TA : Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya.

TUGAS AKHIR

Oleh:

Nama : NURI ESTATIKA HERGA PUTRI NIM : 06.41010.0186

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI PASIEN PADA PUSKESMAS JAGIR SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : NURI ESTATIKA HERGA PUTRI NIM : 06.41010.0186

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

“Tidak ada yang bisa menolong dirimu, kecuali dirimu sendiri”

Terima kasih kupersembahkan kepada: Allah Subhanahu Wa Ta’ala Ibu, Ayah dan Adikku tercinta

Puskesmas Jagir merupakan salah satu Puskesmas di Surabaya yang proses bisnisnya berlangsung padat dalam hal pelayanan dan pemeriksaan pasien rawat jalan. Kendala yang dihadapi Puskesmas Jagir adalah pada pengolahan data yang berhubungan dengan pasien, yaitu problem dalam pencarian data, yang mengakibatkan kasus duplikasi kartu berobat pasien. Kendala lain yaitu inkonsistensi data, pencatatan data jumlah kunjungan pasien pada bagian pendaftaran berbeda dengan data jumlah kunjungan pada bagian unit periksa, transfer data berlangsung manual, dan proses pelaporan membutuhkan usaha ekstra karena disalin berulang-ulang sebelum ke buku besar.

Untuk mengatasi permasalahan diatas maka dibuat Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya, yang dapat membantu administrasi di bagian pendaftaran dan unit periksa yang mencakup pencarian pasien, validasi pasien, pendaftaran pasien, antrian pasien, pemeriksaan pasien, pencatatan obat dan pelaporan.

Dengan adanya Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya, maka dapat memberikan informasi yang lebih akurat dan membantu dalam pencarian data pasien, mencegah duplikasi kartu berobat, memberikan data jumlah pasien yang konsisten antar unit, membantu pencatatan rekam medik dan membantu pencatatan pengeluaran obat. Dengan pengolahan data yang tepat maka dapat dihasilkan pelaporan informasi yang bermanfaat bagi Kepala Puskesmas.

Kata kunci: sistem administrasi pasien, puskesmas, rekam medis.

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan... ... 4

1.5 Manfaat... ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Standar Puskesmas ... 8

2.1.1 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas ... 16

2.1.2 Puskesmas Jagir Surabaya ... 20

2.2 Sistem... ... 28

2.3 Sistem Administrasi ... 29

2.4 Sistem Informasi ... 31

2.5 Rekayasa Perangkat Lunak ... 32

2.5.1 Tujuan Rekayasa Perangkat Lunak ... 33

2.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 38

2.7 Konsep Dasar Basis Data ... 39

2.7.1 Database ... 39

2.7.2 Sistem Basis Data ... 40

2.7.3 Database Management System ... 41

2.8 Testing dan Implementasi Sistem ... 43

2.9 Interaksi Manusia dan Komputer ... 45

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 49

3.1 Identifikasi Masalah ... 49

3.2 Analisa Sistem ... 50

3.3 Perancangan Sistem ... 56

3.3.1 System Flow ... 57

3.3.2 Data Flow Diagram... 63

3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 67

3.3.4 Struktur Database ... 69

3.3.5 Desain Interface ... 76

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 102

4.1 Kebutuhan Sistem ... 102

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Untuk Server ... 102

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Untuk Client ... 103

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ... 104

4.3.1 Form Login... 105

4.3.2 Form Menu Utama ... 106

4.3.3 Form Menu Pendaftaran ... 107

4.3.4 Form Menu Unit Periksa Umum dan Gigi ... 109

4.3.5 Form Menu Unit Periksa Ibu... 110

4.3.6 Form Menu Unit Periksa Anak ... 115

4.3.7 Form Laporan Pendaftaran Harian ... 117

4.3.8 Form Laporan Pendaftaran Bulanan ... 117

4.3.9 Form Laporan Kunjungan Gratis Harian ... 118

4.3.10 Form Laporan Kunjungan Harian ... 119

4.3.11 Form Laporan Kunjungan Bulanan ... 119

4.3.12 Form Laporan Kunjungan Tahunan ... 120

4.3.13 Form Laporan Penggunaan Obat ... 121

4.4 Evaluasi ... 122

4.4.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 123

4.4.2 Analisa Hasil Uji Coba Sistem ... 136

BAB V PENUTUP ... 138

5.1 Kesimpulan ... 138

5.2 Saran ... 139

DAFTAR PUSTAKA ... 140

LAMPIRAN ... 142

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Administrasi menurut Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi

Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009:1) adalah memiliki arti kegiatan

penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Puskesmas Jagir merupakan salah satu Puskesmas di Surabaya yang proses bisnisnya dalam hal administrasi pelayanan dan pemeriksaan pasien rawat jalan berlangsung padat. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu sistem administrasi pasien yang dapat membantu mengolah dan menyediakan informasi yang tepat dan bermanfaat, serta dapat mengurangi kesalahan pencatatan data.

Permasalahan yang dihadapi Puskesmas Jagir adalah pada pengolahan data yang berhubungan dengan pasien, yaitu kesulitan pencarian data pasien, sehingga mengakibatkan adanya duplikasi kartu berobat pasien. Duplikasi ini dapat terjadi karena dokumen tidak memiliki salinan sehingga rawan hilang dan rusak. Kendala lain yaitu pencatatan data jumlah kunjungan pasien pada bagian pendaftaran berbeda dengan data jumlah kunjungan pada bagian unit pengobatan, pencatatan data tidak sesuai dengan kondisi real, pencatatan laporan kurang praktis karena disalin berulang-ulang, waktu yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan relatif lama karena harus merekap ke buku besar laporan Puskesmas.

Berdasarkan uraian permasalahan di atas, maka dirancang bangun sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya. Dengan adanya pengolahan data yang tepat maka dapat dihasilkan informasi yang lebih akurat bagi Kepala Puskesmas, sehingga secara tidak langsung dapat membantu meningkatkan mutu pelayanan kesehatan pada Puskesmas Jagir Surabaya.

1.2Perumusan Masalah

Pada penelitian ini, dapat dirumuskan permasalahan yaitu Bagaimana Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya.

1.3Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Data yang digunakan adalah dari hasil survey tahun 2011 di Puskesmas Jagir Surabaya.

b. Menangani pasien rawat jalan, bukan rawat inap dan Instalasi Rawat Darurat (IRD).

c. Hanya mencangkup pelayanan di unit pendaftaran dan unit periksa.

d. Data obat sebatas master obat untuk disimpan dalam rekam medis dan pencatatan pengeluaran obat, tidak menangani pembayaran obat.

e. Modul-modul yang terdapat dalam sistem ini:

1. Modul Manajemen Pengolahan Data, terdiri dari: a. Data User

b. Data Pasien

c. Data Kategori Pasien d. Data Obat

2. Modul Transaksi, terdiri dari: a. Transaksi Pendaftaran Pasien b. Transaksi Pemeriksaan Pasien c. Transaksi Pencatatan Resep

f. Pelaporan yang ada dalam sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya yaitu meliputi:

1. Laporan Pendaftaran

a. Laporan Pendaftaran Harian b. Laporan Pendaftaran Bulanan 2. Laporan Registrasi Kunjungan Pasien

a. Laporan Kunjungan Bayar b. Laporan Kunjungan Gratis c. Laporan Kunjungan Balita d. Laporan Kunjungan Harian e. Laporan Kunjungan Bulanan f. Laporan Kunjungan Tahunan 3. Laporan Pembayaran Karcis

4. Laporan Rekap Pengeluaran Obat (Resep) 5. Laporan Pemeriksaan (Rekam Medik)

a. Laporan Rekam Medik Umum b. Laporan Rekam Medik Ibu Antenatal c. Laporan Rekam Medik Ibu Nifas d. Laporan Rekam Medik Anak 6. Laporan Rujukan

1.4Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah merancang bangun sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya, dimana sistem ini dapat membantu meningkatkan mutu pelayanan kesehatan pada Puskesmas Jagir Surabaya.

1.5Manfaat

Manfaat dari rancang bangun sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya bagi user aplikasi adalah:

a. Pasien

1. Proses pendaftaran lebih hemat waktu karena ada menu pencarian dan validasi pasien.

2. Proses pembayaran dilakukan di bagian pendaftaran, sehingga mempersingkat prosedur yang sebelumnya adalah membayar bukti pendaftaran di kasir lalu kembali lagi ke bagian pendaftaran.

3. Antrian di unit periksa lebih terkelola karena sudah ditentukan oleh sistem, bukan manual berdasarkan tumpukan berkas pendaftaran seperti sistem sebelumnya.

b. Admin Pendaftaran

1. Jika kartu berobat pasien hilang, tidak perlu mencari ke rak salinan kartu berobat, cukup dilakukan pencarian pada sistem. Setelah data ditemukan dapat langsung dilakukan cetak kartu berobat baru

2. Tidak perlu ada transfer berkas manual karena semua data tersimpan dalam sistem.

3. Tidak bertanggung jawab dalam mengatur antrian pasien pada unit periksa, karena di aplikasi sudah dapat mengelola antrian pasien.

4. Tidak perlu melakukan pencatatan manual jumlah tiap pasien yang mendaftar, karena perhitungan jumlah pasien sudah dapat dilihat secara langsung pada sistem.

c. Admin Unit Pemeriksaan

1. Tidak perlu ada pengembalian manual berkas-berkas pendaftaran dan lembar rekam medik dari admin unit ke bagian admin pendaftaran.

2. Tidak perlu membingungkan antrian pasien, karena sistem sudah dapat mengelola antrian pasien

d. Dokter

1. Lembar rekam medik tersimpan dalam database, sehingga rekam medik pasien dapat langsung diakses tanpa meminta dahulu berkas ke bagian penyimpanan di unit pendaftaran

2. Dalam pencatatan rekam medik sudah bisa disertakan konsumsi obat sesuai resep.

3. Proses pencatatan data rujukan yang sebelumnya dicatat manual, selanjutnya akan disimpan oleh sistem yang baru berdasarkan kebutuhan penanganan jenis apa yang sesuai untuk mendukung diagnosa pemeriksaan dokter.

4. Tidak perlu ada pengembalian lembar rekam medik kepada admin pendaftaran.

e. Kepala Puskesmas

Aplikasi ini dapat mempersingkat proses pelaporan, laporan dapat segera dilihat secara langsung, tidak perlu menunggu para admin untuk menyalin pada buku besar pelaporan. Semua pelaporan dilakukan oleh sistem,

user cukup mencetak saja jika diperlukan.

1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika dari Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya. BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini dijelaskan tentang teori yang berkaitan dengan permasalahan dan teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam Rancang Bangun Sistem Administrasi Pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya, antara lain: teori dalam buku Puskesmas Jagir Surabaya, teori sistem, teori sistem administrasi, teori sistem informasi, teori rekayasa perangkat lunak, teori analisa dan perancangan sistem, teori konsep dasar basis data, teori testing dan implementasi sistem dan teori interaksi manusia dan komputer .

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini dijelaskan tentang pembahasan sistem dan perancangan sistem yang meliputi analisis pemasalahan, document flow manual, system

flow, hirarki proses input, data flow diagram, entity relationship

diagram, struktur tabel dan desain I/O.

BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Bab ini dijelaskan tentang implementasi dari aplikasi yang dibuat secara keseluruhan dan memberikan penjelasan dari rancangan input dan output serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat antara lain: impelementasi sistem, implementasi aplikasi dan evaluasi uji coba fitur dasar sistem.

BAB V : PENUTUP

Bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan selanjutnya.

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Standar Puskesmas

Puskesmas sebagai Unit Pelaksanaan Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja tertentu. Wilayah kerja Puskesmas meliputi wilayah kerja administratif, yaitu satu wilayah Kecamatan, atau beberapa Desa/Kelurahan di satu wilayah Kecamatan.

Agar peran dan fungsi Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan yang berada di ujung paling depan dapat lebih maksimal melayani masyarakat, maka setiap Puskesmas yang ada maupun yang akan didirikan harus memenuhi standar, baik sebagai Puskesmas rawat jalan maupun Puskesmas rawat inap.

A. Standar Manajemen dan Administrasi Puskesmas

Manajemen Puskesmas adalah proses rangkaian kegiatan yang dilaksanakan secara sistematik di Puskesmas untuk menghasilkan keluaran yang efektif dan efisien untuk semua pekerjaan kegiatan. Administrasi Puskesmas adalah tata cara tulis menulis yang dilakukan secara teratur, tertib, terarah dan seragam serta mempunyai peranan dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok guna mencapai tujuan organisasi.

Manajemen dan administrasi di Puskesmas rawat jalan meliputi: 1. Kelembagaan

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan pasal 30 menyebutkan bahwa semua fasilitas Pelayanan Kesehatan harus mempunyai ijin yang dikeluarkan oleh Pemerintah. Puskesmas sebagai fasilitas kesehatan harus mempunyai ijin yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota atas usulan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Secara kelembagaan, kedudukan Puskesmas dibedakan menurut keterkaitannya dengan Sistem Kesehatan Nasional, Sistem Kesehatan Kabupaten/Kota.

2. Visi, misi dan tujuan a. Visi

Berdasarkan Pedoman Standar Puskesmas oleh Bidang Bina Pelayanan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur menyebutkan bahwa visi pembangunan kesehatan di Puskesmas adalah ”Terwujudnya Kecamatan Sehat”, yakni sebuah Kecamatan dimana masyarakatnya hidup dalam lingkungan yang sehat dan perilaku hidup bersih dan sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu, secara adil dan merata agar tercapai derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Rumusan visi untuk masing-masing Puskesmas harus mengacu pada visi tersebut dan digunakan sesuai dengan situasi dan kondisi masyarakat serta wilayah kecamatan setempat.

b. Misi

Misi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan puskesmas adalah:

1. Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan di wilayah kerjanya.

2. Puskesmas akan selalu menggerakkan pembangunan sektor lain yang diselenggarakan di wilayah kerjanya, agar memperhatikan aspek kesehatan.

3. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat di wilayah kerjanya.

4. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan menuju kemandirian untuk hidup sehat.

5. Memelihara dan meningkatkan mutu pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan.

6. Puskesmas akan selalu berupaya menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan standar dan memuaskan masyarakat. 7. Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan. Keluarga,

masyarakat, beserta lingkungannya. c. Tujuan

Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan kesehatan Nasional yakni meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di

wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat.

3. Struktur organisasi

Struktur organisasi Puskesmas tergantung dari kegiatan dan beban tugas masing-masing Puskesmas. Penyusunan struktur organisasi Puskesmas di satu Kabupaten/Kota dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Sebagai acuan dapat dipergunakan pola struktur organisasi Puskesmas sebagai berikut:

a. Kepala Puskesmas

b. Unit Tata Usaha yang bertanggungjawab membantu Kepala Puskesmas dalam pengelolaan:

1. Pengolahan data dan informasi, Perencanaan dan Penilaian (SP2TP) 2. Keuangan

3. Kepegawaian dan umum

c. Unit Pelaksana Teknis Fungsional Puskesmas

Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) di Puskesmas yaitu UKP rawat jalan yang terdiri dari penanggung jawab:

1. Poli Umum

2. Poli Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) dan Keluarga Berencana (KB) 3. Poli Gigi

4. Klinik Gizi 5. Ambulans

6. Unit Gawat Darurat 7. Radiologi

8. Laboratorium 9. Apotik

10. Gudang Obat 11. Puskesmas Keliling

Kepala Puskesmas

Kepala Tata Usaha

Keuangan Kepegawaian

dan Umum

SP2TP

Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan

Penanggung Jawab

• Poli Umum

• Poli KIA/KB • Poli Gigi • Klinik Gizi

• Ambulans

• UGD

• Laboratorium • Apotik

• Gudang Obat

Sumber: Standar Puskesmas Provinsi Jawa Timur 2011 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Puskesmas Rawat Jalan

4. Alur pelayanan

Alur pelayanan yaitu kemudahan dan kepastian tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat. Alur pelayanan yang harus ada adalah alur pelayanan Puskesmas, alur pelayanan kamar bersalin, alur pelayanan laboratorium dan lain-lain. Alur pelayanan pasien gawat darurat disesuaikan dengan kasus agar segera mendapatkan penanganan.

5. Alur rujukan

Sesuai dengan jenis upaya kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas ada dua macam rujukan yang dikenal, yakni:

a. Rujukan Upaya Kesehatan Perorangan

Cakupan rujukan pelayanan kesehatan perorangan adalah rujukan kasus penyakit. Apabila Puskesmas tidak mampu menanggulangi satu kasus penyakit tertentu, maka Puskesmas tersebut wajib merujuknya ke sarana pelayanan kesehatan yang lebih mampu. Rujukan upaya kesehatan perorangan dibedakan atas tiga macam:

1. Rujukan kasus

Rujukan kasus dapat dilakukan untuk keperluan:

a. Pengobatan yang memerlukan observasi dan rawat inap b. Tindakan medik

c. Memerlukan pelayanan spesialistik 2. Rujukan bahan pemeriksaan (spesimen)

Rujukan spesimen dapat dilakukan untuk keperluan diagnostikk, seperti pemeriksaan BTA, kimia klinik, radiologi, USG dan EKG. 3. Rujukan ilmu pengetahuan

Mendatangkan tenaga yang lebih kompeten untuk melakukan bimbingan tenaga Puskesmas dan ataupun menyelenggarakan pelayanan medik di Puskesmas.

d. Rujukan Upaya Kesehatan Masyarakat

Cakupan rujukan pelayanan kesehatan masyarakat adalah rujukan masalah kesehatan masyarakat, misalnya kejadian luar biasa,

pencemaran lingkungan dan bencana. Rujukan ini dilakukan bila Puskesmas tidak mampu menyelenggarakan dan tidak mampu menanggulangi upaya kesehatan masyarakat, maka Puskesmas wajib merujuknya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

6. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu dengan memberikan langkah-langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan untuk membantu mengurangi kesalahan dan pelayanan sub standar.

SOP bermanfaat sebagai acuan dan dasar bagi tenaga pelaksana dalam melaksanakan pelayanan kesehatan bermutu. Selain hal tersebut standar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan, serta melindungi masyarakat dari pelayanan tidak bermutu. Staf medis dan non medis berperan aktif dalam pembuatan SOP serta disahkan oleh Kepala Dinas Kesehatan/Kepala Puskesmas.

SOP harus disertai dengan instruksi kerja yang menjelaskan secara rinci tata cara tentang hal tersebut di atas. Seluruh kegiatan yang berkaitan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja yang ada. SOP dan instruksi kerja tersebut harus dievaluasi secara berkala. SOP yang harus dimiliki Puskesmas ada dua macam, yaitu:

a. SOP medis

1. Pendaftaran, penerimaan dan pemulangan pasien.

2. Pelayanan pasien JAMKESMAS, JAMKESDA dan JAMPERSAL. 3. Pengiriman pasien yang akan dirujuk inter dan antar sarana

pelayanan kesehatan lain.

4. Persetujuan/penolakan tindakan medis.

5. Pembayaran di Unit Gawat Darurat dan kebijakan perkecualian bagi keluarga miskin.

6. Manajemen keluhan bagi pasien, keluarga, pengunjung. 7. Pengisian kartu rawat jalan.

8. Penerimaan, penyimpanan dan pemusnahan spesimen. 9. Pemeriksaan laboratorium.

7. Rekam Medik

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Rekam medik adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medik merupakan data medik pasien tertulis, yang dapat dipergunakan sebagai alat bukti yang sah menurut hukum, dan hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

a. Rekam medik harus disediakan untuk setiap kunjungan.

b. Rekam medik harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas serta harus sesuai standar yang ditetapkan menurut jenis pelayanan.

c. Isi rekam medik untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat: 1. Identitas pasien (nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat dan

pekerjaan)

2. Tanggal dan waktu

3. Hasil anamnesa, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat/perjalanan penyakit

4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik yang dilakukan 5. Dokumentasi hasil pemeriksaan

6. Diagnosis penyakit 7. Rencana penatalaksanaan

8. Pengobatan dan/atau tindakan medik

9. Identitas dan tanda tangan dari dokter yang menangani 10. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien 11. Persetujuan tindakan bila diperlukan

d. Dokter, perawat dan bidan bertanggung jawab akan kebenaran dan ketepatan pengisian rekam medik.

e. Setiap pemberian pelayanan kesehatan oleh para tenaga kesehatan wajib disertai dengan pemberian catatan pada berkas rekam medik. f. Pasien rujukan harus disertai dengan informasi alasan rujukan.

2.1.1 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas

Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) terdiri dari pencatatan dan pelaporan data.

A. Pencatatan

Kegiatan pokok Puskesmas baik yang dilakukan didalam gedung maupun diluar gedung Puskesmas harus dicatat. Dengan demikian perlu adanya mekanisme pencatatan yang baik, formulir yang cukup serta cara pengisian yang benar dan teliti.

1. Formulir pencatatan

Formulir pencatatan SP2TP terdiri dari :

a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) atau disebut ”Family Folder”

b. Kartu Tanda Pengenal (KTP) c. Kartu Rawat Jalan

d. Kartu Rawat Tinggal e. Kartu Penderita Kusta

f. Kartu Indeks Penyakit Khusus Kusta g. Kartu Penderita TB Paru

h. Kartu Indeks Penyakit Khusus TB Paru i. Kartu Ibu

j. Kartu Anak k. KMS Balita

l. KMS Anak Sekolah m. KMS Ibu Hamil n. KMS Usila

o. Kartu Tumbuh Kembang Balita p. Kartu Rumah

2. Mekanisme pencatatan

Pada prinsipnya seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau kunjungan ulang ke Puskesmas harus melalui loket untuk mendapatkan Kartu Tanda Pengenal atau untuk mengambil berkasnya dari petugas loket. Pasien tersebut disalurkan pada unit pelayanan yang dituju. Apabila pasien mendapatkan pelayanan kesehatan di luar gedung Puskesmas, maka pasien tersebut akan dicatat dalam register yang sesuai dengan pelayanan yang diterima. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.2.

- RKK termasuk kartu status - KTP

- Reg. kunjungan - Kartu KB

- Register no indeks

Register – register pelayanan dalam

gedung

Rujukan

LOKET UNIT PELAYANAN TINDAK LANJUT

- Bank data puskesmas - Pengolahan/penyajian - Penyusunan laporan

Sumber: Standar Puskesmas Provinsi Jawa Timur 2011 Gambar 2.2 Mekanisme Pencatatan di Puskesmas

B. Pelaporan

Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat No.590/BM/DJ/Info/V/96 diberlakukan formulir laporan yang baru. Sedangkan untuk kebutuhan Dati II dan Dati I diberikan kesempatan

mengembangkan variabel laporan sesuai dengan kebutuhan, dengan memperhatikan kemampuan/beban kerja petugas di Puskesmas.

1. Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II a. Laporan Bulanan

1. Data Kesakitan 2. Data Obat-Obatan

3. Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit Menular 4. Data Kegiatan Puskesmas

b. Laporan Tahunan Laporan ini mencakup: 1. Data Dasar Puskesmas 2. Data Kepegawaian 3. Data Peralatan

2. Frekuensi Pelaporan dari Puskesmas ke Dati II

Laporan ini menggunakan formulir standart yang terdiri dari:

1. Laporan bulanan dilakukan setiap bulan dan paling lambat tanggal 10, bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II.

2. Laporan tahunan dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 31 Januari tahun berikutnya.

3. Mekanisme Pelaporan Puskesmas

a. Laporan dari Puskesmas Pembantu dan laporan dari Bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.

b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam gedung maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari Puskesmas Pembantu dan Bidan di desa.

c. Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan dimasukkan ke formulir laporan dalam 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP Puskesmas.

d. Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

2.1.2 Puskesmas Jagir Surabaya

Puskesmas Jagir Surabaya yang terletak di Jl. Bendul Merisi No. 1, Kelurahan Jagir, Kecamatan Wonokromo, Surabaya 60244, berdiri sejak tahun 1960. Setelah berpuluh-puluh tahun beroperasi, puskesmas Jagir sekarang merupakan salah satu Puskesmas pusat. Puskesmas yang sekarang berada dibawah pimpinan Dr. Sri Peni Tjahjati ini memiliki wilayah penanganan pada 3 (tiga) kelurahan, yaitu Kelurahan Jagir, Darmo dan Sawunggaling. Puskesmas ini menangani pelayanan kesehatan meliputi rawat jalan dan rawat inap. Setiap harinya Puskesmas ini melakukan banyak transaksi pasien berobat, yang memiliki ragam jenis pasien dan jumlah total kunjungan rata-rata tahun 2008 sebanyak 7131 pasien, tahun 2009 sebanyak 9462 pasien, tahun 2010 sebanyak 11.741 pasien, dan pada tahun 2011 sebanyak 19.060. Puskesmas pusat ini memiliki Puskesmas pembantu yaitu Puskesmas Sawunggaling. Dengan adanya kenaikan angka kunjungan per tahun maka diperlukan suatu peningkatan dalam hal pelayanan pasien dan membutuhkan bantuan dalam pencatatan administrasi

pasien. Peta lokasi Puskesmas Jagir Surabaya tepatnya dapat dilihat pada Gambar 2.3 di bawah ini.

Sumber: Google Maps Gambar 2.3 Peta Lokasi Puskesmas Jagir Surabaya

1. Kepegawaian di Puskesmas Jagir terdiri dari:

a. Dokter Umum : 5 orang

b. Dokter Spesialis : 4 orang

c. Dokter Gigi : 3 orang

d. Dokter Gigi Spesialis : 1 orang e. Sarjana Kesehatan Masyarakat : 1 orang

f. Bidan : 12 orang

g. Perawat : 9 orang

h. Perawat Gigi : 2 orang

i. Sanitarian : 2 orang

k. Apoteker : 2 orang l. Asisten Apoteker : 1 orang m. Analis Laboratorium : 1 orang n. Tenaga Administrasi : 7 orang o. Supir Ambulance : 1 orang p. Kebersihan / Penjaga : 8 orang

q. Staf TI : 2 orang

r. Lain-lain : 12 orang

2. Visi dan Misi a. Visi

Puskesmas dengan pelayanan prima dan profesional untuk mencapai kecamatan sehat.

b. Misi

1. Melaksanakan pelayanan kesehatan yang berkualitas berdasarkan harapan dan kebutuhan masyarakat.

2. Melaksanakan upaya kesehatan dan program kesehatan secara profesional dan integrated.

3. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas.

4. Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan.

Menurut hasil wawancara dengan Ibu Endang selaku staf administrasi di Puskesmas Jagir Surabaya, data kunjungan pasien yaitu data-data yang menyangkut kegiatan pelayanan kunjungan pasien, yang terdiri dari transaksi

pendaftaran pasien, transaksi pemeriksaan dan transaksi pencatatan resep. Sedangkan data kunjungannya sendiri menyangkut kegiatan-kegiatan kunjungan yang dilaksanakan oleh Puskesmas, jenis-jenis kunjungannya, jumlah pasien yang berkunjung dan total kunjungan. Detail data kunjungan pasien tersebut berupa data kunjungan pasien menurut jenis registrasi, data kunjungan pasien menurut jenis kategori pembayaran pasien, data kunjungan pasien menurut jenis usia, data kunjungan pasien menurut periode waktu. Di Puskesmas Jagir Surabaya terdapat 3 (tiga) macam unit pengobatan yaitu:

1. Unit Kesehatan Ibu dan Anak (KIA)

Merupakan unit pengobatan khusus untuk bayi, anak-anak dan ibu. Terdiri dari 2 pengobatan yaitu:

a. Bayi dan Anak

Terdapat dokter spesialis anak dan perawat untuk pelayanannya. Melayani hal-hal mengenai imunisasi dan pengobatan penyakit. Tetapi disini untuk rawat jalan hanya mengambil pemeriksaan umum untuk bayi dan anak, tidak membahas imunisasi.

b. Ibu

Terdapat dokter spesialis kandungan dan bidan untuk pelayanannya. Melayani hal-hal mengenai Keluarga Berencana (KB), ibu hamil, ibu nifas, ibu bersalin, dan pengobatan penyakit kandungan. Disini yang merupakan jenis pemeriksaan rawat jalan hanyalah ibu antenatal

yaitu kontrol ibu hamil sebelum melahirkan, dan ibu nifas yaitu kontrol ibu selama masa pemulihan setelah melahirkan.

2. Unit Pengobatan Gigi (UPG)

Merupakan unit pengobatan khusus untuk untuk semua jenis dan usia pasien yang memiliki keluhan seputar penyakit gigi. Terdapat dokter gigi dan perawat untuk pelayanannya.

3. Unit Pengobatan Umum (UPU)

Merupakan unit pengobatan untuk pasien yang membutuhkan pengobatan umum selain pasien UPG dan KIA. Terdapat dokter umum, dokter spesialis Telinga Hidung Tenggorokan (THT), dokter spesialis penyakit kulit dan kelamin dan perawat untuk membantu pelayanannya.

Data-data pada bagian pendaftaran dan pelayanan di unit-unit pengobatan tersebut, yang didalamnya terdapat transaksi pendaftaran, pemeriksaan dan pencatatan resep, akan diolah untuk menghasilkan informasi-informasi berupa pelaporan yang ditujukan kepada kepala Puskesmas untuk pemantauan bagi kemajuan Puskesmas itu sendiri. Untuk lebih jelasnya, proses administrasi keseluruhan dapat dilihat pada alur prosesnya di Gambar 2.4.

PASIEN DATANG

RAWAT JALAN

PENDAFTARAN

KARTU BEROBAT

PENGOBATAN UMUM

PENGOBATAN GIGI

PENGOBATAN IBU DAN ANAK

RESEP

RESEP

RESEP KASIR

KARCIS RETRIBUSI

DAN NOMER ANTRIAN

KARTU REKAM MEDIK

PELAYANAN OBAT

PUAS

PENGADUAN: - CUSTOMER SERVICE - KOTAK SARAN

PASIEN PULANG

TIDAK YA

Sumber: Puskesmas Jagir Surabaya Gambar 2.4 Alur Proses Pelayanan Puskesmas Jagir

Pelaporan-pelaporan yang dihasilkan berupa: 1. Laporan Kunjungan Pasien

Berisi data jumlah kunjungan pasien yang berobat ke Puskesmas, data kunjungan dihitung berdasarkan data pasien yang melakukan pendaftaran. Kunjungan pasien terbagi menurut jenis keperluan berobat dan jenis pembayaran pasien. Di tiap-tiap jenis terbagi pula pada kegiatan didalam gedung (pagi / sore) dan kegiatan diluar gedung.

a. Laporan Kunjungan Baru

Yaitu jumlah kunjungan pasien yang berobat pertama kali registrasi dan pertama kali mendapat kartu berobat.

b. Laporan Kunjungan Lama

Yaitu jumlah kunjungan pasien yang bukan pertama kali, yang sudah pernah mendapat kartu berobat.

c. Laporan Kunjungan Harian

Yaitu laporan jumlah pasien yang melakukan kunjungan pemeriksaan di hari tertentu, beserta detail pasien dan grafik berdasarkan jumlah pasien per unit periksa.

d. Laporan Kunjungan Bulanan

Yaitu laporan jumlah pasien yang melakukan kunjungan pemeriksaan di bulan tertentu, beserta detail pasien dan grafik berdasarkan jumlah pasien per unit periksa.

e. Laporan Kunjungan Tahunan

Yaitu laporan jumlah pasien yang melakukan kunjungan pemeriksaan di tahun tertentu, beserta detail pasien dan grafik berdasarkan jumlah pasien per unit periksa.

f. Laporan Kunjungan Bayar

Yaitu jumlah kunjungan pasien yang berobat dengan membayar biaya pengobatan penuh secara mandiri.

g. Laporan Kunjungan Gratis

Yaitu jumlah kunjungan pasien yang berobat dengan menggunakan surat-surat tertentu sehingga dapat berobat tanpa biaya atau gratis.

Pasien gratis harus memenuhi salah satu persyaratan dibawah ini: 1. KTP Surabaya

2. Jamkesmas Kuota

3. Jamkesmas Non Kuota (Jamkesda)

4. Jamkesda Maskin (Surat Keterangan Miskin) 5. Jamkesda Non Maskin (KTP)

6. Askes (Asuransi Kesehatan)

7. SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu) h. Laporan Total Kunjungan Balita Sakit

Yaitu jumlah pasien yang berobat dengan batasan umur balita (< 5 tahun). 2. Laporan Rekap Pengeluaran Obat

Berisi data-data obat yang dikeluarkan oleh dokter dalam bentuk resep. 3. Laporan Pemeriksaan (Rekam Medik)

Berisi hasil pemeriksaan pasien, diagnosa penyakit apa yang diderita oleh pasien dan penanganan apa yang telah ditempuh. Diagnosa tersebut dikelola sehingga bisa menjadi histori pada data rekam medik pasien.

4. Laporan Rujukan

Berisi data surat rujukan yang dikeluarkan oleh dokter kepada laboratorium dan rumah sakit.

5. Laporan Pembayaran Karcis

Berisi total pembayaran karcis, untuk mengetahui berapa jumlah kunjungan pasien bayar, dan mengetahui berapa total nominal pembayaran karcis.

2.2 Sistem

Menurut FitzGerald dalam Jogiyanto (2005: 1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan Hall (2007: 6), mengatakan bahwa sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Banyak komponen yang dimaksud adalah sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian.

Menurut Kristanto (2003: 2), sistem adalah kumpulan elemen – elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input yang ditunjukkan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau

output yang diinginkan. Adapun penjelasan tentang elemen – elemen dari sistem

adalah:

1. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan usaha, kebutuhan pemecahan masalah, dan lain sebagainya.

2. Batasan, merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, yang dapat berupa peraturan – peraturan, permasalahan yang dibahas, peralatan, personil dan lain sebagainya.

3. Penghubung, penghubung merupakan media antara satu subsistem dengan subsistem lain sehingga output (keluaran) dari subsistem akan dapat menjadi

4. Input (masukan), merupakan bagian yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data dan jenis pemasukan data.

5. Proses, merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi yang sesuai dengan keinginan penerima.

6. Output (keluaran) merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem yang

dapat berupa laporan, tabel atau grafik.

Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem.

2.3 Sistem Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa latin, yang terdiri ad + ministrate, yang secara operasional berarti melayani, membantu dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuwan dan praktisi sekarang ini. Di bawah ini terdapat beberapa pendapat, arti atau definisi dari administrasi, yaitu:

1. Menurut Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk

Manajer & Staf (2009:1) mengatakan bahwa ada dua pengertian administrasi,

a. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.

b. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Menurut P. Siagin dalam bukunya Administrasi Pembangunan (1947:2) mengatakan bahwa Administrasi adalah ”Keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

3. Menurut J. Wayong dalam bukunya Fungsi Administrasi Negara terbitan tahun 1961, mengemukakan bahwa Administrasi adalah ”Kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan tercapai”.

Administrasi seperti telah banyak disebutkan dalam uraian terdahulu adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang agar berlangsung efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama.

2.4 Sistem Informasi

Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan Gelinas, Oram dan Wiggins dalam Kadir (2003:11) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan

manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta

menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

Komponen dari sistem informasi adalah hardware, software, data, manusia dan prosedur. Kegiatan dari suatu sistem informasi mencakup kegiatan

input, proses, output, penyimpanan dan control.

Sistem informasi dapat dikembangkan menjadi beberapa jenis, dengan tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis (Kendall, 2003:2). Jenis-jenis sistem tersebut diantaranya adalah Transaction Processing Systems

(TPS), Office Automation Systems (OAS), Knowledge Work Systems (KWS),

Manajemen Information Systems (MIS), Decission Support Systems (DSS),

Artificial Intelligent (AI), Computer Supported Collaborative Work Systems

(CSCWS), Group Decission Support Systems (GDSS) dan Executive Support

Systems (ESS). Skema pengembangan sistem informasi dapat dilihat pada Gambar

ESS GDSS CSCWS

Sistem Ahli Decission Support Systems Sistem Informasi Manajemen

Knowledge Work Systems Office Automation Systems

Transaction Processing Systems

Gambar 2.5 Skema Pengembangan Sistem Informasi

2.5 Rekayasa Perangkat Lunak

Menurut Yasin (2012:2), Perangkat Lunak adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak dapat berupa program atau prosedur. Program adalah kumpulan perintah yang dimengerti oleh komputer sedangkan prosedur adalah perintah yang dibutuhkan oleh pengguna dalam memproses informasi (O’Brien, 1999).

Pengertian Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) adalah suatu disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai tahap awal yaitu analisis kebutuhan pengguna, menentukan spesifikasi dari kebutuhan pengguna, desain, pengkodean, pengujian sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan. Dengan pengertian ini jelaslah bahwa Rekayasa Perangkat Lunak tidak hanya berhubungan dengan cara pembuatan program komputer. Pernyataan ”semua aspek produksi” pada pengertian di atas, mempunyai arti semua hal yang berhubungan dengan proses produksi seperti manajemen proyek, penentuan personil, anggaran biaya, metode, jadwal, kualitas sampai dengan pelatihan pengguna merupakan bagian dari Rekayasa Perangkat Lunak (RPL).

2.5.1 Tujuan Rekayasa Perangkat Lunak

Secara umum tujuan Rekayasa Perangkat Lunak tidak berbeda dengan bidang rekayasa yang lain. Hal ini dapat kita lihat pada Gambar 2.6 di bawah ini.

Kinerja

Biaya Waktu

Sumber: Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Obyek Gambar 2.6 Tujuan Rekayasa Perangkat Lunak

Dari gambar 2.6 dapat diartikan bahwa bidang rekayasa akan selalu berusaha menghasilkan output yang kinerjanya tinggi, biaya rendah dan waktu penyelesaian yang cepat. Secara lebih khusus kita dapat menyatakan tujuan RPL adalah:

1. Memperoleh biaya produksi perangkat lunak yang rendah.

2. Menghasilkan perangkat lunak yang kinerjanya tinggi, andal dan tepat waktu. 3. Menghasilkan perangkat lunak yang dapat bekerja pada berbagai jenis platform. 4. Menghasilkan perangkat lunak yang biaya perawatannya rendah.

2.5.2 Metode Rekayasa Perangkat Lunak

Pada rekayasa perangkat lunak, banyak model yang telah dikembangkan untuk membantu proses pengembangan perangkat lunak. Model-model ini pada umumnya mengacu pada model proses pengembangan sistem yang disebut System

Identifikasi dan Pemilihan

Proyek

Inisiasi dan Perencanaan

Proyek

Implementasi

Perawatan Desain

Analisis

Sumber: Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Obyek Gambar 2.7 System Development Life Cycle (SDLC)

Penjelasan dari Gambar 2.7 diatas adalah:

1. Kebutuhan terhadap definisi masalah yang jelas. Input utama dari setiap model pengembangan perangkat lunak adalah pendefinisian masalah yang jelas.

2. Tahapan-tahapan pengembangan yang teratur. Meskipun model-model pengembangan perangkat lunak memiliki pola yang berbeda-beda, biasanya model-model tersebut mengikuti pola umum analysis – design – coding – testing – maintenance.

3. Stakeholder berperan sangat penting, dapat berupa pengguna, pemilik,

pengembang, pemrogram dan orang-orang yang terlibat dalam rekayasa perangkat lunak tersebut.

4. Dokumentasi merupakan bagian penting karena masing-masing tahapan dalam model biasanya menghasilkan sejumlah tulisan, diagram, gambar, atau bentuk-bentuk lain yang harus didokumentasi dan merupakan bagian tak terpisahkan dari perangkat lunak yang dihasilkan.

5. Keluaran dari proses pengembangan perangkat lunak harus bernilai ekonomis. Efek dari penggunaan perangkat lunak yang telah dikembangkan haruslah memberi nilai tambah bagi organisasi.

Menurut Kendall (2007), Systems Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik.

Siklus pengembangan sistem dibagi atas tujuh tahap, antara lain : 1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Dalam tahap ini penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah dalam bisnis mereka, mengukur peluang guna mencapai sisi kompetitif atau menyusun standar-standar industri, dan tujuan-tujuan yang harus dicapai. 2. Menentukan syarat-syarat informasi

Dalam tahap ini, penganalisis berusaha untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka. Orang-orang yang terlibat adalah penganalisis dan pemakai, manajer operasi dan pegawai operasional. Penganalisis sistem perlu tahu detil-detil fungsi-fungsi sistem yang ada yaitu: siapa, apa, dimana, kapan dan bagaimana dari bisnis yang sedang dipelajari.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Dalam tahap ini, penganalisis menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat. Penganalisis juga menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan ringkasan

apa saja yang ditemukan, analisis biaya keuntungan alternatif yang tersedia serta rekomendasi atas apa saja yang harus dilakukan.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap ini, penganalisis merancang data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Penganalisis juga merancang file-file basis data yang menyimpan data yang diperlukan oleh pembuat keputusan dan penganalisis bekerja sama dengan pemakai untuk merancang output. Terakhir penganalisis juga merancang prosedur-prosedur back-up dan kontrol untuk melindungi sistem dan data serta membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram. 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap ini, penganalisis bekerja sama dengan pemrogram mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Penganalisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif, mencakup melakukan prosedur secara manual, bantuan online dan website.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Dalam tahap ini, sistem yang telah dibuat harus dilakukan pengujian terlebih dahulu. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Tahap ini merupakan tahap terakhir yang melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk pengendalian sistem. Pelatihan dilakukan oleh vendor, namun

kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Proses ini mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau membangun suatu basis data, menginstall peralatan, dan membawa sistem baru untuk diproduksi.

2.5.3 Tahapan Rekayasa Perangkat Lunak

Meskipun dalam pendekatan berbeda-beda, namun model-model pendekatan memiliki kesamaan, yaitu menggunakan pola tahapan analysis – design – coding (construction) – testing – maintenance.

1. Analisis Sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan mempelajari seberapa bagus komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka.

2. Model Proses adalah model yang menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses. Biasanya model ini digambarkan dalam

Data Flow Diagram / DFD.

3. Desain Perangkat Lunak adalah tugas, tahapan atau aktivitas yang difokuskan pada spesifikasi detail dari solusi berbasis komputer (Whitten et al, 2004).

4. Konstruksi adalah tahapan menerjemahkan hasil desain logis dan fisik ke dalam kode-kode program komputer.

5. Pengujian sistem melibatkan semua kelompok pengguna yang telah direncanakan pada tahap sebelumnya. Pengujian tingkat penerimaan terhadap perangkat lunak akan berakhir ketika dirasa semua kelompok

pengguna menyatakan bisa menerima perangkat lunak tersebut berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

Perawatan dan Konfigurasi ketika sebuah perangkat lunak telah dianggap layak untuk dijalankan, maka tahapan baru menjadi muncul yaitu perawatan perangkat lunak.

2.6 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kristanto (2003:5), Analisis sistem adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem yang meliputi mempelajari masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem. Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi : perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras data berupa komputer, sedangkan perangkat lunak adalah program. Sedangkan perangkat manusia dapat berupa manajer, analisis sistem, programer dan sebagainya. Dimana ketiga unsur tersebut bersama–sama membangun sistem yang efisien untuk mengatasi masalah yang dihadapi pemakai sistem.

Menurut Jogiyanto (2001:129) “Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”. Berdasarkan penjelasan diatas, analisis sistem adalah sebuah tahap yang paling penting dalam suatu pemrograman dimana tahap ini untuk

mengevaluasi permasalahan yang ada dan kendala-kendala yang dihadapi. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem atau perancangan sistem.

Menurut Kendall (2003:7), analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Analisis dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

2.7 Konsep Dasar Basis Data 2.7.1 Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara

database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah

database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

2.7.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data

(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.

Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

2.7.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL

adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data

dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition, DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation, DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan

dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity, DBMS dapat memeriksa security dan integrity

data yang didefinisikan oleh Database Administrator (DBA).

4. Data Recovery dan Concurrency, DBMS harus dapat menangani

kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang berbersama-samaan.

2.8 Testing dan Implementasi Sistem

Menurut Standar ANSI/IEEE 1059, Testing adalah proses menganalisis suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (defects/error/bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur dari entitas software.

Menurut Romeo (2003:3), Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk:

1. Verifikasi, menentukan verifikasi telah berlaku sebagaimana yang ditetapkan (menurut spesifikasi).

2. Mendeteksi error.

3. Validasi, menentukan validasi berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan telah memenuhi keinginan atau kebutuhan pengguna yang sebenarnya.

Menurut Romeo (2003:6), Test Case merupakan tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya (2003:33). Metode testing yang digunakan adalah Black

Box Testing.

Menurut Romeo (2003:52), Metode uji coba black box memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba black box

memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Uji coba black box

bukan merupakan alternatif dari ujicoba white box, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode white box.

Uji coba black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang. 2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan performa.

5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Tidak seperti metode white box yang dilaksanakan diawal proses, uji coba black box diaplikasikan dibeberapa tahapan berikutnya. Karena uji coba

black box dengan sengaja mengabaikan struktur kontrol, sehingga perhatiannya

difokuskan pada informasi domain. Uji coba didesain untuk dapat menjawab pertanyaan berikut : (Romeo,2003:52)

1. Bagaimana validitas fungsionalnya diuji?

2. Jenis input seperti apa yang menghasilkan kasus uji yang baik ? 3. Apakah sistem secara khusus sensitif terhadap nilai input tertentu ? 4. Bagaimana batasan-batasan kelas data diisolasi?

5. Berapa rasio data dan jumlah data yang dapat ditoleransi oleh sistem? 6. Apa akibat yang timbul dari kombinasi spesifik data pada operasi sistem?

Dengan mengaplikasikan uji coba black box, diharapkan dapat menghasilkan sekumpulan kasus uji yang memenuhi kriteria berikut :

1. Kasus uji yang berkurang, jika jumlahnya lebih dari 1 (satu), maka jumlah dari uji kasus tambahan harus didesain untuk mencapai uji coba yang cukup beralasan

2. Kasus uji yang memberitahukan sesuatu tentang keberadaan atau tidaknya suatu jenis kesalahan, daripada kesalahan yang terhubung hanya dengan suatu uji coba yang spesifik.

Black box testing menurut Romeo (2003:62), dilakukan tanpa

pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black

box testing juga disebut sebagai behavioral testing, specification-based testing,

input/output testing atau functional testing. Black box testing berfokus pada

kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari

software. Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat

menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing bukan teknik alternatif daripada white box testing. Lebih daripada itu, ia merupakan pendekatan pelengkap dalam mencakup error dengan kelas yang berbeda dari metode white box testing.

Kategori error yang diketahui melalui black box testing adalah: 1. Fungsi yang hilang atau tak benar.

2. Error dari antar-muka.

3. Error dari struktur data atau akses eksternal database. 4. Error dari kinerja atau tingkah laku.

5. Error dari inisialisasi dan terminasi.

2.9 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Rizky (2007) Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) dideskripsikan sebagai sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dan sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta

studi tentang faktor- faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi IMK Rizky (2007) adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerjasama sehingga manusia merasa puas dengan cara yang paling efektif.

Menurut Rizky (2007) komponen-komponen penting dalam IMK yaitu interaksi, manusia, dan komputer. Interaksi adalah komunikasi yang terjadi antara manusia dan komputer. Jenis-jenis komunikasi tersebut antara lain command entry, menus and navigation, forms and spreadsheets, question and answer

dialogue, natural language dialogue, windows icon menu pointer, dan direct

manipulation. Komponen selanjutnya yaitu manusia yang dalam hal ini adalah

pengguna yaneg dapat berupa seorang atau sekelompok pengguna yang bekerja dalam sebuah tim atau organisasi dan saling berkaitan dalam mengerjakan tugas tertentu. Manusia dalam konteks IMK yang juga harus diperhatikan adalah komputer. Komputer diartikan sebagai perangkat keras ataupun perangkat lunak dari berbagai macam jenis yang nantinya berinteraksi dengan unsur manusia.

Rizky (2007) menjelaskan bahwa sebelum memulai sebuah proses desain

interface, terdapat beberapa tip desain yang harus diperhatikan, antara lain:

1. Memenuhi kaidah estetika

Sebuah desain dapat disebut baik secara estetika jika (1) di dalamnya terdapat perbedaan yang jelas dan kontras antar elemen dalam sebuah tampilan. Misalnya tampilan tombol yang berbeda warna dengan tampilan textbox, (2) terdiri dari beberapa kelompok yang jelas antara inpitan dan tombol proses, (3) antar elemen dan kelompok tampilan dipisah dengan alignment yang rapi, (4) sederhana dan tidak terlalu banyak aksesoris yang terkesan sia-sia.

2. Dapat dimengerti

Sebuah desain harus dapat dimengerti dengan cepat dari segi tampilan secara visual, fungsi yang akan ditonjolkan, penggunaan kata-kata yang singkat dan jelas baik dalam tampilan maupun dalam perintah. Penggunaan metafora atau pemisalan yang berlebihan dalam sebuah fungsi harus dihindari.

3. Kompatibilitas

Sebuah desain interface harus dapat memenuhi kompatibilitas dari berbagai segi antara lain (1) kompatibilitas pengguna yaitu dapat digunakan oleh pengguna dari kalangan yang lebih luas, baik berdasarkan strata pendidikan maupun berdasarkan usia, (2) kompatibilitas penggunaan yaitu dapat memenuhi fungsi dan tujuan yang ingin dicapai dari perancangan sebuah perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan, (3) kompatibilitas produk yaitu agar perangkat lunak dapat berjalan dengan baik di berbagai perangkat keras yang ada dan sistem operasi yang menjadi target aplikasi. 4. Komprehensif

Sebuah sistem yang baik akan membimbing penggunanya agar dapat dan lebih mudah memahami apa yang harus diperhatikan, bagaimana cara melakukan sesuatu, kapan dan di mana melakukan sesuatu, dan mengapa harus melakukan sesuatu.

5. Konfigurabilitas

Sebuah sistem harus dapat dikonfigurasi ulang jika penggunanya menginginkan sesuatu berdasarkan fungsi tertentu.

6. Konsistensi

Memiliki konsistensi dalam penempatan dan pemilihan gaya komponen visual misalnya tombol atau icon yang seragam.

7. Kontrol pengguna

Pengguna dapat melakukan kontrol jika suatu saat terjadi kesalahan dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem. Hindari desain yang nantinya akan membatasi pengguna dalam memilih tampilan tertentu. 8. Efisein

Desain dibuat seefisien mungkin, terutama dalam penempatan komponen, misalnya penempatan tombol dalam sebuah panel yang dapat menarik perhatian pengguna.

9. Mudah dikenali

Gunakan antar muka yang sudah dikenal oleh penggunanya, misalnya penempatan icon cut, copy, paste secara standar dalam toolbar.

10. Toleransi

Tidak ada sebuah sistem yang sempurna, karenanya terdapat beberapa toleransi kesalahan yang mungkin terjadi. Usahakan agar terjadi sebuah pesan yang dapat membimbing pengguna untuk keluar dari kesalahan yang terjadi. 11. Sederhana.

Lima cara untuk membuat desain sederhana dan tetap sesuai dengan keinginan pengguna, yaitu (1) sembunyikan komponen visual jika tidak diperlukan, (2) sediakan pilihan standar, (3) minimalkan penggunaan berbagai macam alignment, (4) usahakan agar fungsi yang sering digunakan terlihat, (5) perhatikan konsep konsistensi.

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Identifikasi Masalah

Transaksi administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya dilakukan setiap hari sesuai dengan banyaknya proses pelayanan pasien. Seringkali jumlah pasien yang berobat sangat banyak, sehingga pencatatan administrasi tidak berjalan dengan baik. Hal ini menyebabkan munculnya kesalahan pencatatan data yang tidak sesuai dengan kondisi real.

Permasalahan yang dihadapi dalam proses administrasi pasien di Puskesmas Jagir Surabaya adalah:

1. Pencatatan data tidak sesuai dengan kondisi real.

2. Data kunjungan di bagian unit pengobatan bisa berbeda dengan data di bagian pendaftaran.

3. Pencatatan data tidak efisien waktu, rekap disalin secara manual dan berulang-ulang.

4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data pasien.

5. Dokumen-dokumen kertas tidak memiliki salinan, sehingga rawan hilang dan rusak.

Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu rancang bangun sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya dengan pengolahan data yang tepat, memberikan informasi yang bermanfaat dan mempersingkat pengolahan dan pelaporan informasi. Sistem administrasi pasien ini terdiri dari proses

pendaftaran, pemeriksaan, rekam medis, pencatatan resep, serta menghasilkan pelaporan meliputi laporan pendaftaran pasien, laporan kunjungan pasien, laporan rekam medik, laporan rujukan dan laporan rekap pengeluaran resep. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi permasalahan yang ada pada Puskesmas Jagir Surabaya dan dapat membantu dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.

3.2 Analisa Sistem

Dalam pembuatan perancangan dan desain digunakan model – model yang telah ada. Model – model tersebut antara lain document flow, system flow,

data flow diagram ataupun perancangan hubungan relasi antara tabel. Permodelan

yang digunakan dalam menganalisa sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya adalah membuat document flow.

A. Document Flow Pendaftaran

Document flow proses transaksi pendaftaran dimulai ketika Pasien

mengambil nomer antrian pendaftaran. Setelah itu ditentukan jenis pasien, apakah pasien ASKES/JAMKESDA/JAMKESMAS/SKTM, hal ini ditentukan dengan membawa persyaratan berupa fotocopy masing-masing kartu. Jika pasien adalah salah satu jenis pasien di atas, maka akan gratis biaya retribusi. Jika bukan pasien diatas, akan ditanyakan lagi apakah dia warga Surabaya yang membawa fotocopy KTP Surabaya, jika iya maka gratis pula biaya retribusi. Tetapi jika pasien bukan termasuk semua jenis di atas, maka pasien harus menuju ke bagian kasir untuk melunasi biaya retribusi.

Setelah itu dapat mendaftar di bagian admin pendaftaran. Sebelum mendaftar, akan ditanyakan terlebih dahulu tujuan unit periksa, untuk mendapatkan nomer urutan antrian pemeriksaan dokter. Kemudian ditanyakan status pasien sudah terdaftar atau belum. Jika sudah memiliki kartu berobat maka dapat mengisi form berobat, tapi jika belum memiliki kartu berobat maka wajib registrasi terlebih dahulu. Admin pendaftaran harus menyelesaikan pembuatan kartu berobat dan lembar rekam medis, selanjutnya diserahkan ke bagian pemeriksaan di tiap-tiap unit periksa umum, unit periksa gigi, unit periksa ibu dan anak. Setelah data-data lengkap, lalu pasien dapat menuju ruang pelayanan unit untuk melakukan proses pemeriksaan.

Bagian admin pendaftaran setelah jam periksa berakhir, maka akan mencatat data-data seperti data pasien baru, data registrasi pendaftaran pasien, data pasien menurut jenisnya, data kunjungan, untuk selanjutnya dilakukan rekap untuk pelaporan kepada kepala Puskesmas.

Proses pendaftaran untuk semua pasien berdasarkan unit periksa umum, unit periksa gigi dan unit periksa ibu dan anak adalah sama, yang membedakan adalah isian lembar rekam medis. Untuk gambaran document flow pendaftaran unit periksa umum dan gigi, rekam bisa dilihat pada Gambar 3.1. Sedangkan untuk gambaran document flow pendaftaran unit periksa ibu dan anak, bisa dilihat pada Gambar 3.2.

B. Document Flow Pelayanan dan Pemeriksaan Unit

Document flow proses pelayanan dan pemeriksaan unit dimulai ketika

dokumen-dokumen pendaftaran pasien diserahkan dari admin pendaftaran ke admin pelayanan unit untuk diantrikan pemeriksaan dokter. Pelayanan unit ini mencangkup dokter dan suster yang juga berperan sebagai admin pelayanan yang menangani proses pemanggilan antrian pasien sampai pasien menerima resep.

Pertama pasien akan dipanggil sesuai urutan antrian, lalu akan diperiksa apakah penyakit pasien mampu ditangani, jika tidak maka dokter akan membuat surat rujukan kepada rumah sakit lain yang dapat menangani pasien lebih lanjut. Jika dapat ditangani, maka dokter akan melakukan proses pemeriksaan. Sebagai pendukung diagnosa dokter, akan dicek apakah butuh pemeriksaan laboratorium atau tidak. Jika dibutuhkan, maka dokter akan membuat surat rujukan periksa ke laboratorium. Jika tidak dibutuhkan pemeriksaan laboratorium, maka dokter akan mencatat hasil pemeriksaan pada lembar rekam medis pasien. Setelah itu dokter membuat resep untuk diberikan pada pasien.

Lembar rekam medis pasien disini sifatnya rahasia, hanya boleh dimiliki oleh pihak Puskesmas. Lembar rekam medis dari bagian unit periksa harus diserahkan kembali ke bagian pendaftaran untuk disimpan. Selain itu admin unit juga bertugas membuat laporan-laporan yang mengenai proses pelayanan dan pemeriksaan, contohnya rekap kunjungan pasien, rekam medis, rekap resep. Gambaran document flow pelayanan dan pemeriksaan unit, bisa dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3 Document Flow Pelayanan dan Pemeriksaan Unit

C. Document Flow Pelaporan

Document flow proses pelaporan dimulai ketika data-data pasien diolah

oleh admin dari masing-masing bagian, yaitu admin pendaftaran dan admin unit umum, gigi, ibu dan anak. Data-data tersebut dicatat sesuai kategori laporan untuk diserahkan kepada Kepala Puskesmas. Gambaran document flow pelaporan, bisa dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Document Flow Pelaporan

3.3 Perancangan Sistem

Pembuatan perancangan dan desain menggunakan model – model yang telah ada. Model – model tersebut antara lain document flow, system flow, data

flow diagram ataupun perancangan hubungan relasi antara tabel. Tahap – tahap

Puskesmas Jagir Surabaya adalah : 1. Membuat System Flow

2. Membuat Data Flow Diagram

3. Membuat rancangan hubungan relasional antara entitas atau ERD (Entity

Realationship Diagram).

4. Struktur Database.

5. Desain Input/Output

3.3.1 System Flow

A. System flow Pendaftaran

Proses pendaftaran dimulai ketika pasien mengambil nomor antrian pendaftaran. Setelah itu ditentukan jenis pasien berdasarkan master kategori pasien. Kategori pasien terdiri dari pasien KTP Surabaya, pasien bayar, dan pasien kartu jaminan yaitu ASKES, JAMKESDA, JAMKESMAS, SKTM. Syarat penentuan kategori pasien ini adalah dengan membawa bukti berupa fotocopy masing-masing kartu jaminan. Jika pasien adalah salah satu kategori pasien di atas, maka akan gratis biaya retribusi. Jika selain pasien diatas, akan dicek apakah mempunyai fotocopy KTP Surabaya, jika iya maka termasuk kategori pasien KTP Surabaya, diberlakukan gratis pula biaya retribusi. Tetapi jika pasien bukan termasuk semua jenis di atas, maka termasuk kategori pasien bayar, dan dikenakan biaya retribusi. Kemudian admin pendaftaran akan menanyakan unit tujuan periksa sekaligus mengecek status apakah pasien baru atau pasien

lama. Jika pasien baru, maka diperkenankan mengisi form pendaftaran, lalu data lengkap pasien akan disimpan dalam database data pasien, kemudian dicetak kartu berobat baru dan bukti pendaftaran. Jika status pasien adalah pasien lama yang sudah pernah memiliki kartu berobat, maka cukup diinput nomer kartu berobatnya, untuk mendapatkan bukti pendaftaran. Tetapi jika pasien adalah pasien lama yang sudah pernah memiliki kartu berobat dan kartu berobat tersebut hilang, maka bisa dilakukan pencarian berdasarkan nama dan ID pasien, setelah data pasien ditemukan maka akan langsung dicetak kartu berobat baru dengan data lama, tetapi jika data pasien tidak ditemukan maka akan diinputkan sebagai pasien baru dan cetak kartu berobat. Bukti pendaftaran ini bisa didapat setelah pasien melunasi biaya pendaftaran. Nomer antrian untuk ke masing-masing unit tujuan periksa otomatis akan tercantum di bukti pendaftaran.

Bagian sistem administrasi sendiri secara otomatis akan menyimpan data-data pasien tanpa admin pendaftaran harus melakukan rekap. Misal dari data registrasi jenis kartu masing-masing pasien, bisa langsung masuk ke database, lalu begitu pula dengan data pasien yang bisa diketahui ada berapa laporan pasien baru dalam periode setiap harinya. Data registrasi pasien per hari bisa diambil berdasarkan tanggal kunjungan terakhir dari database data pasien. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.5 System Flow Pendaftaran di bawah ini.

B. System flow Pelayanan dan Pemeriksaan Unit

Proses ini dijalankan di bagian unit pengobatan dan prosesnya di masing-masing unit adalah sama, yaitu unit pengobatan umum, unit pengobatan gigi dan unit pengobatan ibu dan anak. Proses dimulai dari memanggil urutan antrian pasien dari bagian pendaftaran. Setelah pasien masuk unit periksa, maka diminta untuk menyerahkan kartu berobat dan bukti pendaftaran, untuk dilakukan validasi pasien, dicek apakah pasien yang masuk sudah sesuai dengan antriannya. Jika tidak sesuai, maka dilakukan pengecekan kembali, untuk menghindari kekeliruan, atau mungkin terjadi kecurangan pasien yang ingin mendahului antrian. Adanya sistem ini diharapkan bisa membantu agar semua kegiatan berjalan dengan baik.

Jika data pasien sesuai, maka selanjutnya dilakukan pengecekan keluhan pasien, apakah perlu bantuan penanganan pengobatan pasien, jika perlu maka akan dibuat surat rujukan. Terdapat dua jenis surat rujukan yaitu surat rujukan rumah sakit untuk pengobatan lebih lanjut di rumah sakit yang lebih lengkap fasilitas pemeriksaannya dan surat rujukan laboratorium untuk mendukung diagnosa dokter. Tapi jika tidak diperlukan bantuan penanganan maka dokter akan langsung menyimpan hasil pemeriksaan pada database rekam medis.

Rekam medis masing-masing unit berbeda, yaitu ada rekam medik umum, rekam medik ibu dan rekam medik anak. Rekam medik umum ditujukan untuk pasien unit periksa umum yang pasiennya memiliki penyakit umum dengan batasan usia diatas 5 tahun dan unit periksa gigi. Rekam medik ibu ditujukan untuk unit periksa ibu anak, yang jenis pasiennya adalah ibu periksa sebelum dan sesudah melahirkan. Kemudian rekam medik anak ditujukan untuk unit periksa ibu anak, yang jenis pasiennya adalah anak usia 0-5 tahun. Proses

selanjutnya adalah dokter memberi resep pada pasien, yang otomatis data resepnya masuk pada database pengeluaran resep.

C. System flow Pelaporan

Proses ini ditujukan kepada Kepala Puskesmas. Kepala Puskesmas memilih kategori laporan, misal laporan pasien jenis periode bulanan atau mingguan atau harian, atau misal laporan pasien berdasarkan jenis pasien gratis atau ASKES atau JAMKESDA. Setelah dilakukan pemilihan query kategori laporan, maka sistem akan mengambil data dari masing-masing database di bagian pendaftaran dan unit pengobatan untuk ditampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta tadi. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada kepala Puskesmas.

3.3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah gambaran aliran informasi yang terlibat dalam

suatu prosedur yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan alur data yang terjadi pada setiap proses. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat sebagai berikut :

A. DFD Context Diagram

Context Diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian dari suatu

DFD yang menggambarkan entitas – entitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Secara garis besar, sistem yang akan dirancang akan terlihat pada Context

Diagram yang terdapat pada Gambar 3.8.

Laporan Pembayaran Karcis Bukti Pendaftaran dan No Antrian

Data Diri Pasien Kategori Pasien

Data User

Laporan Pengeluaran Resep Laporan Rujukan

Laporan Registrasi Kunjungan Laporan Data Pasien

Data Pasien Rujukan Rumah Sakit

Rujukan Laboratorium

Resep Dokter

Data Resep Data Rujukan RS Data Rujukan Lab

Rekam Medis Data Kartu Berobat

Data Kartu Berobat

Data Pendaftaran Pasien Data KTP Data KSK Data Kartu Jaminan

0

Sistem Administrasi Pasien

+ Pasien Admin Pendaftaran Dokter Kepala Puskesmas Staf TI

Gambar 3.8 Context Diagram Sistem Administrasi Pasien

Sistem ini melibatkan Pasien, Staf TI, Admin Pendaftaran, Dokter dan Kepala Puskesmas sebagai pengguna sistem. Sistem memperoleh data-data

135

No Tujuan Input Output

Diharapkan Status 5 Menampilkan

laporan kunjungan harian

Menekan menú laporan kunjungan harian pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Kunjungan Harian dan data laporan tampil pada crystal report

Lihat pada lampiran 13.

6 Menampilkan laporan kunjungan bulanan

Menekan menú laporan kunjungan bulanan pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Kunjungan Bulanan dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 14. 7 Menampilkan

laporan kunjungan tahunan

Menekan menú laporan kunjungan tahunan pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Kunjungan Tahunan dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 15.

8 Menampilkan laporan kunjungan balita

Menekan menú laporan kunjungan balita pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Kunjungan Balita dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 16.

9 Menampilkan laporan penggunaan obat

Menekan menu laporan penggunaan obat pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Penggunaan Obat dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 17.

10 Menampilkan laporan rujukan

Menekan menu laporan rujukan pada menú utama, lalu pilih salah satu kriteria penampilan laporan

Form Laporan Rujukan dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 18.

136

No Tujuan Input Output

Diharapkan Status 11 Menampilkan

laporan rekam medik umum dan gigi

Menekan menú pencarian rekam medik pasien menú pemeriksaan, lalu pilih kode pasien untuk memunculkan laporan rekam medik.

Form Laporan Rekam Medik Umum dan Gigi, dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 19.

12 Menampilkan laporan rekam medik ibu

Menekan menú pencarian rekam medik pasien menú pemeriksaan, lalu pilih kode pasien untuk memunculkan laporan rekam medik.

Form Laporan Rekam Medik Ibu, dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 20.

13 Menampilkan laporan rekam medik bayi dan anak

Menekan menú pencarian rekam medik pasien menú pemeriksaan, lalu pilih kode pasien untuk memunculkan laporan rekam medik.

Form Laporan Rekam Medik Bayi dan Anak, dan data laporan tampil pada crystal report Lihat pada lampiran 21.

4.4.2 Analisa Hasil Uji Coba Sistem A. Kemampuan Sistem

Kemampuan sistem administrasi pasien pada Puskesmas Jagir Surabaya ini adalah:

1. Sistem dapat mempermudah dalam melakukan proses pendaftaran, rekam medik, pencatatan pengeluaran obat.

2. Sistem dapat mempercepat proses pencarian seperti proses pencarian kode pasien, nama pasien.

137

3. Sistem dapat mempermudah pembuatan laporan.

B. Kelemahan Sistem

Sistem informasi kepegawaian ini memiliki kelemahan. Kelemahan aplikasi antara lain:

1. Aplikasi tidak dapat menangani permasalahan keamanan data.

2. Sistem administrasi pasien ini tidak menyediakan pencatatan data penyakit. 3. Sistem administrasi pasien ini tidak menyediakan layanan pasien rawat inap. 4. Sistem administrasi pasien ini tidak menyediakan analisa penyakit luar biasa

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem administrasi pasien pada puskesmas Jagir Surabaya yaitu dengan adanya sistem ini maka dapat mengatasi permasalahan yang terdapat di puskesmas Jagir Surabaya. Permasalahan yang teratasi adalah:

a. Kesulitan dalam pencarian data pasien, dapat diatasi dengan form pencarian data bagi pasien lama, jika data ditemukan langsung mencetak kartu berobat b. Duplikasi kartu berobat pasien. Kasus kartu berobat hilang maka akan

didaftarkan sebagai pasien dengan ID baru, dapat diatasi dengan adanya pencarian data pasien lama, jadi jika memang dia pernah mendaftar maka akan dicetak dengan ID lama, menghindari duplikasi satu orang memiliki 2 (dua) ID kartu.

c. Pencatatan data tidak sesuai dengan kondisi real contohnya data jumlah pasien di kunjungan unit dan pendaftaran berbeda, dapat diatasi dengan adanya perhitungan otomatis oleh sistem berdasarkan form pendaftaran pasien, jadi lebih terkelola karena tidak perlu mencatat manual tiap pasien yang datang. d. Transfer data manual dari unit pendaftaran ke unit periksa, dapat diatasi dengan

tersimpannya data rekam medik dan pendaftaran ke dalam database sehingga dapat ditampilkan di unit periksa tanpa harus diantar berkas oleh bagian pendaftaran.

e. Pencatatan data dan laporan kurang praktis karena disalin berulang-ulang, dapat diatasi dengan pelaporan otomatis yang dilakukan sistem.

Sistem ini dapat membantu dalam hal mengolah data pasien, data pendaftaran, data kunjungan, data rekam medik, data resep, data rujukan, proses pendaftaran, proses pemeriksaan dan proses pengeluaran resep. Sehingga menghasilkan pelaporan-pelaporan berupa laporan pendaftaran pasien, laporan registrasi kunjungan pasien, laporan rekap pengeluaran obat, laporan pemeriksaan rekam medik dan laporan surat rujukan.

5.2Saran

Dalam pengembangan aplikasi rancang bangun sistem administrasi pasien ini dapat diajukan saran, yaitu:

a. Modul proses pemeriksaan pasien rawat inap b. Modul proses pelaporan data kesakitan

c. Diintegrasikan dengan sistem informasi apotik d. Diintegrasikan dengan sistem informasi keuangan e. Diintegrasikan dengan sistem informasi kepegawaian

f. Pengembangan sistem ke arah web, sehingga pasien dapat melihat info-info seperti jadwal praktek dokter, persyaratan-persyaratan registrasi dan kegiatan-kegiatan puskesmas.

DAFTAR PUSTAKA

Bidang Bina Pelayanan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, 2011, Standar Puskesmas, Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, Surabaya. Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat, 1997, Pedoman Sistem

Informasi Manajemen Puskesmas, Departemen Kesehatan RI, Jakarta. Hall, James A., 2007, Accounting Information Systems, Salemba Empat, Jakarta. Haryadi, Hendi, 2009, Adimintrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf, Visimedia,

Jakarta.

Jogiyanto, 2001, Analisis Dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI, Yogyakarta.

Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain, Andi Offset, Yogyakarta

Jogiyanto, HM, 2008, Analisis & Disain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima, PT

Prenhallindo, Jakarta.

Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta.

Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006, Pedoman Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit, Departemen Kesehatan RI, Jakarta. Puskesmas Jagir Surabaya, 2011, Profil Puskesmas Jagir Surabaya 2010,

Puskesmas Jagir Surabaya, Surabaya.

Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Yuswanto, dan Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000,

Prestasi Pustaka, Jakarta.