TUJUAN RUANG LINGKUP PENANGGUNG JAWAB DEFINISI DETAIL PROSEDUR

Jurusan Sosiologi FISIP UB | Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan 3 TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

1. TUJUAN

Manual Prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang dikenali atau situasi lain yang tidak dikehendaki.

2. RUANG LINGKUP

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan Terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.

3. PENANGGUNG JAWAB

Management Representative Sekretaris Jurusan dibantu Unit Jaminan Mutu UJM bertanggungjawab menetapkan berlakunya prosedur ini.

4. DEFINISI

4.1. TINDAKAN KOREKTIF adalah tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebab ketidaksesuaian yang dikenali atau situasi lain yang tidak dikehendaki. 4.2.Produk Jurusan Sosiologi-UB adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai creating value seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu MM Jurusan Sosiologi-UB 4.3.Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan di dalam MM. 4.4.Manual Mutu MM Jurusan Sosiologi-UB adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Jurusan Sosiologi-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 4.5.Instruksi Kerja IK adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 4.6.Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat sarana untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal SPMI. Dokumen Mutu Jurusan Sosiologi-UB meliputi MM, Manual Prosedur MP, IK, Borang dan Dokumen Pendukung DP. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu

5. DETAIL PROSEDUR

5.1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan: a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. Jurusan Sosiologi FISIP UB | Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan 4 5.2. Pemrakarsa Tindakan Korektif a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Ketua Jurusan harus mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 5.3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. Ketua Jurusan akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Unit- unit Kerja yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut. b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. c. Ketua Jurusan yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada bidang terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. Ketua Jurusan harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. e. Ketua Jurusan harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. Ketua Jurusan memelihara daftar status guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 5.4. Tindakan Pencegahan a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: 1 Perbaikan suatu Proses 2 Perbaikan Dokumentasi 3 Perbaikan Sistem 4 Perbaikan Peralatan 5 Perbaikan Mutu 6 Peningkatan Pelatihan 7 Peningkatan Kesadaran 8 Perbaikan Prosedur c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen. 5.5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR, maka laporan diberikan ke Ketua Jurusan yang merupakan penanggung jawab untuk Jurusan Sosiologi FISIP UB | Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan 5 memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 5.6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu.

6. CATATAN MUTU