Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMAN 1 Wanayasa
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMAN 1 WANAYASA
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada
Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 ( Strata 1 ) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
YUDI BUDIANA 10510601
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2014
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR KEASLIAN ABSTRAK ......................................................................................................... i ABSTRACT....................................................................................................... ii KATA PENGANTAR .................................................................................... iii DAFTAR ISI ................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ x DAFTAR TABEL ......................................................................................... xiii DAFTAR SIMBOL ....................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
1.1.Latar Belakang Penelitian ........................................................................... 1
1.2.Identifikasi dan Perumusan masalah ............................................................ 3
1.2.1 Identifikasi Masalah ............................................................................ 3
1.2.2 Rumusan Masalah ............................................................................... 4
1.3.Maksud dan Tujuan Penelitian .................................................................... 4
1.3.1 Maksud Penelitian. ............................................................................... 4
1.3.2 Tujuan Penelitian. ................................................................................. 4
1.4.Kegunaan penelitian ................................................................................... 5
1.4.1 Kegunaan praktis ................................................................................. 5
1.4.2 Kegunaan akademis ............................................................................ 5
1.5.Batasan masalah ......................................................................................... 6
1.6.Lokasi dan Jadwal penelitian ...................................................................... 6
1.6.1 Lokasi Penelitian .................................................................................. 6
1.6.2 Jadwal Penelitian .................................................................................. 7
1.7.Sistematika Penulisan ................................................................................. 8
BAB II LANDASAN TEORI ......................................................................... 10
2.1 Pengertian Sistem ..................................................................................... 10
2.1.1 Bentuk Dasar Sistem .......................................................................... 11
2.1.3 Karakeristik Sistem ........................................................................... 12
2.1.4 Klasifikasi Sistem. ............................................................................. 15
2.2 Pengertian Informasi ................................................................................ 17
2.2.1 Fungsi Informasi ............................................................................... 18
2.2.2 Nilai Informasi .................................................................................. 19
2.3 Pengertian Sistem Informasi ..................................................................... 21
2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisik ............................................................ 22
2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahan ........................................................ 23
2.4 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan ............................................... 24
2.4.1 Pengertian perpustakaan .................................................................... 25
2.4.2 Jenis – Jenis Perpustakaan. ................................................................. 26
2.4.3 Fungsi Perpustakaan ........................................................................... 27
2.4.4 Sistem Kerjasama Perpustakaan ......................................................... 28
2.4.5 Sistem Peminjaman perpustakaan ....................................................... 28
2.5 Perangkat Lunak Pendukung .................................................................... 29
2.5.1 Tentang PHP ..................................................................................... 29
2.5.2 Xampp. .............................................................................................. 30
2.5.3 MySQL. ............................................................................................. 31
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN ......................................... 33
3.1 Objek penelitian ....................................................................................... 33
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................... 33
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan .................................................................. 36
3.1.3 Struktur Organisasi ............................................................................ 37
3.1.4 Deskripsi Tugas ................................................................................ 37
3.2 Metode penelitian .................................................................................... 38
3.2.1 Desain Penelitian ............................................................................... 38
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ................................................ 39
3.2.2.1 Sumber Data Primer ..................................................................... 39
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ................................................................. 40
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ................................. 40
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ..................................................... 41
4.1.3.2 Data Flow Diagram. .................................................................... 60
4.3. Perancangan Arstektur Jaringan. .............................................................. 88
4.2.3 Perancangan Output. ......................................................................... 84
4.2.2 Perancangan Input. ............................................................................ 78
4.2.1 Struktur Menu. .................................................................................. 77
4.2. Perancangan Antar Muka. ........................................................................ 77
4.1.4.5 Kodifikasi. ................................................................................... 74
4.1.4.4 Struktur File. ............................................................................... 68
4.1.4.3 Entitas Relationship Diagram....................................................... 67
4.1.4.2 Relasi Tabel. ................................................................................ 66
4.1.4.1 Normalisasi. ................................................................................ 63
4.1.4 Perancangan Basis Data. .................................................................... 63
4.1.3.3 Kamus Data. ................................................................................ 62
4.1.3.1 Diagram Konteks. ........................................................................ 59
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ............................................ 42
4.1.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan. ............................................ 59
4.1.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan. ........................................ 58
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem. .............................................................. 58
4.1. Perancangan Sistem. ................................................................................ 58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................ 58
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ............................................. 57
3.3.2.3 Data Flow Diagram ....................................................................... 55
3.3.2.2 Diagram Konteks .......................................................................... 54
3.3.2.1 Flow Map ..................................................................................... 50
3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan. ........................................... 49
3.3.1 Analisis Dokumen ............................................................................. 48
3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan .................................................................. 48
3.2.4 Pengujian Software ........................................................................... 46
4.4. Implementasi. .......................................................................................... 88
4.4.2 Implementasi Perangkat Lunak. ......................................................... 89
4.4.3 Implementasi Perangkat Keras. .......................................................... 90
4.4.4 Implementai Basis Data. .................................................................... 90
4.4.5 Implementasi Antar Muka. ................................................................ 93
4.4.6 Implementasi Instalasi Program. ........................................................ 94
4.4.7 Penggunaan Program. ........................................................................ 96
4.5. Pengujian. .............................................................................................. 101
4.5.1 Rencana Pengujian. ......................................................................... 102
4.5.2 Kasus Dan Hasil Pengujian. ............................................................. 103
4.5.3 Kesimpulan dan Hasil Pengujian ..................................................... 115
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 116
5.1. Kesimpulan. .......................................................................................... 116
5.2. Saran. .................................................................................................... 117 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 118 LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
Aji Supriyanto. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek. JakartaAndri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Gava Media.
Yogyakarta.Disa Utama Cahyadi. 2011. Sistem informasi Perpustakaan Di SMAN 1 Cileunyi.
Strata Satu Sistem Informasi- Sistem Informasi Unikom.Bandung Edhy Sutanta. 2003. Pengertian Sistem informasi Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain. Andi. Yogyakarta. Lutfian.. 2009, Pengertian Sistem informasi perpustakaan. Unikom. Bandung Sutabri.2005. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.KATA PENGANTAR Segala Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala
Rahmat, Hidayah dan KaruniaNya. Tidak lupa sholawat serta semoga tercurah limpahkan kepada baginda alam Nabi Muhammad SAW. Atas segala kehendak dana karunia Nya alhamdulillah penulis berhasil menyelesaikan skripsi yang akan diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Sarjana (S-1) pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Prodi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia, Kota Bandung. Adapun judul yang penulis ambil adalah “SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 WANAYASA” menyadari masih banyak kekurangan, bahwa skripsi atau penelitian ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dalam penelitian maupun isi dari materi skripsi ini. Dalam penyusunan laporan akhir ini penulis banyak mendapatkan mendapat pelajaran bermakna, bimbingan dan juga dorongan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada:
1. Allah SWT, yang telah memberikan segala kemurahan atas kehendaknya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
2. Yang terhormat Dr.Ir.H. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
3. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie., Ir., M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
4. Citra Noviyasari, S.Si,. MT. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
5. Dra. Emma Sukmasih,M.Pd. Selaku Kepala Sekolah SMAN 1 Wanayasa.
6. Ai Sofiah, S.I.P. Selaku bagian perpustakaan SMAN 1 Wanayasa
7. Novrini Hasti, S.Si.,MT selaku dosen wali kelas SI-14 angkatan 2010 jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia dan selaku dosen pembimbing yang senantiasa membantu kelancaran berbagai permasalahan dengan memberikan pengarahan dan masukan yang bermanfaat kepada penulis dalam pengerjaan skripsi ini.
8. Khusus penulis persembahkan rasa terima kasih yang sedalam- dalamnya untuk Ibunda Nurjanati,S.Pd.I. Ayahanda dan Kuswanto tercinta yang selalu memberikan bantuan baik moril maupun materil, terimakasih atas do’anya selama ini.
9. Para sahabat dan kerabat penulis, terutama kepada Riyan Maulana, Andre Gersom Ferdinata, Tasya Kurnia Pradestia, Imam Arif Suripto, M. Rizalludin Suhendi, terimakasih atas dorongan dan kebersamaan yang tidak terlupakan.
10. Seluruh teman-teman dari SI-14 angkatan 2010 yang terus saling membantu memberikan dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan berguna bagi banyak pihak terutama untuk pengembangan ilmu pengetahuan.
Bandung, 23 Juni 2014 Penulis
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman, teknologipun mengalami perkembangan yang sangat pesat. Penerapan teknologi komputer dalam setiap aspek kehidupan sudah di anggap sebagai kebutuhan. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan teknologi pada perusahaan, lembaga, universitas atau sekolah perlu diterapkan agar pekerjaan tersebut bisa lebih efektif dan efisien. Sehingga dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas organisasi tersebut. Mengimbangi kemajuan – kemajuan komputerisasi, kegunaan perpustakaan harus selayaknya dioptimalkan. Hal ini untuk mempersiapakan pemakaian sedini mungkin untuk guru dan pelajar. Ketidak acuan akan fungsi dan manfaat perpustakaan akan menghasilkan sumber daya manusia yang tidak siap menghadapi perkembangan informasi dan globalisasi.
Perpustakaan merupakan sarana penunjang yang wajib ada, karena keberadaan perpustakaan dapat membantu siswa/i dalam belajar di luar jam sekolah. Buku merupakaan jendela dunia bagi manusia, dengan membaca buku pelajaran dapat mengetahui apa yang belum ada ingin diketahui. Sekarang ini kebutuhan akan informasi pada setiap instansi sangatlah beragam. Diperlukan suatu mekanisme baru yang berperan penting dalam pengolahan suatu data untuk dijadikan sebuah bentuk informasi. Sistem infromasi perpustakaan merupakan hal yang harus ada pada sebuah instansi khususnya instansi pendidikan, dalam hal ini sistem informasi perpustakaan berperan penting karena semua proses harus efektif serta dapat dipastikan keakuratan data yang di proses. Pada sistem perpustakaan ini ada beberapa proses, diantaranya proses peminjaman, pengembalian, pencarian data buku, pencarian data anggota, penghitungan denda dan proses pembuatan laporan
Berdasarkan interview dan observasi yang dilakukan, penelitian di SMAN 1 WANAYASA memiliki guru-guru untuk menjalakan tugasnya masing- masing dalam pengajaran kepada siswanya. Contoh dalam perpustakaan SMAN 1 WANAYASA hanya memiliki 2 petugas perpustakaan. Petugas itu bertugas mengecek ketersediaan buku yang ada dan memeriksa buku masuk dan keluar, dan jika terlambat dalam pengembalian buku maka akan ada dendanya. Peneliti menemukan permasalahan-permasalahan yang ada, yaitu belum adanya denda.
Penelitian menemukan permasalahan-permasalahan yang ada, proses yang dilakukan masih sangat manual dengan menggunakan dokumen secara tertulis, karena perpustakaan tersebut masih mengunakan buku catatan secara tulis dan Microsoft excel hanya sebagian kecil. Mulai dari proses proses peminjaman, pengembalian, pencarian data buku, pencarian data anggota, penghitungan denda dan proses pembuatan laporan, maka dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam setiap proses pengolahan data buku.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, semua proses pengolahan data perpustakaan menggunakan buku catatan secara tertulis dan penggunaan microsoft excel hanya sebagian kecil yaitu pada proses pembuatan laporan kepada pemimpin perpustakaan, proses pencarian buku yang sulit karena belum terdata secara menyeluruh dan buku tidak disimpan sesuai dengan tempatnya, Dengan adanya permasalahan yang terjadi maka terdapat banyak kendala yang terjadi.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang berjudul “ S
ISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 WANAYASA”
1.2 Indentifikasi dan Rumusan masalah
Indentifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di SMAN 1 WANAYASA ditemukan hal-hal yang menjadi permasalahan antaralain :
1. Pengolahan data buku yang masih dilakukan dengan cara tulis tangan, pada proses laporan bulanan, sehingga ada buku yang tidak terdata dan memerlukan waktu yang cukup lama.
2. Dengan proses olah data buku yang dalam bentuk dokumen tertulis, sulit dalam proses pencarian data buku secara keseluruhan.
3. Laporan peminjaman, laporan pengembalian dan laporan pengadaan buku yang kurang akurat, karena sering terjadi kesalahan dari proses tersebut dikarenakan pengolahan yang masih menggunakan bentuk dokumen tertulis.
4. Tidak adanya denda jika terjadi keterlambatan dalam pengembalian buku, sehingga sering terjadi kehilangan buku karena tidak sesuai dengan waktu pengembalian buku. 1 . 2 .2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat ditemukan masalah yaitu :
1. Bagimana sistem informasi Perpustakaan SMAN 1 WANAYASA?.
2. Bagaimana perancangan sistem Perpustakaan SMAN 1 WANAYASA?.
3. Bagaimana menguji sistem informasi Perpustakaan SMAN 1 WANAYASA?
4. Bagaimana mengimplementasi sistem informasi Perpustakaan SMAN 1 WANAYASA agar berjalan dengan optimal ?.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1 Maksud Penelitian Maksud dari penelitian “SMAN 1 WANAYASA” adalah untuk membangun sistem informasi perpustakaan yang flesksibel dan dapat mengefesiensikan waktu, dan mengetahui sistem yang sedang berjalan pada SMAN 1 Wanayasa.
1.3.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan pendukung SMAN 1 WANAYASA adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem informasi perpustakaan yang sedang berjalan di SMAN 1 WANAYASA.
2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 1
3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 1 WANAYASA
4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 1 WANAYASA.
1 . 4 Penelitian K e g u n a a n
Kegunaan penelitian dari Sistem Informasi Perpustakaan Pendukung SMAN 1 WANAYASA dibagi menjadi dua bagian, yaitu kegunaan secara akademik dan secara praktis.
1.4.1 Kegunaan Praktis
1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengidentifikasi kebutuhan guna meningkatkan kinerja dari sistem informasi Perpustakaan pada SMAN 1 Wanayasa.
2. Hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan atau referensi bagi pihak lain yang memerlukan untuk penelitian selanjutnya.
3. Penelitian ini diharapkan memberikan informaasi yang mungkin bermanfaat bagi SMAN 1 WANAYASA terutama mengenai pentingnya sistem informasi di era modern seperti ini.
1.4.2 Kegunaan Akademis
1. Kegunaan akademis bagi Sistem Informasi Universitas computer Indonesia sebagai sumbangsih pemikiran ilmiah dari yang terlah diberikan dalam perkuliahan di prodi tersebut.
2. Kegunaan bagi peneliti, berguna untuk melatih kemampuan dan menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh di bidang ilmu Sistem Informasi.
1 . 5 Batasan Masalah
Batasan masalah bertujuan untuk membatasi adanya penyimpangan dalam penulisan. Sistem ini membatasi pembahasan mengenai pembangunan sistem informasi Perpustakaan, maka dibuat batasan masalah :
1. Anggota dikususkan untuk pelajar atau siswa/i dan guru SMAN 1 WANAYASA.
2. Data anggota, pengadaan buku, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian, denda.
3. Peminjaman buku maksimal 3 buku dengan masa pinjam 3 hari.
4. Denda buku perhari Rp.500,00.-
5. Data anggota, data buku, Laporan peminjaman dan Laporan pengembalian buku.
6. Tidak melakukan pemrosesan buku yang hilang pada Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 1 WANAYASA.
7. Tidak melakukan pemrosesan buku yang rusak pada Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 1 WANAYASA.
1.6 Lokasi dan Jadwal Penelitian
1.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di SMAN 1 WANAYASA di Jalan Raya Wanasari - Wanayasa . kel Wanasari Kec. Wanayasa kab. Purwakarta. Sedangkan waktu kegiatan observasi dilaksanakan kurang lebih selama 3 bulan yaitu periode Maret – Mei 2014
1 . 6 .2 J a d w a l
Penelitian Berikut adalah jadwal yang dilakukan selama kegiatan penelitian di lakukan seperti tertera dalam tabel 1.1
Tabel 1.1 Tabel Estimasi Waktu Penelitian2014 No Kegiatan Maret April Mei 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
4
1 Kebutuhan
2 Pembuatan Prototype
3 Evaluasi Prototype
4 Pengembangan Perangkat Lunak akhir
5 Pengujian
1 . 7 Penulisan S i s t e m a t i k a
BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian dimana di dalamnya terdapat kegunaan praktis dan kegunaan akademin, batasan masalah, lokasi dan jadwal pelaksanaan serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dalam membangun aplikasi, teori-teori umum yang berkaitan dengan sistem informasi perpustakaan dan materi pendukung lainnya.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat perusahaan yang diteliti, struktur organisasi dan job description perusahaan, visi dan misi perusahaan, tujuan dan saran perusahaan, serta menjelaskan mengenai metode penelitian yang digunakan, baik desain penelitian, jenis dan metode pengumpulan data, metode pendekatan dan pengembangan sistem, serta pengujian software, beserta analisis prosedur yang sedang berjalan dengan menggunakan alat bantu analisis yakni dimulai dengan use case diagram hingga deployment diagram serta kemudian melakukan tahap evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akab menjelaskan mengenai perancangan sistem berdasarkan evaluasi sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan diagram use case, diagram activity, diagram sequence, diagram class, component diagram, hingga diagram deployment. Serta melakukan perancangan antar muka, perancangan arsitektur jaringan, kemudian melakukan implementasi serta pengujian program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini yang merupakan bab terakhir, bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari hasil implementasi dan pengujian sistem informasi perpustakaan yang telah dibuat, serta saran yang dapat digunakan untuk pengembangan aplikasi ini selanjutnya
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem Sebuah sistem informasi pada dasarnya merupakan suatu sistem yang memiliki komponen – komponen atau sub sistem – sub sistem untuk menghasilkan informasi. Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Unsur – unsur yang terdapat didalam sistem itulah yang disebut dengan nama sub sistem. Sub sistem – sub sistem tersebut harus selalu berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Menurut [Jogiyanto 2005], sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Berdasarkan definisi – definisi sistem diatas dapat dikemukakan bahwa sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem dibentuk dari bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama dengan hubungan yang saling membutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu. Pendefinisian sistem itu sendiri bisa di artikan berdasarkan penggunaan pendekatan komponen yang dilakukan oleh penggunanya.
2.1.1. Bentuk Dasar Sistem Bentuk dasar dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam bentuk dasar sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan di proses dan akan menghasilkan suatu keluaran.
(Jogiyanto,HM.”Analisis dan Desain Sistem Informasi”,[JOG05])
Gambar 2.1 Bentuk Dasar Sistem2.1.2. Elemen Sistem Menurut Andri Kristanto (2008:3) elemen-elemen yang terdapat dalam sistem meliputi:
1) Tujuan Merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi
2) Batasan sistem Merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem.
Batasan sistem dapat berupa peraturan – peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, dll 3) Kontrol
Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa kontrol pemasukan data (input), kontrol keluaran data (output), kontrol pengoprasian, dll
4) Input Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data, jenis pemasukan data, dll
5) Proses Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, proses data berupa: klarifikasi, peringkasan, pencarian, dll
6) Output Merupakan hasil keluaran input. Output dapat berupa laporan, grafik, dll
7) Umpan Balik Merupakan elemen-elemen sistem yang tugas nya apakah sistem berjalan sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan pemeliharaan, dll
2.1.3. Karakteristik Sistem Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen- komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. yaitu :
Gambar 2.2 Karakteristik SistemSumber : Jogiyanto (2005: 3) Karakteristik Sistem Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
1. Komponen Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Boundary (Batasan Sistem) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Environment (lingkungan Luar Sistem) Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Interface (Penghubung Sistem) Penghubung merupakan media perantara antar sub sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Input (Masukan) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dansinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Output (Keluaran) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Proses (Pengolahan Sistem) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.4. Klasifikasi Sistem Menurut Aji Supriyanto (2005: 241) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut :
1) Sistem fisis dan sistem abstrak Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem fisis adalah sistem yang perangkat keras komputer yang antara lain terdiri atas, unit pusat pengolah (Central Processing Unit/CPU), memory, monitor, keyboard, dan lainnya Sedangkan sistem abstrak adalah berupa pemikiran ide atau konsep yang tidak dapat tampak secara fisik. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi (Operation System) komputer yang terdiri atas sekumpulan instruksi dalam Bahasa yang dipahami oleh mesin komputer. Umumnya suatu sistem terdiri atas gabungan komponen fisis dan abstrak yang saling bekerja sama
2) Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaanya terjadi secara alami/natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya.
Contohnya sistem abstrak dapat berupa sistem komputer yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia 3) Sistem tertentu dan sistem tidak tertentu
Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan atau diprediksikan sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan atau diprediksikan sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya.
Sedangkan sistem perekonomian dalam suatu Negara termasuk klasifikasi sistem tidak tertentu, karena tidak diketahui dengan pasti apa yang akan terjadi terhadap kodisi perekonomian tersebut apabila terjadi suatu kejadian tertentu.
4) Sistem tertutup dan sistem terbuka Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Dalam kenyataanya hampir tidak ada sustu sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada adalah sistem yang relatif tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi diluar sistem. Sekalipun sistem aplikasi komputer akan terhenti apabila satu daya listrik ke komputer mengalami gangguan/padam.
2.2. Pengertian Informasi Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah data, sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Menurut Jogiyanto “Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” . (Jogiyanto,2005; 8).
‘Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan’. (Jogiyanto,2005;11)
2.2.1. Fungsi Informasi Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi di mana berbekal informasi seseorang dapat mengambil keputusan dengan baik. Namum dalam pengambilan keputusan yang kompleks, infomrasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi berbagai macam pilihan (Sutabri, 2005).
a. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapar digunakan sebagai bahan pertimbangan yang medukung proses pengembalian keputusan.
b. Mengurangi ketidakpastian Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan
c. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat
d. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah e. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh..
2.2.2. Nilai Informasi (Menurut Gordon B. Davis. 2012:14) nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
1. Kemudahan dalam memperoleh Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
2. Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian (accuracy) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6. Kejelasan (clarity) Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas/ keluwesannya Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8. Dapat dibuktikan Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9. Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
2.3. Pengertian Sistem Informasi Menurut Edhy Sutanta (2003 : 19) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul, bekerja bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
2.3.1. Berdasarkan Komponen Fisiknya Berdasarkan komponen fisik penyusunannya, Sistem Informasi terdiri atas komponen berikut:
1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras dalam sistem informasi meliputi piranti -piranti yang digunakan oleh sistem computer untuk masukan dan keluaran (input/output device), memory, modem, pengolah (processor), dan perihal lain.
2. Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak dalam sistem informasi adalah berupa program program komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System/OS), bahasa pemrograman (Programming Language), dan program-program aplikasi (Aplication).
3. Berkas (File) Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas.
4. Prosedur (Procedur) Prosedur meliputi pengoperasian untuk sistem operasi, manual dan dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan sistem informasi lainnya.
5. Manusia (Brainware) Manusia yang terlibat dalam suatu sistem informasi meliputi operator, programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, serta individu lain yang terlibat didalamnya.
2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahan Menurut Edhy Sutanta, Sistem informasi mempunyai tugas utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti sistem informasi bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran berupa informasi.
Berdasarkan fungsi pengolahan, sistem informasi dapat terdiri atas fungsi berikut:
1. Mengolah transaksi Salah satu fungsi sistem informasi adalah mengolah data yang diperoleh dari catatan-catatan proses transaksi. Hal ini berarti sistem informasi akan mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh data transaksi yang diolah oleh Sistem Informasi adalah pemesanan, pengiriman barang pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim, dan transaksi lainnya.
2. Memelihara file historis File historis memuat kumpulan data transaksi yang telah terjadi dalam jangka waktu tertentu pada masa lampau. File historis perlu dipelihara untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Umumnya file historis diperlukan untuk proses peramalan (forecasting) dan perencanaan (planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Pemeliharaan file historis tersimpan agar dapat diakses dengan mudah dan cepat pada setiap saat diperlukan
3. Menghasilkan keluaran Unit pengolah dalam sistem informasi akan menghasilkan informasiinformasi penting yang dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di atas kertas (hardcopy) atau media yang lain. Keluaran tersebut dapat berupa dokumen, laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan, baik secara rutin maupun adhoc.
4. Interaksi user-pengolah Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam Sitem Informasi yang berupa media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. Interaksi user pengolah umumnya berupa tampilan dialog di monitor komputer. User dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk mengoperasikan sistem.
2.4. Pengertian Sistem Informasi perpustakaan Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentukbentu laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).
2.4.1. Pengertian Perpustakaan Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya. Karena tujuannya member layanan informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah: a. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi.
b. Mengolah dan merawat pustaka.
c. Memberikan layanan bahan pustaka.
Perpustakan menurut L.Madiwasiu, merupakan bentuk kata dasar dari “pustaka” dalam bahasa sansekerta berarti buku, naskah/tulisan menurut kamus jawa kuno (kawi) Indonesia. Perpustakkaan dikatakan juga sebagai gedung taman pustaka,taman bacaan, pengartian sempit dermikian menyebabkan apresiasi terhaap perpustakaan di Indonesia makin rendah.
2.4.2. Jenis – Jenis Perpustakaan Berdasarkan keputusan mendikbud (no. 0103/0/1981 tanggal 11 maret 1981 ) tentang pokok-pokok kebijakan pembinaan dan pengembangan perpustaaan di Indonesia ada eberapa jenis perpustakaan antara lain:
1. Perpustakaan nasional
2. Perpustakaan wilayah
3. Perpustakaan umum
4. Perpustakaan sekolah
5. Perpustakaan perguruan tinggi
6. Perpustakaan khusus