TA : Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengiriman Spare Part Komputer Pada Bismar Komputer Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENJUALAN DAN

PENGIRIMAN SPARE PART KOMPUTER PADA

BISMAR KOMPUTER SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

GIGIH HARIS PRADANA 10.41011.0005

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

BISMAR KOMPUTER SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana

Disusun Oleh:

Nama : GIGIH HARIS PRADANA

NIM : 10.41011.0005

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Penjualan ... 7

2.1.1 Penjualan Tunai ... 8

2.2 Pengiriman Barang ... 9

2.2.1 Barang ... 9

2.3 Gudang ... 12

2.4 Armada Pengiriman ... 13

2.5 Surat Jalan ... 16

2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 21

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24

3.1 Analisis Sistem ... 24

3.1.1 Komunikasi ... 25

3.1.2 Perencanaan Kebutuhan ... 37

3.2 Perancangan Sistem ... 39

3.2.1 Perancangan Proses ... 40

3.2.2 Perancangan Basis Data ... 47

3.2.3 Perancangan Antarmuka Pengguna... 53

3.3 Perancangan Pengujian ... 59

3.3.1 Perancangan Uji Coba Aplikasi ... 60

3.3.2 Perancangan Uji Coba Pengguna ... 66

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 67

4.1 Implementasi ... 67

4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 68

4.1.2 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ... 70

4.1.3 Implementasi Sistem ... 70

4.2 Uji Coba Sistem ... 78

4.3 Evaluasi Sistem ... 95

BAB V PENUTUP ... 97

5.1 Kesimpulan ... 97

Halaman

Tabel 3.1 Hasil Identifikasi ... 27

Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab ... 29

Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas ... 29

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data Master ... 33

Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Penjualan ... 34

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Pengiriman ... 35

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Surat Jalan ... 36

Tabel 3.8 Pelanggan ... 50

Tabel 3.9 Pegawai ... 51

Tabel 3.10 Barang ... 51

Tabel 3.11 Armada ... 52

Tabel 3.12 Penjualan ... 52

Tabel 3.13 Detail Jual ... 53

Tabel 3.14 Pengiriman ... 53

Tabel 3.15 Uji Coba Form Login ... 60

Tabel 3.16 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pegawai ... 61

Tabel 3.17 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Barang ... 61

Tabel 3.18 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Armada ... 62

Tabel 3.19 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pelanggan ... 63

Tabel 3.20 Uji Coba Pemeliharaan Data Transaksi Penjualan ... 64

Tabel 3.21 Uji Coba Pemeliharaan Data Transaksi Pengiriman ... 65

Tabel 3.24 Uji Coba Pengguna ... 65

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Form Login ... 78

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pegawai ... 80

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Barang ... 82

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Armada ... 84

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pelanggan ... 87

Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Transaksi Penjualan ... 89

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Transaksi Pengiriman ... 92

Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Pembuatan Laporan Penjualan ... 93

Halaman

Gambar 3.1 Document Flow Penjualan dan Pengiriman ... 27

Gambar 3.2 Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman ... 38

Gambar 3.3 System Flow Penjualan dan Pengiriman ... 41

Gambar 3.4 Context Diagram ... 42

Gambar 3.5 Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman ... 43

Gambar 3.6 Dfd level 1 Proses Transaksi Penjualan ... 45

Gambar 3.7 Dfd level 1 Proses Pembuatan Laporan ... 46

Gambar 3.8 Dfd level 1 proses pembuatan surat jalan ... 46

Gambar 3.9 Conceptual Data Model ... 47

Gambar 3.10 Physical Data Model ... 49

Gambar 3.11 Desain Form Login ... 54

Gambar 3.12 Desain Form Menu Utama ... 54

Gambar 3.13 Desain Form Barang ... 55

Gambar 3.14 Desain Form Pelanggan ... 55

Gambar 3.15 Desain Form Pegawai ... 56

Gambar 3.16 Desain Form Armada ... 56

Gambar 3.17 Desain Form Transaksi Penjualan... 57

Gambar 3.18 Desain Form Transaksi Pengiriman ... 57

Gambar 3.19 Desain Output Laporan Penjualan... 58

Gambar 3.20 Desain Output Laporan Pengiriman ... 59

Gambar 3.21 Desain Output Surat Jalan ... 59

Gambar 4.3 Tampilan Form Menu Utama ... 71

Gambar 4.4 Tampilan Form Master Pegawai ... 72

Gambar 4.5 Tampilan Form Master Barang ... 73

Gambar 4.6 Tampilan Form Master Armada ... 73

Gambar 4.7 Tampilan Form Master Pelanggan ... 74

Gambar 4.8 Tampilan Form Transaksi Penjualan... 75

Gambar 4.9 Tampilan Form Transaksi Pengiriman ... 75

Gambar 4.10 Tampilan Form Nota Penjualan ... 76

Gambar 4.11 Tampilan Form Surat Jalan ... 76

Gambar 4.12 Tampilan Form Laporan Penjualan ... 77

Gambar 4.13 Tampilan Form Surat Pengiriman ... 77

Gambar 4.14 Hasil Pemberitahuan Login ... 79

Gambar 4.15 Hasil Sukses Form Login ... 79

Gambar 4.16 Hasil Simpan Data Pegawai ... 80

Gambar 4.17 Hasil Input Ubah Data Pegawai ... 81

Gambar 4.18 Hasil Ubah Data Pegawai ... 81

Gambar 4.19 Hasil Simpan Data Barang ... 83

Gambar 4.20 Hasil Input Ubah Data Barang ... 83

Gambar 4.21 Hasil Ubah Data Barang ... 84

Gambar 4.22 Hasil Simpan Data Armada ... 85

Gambar 4.23 Hasil Input Ubah Data Armada ... 86

Gambar 4.26 Hasil Input Ubah Data Pelanggan ... 88

Gambar 4.27 Hasil Ubah Data Pelanggan... 89

Gambar 4.28 Hasil Simpan Data Barang Transaksi Penjualan ... 90

Gambar 4.29 Hasil Simpan Nota Transaksi Penjualan ... 91

Gambar 4.30 Hasil Cetak Nota Penjualan pada Transaksi Penjualan ... 91

Gambar 4.31 Hasil Uji Simpan Transaksi Pengiriman ... 92

Gambar 4.32 Hasil Cetak Surat Jalan pada Transaksi Pengiriman ... 93

Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Penjualan ... 94

1.1 Latar Belakang

Bismar Komputer adalah salah satu peritel yang berada di Surabaya, Jawa Timur, yang sekarang lebih dikenal dengan PT. Indo Bismar sebagai induk utama usaha. PT. Indo Bismar ini lahir di awal tahun 2000. Selama lebih dari satu setengah dekade, PT. Indo Bismar telah memiliki beberapa cabang yakni Azhar Komputer dan Bismar Komputer di bidang komputer, Bismar Laundry di bidang laundry, Bismar Trans di bidang travel dan Xsis Phone/Bismar Ponsel di bidang ponsel. Bismar Komputer ini berlokasi Jalan Bendul Merisi Permai R/9-11, Surabaya, Jawa Timur 60400, Indonesia. Bismar Komputer sendiri memiliki 20 karyawan sesuai dengan keahlian masing-masing antara lain bagian penjualan, admin (keuangan), bagian gudang, bagian perakitan, bagian service dan bagian pengiriman.

Proses penjualan pada Bismar Komputer dimulai dari pelanggan melakukan pemesanan barang, kemudian kasir melakukan pengecekan persediaan barang pada bagian gudang, jika barang tidak tersedia maka bagian gudang akan memberikan informasi ke kasir bahwa barang tidak tersedia, jika barang tersedia, kasir mencatat daftar pesanan pelanggan dan mencatat pembayaran kemudian kasir membuat nota penjualan rangkap 3, pertama ke pelanggan dan selesai, kedua ke bagian penjualan selanjutnya merekap dan disimpan untuk bagian penjualan, ketiga ke bagian gudang.

Jika pelanggan memesan barang yang banyak, maka bisa dikirim melalui bagian pengiriman di Bismar Komputer. Untuk proses pengirimannya dimulai

dari gudang melakukan pencatatan barang keluar, selanjutnya dibuatkan laporan status stok dan membuat surat jalan rangkap 2 untuk diberikan kepada bagian pengiriman dan disimpan sendiri selanjutnya bagian pengiriman melakukan pengiriman barang ke pelanggan.

Saat ini Bismar Komputer telah memiliki sistem penjualan, tetapi masih terdapat masalah dalam hal pengecekan stock barang. Sistem yang ada di bagian kasir tidak terintegrasi langsung dengan bagian yang lain, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan untuk proses penjualan harus mengumpulkan nota penjualan

terlebih dahulu untuk diberikan kepada bagian gudang sebagai acuan pengecekan

stock barang. Permasalahan lain di bagian pengiriman yaitu terbatasnya jumlah armada yang sedikit, sehingga jika pengiriman barang banyak ke konsumen, maka akan mengalami beberapa masalah antara lain pembagian jadwal armada pengiriman yang kurang baik dan kurangnya armada tersebut sehingga berakibat keterlambatan pengiriman kepada pelanggan.

Berdasarkan masalah di atas, maka Bismar Komputer membutuhkan aplikasi yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman. Dengan adanya sistem aplikasi penjualan dan pengiriman baru diharapkan dapat membantu proses penjualan dan pengiriman spare part yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman dan menghasilkan nota penjualan, surat jalan, laporan tentang penjualan dan pengiriman spare part, serta membantu kinerja karyawan Bismar Komputer lebih efektif, efisien dan lebih terkoordinir antara bagian satu dengan bagian lain.

Rancang bangun aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer ini menghasilkan aplikasi penjualan dan pengiriman spare part yang terintegrasi

antara bagian penjualan, bagian gudang, dan bagian pengiriman yang dapat menyimpan transaksi penjualan, transaksi pengiriman dan menampilkan serta mencetak nota penjualan, surat jalan, laporan penjualan dan laporan pengiriman.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas didapat rumusan masalah adalah Bagaimana merancang bangun aplikasi penjualan dan pengiriman yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman dan membuat laporan tentang penjualan spare part komputer pada Bismar Komputer Surabaya.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas di dapat batasan masalah sebagai berikut:

1. Untuk aplikasi hanya membahas mengenai penjualan secara tunai dan

pengiriman.

2. Untuk aplikasi tidak membahas pembelian persediaan barang.

3. Untuk aplikasi tidak membahas HPP (harga pokok pembelian).

4. Untuk aplikasi tidak membahas masalah penagihan pada pelanggan.

5. Untuk aplikasi tidak membahas masalah konsinyasi barang (penitipan

penjualan kepada perusahaan lain).

6. Untuk aplikasi menggunakan Bahasa pemrograman Visual Basic dan Microsoft

SQL Server.

1.4 Tujuan

Tujuan tugas akhir ini adalah menghasilkan aplikasi penjualan dan pengiriman spare part yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman dan menghasilkan laporan tentang penjualan dan pengiriman spare part pada Bismar Komputer Surabaya.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi penjualan dan pengiriman sebagai berikut:

1. Dapat membantu Bismar Komputer dalam menjalankan proses penjualan dan

pengiriman spare part komputer dengan lebih baik.

2. Dapat membantu pihak perusahaan khususnya bagian penjualan, bagian

pengiriman dan bagian gudang agar lebih terintegrasi satu sma lain untuk periode selanjutnya.

3. Mendukung terciptanya kepuasan pelanggan seperti ketepatan waktu

pengiriman barang dan kecepatan proses pemesanan barang.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengiriman Spare Part komputer pada Bismar Komputer Surabaya adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam Pendahuluan dijelaskan mengenai latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang akan

dibuat agar tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa hasil yang akan dicapai dari rancang bangun aplikasi tersebut dan manfaat serta sitematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam Landasan Teori dijelaskan mengenai teori singkat yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini yang meliputi penjualan, penjualan tunai, pengiriman barang, barang, gudang, armada pengiriman, surat jalan, aplikasi, siklus hidup pengembangan sistem dan teori-teori penunjang yang berkaitan dengan sistem tersebut. Teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam Analisis Penelitian dan Perancangan Sistem dijelaskan mengenai prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan aplikasi ini. Bab ini berisi tentang analisis sitem terdiri dari komunikasi dan perencanaan kebutuhan, komunikasi meliputi analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna, analisis kebutuhan data dan analisis kebutuhan fungsi, document flow, system flow, context diagram, data flow diagram, desain Entity Relationship Diagram (ERD) yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), struktur perancangan database, perancangan antarmuka pengguna (desain input output), dan perancangan pengujian terdiri dari perancangan uji coba aplikasi dan perancangan uji coba pengguna.

BAB IV: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Dalam Implementasi dan Evaluasi dijelaskan mengenai bagaimana implementasi dan proses evaluasi dari aplikasi yang dirancang dan apakah sesuai

dengan tujuan dan kebutuhan. Bab ini berisi tentang implementasi yang meliputi kebutuhan sistem terdiri dari kebutuhan perangkat keras untuk server, kebutuhan perangkat lunak untuk server, kebutuhan perangkat keras untuk client dan kebutuhan perangkat lunak untuk client, dan implementasi sistem terdiri dari form login, form halaman utama, form master barang, form master pegawai, form master armada, form master pelanggan, form transaksi penjualan, form transaksi pengiriman, from surat jalan, form laporan penjualan dan form laporan pengiriman. Sedangkan uji coba sistem terdiri dari hasil uji coba form login, hasil uji coba pemeliharaan data master barang, hasil uji coba pemeliharaan data master pegawai, hasil uji coba pemeliharaan data master armada, hasil uji coba pemeliharaan data master pelanggan, hasil uji coba transaksi penjualan, hasil uji coba transaksi pengiriman, hasil uji coba membuat laporan penjualan, hasil uji coba membuat laporan pengiriman dan hasil uji coba membuat surat jalan.

BAB V : PENUTUP

Dalam penutup menjelaskan mengenai kesimpulan pembuatan tugas akhir ini dan saran yang dibuat untuk perusahaan dalam pengembangan sistem serta saran yang bertujuan untuk pengembangan aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini agar bisa menjadi lebih baik

2.1 Penjualan

Menurut Rangkuti (2009), Penjualan merupakan tujuan utama dilakukannya kegiatan perusahaan. Perusahaan dalam menghasilkan barang/jasa mempunyai tujuan akhir, yaitu untuk menjual barang/jasa tersebut kepada masyarakat. Oleh karena itu, penjualan memegang peran penting bagi perusahaan agar produk yang dihasilkan oleh perusahaan dapat terjual dan memberikan penghasilan bagi perusahaan. Penjualan yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk menjual barang/jasa yang diperlukan sebagai sumber pendapatan untuk menutup semua ongkos untuk memperoleh laba.

Penjualan adalah kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli (Mulyadi, 2008).

Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha (Wahana Komputer, 2007). Penjualan biasanya terbagi menjadi dua, yaitu penjualan barang dagangan dan penjualan barang jasa. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai atau piutang usaha, jika penjualan dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting, maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa, penjualan merupakan proses menjual barang atau jasa kepada pelanggan sehingga perusahaan mendapatkan keuntungan atau laba dari penjualan tersebut.

2.2.1 Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2008), Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Transaksi penjualan tunai dikatakan telah terlaksana apabila perusahaan telah menerima pembayaran dari pelanggan atas barang ataupun jasa yang kemudian akan diserahkan oleh perusahaan kepada pelanggan.

Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka akan diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagangan yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan (Soemarso, 2004). Untuk perusahaan dagang, akun yang digunakan untuk mencatat penjualan barang dagang disebut penjualan. Penjualan akan diikuti dengan penerimaan uang. Seperti halnya pembelian, penerimaan uang dari suatu penjualan, tergantung pada syarat jual beli yang telah ditetapkan.

Penjualan tunai adalah sistem penjualan dikatakan tunai apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa (Narko, 2008).

Jadi penjualan tunai itu terjadi apabila proses penjualan barang atau jasa dilakukan dengan pembayaran langsung oleh konsumen sehinggan perusahaan mendapatkan keuntungan dari pembayaran tersebut.

2.2 Pengiriman Barang

Sistem pengiriman barang merupakan suatu kegiatan mengirim barang, dikarenakan adanya penjualan barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai atau kredit (Mulyadi, 2001).

Menurut Tjiptono (2008), Distribusi merupakan suatu proses kegiatan pemasaran yang bertujuan untuk mempermudah kegiatan penyaluran barang atau jasa dari pihak produsen ke pihak konsumen. Pengiriman barang adalah transaksi yang digunakan untuk menginput dan menjurnal barang atau jasa yang dikirim atau yang dijual kepada pelanggan (Himayati, 2008).

Jadi menurut penjelasan di atas pengiriman barang yaitu suatu proses melayani pelanggan dengan memberikan fasilitas mengirimkan barang cepat dan tepat waktu yang dipesan ke tempat pelanggan yang dituju sehingga pelanggan tidak mengalami permasalahan jika barang yang dipesan tidak masuk dalam kendaraan pelanggan.

2.2.1 Barang

Menurut Tjiptono (1999), produk sebagai segala sesuatu yang ditawarkan produsen untuk diperhatikan, diminta, dicari, dibeli, digunakan/dikonsumsi pasar sebagai pemenuh kebutuhan/keinginan pasar yang bersangkutan. Menurut Tjiptono (2004), mengutarakan ada lima karakteristik utama jasa bagi pembeli pertamanya.

1. Intangibility (tidak berwujud) Jasa bebeda dengan barang. Bila barang

merupakan suatu objek, alat, atau benda; maka jasa adalah suatu perbuatan, tindakan, pengalaman, proses, kinerja (performance), atau usaha. Oleh sebab itu, jasa tidak dapat dilihat, dirasa, dicium, didengar, atau diraba sebelum dibeli

dan dikonsumsi. Bagi para pelanggan, ketidakpastian dalam pembelian jasa relatif tinggi karena terbatasnya search qualities, yakni karakteristik fisik yang dapat dievaluasi pembeli sebelum pembelian dilakukan. Untuk jasa, kualitas apa dan bagaimana yang akan diteriman konsumen, umumnya tidak diketahui sebelum jasa bersangkutan dikonsumsi.

2. Inseparability (tidak dapat dipisahkan) Barang biasa diproduksi, kemudian

dijual, lalu dikonsumsi. Sedangkan jasa umumnya dijual terlebih dahulu, baru kemudian diproduksi dan dikonsumsi pada waktu dan tempat yang sama.

3. Variability/ Heterogeneity (berubah-ubah) Jasa bersifat variabel karena

merupakan non-standarized output, artinya banyak variasi bentuk, kualitas, dan jenis tergantung kepada siapa, kapan dan dimana jasa tersebut diproduksi. Hal ini karena jasa melibatkan unsur manusia dalam proses produksi dan konsumsinya yang cenderung tidak bisa diprediksi dan cenderung tidak konsisten dalam hal sikap dan perilakunya.

4. Perishability (tidak tahan lama) Jasa tidak tahan lama dan tidak dapat

disimpan. Kursi pesawat yang kosong, kamar hotel yang tidak dihuni, atau kapasitas jalur telepon yang tidak dimanfaatkan akan berlalu atau hilang begitu saja karena tidak bisa disimpan.

5. Lack of Ownership merupakan perbedaan dasar antara jasa dan barang. Pada

pembelian barang, konsumen memiliki hak penuh atas penggunaan dan manfaat produk yang dibelinya. Mereka bisa mengkonsumsi, menyimpan atau menjualnya. Di lain pihak, pada pembelian jasa, pelanggan mungkin hanya memiliki akses personel atas suatu jasa untuk jangka waktu terbatas (misalnya kamar hotel, bioskop, jasa penerbangan dan pendidikan).

Menurut Kotler (2000), Produk dapat diklarifikasikan menjadi beberapa kelompok yaitu produk berdasarkan wujudnya dan produk berdasarkan aspek daya tahan.

1. Berdasarkan wujudnya

a. Barang merupakan produk yang berwujud fisik, sehingga bisa dilihat, diraba

atau disentuh, dirasa, dipegang, disimpan, dipindahkan dan perlakuan fisik lainnya.

b. Jasa merupakan aktivitas, manfaat dan kepusan yang ditawarkan untuk dijual

(dikonsumsi pihak lain). Seperti halnya bengkel reparasi, salon kecantikan, hotel dan sebagainya.

2. Berdasarkan daya tahan

a. Barang tidak tahan lama adalah barang berwujud yang biasanya habis

dikonsumsi dengan kata lain, umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun.

b. Barang tahan lama adalah barang berwujud yang biasanya bisa bertahan lama

dengan banyak pemakaian (umur ekonomisnya untuk pemakaian normal adalah satu tahun lebih).

Jadi menurut penjelasan di atas barang adalah segala sesuatu yang ditawarkan kepada pelanggan yang bisa memiliki nilai rupiah dan kegunaan dalam kegiatan sehari-hari.

2.3 Gudang

Menurut Hadiguna & Setiawan (2008), Gudang merupakan salah satu area yang memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, terdapat beberapa fungsi utama dari gudang yaitu:

1. Penerimaan (receiving) yaitu menerima material pesanan perusahaan, menjamin kualitas material yang dikirim pemasok, serta mendistribusikan material ke lantai produksi.

2. Persediaan, yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan

perusahaan adalah memenuhi kebutuhan pelanggan.

3. Penyisihan (put away) yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi

penyimpanan.

4. Penyimpanan (storage) yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan

sebelum ada permintaan.

5. Pengambilan pesanan (order picking) yaitu pengambilan barang dari gudang

sesuai pesanan dan kebutuhan.

6. Pengepakan (packaging) yaitu langkah pengemasan atau langkah pilihan

setelah proses pengambilan (picking).

7. Penyortiran, yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi

pengambilan yang terdistribusi disebabkanvariasi barang yang besar.

8. Pengepakan dan pengiriman, yaitu pemeriksaan barangdalam kontainer atau

moda distribusi hingga pengiriman.

Menurut Sani, Ismail, & Marsam (2007), Gudang berikat adalah suatu bangunan atau tempat dengan batas-batas tertentu di dalam dilakukan kegiatan

usaha penimbunan, pengemasan, penyortiran, pengepakan, pemberian

merek/label, pemotongan atau kegiatan lain dalam rangka fungsinya sebagai pusat distribusi barang-barang. Gudang penyimpanan adalah ruangan yang tertata dengan rapi, baik struktur maupun lingkungan pendukungnya (Pramono, 2008).

Jadimenurut penjelasan di atas gudang memliki pengertian sebagai suatu tempat tertutup yang bisa menyimpan barang. Gudang memiliki ukuran yang berbeda-beda bisa besar maupun bisa juga kecil sesuai keinginan penggunanya. Gudang biasanya sangat bermanfaat bagi perusahaan-perusahan yang menjual barang, karena gudang bisa menyimpan ketersediaan stok barang yang akan dijual.

2.4 Armada Pengiriman

Armada adalah infrastruktur lainnya setelah gudang dan kantor adalah mobil pengiriman, mobil operasional, sepeda motor dan three wheeler (Royan, 2011). Armada ini sangat oenting untuk operasional pendistribusian produk-produk principal. Tanpa armada ini, tentunya sebuah distributor tidak akan disebut sebagai distributor. Armada ini sangat vital untuk menjalankan aktivitas yang dilakukan sales force. Nah, kalau mau dijelaskan lebih lengkap penjelasannya seperti di bawah ini.

1. Mobil pengiriman adalah armada vital yang digunakan sebagai sarana

pengiriman produk yang sudah di pesan sales force distributor. Armada ini sangat mempengaruhi performa distributor. Ketika memilih partner, pihak principal akan memperhitungkan mobil pengiriman ini sebagai bahan pertimbangan dalam memilih distributor. Distributor yang hanya memiliki satu mobil boks saja dan tidak ada rencana untuk menambahnya, akan sulit mendapatkan principal. Oleh sebab itu, penambahan mobil boks ini perlu dipertimbangkan jika memang sedang ada principal yang ingin menjadi partner kerja sama. Jika distributor memiliki mobil pengiriman yang memadai, dengan sendirinya pilihan akan jatuh ke perusahaan distributor anda.

2. Mobil operasional adalah mobil yang digunakan untuk kegiatan operasional distributor, misalnya untuk antar jemput karyawan atau digunakan untuk semua operasional yang berhubungan dengan penjualan. Mobil opersional ini biasanya digunakan sales supervisor untuk pekerjaan yang jarak jauh atau keperluan-keperluan yang membutuhkan kendaraan. Selain itu, mobil operasional bisa pula diberikan kepada manajer operasional untuk meningkatkan citra perusahaan jika bertemu dengan principal. Sepeda motor adalah alat digunakan untuk operasional sales force, office boy atau karyawan kantor untuk keperluan kantor diluar. Jumlah sepeda motor tidak perlu banyak tetapi cukup untuk mencakup kebutuhan opersional kantor. Nah, bukankah distributor juga sangat perlu menyediakan sepeda motor ini untuka para sales force dan collector? Memang sesuai dengan aturan mainnya demikian, tetapi sekarang ini distributor mulai tidak berinvestasi banyak pada sepeda motor. Ini karena perawatan sepeda motor yang sulit dan sepeda motor juga rawan hilang.

Menurut Royan (2007), Berbagai titik kuat dapat dikemukakan mengenai armada penjualan yang besar untuk kegiatan pendistribusian, antara lain bisa mendistribusikan produk secepatnya dengan penyebaran tinggi, bisa menjadi keunggulan dalam bersaing Karena dapat melayani semua outlet, bahkan yang tersembunyi sekalipun, bisa untuk menggali SDM di perusahaan. Titik lemah lainnya adalah bila tidak dilakukan pengaturan wilayah kerja, armada penjualan akan saling bertubrukan ketika bekerja. Oleh sebab itu, seorang perencana distribusi akan lebih bijaksana jika kelemahan ini dievaluasi untuk mengetahui efektivitas kinerja armada penjualan yang jumlahnya melampaui kapasitas. Jadi, armada penjualan dalam jumlah banyak memiliki kelemahan terutama dari segi

biaya operasional. Sedangkan titik kuatnya adalah banyaknya armada penjualan dapat mempercepat pendistribusian.

Pada distributor yang cukup baik, akan memiliki berbagai armada dalam melakukan service pada pelanggan. Armada-armada itu akan difungsikan sesuai dengan kapasitasnya. Bahkan, ada yang memilah-memilahnya sesuai dengan peruntukannya. Misalnya, mobil boks besar akan dipakai khusus mengirim jumlah barang yang banyak, sepeda motor roda tiga untuk gang-gang kecil begitu pula dengan sepeda motor tas force. Kemudian, ada lagi yang masih memanfaatkan sepeda angin sebagai bagian dalam pemasaran produk principal (Royan, 2009).

Jadi armada adalah alat transportasi bisa berupa roda dua, roda tiga maupun roda empat atau berbentuk truk yang bisa membantu proses bisnis perusahaan. Armada sangat penting bagi perusahaan karena bisa memperlancar kinerja perusahaan.

2.5 Surat Jalan

Surat jalan adalah surat pengantar yang menyertai faktur

penjualan/piutang penjualan ketika distributor sedang mengirimkan barang (Royan, 2011). Bagian pengiriman tidak akan bisa mengirimkan barang jika tidak disertai surat jalan ini. Surat jalan bisa menjadi surat pengantar pula ketika sales force kanvas keluar gudang dan membawa barang dalam mobil boks ke luar kota. Surat jalan ini termasuk dokumen tidak tetap, sebab setelah pelanggan melunasi pembayaran, surat jalan warna putih akan diberikan kepada pelanggan. Bagian lain surat jalan akan menjadi arsip.

Menurut Yunarto & Santika (2005), Report ini berfungsi sebagai dokumen surat jalan. Dokumen ini dicetak ketika barang meninggalkan area

shipping. Informasi dalam report ini adalah nomor delivery, kode item, deskripsi item, quantity, satuan, informasi customer dan nomor truk.

Surat jalan atau delivery note dicetak oleh bagian shipping sesuai dengan barang yang dikirim ke customer. Surat jalan ini berisi informasi barang yang dikirim, jumlah barang yang dikirim, nama customer, alamat pengiriman, nomor polisi kendaraan, nama ekspedisi, nama sopir, tanda tangan sopir, tanggal dan jam pengiriman barang dan informasi yang lainnya. Surat jalan ini akan dibawa oleh sopir atau orang yang mengirimkan barang dan berfungsi untuk tujuan keamanan. Ketika keluar dari area perusahaan, bagian keamanan (security) akan memeriksa setiap barang yang keluar dengan dasar surat jalan ini (Yunarto, 2006).

Jadi surat jalan adalah surat pengantar, surat bukti pembelian yang akan

dikirim langsung ke pelanggan atau surat yang dicetak untuk melakukan proses pengiriman ke pelanggan. Surat jalan ini biasanya berisikan nama dan jumlah barang yang dikirim, nama pembeli atau pelanggan, alamat yang dituju, plat nomor kendaraan, nama perusahaan, nama sopir, tanda tangan sopir, tanggal dan jam pengiriman barang

2.6 Aplikasi

Menurut Hendrayudi (2009), Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (khusus).

Aplikasi adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu (Noviansyah, 2008). Aplikasi software yang direncanakan untuk suatu tugas khusus dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dijalankan untuk menjalankan tugas tertentu.

2. Aplikasi software paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang di

rancang untuk menjalankan tugas tertentu.

Program sistem dan semua program-program lainnya yang berjalan di atas kernel disebut user mode. Kernel merupakan inti dari sistem operasi yang mengatur pengguna memori, piranti masukan keluaran, proses-proses, pemakaian file pada sistem file dan lain-lain (Yani & Hafiarny, 2005). Perbedaan mendasar antara progam sistem dan program aplikasi adalah program sistem dibutuhkan agar suatu sistem operasi dapat berjalan, sedangkan program aplikasi adalah program yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu aplikasi tertentu.

Adanya penerapan komputerisasi dalam melaksanakan suautu pekerjaan, akan dapat menghasilkan suatu pengolahan data secara cepat dan akurat. Hal ini tentunya akan lebih menguntungkan dari segi waktu dan biaya dan dapat pula mengurangi kemungkinan kesalahan yang terjadi bila dibandingkan secara manual. Tentunya kemajuan teknologi informasi ini harus diimbangi dengan ketersediaan sumber daya manusia yang akan menanganinya karena kemajuan teknologi informasi tidak akan dapat dimanfaatkan secara maksimal jika sumber daya manusianya tidak ada. Penerapan program aplikasi secara manual menjadi terkomputerisasi akan membawa perubahan pola teknologi pada suatu sistem, sehingga peralihan akan dapat memberikan kemudahan dalam penanganan data dalam skala besar dengan waktu yang efisien dan efektif (Muhlis & Anggraini, 2010).

Jadi aplikasi merupakan kumpulan perintah yang diubah dari manual menjadi terkomputerisasi, sehingga pekerjaan yang biasanya lama bisa cepat karena ada aplikasi tersebut. Aplikasi sangat berguna bagi perusahaan-perusahaan karena mempunyai banyak manfaat yaitu mempermudah dalam melakukan pendataan barang-barang, melakukan transaksi dengan cepat dan akurat, dapat memberikan informasi persediaan, dapat melakukan pengecekan stok barang dan dapat menampilkan pendapatan secara cepat.

2.7 Integrasi

Sistem integrasi (integrating system) adalah koordinasi dan komunikasi kegiatan dari karyawan dan kelompok karyawan dalam perusahaan, seperti team work, TQM, QCC, dan perencanaan strategis, perencanaan koorporat, perencanaan bisnis, integrase dari informasi, teknologi, perencanaan strategis ke dalam tindakan implementasi stretegis (Sularto, 2011).

Proses merupakan kumpulan task yang dilakukan orang layaknya sebuah tim. Oleh Karena itu, diperlukan seorang process integrator untuk mrngrlola dinamika tim (Purnawanto, 2010). Agar proses yang dijalankan dapat memberikan value bagi customer, maka process integrator berperan dalam hal itu.

1. Merancang proses

Dalam merancang suatu proses yang bersifat customer driven, process integrator harus memperhatikan kebutuhan customer terlebih dahulu. Setelah kebutuhan customer berhasil diindentifikasi kemudian dilakukan perancangan proses.

2. Mengintegrasikan proses

Integrasi diperlukan karena proses dapat berasal dari fungsi yang berbeda. Tanpa integrasi maka situasi akan kembali seperti masa lalu di mana tiap individu akan berfikir secara fungsional dan kepentingan atasan akan lebih diprioritaskan ketimbang kepentingan customer.

3. Membuat sistem pengukuran untuk proses-proses yang diintegrasikannya

dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Walaupun customer menempati posisi penting, namun hanya memikirkan kebutuhan customer dengan mengorbankan kepentingan perusahaan bukanlah hal yang dapat diterima.

4. Secara periodik mengukur dan membandingkan pencapaian terhadap target

yang sudah dibuat.

Jika ada selisih antar pencapaian dengan target, maka process integrator bersama dengan para process owner terkait harus melakukan analisis untuk mencari akar permasalahan. Setelah akar permasalahan diketahui, kemudian dapat dilakukan langkah perbaikan.

Definisi proses adalah prinsip-prinsip yang dimiliki perusahaan untuk melibatkan setiap karyawannya di dalam proses untuk memuaskan pelanggan, baik secara langsung maupun tidak langsung (Kartajaya, et al., s2005). Maka dapat dilihat antara pelanggan, perusahaan dan partner bisnisnya harus ada suatu hubungan kerja sama, baik dalam hal integrasi sistem, data, bahkan proses bisnis yang ada di perusahaan.

Jadi penjelasan integrasi didalam perusahaan adalah kerja sama untuk bersatu dalam perusahaan antar bagian yang saling menguntungkan, sehingga

antara bagian satu dengan bagian lainnya akan saling berhubungan, saling membantu dan akan memperlancar kinerja semua karyawan. Untuk di Bismar Komputer, setiap bagian yang ada harus saling terintegrasi antara bagian satu dengan bagian yang lain. Contoh bagian admin/kasir terintegrasi dengan bagian gudang, karena bagian kasir bisa melihat ketersediaan stok barang yang ada di gudang, dengan begitu akan mempercepat pekerjaan yang ada di sana.

2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

System Development Life Cycle (SDLC) adalah nama lain dari siklus hidup pengembangan sistem yang merupakan suatu proses pengembangan pada perangkat lunak. Menurut Pressman (2012), Tahapan-tahapan pada SDLC Model Waterfall adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Tahapan SDLC Model Waterfal

1. Komunikasi

a. Permulaan Proyek

Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai proyek yang dibuat dengan merusmuskan masalah dan solusi yang dicapai.

b. Teknik untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna.

Merumuskan dan mencatat apa saja yang dibutuhkan dari keseluruhan aplikasi yang dibuat.

2. Perencanaan

a. Membuat prakiraan-prakiraan

Menentukan kapan proyek akan dimulai dan kapan akan selesai.

b. Penjadwalan

Menentukan jadwal untuk tiap tahap-tahap proses penyelesaian masalah.

c. Pelacakan

Menentukan jalur serta milestone yang akan ditempuh selama proses pembangunan aplikasi.

3. Pemodelan

a. Analisis

Melakukan analisi terhadap kebutuhan pihak stakeholder dan menentukan solusi yang akan dicapai untuk menyelesaikan masalah.

b. Perancangan

Merumuskan hasil analisis ke dalam bentuk model atau diagram.

4. Konstruksi

a. Penulisan kode-kode program

Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain secara teknis dikerjakan oleh analis dan selanjutnya program dikerjakan oleh programmer.

b. Pengujian

Melakukan ujicoba terhadap fungsi-fungsi software, agar bebas dari error, dan hasilnya harus sesuai dengan kebutuhan.

5. Penyerahan perangkat lunak ke pengguna

a. Pengiriman

Memberikan laporan kepada pihak stakeholder apa saja yang telah dilakukan dan hasil sementara proyek untuk tiap tahap pengerjaan.

b. Dukungan

Menyediakan bantuan berupa training untuk pihak stakeholder dalam menggunakan sistem aplikasi basis data, agar pihak stakeholder dapat menggunakan dengan baik.

c. Umpan balik

Menerima kritik dan saran dari pihak stakeholder yang menggunakan sistem aplikasi basis data untuk perbaikan sistem ke arah yang lebih baik lagi.

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengiriman Spare part komputer pada Bismar Komputer Surabaya. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi.

3.1 Analisis Sistem

Pada tahap analisis sistem ini dilakukan beberapa proses yang berhubungan dengan tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian yang diambil menggunakan model pengembangan waterfall. Pada model waterfall terdapat beberapa tahapan yang meliputi:

1. Komunikasi: permulaan proyek dan teknik untuk mendapatkan spesifikasi

kebutuhan pengguna.

2. Perencanaan: membuat prakiraan-prakiraan, penjadwalan, dan pelacakan.

3. Pemodelan : analisis dan perancangan.

4. Konstruksi: penulisan kode-kode program dan pengujian.

5. Penyerahan perangkat lunak ke pengguna: pengiriman, dukungan dan umpan

balik.

3.1.1 Komunikasi

Pada tahap komunikasi ini dilakukan proses observasi dan wawancara. Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung ke bagian-bagian perusahaan untuk mengetahui nama perusahaan, gambaran umum

perusahaan, tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian. Sedangkan pada proses wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab kepada karyawan Bismar Komputer Surabaya untuk mencocokkan data dan informasi dari hasil observasi. Setelah melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan pihak Bismar Komputer Surabaya, Jawa Timur. Maka dapat disusun analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna, analisis kebutuhan data, dan analisis kebutuhan fungsional.

A. Analisis Bisnis

Setelah dilakukan tahap komunikasi, selanjutnya dilakukan analisis bisnis meliputi identifikasi masalah, identifikasi pengguna, identifikasi data, identifikasi fungsi.

1. Identifikasi permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menemukan penyebab

permasalahan yang terjadi. Proses bisnis penjualan dan pengiriman spare part dapat dilihat pada Gambar 3.1. Pada Gambar 3.1 dijelaskan tentang proses bisnis yang diterapkan oleh Bismar Komputer Surabaya, Jawa Timur. Pada gambar tersebut dijelaskan mengenai proses penjualan dan pengiriman spare part, mulai dari pemesanan pelanggan hingga proses pengiriman selesai. Gambar 3.1 merupakan alur dokumen yang saat ini digunakan untuk mengetahui penjualan dan pengiriman spare part. Proses bisnis yang terjadi saat ini adalah dimulai dari proses pemesanan barang yang dilakukan pelanggan, kemudian bagian kasir mengecek ke bagian gudang, apakah barang yang dipesan pelanggan ada atau tidak ada setelah itu bagian gudang mengecek ketersediaan barang di gudang tersebut, jika barang tidak ada maka

bagian gudang akan memberikan informasi ke bagian kasir, setelah itu bagian kasir akan kembali ke pelanggan untuk memberi informasi bahwa barang kosong. Jika barang yang dipesan pelanggan ada selanjutnya bagian kasir akan menawarkan kepada pelanggan, apakah barang dikirim lewat bagian pengiriman atau dibawa pelanggan sendiri. Jika barang yang dipesan pelanggan harus dikirim, karena ketersediaan kendaraan ataupun jarak jauh. Setelah proses persetujuan pengiriman selanjutnya bagian kasir akan membuatkan nota penjualan dan menerima pembayaran yang dilakukan pelanggan. Nota penjualan tersebut dibuat rangkap 3, pertama untuk diberikan kepada pelanggan, kedua untuk diberikan kepada bagian penjualan guna merekap hasil penjualan untuk laporan kepada manager, ketiga untuk diberikan kepada bagian gudang guna pencatatan barang keluar dan pembuatan laporan status stok untuk menjaga ketersediaan barang di gudang. Setelah itu bagaian gudang akan membuat surat jalan rangkap 2, yang pertama untuk disimpan sendiri bagian gudang, kedua diberikan kepada bagian pengiriman. Setelah proses selesai maka bagian pengiriman akan langsung melakukan pengiriman barang ke pelanggan.

Document Flow Penjualan dan Pengiriman

Pelanggan Kasir Manager Gudang Bagian Pengiriman

P h ase Mulai Pemesanan barang yang akan dibeli Daftar pesanan pelanggan Daftar pesanan pelanggan Mencatat pembayaran Nota penjualan Nota penjualan 1 Membuat rekap penjualan Rekap penjualan Rekap penjualan Nota Penjualan Mencatat barang keluar Laporan status stok Selesai A A B Daftar pesanan pelanggan Cek persediaan Tersedia? Daftar pesanan pelanggan tersedia Daftar pesanan pelanggan tersedia ada Daftar pesanan pelanggan tidak tersedia Tidak ada Daftar pesanan pelanggan tidak tersedia Membuat surat jalan Surat jalan

Surat jalan 2

Surat jalan Mengirim barang ke pelanggan C C

Gambar 3.1 Document Flow Penjualan dan Pengiriman Tabel 3.1 Hasil Identifikasi

No Identifikasi Permasalahan Penyebab Alternatif

Solusi

1. Proses pengecekan

persediaan barang di

gudang yang tidak

terintegrasi dengan kasir.

Belum adanya sistem

yang menangani

proses pengecekan

persedian barang

secara baik.

Dibuatkan sistem yang menangani proses

pengecekan persediaan

barang dengan

baik.

2. Proses pengiriman yang

tidak teratur.

Belum adanya sistem

yang menangani

proses pengiriman

barang ke pelanggan, dikarenakan

sedikitnya armada

pengiriman.

Dibuatkan sistem

yang mampu

menangani proses pengiriman

barang yang

efektif dan

1. Identifikasi Pengguna

Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bismar Komputer Surabaya terdapat beberapa pengguna. Pada proses penjualan dan pengiriman spare part, pengguna yang terlibat yaitu Kasir, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman dan Manager.

2. Identifikasi Data

Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna, maka dapat dilakukan identifikasi data. Pada proses penjualan dan pengiriman memerlukan data sebagai berikut: Data Armada, Data Pelanggan, Data Barang, Data Penjualan, Data Pengiriman dan Data Pegawai.

3. Identifikasi Fungsi

Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data, maka dapat diidentifikasi fungsi dari proses penjualan dan pengiriman spare part sebagai berikut: mengelola data master, menghitung penjualan, membuat nota penjualan, membuat nota pengiriman, membuat, membuat laporan penjualan, membuat laporan pengiriman, membuat rekap nota penjualan dan membuat surat jalan.

B. Analisis Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bismar Komputer Surabaya yang berkaitan dengan penjualan dan pengiriman, maka dapat dibuat kebutuhan pengguna. Analisis kebutuhan pengguna berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing pengguna yang berhubungan langsung dengan aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta. Kebutuhan pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab

No Aktor Peran Tanggung Jawab

1. Bagian Kasir Melakukan

pencatatan pesanan pelanggan, melakukan transaksi penjualan, melakukan transaksi pengiriman dan pembayaran pelanggan.

Mencatat pesanan dan pembayaran pelanggan.

2. Bagian Gudang Melakukan

pengecekan

ketersediaan barang di gudang.

Melakukan pengecekan ketersediaan barang di gudang.

3. Pimpinan Mengecek laporan

penjualan dan pengiriman.

Mengecek laporan penjualan dan pengiriman.

4. Bagian Pengiriman Melakukan

pengiriman barang ke pelanggan.

Melakukan pengecekan barang yang akan di kirim ke pelanggan.

Dalam membangun sebuah aplikasi diperlukan perancangan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan fungsional. Fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan berdasarkan entitas dan dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas

Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan

Bagian Kasir a. Menghitung pembayaran.

b. Menyimpan data hasil penjualan.

c. Melakukan proses penjualan barang (data yang

diperlukan adalah data karyawan, data pelanggan dan data barang).

d. Melakukan proses pengiriman barang (data yang

diperlukan adalah data karyawan, data pelanggan dan data barang).

e. Melakukan pemeliharaan data pelanggan (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data pelanggan).

Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan

f. Melakukan pemeliharaan data pegawai (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data pegawai).

g. Melakukan pemeliharaan data barang (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data barang).

h. Melakukan pemeliharaan data penjualan (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data penjualan).

i. Melakukan pemeliharaan data pengiriman (fungsi

yang diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data pengiriman).

j. Melakukan pemeliharaan data armada (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data armada).

k. Mencetak surat jalan.

l. Mencetak laporan penjualan.

m.Mencetak laporan pengiriman.

Bagian Gudang Melakukan pemeliharaan data barang (fungsi yang

diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data barang).

Bagian Pengiriman a. Melakukan pengecekan data pengiriman.

b.Melakukan pengecekan data armada.

Pimpinan Melakukan pengecekan hasil laporan penjualan dan

laporan pengiriman.

C. Analisis Kebutuhan Data

Dari analisis kebutuhan pengguna yang telah disusun sebelumnya, maka dibutuhkan beberapa data untuk menunjang aplikasi yang dibuat. Terdapat beberapa data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi, data tersebut meliputi:

1. Data Pegawai

Data pegawai telah disediakan oleh pihak Bismar Komputer Surabaya dan peneliti diberi akses untuk membaca data pegawai sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi penjualan dan pengiriman. Data pegawai meliputi

nama pegawai, alamat pegawai, no telepon pegawai, username, password, jenis kelamin dan jabatan pegawai.

2. Data Barang

Data Barang telah disediakan oleh pihak Bismar Komputer Surabaya dan peneliti diberi akses untuk membaca data barang sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi penjualan dan pengiriman. Data barang meliputi nama barang, satuan, merk barang, harga, stok minimum, jumlah stok dan keterangan.

3. Data Armada

Data Armada telah disediakan oleh pihak perusahaan dan penulis diberi akses untuk membaca data armada sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi penjualan dan pengiriman. Data armada yang diperlukan adalah no plat, type kendaraan, pengemudi, tahun dan status kendaraan.

4. Data Pelanggan

Data Pelanggan berfungsi untuk mengetahui data pelanggan. Data pelanggan yang diperlukan adalah nama pelanggan, lamat pelanggan, no telpon pelanggan, kota pelanggan, email pelanggan dan jenis kelamin pelanggan.

5. Data Penjualan

Data Penjualan berfungsi untuk mengetahui data penjualan. Data penjualan yang diperlukan adalah nomor nota jual, kode pegawai, id pengirim, kode pelanggan, tanggal jual dan total harga keseluruhan.

6. Data Pengiriman

Data Pengiriman berfungsi untuk mengetahui data pengiriman. Data pengiriman yang diperlukan adalah id pengirim, kode pegawai, id armada, tanggal kirim dan status kirim.

7. Data Surat Jalan

Data surat jalan berfungsi untuk mengetahui data surat jalan. Data surat jalan yang diperlukan adalah nama pengirim, nama pelanggan, jumlah barang, tanggal pengiriman, alamat penerima dan nama pengemudi.

D. Analisis Kebutuhan Fungsi

Berdasarkan kebutuhan pengguna yang sudah dibuat sebelumnya, maka dapat diimplementasikan dengan membuat kebutuhan fungsional dari aplikasi. Pada tahap kebutuhan fungsi digunakan untuk mengimplementasikan seluruh fungsi yang didapatkan dari hasil analisis kebutuhan pengguna. Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi menjadi empat fungsi yang meliputi sebagai berikut:

1. Fungsi Mengelola Data Master

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data Master

Nama Fungsi Mengelola Data Master

Stakeholder Bagian Kasir

Deskripsi Kasir melakukan input, ubah, dan simpan data

Kondisi Awal Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Barang dan

Data Armada

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input

username dan password

a. Aplikasi melakukan

pemeriksaan

username dan

password yang telah dimasukkan

b. Aplikasi

mengarahkan ke

tampilan menu utama dan menampilkan

menu yang dapat

diakses oleh

pengguna sesuai

dengan hak aksesnya Menyimpan Data

Kasir memilih

menu-menu “Master ” Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih

Kasir memasukkan data master yang dipilih

-

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Menyimpan Data Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Mengubah Data

Kasir memilih data

yang ingin diubah dan memilih tombol “Ubah”

Textbox dan combo box terisi secara otomatis

Kasir merubah data -

Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data yang telah diubah ke database

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

Kasir salah

memasukkan username dan password

Aplikasi menampilkan

peringatan bahwa

username atau password yang dimasukkan salah

Kondisi Akhir a. Session login pengguna

b. Informasi tentang data pelanggan, data pegawai,

data darang dan data armada Kebutuhan Non

Fungsional

Security Hak akses untuk fungsi ini adalah

“Bagian Kasir” Error

Handling

a. Aplikasi menampilan pesan ketika

data berhasil disimpan, diubah dan dihapus dari database

2. Fungsi Proses Transaksi Penjualan

Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Penjualan

Nama Fungsi Proses Penjualan

Stakeholder Kasir

Deskripsi Kasir melakukan input data

Kondisi Awal Data Pelanggan, Data Pegawai dan Data Barang

lur Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input

username dan password

a. Aplikasi melakukan

username dan password yang telah dimasukkan

b. Aplikasi

mengarahkan ke

tampilan menu utama dan menampilkan menu transaksi yang dapat diakses oleh

pengguna sesuai

dengan hak aksesnya Mencatat Proses Penjualan

Kasir memilih groupbox transaksi “menu penjualan”

Aplikasi menampilkan form input penjualan yang dipilih

Kasir memasukkan data penjualan

- Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Menghitung proses penjualan Otomatis melakukan perhitungan sesuai jumlah barang Menyimpan proses penjualan Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

Kondisi Akhir a. Session login pengguna

b. Informasi tentang data penjualan

Kebutuhan Non Fungsional

Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir

Error Handling

a. Aplikasi menampilan pesan ketika

3. Fungsi Proses Transaksi Pengiriman

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Pengiriman

Nama Fungsi Proses Pengiriman

Stakeholder Kasir

Deskripsi Kasir melakukan input data

Kondisi Awal Data Penjualan dan Data Armada

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input

username dan password

c. Aplikasi melakukan

pemeriksaan

username dan

password yang telah dimasukkan

d. Aplikasi

mengarahkan ke

tampilan utama dan

menampilkan menu

yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya Mencatat Proses Pengiriman

Kasir memilih groupbox transaksi “menu penjualan”

Aplikasi menampilkan form input penjualan yang dipilih

Kasir memasukkan data penjualan dan

pengiriman

-

Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Mencatat Proses Pengiriman Kasir memilih

groupbox transaksi “menu Pengiriman”

Aplikasi menampilkan form input proses pengiriman Kasir mengisi data

pengiriman dan data penjualan

Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Menghitung proses penjualan Otomatis melakukan perhitungan sesuai jumlah barang Menyimpan proses penjualan

Kasir memilih tombol

“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

Kondisi Akhir a. Session login pengguna

b. Informasi tentang data penjualan dan data

pengiriman Kebutuhan Non

Fungsional

Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir

Error Handling

a. Aplikasi menampilan pesan ketika

data berhasil disimpan ke database

4. Fungsi Membuat Surat Jalan

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Surat Jalan

Nama Fungsi Membuat Surat Jalan

Stakeholder Kasir

Deskripsi Kasir melakukan cetak surat jalan

Kondisi Awal Data Penjualan dan Data Pengiriman

Alur Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input

username dan password

a. Aplikasi melakukan

pemeriksaan username

dan password yang

telah dimasukkan

b. Aplikasi mengarahkan

ke tampilan menu

utama dan

menampilkan menu

yang sesuai dengan hak aksesnya

Aksi Pengguna Respon Sistem

Membuat Surat Jalan Kasir memilih

groupbox transaksi “menu surat jalan”

Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih

Kasir memasukkan data surat jalan

-

Kasir menyimpan data surat jalan dengan pilih “simpan”

Otomatis melakukan penyimpanan ke dalam data base

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

Kasir salah

memasukkan data surat

a. Aplikasi menampilkan

jalan dimasukkan salah

Kondisi Akhir a. Session login pengguna

b. Surat Jalan

Kebutuhan Non Fungsional

Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir

Error Handling

a. Aplikasi menampilan pesan ketika

data berhasil disimpan ke database

b. Aplikasi menampilkan pesan error

ketika data yang dimasukkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan

3.1.2 Perencanaan Kebutuhan

Sistem yang dikembangkan ini nantinya dapat membantu pihak Bismar Komputer Surabaya Jawa Timur dalam hal proses penjualan dan pengiriman. Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman Spare Part menggambarkan garis besar input, proses, dan output dalam penjualan dan pengiriman seperti yang telah dijelaskan pada Gambar 3.2.

Ipo Penjualan dan Pengiriman Spare Part Komputer Bismar Komputer Surabaya

Input Proses Output

Ph

ase

Pencatatan Pesanan Pelanggan

Pencatatan Transaksi

Pengiriman Surat Jalan

Data Pelanggan Nota Pesanan

Rekap Pesanan Pencatatan Transaksi Penjualan Data Penjualan Nota Penjaualan Pembayaran Nota Penjualan Pencatatan Data Armada

Data armada Daftar Armada

Data Barang

Laporan Penjualan

Rekap Nota Penjualan

Sistem yang dikembangkan ini nantinya diharapkan dapat membantu pihak Bismar Komputer Surabaya Jawa Timur dalam hal penjualan dan pengiriman spare part komputer. Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman menggambarkan garis besar input, proses, dan output dalam penjualan dan pengiriman seperti yang telah dijelaskan sebagai berikut:

1. Input

Pada tahap ini terdapat input berupa daftar pelanggan, daftar pegawai, daftar barang dan daftar armada. Daftar pelanggan berisi tentang nama pelanggan, alamat, no telp, kota email dan jenis kelamin pelanggan. Daftar barang berisi tentang nama barang, satuan, ukuran, harga dan status. Daftar armada berisi tentang jenis armada, type armada dan status armada. Daftar penjualan berisi tentang tanggal, harga barang, jumlah barang, nama barang, jumlah total dan jumlah subtotal barang.

2. Proses

Dalam tahap ini terdapat lima proses yaitu mengelola proses pencatatan data armada, pencatatan pesanan pelanggan, pencatatan transaksi penjualan, pembayaran dan pengiriman. Proses mengelola data master digunakan untuk simpan, ubah dan hapus data. Proses penjualan dan pengiriman digunakan untuk melihat penjualan dan pengiriman, selanjutnya proses yang terakhir adalah membuat surat jalan.

3. Output

Hasil dari beberapa proses tersebut adalah daftar armada, nota pesanan, rekap pesanan, laporan barang terjual, laporan penjualan, nota penjualan, rekap nota penjualan dan surat jalan.

Aplikasi yang dibuat membutuhkan beberapa elemen yang mendukung antara lain adalah hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Kebutuhan minimal perangkat keras yang diperlukan antara lain: processor Intel IV 1,7 GHz, memory 1 Gigabytes, harddisk 40 Gigabytes, printer, mouse, keyboard, monitor dan display 128 MB.

3.2 Perancangan Sistem

Dalam tahap perancangan sistem terdapat Arsitektur Sistem, Merancang Data Flow Diagram (DFD) yang di dalamnya terdapat: context diagram, DFD level 0 dan DFD level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), yang di dalamnya terdapat: Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) terletak pada skema database kemudian tampilan input dan output dari aplikasi.

3.2.1 Perancangan Proses

Terdapat empat fungsi untuk melakukan proses perhitungan gaji. Dari empat fungsi tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan system flow, context diagram, dan data flow diagram.

1. System Flow

System flow menggambarkan alur kerja dalam sistem aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada sistem aplikasi tersebut. Terdapat System Flow Penjualan dan Pengiriman Spare Part Komputer yaitu Tahap pertama adalah bagian Kasir memasukkan data master berupa data armada, data pelanggan, data pegawai dan data barang. Setelah semua data master selesai disimpan. Proses bisnis yang terjadi saat ini adalah dimulai dari proses pemesanan barang yang dilakukan

pelanggan, kemudian bagian kasir mengecek ke data master barang untuk melihat ketersediaan barang yang dipesan pelanggan. Jika barang tidak ada maka proses selesai. Jika barang yang dipesan pelanggan ada selanjutnya bagian kasir akan menawarkan kepada pelanggan, apakah barang dikirim lewat bagian pengiriman atau dibawa pelanggan sendiri. Setelah proses persetujuan pengiriman selanjutnya bagian kasir akan membuatkan nota penjualan. Nota penjualan tersebut dibuat rangkap 3, pertama untuk diberikan kepada pelanggan, kedua untuk diberikan kepada bagian penjualan guna merekap hasil penjualan untuk laporan kepada manager, ketiga untuk diberikan kepada bagian gudang guna pencatatan barang keluar dan pembuatan laporan status stok untuk menjaga ketersediaan barang di gudang. Setelah itu bagaian gudang akan membuat surat jalan rangkap 2, yang pertama untuk disimpan sendiri bagian gudang, kedua diberikan kepada bagian pengiriman. Setelah proses selesai maka bagian pengiriman akan langsung melakukan pengiriman barang ke pelanggan. System flow penjualan dan pengiriman spare part komputer dapat dilihat pada Gambar 3.3.

System Flow Penjualan dan Pengiriman

Pelanggan Kasir Manager Bagian gudang Bagian pengiriman

Ph ase Mulai Pemesanan barang yang akan dibeli Daftar barang yang

akan dibeli

Daftar barang yang akan dibeli

Cek Persediaan barang siap dijual

BA RAN G Cek Persediaan Entri data transaksi penjualan Ya Membuat nota penjualan Cetak Nota Nota Penjualan

Nota Penjualan Barang

Entri data rekap transaksi penjualan Membuat Rekap penjualan Cetak Rekap penjualan Data Transaksi Penjualan Entri Laporan Penjualan Membuat Laporan Penjualan Cetak Laporan Penjualan Penj ual an Detai l Penj ual an Laporan Penjualan Laporan Penjualan Selesai Tidak Nota Penjualan Nota Penjualan Membuat surat jalan Surat Jalan Surat Jalan Penj ual an Penj ualan

Gambar 3.3 System flow Penjualan dan Pengiriman

2. Context Diagram

Pada context diagram menggambarkan entitas yang berhubungan langsung dengan sistem aplikasi dan aliran data secara umum. Sedangkan proses-proses yang lebih detail dalam sistem masih belum bisa diketahui. Terdapat tiga pengguna dalam aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer ini yaitu Kasir, Bagian Pengiriman dan Manager. Desain dari context diagram aplikasi penjualan dan pengiriman spare part dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Stok Barang Surat Jalan

Laporan Penjualan Nota Penjualan

Data Barang yg Akan Dibeli

0

APLIKASI PENJUALAN DAN PENGIRIMAN BISMAR KOM PUTER

+

KASIR MANAJER

BAG GUDANG DAN BAG PENGIRIMAN

Gambar 3.4 Context Diagram

Penjelasan mengenai gambar 3.4 Context Diagram adalah dimulai dari Kasir melakukan pengecekan data barang yang akan dibeli kemudian sistem akan memprosesnya dan menghasilkan nota penjualan untuk kasir. Selanjutnya sistem akan memberikan surat jalan kepada bagian distribusi dan bagian gudang akan melihat data stok barang. Dan sistem juga akan memberikan laporan penjualan kepada Manager.

3. Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman

Pada Dfd level 0 menggambarkan suatu proses lanjutan dari context diagram yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan

pada data. Desain dari dfd level 0 penjualan dan pengiriman dapat dilihat pada

data detail penjualan nota penjualan

baca data detail penjualan baca nota penjualan

simpan nota penjualan

simpan data detail penjualan

surat jalan data stok barang

baca data barang

laporan penjualan data barang yang akan dibeli

nota penjualan KASIR MANAGER BAG GUDANG DAN BAG PENGIRIMAN 1 PROSES TRANSAKSI PENJUALAN + 2 PROSES PEM BUATAN LAPORAN PENJUALAN₊ 3 PROSES PEM BUATAN SURAT JALAN + 1 BARANG 2 DETAIL PENJUALAN 3 PENJUALAN

Gambar 3.5 Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman

Penjelasan mengenai gambar 3.5 Dfd Level 0 Penjualan dan pengiriman adalah Kasir melakukan pengecekan untuk pembelian barang kemudian proses 1 sistem transaksi penjualan akan memproses dengan melihat data barang di database barang. Setelah diproses dan barang ada maka sistem akan membuatka nota penjualan untuk diberikan kepada pelanggan. Dan selanjutnya nota penjualan akan disimpan di database detail penjualan dan database penjualan.

Kemudian dari database detail penjualan dan database penjualan juga akan menghasilkan data detail penjualan dan data penjualan yang akan diberikan kepada proses 3 sistem pembuatan surat jalan. Setelah sistem memproses maka akan menghasilkan surat jalan untuk diberikan ke bagian pengiriman.

Selanjutnya dari database detail penjualan dan database penjualan akan menghasilkan data detail penjualan dan data penjualan yang akan diberikan kepada proses 2 sistem pembuatan laporan penjualan, setelah sistem

memprosesnya selanjutnya akan menghasilkan laporan penjualan yang akan diberikan kepada Manager.

4. Dfd level 1 Proses Transaksi Penjualan

Pada Dfd level 1 proses transaksi penjualan menggambarkan suatu proses lanjutan dari dfd level 0 penjualan dan pengiriman yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data. Desain dari dfd level 1 transaksi penjualan dapat dilihat pada gambar 3.6.

data barang yang akan dibeli

baca nota penjualan nota penjualan

baca nota penjualan simpan data detail penjualan

simpan nota penjualan baca data barang

KASIR

1 BARANG

2 _{PENJ UALAN}DETAIL 3 PENJ UALAN 1

CEK PERSEDIAAN

BARANG

2 PENJ UALAN

3 PEM BAYARAN

Gambar 3.6 Dfd level 1 Proses Transaksi Penjualan

Penjelasan dari gambar 3.6 dfd level 1 transaksi penjualan adalah kasir melakukan pengecekan daftar barang yang dibeli pelanggan kemudian sistem memprosesnya dengan melihat ke database barang. Kemudian sistem akan menghasilkan data detail penjualan untuk disimpan di database detail penjualan dan menghasilkan nota penjualan yang akan disimpan di database penjualan.

5. Dfd level 1 Proses Pembuatan Laporan

Pada Dfd level 1 proses pembuatan laporan menggambarkan suatu proses lanjutan dari dfd level 0 penjualan dan pengiriman yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data. Desain dari dfd level 1 proses pembuatan laporan dapat dilihat pada gambar 3.7.

data periode baca data detail penjualan

baca nota penjualan

laporan penjualan

MANAGER

3 PENJUALAN

2 DETAIL

PENJUALAN

1 MENCETAK

LAPORAN

Gambar 3.7 Dfd level 1 Proses Pembuatan Laporan

Penjelasan dari gambar 3.7 dfd level 1 transaksi penjualan adalah kasir melakukan pengecekan daftar barang yang dibeli pelanggan kemudian sistem memprosesnya dengan melihat ke database barang. Kemudian sistem akan menghasilkan data detail penjualan untuk disimpan di database detail penjualan dan menghasilkan nota penjualan yang akan disimpan di database penjualan.

6. Dfd level 1 Proses Pembuatan Surat Jalan

Pada Dfd level 1 proses pembuatan surat jalan menggambarkan suatu proses lanjutan dari dfd level 0 penjualan dan pengiriman yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data. Desain dari dfd level 1 proses pembuatan surat jalan dapat dilihat pada gambar 3.8.

data stok barang surat jalan

nota penjualan

data detail penjualan BAG

GUDANG DAN BAG PENGIRIMAN

3 PENJUALAN

2 DETAIL

PENJUALAN

1 MENCETAK SURAT JALAN

Gambar 3.8 Dfd level 1 proses pembuatan surat jalan

Penjelasan dari gambar 3.8 dfd level 1 transaksi penjualan adalah kasir melakukan pengecekan daftar barang yang dibeli pelanggan kemudian sistem memprosesnya dengan melihat ke database barang. Kemudian sistem akan menghasilkan data detail penjualan untuk disimpan di database detail penjualan dan menghasilkan nota penjualan yang akan disimpan di database penjualan.

3.2.2 Perancangan Basis Data

Setelah merancang desain proses menggunakan context diagram dan data flow diagram, maka proses selanjutnya yaitu merancang skema database.

A. Entity Relationship Diagram (ERD)

Hasil dari desain Entity Relationship Diagram (ERD) adalah Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

1. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.

DETAIL_JUAL DETAIL_JUAL DETAIL_JUAL MELAKUKAN MELAYANI MELAKUKAN _MELAKUKAN MELAKUKAN1 BARANG # o o o o o o o KODE_BARANG NAMA_BARANG SATUAN MERK HARGA STOK_MINIMUM JUMLAH_STOK KETERANGAN

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (25) Integer Integer Integer Variable characters (20) PELANGGAN # o o o o o o KODE_PELANGGAN NAMA_PELANGGAN ALAMAT_PELANGGAN NO_TELP_PELANGGAN KOTA_PELANGGAN EMAIL_PELANGGAN JENIS_KELAMIN_PELANGGAN Characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20)

PENJUALAN # o o o o NO_NOTA_JUAL TANGGAL_JUAL TOTAL_HARGA_KESELURUHAN ALAMAT_KIRIM BIAYA_KIRIM Characters (10) Date & Time Integer Variable characters (100) Integer PEGAWAI # o o o o o o o KODE_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI NO_TELPON USERNAME PASSWORD JENIS_KELAMIN_PEGAWAI JABATAN

Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (30) Characters (15) Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (20) Characters (20) PENGIRIMAN # o ID_PENGIRIMAN TANGGAL_KIRIM

Variable characters (20) Date & Time

ARMADA # o o o o o ID_ARMADA NO_PLAT TYPE PENGEMUDI TAHUN STATUS

Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (15) Variable characters (15)

Gambar 3.9 Conceptual Data Model

Penjelasan mengenai gambar 3.9 Conceptual Data Model yaitu di dalam CDM ada 6 entitas yaitu Pelanggan (kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, no telp pelanggan, kota pelanggan, email pelanggan dan jenis kelamin pelanggan), Penjualan (no nota jual, tanggal jual dan total harga keseluruhan), Barang (kode barang, nama barang, satuan, merk, harga beli, harga jual, stok minimum, jumlah stok dan keterangan), Pegawai (kode pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, no telpon, username, password, jenis kelamin pegawai dan jabatan), Pengiriman (id pengiriman, tanggal kirim dan status kirim) dan Armada (id armada, no plat, type dan pengemudi).

Untuk CDM dimulai dari transaksi penjualan akan melayani pelanggan yang akan melakukan pembelian barang selanjutnya transaksi penjualan akan mendetai jual dengan mengecek barang yang ada di gudang dan juga pegawai siapa yang melayani proses transaksi penjualan tersebut. Setelah itu transaksi penjualan akan melakukan penyerahan berkas ke pengiriman selanjutnya pengiriman akan melekukan pengecekan terhadap armadanya apakah sudah siap apa belum.

2. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk aplikasi. Pada PDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM yang dirancang untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.10. FK_DETAIL_J_DETAIL_JU_BARANG DETAIL_JUAL DETAIL_JUAL FK_DETAIL_J_DETAIL_JU_PENJUALA DETAIL_JUAL DETAIL_JUAL FK_PENJUALA_MELAKUKAN_PELANGGA FK_PENJUALA_MELAYANI_PEGAWAI FK_PENGIRIM_RELATIONS_ARMADA FK_PENGIRIM_RELATIONS_PEGAWAI FK_PENGIRIM_MELAKUKAN_PENJUALA BARANG KODE_BARANG NAMA_BARANG SATUAN MERK HARGA STOK_MINIMUM JUMLAH_STOK KETERANGAN varchar(10) varchar(100) varchar(50) varchar(25) int int int varchar(20) <pk> PELANGGAN KODE_PELANGGAN NAMA_PELANGGAN ALAMAT_PELANGGAN NO_TELP_PELANGGAN KOTA_PELANGGAN EMAIL_PELANGGAN JENIS_KELAMIN_PELANGGAN char(10) varchar(100) varchar(100) varchar(15) varchar(50) varchar(100) varchar(20) <pk> PENJUALAN NO_NOTA_JUAL KODE_PEGAWAI KODE_PELANGGAN TANGGAL_JUAL TOTAL_HARGA_KESELURUHAN ALAMAT_KIRIM BIAYA_KIRIM char(10) varchar(10) char(10) datetime int varchar(100) int <pk> <fk2> <fk1> PEGAWAI KODE_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI NO_TELPON USERNAME PASSWORD JENIS_KELAMIN_PEGAWAI JABATAN varchar(10) varchar(20) varchar(30) char(15) varchar(10) varchar(10) varchar(20) char(20) <pk> PENGIRIMAN ID_PENGIRIMAN NO_NOTA_JUAL KODE_PEGAWAI ID_ARMADA TANGGAL_KIRIM varchar(20) char(10) varchar(10) varchar(20) datetime <pk> <fk3> <fk2> <fk1> ARMADA ID_ARMADA NO_PLAT TYPE PENGEMUDI TAHUN STATUS varchar(20) varchar(10) varchar(20) varchar(10) varchar(15) varchar(15) <pk> DETAIL_JUAL KODE_BARANG NO_NOTA_JUAL JUMLAH_BARANG TOTAL varchar(10) char(10) int int <pk,fk1> <pk,fk2>

Gambar 3.10 Physical Data Model

Penjelasan mengenai gambar 3.10 Physical Data Model yaitu di dalam PDM ada 6 entitas yaitu Pelanggan (kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, no telp pelanggan, kota pelanggan, email pelanggan dan jenis kelamin pelanggan), Penjualan (no nota jual, tanggal jual dan total harga keseluruhan), Barang (kode barang, nama barang, satuan, ukuran, harga dan stok), Pegawai (kode pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, no telpon, username, password, jenis kelamin pegawai dan jabatan), Pengiriman (id pengiriman, tanggal kirim dan status kirim) dan Armada (id armada, no plat, type dan pengemudi) dan Detail

93

Gambar 4.32 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Penjualan 9. Hasil Uji Coba Membuat Laporan Pengiriman

Proses membuat laporan ini digunakan oleh kasir untuk membuat surat jalan. Hanya kasir yang dapat melakukan cetak surat jalan. Surat jalan berisi tentang kode barang, nama barang, keterangan barang dan jumlah barang. Hasil uji coba membuat surat jalan dimulai dengan memasukkan no id kirim yang ingin ditampilkan. Setelah itu menekan button cetak untuk menampilkan surat jalan yang diinginkan.

Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Pembuatan Laporan Pengiriman Test

ID

Tujuan Input Output diharapkan Realisasi

1 Membuat Laporan Pengiriman

Pilih menu laporan , pilih button laporan pengiriman dan setelah itu sesuaikan tanggal dan pilih cetak

Tampil laporan pengiriman.

Sukses (gambar 4.33)

94

Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Pengiriman

4.3 Evaluasi Sistem

Aplikasi penjualan dan pengiriman spare part ini dapat menyimpan dan menampilkan transaksi penjualan dan transaksi pengiriman sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun yang dipilih sebagaimana dapat terlihat dari hasil uji coba pada Tabel 4.6 dan Tabel 4.7.

Dari hasil uji coba pada Tabel 4.6, aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer ini juga berhasil dalam membuat dan cetak nota penjualan untuk transaksi penjualan. Pada Tabel 4.7 juga dapat membuat atau mencetak surat jalan untuk transaksi pengiriman. Pada Tabel 4.8 juga dapat mencetak laporan penjualan untuk melihat transaksi penjualan yang telah terjadi. Pada Tabel 4.9 juga dapat mencetak laporan pengiriman untuk melihat transaksi pengiriman yang telah terjadi.

Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancang bangun aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer ini telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan antara lain menghasilkan aplikasi penjualan dan pengiriman spare part yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang,

95

bagian pengiriman dan menghasilkan nota penjualan, surat jalan, laporan tentang penjualan dan pengiriman spare part komputer, serta adanya sistem yang menangani proses penjualan dan pengiriman spare part komputer.

96 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis, perancangan sistem, pembuatan aplikasi dan uji coba sistem pada aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer pada Bismar Komputer Surabaya, Jawa Timur diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu: 1. Penelitian ini telah menghasilkan aplikasi yang terintegrasi antara bagian

penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman yang dapat membantu proses penjualan dan pengiriman spare part komputer.

2. Penelitian ini telah menghasilkan nota penjualan, surat jalan, laporan penjualan dan laporan pengiriman.

5.2 Saran

Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi yang sudah dilakukan, saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer, yaitu:

1. Aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer dapat dikembangkan dengan sistem pembelian, sehingga dapat membantu perusahaan dalam perencanaan pembelian persediaan barang untuk memenuhi kebutuhan stok penjualan.

2. Aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer dapat dikembangkan dengan menggunakan aplikasi web.

98

DAFTAR PUSTAKA

Hadiguna, R. A., & Setiawan, H. (2008). Tata Letak Pabrik. Yogyakarta: Andi. Hendrayudi. (2009). VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Progamming. Jakarta:

PT Elex Media Komputindo.

Himayati. (2008). Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Kartajaya, H., Hermawan, M., Yuswohady, Taufik, Sonni, Anwar, H., . . . Mussry, J. (2005). Mark Plus on Strategy. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Komputer, W. (2007). Pengembangan Sistem Akuntansi bagi Usaha Perdagangan Ritel dengan MYOB. Jakarta: Salemba Empat.

Kotler, P. (2000). Manajemen Pemasaran Edisi Milenium Jilid 1 & 2. Jakarta: Prenhalindo.

Muhlis, A., & Anggraini, D. (2010). Membangun Aplikasi penjualan dengan MS Access. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Narko. (2008). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasam Pusaka Nusantara.

Noviansyah, E. (2008). Aplikasi Website Museum Nasional Menggunakan Macromedia Dreamweaver MX. Jakarta: STIK.

Pramono, W. A. (2008). Smart Business Series: Logistik Praktis. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Pressman, R. S. (2012). Rekayasa Perangakt Lunak (Pendekatan Praktisi). Yogyakarta: Andi.

Purnawanto, B. (2010). Manajemen SDM Berbagai Proses. Jakarta: Grasindo. Rangkuti, F. (2009). Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated

Marketting Communication. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Royan, F. M. (2007). Creating Distribution Strategy. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Royan, F. M. (2009). Distributorship Management. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Royan, F. M. (2011). Strategi Mendirikan Perusahaan Distributor Baru. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

99

Sani, A., Ismail, I., & Marsam, S. (2007). Buku Pintar Kepabeanan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Soemarso. (2004). Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.

Sularto. (2011). Syukur Tiada Akhir Jejak Langkah Jakob Oetama. Jakarta: PT Kompas Media Nusantara.

Tjiptono, F. (1999). Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi. Tjiptono, F. (2004). Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi. Tjiptono, F. (2008). Strategi Bisnis Pemasaran. Yogyakarta: Andi.

Yani, A., & Hafiarny, F. (2005). Mudah dan Murah Membangun Jaringan Internet dengan Linux Router Project Leaf Bearing. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Yunarto, H. I. (2006). Panduan Lengkap Implementasi Konsep Sales and Distribution Management bagi Bisnis yang Sukses dan Efisien. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Yunarto, H. I., & Santika, M. G. (2005). Panduan Lengkap Implementasi Konsep Inventory Management bagi Bisnis yang Sukses dan Efisien. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.