1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana prosedur perkantoran prosedur pemesanan di CV Hitana Abadi ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui prosedur perkantoran prosesur pemesanan di CV Hitana Abadi
BAB II Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran
5
Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-palaksanaan pekerjaan, dimana didalam pekerjaan dilakukan dan
berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Moekijat : 1989, 52
2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik: a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar artinya arus pekerjaan yang
lebih baik. b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan. c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan. e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang
penting. Moekijat : 1989, 52
2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru. b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk. f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan. h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses
kerja. i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah: a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah
pengawasan. b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu. d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya
rintangan-rintangan. e. Mencegah kekembaran duplikasi pekerjaan terutama formulir-formulir.
f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimun-minimumnya terhadap peraturan. g. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
h. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondidi yang berubah. i.
Pembagian tugas yang tepat.
6
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus-menerus
terhadap pekerjaan yang dilakukan. k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya. m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan. n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-minimumnya.
o. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian. Moekijat : 1989, 52-53
2.5 Buku Pedoman Kantor buku pedoman prosedur
Buku pedoman kantor berupa sebuah buku kecil biasanya lembaran lepas yang memuat:
a. Garis besar organisasi tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama. b. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya. d. Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut
diterbitkan. e. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
Moekijat : 1989, 53
2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
Keuntungan buku pedoman kantor buku pedoman prosedur adalah: a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil. c. Buku pedoman kantor meringankan membantu, mempermudah pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
Moekijat : 1989, 54
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
Kerugian buku pedoman kantor adalah: a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut
ditulis dicatat. b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap statis.
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi tidak berlaku lagi out of date.
d. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai. e. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
Moekijat : 1989, 54
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran
Teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai berikut: a. Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan menggunakan
bahan-bahan yang sesuai. b. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengingat tujuan
kantor. c. Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak pelu.
7
d. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya. e. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan
pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja. f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan
pengawasan dan penyusunan tenaga kerja. g. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan yang
tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya. h. Rencanakan tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan.
i. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru. Moekijat : 1989, 54-55
2.9 Bagan Pekerjaan
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan menggambarkan suatu sistem atau arus pekerjaan dan sebagainya dalam suatu cara yang sederhana, sehingga hal ini dapat
dengan mudah dimengerti. Selanjutnya studi bagan pekerjaan menunjukkan dimana subjek memerlukan perbaikan.
Ada bermacam-macam bagan antara lain: a. Bagan analisis posedur.
b. Bagan arus prosedur. c. Bagan distribusi pekerjaan.
d. Bagan studi produksi. e. Diagram gerakan
f. Bagan operasi.
Moekijat : 1989, 55 2.10
Tujuan Bagan
. a. Tujuan bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang pelaksanaan
yang berlainan, menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan, memberikan urutan dan waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan dan
tempat yang dilalui oleh dokumen. Bagan analisis prosedur merupakan bagan yang terpenting yang dipergunakan dalam analisis sistem dan menggunakan simbol studi
pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana formulir- formulir perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari suatu bagian ke bagian
yang lain. c. Tujuan bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana bermacam-
macam pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-anggota tenaga kerja yang berlainan.
d. Tujuan bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana dokumen-dokumen berpindah atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah meja yang lain pada rencana
lantai kantor. f. Tujuan bagan operasi adalah untuk menunjukkan tempat yang dipindahkan dan
waktu, baik dari tangan kiri maupun dari tangan kanan, untuk mempelajari pekerjaan seseorang secara mendalam terinci.
8
Moekijat : 1989, 56
BAB III Pembahasan
