TA : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. JASAMITRA PROPERTINDO

TUGAS AKHIR

Program Studi SI Sistem Informasi

Oleh:

NOVITA KURNIASARI 10410100088

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR TABEL ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xx

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ………... 3

1.4 Tujuan ………... 4

1.5 Manfaat ………... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Analisis dan Perancangan ……… 6

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ………... 8

2.2.1 Sistem ………... 8

2.2.2 Informasi ………... 10

2.2.3 Sistem Informasi ………... 10

2.2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ………. 11

2.3 Manajemen Sumber Daya Manusia ………... 11

xi

2.5 System Flow (Bagan Alir Sistem) ……….. 15

2.6 Entity Relatonship Diagram (ERD) ………... 16

2.7 Data Flow Diagram (DFD) ………... 18

2.7.1 Context Diagram ………... 19

2.7.2 Data Flow Diagram Level 0 ………. 20

2.7.3 Data Flow Diagram Level 1 ………. 20

2.8 Konsep Basis Data ………. 20

2.8.1 Database Management System ………. 21

2.8.2 Relational Database Management System ……… 21

2.9 Desain Antar Muka Pengguna (GUI) ……… 21

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ………... 22

2.11 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ..………... 25

2.12 Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak ..……….………... 26

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM……….... 27

3.1 Tahap Analisis Sistem ……… 28

3.2.1 Analisis Permasalahan ……….. 30

3.2.2 Analisis Operasional ………. 30

3.2.3 Analisis Kebutuhan Data ……….. 31

3.2.4 Analisis Ketersediaan ……….…….………….. 31

3.2.5 Analisis Kapasitas ….………..……….. 32

3.2.6 Analisis Performa ……..……….…………... 32

xii

3.3.1 Rancangan Desain Proses Fungsional ……… 33

3.3.2 Rancangan Desain Data ………. 35

3.3.3 Rancangan Desain Antar Muka ………. 36

3.3.4 Rancangan Desain Keamanan ……… 38

3.3.5 Rancangan Desain Sistem ……….. 39

3.3 Tahap Evaluasi Desain Sistem……….………. 40

3.4.1 Evaluasi DFD ………. 40

3.4.2 Evaluasi ERD ………. 41

BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ……... 42

4.1 Hasil Tahap Analisis Sistem ……..………. 42

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ………... 42

4.1.2 Hasil Analisis Operasional ……….. 55

4.1.3 Hasil Analisis Kebutuhan Data ………... 58

4.1.4 Hasil Analisis Ketersediaan ……… 60

4.1.5 Hasil Analisis Kapasitas ….……… 61

4.1.6 Hasil Analisis Performa ……..……… 61

4.1.7 Hasil Analisis Kehandalan ..……… 62

4.1.8 Hasil Analisis Keamanan ……….... 62

4.2 Hasil Tahap Perancangan Sistem .………...………. 63

4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional ……….. 63

4.2.2 Hasil Desain Data ……….. 108

xiii

4.2.5 Hasil Desain Sistem ………..…. 161

4.3 Hasil Evaluasi Desain Sistem ..………..…………..……….... 164

BAB V PENUTUP ... 168

5.1 Kesimpulan ……….. 168

5.2 Saran ……….... 169

xiv

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ……….. 15

Gambar 2.2 Simbol-Simbol System Flow ……… 16

Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ………... 22

Gambar 4.1 Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo………….………..… 50

Gambar 4.2 Blok Diagram Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ……. 54

Gambar 4.3 System Flow Maintenance Data Master ………... 74

Gambar 4.4 System Flow Mengelola Data Kebutuhan Karyawan ………... 76

Gambar 4.5 System Flow Mengelola Jadwal Pelatihan dan Pengembangan .. 78

Gambar 4.6 System Flow Mengelola Seleksi Karyawan ……….…... 80

Gambar 4.7 System Flow Mengelola Penilaian Orientasi Karyawan …... 82

Gambar 4.8 System Flow Mengelola Penilaian Kinerja Karyawan ……... 84

Gambar 4.9 System Flow Mengelola Keputusan Kontrak Kerja ….…... 86

Gambar 4.10 System Flow Mencetak Laporan Keputusan Kontrak Kerja .... 88

Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo ……... 89

Gambar 4.12 Diagram JenjangSistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo ……... 90

Gambar 4.13 DFD Level 0 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo ……... 91

Gambar 4.14 DFD Level 1 Maintenance Data Master ……….………. 92

xv

Gambar 4.18 DFD Level 2 Maintenance Data Master Karyawan ……...….… 94 Gambar 4.19 DFD Level 2 Maintenance Data Master Absensi Karyawan …... 94 Gambar 4.20 DFD Level 2 Maintenance Data Master Keterangan Absensi …. 95 Gambar 4.21 DFD Level 2 Maintenance Data Master Bagian ……...….… 95 Gambar 4.22 DFD Level 2 Maintenance Data Master Jabatan ……...…… 96 Gambar 4.23 DFD Level 2 Maintenance Data Master Jabatan Karyawan ...… 96 Gambar 4.24 DFD Level 2 Maintenance Data Master Departemen ……….… 97 Gambar 4.25 DFD Level 2 Maintenance Data Master Status Kontrak …….… 97 Gambar 4.26 DFD Level 2 Maintenance Data Master Jenis Keputusan Kontrak

……….… 98 Gambar 4.27 DFD Level 2 Maintenance Data Master Periode Tahun …….… 98 Gambar 4.28 DFD Level 2Maintenance Data Master Nilai Penilaian

Wawancara ………. 99 Gambar 4.29 DFD Level 2Maintenance Data Master Nilai Penilaian Orientasi

Karyawan ……….……….. 99 Gambar 4.30 DFD Level 2Maintenance Data Master Nilai Penilaian Kinerja

Karyawan ……….………….... 100 Gambar 4.31 DFD Level 2Maintenance Data Master Pertanyaan Penilaian

Wawancara ………... 100 Gambar 4.32 DFD Level 2Maintenance Data Master Pertanyaan Penilaian

xvi

Gambar 4.34 DFD Level 2 Mengelola Data Kebutuhan Karyawan …... 102

Gambar 4.35 DFD Level 2Mengelola Seleksi Karyawan ………... 102

Gambar 4.36 DFD Level 2Mengelola Jadwal Pelatihan dan Pengembanga .. 103

Gambar 4.37 DFD Level 2Mengelola Penilaian Orientasi Karyawan …...… 104

Gambar 4.38 DFD Level 2Mengelola Penilaian Kinerja Karyawan…... 104

Gambar 4.39 DFD Level 2Mengelola Keputusan Kontrak Kerja ……... 105

Gambar 4.40 Conceptual Data Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Jasamitra Propertindo ………....………… 106

Gambar 4.41 Physical Data Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Jasamitra Propertindo ………....……...……… 107

Gambar 4.42 Desain Form Login ……….…....……...……… 128

Gambar 4.43 Desain Form Menu Utama Kepala Tiap Bagian ……...…….… 129

Gambar 4.44 Desain Form Menu Utama Bagian Personalia ……...……… 130

Gambar 4.45 Desain Form Menu Utama Direksi ……….…...……… 131

Gambar 4.46 Desain Form Data Kebutuhan Karyawan ………...……… 132

Gambar 4.47 Desain Form Master Pelamar …….………...……… 134

Gambar 4.48 Desain Form Master Karyawan …………...……...……… 135

Gambar 4.49 Desain Form Master Absensi ………….…….………...… 136

Gambar 4.50 Desain Form Master Keterangan Absensi ………..…...… 137

Gambar 4.51 Desain Form Master Bagian ………...…...… 138

Gambar 4.52 Desain Form Master Jabatan ………...………...… 139

xvii

Gambar 4.56 Desain Form Master Jenis Keputusan Kontrak ………. 143

Gambar 4.57 Desain Form Master Periode Tahun ………….…..………...… 144

Gambar 4.58 Desain Form Master Nilai Penilaian Wawancara ………...… 145

Gambar 4.59 Desain Form Master Nilai Penilaian Orientasi Karyawan ...… 146

Gambar 4.60 Desain Form Master Nilai Penilaian Kinerja Karyawan ...… 147

Gambar 4.61 Desain Form Master Pertanyaan Penilaian Wawancara …....… 149

Gambar 4.62 Desain Form Master Pertanyaan Penilaian Orientasi Karyawan 150 Gambar 4.63 Desain Form Master Pertanyaan Penilaian Kinerja Karyawan .. 152

Gambar 4.64 Desain Form Penilaian Wawancara ………...… 153

Gambar 4.65 Desain Form Penilaian Orientasi Karyawan ………..… 155

Gambar 4.66 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan …………...…...… 157

Gambar 4.67 Desain Form Keputusan Kontrak Kerja ………. 158

xviii

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ..………....…………..…. 19

Tabel 3.1 Daftar Wawancara yang Telah Dilakukan ……… 29

Tabel 4.1 Penjelasan Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia ………..… 44

Tabel 4.2 Kebutuhan Informasi Pengguna ……….. 53

Tabel 4.3 System Flow Maintenance Data Master ……… 64

Tabel 4.4 System Flow Mengelola Data Kebutuhan Karyawan ………….… 75

Tabel 4.5 System Flow Mengelola Jadwal Pelatihan dan Pengembangan ….. 77

Tabel 4.6 System Flow Mengelola Seleksi Karyawan…………...…… 79

Tabel 4.7 System Flow Mengelola Penilaian Orientasi Karyawan ……... 81

Tabel 4.8 System Flow Mengelola Penilaian Kinerja Karyawan ….……... 83

Tabel 4.9 System Flow Mengelola Keputusan Kontrak Kerja ….………... 85

Tabel 4.10 System Flow Mencetak Laporan Keputusan Kontrak Kerja …….. 87

Tabel 4.11 Master Pelamar ...…………..………..…..….….. 108

Tabel 4.12 Master Kasryawan ...………..………...…..…..….….. 109

Tabel 4.13 Master Absensi Karyawan ...……....…………..………..… 110

Tabel 4.14 Master Keterangan Absensi ...……....………....…..… 111

Tabel 4.15 Master Bagian ………..………...……..….….. 111

Tabel 4.16 Master Jabatan …...…………..………...……..….….. 112

Tabel 4.17 Master Jabatan Karyawan ………….……….….. 113

Tabel 4.18 Master Departemen ……..………...……….….. 114

Tabel 4.19 Master Status Kontrak …..………...……….….. 114

xix

Tabel 4.23 Master Nilai Penilaian Orientasi Karyawan ...………... 117

Tabel 4.24 Master Nilai Penilaian Kinerja Karyawan ...………...…………... 118

Tabel 4.25 Master Pertanyaan Penilaian Wawancara ...………..…... 119

Tabel 4.26 Master Nilai Penilaian Orientasi Karyawan ...………... 120

Tabel 4.27 Master Nilai Penilaian Kinerja Karyawan ...………...…………... 121

Tabel 4.28 Transaksi Data Kebutuhan Karyawan ...…………...…………... 122

Tabel 4.29 Transaksi Penilaian Wawancara ……....…………...…………... 123

Tabel 4.30 Transaksi Jadwal Pelatihan dan Pengembangan ……....………... 124

Tabel 4.31 Transaksi Penilaian Orientasi Karyawan ……....………... 125

Tabel 4.32 Transaksi Penilaian Kinerja Karyawan ………...………... 126

xx

Lampiran 1 Biodata Penulis ……….………. 171

Lampiran 2 Siklus Manajemen SDM ... 172

Lampiran 3 Struktur Organisai PT. Jasamitra Propertindo ... 173

Lampiran 4 Form Data Kebutuhan Karyawan ... 174

Lampiran 5 Surat Penerimaan Karyawan ... 175

Lampiran 6 Form Penilaian Wawancara ... 176

Lampiran 7 Form Penilaian Orientasi ... 177

Lampiran 8 Form Penilaian Kinerja ... 178

Lampiran 9 Data Karyawan Yang Akan Habis Masa Kontrak ... 179

1 1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Jasamitra Propertindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang mengelola Pusat Grosir Surabaya (PGS). Pada PT. Jasamitra Propertindo memiliki beberapa bagian/devisi, salah satu bagian yang ada pada perusahaan tersebut adalah bagian Personalia, yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk mengelola siklus manajemen SDM, yaitu (1) perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2) rekruitmen karyawan, (3) seleksi karyawan, (4) penempatan dan orientasi, (5) pelatihan dan pengembangan, (6) penilaian kinerja, (7) pengakhiran hubungan kerja.

Perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali pada suatu perusahaan, semakin besar perusahaan maka semakin memerlukan SDM yang lebih banyak karena tugas yang dikerjakan juga akan semakin banyak. Sehingga akan semakin membutuhkan suatu cara untuk mengatur SDM yang ada pada suatu perusahaan, apabila dalam pelaksanaan kegiatan operasinal tidak dilakukan dengan benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia.

Mengelola karyawan adalah suatu pekerjaan yang sulit dan rumit namun juga dinamis, untuk itulah perusahaan harus memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan

karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan. Hal ini bukan saja sering didapati pada perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan besar juga seringkali mengabaikan persoalan seperti ini, misalnya didalam perusahaan yang sudah menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali komputer digunakan hanya untuk hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, contohnya untuk melakukan transaksi penjualan dan pembelian perusahaan, penilaian kinerja karyawan dan lain sebagainya. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu jaringan, seharusnya proses pengelolaan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas tersebut secara maksimal.

Dalam usaha untuk mengembangkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM), perusahaan akan menganalisa terlebih dahulu kebutuhan sistem yang diperlukan, sehingga membutuhkan perancangan sistem yang akan digunakan untuk acuan dalam perancangan Sistem Informasi SDM, karena pada perusahaan tersebut mempunyai cakupan tugas yang luas dan ada keterkaitan antar siklus manajemen SDM dengan depertemen lain.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dibuatlah tugas akhir dengan topik sistem informasi sumber daya manusia dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo”. Sistem yang diusulkan ini mencakup hasil akhir berupa rancangan sistem informasi siklus manajemen SDM. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat digunakan untuk membangun sistem informasi sumber daya

manusia, sehingga dapat meningkatkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan agar dapat berjalan dengan cepat dan benar.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan diatas, maka perumusan masalah dalam proposal Tugas Akhir ini yaitu “Bagaimana merancang siklus manajemen Sumber Daya Manusia pada PT. Jasamitra Propertindo dengan menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?”

1.3 Pembatasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah :

1. Didalam penelitian tugas akhir ini hanya mencakup hasil akhir dari analisis dan perancangan sistem informasi SDM khususnya pada siklus manajemen SDM meliputi:

a. Perencanaan sumber daya manusia b. Rekrutmen karyawan

c. Seleksi karyawan

d. Penempatan dan orientasi e. Pelatihan dan pengembangan f. Penilaian kinerja kaaryawan g. Pengakhiran hubungan kerja

2. Analisis dan perancangan sistem informasi SDM tidak termasuk pengelolaan K3 (kesehatan, keselamatan kerja) dan perhitungan gaji.

1.4 Tujuan

1. Menganalisis sistem informasi sumber daya manusia untuk menemukan kebutuhan sistem yang diperlukan.

2. Merancang suatu usulan sistem informasi sumber daya manusia yang dapat membantu mengelola tugas personalia terkait dengan siklus manajemen SDM.

1.5 Manfaat

Manfaat bagi perusahaan apabila analisa dan desain sistem informasi SDM selesai dirancang adalah membantu perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia yang tepat guna.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir (TA) ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik TA, rumusan masalah dari topik TA, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA, dan tujuan dari TA ini.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini menguraikan teori-teori yang relevan yang mendasari pembuatan TA ini, pedoman dalam perancangan sistem, serta tolak ukur yang merupakan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap sistem yang diusulkan.

Bab III : Analisis Dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi tentang penjelasan tahap-tahap metode penelitian yang dikerjakan dalam penyelesaian TA. Tahapan analisis sistem, berisi penjelasan tentang metode penelitian dan langkah-langkah untuk pemecahan masalah dalam tugas akhir, termasuk tahap-tahap dalam menganalisis permasalahan, tahap dalam perancangan sistem.

Bab IV : Hasil Analisis Dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi penjelasan tentang tahapan analisis dan desain sistem informasi sumber daya manusia yang terdiri dari tahap analisis sistem, tahap perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.

Bab V : Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksut adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik TA ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Analisis dan Perancangan

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dari hasil analisis dapat diusulkan perbaikan untuk sistem informasi tersebut. (Kendall & Kendall, 2006).

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan (Kendall & Kendall, 2010), yaitu :

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Identifikasi masalah merupakan langkah awal dari analisis sistem. Tahap ini mendefinisikan masalah yang harus dipecahkan dengan munculnya pertanyaan yang ingin dipecahkan.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Pada tahap ini penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat.

3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem

Pada tahap ini penganalisis melakukan analisis-analisis kebutuhan-kebutuhan sistem menggunakan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses, dan output.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Pada tahap ini penganalisis merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang prosedur-prosedur backup dan control, fungsinya agar data dan informasi yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Pada tahap ini penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk menjelaskan pengembang dan kode program serta bagian-bagian kompleks dari program.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Pada tahap ini sebelum sistem informasi digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan cara memperbaharui program.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Pada tahap terakhir ini, penganalisis bekerjasama dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan sistem.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Sistem

Sistem adalah jaringan daripada elemen-elemen yang saling berhubungan, membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem tersebut (Jogiyanto H.M, 2005:4).

Elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem: a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

b. Masukan

Masukan ( input ) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi ( misalnya data karyawan ).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk. Pada sekolah, proses dapat berupa pengelolaan data siswa dan nilai.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

e. Batas

Yang disebut batas ( boundary ) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem ( lingkungan ). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Seperti halnya perkembangan dari sebuah sekolah dipengaruhi oleh kualitas pendidik dan kemampuan siswa dalam menangkap apa yang diajarkan. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian ( control mechanism ) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik ( feedback ), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.2.2 Informasi

Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan untuk yang lebih berarti dari suatu kejadian (Jogiyanto H.M, 2010:3).

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Suatu informasi dikatakan lebih bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. sedangkan kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

2.2.3 Sistem Informasi

Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto H.M, 2005:11).

Sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall dalam Abdul Kadir, 2001:9)

2.2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih, dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya atau anggota perusahaan (Sutanto, 2004:95).

Menurut Rivai dan Sagala (2009, p1015), sistem informasi sumber daya manusia adalah prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.

Jadi sistem informasi sumber daya mausia adalah sebuah sistem yang yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan mendistribusikan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia untuk mendukung keputusan SDM.

2.3 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses untuk memperoleh, melatih, menilai, dan mengompensasi karyawan, dan untuk mengurus relasi kerja mereka, kesehatan, dan keselamatan mereka, serta hal-hal yang berhubungan dengan keadilan (Gary Dessler, 2015:4).

Menurut Gary Dessler, 2015 pengertian tentang Siklus manajemen sumber daya manusia (SDM) pada perusahaan PT. Jasamitra Propertindo, yaitu:

1. Perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah menetapkan sasaran dan standar; mengembangkan aturan dan prosedur, mengembangkan rencana dan peramalan.

2. Perekrutan karyawan adalah menemukan dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka pemberi kerja.

3. Seleksi karyawan adalah untuk mencapai kesesuaian orang-pekerjaan. Ini berarti menyesuaikan pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), kemampuan (abilities), kompetensi (competncies) lainnya - KSAC - yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut (berdasarkan pada analisis pekerjaan) dengan KSAC pelamar.

4. Penempatan dan orientasi adalah prosedur untuk memberikan informasi latar belakang mendasar mengenai perusahaan tersebut kepada karyawan baru. 5. Pelatihan dan pengembangan adalah proses untuk mengajarkan kepada

karyawan baru atau karyawan sekarang keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

6. Penilaian kinerja adalah mengevaluasi kinerja karyawan di masa sekarang dan/atau di masa lalu secara relative terhadap standar kinerjanya.

7. Pengakhiran hubungan kerja adalah proses untuk mengurangi, biasanya secara dramatis, jumlah orang yang dipekerjakan oleh sebuah perusahaan. Sedangkan menurut Undang-undang No. 13 Tahun 2003 adalah pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha.

2.4 PT. Jasamitra Propertindo 2.4.1 Sejarah Perusahaan

Saat itu pusat perdagangan Pasar Turi yang berkembang sejak 1970, semakin hari mengalami kemajuan pesat sehingga pada sekitar tahun 2000 Pasar Turi mengalami booming, sehingga sangat dirasakan bahwa keberadaan Pasar Turi perlu perkembangan dan perluasan mengingat para pengunjung yang datang tidak saja dari Surabaya dan sekitarnya tetapi juga dari luar Jawa Timur bahkan mencapai wilayah Indonesia Bagian Timur, khususnya dari Makasar, Ambon, dan Jaya Pura.

Hal ini mendorong perusahaan PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) tertarik untuk ikut memanfaatkan situasi perdagangan tersebut, sehingga pihak manajemen berupaya untuk mencari lahan / lokasi yang akan digunakan sebagai pusat perdagangan diluar Pasar Turi tersebut.

Langkah praktis yang diambil bahwa manajemen PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) berkoordinasi dengan PT. Kereta Api Indonesia (PTKAI) untuk bekerjasama dan menggunakan sebagian lahan emplasemen stasiun Pasar Turi Surabaya kurang lebih luas 10.000 m2 untuk dikelola / dibangun sebagai pusat perdagangan yang bersinergi dengan Pasar Turi lama. Setelah mengalami proses panjang maka PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) tahun 2003 mulai membangun gedung yang diarahkan sebagai pusat perdagangan yang belakangan diberi nama Pusat Grosir Surabaya (PGS).

Proses pembangunan berjalan sesuai rencana dengan melibatkan semua pihak terkait sehingga pada tahun 2007, PGS yang memiliki fasilitas lengkap, memiliki stand / ruang toko sebanyak 2300 stand dan mulai dipasarkan, sehingga saat itu sudah mampu terisi sebanyak 30 persen yang tersebar dari lantai dasar lantai 1, lantai 2, lantai 3, dan lantai 4, sedangkan lantai 5 dan lantai 6 digunakan untuk area parkir kendaraan roda 4.

Sementara Pasar Turi lama berjalan dan PGS juga berjalan sebagaimana mestinya, tanpa diduga pada bulan Juli 2007 Pasar Turi lama terbakar hebat pada lokasi membangun tahap 1, tahap 2, dan tahap 4, maka sebagian besar para pedagang Pasar Turi lama panik dan berbondong-bondong menuju ke PGS untuk mencari dan mendapatkan stand baik dengan cara membeli langsung (tunai) ataupun dengan cara menyewa sehingga keberadaan PGS saat itu menjadi ramai, dan para pedagang memilih lokasi sesuai dengan keyakinannya masing-masing.

Untuk mencapai pengelolaan yang tertib di PGS, maka perusahaan PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) menunjuk PT. Jasamitra Propertindo (anak perusahaan) untuk mengelola pusat perdagangan yang bernama Pusat Grosir Surabaya (PGS) secara professional sampai sekarang.

2.4.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ( Sumber data : PT. Jasamitra Propertindo )

2.5 System Flow (Bagan Alir Sistem)

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan alir sistem menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem (Kendall & Kendall, 2003).

Beberapa simbol yang digunakan dalam menggambarkan system flow

ditunjukkan pada Gambar 2.2, yaitu : MANAJER MARKETING MANAJER

OPERASIONAL MANAJER KEUANGAN MANAJER UMUM MANAJER TEKNIK

PT. JASAMITRA PROPERTINDO

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR UMUM

GM

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

1. Simbol dokumen menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol kegiatan manual menunjukkan pekerjaan manual.

3. Simbol simpanan offline menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi

komputer.

6. Simbol garis alir menunjukkan arus dari proses.

7. Simbol penghubung menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

Gambar 2.2 Simbol-simbol System flow (Kendall, 2003)

2.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Model ERD adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Model E-R pada umumnya digambarkan seperti ERD (Nugroho, 2012). Model ERD adalah model data konseptual tingkat tinggi untuk perancangan basis data (Bambang Hariyanto, 2004:165). ERD adalah gambaran pada sistem yang didalamnya terdapat

hubungan antara entity beserta relasinya. Entitas adalah objek yang ada dan dapat dibedakan dengan objek-objek lainnya. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribut. Atribut adalah properti atau ciri atau karakteristik dari tipe entitas yang dipentingkan di satu sistem/organisasi. Macam-macam atribut, yaitu:

1. Simple Attribute adalah atribut yang unik dan tidak dimiliki oleh atribut

lainnya, misalnya entity “karyawan” yang atributnya “NIK / kode_karyawan”.

2. Composite Attribute adalah atribut yang memiliki dua nilai harga, misalnya

nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

3. Single Value Attribute adalah atribut yang hanya memiliki satu nilai harga,

misalnya entity “karyawan” dengan atributnya “umur (tanggal lahir)”.

4. Multi Value Attribute adalah atribut yang banyak memiliki nilai harga,

misalnya entity “karyawan” dengan atributnya “jabatan (Kepala Bagian, Personalia, Direksi)”.

5. Null Value Attribute adalah atribut yang tidak memiliki nilai harga, misalnya

entity “karyawan” dengan atributnya “pendidikan (tanpa memiliki ijazah)”.

Atribut juga akan dihubungkan dengan relationship. Relationship adalah hubungan antara dua entity atau lebih. Macam-macam relationship, yaitu:

1. One To One (1:1) adalah relationship dari entity kesatu dengan entity kedua adalah satu berbanding satu.

2. One To Many (1:N / N:1) adalah relationship dari entity kesatu dengan entity

kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak berbanding satu.

3. Many To Many (M:N) adalah relationship dari entity kesatu dengan entity

Entity Relational Diagram (ERD) ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data Model adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual.

2. Physical Data Model adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan

antar tabel secara fisikal.

2.7 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diargram (DFD) merupakan gambaran suatu sistem yang telah

ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik yang merupakan tempat data tersebut mengalir dan disimpan (Jogiyanto, 2005). Beberapa simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan diagram arus data, yakni:

1. External Entity (Kesatuan Luar)

Setiap sistem memiliki suatu batasan sistem yang memisahkan sistem dengan lingkungan luar yang akan menerima input dan menghasilkan output.

External Entity dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya.

2. Data Flow (Arus Data)

Arus data diberi simbol panah yang menunjukkan arus dari suatu data yang dapat berupa masukan atau hasil dari suatu proses. Arus data mengalir di antara proses, simpanan data dan kesatuan luar.

Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses dan arus data yang keluar dari proses.

4. Data Source (Simpanan Data)

Simpanan data adalah simpanan dari data yang dapat berupa file atau

database sistem komputer atau yang bersifat manual seperti buku, alamat, atau

folder.

Tabel 2.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram

2.7.1 Context Diagram

Context diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.

Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

2.7.2 Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam Aplikasi.

2.7.3 Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.

2.8 Konsep Basis Data

Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling

terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi (Abdul Kadir, 2014:218).

Database memiliki beberapa komponen dari yang terkecil hingga terbesar.

Tingkatan data yang terbesar dimulai dari :

1. Database merupakan kumpulan dari file/tabel yang saling berhubungan.

Database menduduki urutan tertinggi karena di dalamnya semua data disimpan

dan dikelola.

2. Tabel sering disebut entitas atau entity. Tabel atas record-record yang menggambarkan kesatuan data-data yang sejenis.

3. Record merupakan kumpulan field yan membentuk suatu record. Satu record

menggambarkan informasi tentang individu tertentu.

4. Field/Kolom merupakan atribut dari record yang menunjukkan satu

volume/item data. Kumpulan field yang membentuk suatu record harus diberi nama untuk membedakan antara field satu dengan yang lain. Pada field ini,

juga harus mendefinisikan tipe data dan panjang maksimal data yang akan disimpan.

5. Value adalah jenjang terkecil yang merupakan isi dari field yang dapat berupa

karakter, huruf, dan angka. Value dapat juga disebut data yang tersimpan dalam setiap field / kolom.

2.8.1Database Management System

Abdul Kadir (2014:218), Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.

2.8.2Relational Database Management System

Relational Database Management System (RDBMS) merupakan

sekumpulan data yang saling berhubungan sehinga menjadi sebuah informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Dalam merelasikan tabel, terdapat konsep Entity

Relational Database (ERD) yang dapat digunakan untuk mendifinisikan

hubungan antar tabel (entitas). Dengan adanya ERD, Anda akan lebih mudah memahami cara suatu tabel/entitas berhubungan satu sama lain.

2.9 Desain Antarmuka Pengguna (GUI)

Antar muka pengguna Grafis (Graphical User Interface-GUI) memungkinkan adanya manipulasi langsung pada tampilan grafis di layar, yang dapat diselesaikan dengan masukan dari keyboard, joystick atau mouse (Kendall & Kendall, 2003:207).

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS) adalah suatu pendekatan yang memiliki tahap atau bertahap untuk melakukan analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna (Kendall & Kendall, 2010). Pada gambar dibawah ini akan dijelaskan langkah-langkah yang terdapat pada SHPS:

Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Kendall & Kendall, 2010:11)

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan dengan tepat masalah-masalah, selanjutnya menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Jika sudah menemukan masalah dan peluang, langkah

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan

tujuan 2. Menentukan syarat-syarat informasi 3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

selanjutnya yaitu menentukan tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu penganalisis harus menemukan apa yang sedang dilakukan dalam bisnis, melihat beberapa aspek dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi untuk membantu bisnis, dan menyebutkan masalah dan peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan pada tahap ini, yaitu: a. Wawancara dan observasi terhadap manajemen pengguna.

b. Menyimpulkan pengetahuan yang telah diperoleh. c. Menentukan ruang lingkup dan batasan masalah. d. Mendefinisikan hasil-hasilnya.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Pada tahap ini penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan syarat-syarat informasi, yaitu:

a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah b. Melakukan wawancara

c. Melakukan pengamatan terhadap penguna 3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem

Pada tahap ini penganalisis melakukan analisis-analisis kebutuhan-kebutuhan sistem menggunakan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses, dan output.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Pada tahap ini penganalisis merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir serta dapat melakukan pengelolaan

keluaran yang bermanfaat, merancang prosedur-prosedur backup dan control, fungsinya agar data dan informasi yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram. Paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart

sistem, diagram alir data, dan lain sebagainya.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Pada tahap ini penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk menjelaskan pengembang dan kode program serta bagian-bagian kompleks dari program.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Pada tahap ini sebelum sistem informasi digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan cara memperbaharui program.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Pada tahap terakhir ini, penganalisis bekerjasama dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan sistem.

2.11 SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)

Menurut Pressman (2010:180) spesifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan gabungan antara pemodelan dalam bentuk teks dan diagram untuk menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak komputer untuk kebutuhan pelanggan, dengan cara relatif mudah untuk dipahami. Pemodelan berbasis sistem atau perangkat lunak berbentuk teks memperlihatkan sitem atau perangkat lunak dari sudut pandang pengguna, sedangkan pemodelan berbasis data memperlihatkan ruang informasi dan memperlihatkan obyek-obyek data yang akan dimanipulasi oleh perangkat lunak dan juga memperlihatkan relasi antar obyek yang terjadi. Berikut merupakan entitas penyusun SKPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem, ruang lingkup sistem, Definisi, akronim dan singkatan yang terdapat pada SKPL yang dibuat, Refrensi penyusunan SKPL dan Gambaran Sistem secara Keseluruhan.

b. Deskripsi Produk

Pada bagian ini menjelaskan tentang perspektif produk, Fitur-fitur dari produk yang akan dibuat, Karakteristik pengguna, Lingkungan sistem Operasi, Batasan-Batasan yang ada pada sistem serta Asumsi dan ketergantungan.

c. Kebutuhan Spesifik

Pada bagian ini diterangkan tentang kebutuhan Fungsional yang digambarkan dengan Sistem Flow dan Kebutuhan Non-Fungsional yang dijelaskan melalui analisis-analisis sistem.

d. Kebutuhan Antar Muka

Kebutuhan antar muka dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

1) Antar Muka Pengguna, Mendefinisikan antar muka pengguna yang akan di implementasikan pada sistem.

2) Antar Muka Hardware, Mendefinisikan antar muka hardware yang harus di dukung oleh sistem yang akan di bangun.

3) Antar Muka Software, Mendeskripsikan antar muka software sebagai komponen dari sistem, termasuk komponen yang dibeli, komponen yang digunakan kembali dari aplikasi lain, atau komponen lain di aplikasi lain yang berinteraksi dengan sistem.

4) Antar Muka Komunikasi, Mendeskripsikan antar muka komunikasi ke sistem lain atau perangkat lain seperti LAN, remote serial devices, dll.

2.12 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak)

Menurut Jerrold dalam Pressman (2010:292) arsitektur suatu sistem perangkat lunak adalah suatu kerangka kerja yang mendeskripsikan bentuk dan struktur komponen-komponennya dan bagaimana mereka saling sesuai satu dengan yang lainnya. Perancangan arsitektural dimulai dengan perancangan data selanjutnya akan dianalisis untuk mendapatkan struktur yang paling sesuai dan diharapkan oleh para pelanggan. Supaya dapat meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi, maka pada setiap tahap produk-produk kerja perangkat lunak akan ditinjau untuk melihat kebenarannya. Pada DAPL ini akan dibahas tentang tujuan dan batasan arsitektural desain sistem, gambaran umum aritektural sistem, dekomposisi modul, desain arsitektur basis data, serta desain input output. Berikut merupakan entitas penyusun DAPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem, ruang lingkup sistem, Definisi, akronim dan singkatan yang terdapat pada DAPL yang dibuat, Refrensi penyusunan DAPL dan Gambaran Sistem secara Keseluruhan.

b. Tujuan dan Batasan Arsitektural

Mendeskripsikan kebutuhan software dan obyektifitas yang berpengaruh secara signifikan pada arsitektur, seperti keamanan, penggunaan produk off-the-shelf, portabilitas, distribusi dan penggunaan kembali.

c. Gambaran umum arsitektur sistem

Memberikan penjelasan untuk sistem terstruktur, bagian ini menggambarkan

context diagram dan data flow diagram (DFD) level 0.

d. Dekomposisi Modul

Bagian ini mendekomposisikan DFD level 0 yang digambarkan pada bagian 3 yang digambarkan langsung. Penggambaran dan deskripsi dekomposisi dari DFD level 0. Dekomposisi disarankan sampai dengan level terdetil sesuai dengan proses-proses yang ada dalam system flow (SKPL).

e. Desain Arsitektur Basis Data

Menggambarkan kebutuhan basis data. Notasi yang dipakai adalah entity

relationship diagram (ERD) baik dalam bentuk contextual (CDM) dan

bentuk fisik (PDM). f. Desain input/output

28

Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan-tahapan analisis dan desain perancangan sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo. Tahap-tahap tersebut terdiri atas tahap analisis sistem, tahap perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.

Pada Tugas Akhir ini akan dilakukan analisis dan perancangan SI SDM pada PT. Jasamitra Propertindo. Pada analisis dan perancangan SI SDM ini hanya sampai pada tahap perancangan sistem. Hasil akhir dari analisis dan perancangan SI SDM yang dilakukan akan menghasilkan rancangan sistem, rancangan basis data, rancangan antar muka sesuai kebutuhan.

3.1 Tahap Analisis Sistem

Dalam tahap analisis diawali dengan melakukan observasi dan wawancara. Kegiatan observasi serta wawancara dilakukan dengan tujuan supaya dapat mengetahui proses bisnis yang berlangsung, prosedur yang ada, dan data-data yang terkait. Dari proses tersebut juga diharapkan dapat mengetahui perlu atau tidaknya perubahan sistem dalam organisasi tersebut.

Observasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana siklus manajemen SDM pada PT. Jasammitra Propertindo, serta meminta data-data yang terkait. Contoh data yang terkait yaitu:

1. Data Karyawan 2. Data Pelamar

4. Data Penilaian Wawancara 5. Data Penilaian Orientasi

6. Data Jadwal Pelatihan dan Pengembangan 7. Data Penilaian Kinerja Karyawan

8. Laporan Keputusan Kontrak Kerja

Kegiatan wawancara dilaksanakan pada bagian yang berkaitan dengan siklus manajemen SDM. Pada penelitian ini wawancara dilakukan pada tiga bagian yang berbeda, yaitu dengan bagian Direktur Umum, Manajer Operasional, dan Manajer Umum yang berkaitan dengan siklus manajemen SDM.

Tabel 3.1 Daftar Wawancara yang Telah Dilakukan

Nama Jabatan Tujuan

Endro Wardoyo Direktur Umum Untuk mengetahui bagaimana mekanisme tugas dan kinerja di PT. Jasamitra Propertindo.

Agung Santoso Manajer Operasional Untuk mengetahui pelaksanaan tugasnya dibidang operasional.

Sudirman Manajer Umum Untuk mengetahui siklus manajemen SDM dan menanyakan data-data perusahaan.

Dalam menganalisis sebuah sistem, dibagi menjadi delapan langkah yaitu menganalisis permasalahan, menganalisis operasional, menganalisis kebutuhan data, menganalisis ketersediaan, menganalisis kapasitas, menganalisis performa, menganalisis kehandalan dan menganalisis keamanan.

3.1.1 Analisis Permasalahan

Dalam melakukan analisis permasalahan dibagi dalam tiga tahap. Tahap pertama dimulai dari mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan, dilanjutkan tahap kedua adalah menentukan kebutuhan informasi pengguna, tahap ketiga ialah menentukan kebutuhan sistem, tahap keempat adalah merancang sistem yang direkomendasikan, dan tahap terakhir adalah evaluasi desain sistem.

Tahap pertama berupa mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan. Diawali dengan mengidentifikasi masalah yang dilakukan dengan cara melihat apa yang terjadi di dalam siklus manajemen SDM, yang mana di dalamnya juga terdapat entitas yang melakukan siklus tersebut. Setelah permasalahan ditemukan, lalu dilanjutkan dengan menentukan peluang yang ada pada siklus manajemen SDM disana apakah terdapat peluang untuk mengembangkan sistem. Selanjutnya adalah menentukan tujuan yang bisa didapatkan dari perancangan sistem.

Tahap kedua berupa menentukan kebutuhan informasi pengguna. Dalam kebutuhan informasi pengguna, dijabarkan kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan PT. Jasamitra Propertindo agar dapat menunjang siklus manajemen SDM.

Tahap ketiga adalah menentukan kebutuhan sistem yang dilakukan dengan cara menggambarkan sistem secara umum dan menyusun gambaran tersebut di dalam diagram IPO (input, proses dan output).

3.1.2 Analisis Operasional

Tahap analisis operasional (analisis fungsional) dilakukan setelah tahap analisis permasalahan. Setelah didapatkan definisi masalah dan ringkasan tujuan beserta kebutuhan sistem dalam blok diagram, terdapat beberapa langkah yang

akan dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang apakah sistem yang akan dirancang bisa menangani fungsi organisasi dan siklus manajemen yang ada. Langkah-langkah tersebut, yaitu:

1. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh SI SDM PT. Jasamitra Propertindo.

2. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, entity apa saja yang berperan, dan alur apa saja yang terjadi dalam fungsi yang akan dibuat.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Data

Setelah diperoleh fungsi yang harus dikerjakan oleh SI SDM, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan data. Analisis kebutuhan data digunakan untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan pengguna secara khusus. Hasil dari analisis kebutuhan data adalah berupa daftar kebutuhan data pada setiap fungsi-fungsi sistem. Langkah-langkah yang akan dilakukan adalah: 1. Melakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan entity dalam SI SDM. 2. Meninjau dokumentasi siklus manajemen SDM yang ada pada PT. Jasamitra

Propertindo.

3. Mewawancarai Manajer Umum PT. Jasamitra Propertindo mengenai siklus manajemen SDM.

3.1.4 Analisis Ketersediaan

Supaya dapat menganalisis ketersediaan maka dilakukan kegiatan berupa wawancara dengan Manajer Umum, sehingga dapat diperoleh informasi tentang kapan saja pengguna menjalankan siklus manajemen SDM, selain itu akan dilakukan analisis siklus manajemen SDM lebih lanjut untuk menentukan berapa

sering dan berapa lama pengguna sistem melakukan aktivitas siklus manajemen SDM. Analisis ketersediaan ini menghasilkan laporan yang menyatakan bahwa berapa lama pengguna membutuhkan sistem sumber daya manusia ini untuk menunjang kegiatan pada PT. Jasamitra Propertindo.

3.1.5 Analisis Kapasitas

Analisis kapasitas ini merupakan kebutuhan non fungsional untuk mengetahui seberapa sering pengguna pada bagian Personalia mengoperasikan sistem sumber daya manusia setiap harinya dan berapa jumlah transaksi setiap harinya setelah melakukan analisis kegunaan sistem. Langkah untuk melakukan analisis tersebut adalah dengan cara menghitung jumlah pendaftar tiap harinya.

3.1.6 Analisis Performa

Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan dari sebuah proses untuk memproses data dengan cara melakukan pengujian terhadap masing-masing fungsi sistem secara umum berdasarkan waktu tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meakukan pemrosesan data.

3.1.7 Analisis Kehandalan

Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan kemampuasn sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan sistem sumber daya manusia akan dilakukan hal-hal sebagai berikut: melakukan observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan ketersediaan data yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan.

3.1.8 Analisis Keamanan

Analisis keamanan sistem merupakan analisis non-fungsional sistem yang dilakukan dengan cara menentukan siapa yang boleh mengakses SI SDM pada PT. Jasamitra Propertindo bahwa masing-masing entity memiliki hak akses yang berbeda dalam menggunakan fungsi-fungsi di dalam SI SDM.

3.2 Tahap Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem ini, menggambarkan tentang rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka. Perancangan sistem dimulai dari alir sistem, DFD, ERD, serta perancangan input dan output

sistem.

3.2.1 Rancangan Desain Proses Fungsional

Perancangan desain proses pada siklus manajemen SDM digambarkan melalui:

1. Alis Sistem (System Flow)

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat

System Flow pada desain sistem siklus manajemen SDM ini adalah sebagai

berikut:

a. Menentukan entity yang terlibat pada sistem sesuai dengan analisis yang dilakukan.

b. Menentukan fungsi-fungsi dalam sistem berdasarkan analisis yang telah dilakukan.

c. Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan urutan proses bisnis yang baru secara detail.

d. Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi didalam sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.

2. Diagram Konteks (Context Diagram)

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk membuat diagram konteks pada desain sistem siklus manajemen SDM ini adalah:

a. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entity yang terlibat pada SI SDM. b. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entity tersebut. c. Menentukan nama sistem.

d. Menentukan apa yang diterima/diberikan entity dari/ke dalam sistem tersebut.

3. Data Flow Diagram (DFD Level 0)

Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan sebagai berkut:

a. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem.

b. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem c. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun

tujuan alur data.

4. Data Flow Diagram (DFD Level 1)

Merupakan dekomposisi dari Data Flow Diagram (DFD Level 0), langkah yang akan dilakukan sebagai berikut:

a. Menentukan proses yang lebih kecil dari proses utama yang ada di level 0. b. Menentukan apa yang akan diberikan/diterima masing-masing subproses

tersebut.

3.2.2 Rancangan Desain Data

Rancangan desain data ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan data pada SI SDM. Desain data tersebut terdiri dari:

1. Desain Konseptual

Berdasarkan informasi pada tahap analisis kebutuhan data, maka akan dapat dirumuskan ke dalam tingkat yang lebih tinggi dengan cara:

a. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data siklus manajemen SDM yang ada.

b. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang terpisah dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan skema-skema tersebut berdasarkan relasi tertentu.

2. Normalisasi

Setelah tahap desain konseptual tersebut selesai maka akan dilakukan normalisasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan beberapa atribut data yang berulang. b. Menghilangkan atribut data yang berulang.

c. Mengecek apakah semua entity memiliki ketergantungan fungsional terhadap

entity Primary Key lainnya.

d. Mengecek apakah ada atribut bukan Primary Key yang memiliki ketergantungan fungsionalitas terhadap atribut bukan Primary Key lainnya. Karena seluruh atribut bukan Primary Key hanya boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap Primary Key di relasi itu saja.

3. Conceptual Data Model (CDM)

Setelah proses normalisasi selesai maka akan dibuat CDM. Langkah-langkah dalam pembuatan CDM sebagai berikut:

1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut. 2. Menentkan primary key di setiap tabel.

3. Menggambarkan relasi antar entity (entitas) serta menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan mandatory atau tidaknya.

4. Mengecek model tersebut apakah sudah benar atau masih salah secara teknik penggambaran.

5. Memperbaiki setiap error dan warning.

3.2.3 Rancangan Desain Antar Muka

Desain antar muka ini membahas tentang desain untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan desain antar muka pengguna sebagai berikut:

1. Antar Muka Perangkat Lunak

Desain antar muka perangkat lunak berikut merupakan proses perancangan dalam menentukan spesifikasi kebutuhan untuk mendapatkan sekumpulan perangkat lunak yang terhubungan dengan SI SDM. Untuk mendapatkan perangkat lunak yang baik untuk PT. Jasamitra Propertindo akan dilakukan pada langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menyelaraskan dengan kemampuan pengguna pada PT. Jasamitra Propertindo. b. Mengevaluasi kembali kebutuhan siklus manajemen SDM yang ada.

c. Memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan dengan pihak PT. Jasamitra Propertindo.

2. Antar Muka Perangkat Keras

Setelah memilih perangkat lunak yang baik, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan desain antar muka perangkat keras yang digunakan untuk mendapatkan sekumpulan perangkat keras untuk menjalankan aplikasi. Langkah-langkahya sebagai berikut:

a. Memilih hardware yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan SI SDM yang akan dibuat.

b. Memperhitungkan biaya yang akan dilakukan dengan pihak PT. Jasamitra Propertindo.

3. Antar Muka Jaringan

Setelah didapatkan hasil perangkat keras dan perangkat lunak yang cocok untuk PT. Jasamitra Propertindo maka selanjutnya akan dapat menentukan konfigurasi fisik dari komputer dan perangkat-perangkat yang membentuk jaringan pada PT. Jasamitra Propertindo tersebut. Untuk membuat desain antar muka jaringan, terdapat hal-hal yang akan dilakukan, yaitu:

a. Menentukan jaringan komputer berdasarkan fungsinya, sehingga bisa didapatkan suatu komputer yang berfungsi sebagai server dan suatu komputer yang berfungsi sebagai client sesuai dengan hasil tahap analisis dan perancangan yang telah dibuat.

b. Menentukan aliran data yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya menggunakan protokol komunikasi atau melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi sesuai dengan hasil tahap analisis dan perancangan.

4. Antar Muka Pengguna

Antar muka pengguna adalah sebuah titik dimana sistem dan user

(pengguna) saling berinteraksi. Pada bagian ini akan digambarkan terlebih dahulu alur kerja Graphical User Interface (GUI) secara keseluruhan mengenai:

a. Desain Form

Dalam mendesain form-form master dan transaksi pada PT. Jasamitra Propertindo dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non-fungsional, dan tahap perancangan. Sehingga dapat dideskripsikan tentang

form tersebut beserta alur kerjanya. b. Desain Laporan

Dalam mendesain laporan pada PT. Jasamitra Propertindo juga dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non-fungsional, dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang laporan yang akan dibuat.

3.2.4 Rancangan Desain Keamanan

Berikut ini akan dijelaskan bagaimana keamanan sistem informasi penjualan air minum pada PT. Jasamitra Propertindo dibentuk. Adapun desain keamanan tersebut terdiri dari:

a. Keamanan Fisik

Untuk melindungi sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo dari bahaya fisik yang dapat menyebabkan kehilangan data, maka diperlukan suatu keamanan fisik dengan memperhatikan pemilihan desain arsitektur sistem berdasarkan tahap perancangan sebelumnya dengan penambahan detil pada pengaturan IP, firewall, atau sejenisnya.

b. Keamanan Logikal

Untuk menambah keamanan logikal pada sistem informasi sumber daya manusia, maka dilakukan penentuan model otentikasi dan otorisasi didalam sistem tersebut berdasarkan fungsi-fungsi yang terkait.

c. Keamanan Personal

Untuk keamanan personal dilakukan dengan cara menambah username dan

password pada akun pengguna yang sulit ditebak oleh pengguna lain yang

tidak berhak untuk mengetahui.

3.2.5 Rancangan Desain Sistem

Berikut ini akan dijelaskan bagaimana SI SDM pada PT. Jasamitra Propertindo akan disesain berdasarkan pemrograman, model fiisik, dan rencana uji coba sistem, berikut penjelasannya:

1. Standar Pemrograman

Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk mengembangkan SI SDM pada PT. Jasamitra Propertindo, berikut langkah-langkah yang akan dilakukan:

a. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan pada tahap analisis.

b. Menentukan apakah hasil program bersifat ringan dijalankan atau tidak.

c. Memiliki sumberdaya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi masalah saat pengoperasian bisa diatasi dengan tepat dan mudah.

2. Model Fisik

a. Physical Data Model (PDM)

PDM dapat dibuat dengan cara melakukan generate dari hasil rencangan CDM dari desain data pada subbab 3.3.2.

b. Data Dictionary

Data dictionary dibuat berdasarkan hasil rancangan PDM yang merupakan deskripsi tabel-tabel transaksi yang berisikan field, tipe data, constrain, dan keterangan tabel.

3. Rencana Uji Coba

Tujuan dari rencana uji coba ini adalah sebagai panduan untuk melakukan testing sistem yang dirancangkan. Rencana uji coba ini akan dibuat berdasarkan desain antarmuka (design interface) dengan dibuat rancangan testing tiap fungsi.

3.3 Tahap Evaluasi Desain Sistem

Untuk tahap evaluasi dari desain sistem yang telah dirancangkan, maka akan dilakukan pengecekkan dan pengevaluasian dari DFD dan ERD yang akan dikerjakan pada tahap analisis dan perancangan.

3.3.1 Evaluasi DFD

Evaluasi DFD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan sudah benar atau belum. Berikut ini adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam pengecekkan model DFD mulai dari level konteks sampai dengan level satu. Berdasarkan DFD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power Designer Process Analyst. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil error dan warning dari proses model yang telah dibuat.

3.3.2 Evaluasi ERD

Evaluasi ERD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan sudah benar atau belum. Berikut tahap-tahap yang akan dilakukan dalam pengecekkan model ERD mulai dari CDM hingga PDM. Berdasarkan ERD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power Designer

Process Analyst. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil error dan

42

Pada bab empat ini akan dibahas tentang hasil analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo berdasarkan tahap-tahap analisis dan perancangan yang dilakukan pada bab tiga, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan sistem berupa Blok Diagram, bagan alir sistem, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity

Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output implementasi

sistem.

4.1 Hasil Analisis Sistem

Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi pada PT. Jasamitra Propertindo khususnya pada sumber daya manusia bagian Personalia, sesuai dengan tahapan analisis sistem pada bab tiga maka didapatkan hasil yang dilakukan dengan beberapa langkah. Langkah tersebut terdiri dari analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data, dan analisis keamanan.

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan

Berdasarkan tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan dengan menggunakan observasi dan wawancara, maka didapatkan aliran siklu manajemen SDM yang terjadi pada PT. Jasamitra Propertindo.

a. Setiap departemen dapat mengajukan kebutuhan karyawan dan mengisi form yang ada dibagian Personalia. Hal tersebut akan ditindaklanjuti Personalia

dengan meminta persetujuan jabatan terkait (Kepala Tiap Bagian, Kepala Bagian Personalia, Manajer Umum, General Manajer, Direktur Umum, dan Direktur Utama).

b. Berkas pelamar yang masuk ke perusahaan akan diolah oleh Personalia, hasilnya akan keluar jumlah pelamar kerja dari tiap-tiap bagian. Kemudian Personalia meneliti syarat-syarat administrasi (seleksi administrasi), sehingga menghasilkan hasil seleksi administrasi lamaran yang lolos pengajuan berkas-berkas lamaran.

c. Setelah seleksi administrasi, personalia memanggil pelamar yang memenuhi syarat untuk melakukan serangkaian tes. Setelah itu bagi yang lulus dipanggil untuk wawancara, dan bagi hasil yang lulus akan diinformasikan untuk penempatan.

d. Lebih lanjut akan diinformasikan jadwal untuk pelatihan dan pengembangan karyawan.

e. Setelah menjalani pelatihan dan pengembangan, karyawan baru lanjut dengan masa orientasi selama 1 tahun dan akan dilakukan penilaian kinerja karyawan. f. Hasil dari penilaian kinerja karyawan tersebut, maka ada laporan keputusan kontrak kerja (diperpanjang kontrak kerja atau tidak diperpanjang kontrak kerja).

Tabel 4.1 Penjelasan Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia

No. Nama Proses Input Proses Output

1. Pengisian form kebutuhan karyawan Data Kebutuhan Karyawan

Proses ini menjelaskan tentang Kepala Tiap Bagian mengisi data kebutuhan karyawan

Data Kebutuhan Karyawan

2. Persetujuan dari GM, Dirut, Dirum

Data Kebutuhan Karyawan

Proses ini menjelaskan tentang untuk

mendapat persetujuan data kebutuhan karyawan dari pihak Direksi (GM, Dirut, Dirum)

Data Kebutuhan Karyawan

3. Decision Data Kebutuhan Karyawan

Proses ini menjelaskan tentang apakah data kebutuhan karyawan telah disetujui oleh para direksi, jika telah disetujui maka data kebutuhan karyawan diberikan kepada bagian Personalia dan jika data kebutuhan

Data Kebutuhan Karyawan

No. Nama Proses Input Proses Output karyawan belum

disetujui maka kembali ke pengisian data kebutuhan karyawan. 4. Membuat

lowongan pekerjaan

Lowongan pekerjaan

Proses ini menjelaskan tentang membuat lowongan pekerjaan untuk masyarakat kepada perusahaan Lowongan pekerjaan

5. Seleksi Administrasi

Surat Lamaran Kerja

Proses ini menjelaskan tentang Surat Lamaran Kerja yang masuk ke bagian Personalia dilakukan seleksi administrasi.

Surat lamaran kerja

6. Membuat surat panggilan

Surat Lamaran Kerja

Proses ini menjelaskan tentang bagain

Personalia membuat surat panggilan untuk para pelamar yg lolos dari seleksi

administrasi

Surat panggilan

No. Nama Proses Input Proses Output 7. Penilaian

Wawancara

Data Penilaian Wawancara

Proses ini menjelaskan tentang bagian Direksi melakukan penilaian wawancara kepada para pelamar kerja.

Penilaian wawancara

8. Decision Data Penilaian Wawancara

Proses ini menjelaskan tentang apakah

penilaian wawancara telah disetujui oleh para direksi, jika telah disetujui maka

pelamar melanjutkan proses selanjutnya dan jika penilaian

wawancara belum disetujui maka kembali ke surat panggilan

Data penilaian wawancara

9. Penempatan dan Penilaian Orientasi

Data Penilaian Orientasi

Proses ini menjelaskan tentang pelamar kerja mendapatkan

penempatan posisi dan dilakukan penilaian

Data penilaian orientasi

No. Nama Proses Input Proses Output orientasi dari pihak

kepala tiap bagian. 10. Membuat

jadwal pelatihan dan pengembangan Jadwal Pelatihan Dan Pengembangan

Proses ini menjelaskan tentang bagain

Personalia membuat jadwal pelatihan dan pengembangan

Jadwal pelatihan dan pengembangan

11. Membuat daftar data karyawan yang akan habis masa kontrak

Data karyawan Bagain Personalia membuat daftar data karyawan yang akan habis masa kontrak yang diperoleh dari data karyawan Daftar data karyawan yang akan habis masa kontrak

12. Membuat jadwal penilaian kinerja

Data Karyawan

Proses ini menjelaskan tentang bagain

Personalia membuat jadwal penilaian kinerja untuk pihak Direksi

Jadwal penilaian kinerja

13. Form Penilaian Kinerja Karyawan Daftar Data Karyawan Yang Akan Habis Masa

Proses ini menjelaskan tentang pihak Direksi melakukan penilaian kinerja terhadap Hasil form penilaian kinerja karyawan

No. Nama Proses Input Proses Output Kontrak, Form Penilaian Kinerja Karyawan, dan jadwal karyawan kontrak

14. Membuat laporan keputusan kontrak Hasil Form Penilaian Kinerja Karyawan Bagian Personalia membuat laporan keputusan kontrak kerja (diperpanjang kontrak kerja atau tidak diperpanjang kontrak kerja). Laporan keputusan kontrak kerja (diperpanjang kontrak kerja atau tidak diperpanjang kontrak kerja). 15. Decision Hasil Form

Penilaian Kinerja Karyawan

Proses ini menjelaskan tentang apakah

penilaian kinerja karyawan berhak diperpanjang masa kontrak atau tidak, jika hasil penilaian kinerja karyawan lulus maka bagian Personalia membuat Laporan keputusan kontrak kerja (diperpanjang kontrak kerja atau tidak diperpanjang kontrak kerja).

No. Nama Proses Input Proses Output laporan kontrak

diperpanjang dan jika hasil penilaian kinerja karyawan tidak lulus maka bagian

Personalia membuat laporan kontrak tidak diperpanjang

Gambar 4.1 Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia Pada PT. Jasamitra Propertindo

Setelah mengetahui siklus manajemen SDM, selanjutnya adalah mengidentifikasi masalah yang terdapat siklus manajemen SDM di PT. Jasamitra Propertindo. Beberapa permasalah yang pasti terjadi dalam mengelola siklus manajemen SDM adalah mengolah berkas-berkas pelamar untuk dipilah-pilah berdasarkan bagian yang dipilih oleh pelamar, melakukan seleksi administrasi yang memenuhi syarat-syarat administrasi, menentukan hasil wawancara yang telah dilakukan, mengolah penilaian kinerja karyawan, dan membuat laporan keputusan kontrak kerja. Dari beberapa permasalahan tersebut maka untuk mengelola siklus manajemen SDM banyak menyita waktu kerja bagi pihak yang berperan didalamnya. Setelah mengetahui siklus manajemen SDM pada PT. Jasamitra Propertindo maka selanjutnya akan dilakukan identifikasi masalah untuk menggali informasi tentang permasalahan yang ada, sehingga dilakukan beberapa tahap berikut, yaitu observasi terhadap sistem yang berjalan dan wawancara terhadap Direktur Umum, Manajer Operasional, dan Manajer Umum.

Melalui identifikasi tersebut dapat diketahui permasalahan apa yang sebenarnya terjadi pada PT. Jasamitra Propertindo. Permasalahan yang terjadi sebagai berikut:

a. Berdasarkan ketepatan waktu yaitu dalam mengolah siklus manajemen SDM bagian Personalia personalia membutuhkan waktu yang lama untuk memilah dan mengelompokkan data-data yang ada, sehingga berdampak produktivitas rendah pada bagian Personalia dan bagian yang bersangkutan. Apabila harus memilah dan mengelompokkan data secara manual maka bagian Personalia tidak dapat mengerjakan tugas Personalia yang lain.

b. Berdasarkan ketepatan hasil yaitu sering terjadi subjektifitas dalam penilaian kinerja karyawan dan kurangnya akurasi data, karena penginputan dan pengolahan data belum memakai sistem informasi.

Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran sistem terkomputerisasi yang akan dirancang untuk memecahkan permasalahan diatas adalah sebagai berikut:

a. Menganalisis dan merancang desain sistem yang dapat mengurangi produktivitas rendah pada bagian yang terlibat, dengan cara membuat sistem informasi ini secara rinci sehingga bagian terkait dapat langsung menginputkan data-data yang dibutuhkan.

b. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat mampu menangani mulai dari perencanaan SDM, rekruitmen karyawan, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penempatan dan orientasi, penilaian kinerja, sampai pengakhiran hubungan kerja dengan efektif dan efisien serta akurat dan mampu mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga dapat meningkatkan produktifitas perusahaan.

1) Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna

Tahap ini dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan oleh PT. Jasamitra Propertindo. Berhubungan dengan beberapa tahap yang telah dilakukan, maka didapatkan suatu hasil yaitu:

Tabel 4.2 Kebutuhan Informasi Pengguna

No. Pengguna Keterangan

1. Kepala Tiap Bagian

-Mengelola data kebutuhan karyawan -Mengelola seleksi karyawan

-Memperoleh data master nilai penilaian wawancara -Memperoleh data master pertanyaan penilaian

wawancara

-Mengelola penilaian orientasi karyawan

-Memperoleh data master nilai orientasi karyawan -Memperoleh data master pertanyaan orientasi

karyawan

-Mengelola penilaian kinerja karyawan

-Memperoleh data master nilai penilaian kinerja karyawan

-Memperoleh data master pertanyaan penilaian kinerja karyawan

2. Bagian Personalia

-Memperoleh data master pelamar -Mengelola data master karyawan

-Mengelola data master absensi karyawan -Mengelola data master keterangan absensi -Mengelola data master bagian

-Mengelola data master jabatan

-Mengelola data master jabatan karyawan -Mengelola data master departemen -Mengelola data master status kontrak

-Mengelola data master jenis keputusan kontrak -Mengelola data master periode tahun

-Mengelola data master nilai penilaian wawancara -Mengelola data master nilai penilaian orientasi

karyawan

-Mengelola data master nilai penilaian kinerja karyawan

-Mengelola data master pertanyaan penilaian wawancara

-Mengelola data master pertanyaan penilaian orientasi karyawan

-Mengelola data master pertanyaan penilaian kinerja karyawan

-Mengelola jadwal pelatihan dan pengembangan -Mencetak laporan keputusan kontrak kerja -Memperoleh informasi keputusan kontrak kerja 3. Direksi

-Memperoleh informasi data karyawan

-Mamperoleh informasi penilaian kinerja karyawan -Mengelola keputusan kontrak kerja

2) Menentukan Kebutuhan Sistem

Berdasarkan tahapan yang telah dirancangkan pada bab tiga, maka dapat dirancang suatu sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo yang digambarkan dalam Blok Diagram pada Gambar 4.2.

Blok Diagram pada gambar 4.2 menggambarkan rancangan kebutuhan fungsional sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo. Blok diagram mengelompokkan berdasarkan input, proses dan output. Kelompok input terdiri dari data kebutuhan karyawan, data pelamar kerja, data penilaian wawancara, jadwal pelatihan dan pengembangan, data penilaian orientasi karyawan, data karyawan, data penilaian kinerja karyawan, dan data laporan keputusan kontrak. Data input diproses sesuai dengan prosedur yang ada pada PT. Jasamitra Propertindo. Kelompok proses yang terjadi pada sistem adalah mengelola data kebutuhan karyawan, mengelola rekrutmen karyawan, megelola penilaian wawancara, mengelola jadwalan pelatihan dan pengembangan, mengelola penilaian orientasi karyawan, mengelola penilaian orientasi karyawan, mengelola penilaian kinerja karyawan, mengelola keputusan kontrak kerja. Hasil dari proses merupakan informasi data kebutuhan karyawan, informasi jumlah pelamar kerja, informasi penilaian wawancara, informasi jadwal pelatihan dan pengembangan, informasi penilaian orientasi karyawan, informasi penilaian kinerja karyawan, dan informasi keputusan kontrak kerja.

4.1.2 Hasil Analisis Operasional

Dalam tahap ini, kebutuhan dalam pembuatan sistem informasi dilakukan dalam beberapa aktifitas yang akan dijelaskan berikut ini:

1. Identifikasi Pengguna

Sistem Informasi ini memiliki tiga pengguna yaitu Kepala Tiap Bagian, Kepala Bagian Personalia, Bagian Personalia, Direksi. Berikut adalah deskripsi mengenai pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem.

a. Pengguna : Kepala Tiap Bagian

Deskripsi: Kepala Tiap Bagian adalah pengguna yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan data kebutuhan karyawan, pengelolaan seleksi karyawan, pengelolaan penilaian orientasi karyawan, dan pengelolaan penilaian kinerja karyawan.

b. Pengguna : Bagian Personalia

Deskripsi: Bagian Personalia adalah pengguna yang bertanggung jawab terhadap maintenance data master, maintenance rekrutmen karyawan, mengelola jadwal pelatihan dan pengembangan, dan mencetak laporan keputusan kontrak kerja. c. Pengguna : Direksi

Deskripsi: Direksi adalah pengguna yang bertanggung jawab terhadap mengelola keputusan kontrak kerja.

2. Identifikasi Fungsi a. Kepala Tiap Bagian

1) Mengelola Data Kebutuhan Karyawan

Fungsi ini merupakan fungsi dimana kepala tiap bagian melakukan penginputan terhadap data kebutuhan karyawan beserta spesifikasi karyawan yang dibutuhkan tiap bagian.

2) Mengelola Seleksi Karyawan

Fungsi ini merupakan fungsi dimana kepala tiap bagian melakukan penginputan terhadap penilaian wawancara beserta penghitungan hasil penilaian wawancara.

165

3. PDM

Pada Rancangan PDM Analisis dan Desain Sistem Informasi SDM tidak ada “error” yang terjadi, dan ada “warning” 0. Keseluruhan warning yang ditampilkan disebabkan karena proses pengecekan pada power designer 15 lebih komplek, hal tersebut dapat dilihat pada hasil berikut:

Checking physical data model ... Storage requires a database. Checking package ...

Circular references

Constraint name uniqueness Constraint name maximum length Circular dependencies

Checking table ...

Table name uniqueness Table code uniqueness

Table name maximum length Table code maximum length Existence of column

Existence of index Existence of key

Number of auto-incremented columns Existence of reference

Table mapping not defined Column mapping not defined

Table Timestamp Uniqueness Checking column of table Column name uniqueness Column code uniqueness Column code maximum length Domain divergence

Column mandatory

Detect inconsistencies between check parameters Precision > Maximum Length

Undefined data type

Foreign key column data type divergence Foreign key column constraint divergence

Auto-incremented column with data type not numeric Auto-incremented column is foreign key

Missing computed column expression Identity Seed and Increment validity Checking index of table

Index name uniqueness Index code uniqueness Index code maximum length Existence of index column Index column count Index inclusion

167

Checking key of table Key name uniqueness Key code uniqueness Key code maximum length Existence of column Key inclusion

Checking reference ...

Reference name uniqueness Reference code uniqueness

Reflexive and mandatory reference Existence of reference join

Reference code maximum length Incomplete join

Join order

0 error(s), 0 warning(s). The Physical

168

Bab ini menjeaskan tentang kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Tugas Akhir ini serta saran untuk kemungkinan pengembangan lebih lanjut dari perencangan desain sistem yang dibuat.

5.1Kesimpulan

Berdasarkan penelitian tugas akhir ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. JASAMITRA PROPERTINDO dapat diambil kesimpulan bahwa:

a. Dengan menggunakan GUI design studio memudahkan dalam medesain tampilan dari Aplikasi yang akan dibuat baik itu form list daftar, input ataupun dialog dialog pemberitahuan ataupun peringatan.

b. Walaupun teknologi lama, Power disgner 6 dirasa masih sangat membantu untuk pembuatan DFD dan CDM / PDM program.

c. Microsoft Visio digunakan untuk merancang flowchart dan berbagai macam diagram yang menggambarkan sistem secara umum maupun khusus.

d. Karena masih dirancang secara terpisah pisah (sistem) , akan susah dirasa untuk mengkoneksikan ataupun mengkomunikasikan antar diagram dan sistem yang sudah dirancang.

Hasil penelitian ini adalah disusunnya analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, dan evaluasi desain sistem. Setelah dilakukan evaluasi, rancangan dokumen sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Jasamitra Propertindo mampu menghasilkan

169

sistem yang membantu pihak perusahaan dalam proses pengelolaan perusahaan khususnya pada bagian sumber daya manusia.

5.2Saran

Berdasarkan penelitian tugas akhir ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. JASAMITRA PROPERTINDO dapat diambil Saran bahwa:

a. Kedepanya para perancang bisa mencoba untuk merancang dengan menggunakan sistem yang lebih terintegrasi agar lebih memudahkan proses pembuatan rancangan sistem informasi yang akan dibuat.

b. Seharsnya perancangan tidak cuma berhenti pada perancangan saja namun lebih di cek ke arah pengecekan fisik agar bisa tahu benar dan salahnya sebuah sistem, misal fisik database, form input yang terintegrasi ke database dan lain sebagainya.

170

Ahmadi, Nugroho. (2012). Manajemen Sumber Daya (Human Resource Management). Edisi keempatbelas. Jakarta: Salemba Empat.

Dessler, Gary. 2015. Manajemen Sumber Daya (Human Resource Management). Edisi keempatbelas. Jakarta: Salemba Empat.

Hariyanto, Ir., MT., Bambang. (2004). Sistem Manajemen Basis Data. Bandung: Informatika.

Jogiyanto, HM. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto, HM. (2010). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Edisi IV. Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, Abdul. (2001). Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi.

Kadir, Abdul. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi Kelima Jilid 2. Jakarta: PT. Indeks.

Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima Jilid 5 Jilid 2. Jakarta: PT. Indeks.

Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall. (2006). Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima Jilid 5. Jakarta: PT. Indeks.

Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi Kelima Jilid 1. Jakarta: PT. Indeks.

Pressman, R. S. (2010), Software Engineering: a practitioner’s approach. New York: McGraw-Hill.

Rivai, Veithzal dan Ella Jauvani Sagala. (2009). Managemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Edisi kedua. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Susanto, Azhar. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Linggar Jaya.