LKP : Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) (Studi Kasus Pada RSU Haji Surabaya).

(STUDI KASUS PADA RSU HAJI SURABAYA)

Disusun oleh :

Nama : Anindhia Anggraeni

Nim : 08.41010.0449

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2012

STIKOM

ii

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI PEMELIHARAAN SARANA (PENGADAAN) (STUDI KASUS PADA RSU HAJI SURABAYA)

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Sarjana Komputer

Disusun oleh :

Nama : Anindhia Anggraeni

Nim : 08.41010.0449

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2012

STIKOM

vii

Halaman

ABSTRAKSI ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah RSU Haji Surabaya... 5

2.2 Lokasi Perusahaan ... 6

2.3 Visi,Misi dan Motto RSU Haji Surabaya ... 6

2.4 Struktur Organisasi RSU Haji Surabaya ... 7

BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 8

3.1.1 Pengertian Sistem ... 8

3.1.2 Pengertian Sistem Inventori... 9

STIKOM

viii

3.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 9

3.3 Konsep Basis Data ... 14

3.3.1 Sistem Basis Data ... 14

3.3.2 Database ... 16

3.3.3 Database Management System ... 16

3.4 Interaksi Manusia dan Komputer ... 18

3.5 System Flow ... 19

3.6 Power Designer ... 22

3.7 Visual Basic.Net ... 23

BAB IV DISKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Prosedur kerja Praktek ... 25

4.1.1 Model yang digunakan ... 26

4.2 Analisa Sistem ... 26

4.3 System Flow Diagram ... 27

4.4 Mendesain sistem ... 31

4.4.1 Context Diagram ... 31

4.4.2 Data Flow Diagram level 0 ... 32

4.4.3 Entity Relationship Diagram ... 35

4.5 Struktur tabel ... 36

4.6 Desain input & output ... 40

4.7 Implementasi dan Evaluasi ... 45

4.7.1 Sistem yang digunakan ... 46

4.7.2 Cara instalasi Program ... 46

STIKOM

ix

5.1 Kesimpulan ... 56 5.2 Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

STIKOM

x DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.6 Struktur Tabel Master Alat ... 37

Tabel 4.7 Struktur Tabel Transaksi Stok ... 37

Tabel 4.8 Struktur Tabel Detail Transaksi ... 38

Tabel 4.9 Struktur Tabel Detil Barang Keluar ... 39

Tabel 4.10 Struktur Tabel Transaksi Pengeluaran ... 39

STIKOM

xi

Gambar 3.1Simbol Eksternal Entity ... 13

Gambar 3.2 Simbol Data Flow ... 13

Gambar 3.3 Simbol Process ... 13

Gambar 3.4 Simbol Data ... 14

Gambar 3.5 Simbol Terminator ... 19

Gambar 3.6 Simbol Manual Operation ... 19

Gambar 3.7 Simbol Document ... 20

Gambar 3.8 Simbol Process ... 20

Gambar 3.9 Simbol Database ... 20

Gambar 3.10 Simbol decision ... 20

Gambar 3.11 Simbol Manual input ... 21

Gambar 3.12 Simbol Off-Line Storage ... 21

Gambar 3.13 Simbol On-Page Reference ... 21

Gambar 3.14 Simbol Off-Page Storage ... 21

Gambar 3.15 Simbol Paper Tape ... 22

Gambar 3.16 Simbol Off-Page Reference ... 17

Gambar 3.17 Simbol Paper Tape ... 17

Gambar 4.1 System Flow Penerimaan Barang ... 28

Gambar 4.2 System Flow Barang Keluar ... 30

Gambar 4.3 Context Diagram ... 32

Gambar 4.4 DFD Level 0 ... 34

Gambar 4.5 ERD Konseptual ... 35

STIKOM

xii

Gambar 4.6 ERD Fisik ... 36

Gambar 4.11 Desain Form Login ... 40

Gambar 4.12 Desain Menu Utama ... 41

Gambar 4.13 Desain Master Alat ... 42

Gambar 4.14 Desain Form Input Alat ... 43

Gambar 4.15 Desain Form permintaan Suku Cadang ... 43

Gambar 4.16 Desain Form Penambahan Stok... 44

Gambar 4.17 Desain Laporan ... 45

Gambar 4.18 Form Login ... 47

Gambar 4.19 Form Awal... 48

Gambar 4.20 Form Master Alat ... 49

Gambar 4.21 Form Pengeluaran Alat ... 50

Gambar 4.22 Menu Pengeluaran Alat ... 51

Gambar 4.23 Form Penambahan Stok ... 52

Gambar 4.24 Menu Penambahan Stok... 53

Gambar 4.25 Laporan Barang Keluar ... 54

Gambar 4.26 Laporan Pengadaan Alat ... 55

STIKOM

xiii

Kartu bimbingan kerja praktek I ... 57

Kartu bimbingan kerja praktek II ... 58

Kartu bimbingan kerja praktek II ... 59

Acuan kerja lembar 1 ... 60

Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 61

Log harian ... 62

Absensi Kerja ... 63

Listing program ... 64

STIKOM

iv ABSTRAKSI

Sistem pengadaan suku cadang pada RSU Haji Surabaya saat ini masih bersifat manual. Jenis dan jumlah suku cadang terus bertambah dengan arus keluar dan masuk suku cadang yang semakin meningkat. Hal tersebut menyebabkan kontrol terhadap inventori semakin sulit dilakukan, selain itu juga membutuhkan efisiensi dalam perekapan transaksi yang ada.

Untuk meningkatkan kemampuan dalam melakukan kontrol terhadap persediaan barang dan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan lokasi diperlukan sistem yang terkomputerisasi.

Demikian halnya dengan yang terjadi pada RSU Haji Surabaya. Dalam pengelolahan data tidaklah lepas dari peran komputer sebagai alat bantu untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat dalam peningkatan efektifitas kerja.

Dengan adanya Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) pada RSU Haji, diharapkan dapat membantu kelancaran dalam proses pengadaan suku cadang

Kata kunci : Aplikasi, Pemeliharaan Sarana, Pengadaan

STIKOM

1 1.1 Latar Belakang Masalah

RSU Haji Surabaya merupakan rumah sakit umum yang berada di kota Surabaya, tepatnya di Jalan Manyar Kertoadi dan merupakan rumah sakit milik Pemerintah propinsi Jawa Timur. Sebagai salah satu sektor yang mendapatkan prioritas utama dari pemerintah, dalam bidang kesehatan dititik beratkan pada kualitas layanan yang tepat dan cepat. Segala informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang akurat dan tepat guna, sehingga kebijakan-kebijakan dapat diambil secara cepat dan tepat. Langkah yang dapat diambil merupakan salah satu alternatif penyelesaian dimasa mendatang. Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) masih dilakukan secara manual sehingga pada bagian Unit IPS terkadang masih mengalami kendala. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengontrol dan memonitoring alat-alat non medis yang ada di bagian unit IPS.

Sebagai Rumah Sakit Umum tentu saja harus mempunyai infrastruktur yang menunjang dalam memudahkan pertukaran informasi secara cepat untuk mempermudah pelayanan kepada masyarakat. Selama ini proses maintenance inventory masih dilakukan secara manual dengan menulis semua pencatatan di dalam buku besar, seperti proses pemeriksaan stok barang di gudang, sehingga hasilnya tidak cepat dan akurat selain itu waktu yang dibutuhkan lama. Melihat hal ini maka diperlukan sistem informasi yang handal dan mampu mengatasi berbagai masalah yang muncul. Selain itu pemanfaatan sistem manajemen yang

STIKOM

2

mampu secara efektif dalam membantu semua proses yang ada dan efisien didalam mengontrol sistem tersebut membahas tentang Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan). Dengan sub bab yaitu transaksi update alat dan laporan yang dibuat secara jelas dan mudah digunakan.Dengan demikian untuk mewujudkan hal tersebut maka diharapkan adaya kerja sama dari divisi Unit IPS.

1.2 Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang masalah yang ada,maka rumusan masalah yang dihadapi Unit IPS pada RSU Haji adalah :

1. Bagaimana membuat suatu aplikasi inventory yang mampu untuk membantu kinerja Unit IPS.

2. Bagaimana membuat suatu aplikasi yang dapat menghasilkan laporan persediaan barang, laporan transaksi masuk dan keluar

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang digunakan :

1. Sistem ini memproses Inventory suku cadang alat-alat non medis Unit IPS pada RSU Haji.

2. Tidak menangani pengadaan barang karena terdapat tim pengadaan,serta tidak menangani perbaikan alat,pemeliharaan alat,dan retur alat.

3. Sistem ini hanya bisa diakses oleh Divisi SIM dan Unit IPS pada RSU Haji Surabaya.

STIKOM

1.4 Tujuan

Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi untuk Inventory suku cadang alat-alat non medis Unit IPS pada RSU Haji Surabaya sehingga dapat membantu Unit IPS dalam hal memonitoring alat-alat dan mengelola laporan penggunaan alat dan biaya.

1.5 Kontribusi

Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka kontribusi yang dapat diberikan dari kerja praktek ini adalah :

1. Membuat sistem informasi yang mampu membantu kinerja IPS menangani proses update stok suku cadang,laporan pengeluaran dan total biaya,laporan alat masuk.

2. Dengan adanya sistem informasi ini pihak RSU Haji dapat menerima laporan stok suku cadang untuk meminimalisir kekurangan stok alat,serta laporan penggunaan alat dan biaya.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan ini terdiri dari 5 bab dimana masing-masing bab saling berkaitan. Sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan laporan ini.

STIKOM

4

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi gambaran perusahaan yang akan kami bahas. Dari sejarah singkat berdirinya, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan deskripsi tugas dari perusahaan tersebut.

BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi dasar teori yang digunakan sebagai landasan untuk menyelesaikan sistem ini. Teori-teori yang digunakan diantaranya adalah pengertian dari tool yang digunakan untuk membuat sistem informasi ini. Diantaranya adalah System flow, data flow diagram (DFD) dan entity relational diagram(ERD) dan masih banyak lagi.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini berisi tentang hasil analisa dari permasalahan yang ada di perusahaan yang digambarkan dalam System flow, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relational Diagram. Dan pada bab ini berisi tentang sistem informasi yang baru. Meliputi design input output dan implementasi sistem yang baru. BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil pengolahan data-data dan saran-saran perbaikan yang dapat dilakukan dari hasil analisis.

STIKOM

5 2.1 Sejarah RSU Haji Surabaya

Rumah Sakit Umum (RSU) Haji Surabaya adalah rumah sakit milik Pemerintah propinsi Jawa Timur yang didirikan berkenaan peristiwa yang menimpa para Jamaah Haji Indonesia di terowongan Mina pada tahun 1990. Dengan adanya bantuan dana dari Pemerintah Arab Saudi dan dilanjutkan dengan biaya dari Pemerintah propinsi Jawa Timur, berhasil dibangun gedung beserta fasilitasnya yang resmi dibuka pada tanggal 17 April 1993, sebagai RSU tipe C. Pada tahun 1998 berkembang menjadi RSU tipe B Non Pendidikan dan pada tanggal 30 Oktober 2008 sesuai SK, RSU Haji Surabaya berubah status menjadi RSU tipe B Pendidikan.

RSU haji Surabaya memiliki 226 tempat tidur perawatan, ditunjang dengan alat medis canggih dan dokter spesialis senior Kota Surabaya. Melayani semua lapisan masyarakat umum dengan motto “Menebar Salam dan Senyum dalam Pelayanan”. Dengan fasilitas yang tersedia, RSU Haji Surabaya telah mendidik

mahasiswa kedokteran dan menyelenggarakan postgraduate training untuk

dokter dari RS se-Jawa Timur. RSU Haji Surabaya telah mengalami beberapa kali pergantian direktur, yaitu :

1. Dr. Widatmoko Sumaji dengan masa jabatan 1993-2001

2. Dr. dr. H. Slamet R. Yuwono, DMT & H., MARS dengan masa jabatan

2001-2003

STIKOM

6

3. Prof. Dr. Dr. Rochmad Romdoni, SpPd, SpJP (K), FIHA, FASCC dengan

masa jabatan 2003-Sekarang 2.2 Lokasi Perusahaan

Rumah Sakit Umum Haji Surabaya berlokasi di jalan Manyar Kertoadi Kecamatan Sukolilo Surabaya dan berdampingan dengan asrama Haji Surabaya.

RSU Haji ini menempati lahan seluas 24.300 m² dengan luas bangunan

keseluruhan 15.464 m²dan jalan paving serta halaman parkir seluas 6.741 m².

2.3 Visi, Misi dan Motto RSU Haji Surabaya

Untuk memperjelas tujuan dan rencana jangka panjang dalam Rumah sakit, maka sangat diperlukan suatu visi dan misi sehingga arah menjadi jelas. Berikut ini adalah visi dan misi RSU Haji Surabaya.

2.3.1 Visi

“ Pelayanan Kesehatan Prima Secara Islami”

2.3.2 Misi

Misi-misi yang dimiliki oleh RSU Haji Surabaya adalah sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu, paripurna dan

professional.

b. Mengelola Rumah Sakit secara Swadana.

c. Menyelenggarakan pengembangan dan penelitian kesehatan masyarakat

serta jamaah haji

d. Menciptakan lingkungan kerja sejahtera yang islami.

e. Meningkatkan mutu pelayanan dengan indikator mencapai sebuah

kepuasan bagi pasien.

f. Mengembangkan program unggulan.

STIKOM

g. Mengembangkan jejaring dengan institusi lain.

2.3.3 Motto

Adapaun motto yang dimiliki oleh RSU Haji Surabaya adalah “Menebar Salam dan Senyum dalam Pelayanan”.

2.4 Stuktur Organisasi RSU Haji Surabaya.

Status organisasi RSU Haji Surabaya menjadi badan yang disebut RSU Haji terdiri dari : 1 direktur utama, 2 wakil direktur, 1 sekertaris, 5 bidang dan instalasi-instalasi. Disamping itu, dibentuk komite medik, komite perawatan serta staf-staf fungsional lainnya. Struktur organisasi yang sedikit diuraikan di atas

telah sesuai dengan surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.

983/MENKES/SK/XI/1992, tentang pedoman organisasi rumah sakit umum pasal 26 yang menyebutkan bahwa susunan organisasi rumah sakit umum kelas B non pendidikan terdiri dari :

1. Direktur yang dibantu sebanyak-banyaknya 2 wakil direktur.

2. Wakil direktur pelayanan

3. Wakil direktur umum dan keuangan

4. Komite medik dan staf fungsional

5. Dewan penyantun

6. Satuan pengawas intern.

Untuk meningkatkan pelayanan dan mengembangkan system menajemen

rumah sakit, maka pihak RSU Haji mengelola rumah sakit secara profesional

dengan membentuk central business unit yang terdiri atas beberapa instalasi yang

akan menjadi pusat pendapatan rumah sakit.

STIKOM

8 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem Inventory

Konsep dasar dari Sistem Inventori terbagi atas dua pengertian. Yang pertama adalah sistem, dan kemudian yang kedua adalah sistem inventori itu sendiri.

3.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sehingga sistem sangat diperlukan dalam memproses masukan (input), untuk menghasilkan informasi atau keluaran (output). Adapun keluaran yang didapatkan dapat berupa informasi yang dapat berfungsi sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, baik oleh pimpinan atau siapa saja yang membutuhkan informasi tersebut (pihak-pihak yang berwenang dalam pengaksesan data).

Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

STIKOM

3.1.2 Pengertian Sistem Inventori

Menurut Koher dan Eric (2009:101), inventori adalah bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode. Sedangkan sistem informasi inventori adalah suatu sistem software yang akan membantu proses inventarisasi dengan menerapkan tertib administrasi inventori yang ketat Pencatatan dari barang masuk, penyimpanan, sampai dengan barang keluar. Dilengkapi dengan sistem pela poran yang sistematis dan akurat. Sistem informasi inventori ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu.

3.2 Analisa dan perancangan sistem

Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun sebuah aplikasi

STIKOM

10

Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:

1. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Menurut Marlinda (2004 : 28), Atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute yaitu:

a. Simple Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

b. Composite Atribute

Composite Atribute adalah atribute yan memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

STIKOM

c. Single Value Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya Umur (tangal lahir).

d. Multi Value Atribute

Multi Value Atribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Value Atribute

Null Value Atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapa menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang mengambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

STIKOM

12

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang mengambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

c. Data Flow Diagram

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nma diagram arus data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk mengambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertingi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003 : 241).

Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain:

a. Eksternal Entity

Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

STIKOM

Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gene dan Sarson.

Entt_1

Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.2 Simbol Data flow

c. Process

Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Proses.

Gambar 3.3 Simbol Proses 0

Prcs_2

STIKOM

14

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/ data store.

Gambar 3.4 Simbol Data

3.3 Konsep Basis Data

Konsep dasar dari basis data terbagi atas tiga bagian, yaitu sistem basis data, database, dan database management system.

3.3.1 Sistem basis data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehinga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data (database), sistem (aplikasi atau perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user), dan aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat operasional).

1 Stor_3

STIKOM

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan. 5. Data dapat digunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standartisasi. 8. Data bersifat mandiri.

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat.

Kerugian sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.

4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

STIKOM

16

3.3.2 Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/ kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang di organisir/ dikelola dan disimpan secara terintegerasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standartisasi, multiple user, masalah keamanan, masalah integerasi, dan masalah data independence.

3.3.3 Database management system

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

STIKOM

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/ directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh Database Administrator (DBA).

STIKOM

18

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.4 Interaksi Masusia dan Komputer

Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.

Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.

Pada implementasiannya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala, dan produktifitas.

STIKOM

3.5 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).

Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.

Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:

Gambar 3.5. Simbol Terminator

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.6 Simbol Manual Operation

STIKOM

20

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan dalam simbol berikut:

Gambar 3.7. Simbol Document

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:

Gambar 3.8. Simbol Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:

Gambar 3.9. Simbol Database

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.10. Simbol Decision

STIKOM

Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database melalui keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.11. Simbol Manual Input

Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.12. Simbol Off-Line Storage

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:

Gambar 3.13. Simbol On-Page Reference

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.14. Simbol Off-Page Reference

STIKOM

22

Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:

Gambar 3.15. Simbol Paper Tape 3.6 Power Designer

Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan adalah Microsoft Visio. Dengan Visio dapat dilakukan proses desain alur aliran data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjutan.

Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan dengan software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap kesalahan alur analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk dilakukan proses selanjutnya.

Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam diagram, pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi dari tabel entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran aliran data menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar tabel yang masih berupa konsep (CDM) menjadi ke berupa fisik (PDM).

STIKOM

Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu.

Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom memiliki nama yang unik.

3.7 Visual Basic .Net

Visual Basic.Net merupakan salah satu produk untuk pengembang aplikasi dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan dengan Visual Basic.Net salah satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database ini, Visual Basic.Net mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.

ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan prinsip tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesain untuk mempermudah batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika membuat aplikasi terdistribusi. Aplikasi hanya terhubung ke database untuk beberapa saat guna mengakses atau update data, kemudian diputus. Data yang diakses dapat disimpan pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada DataSet atau DataView. Keuntungan dari disconnected architecture ialah mampu menangani lebih banyak pengguna. Kelebihan lain data yang disimpan di DataSet berada di memori dan berformat XML.

STIKOM

24

Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan unutk mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft Access dan Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.

STIKOM

25

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Prosedur Kerja Praktek

Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan dan penyelesaian masalah dalam kerja praktek ini, dilakukan dengan magang selama kurang lebih 1 bulan atau setara dengan seratus enam puluh jam kerja di bagian pengadaan pada Instalasi Pemeliharaan Sarana RSU Haji Surabaya. Kegiatan magang ini bertujuan untuk memecahkan masalah yang ada di bagian Pengadaan, langkahnya yaitu menemukan masalah, menganalisa, kemudian memberikan solusi. Untuk dapat memberikan solusi yang tepat maka diperlukan data-data dan informasi dalam membuat Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan).

Data dan informasi yang diperlukan tersebut diperoleh dari berbagai sumber terkait untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini. Data dan informasi tersebut diperoleh dengan cara:

1. Observasi

Dengan melakukan pengamatan secara langsung untuk megetahui sistem yang digunakan oleh bagian pengadaan unit Instalasi Pemeliharaan Sarana pada RSU Haji Surabaya.

2. Wawancara

Melakukan tanya jawab dengan Kepala IPS tentang masalah yang terkait kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi.

STIKOM

26

3. Studi Kepustakaan

Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan pembuatan aplikasi.

4.1.1 Model yang digunakan

Kerja praktek ini menghasilkan perangkat lunak/ software sistem informasi inventory pengadaan barang dengan visual basic yang dikembangkan dengan visualisasi yang menarik dan mudah dipakai. Sistem inventory ini memberikan informasi tentang data barang, transaksi masuk dan keluar beserta laporannya.

4.2 Analisa Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah di-dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan. Langkah yang pertama dilakukan yaitu dengan mengidentifikasi masalah. Identifikasi masalah dapat dilakukan melalui kegiatan wawancara dan pengamatan proses bisnis. Wawancara dilakukan pada bagian-bagian yang berkaitan langsung dengan proses, yaitu bagian IPS. Pengamatan dilakukan dengan cara observasi langsung ke lapangan untuk melihat proses bisnis yang ada,

STIKOM

dengan mengetahui proses bisnis tersebut diharapkan dapat membangun Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) yang sesuai dengan kebutuhan user.

4.3 System Flow Diagram

System flow diagram adalah suatu diagram alur dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan suatu aliran data proses dan hubungan antara proses satu dengan yang lain dalam suatu sistem komputer. Oleh karena itu, seorang analis dapat menginformasikan jalannya suatu aplikasi dan dapat memahami sistematika suatu program.

System flow yang ada di bab ini ada tiga, yaitu system flow penerimaan barang masuk, system flow pengeluaran barang dan yang terakhir system flow barang keluar. Berikut ini adalah gambar dari system flow tesebut:

1. System Flow Penerimaan Barang

System Flow ini menjelaskan tentang System Flow penerimaan barang. Dimulai dari inputan data suku cadang masuk dari Tim Pengadaan yang diberikan ke bagian Pengadaan, kemudian sistem akan mencatat transaksi di Database Stok Suku Cadang. Kemudian dari data suku cadang tersebut akan langsung mengupdate stock database suku cadang dan juga mencetak laporan suku cadang masuk yang akan diberikan ke Tim pengadaan dan Kepala IPS. Penjelasan tentang System Flow ini dapat dilihat pada Gambar 4.1

STIKOM

28

Gambar 4.1 System Flow Penerimaan Barang

STIKOM

2. System Flow Barang Keluar

System Flow ini menjelaskan tentang System Flow pengeluaran barang. Dimulai dari pihak perbaikan memberikan data permintaan suku cadang yang diberikan ke bagian pengadaan. Kemudian bagian pengadaan mengecek stok suku cadang pada database stok suku cadang. Jika stok terpenuhi maka lanjut ke proses pencataan suku cadang terpakai dan laporan yang dibuat rangkap 2(dua) untuk bagian perbaikan dan kepala IPS. Jika stok kosong atau tidak cukup maka dilanjutkan ke proses membuat data permintaan stok suku cadang yang akan diberikan kepada Tim Pengadaan.Penjelasan tentang System Flow ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.

STIKOM

30

! "

# $

% $

& $

$

% $

$ $

'

Gambar 4.2 System Flow Barang Keluar

STIKOM

4.4 Mendesain Sistem

Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan dan hasil analisa disetujui oleh manajemen. Desain sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesaian secara rinci. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sisten informasi dirancang dengan tujuan dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol. Desain sistem tersebut meliputi Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel.

4.4.1 Context Diagram

Pada context diagram Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaiakan) terdiri dari dua entity, yang pertama adalah Unit, yang kedua adalah IPS. Unit memberi data kerusakan kepada sistem. Sedangkan IPS menerima laporan kerusakan dan perbaikan dari sistem. Context diagram tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2.

STIKOM

32

Laporan tahunan pengeluaran sukucadang dan total

pemintaan penambahan stok suku cadang melaporkan data suku cadang masuk

data suku cadang masuk

melaporkan data permintaan suku cadang

Lap permintaan suku cadang

data permintaan suku cadang

Lap suku cadang masuk

Laporan suku cadang masuk Laporan tahunan pengeluaran suku cadang dan total

pengeluaran suku cadang dan total data Pengeluaran suku cadang dan total

0 Aplikasi Instalasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan) + IPS (Pengadaan) Perbaikan Tim Pengadaan Ka IPS

Gambar 4.3 Context Diagram Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)

4.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD suatu sistem dapat diawali dengan context diagram yang menjelaskan hubungan atau interaksi sistem dengan entitas-entitas yang mempunyai keterkaitan dengan sistem.

Pada gambar 4.4, menunjukkan diagram sub-proses level 0. Pada diagram ini terdapat 5 macam proses. Proses pertama adalah proses cek suku cadang berdasarkan nama-nama suku cadang yang akan dicari, yang kedua adalah proses

STIKOM

pencatatan data alat terpakai dan laporan suku cadang dan total, proses kedua ini dilakukan setelah melakukan proses pertama jika stok mencukupi maka dilakukan pencatatan data alat kemudian melakukan laporan kepada kepala IPS. Proses yang ketiga adalah proses pembuatan data permintaan penambahan stok suku cadang, Jika stok suku cadang tidak mencukupi makan proses yang dilakukan adalah permintaan penambahan stok suku cadang yang kurang saja dengan menginputkan suku cadang yang ada di dalam tabel kemudian dibuat laporan yang akan diberikan kepada kepala IPS dan tim pengadaan. Proses keempat adalah proses rekap tahunan suku cadang, Proses ini hanya dilakukan dalam satu tahun sekali berisikan data-data suku cadang yang telah digunakan dalam satu tahun dan data-data ini diberikan kepada kepala IPS dan tim pengadaan . Proses kelima adalah proses pencatatan data suku cadang masuk dan laporan, Proses ini dilakukan setelah adanya laporan permintaan suku cadang yang diberikan oleh tim pengadaan kepada IPS, setelah suku cadang diinputkan makan IPS membuat laporan suku cadang masuk kepada kepala IPS dan tim pengadaan. Pada diagram level 0 tersebut memiliki satu buah database yaitu database stok suku cadang.

STIKOM

34

Gambar 4.4 DFD Level 0 Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)

STIKOM

Rel3 rel4 Rel1 Rel2 Master Alat ID Barang Nama Barang Volume Satuan Harga Keterangan

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Integer

Variable characters (20) Integer

Variable characters (50) <M>

Master Alat Primary Key <pi>

T ransaksi Pengeluaran Alat ID T ransaksi Pengeluaran

T anggal transaksi Pengeluaran T otal Bahan Keluar T otal Harga T ransaksi Pengeluaran

<pi> Variable characters (10) Date & Time Integer Integer

<M>

T ransaksi Primary Key <pi>

Master Login Username

Password

<pi> Variable characters (10) Variable characters (10)

<M> <M> Master Login Primary Key <pi>

Detil T ransaksi Pengeluaran Volume

Harga Satuan T otal Harga Barang

Integer Integer Integer Transaksi Stok

ID T ransaksi Stok T anggal T ransaksi Stok T otal Bahan Masuk T otal Harga T ransaksi Masuk

<pi> Variabl e characters (10) Date & T ime Integer Integer

<M>

T ransaksi Stok Primary Key <pi>

Detil T ransaksi Stok Volume Stok Harga Satuan Stok T otal Harga Stok

Integer Integer Integer 4.4.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data-basis data yang ada pada Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaikan).

A. Conceptual Data Model (CDM)

Sebuah Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur logic dari sebuah basis data. Pada CDM terdapat relasi antar tabel yang satu dengan tabel yang lain. Relasi tersebut antaralain : one to one, one to many, many to one dan many to many. Jika CDM di-generate, maka akan menghasilkan Physical Data Model (PDM).

Gambar 4.5 ERD Konseptual Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Pengadaan)

B. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate dari Conceptual Data Model. PDM merupakan representasi fisik dari database.

STIKOM

36 Master Alat ID Barang Nama Barang Volume Satuan Harga Keterangan VARCHAR2(10) VARCHAR2(50) INTEGER VARCHAR2(20) INTEGER VARCHAR2(50) <pk>

Transaksi Pengeluaran Alat ID Transaksi Pengeluaran

Tanggal transaksi Pengeluaran Total Bahan Keluar Total Harga Transaksi Pengeluaran

VARCHAR2(10) DATE INTEGER INTEGER <pk> Master Login Username Password VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) <pk>

Detil Transaksi Pengeluaran ID Transaksi Pengeluaran ID Barang Volume Harga Satuan Total Harga Barang

VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) INTEGER INTEGER INTEGER <pk,fk1> <pk,fk2> Transaksi Stok

ID Transaksi Stok Tanggal Transaksi Stok Total Bahan Masuk Total Harga Transaksi Masuk

VARCHAR2(10) DATE INTEGER INTEGER

<pk> Detil Transaksi Stok

ID Transaksi Stok ID Barang Volume Stok Harga Satuan Stok Total Harga Stok

VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) INTEGER INTEGER INTEGER <pk,fk1> <pk,fk2>

Gambar 4.6 ERD Fisik Aplikasi Pemeliharaan Sarana (Perbaikan)

4.5 Struktur Tabel

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem pengadaan suku cadang pada RSU Haji Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya.

1. Tabel Master Alat

Primary Key: ID_barang

Foreign Key:

Fungsi: Untuk meyimpan semua data suku cadang

STIKOM

Tabel 4.6 Tabel Master Alat

Field Tipe Data Keterangan

ID_Barang Nama_Barang Volume Satuan Harga Keterangan Varchar Varchar Integer Varchar Integer Varchar Not Null Not Null Not Null Not null Not Null Allow Null

2. Tabel Transaksi Stok

Primary Key: ID_Transaksi_Stok

Foreign Key: -

Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi masuk

Tabel 4.7 Tabel Transaksi Stok

Field Tipe Data Keterangan

ID_Transaksi_Stok Tanggal_Transaksi_Stok Total_Bahan_Masuk Total_Harga_Transaksi_Masuk Varchar Date Integer Integer Not Null Not Null Not Null Not Null

STIKOM

SURABAYA

38

3. Tabel Detil TransaksiStok

Primary Key: ID_Transaksi_Masuk

Foreign Key: ID_Barang

Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi masuk

Tabel 4.8 Tabel Detail Transaksi

Field Tipe Data Keterangan

ID_Transaksi_Stok ID_Barang Volume_Stok Harga_Satuan_Stok Total_Harga_Stok

Varchar Varchar Integer Integer Integer

Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

4. Tabel Transaksi Pengeluaran Alat

Primary Key: ID_Transaksi_Pengeluaran

Foreign Key: -

Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi keluar

STIKOM

Tabel 4.9 Tabel Detil Barang Keluar

Field Tipe Data Keterangan

ID_Transaksi_Pengeluaran Tanggal_Bahan_Keluar Total_Bahan_Keluar Total_Harga_Transaksi_Pengeluaran Varchar Date Integer Integer Not Null Not Null Not Null Not Null

5. Tabel Detil Transaksi Pengeluaran

Primary Key: ID_Transaksi_Pengeluaran

Foreign Key: ID_Barang

Fungsi: Untuk meyimpan kode transaksi,jumlah alat dan total harga transaksi keluar

Tabel 4.10 Tabel Detil Transaksi Pengeluaran

Field Tipe Data Keterangan

ID_Transaksi_Pengeluaran ID_Barang Volume Harga_Satuan Total_Harga_Barang Varchar Varchar Integer Integer Integer Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

STIKOM

SURABAYA

40

4.6 Desain Input & Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukan data suku cadang, transaksi masuk, transaksi keluar dan laporan barang masuk dan juga barang keluar sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam rancang bangun sistem pengadaan barang.

Desain input merupakan perancangan desain proses memasukkan data dan informasi mengenai administrasi dan barang. Kemudian akan disimpan ke dalam database. Desain input ini terdiri dari desain form awal, desain menu barang, desain from data suku cadang, form transaksi barang masuk, form transaksi barang keluar, laporan barang masuk, form laporan barang keluar.

1. Rancangan Form Login

Form login digunakan untuk pengisian data user dan pasword. Form tersebut berfungsi sebagai control user.

Gambar 4.11 Desain Login

STIKOM

2. Menu utama

Halaman utama adalah tampilan yang pertama kali muncul setelah user melakukan login. Rancangan halaman utama dapat dilihat pada gambar 4.12

Gambar 4.12 Desain Menu Utama

3. Form master Alat

Form master Alat digunakan untuk mencari dan mengisi data alat. Data tersebut meliputi data ID Alat, Nama Alat, Volume, Satuan, Harga, Keterangan. Rancangan form master Alat tersebut dapat dilihat pada gambar 4.13

STIKOM

42

Gambar 4.13 Desain Master Alat

4. Form Input Alat

Form Input Alat digunakan untuk mengisikan data suku cadang. Data tersebut meliputi ID Alat, nama alat, volume, satuan, harga, keterangan. Form Input Alat tersebut dapat dilihat pada gambar 4.14.

STIKOM

Gambar 4.14 Desain Form Input Alat

5. Form Permintaan Suku Cadang

Form Permintaan Suku Cadang digunakan untuk menginputkan data suku cadang yang diperlukan. Data tersebut meliputi kode transaksi, tanggal, ID Alat, nama alat, harga, sisa volume, volume. Form permintaan tersebut dapat dilihat pada gambar 4.15.

Gambar 4.15 Desain Form Permintaan Suku Cadang

STIKOM

44

6. Form Penambahan Suku Cadang

Form Penambahan Suku Cadang digunakan untuk menginputkan data suku cadang yang diperlukan untuk penambahan stok. Data tersebut meliputi kode transaksi, tanggal, ID Alat, nama alat, harga, sisa volume, volume. Form permintaan tersebut dapat dilihat pada gambar 4.16.

Gambar 4.16 Desain Form Penambahan Stok

Desain output merupakan perancangan desain laporan yang merupakan hasil dari data yang tersimpan pada database yang kemudian akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi pengguna sistem informasi. Desain output ini terdiri dari empat laporan, yaitu Laporan Stok Barang, Laporan Transaksi Barang Masuk dan Laporan Transaksi Barang Keluar.

STIKOM

7. Form Laporan

Form laporan tersebut berfungsi mnenampilkan hasil pengolahan data pada form transaksi. Form laporan tersebut dapat menampilkan tanggal, kode transaksi, total alat, total harga. Form laporan dapat dilihat pada gambar 4.17.

Transaksi Penambahan Stok

Daftar Pengeluaran Alat

Tanggal Kode Transaksi Total Alat Total Harga

Kode Alat Harga

Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 17/03/2011

Text Text Text Text Text

Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 17/03/2011 OK Perlihatkan

Semua

Periode :

-Hapus

Baru Ubah

Gambar 4.17 Desain Laporan

4.7 Implementasi dan Evaluasi

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detail rancang bangun sistem informasi administrasi dan persediaan barang. Penjelasan hardware/software pendukung, cara penginstallan hingga detil dan features yang ada pada aplikasi disertai pula evaluasi/hasil uji coba sistem informasi rancang bangun sistem informasi administrasi dan persediaan barang ini.

STIKOM

46

4.7.1 Sistem yang digunakan

Sistem yang digunakan untuk menjalankan rancang bangun administrasi dan persediaan barang terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:

Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:

1. Processor Core 2 Duo atau yang lebih tinggi.

2. Memory RAM 512 MB atau yang lebih tinggi.

3. Hardisk minimal 80 GB atau yang lebih tinggi.

4. Monitor

Spesifikasi Software pendukung terdiri dari:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP/ Vista/ 7 (All Version).

2. Microsoft Visual Studio 2008.

3. Oracle Database 10g

4. PLSQL Developer

4.7.2 Cara instalasi program

Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan instalasi PLSQL Developer agar dapat menjalankan Oracle Selanjutnya adalah melakukan instalasi Oracle Database 10g sebagai akses database. Tahap selanjutnya adalah melakukan instalasi Microsoft Visual Studio 2008 untuk

STIKOM

menjalankan aplikasi. Tahap yang terakhir adalah melakukan instalasi program aplikasi instalasi pemeliharaan sarana (pengadaan) (setup.exe). setelah semua tahap dilakukan, maka program ini telah dapat digunakan.

4.7.3 Penjelasan pemakaian program

Pada bab ini akan dijelaskan tentang penggunaan aplikasi yang telah dibuat, yaitu aplikasi yang digunakan oleh bagian IPS RSU Haji Surabaya. Pada saat menjelaskan aplikasi tersebut maka, form pertama yang muncul yaitu form login. Form login digunakan untuk memasukkan username dan password. Pada form login terdapat dua textbox isian yaitu username dan password.

Pada bagian bawah terdapat dua tombol yaitu tombol login dan tombol keluar. Tombol login digunakan untuk mengecek apakah data login yang dimasukkan benar atau salah. Apabila data login benar, status data login akan diketahui. Tombol keluar digunakan untuk membatalkan proses login. Form login tersebut dapat dilihat pada gambar 4.18

Gambar 4.18 Tampilan Form Awal

STIKOM

48

1. Form Awal

Gambar 4.19 merupakan tampilan form awal saat aplikasi dijalankan. Pada form ini terdapat menu-menu yang dapat diakses setelah melakukan login terlebih dahulu. Setelah user melakukan login, semua menu dapat diakses.

Gambar 4.19 Tampilan Form Awal

2. Menu Master Alat

Tampilan menu master alat pada gambar 4.20 merupakan form untuk memperlihatkan semua data suku cadang yang telah di inputkan sesuai dengan nama barang. Dalam form ini terdapat field yang digunakan untuk mencari data suku cadang. Tombol “cari” digunakan untuk mencari data suku cadang yang akan digunakan. Tombol “Refresh” digunakan kembali melihat kesuluruhan data suku cadang. untuk meng-edit data barang dengan memilih salah satu baris yang ingin dirubah. Tombol “Baru” digunakan untuk meng-inputkan data suku cadang jenis baru. Tombol “ubah” digunakan untuk meng-edit data suku cadang dengan

STIKOM

memilih salah satu baris yang ingin dirubah. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data suku cadang dengan memilih salah satu baris yang ingin dihapus.

Gambar 4.20 Tampilan Form Master Alat

3. Form Transaksi Pengeluaran Alat

Tampilan Form Transaksi Pengeluaran Alat pada gambar 4.21, merupakan form untuk menampilkan semua data-data transaksi pengeluaran dengan penjelasa di sebelah kana adalah view detail setiap ID Transaksi Pengeluaran. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi, yaitu “baru” untuk membuat transaksi pengeluaran baru di menu transaksi pengeluaran alat. Tombol “ hapus” untuk menghapus data transaksi yang salah. Tombol “keluar” jika transaksi sudah selesai dilakukan.

STIKOM

50

Gambar 4.21 Tampilan Form Pengeluaran Alat

4. Menu Transaksi Pengeluaran Alat

Tampilan menu pengeluaran alat pada gambar 4.22 merupakan form untuk memasukkan semua data transaksi keluar. Setelah data di inputkan,dapat disimpan sementara di kolom samping kanan form barang keluar dengan menekan tombol “input”. Tombol “Reset” untuk membatalkan proses penyimpanan sementara. Tombol “simpan” untuk menyimpan seluruh transaksi kedalam database. Tombol “hapus” untuk menghapus data yang diinputkan salah.

STIKOM

Gambar 4.22 Tampilan Menu Pengeluaran Alat

5. Form Transaksi Penambahan Stok

Tampilan form transaksi penambahan alat pada gambar 4.23, merupakan form untuk menampilkan semua data-data transaksi penambahan dengan penjelasan di sebelah kanan adalah view detail setiap ID transaksi penambahan. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi, yaitu “baru” untuk membuat transaksi penambahan baru di menu transaksi penambahan alat. Tombol “hapus” untuk menghapus data transaksi yang salah. Tombol “keluar” jika transaksi sudah selesai dilakukan.

STIKOM

52

Gambar 4.23 Tampilan Form Penambahan Alat

6. Menu Penambahan Stok

Gambar 4.24 merupakan tampilan menu Penambahan Stok yang digunakan untuk memasukkan data-data transaksi masuk. Tombol “input” berfungsi untuk menyimpan data sementara kedalam tabel dalam form penambahan stok. Tombol “simpan” berfungsi untuk menyimpan data kedalam database. Tombol “Reset” digunakan untuk menghapus data yang belum di inputkan oleh user. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data yang sudah diinputkan oleh user

STIKOM

Gambar 4.24 Tampilan Menu Penambahan Alat

7. Laporan Pengeluaran Alat

Tampilan Laporan suku cadang keluar pada gambar 4.25 merupakan tampilan Laporan Suku Cadang Keluar yang menampilkan semua transaksi barang masuk. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada tanggal tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.

STIKOM

54

Gambar 4.25 Tampilan Laporan Barang Keluar

8. Laporan Pengadaan Alat

Tampilan Form Laporan Pengadaan Alat pada gambar 4.26 merupakan tampilan laporan permintaan suku cadang yang menampilkan semua permintaan suku cadang. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada tanggal tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.

STIKOM

Gambar 4.26 Tampilan Laporan Pengadaan Alat

STIKOM

56

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis, perancangan dan implementasi Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pemeliharaan Sarana RSU Haji Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, aplikasi administrasi barang mampu memberikan informasi sesuai ketersediaannya stok suku cadang dan mempermudah pencarian suku cadang yang akan dicari. Selan itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan dikirim ke kantor cabang lainnya.

2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu menghasilkan laporan sesuai kebutuhan atau pengguna saat ini, yaitu laporan suku cadang yang dibutuhkan tiap bulannya.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

1. Pengembangan dengan menggunakan online application untuk laporan inventory barang yang nantinya bisa digunakan kantor pusat untuk mengecek laporan pada unit secara langsung. .

STIKOM

57

Herlambang, Soendoro. Haryanto, Tanuwijaya. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan Manajemen. 2005. Graha Ilmu: Yogyakarta

Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. PT Prenhallindo. Jakarta

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta

Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya

STIKOM

52

Gambar 4.23 Tampilan Form Penambahan Alat

6. Menu Penambahan Stok

Gambar 4.24 merupakan tampilan menu Penambahan Stok yang digunakan untuk memasukkan data-data transaksi masuk. Tombol “input”

berfungsi untuk menyimpan data sementara kedalam tabel dalam form penambahan stok. Tombol “simpan” berfungsi untuk menyimpan data kedalam database. Tombol “Reset” digunakan untuk menghapus data yang belum di inputkan oleh user. Tombol “hapus” digunakan untuk menghapus data yang sudah diinputkan oleh user

STIKOM

53

Gambar 4.24 Tampilan Menu Penambahan Alat

7. Laporan Pengeluaran Alat

Tampilan Laporan suku cadang keluar pada gambar 4.25 merupakan tampilan Laporan Suku Cadang Keluar yang menampilkan semua transaksi barang masuk. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada tanggal tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.

STIKOM

54

Gambar 4.25 Tampilan Laporan Barang Keluar

8. Laporan Pengadaan Alat

Tampilan Form Laporan Pengadaan Alat pada gambar 4.26 merupakan tampilan laporan permintaan suku cadang yang menampilkan semua permintaan suku cadang. Dapat diketahui dari tiap bulan ataupun mulai pada tanggal tertentu sampai dengan tanggal / tahun tertentu.

STIKOM

55

Gambar 4.26 Tampilan Laporan Pengadaan Alat

STIKOM

56 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis, perancangan dan implementasi Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pemeliharaan Sarana RSU Haji Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, aplikasi administrasi barang mampu memberikan informasi sesuai ketersediaannya stok suku cadang dan mempermudah pencarian suku cadang yang akan dicari. Selan itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan dikirim ke kantor cabang lainnya.

2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu menghasilkan laporan sesuai kebutuhan atau pengguna saat ini, yaitu laporan suku cadang yang dibutuhkan tiap bulannya.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

1. Pengembangan dengan menggunakan online application untuk laporan inventory barang yang nantinya bisa digunakan kantor pusat untuk mengecek laporan pada unit secara langsung. .

STIKOM

57

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro. Haryanto, Tanuwijaya. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan Manajemen. 2005. Graha Ilmu: Yogyakarta

Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. PT Prenhallindo. Jakarta

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta

Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya

STIKOM