8
biaya didasarkan atas aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Sehingga digunakan metode ABC dalam input data pada SAP guna mengurangi timbulnya
resiko kesalahan perhitungan biaya.
4.2. Evaluasi Sistem Pengendalian Internal PT Charoen Pokhpand Siklus Produksi Berdasarkan
COSO
Perusahaan harus mempunyai sistem pengendalian internal yang memadai. Dengan adanya sistem pengendalian internal tersebut yang digunakan
untuk meminimalisasi tingkat kecurangan yang mungkin akan terjadi, meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan produksi, serta menjaga data yang
terkait siklus produksi agar tetap handal. Begitu pula dengan PT Charoen Pokhpand yang juga mempunyai sistem pengendalian internal yang dilihat
berdasarkan dari lima komponen pengendalian internal menurut COSO Committee of Sponsoring Organization yang saling berkaitan, yaitu:
Lingkungan Pengendalian
Karyawan di siklus produksi bekerja untuk menghasilkan produk utama Slaughterhouse yaitu ayam utuh, ayam potong,dan ayam tanpa tulang.
Berdasarkan wawancara dengan Manajer Produksi, sebagian besar karyawan di departemen produksi adalah karyawan wanita, dengan alasan menurut perusahaan
karyawan wanita memiliki tingkat ketelitian yang lebih baik daripada karyawan pria. Karyawan produksi bekerja dalam sebuah sub tim kecil di enam bagian
departemen produksi Bagian Penerimaan, Bagian Penggantungan Ayam, Bagian Penanganan, Bagian Penyiangan, Bagian Packing,dan Bagian Gudang. Hubungan
kerjasama serta solidaritas antar karyawan dalam satu tim dengan tim lain terjalin dengan baik, meskipun telah terdapat pemisahan tugas yang jelas sesuai dengan
tanggung jawab serta wewenang di setiap bagian. Sebagai contoh karyawan pada bagian penanganan tidak boleh membantu ataupun diperbantukan dalam aktivitas
bagian penyiangan, apabila hal itu terjadi dikhawatirkan akan timbul kesalahan dalam aktivitas produksi di bagian penyiangan.
9
Manajer produksi sebagai pimpinan tertinggi di Departemen Produksi berperan juga dalam pengawasan terhadap karyawan berkompetensi rendah yang
dilihat dalam KPI Key Performance Indicator meliputi target reject, kualitas produksi, kerjasama tim dan kepemimpinan, serta terlibat juga dalam pelatihan
karyawan baru. Perusahaan juga terbuka secara penuh terhadap pemerintah mengenai pelaporan keuangan dan segala aktivitas bisnis yang menyangkut
kegiatan produksi PT Charoen Pokhpand. Pihak manajemen Departemen Produksi telah memahami kebijakan pemerintah menyangkut cara pemotongan atau
penyembelihan ayam yang halal, dalam hal ini perusahaan bekerjasama dengan MUI Majelis Ulama Indonesia dengan diadakannya audit oleh pihak MUI dan
sosialisasi kepada karyawan produksi bagian penggantungan ayam sembelih yang dilakukan setiap tahunnya untuk pengakuan produk halal. Perusahaan juga
mendaftarkan produknya ke BPOM Badan Pengawasan Obat dan Makanan seperti yang sudah menjadi peraturan pemerintah, guna meningkatkan
kepercayaan konsumen terhadap produk PT Charoen Pokhpand. Proses pengambilan keputusan dalam Departemen Produksi oleh pihak
manajemen juga dilakukan secara konsisten, keputusan dibuat setelah mempertimbangkan secara seksama fakta- fakta yang terjadi dan dirapatkan
dalam rapat koordinasi yang dilakukan setiap bulannya. Manajer Produksi menjalin hubungan yang baik dengan karyawan, agar tercipta integritas dan nilai
etika yang baik.
Penilaian Resiko
PT Charoen Pokhpand mempunyai misi perusahaan yang resmi disusun dan dikomunikasikan ke seluruh karyawan departemen produksi yaitu menjadi
produsen kelas dunia dalam bidang makanan olahan dari daging ayam khususnya dan bahan lain umumnya, serta menjadi perusahaan yang bertanggung jawab,
peduli terhadap dampak lingkungan di dalam menjalankan kegiatan. Tingkat aktivitas produksi serta tujuannya dievaluasi secara berkala sesuai dengan misi PT
Charoen Pokhpand.
10
Pada setiap proses produksi selalu ada rencana produksi jangka pendek maupun jangka panjang yang dikomunikasikan setiap minggunya ke karyawan
produksi. Prosedur ini dinamakan briefing mingguan guna meminimalisasi resiko terjadinya missed target yang sudah direncanakan. PT Charoen Pokhpand selalu
melakukan aktivitas produksi berdasarkan perencanaanyang sudah dibuat, baik perencanaanharian, mingguan, maupun bulanan yang bertujuan untuk
menghindari terjadinya kelebihan ataupun kekurangan bahan baku produksi. Ketika perusahaan mengalami kelebihan bahan baku, yang akan terjadi adalah
kelebihan biaya yang dikeluarkan over cost, namun ketika perusahaan mengalami kekurangan bahan baku. Hal ini berpengaruh pada munculnya biaya
stockout yaitu biaya hilangnya kesempatan untuk mendapatkan pendapatan karena bahan baku yang diperlukan tidak tersedia. Terjadinya stockout ini dapat
menyebabkan proses produksi tertunda dan perusahaan kehilangan pendapatan penjualan serta kepercayaan dari para pelanggan Romney danSteinbart,2008.
Anggaran atau biaya produksi dikembangkan oleh Departemen Accounting yang bertanggung jawab dan mengikuti prosedur yang telah
ditentukan. Departemen Accounting PT Charoen Pokhpand tidak hanya bertugas menghitung dan mencatat hal yang menyangkut transaksi pembiayaan, tetapi juga
bertugas sebagai controlling biaya yang dikeluarkan di Departemen Produksi. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi munculnya resiko terlalu banyak biaya
produksi yang dikeluarkan over budget namun tidak diikuti dengan kualitas dan kuantitas produk yang sesuai target perencanaan.
Studi biaya dilakukan sebelum menentukan bahan baku serta segala sesuatu yang mendukung aktivitas produksi yang akan dipakai. Mekanisme dan
prosedur PT Charoen Pokhpand yang telah ada di dalam Departemen Produksi digunakan untuk mengidentifikasi, memprioritaskan dan bereaksi terhadap
peristiwa-peristiwa baru yang mempengaruhi tujuan perusahaan seperti: perubahan ekonomi, perubahan peraturan pemerintah, dan perubahan tekhnologi.
11
Aktivitas Pengendalian
Key Performance Indicator KPI digunakan sebagai dasar hasil penilaian kinerja karyawan yang dilakukan setiap tahunnya yang digunakan oleh
perusahaan sebagai control kualitas produk serta kualitas sumber daya manusia di dalam Departemen Produksi. Apabila muncul produk yang tidak sesuai standar
serta terjadi kesalahan ataupun kecurangan dari karyawan, PT Charoen Pokhpand bisa secepatnya melakukan perbaikan yang dibicarakan sebelumnya dalam rapat
koordinasi setiap bulannya pada setiap departemen. Manajer Produksi juga melakukan tinjauan mendadak terhadap karyawan produksi guna mengetahui
kesalahan- kesalahan yang mungkin dilakukan. Aktivitas produksi PT Charoen Pokhpand telah didokumentasikan dalam
sistem SAP yang terkomputerisasi dan terintegrasi ke departemen lain, seperti contohnya Departemen Accounting. Akses ke sistem program SAP dan data
dikendalikan untuk menghindari kemungkinan resiko kehilangan data transaksi pada Departemen Produksi PT Charoen Pokhpand. Aktivitas pengendalian lain
yang sudah perusahaan lakukan adalah dilakukannya review dan rekonsiliasi laporan dalam kegiatan produksi. Setiap pengeluaran barang selalu mendapat
persetujuan dari pihak yang diberikan otorisasi, dan dilakukan penghitungan ulang disetiap bagian. Pembatasan penggunaan aset didokumentasikan dengan baik
dalam formulir bukti serah terima barang pada setiap bagian di Departemen Produksi yang penggunaannya dipantau oleh pihak manajemen yaitu supervisor
dan koordinator setiap bagian. Peralatan, perlengkapan, persediaan, serta asset lainnya secara fisik
dijamin dan dihitung secara berkala. Rencana pemulihan juga dilakukan oleh pihak manajemen produksi apabila terjadi bencana alam atau pun masalah internal
seperti kebakaran pabrik, mesin rusak, dalam perusahaan untuk meminimalkan tingkat kerugian.
12
Informasi dan Komunikasi
Semua transaksi di Departemen Produksi sudah dicatat dalam sistem SAP dan akan terintregrasi ke departemen lain yang berhubungan. Selain itu untuk
mempermudah komunikasi antar departemen yang saling berkait, PT Charoen Pokhpand juga menggunakan jaringan internet, contohnya informasi permintaan
produk dari departemen pemasaran dilakukan via e-mail pada departemen produksi sebagai dasar dilakukannya perencanaan produksi. Selain itu karena PT
Charoen Pokhpand menggunakan ABC Activity Based Costing yang setiap kegiatannya menimbulkan biaya, dengan sistem yang terkomputerisasi dan sudah
terintegrasi maka akan mempermudah Departemen Accounting untuk menghitung biaya yang akan dibebankan disetiap tahap atau aktivitas produksi. Informasi
dievaluasi dan diklasifikasikan berdasarkan integritas kerahasiaan dan ketersediaan karyawan yang memiliki otoritas atau tanggung jawab untuk
mengaksesnya dalam sistem SAP yang sebelumnya dilatih terlebih dahulu pengoperasian SAP untuk memahami tanggung jawab mereka terkait dengan
informasi tersebut.
Pihak Manajemen Produksi mendorong kepercayaan antara karyawan, supervisor dan departemen yang lain. Karyawan produksi didorong untuk
memberikan rekomendasi dan ide sebagai perbaikan PT Charoen Pokhpand kedepannya. Turut diinformasikan hal- hal penting seperti perubahan prosedur,
atau perubahan perencanaan produksi oleh Koordinator bagian setiap minggunya kepada karyawan produksi.
Monitoring
Dalam aktivitas pengawasan atau monitoring PT Charoen Pokhpand membuat aturan untuk mereview seluruh aktivitas maupun data yang menyangkut
siklus produksi setiap bulannya, hal ini dilakukan untuk mengawasi seluruh
13
kegiatan produksi agar tetap berjalan sesuai rencana yang telah disusun. Apabila terjadi penyimpangan akan ditindak lanjuti secara tepat waktu.
Pengawasan lainnya juga berkaitan dengan kinerja karyawan, persediaan aset dan hal teknis produksi yaitu pemantauan terhadap mesin, fasilitas
pendukung produksi ketersediaan sepatu, sarung tangan, pisau pemotong, masker dan lain- lain oleh supervisor dan koordinator setiap bagian di dalam Departemen
Produksi agar kegiatan produksi berjalan lancar tanpa terkendala masalah teknis dan pengendalian internal serta pemantauan terhadap karyawan. Selain itu
manajemen secara berkala mengevaluasi efektifitas proses penilaian resiko, sehingga dilakukan akurasi dan ketepatan waktu di sistem SAP pada saat
informasi dibutuhkan mengurangi resiko ketidakandalan data.
4.3. Peran Manajemen dan Kepatuhan Karyawan dalam Prosedur Produksi
