Laporan Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI GRAND

PASUNDAN CONVENTION HOTEL

BANDUNG

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

  

Ahmad Aulia Makmun

NIM 41809085

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

B A N D U N G

  

2 0 1 3

  

vi

DAFTAR ISI

Halaman

  LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... i KATA PENGANTAR............................................................................................. ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL.................................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... ix

  BAB I PENDAHULUAN......................................................................................... 1

  1.1. Sejarah Grand Pasundan Convention Hotel..................................................... 3

  1.1.1 Klasifikasi Grand Pasundan Convention Hotel...................................... 4

  1.1.2 Filosofi Logo Grand Pasundan Convention Hotel.................................. 6

  1.1.3 Makna Logo Grand Pasundan Convention Hotel................................... 6

  1.1.4 Makna Bintang Empat Di Logo Grand Pasundan...................................7

  1.2 Sejarah Divisi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel............. 7

  1.3 Struktur Divisi Public Relations.....................................................................8

  1.4 Job Descriptions Bagian Public Relations....................................................9

  1.5 Sarana dan Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel............................. 16

  1.5.1 Sarana Grand Pasundan Convention Hotel............................................. 17

  1.5.2 Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel........................................ 18

  

vii

  2.4. Definisi Sales Marketing ............................................................................. 28 2.5.

  3.2.2. Saran Untuk Mahasiswa PKL Selanjutnya........................................ 33

  3.2.1. Saran untuk Perusahaan..................................................................... 33

  3.2. Saran............................................................................................................. 33

  3.1. Kesimpulan................................................................................................... 32

  

BAB III PENUTUP.................................................................................................. 32

  Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan.................................................. 29

  2.3. Deskripsi Humas........................................................................................... 26

  1.6 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan............................. 20

  2.2.2. Kegiatan Insidental............................................................................ 25

  2.2.1. Kegiatan Rutin................................................................................... 24

  2.2. Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan............................................... 24

  2.1. Aktifitas Kegiatan PKL................................................................................21

  21

  1.6.2 Waktu Pelaksanaan PKL....................................................................20 BAB II PELAKSANAAN PKL..............................................................................

  1.6.1 Lokasi Pelaksanaan PKL................................................................... 20

  

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................... 35

LAMPIRAN..............................................................................................................36

DAFTAR RIWAYAT HIDUP...............................................................................44

  

KATA PENGANTAR

Bismilahirrohmanirrohim.

  Assalamu ’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

  Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat penulis selesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

  Penyusunan Laporan PKL ini dibuat berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan penulis di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung selama satu bulan. Laporan Kerja Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kerja Praktek program Pendidikan Strata Satu Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas di Universitas Komputer Indonesia. Penulis mengucapkan rasa terimakasih yang sebesar besarnya untuk ayah dan ibu tercinta yang telah banyak membantu penulis baik dari segi moral maupun materil.

  Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan dengan baik tanpa ada dukungan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak.

  Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu proses penulisan laporan kerja praktek ini. Secara khusus penulis sampaikan terima kasih kepada :

  1. Yth. Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung, yang telah mengeluarkan Surat

  Pengesahan Permohonan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan terima kasih telah menandatangani Lembar Pengesahan ini.

  2. Yth. Drs. Manap Solihat., M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengarahan dan pandangan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

  3. Yth. Melly Maulin P., S.Sos. M.Si selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung.

  4. Yth. Adiyana Slamet., S.IP., M.Si selaku Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah senantiasa memberikan arahan, bimbingan, dan motivasi kepada penulis selama melaksanakan bimbingan serta memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

  5. Yth. Sangra Juliano., S.I.Kom.,M.I.Kom selaku Dosen wali IK-3 2009 yang telah memberikan semangat dan dukungannya kepada anak

• –anak walinya di IK-3 untuk melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) sehingga penulis dapat menyusun laporan ini.

  6. Khususnya Kepada seluruh dosen di lingkungan Program Studi Ilmu Komunikasi yakni, Yth. Rismawaty, S.Sos., M.Si., Sangra Juliano,

  S.I.Kom.,M.I.Kom., Adiyana Slamet., S.IP., M.Si., Olih Solihin ., M.I.Kom, Ari Prasetyo, S.Sos., M.Si., Tine Agustin Wulandari, S.I.Kom., dan kepada seluruh dosen Ilmu Komunikasi yang telah

  mengajarkan penulis selama ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan berlangsung.

  7. Yth. Ratna Widiasti A.md Selaku Sekretaris Dekan FISIP Universtas Komputer Indonesia Bandung Yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.

  8. Yth. Astri Ikawati A.md. Kom selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universtas Komputer Indonesia Bandung yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.

9. Yth. Rimawati selaku General Manager Grand Pasundan Convention

  Hotel yang telah menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang telah senantiasa memberikan arahan, dan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

  10. Yth. Lulu Ristiana selaku PR Officer Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang telah memberikan arahan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

  11. Yth. Yudi Supriadi selaku Sales Adm Marketing Grand Pasundan Convention Hotel sekaligus Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

  12. Salam satu perjuangan untuk teman-teman UNIKOM terutama rekan IK-3, dan Humas 1, Insya Allah kita lulus tahun 2014.

  13. Semua pihak yang telah membantu sebelum dan selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu.

  Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang telah membantu penulis dalam proses menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala saran dan masukan dari pembaca. Serta menerima saran dan masukan tersebut dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Aamiiin....

  W assalamu’alaikum Wr. Wb.

  Bandung, Desember 2013 Penulis Ahmad Aulia Makmun NIM 41809085

  DAFTARPUSTAKA Buku:

Ardianto, Elvinarno, Lukiati, SitiKarlinah. 2007. Komunikasi Massa Suatu

Pengantar (edisirevisi). Bandung: Simbiosa Rekatama Media.

  

Danandjaja 2011, Peranan Humas Dalam Perusahaan. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Effendy,OnongUchjana.1988. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis.

  Bandung: Rosdakarya. Pace, R.Wayne, Faules. Komunikasi Organisasi. 2006. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT.Remaja Rosdakarya.

  Rhenald.2008.Manajeme nPublic Relation s Konsep dan Aplikasinyadi Indonesia.Jakarta:PT.Pustaka Utam aGrafiti.

  Soemirat,Soleh.2010.Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Rosdakarya. Khasali.

  Internet Searching :

BAB I PENDAHULUAN Bandung termasuk kota yang memiliki banyak tempat wisata yang bernuansa

  alam, karena Bandung adalah kota yang kaya akan kekayaan alam membuat Bandung di juluki sebagai kota Kembang dan Paris Van Java. Tempat wisata alam di kota Bandung, terutama alam pegunungan, menjadi satu daya tarik wisata.

  Wisata alam Bandung merupakan salah satu kota di Indonesia yang memiliki potensi pariwisata yang cukup tinggi, selain dikenal dengan keindahan kotanya, Bandung juga di kenal memiliki beragam wisata kulinernya. Tidak hanya itu, Bandung juga terkenal dengan outlet

• –outlet belanjanya, sehingga kota Bandung banyak diminati oleh wisatawan lokal maupun wisatawan Mancanegara. Perkembangan dunia pariwisata di kota Bandung ini semakin berkembang pesat dan cukup menggembirakan. Pembangunan pariwisata dilakukan dengan membangun tempat-tempat penginapan seperti villa, bunga low, losmen ataupun hotel. Dewasa ini pembangunan hotel-hotel berkembang dengan pesat. Fungsi hotel bukan saja tempat menginap untuk tujuan wisata namun juga untuk tujuan lain seperti menjalankan kegiatan bisnis, mengadakan seminar atau sekedar untuk mendapatkan ketenangan. Persaingan hotel-hotel di kota Bandung ditunjukan dengan adanya mutu pelayanan yang ditawarkan dari setiap pelaksanaan manajemen hotel. Mulai dari fasilitas hotel, keadaan kamar, harga sewa kamar dan bagaimana pihak hotel melayani konsumen.

Hotel adalah suatu bidang usaha yang menggunakan suatu bangunan yang disediakan secara khusus, untuk setiap orang yang menginap, makan, memperoleh pelayanan dan menggunakan fasilitas lainnya dengan pembayaran. Ciri khusus dari hotel adalah mempunyai restoran yang dikelola langsung dibawah manajemen hotel tersebut. Kelas hotel ditentukan oleh Dinas Pariwisata Daerah (Diparda).

  Hotel merupakan sebuah instansi yang bergerak dalam penyediaan jasa dan layanan. Dalam setiap kegiatan yang disebut pelayanan, muncul dua unsur yang sangat dominan, yaitu yang dilayani dan yang melayani. Hubungan antara kedua hal inilah yang menyebabkan munculnya usaha yang luar biasa dari manajemen Hotel untuk menggali dan terus memunculkan nilai-nilai yang tinggi dalam melayani tamu. Bahkan tinggi rendahnya mutu pelayanan ini kemudian menjadi tolak ukur tinggi rendahnya kelas suatu hotel.

  Persaingan bisnis dibidang jasa perhotelan khususnya di kota Bandung semangkin ketat. Persaingan yang ketat antar hotel tersebut menyebabkan masing- masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan fasilitas semaksimal mungkin. Untuk dapat bertahan dan menang dalam persaingan tersebut, pelaku bisnis pun dituntut untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikannya. Grand Pasundan Convention Hotel sebagai hotel yang menyediakan jasa penginapan, makanan, minuman, dan jasa lainnya, harus selalu memperhatikan tentang kualitasnya, baik itu kualitas dalam hal pelayanan Fasilitas maupun harga yang ditawarkan. Hal ini dilakukan agar para customer/pelanggan tetap loyal terhadap

  Grand Pasundan Convention Hotel bukanlah satu-satunya penginapan di kota Bandung. Hotel ini terletak di kawasan yang sangat strategis dikota Bandung yaitu, Terletak di Jl. Peta no 147-149 (lingkar selatan). Ada banyak hotel dan penginapan lainnya yang sama-sama berlomba memenangkan persaingan dan meningkatkan jumlah Customer/pelanggan. Karena itulah, Grand Pasundan Convention Hotel sebagai Hotel Bintang Empat yang memiliki kemampuan dalam meningkatkan jumlah Customer/pelanggan harus mempunyai strategi- strategi untuk dapat bersaing dengan competitor atau Hotel

• –hotel Bintang Empat lainnya.

  Di Bandung sendiri banyak perkembangan Hotel Berbintang, diantaranya yaitu Sensa Hotel Bandung, Golden Flower Hotel, Aston Braga Hotel, Holiday Inn Bandung Hotel, The Jayakarta Bandung Suite Hotel & Spa, dan masih banyak lagi. Oleh karena itu guna menghadapi persaingan yang semakin ketat Grand Pasundan Convention Hotel selalu memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggannya. Usaha yang dilakukan Grand Pasundan Convention Hotel dalam memberikan pelayanan yang baik yaitu dengan mengutamakan keinginan pelanggan, dan menanggapi keluhan pelanggan.

1.1 Sejarah Perusahaan

  Pada tahun 2002 Grand Pasundan Convention Hotel mulai dibangun dan selesai pada tahun 2003, di bawah management PT. Graha Bandung Kencana yang merupakan sebuah perusahaan keluarga. Grand Opening Grand Pasundan Convention Hotel Bandung dilaksanakan pada tanggal 1 Maret 2003.

  Terletak di Jl. Peta no 147-149 (lingkar selatan) Kota Bandung, Grand Pasundan Convention Hotel Bandung memiliki luas area tanah 9.317 m² dan luas bangunan 16.548 m². Seperti konsep pada awalnya Grand Pasundan Convention Hotel lebih menonjolkan aspek konpensi sebagai segmen yang akan diraihnya. Dengan memiliki Malibu Dome yang mempunyai tatanan apik dan serba canggih, hal ini diharapkan agar masyarakat Bandung dapat memanfaatkannya sebagai tempat meeting, launching, gathering, wedding, dan event lainnya.

  Grand Pasundan Convention Hotel dari aspek loyalitas didirikan berdasarkan SIUK (Surat Izin Usaha Kepariwisataan) No. 556/Si. 3332 Hm Sw Dispar pada tanggal 4 Desember 2002 dan Grand Pasundan Convention Hotel adalah hotel dengan kualifikasi Hotel Bintang Tiga dan sekarang berkembang menjadi Hotel Bintang Empat.

1.1.1 Klasifikasi Hotel Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Klasifikasi atau pengelompokan sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan beberapa faktor antara lain : Lokasi hotel, perencanaan harga, jumlah kamar, jenis tamu yang menginap, lama tamu yang menginap dan klasifikasi bintang.

  A. Berdasarkan Perencanaan Harga Grand Pasundan Convention Hotel Bandung menawarkan harga kepada tamu sudah termasuk breakfast. Dilihat dari perencanaan harga tersebut maka Grand

  Pasundan Convention Hotel termasuk Continental Hotel.

  B. Berdasarkan Jumlah Kamar Grand Pasundan Convention Hotel Bandung memiliki jumlah kamar

  Pasundan Convention Hotel Bandung tergolong dalam medium hotel atau hotel tingkat menengah.

  C. Berdasarkan Jenis Tamu Yang Menginap Jenis tamu yang menginap di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung adalah para pengusaha atau tamu yang melakukan aktivitas bisnis. Berdasarkan jenis tamu yang menginap maka Grand Pasundan Convention Hotel Bandung termasuk ke dalam Business Hotel.

  D. Berdasarkan Lama Tamu Yang Menginap Para tamu yang menginap di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung pada umumnya menginap menginap selama 2 sampai 3 hari sehingga berdasarkan hal tersebut maka Grand Pasundan Convention Hotel Bandung tergolong dalam Semi Residential Hotel.

  E. Berdasarkan Lokasi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung berlokasi di daerah kota tepatnya di jalan Peta (Lingkar Selatan) Kota Bandung yang dirancang sedemikian rupa sebagai hotel konvensi. Oleh karena itu hotel ini dikelompokkan ke dalam jenis City Hotel.

  F. Berdasarkan Bintang Grand Pasundan Convention Hotel Bandung didirikan berdasarkan SIUK

  (Surat Izin Usaha Kepariwisataan) No. 556/Si. 3332 Hm Sw Dispar pada tahun

  2002 tanggal 4 Desember 2002 dan Grand Pasundan adalah hotel dengan klasifikasi Bintang Tiga dan sejak tahun 2008 dengan penambahan gedung, kamar serta fasilitas pendukung lainnya, Grand Pasundan Convention Hotel pun berubah menjadi Hotel Bintang Empat.

  1.1.2 Filosofi Logo Grand Pasundan Convention Hotel Gambar 1.1 Logo Grand Pasundan Convention Hotel Sumber: Arsip Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

1.1.3 Makna Logo Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Elemen logo yang membentuk Mahkota melambangkan kemegahan dan kemewahan yang ditawarkan oleh Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Kemegahan dan kemewahan tersebut dapat ditemui dalam lingkungan Grand Pasundan Convention Hotel baik dari fasilitas yang ada maupun pelayanan yang ditawarkan kepada Customer.

1.1.4 Makna Bintang Empat Di Logo Grand Pasundan Hotel Bandung

  Empat Bintang yang terdapat di dalam Logo Grand Pasundan Convention Hotel Bandung menjelaskan bahwa Hotel Grand Pasundan memiliki kamar tidur lebih dari sertatus lima puluh ke atas sehingga Grand Pasundan masuk dalam katagori Hotel Bintang Empat

  1.2 Sejarah Devisi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Pada tahun 2003 bersamaan dengan selesainya pembangunan Grand Pasundan Convention Hotel devisi Public Relations pun dibentuk, mengingat pentingnya devisi Public Relations maka management hotel dengan kebijakannya mendirikan Public Relations dengan tujuan untuk memperkenalkan dan membentuk citra positif ditengah masyarakat bagi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Adapun tugas utama dari devisi Public Relations itu sendiri adalah menjalin kerja sama dengan beberapa media lokal, hal ini menjadikan daya tarik tersendiri bagi pengunjung hotel untuk kerjasama dengan pihak hotel.

  1.3 Struktur Devisi Public Relations

  Struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang mewujudkan pola kerja tetap serta mengatur hubungan

• –hubungan di antara bidang–bidang kerja, maupun orang
• –orang yang menunjukan kedudukan dan peranan masing–masing jabatan dalam mewujudkan kerjasama suatu organisai. Struktur organisasi dapat

organisasi, serta adanya kejelasan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari orang –orang yang melaksanakan tugas tersebut.

  Organisasi di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung bertugas memasarkan produk Hotel dan menjalankan managemet yang sudah ada.

  Sehingga setiap karyawan mempunyai tanggung jawab dan tungasnya masing- masing. Susunan organisasi Devisi Humas Grand Pasundan Convention Hotel Bandung seperti pada bagan berikut :

Bagan 1.2 Struktur Organisasi Humas Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  GENERAL MANAGER DOS SENIOR SALES SALES MANAGER ASS.SALES MANAGER PR OFFICER RSV SPV SALES EXC. ART & DESIGN/ ARTIS

1.4 Job Deskription

  1.4.1 Tugas Pokok General Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung Membina dan memelihara kerjasama yang efektif dengan segenap divisi maupun pihak-pihak diluar perusahaan guna memantapkan efektivitas kerja dalam menjalankan fungsi dan tugas-tugasnya.

  1.4.2 Fungsi General Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.

  b. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat.

  c. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.

  d. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.

  e. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan.

  f. Memberikan masukan dan saran atas setiap permasalahan di divisi dan di perusahaan serta mencari jalan keluar dan menyelesaikan masalah yang ada.

  1.4.3 Tugas Pokok Director of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Mempunyai tugas untuk merencanakan target pemasaran dan penjualan baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang serta menerapkan kebijkan dalm pemasaran dan penjualan produk hotel.

  1.4.4 Fungsi Director of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Membuat perencanaan jangka panjang dan jangka pendek dalam perkembangan segmentasi pasar.

  b. Membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada general manager.

  c. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

  d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan.

  e. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.

  1.4.5 Tugas Pokok Senior of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal. Serta Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk

memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan

1.4.6 Fungsi Senior of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Bertanggung jawab terhadap pembuatan tujuan yang ingin dicapai Perusahaan dan Grand Strategy untuk mencapai tujuan tersebut.

b. Membuat strategi pemasaran dan penjualan

• –distribusi baik dalam jangka pendek (1 tahun) maupun-jangka menengah (3
• –5 tahun) untuk memastikan pencapaian tujuan Perusahaan dan pengembangan bisnis yang menguntungkan dalam jangka panjang.

  c. Penyusunan dan mengembangkan strategy salles marketing sesuai dengan rencana dan batas waktu yang ditetapkan.

  1.4.7 Tugas Pokok Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan sales call dan misi penjualan kamar maupun ruang meeting. Tidak hanya penjualan, sales manager juga membuat kerjasama dengan pihak –pihak terkait.

  1.4.8 Fungsi Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Melaksanakan sales call terhadap target accounts secara sistematik, kegiatan harus diarahkan kepada penjualan room atau kamar untuk perorangan dan group.

  b.

  Memelihara semua “Account” baik yang perorangan ataupun corporate termasuk mengidentifikasi jatuh tempo perjanjian kerjasama dengan

  corporate customer.

  c. Melakukan kerjasama dengan pihak-pihak terkait khususnya dalam d. Melakukan Promotion di area kerja dan bila perlu memberikan hadiah atau cindera mata, kepada para pelanggan atau potensial customer.

  1.4.9 Tugas Pokok Ass. Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan, dan menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

  1.4.10 Fugsi Ass. Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung a.

  Penyusunan dan mengembangkan strategi sales marketing sesuai dengan rencana dan batas waktu yang ditetapkan.

  b.

  Pencapaian target perbulan.

  c.

  Membuat anggaran tahunan, melakukan pengontrolan dan evaluasi seluruh anggaran yang digunakan oleh tim sales marketing.

  1.4.11 Tugas Pokok Sales Executif Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan sales call dan misi penjualan dengan tujuan untuk memperkenalkan dan menjual produk hotel sesuai dengan target yang diberikan, untuk wilayah DKI Jakarta dan

  1.4.12 Fungsi Sales Executif Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Melaksanakan kegiatan sales call terhadap target accounts secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan. Kegiatan harus diarahkan kepada penjualan akomodasi untuk group, penjualan makanan dan minuman seperti restoran, bar, function dan banquet serta pelayanan hotel lainnya misalnya laundry, swimming pool, drugstore, dll.

  b.

  Memelihara semua “Account” bagi setiap hubungan yang dilakukan perjanjian yang telah dibuat dan usaha yang telah diperoleh.

  c.

  Melakukan tindak lanjut pelayanan pada saat “Tour Group” berada di hotel, untuk memberikan kepuasan kepada mereka.

  d. Melakukan Promotion di area kerja dan bila perlu memberikan hadiah atau cindera mata, kepada para pelanggan atau potensial customer.

  e. Melaksanakan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Marketing Manager.

  1.4.13 Tugas Pokok Public Relation Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Bertanggung Jawab dalam menjaga Citra Positif perusahaan secara General, terselenggaranya arus informasi dan komunikasi yang harmonis antara management dengan pihak publik (ekternal dan internal). Dan juga menyusun beberapa kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh goodwill

  Public Relations merupakan unsur yang sangat penting dalam management

  guna mencapai tujuan yang spesifik khususnya untuk Tujuan Grand Pasundan Convention Hotel.

1.4.14 Fungsi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Membina hubungan yang harmonis dengan masyarakat sekitar lokasi perusahaan (penduduk setempat), Pers/Media, Para Tamu Hotel, Pemuka Masyarakat (Opini Leader), Pemerintah, Supplier dan Karyawan.

  b. Bertindak sebagai Protokoler dalam acara-acara resmi di Grand Pasundan Convention Hotel, dan Handling VIP Guest, mulai dari kedatangan (Welcoming), mendampingin selama acara berlangsung sampai dengan tamu VIP meninggalkan hotel (Farewell).

  c. Menyusun dan Membuat Promotion Material seperti Company Profile, flyers, Brosur, Buletin Perusahaan, Banner, Ex. Banner, Baliigho, Billboard, Poster, Kalender, Newsletter, dan lain-lain.

  d. Memeriksa kelengkapan persediaan Brocure/Flyers (Material Promotion) di Publik Area secara priodik (minimal 1 minggu Sekali).

  e. Mengirim Relase minimal 1 bulan 1 kali dengan tetap memilih media dan saluran yang tepat untuk menyertakan informasi dan pemilihan pesan yang tepat untuk diinformasikan.

  f. Membuat Laporan kegiatan Mingguan dan Bulanan sebagai Public Relations, untuk diserahkan kepada Marketing Communication. g. Menyusun rencana dekorasi hotel dan disesuaikan dengan acaranya, seperti dekorasi Acara Tahun Baru, Imlek, School Holiday, Valentine, Ramadhan, Lebaran, Natal dan acara-acara lainnya.

  h. Menghadiri pertemuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan dan mengikuti training yang sudah dijadwalkan oleh perusahaan

  1.4.15 Tugas Pokok Reservasi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Bertanggung jawab atas ketepatan teknik pelayanan pemesanan kamar dan penataan administrasinya. Dan juga bertanggung jawab untuk Reservation Departement Chart, Planning dan laporan-laporan yang berhubungan dengan Statistik dan Marketing.

  1.4.16 Fungsi Reservasi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Menerima semua permintaan pemesanan kamar melalui telepon dengan ramah.

  b. Menerima, memproses dan mengkonfirmasi pemesanan kamar yang dilakukan tamu baik melalui telepon, surat ataupun yang dilakukan langsung oleh tamu.

  c. Menerima, memproses dan mengkonfirmasi pemesanan kamar yang melalui perusahaan, travel agent ataupun perorangan.

  d. Menyiapkan dan menyimpan Reservation Form, memastikan semua informasi telah dicatat dan memeriksa secara berkala untuk memastikan setiap tambahan atau perubahan informasi dan pesanan untuk tamu telah dicatat. e. Memberitahukan kepada Front Office Supervisor apabila ada VIP guest, event besar atau permintaan khusus apapun.

  1.4.17 Tugas Pokok Art & Design Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Bertanggung Jawab kepada Promotion Coordinator untuk kelancaran pemasangan iklan, direct mail dan penyiapan bahan-bahan promosi.

  1.4.18 Fungsi Art & Desing Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  a. Bertanggung jawab pemasangan iklan sesuai dengan petunjuk Marketing Manager.

  b. Memastikan setiap pemasangan iklan pada media dan waktu tepat.

  c. Melaksanakan kegiatan kliping dari iklan-iklan dan bahan-bahan promosi hotel.

  d. Memeriksa dan menggantikan bahan-bahan ptomosi lama dengan terbaru pada setiap salas kit.

1.5 Sarana dan Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  Grand Pasundan Convention Hotel Bandung memiliki konsep hotel

  konvensi sebagai sebuah usaha dibidang jasa dengan menyediakan

  berbagai fasilitas yang berkualitas, serta menggabungkan nuansa modern dan tradisional Sunda. Hal tersebut dapat dilihat dari sentuhan artistik dari setiap ruangan yang dimilikinya. Fasilitas-fasilitas tersebut antara lain :

1.5.1 Sarana Grand Pasundan Convention Hotel

  a. Fasilitas Kamar Selain dari kamar yang terletak di gedung utama dan satu apartemen Board of Director yang gedungnya terpisah dari gedung utama.

  Grand Pasundan Hotel juga memiliki 76 kamar yang terbagi dalam beberapa jenis kamar. Dan 91 kamar yang terdapat pada gedung utama.

  Adapun jenis dan jumlah kamar dapat dilihat di tabel berikut:

Tabel 1.3 Tipe Room Grand Pasundan Convention Hotel Bandung

  

No. Tipe Room Jumlah Kamar

  1 Studio

  15

  2 Superior

  9

  3 Deluxe

  61

  4 Standar

  50

  5 President Classic

  2

  6 Executive Room

  24

  7 Premier Suite

  1

  8 Royal Family Suite

  1

  9 Junior Suite Room

  1

  10 Driver Room

  2

  11 Grand Deluxe

  1 Jumlah Kamar 167

  

Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan Bandung b. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman

Table 1.4 Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman Grand Pasundan Convention

  

Hotel Bandung

No. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman

  1 Coffe Shop and Bar

  2 Room Service

  3 Lobby Lounge

4 D’Linda Cafeteria

  5 Restaurant

  

Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan

Bandung

1.5.2 Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel

  a. Fasilitas yang ada di Lingkungan Hotel

Table 1.5 No. Fasilitas Lingkungan Hotel

  1 Basement

  2 Car Parking

  3 Cold Pool

  4 Fitness Centre

  5 Drugstore

  

Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan Bandung b. Fasilitas yang ada di Dalam Kamar

Table 1.6 Fasilitas Yang Ada di Dalam Room Grand Pasundan Convention Hotel

  

Bandung

No Fasilitas Room

  1 Bath Tub (except studio room)

  2 Shower with cold and hot water

  3 Individual air conditioning

  4 In Room Wifi

  5 Tea and coffee making fasilities 6 21” TV flat in Standar, deluxe and Executive room

  7 32” LCD plasma in Junior and Family Suite

  8 42” LCD plasma in Presidential Suite

  9 Hair Dryer

  10 Mini Bar

  11 Radio and house music

  12 Fully stock mini bar

  13 Telephone with IDD System (International Direct Dialing System)

  

Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan

Bandung

1.6 Lokasi dan Waktu PKL (Praktek Kerja Lapangan)

1.6.1 Lokasi PKL

  Adapun prakterk kerja lapangan dilakukan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang terletak di Jl. Peta No. 147-149 (lingkar selatan) Bandung.

1.6.2 Waktu PKL

  Adapun pelaksanaan PKL (Prakterk Kerja lapangan) dilaksanakan pada tanggal 15 juli 2013 dan berakhir pada tanggal 31 agustus 2013.

  Pelaksanaan PKL dilakukan mulai dari pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB.

BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Aktifitas Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

  Pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung penulis ditempatkan di bagian devisi Sales and

  

Marketing. Aktifitas praktek kerja lapangan (PKL) berlangsung sejak tanggal 16

  Juli 2013 hingga 31 Agustus 2013, membuat mahasiswa terlibat berbagai macam kegiatan baik yang diselenggarakan oleh bagian devisi Sales Marketing itu sendiri maupun oleh Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Adapun ketentuan perusahaan untuk jam masuk pada saat bulan Ramadhan tiba pada pukul 08.00 WIB dan jam pulang pada pukul 16.00 WIB.

  Kegiatan yang dilakukan selama kegiatan PKL berlangsung terbagi menjadi dua bagian yaitu kegiatan rutin dan insidentil. Kegiatan rutin yaitu kegiatan yang dilakukan setiap hari atau yang sering dikerjakan, seperti menginput data dan promosi online. Sedangkan kegiatan insidental yaitu kegiatan yang dilakukan hanya sesekali saja seperti foto season, safari Ramadhan, mengirim ucapan lebaran (email bless), perayaan 17 Agustus, dan lain sebagainya. Adapun praktek kerja lapangan (PKL) yang dilakukan selama kurang lebih satu bulan dapat dijabarkan dalam tabel seperti berikut:

Table 2.1 Aktifitas Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel

  

Bandung

  No Hari/ Aktifitas Keterangan tanggal Rutin Insidentil

   1 Selasa Perkenalan 16/7/2013 Lingkungan/Pengarahan PKL

   2 Rabu Pengenalan Power Pro (Hotel 17/7/2013 sistem)

   3 Kamis Meeting Karyawan 18/7/2013

   19/7/2013

  4 Input Data Jum’at

   5 Senin Heandling incoming call 22/7/2013

   6 Selasa Membuat Press Realese 23/7/2013

   7 Rabu Pick Up dan Report 24/7/2013

   8 Kamis Membuat Percel untuk klien 25/7/2013

   9 Update Online Promo Jum’at 26/7/2013

   10 Senin Membuat Press Realese 29/7/2013

   11 Selasa Persiapan jadwal kegiatan 30/7/2013 Ramadhan

   12 Rabu Dekorasi Hotel 31/7/2013

   13 Kamis Pertemuan tamu dari In House 1/8/2013

   2/8/2013

  14 Promosi Jum’at

   15 Senin Menyusun jadwal kegiatan 12/8/2013

   16 Selasa Meeting kegiatan 17 Agustus

   17 Rabu Dekorasi acara 17 Agustus 14/8/2013

  18 Kamis Dekorasi acara 17 Agustus 15/8/2013

   19 Jum’at Salles Promo

  16/8/2013

   20 Senin Editing dokumentasi 17 Agustus 19/8/2013

  Sumber : Data Penulis Juli

• –Agustus 2013

2.2 Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

  Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, pada kesempatan tersebut penulis melakukan berbagai kegiatan yang dibagi menjadi kegiatan rutin dan

  insidental antara lain :

2.2.1 Kegiatan Rutin

1. Melakukan Promosi Online

  Memperbaharui data maupun informasi yang akan disampaikan kepada

public eksternal melalui media sosial, seperti halnya facebook, maupun twitter.

  Baik data berupa room rate, promosi yang berlaku, maupun informasi seputar Grand Pasundan Convention Hotel Bandung.

Gambar 2.2 Promosi Online

  

Sumber : foto akun twitter dan

2.2.2 Melakukan Kegiatan Insidentil

1. Foto season

  Kegiatan ini meliputi pengambilan foto seluruh department head atau kepala devisi, dimana pengambilan foto tersebut bertujuan untuk profile hotel, arsip, promosi, dan juga untuk ucapan selamat pada hari

• –hari besar yang disertai dengan foto.

Gambar 2.3 foto Kepala Divisi

  

Sumber : Arsip Hotel

2.3 Deskripsi Humas

  Hubungan masyarakat atau Public Relations, menurut Harlow (Grunning, James, E,1984:7) adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.

  Menurut Dr. Rex Harlow (2010:16), Fungsi dari Humas itu sendiri menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama, membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini/persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan institusi yang diwakili.

  Kegiatan dari humas terbagi menjadi dua yaitu eksternal dan internal. Kegiatan eksternal dari humas itu sendiri seperti Hubungan dengan komunitas, hubungan dengan pelanggan, hubungan dengan media massa dan pers (media & press

  

relations) dan hubungan dengan pemerintah (government relations). Sedangkan

  kegiatan internal yang dilakukan oleh seorang humas seperti hubungan dengan karyawan (employee relations), dan hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations).

  Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target

  tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil- hasil apa yang telah dicapainya.

  Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) menurut Howard Bonham adalah sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalah pahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga.

  Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

  Menurut Baskin, Otin Humas adalah segala bentuk kontak dan hubungan yang diadakan oleh suatu organisasi dengan semua bentuk “publik” baik internal maupun eksternal, hubungan ini adalah meliputi semua bentuk komunikasi. Harus diingat pula, bahwa untuk terbentuknya suatu komunikasi harus terdapat unsur menerima dan memberi atau dialog –dialog dengan pihak–pihak yang berhubungan, dan unsur

• –unsur yang ada di dalamnya (humas) adalah: (1) fungsi manajemen, (2) fungsi komunikasi, (3) fungsi penelitian dan penilaian, (4) suatu fungsi yang dirancang untuk meningkatkan saling pengertian, keserasian, dan masukan yang demokratis kedalam suatu proses pengambilan keputusan. Humas bukanlah alat bisnis atau politik, tetapi alat manajemen. Humas juga bukan suatu

bentuk reklame atau jurnalisme, meskipun baik advertensi atau reklame dan teknik jurnalistik adalah alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan komunikasi dalam humas.

2.4 Deskripsi Sales Marketing

  Menurut Kotler dan Amstrong (2008::6), Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia. Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.

  Sales baru bekerja setelah produk sudah tersedia sedangkan marketing

  sudah sibuk jauh hari sebelum produk diluncurkan. Marketing adalah yang merancang strategi produk melalui apa yang kita kenal dengan Segmentasi, Targeting dan Positioning (STP). STP itu lalu diwujudkan dalam marketing mix yang terdiri dari Product, Price, Place dan Promotion (4P).