdate SOP baik untuk kepentingan pribadi maupun untuk pihak eksternal Perusahaan. 3. SOP dapat disampaikan kepada pihak auditor eksternal

Gambar 2.4

Contoh SOP (Standard Operator Procedure)

Sumber : Dokumentasi PT TASPEN (PERSERO)

2. Membuat Tabel Daftar Relasi Mitra Kerja

Pada hari pertama melaksanakan PKL di PT TASPEN (PERSERO) penulis ditugaskan oleh Asisten Menejer Humas Eksternal untuk membuat Tabel Daftar Relasi Mitra Kerja.

3. Membuat Advertorial

Advertorial berasal dari dua kata dalam bahasa Inggris Advertising dan Editorial. Advertorial juga merupakan gabungan dari iklan dan tajuk. Advertising (periklanan) berarti penyajian materi

secara persuasif kepada publik melalui media massa dengan tujuan untuk mempromosikan barang atau jasa, sementara editorial berarti pernyataan tentang opini yang merupakan sikap resmi dari redaksi terhadap suatu topik. Jadi pengertian advertorial adalah artikel yang dimuat di media massa dengan cara membayar yang bertujuan untuk promosi atau berkampanye. Selain itu juga advertorial bisa diartikan sebagai iklan yang disusun atau dibuat sedemikian rupa sehingga seperti sebuah artikel yang dikarang oleh media cetak yang bersangkutan.

Salah satu kegiatan insidental yang penulis kerjakan ketika melaksanakan PKL di PT TASPEN (PERSERO) yaitu membuat Advertorial PT TASPEN (PERSERO). Penulis membuat Advertorial dengan tema “TASPEN KC Ambon Mengedepankan Peningkatan Pelayanan dan Pengelolaan Administrasi Secara Sistematis dan Berkesinambungan”, dimana pada isi Advertorial tersebut penulis menyampaikan informasi tentang PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Ambon yang mengedepankan peningkatan pelayanannya kepada mitra bayarnya.

Gambar 2.5 Contoh Advertorial

4. Membuat Press Release

Press release adalah tempat untuk memberikan informasi, berita, atau kegiatan–kegiatan yang lainnya melalui siaran pers, media rilis, pernyataan pers atau rilis video adalah komunikasi tertulis atau direkam diarahkan pada anggota media berita untuk tujuan mengumumkan sesuatu seolah-olah berita. Penulsian press release tidak boleh asal - asalan, tetapi harus memperhatikan segala unsur – unsur yang telah ditetapkan. Misalnya isi dari sebuah press release harus memenuhi unsur “5 W + 1 H”, yaitu what, when, where, who, why, dan how.

Pada kesempatan ini Penulis di tugaskan oleh pembimbing PKL untuk membuat sebuah Press Release “Penandatanganan Kerjasama Pembayaran Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) PT TASPEN (PERSERO) dengan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero)”. Dibawah ini adalah contoh Press Release penandatanganan kerjasama PT TASPEN (PERSERO) dengan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) yang penulis buat saat melaksanakan PKL di PT TASPEN (PERSERO) :

Gambar 2.6 Contoh Press Release

5. Membantu Asisten Menejer Humas Internal Memindahkan Data-Data Ke Laptop Baru

Pada kegiatan insidental ini penulis membantu Asisten Menejer Humas Internal yaitu Bapak Surya untuk memindahkan data-data yang ada di laptop lama ke laptop yang baru. Pada saat memindahkan data-data tersebut penulis memakan waktu yang cukup lama, karena penulis menggunakan Hardisk untuk memindahkan data-data tersebut.

Gambar 2.7

Memindahkan Data-Data

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

Pada gambar diatas penulis sedang memindahkan data-data yang ada di laptop lama ke dalam Hardisk.

6. Mengedit Foto Direktur Utama PT TASPEN (PERSERO)

Editing photos adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengubah tampilan foto yang sebenarnya menjadi seperti yang kita inginkan dengan cara menambahkan efek-efek tertentu atau dengan memadukan beberapa foto menjadi satu foto. Ada beberapa aplikasi

yang dapat digunakan dalam editing photos. Tentunya kita membutuhkan program yang memang bisa digunakan untuk mengedit foto tersebut.

Pada kegiatan insidental ini penulis ditugaskan untuk mengedit foto Direktur Utama PT TASPEN (PERSERO) Bapak Iqbal Latanro, untuk dimasukan kedalam majalah. Penulis menggunakan dua aplikasi ketika mengedit foto Direktur Utama PT TASPEN (PERSERO), yaitu dengan menggunakan aplikasi Adobe Photoshop dan Picasa.

Gambar 2.8

Mengedit Foto Direktur Utama PT TASPEN (PERSERO)

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

7. Mengikuti Rapat Humas PT TASPEN (PERSERO) Dengan PT IMQ Multimedia

Pada hari kesepuluh melaksanakan PKL di PT TASPEN (PERSERO) penulis mendapatkan kesempatan untuk mengikuti rapat Humas PT TASPEN (PERSERO) dengan PT IMQ Multimedia. Dalam rapat tersebut PT IMQ Multimedia menawarkan media placement

kepada PT TASPEN (PERSERO) untuk menyampaikan informasi PT Taspen (Peresero) kepada seluruh mitra bayarnya.

8. Membuat Tabel Daftar Pengiriman Media TASPEN

Pada kegiatan insidental ini penulis membuat tabel daftar pengiriman Media TASPEN untuk mendata berapa banyak jumlah Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang Pembantu PT TASPEN (PERSERO) yang akan dikirimkan Media TASPEN dan Annual Report.

Gambar 2.9

Contoh Tabel Pengiriman Media TASPEN

9. Membuat Tabel Tanda Terima Penghargaan BUMN

PT TASPEN (PERSERO) menerima Anugerah Award The Best Technology Innovation Of Financial Services Sector pada ajang Innovasi Award BUMN 2013. pada ajang ini Taspen menampilkan produk unggulan dengan pelayanan yang berbasis Media Elektronik, antara lain : e-KARIP, e-DAPEM, e-Klim, e-SPT, Elektronik Filling System (EFS) serta DRC, Penghargaan diserahkan langsung oleh Menteri BUMN Dahlan Iskan kepada Direktur Utama PT TASPEN (PERSERO) Iqbal Latanro. Atas penghargaan tersebut peneliti di tugaskan oleh pembimbing PKL untuk membuat Tabel Tanda Terima Penghargaan BUMN.

10. Membuat Topik Media Kliping Berita

Pada kegiatan insidental ini penulis membuatkan Topik Media Klping Berita periode Juli 2013. Tujuannya untuk memudahkan karyawan dan Direksi PT TASPEN (PERSERO) saat membaca kliping berita. Berikut adalah contoh pembuatan Topik Media Kliping Berita yang penulis kerjakan.

Gambar 2.10

Contoh Topik Media Kliping Berita

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

11. Membuat Alamat Untuk Kartu Ucapan Lebaran

Salah satu kegiatan insidental lainnya yang penulis kerjakan adalah membuat alamat untuk pengiriman kartu ucapan lebaran PT TASPEN (PERSERO). Sebelum penulis membuat alamat yang dituju,

penulis mencari alamat tersebut melalui internet, kemudian diketik menggunakan mesin ketik manual.

Gambar 2.11

Membuat Alamat Kartu Ucapan Lebaran

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2013

2.3 Deskripsi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat)

Dalam suatu perusahaan atau lembaga yang besar biasanya memiliki bagian Humas (Hubungan Masyarakat). Dengan perkembangan zaman, humas memiliki peranan yang berarti dalam mengembangkan serta meningkatkan perusahaan di tengah persaingan yang semakin ketat. Berikut penjelasan tentang hubungan masyarakat atau lebih dikenal dengan Public Relations :

2.3.1 Sejarah Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat)

Perkembangan Hubungan Masyarakat atau lebih dikenal dengan Public Relations sampai sekarang ini tidak terlepas dari dua orang bapak Public Relations, yakni Ivy Letbetter Lee dan Edward L.Bernays. Kedua Ilmuwan ini peletak dasar munculnya PR modern, yang semakin hari

keberadaaan dan perkembangan sebagai sebuah disiplin ilmu dan bidang profesi terlihat semakin mapan.

Ivy Letbetter Lee atau Ivy Lee dianggap sebagai the Father of Public Relations yang telah memikirkan dan mempraktekan PR secara konsepsional. Mereka berhasil mengembangkan PR, yang oleh para cendekiawan PR kemudian dijadikan landasan untuk dijadikan obyek studi ilmiah. Ivy Lee adalah putra seorang negarawan di Georgia Amerika Serikat. Kegiatannya dibidang PR dimulai pada tahun 1906, pada waktu industri batubara dinegara “Paman Sam” itu mengalami kesulitan disebabkan pemogokan buruh. Ketika itu, Lee sebagai seorang wartawan surat kabar. Timbulnya pemogokan para pekerja yang mengancam kelumpuhan industri batubara itu menyebabkan munculnya gagasan Lee untuk menengahi bagi keuntungan kedua belah pihak yakni, para industriawan dan para pekerja.

Edward L.Bernays (1891-1995), sebagai Bapak PR, nampaknya tidak banyak dikenal disbanding Ivy Lee, karena buku-buku PR klasik Cutlip-Center, Effective Public Relations, yang diacu sebagai alkitabnya tidak begitu menonjolkan nama-nama perintis PR, termasuk Edward L. Bernays. Bernays, keponakan cendekiawan terkenal dalam bidang psikologis analisis, Sigmud Freud, pemikiran dan kegiatannya untuk mengembangakan PR sebagai profesi yang mantap, handal, mapan dan bertanggung jawab dalam masyarakat demokrasi betul-betul tak mengenal konsisten, terutama sejak ia sepenuhnya terjun sebagai konsultan PR.

2.3.2 Definisi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat)

Dalam semua kegiatan, komunikasi adalah kunci utama untuk mendapatkan saling pengertian dan kerjasama yang baik. Seorang Public Relations harus mampu mengembangkan suatu komunikasi yang menyeluruh sehingga tercipta komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang dilakukan dengan sedikit usaha namun membawa dampak yang berarti. Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna sama bagi kedua belah pihak. Pada dasarnya komunikasi dilakukan untuk menyampaikan pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain. Komunikasi efektif harus berlangsung secara dua arah atau timbal balik.

Public Relations atau Humas (Hubungan Masyarakat) menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun yang non-komersial. Sebenarnya, Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami Public Relations, kecuali jika ia terisolasi dan tidak menjalin kontak dengan manusia lainnya. Berikut beberapa definisi humas atau public relations dari para ahli :

Definisi Public Relations menurut Scoot M. cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom menyatakan dalam edisi keenam buku Effective Public Relations

“Public Relations adalah fungsi manajemen yang mengidentifikasikan, menetapkan, dan memelihara hubungan saling menguntungkan antara organisasi dengan segala lapisan masyarakat yang menentukan keberhasilan atau kegagalan Public Relations”. (Elvinaro,2009:41)

Definisi Public Relations menurut The Internasional Public Relations Associations oleh Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Dinamika Komunikasi adalah sebagai berikut :

“Public Relations adalah fungsi manajemen yang di jalankan secara berkembang dan berencana dengan organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka guna mencapai kerja sama yang lebih produktif an untuk melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarnakan informasi yang berencana dan tersebar luas.” (2002;212)

Berbagai definisi kehumasan memiliki redaksi yang saling berbeda akan tetapi prinsip dan pengertiannya sama. Sebagai acuan, salah satu definisi Humas/PR, yang diambil dari The British Institute of Public Relations, kutipan dari Buku Manajemen Public Relation & Media Komunikasi oleh Ruslan berbunyi:

1. “Public Relations activity is management of communications between an organization and its publics”.

(Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya)

2. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and its public”.

(Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya (2002:20)

2.3.3 Fungsi, Tujuan, Ruang Lingkup, Kegiatan, Strategi Public Relations/Humas (Hubungan Masyarakat)

2.3.3.1Fungsi PR/Humas (Hubungan Masyarakat)

Peran profesi public relations semakin bias tanpa adanya spesialisasi profesi sehingga diharapkan seorang praktisi PR memahami perannya dengan baik, bukan hanya sekedar pelengkap kerja dan pekerjaan rangkap seorang sekretaris direksi. Konsep, peranan petugas PR yang dikembangkan oleh Broom, kemudian dikembangkan oleh Bromm dan Smith (Dozier, 1992) Peran PR merupakan salah satu kunci penting untuk pemahaman fungsi PR dan komunikasi organisasi. Ada beberapa fungsi dominan yang harus dilaksanakan seorang PR sejati antara lain berperan sebagai :

- Technician communication

Kebanyakan praktisi masuk ke bidang ini sebagai teknisi komunikasi. Deskripsi kerja dalam lowongan pekerjaan biasanya menyebutkan keahlian komunikasi dan jurnalistik, sebagai syarat. Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi web, dan menangani kontak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir disaat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program, terkadang tanpa mengetahui

secara menyeluruh motivasi atau tujuan yang diharapkan. Meskipun mereka tidak hadir saat diskusi tentang kebijakan baru atau keputusan manajemen baru, merekalah yang diberi tugas untuk menjelaskannya kepada karyawan dan pers.

- Expert Prescriber Communication

Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar/ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Manajemen puncak menyerahkan PR di tangan para ahli dan manajemen biasanya mengambil peran pasif saja. Praktisi yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan probelm, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas implemetasinya

- Communication Facilitator

Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liason), interpreter, dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu

manajemen maupun publik untuk membuat keputuasan demi kepentingan bersama. Praktisi yang berperan sebagai fasilitator komunikasi ini bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik. Mereka menengahi interaksi, menyusun agenda mendiagnosis dan memperbaiki kondisi-kondisi yang menganggu hubungan komunikasi di antara kedua belah pihak. Fasilitator komunikasi menempati peran di tengah-tengah dna berfungsi sebagai penghubung antara organisasi dan publik.

- Fasilitator Pemecah Masalah

Ketika praktisi melakukan peran ini, mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan strategies. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain untuk dan organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya.

- Spesialisasi dunia kerja

Sedangkan peran dalam pekerjaan itu sendiri tidak bisa dianggap mudah membuthkan adanya ketelitian dan keuletan sehingga menghasilkan pencapaian yang maksimal yang antara lain :

• Menulis dan Mengedit : Menyusun rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature, newsletter untuk karyawan dan stakeholder ekternal, korespondesi, pesan website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan shareholder, pidato, brosur, film dan scipts slide-slow, artikel publikasi perdagangan, iklan institusional, dan materi-materi pendukung teknis lainnya

• Hubungan Media dan Penempatan Media : mengkontak

media koran, majalah, suplemen mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan agar mereka memublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain. Merespons permintaan infromasi oleh media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritatif.

• Riset : mengumpulkan infromasi tentang opini publik, tren, isu yang sedang muncul, iklim politik dna peraturan-peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandangaan-pandangan lain berkenaan dengan stakeholder organisasi. Mencari database di internet, jasa online, dan data

pemerintah elektronik. Mendesain riset program, melakukan survei, dan menyewa perusahaan riset.

• Manajemen dan Administrasi : Pemrograman dab

perencanaan dengan bekerja sama manager lain; menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik. Menata personel, anggaran, dan jadwal program.

• Konseling : memberi saran kepada manajemen dalam

masalah sosial, politik, dan peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespons krisis; dan bekerja bersama pembuat keputusan kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespons isu-isu yang sensitif dan kritis.

• Acara Spesial : mengatur dan mengelola konferensi pers, lomba lari 10K, konvensi, open house, pemotongan pita dan grand opening, perayaan ulang tahun, acara pengumpulan dana, mengunjungi tokoh terkemuka, mengadakan kontes, program penghargaan, dan kegiatan khusus lainnya.

• Pidato : tampil di depan kelompok, melatih orang untuk memberikan kata sambutan dan mengelola biro juru bicara untuk menjelaskan platfom organisasi di depan audien penting.

• Produksi : membuat saluran komunikasi dengan

seni, tipografi, fotografi, tata letak, dan computer desktop publishing; perekaman audio dan video dan editing, dan menyiapkan presentasi audiovisual.

• Training : mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi meda dan tampil di hadapan publik. Memberi petunjuk kepada ornag lain dalam organisasi untuk meningkatkan keahlian menulis dan berkomunikasi. Membantu memperkenalkan perubahan kultur, kebijakan, struktur, dan proses organisasional.

• Kontak : sebagai penghubungan (liason) dengan media, komunitas, dan kelompok internal dan ekternal lainnya. Sebagai mediator antara organisasi dan stakeholder penting dengan bertugas untuk mendengarkan, menegosiasikan, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan. Sebagai tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan jamuan untuk tamu dan pengunjung.

Pada hakikatnya PR adalah aktiftas. maka sebenarnya tujuan PR dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, apeksi dan prilaku komunikasintya. namun kata "relations" menunjukan kata kerja aktif maka harus dilihat dari dua kepentingan yaitu organisasi dan publik sehingga tujuan PR adalah terpeliharanya dan terbentuknya saling penegrtian (aspek kognisi), menjaga dan membentuk saling

percaya (aspek afeksi) dan memellihara serta menciptakan kerjasama (aspek psiomotoris).

Bagian-Bagian dari Fungsi Public Relations:

• Hubungan Internal, adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.

• Publisitas, adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.

• Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.

• Press Agentry adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang

menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agentry.

• Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.

• Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.

• Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.

• Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan stakeholder dan

pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar.2

Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut:

1. Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi).

2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran.

3. Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.

4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.

5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atas terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak (Ruslan,1998:3II)

Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut :

2

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun internal.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.3

Fungsi Public Relations antara lain :

1. To ascertain and evaluate public opinion as relates to his organization (mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya).

2. To counsel executive on ways of dealing with public opinion as it exists (menasehati para eksekutif mengenai cara-cara menangani pendapat umum yang timbul).

3. To use communication to influence public opinion (menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum).4

Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Memberikan penerangan kepada publik.

3

http://kuliahkomunikasi.com/2009/12/tujuan-dan-fungsi-public-relations/

4

2. Melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik.

3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.5

2.3.3.2Tujuan PR/Humas (Hubungan Masyarakat)

Tujuan Public Relations secara umum adalah menciptakan dan memelihara saling pengertian, maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak lain yang berkepentingan. Dengan adanya kata ‘saling’ maka organisasi pun harus dapat memahami publiknya.

Menurut Charles S. Steinberg tujuan PR adalah menciptakan opini publik yang favourable tentang kegiatan–kegiatan yang dilakukan oleh badan yang bersangkutan (Abdurachman,11001:116).

Tujuan PR untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan publik (Soemirat dan ardianto,110011:89).6

5

http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat

6

Tujuan adalah ”membentuk goodwill, toleransi (tolerance), saling kerjasama (mutual understanding) dan saling menghargai (mutual appreciation) serta memperoleh opini publik yang favorable, image yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang haronis baik hubungan kedalam (internal relations) maupun hubungan keluar (external relations)” (Ruslan, 1999:31)

Bonar (1987:21) merumuskan tujuan Public Relations adalah : 1. Public understanding (pengertian publik)

2. Public confidence ( kepercayaan publik) 3. Public support (dukungan publik) 4. Public cooperation (kerjasama publik)7

2.3.3.3Ruang Lingkup PR/Humas (Hubungan Masyarakat)

Frank Jeffkins, dalam bukunya Public Relations

mengemukakan bahwa ruang lingkup tujuan PR itu ternyata sangat luas. Melalui serangkaian pembahasan yang mendalam, maka beberapa di antaranya yang pokok adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan perusahaan.

2. Untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

7

3. Untuk meningkatkan bobot kualitas calon pegawai.

4. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

5. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

6. Untuk mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari penyelengaraan suatu acara.

7. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas,serta membuka pasar-pasar ekspor baru.

8. Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya perusahaan yang go public.

9. Untuk meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit setelah krisis.

10.Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahananperusahaan dalam rangka menghadapi risiko pengambil alihan.

11.Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

12.Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

13.Untuk memastikan para politisi bener-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.

14.Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan.8

2.3.3.4Kegiatan PR/Humas (Hubungan Masyarakat)

Kegiatan utama Public Relations :

1. Menjalankan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari manajemen organisasi.

2. Berurusan dengan hubungan antara organisasi dengan publiknya.

3. Memantau pengetahuan, pendapat, sikap dan prilaku didalam dan diluar organisasi.

4. Menganalisis pengaruh kebijakan, prosedur dan tindakan pada publik.

5. Menyesuaikan kebijakan, aturan dan tindakan yang dipandang menimbulkan konflik dengan kepentingan publik dan keberadaan perusahaan.

6. Memberikan saran dan masukan kepada manajemen dalam pembuatan kebijakan, aturan dan tindakan yang

8

dipandang menimbulkan konplik dengan kepentingan publik dan keberadaan perusahaan.

7. Membangun dan memelihara hubungan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publiknya.

8. Menghasilkan perubahan yang khusus dalam pengetahuan, pendapat, sikap dan prilaku didalam dan diluar organisasi.

9. Menciptakan hubungan baru dan atau memelihara hubungan antara organisasi dan publiknya.9

2.3.3.5Strategi PR/Humas (Hubungan Masyarakat) - Strategi persuasive

Strategi persuasive memiliki ciri-ciri :

1. Informasi atau pesan yang disampaikan harus berdasarkan pada kebutuhan atau kepentingan khalayak sebagai sasarannya.

2. PR sebagai komunikator dan sekaligus mediator berupaya membentuk sikap dan pendapat yang poistif dari masyarakat melalui rangsangan atau stimulasi. 3. Mendorong publik untuk berperan serta dalam aktifitas

perusahaan/organisasi agar tercipta perubahan sikap dan penilaian.

9

4. Perubahan sikap dan penilaian dari publik dapat terjadi maka pembinaan dan pengembangan terus-menerus dilakukan agar peran serta tersebut terpelihara dengan baik.

- Strategi melalui kontribusi pada tujuan dan misi perusahaan :

1. Menyampaikan fakta dan opini yang ada didalam maupun diluar perusahaan.

2. Menelusuri dokumen resmi perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara historis. 3. Melakukan analisa SWOT (Strenghts, Weaknesses,

Opportunities, Threats).

- Strategi dibentuk dua komponen :

1. Komponen sasaran

Yaitu satuan atau segmen yang akan digarap (stakeholder yang dipersempit menjadi public sasaran (target public).

2. Komponen sarana

Yaitu melalui pola dasar ‘The 3 C’s options’ yaitu :

 Conservation (mengukuhkan)

 Change (mengubah)

75

TASPEN (PERSERO) berkaitan dengan konsentrasi keilmuan di kampus.

3.2 Saran

Berdasarkan hasil pembahasan dalam laporan praktek kerja lapangan, maka penulis akan menyampaikan beberapa saran kepada perusahaan/instansi tempat penulis melaksanakan praktek kerja lapangan, sebagai berikut :

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan / Instansi

1. Pada kegiatan penerimaan kunjungan sebaiknya pihak perusahaan lebih memperhatikan lagi dalam melayani tamu kunjungan. Contohnya seperti, memberikan name tag pada setiap pengunjung yang datang ke perusahaan, Hal ini dikarenakan menyangkut image perusahaan.

2. Meski kegiatan CSR di PT TASPEN (PERSERO) ditangani oleh bagian tersendiri yakni bagian PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan), namun dalam setiap pelaksanaannya perlu juga senantiasa melibatkan Bagian Humas PT TASPEN (PERSERO) guna terciptanya harmonisasi yang pada akhirnya memberikan kontribusi positif bagi pencapaian tujuan akhir perusahaan yakni good corporate image.

3. Sebaiknya pihak perusahaan, khususnya Bagian Humas untuk lebih melibatkan banyak lagi kegiatan atau acara yang diselenggarakan kepada mahasiswa PKL, agar mahasiswa tersebut dapat mengaplikasikan teori sesuai dengan keilmuannya, selain itu juga untuk menambah wawasan, pengalaman dan bekal di masa yang akan datang, seperti dunia kerja.

76

4. Sebaiknya PT TASPEN (PERSERO) harus lebih menegakkan kedisiplinan bagi Mahasiswa yang melakukan Praktek Kerja Lapangan, terutama pada jam masuk kerja.

5. PT TASPEN (PERSERO) harus meningkatkan profesional pelayanan pada mahsiswa/i Praktek Kerja Lapangan dengan memperhatikan untuk menyusun job description khusus mahsiswa PKL (batasan kerja yang dapat dikerjakan oleh mahasiswa).

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL

Berikut adalah saran untuk mahasiswa PKL selanjutnya, jika ingin melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Bagian Hubungan Masyarakat (HUMAS) PT TASPEN (PERSERO).

1. Mahasiswa/i harus aktif dalam melakukan praktek kerja lapangan, dan memiliki inisiatif tinggi untuk bekerja serta membantu di bidang kehumasan. Agar Mahasiswa dapat mengerti tugas yang dilakukan dan menjadi suatu pengalaman baru bagi Mahasiswa pada saat melakukan Praktek Kerja Lapangan.

2. Mahasiswa/i PKL harus teliti dan tanggung jawab pada tugas yang diberikan.

3. Mahasiswa/i harus membekali diri dengan berbagai ilmu yang dipelajari untuk kemudian diaplikasikan secara langsung di tempat PKL.

4. Mahasiswa/i harus bisa bersosialisasi dengan baik, baik dengan para staff dan karyawan maupun dengan seluruh anggota dari tempat kerja

77

praktek, karena hal tersebut dapat membantu kita dalam mendapatkan informasi atau dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan.

5. Mahasiswa/i mempunyai sebuah tanggung jawab untuk membuat Laporan Praktek Kerja Lapangan sebaiknya mahasiswa/i meminta laporan kepada perusahaan secara baik-baik jangan mengambil data tanpa sepengetahuan pihak perusahaan.

6. Selama menjalankan praktek kerja lapangan di PT TASPEN (PERSERO) harus tetap menjaga nama baik pribadi, universitas dan juga perusahaan.

7. Mahasiswa/i harus lebih disiplin dalam mematuhi dan mentaati aturan-aturan yang ada, tepat waktu sesuai dengan jadwal masuk praktek kerja lapangan dan mengisi absen.

96

Curriculum Vitae

PERSONAL DETAILS

Full Name : Muhammad Lutfi Dwi Jayadi Putra Place / Date of Birth : Jakarta, 9 November 1990

Gender : Laki-Laki

Marial Status : Single

Religion : Islam

Address : Jl.Tubagus Ismail Dalam No 31

Phone : 081313660612

Email : Muhammad_lutfi091190@yahoo.co.id

EDUCATION

Year Scholl / University

1996-2002 SD Negeri Harapan Jaya 2 Bekasi (Elementary School)

2002-2005 SMP Negeri 13 Bekasi (Junior High School)

2005-2008 SMK Teratai Putih Global 1 Bekasi (Senior High School)

2008-Sekarang Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), Program

97

TRAINING EXPERIENCE

No. Year Description Information

1

2007 Praktek Kerja Lapangan di PT Hung A

Indonesia Certificate

2

2010 Peserta Study Tour ke Media Massa Trans TV Certificate

3

2011 Peserta Study Tour Media Massa 2011 Certificate

4

2011 Table Maner Course at Golden Flower Hotel Certificate

5

2011 Peserta Shutter 2011 Certificate

6

2013 Pelatihan Membuat Toko Online Certificate

7

2013

Seminar Spirit of Communication Science Student “Opportunities and Challenges in Broadcasting and Mass Media”

Certificate

ORGANIZATIONAL EXPERIENCE

No. Year Description Information

1

2002 Anggota Pramuka SD Harapan Jaya 2 Bekasi -

2

2002-2005 Anggota Paskibra SMP 13 Bekasi -

3

2002-2005 Sekertaris Kelas di SMP 13 Bekasi -

4

2008 Seksi Dokumentasi Tournament Futsal Karang

Taruna RW 08 Komp SBS Bekasi -

5

2008 Anggota Tim Futsal Universitas Komputer

Indonesia -

PERSONAL SKILL

No. Description

1

Familiar with Microsoft Office such as MS Word, Ms Publisher, Ms _{Power Point}

2

Familiar with Internet Application (Internet Explorer, Mozilla Firefox, _Opera)

3

Familiar with Ultra Edit, Adobe Photoshop, Adobe Page Maker, Front _Page

4

Familiar with Kamera SLR (Single Lens Reflect)

98

Demikian CV ini dibuat dengan sesungguhnya, untuk dapat dipergunakan seperlunya.

Bandung, Desember 2013 Penulis

Muhammad Lutfi D J P NIM.41808152