Setelah surat disampaikan pada alamat biro yang dituju maka akan disimpan atau dikelola oleh masing-
masing biro atau bagian yang kemudian digunakan sebagai arsip.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip khususnya arsip yang masih aktif pada bagian Perpustakaan Dinperindag Provinsi Jawa Tengah
menggunakan sistem subjek. Ini berarti dalam penyimpanan arsip- arsipnya mendasarkan pada masalah atau isi dari arsip yang
bersangkutan. Pola klasifikasi yang digunakan adalah pola klasifikasi berkode karena pada pola klasifikasinya dilengkapi
dengan kode klasifikasi berupa angka. Pola klasifikasi pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah dibagi 8
subjek utama yaitu Umum, Kepegawaian, Keuangan, Statistik, Perrencanaan, Produksi, Tekhnik dan Pemasaran. Setelah arsip
selesai diproses maka akan disimpan didalam tempat yang tetap
permanen.
Gambar sketsa penyimpanan surat masuk. Sumber : Arsip Dinperindag 1998.
Ada 5 langkah yang dipergunakan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah dalam penyimpanan arsip
yaitu : a.
Pemeriksaan Meneliti arsip tersebut apakah sudah ada disposisi untuk
disimpan atau belum. Memeriksa kelengkapan lampiran dan menyingkirkan bahan-bahan yang bukan arsip yang tidak
perlu disimpan, misalnya amplop. b.
Pengindeksan Disini setiap dokumen atau surat ditentukan kata tangkapnya
untuk mengetahui subjenya berdasarkan isi atau masalah. Misalnya perijinan praktek kerja lapangan.
c. Memberi Tanda pengkodean
Pada langkah ini dilakukan dengan cara yang sederhana, yaitu dengan memberi tanda centang v pada kata
tagkapnya yang sudah ditentukan pada langkah pengindeksan. Setelah itu menuliskan kode
penyimpanannya. Misalnya nomor kode 016.5, yaitu tentang praktek lapangan.
d. Penyortiran
Setelah dokumen atau surat selesai diberi kode, kemudian dikelompokan sesuai dengan subjek atau masalahnya.
Misalnya, kelompok 016 untuk Pendidikan Latihan. e.
Penyimpanan Sebelum disimpan, arsip tersebut diberi stempel jadwal
retensi arsip untuk menentukan masa simpannnya. Untuk menentukan masa simpan arsip, digunakan buku pedoman
jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan menurut SK Direksi No. 1820Kpts1998.
Arsip yang diberi stempel kemudian dimasukkan ke dalam map gantung hanging folder kemudian disimpan dalam
filling cabinet yang ditata berurutan sesuai klasifikasinya.
3. Peminjaman Arsip
