Sistem Informasi Akademik Pada SMP Negeri 2 PUSPAHIANG

ii ABSTRACT

SMP Negeri 2 Puspahiang is an educational institution that has a lot of students, where the number of the receipt of any amount to a maximum force of 160 people, so the demand to have an information system that could improve the quality of the performance of the maximum. Problems occurring in SMP Negeri 2 Puspahiang, be difficult to get information on the number of new students will be accepted, where to get information still requires a long time because it must be checked in advance to all registrants. In terms of students 'final grades still processing difficulties arise in separating the data with the status of students' final grades and remedial nonremedial. While in terms of class divisions on issues that new students can be a frequent occurrence of redundancy of data at the time of dividing the number of male students and female in each class.

The systems approach used in this study is the analysis and structured programming using several tools and working techniques such as flowmap, context diagrams, Data Flow Diagrams (DFD), data dictionary and database design (normalization and table relationships). And development model is a model system used Waterfall. In this method there are 5 stages to develop a software. The fifth stage is composed from top to bottom, including: Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance.

With the implementation of the design of academic information systems in SMP Negeri 2 Puspahiang that is client server by using the programming language Visual Basic, SQL database and ODBC Connector XAMPP, is expected to assist in the processing of academic data and can minimize mistakes and work in data processing and is expected to help performance in the admissions process prospective students, homeroom class divisions and new students and processing the final value both in terms of search, processing and presentation of the report. So SMP Negeri 2 Puspahiang can achieve the goals set at the maximum. For the development of information systems that have been built in SMP Negeri 2 Puspahiang, kedepanya this application program is expected to be further developed by adding features in the selection of candidates for admission of new students along with the development of new regulations in the acceptance of prospective students in SMP Negeri 2 Puspahiang and expected future there will be other researchers who discuss other academic processes such as creating a timetable and attendance to further refine the system of academic information that has been built.

Keyword:

Information Systems, New Student Admission Candidate, Division of Class and Class Wali, Processing SCORE

i

yang dapat meningkatan mutu kinerja yang maksimal. Masalah yang terjadi di SMP Negeri 2 Puspahiang, berupa sulitnya mendapatkan informasi jumlah siswa baru yang akan diterima, dimana untuk mendapatkan informasi masih membutuhkan waktu yang lama karena harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap semua pendaftar. Dalam hal pengolahan nilai akhir siswa masih terjadi kesulitan dalam memisahkan data nilai akhir siswa yang berstatus nonremedial dan remedial. Sedangkan dalam hal pembagian kelas siswa baru masalah yang di dapat berupa sering terjadinya redudansi data pada saat membagi jumlah siswa laki-laki dan perempuan pada setiap kelas.

Adapun pendekatan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis dan pemrograman terstruktur yang menggunakan beberapa alat bantu dan teknik pengerjaan seperti flowmap, diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), kamus data dan perancangan basis data (normalisasi dan tabel relasi). Dan model pengembangan sistem yang digunakan adalah model Waterfall. Pada metode ini terdapat 5 tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak. Kelima tahapan itu tersusun dari atas kebawah, diantaranya : Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance.

Dengan diterapkannya perancangan sistem informasi akademik pada SMP Negeri 2 Puspahiang yang bersifat client server dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic, database SQL ODBC Connector dan XAMPP, diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data akademik dan dapat meminimalkan kesalahan dan pekerjaan dalam pengolahan data serta diharapkan dapat membantu kinerja di proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir baik dari segi pencarian, pengolahan maupun penyajian laporan. Sehingga SMP Negeri 2 Puspahiang dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara maksimal. Untuk pengembangan sistem informasi yang telah di bangun di SMP Negeri 2 Puspahiang, diharapkan kedepanya program aplikasi ini bisa lebih di kembangkan dengan menambahkan fitur seleksi dalam penerimaan calon siswa baru seiring dengan berkembangnya peraturan baru dalam penerimaan calon siswa baru di SMP Negeri 2 Puspahiang serta diharapkan kedepannya akan ada peneliti lain yang membahas proses akademik yang lain seperti pembuatan jadwal pelajaran dan absensi untuk lebih menyempurnakan sistem informasi akademik yang telah di bangun.

Kata Kunci :

Sistem Informasi, Penerimaan Calon Siswa Baru, Pembagian Kelas dan Wali Kelas, Pengolahan Nilai akhir

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Dewasa ini perkembangan teknologi informasi semakin luas, hal ini sejalan dengan perkembangan komputer yang terus berkembang dari hari ke hari. Kebutuhan akan komputer yang berfungsi sebagai alat bantu dalam pengolahan data akan terus berkembang karena komputer memegang peranan penting di dalam sebuah perusahaan, instansi, khususnya dalam pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak. Proses pengolahan data memerlukan suatu software sebagai pendukung kinerja dari komputer itu sendiri, agar pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. Serta untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Seperti halnya penggunaan sistem informasi akademik di berbagai sekolah / lembaga pendidikan. Pada hakikatnya suatu sistem informasi akademik adalah inti dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan maupun hal-hal lainnya.

Sistem informasi yang baik tentunya ditunjang oleh informasi yang baik pula. Salah satu ukuran untuk menentukan baik tidaknya sistem informasi akademik yang sedang berjalan pada suatu sekolah / lembaga pendidikan adalah dalam hal kecepatan, efektifitas dan efisiensi untuk keperluan pada setiap pelayanan. Disinilah teknologi informasi berperan. Semakin baik dan cepat pelayanan yang diberikan pada siswa, guru dan warga sekolah lainnya akan

menunjukan bahwa sistem informasi akademik di dalam sekolah / lembaga pendidikan tersebut akan baik pula.

Kebutuhan akan sistem informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat dibutuhkan oleh sekolah seperti SMP Negeri 2 Puspahiang yang memiliki banyak siswa dimana jumlah penerimaan setiap angkatan maksimal berjumlah 160 orang, sehingga di tuntut untuk memiliki suatu sistem informasi yang dapat meningkatan mutu kinerja yang maksimal.

Dengan jumlah siswa yang banyak, akan membuat berbagai kendala dalam sistem informasi akademik seperti dalam proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa. Untuk menghindari kendala-kendala tersebut, maka SMP Negeri 2 Puspahiang harus mempunyai sistem informasi akademik yang terintegrasi dengan baik.

Masalah yang terjadi di SMP Negeri 2 Puspahiang yaitu mengenai pengolahan data siswa yang meliputi proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa yang dalam prosesnya masih di lakukan secara manual komputer dengan penggunaan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel, sehingga pengolahan data siswa tidak berjalan dengan efektif karena tidak maksimalnya hasil dari informasi yang didapatkan. Selain itu, pengerjaan pun jadi tidak berjalan efisien karena waktu yang dibutuhkan akan relatif lebih lama dan hasil dari informasi yang didapatkan tidak tepat waktu, sehingga kebutuhan dari sebuah informasi tidak terpenuhi dengan baik. Seperti halnya dalam mendapatkan informasi jumlah siswa baru yang akan diterima, dimana untuk mendapatkan informasi masih

3

membutuhkan waktu yang lama karena harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap semua pendaftar. Dalam hal pengolahan nilai akhir siswa masih terjadi kesulitan dalam memisahkan data nilai akhir siswa yang berstatus nonremedial dan remedial. Sedangkan dalam hal pembagian kelas siswa baru masalah yang di dapat berupa sering terjadinya redudansi data pada saat membagi jumlah siswa laki-laki dan perempuan pada setiap kelas.

Mengingat pentingnya hal diatas, maka dukungan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat dibutuhkan. Sistem informasi ini harus benar-benar menangani permasalahan akan informasi pengolahan data siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang.

Melihat uraian masalah di atas, maka penyusun mencoba merancang sebuah aplikasi untuk pengolahan data akademik dengan judul “ SISTEM

INFORMASI AKADEMIK PADA SMP NEGERI 2 PUSPAHIANG ”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah di kemukakan, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1. Tidak efektifnya pengolahan data pendaftaran siswa baru, karena pengecekan kuota pendaftar yang akan diterima masih harus melihat data pendaftaran keseluruhan yang masih dalam bentuk dokumen. Sehingga waktu yang dibutuhkan akan relatif lebih lama.

2. Pembagian kelas siswa baru pada pelaksanaannya masih harus mengelompokkan data siswa menurut jenis kelamin dan membagi rata jumlahnya pada setiapa kelas. Sehingga data yang di hasilkan tidak akurat

karena sering terjadinya redudansi data dimana nama siswa terkadang tercatat pada beberapa kelas.

3. Pengecekan nilai akhir siswa yang berstatus nonremedial (nilai akhir lebih dari atau sama dengan 60) dan nilai akhir siswa yang berstatus remedial (nilai akhir kurang dari 60), masih harus melihat nilai akhir siswa secara keseluruhan dan memisahkan datanya sesuai dengan statusnya. Sehingga informasi yang didapatkan tidak cepat, tepat dan akurat.

4. Belum terorganisasinya data-data sehingga memungkinkan data hilang dan memungkinkan keamanan data kurang terjamin karena media penyimpanan data (harddisk) rusak.

Berdasarkan identifikasi masalah diatas yang menjadi permasalahan dalam pembahasan ini adalah :

1. Bagaimana sistem informasi akademik yang berjalan di SMP Negeri 2 Puspahiang.

2. Bagaimana sistem informasi akademik yang diusulkan di SMP Negeri 2 Puspahiang.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi akademik yang diusulkan di SMP Negeri 2 Puspahiang.

4. Bagaimanana implementasi sistem informasi akademik yang diusulkan di SMP Negeri 2 Puspahiang.

5

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi akademik khususnya dalam proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang guna meningkatkan mutu pelayanan terhadap siswa dan memudahkan dalam pengolahan data siswa.

Sedangkan tujuan dari penelitian sistem informasi akademik di SMP Negeri 2 Puspahiang adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 2 Puspahiang.

2. Untuk merancang sistem informasi akademik yang baru di SMP Negeri 2 Puspahiang, sehingga nantinya dapat membantu meminimalkan kesalahan dan pekerjaan dalam pengolahan data siswa.

3. Untuk menguji sistem informasi akademik yang baru di SMP Negeri 2 Puspahiang.

4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi akademik yang baru di SMP Negeri 2 Puspahiang.

1.4. Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan penelitian, yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis.

1.4.1. Kegunaan Praktis

Perancangan sistem informasi ini sangat berguna bagi kelancaran pengolahan data siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang, khususnya pada proses

penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa karena pengolahan data dilakukan secara terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam pengolahan datanya.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Salah satu bentuk pengaplikasian dalam melakukan perubahan guna menerapkan ilmu yang telah penulis pelajari selama di bangku kuliah.

1.5. Batasan Masalah

Pembatasan Ruang lingkup perancangan sistem informasi akademik yang diusulkan di SMP Negeri 2 Puspahiang, penulis membatasi pokok bahasan dalam penelitian ini dan hanya membahas mengenai :

1. Perancangan sistem informasi hanya pada pengolahan data akademik yang terdiri dari proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa yang masih dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi.

2. Sistem informasi ini hanya membahas penerimaan calon siswa baru pada tahun ajaran baru, tidak membahas pendaftaran siswa pindahan / mutasi dari sekolah lain.

3. Pembagian kelas siswa hanya untuk siswa baru di tahun ajaran baru, dengan ketentuan yang berlaku di SMP Negeri 2 Puspahiang.

4. Pembagian wali kelas, 1 guru hanya untuk 1 kelas. 5. Setiap guru hanya mengajar 1 mata pelajaran.

6. Pengolahan nilai akhir siswa berdasarkan ketentuan rumus yang ada di SMP Negeri 2 Puspahiang.

7

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di SMP Negeri 2 Puspahiang Desa Mandalasari, Kecamatan Puspahiang, Kabupaten Tasikmalaya. Adapun waktu pelaksanaannya mulai Maret – Juni 2011.

Table 1.1. Estimasi Jadwal Penyelesaian Skripsi

No Nama Kegiatan

Tahun 2011

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Analisis Sistem

3 Desain sistem

4 Penulisan Program

5 Pengujian (Testing)

6 Pemeliharaan (Maintenance)

8

2.1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Fathansyah (2001 : 18).

Sedangkan pengertian sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogiyanto (2002 : 24).

2.1.1. Element Sistem

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem terdiri dari :

a. Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

9

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environment)

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem (interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e. Masukan sistem (input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

g. Pengolah sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

h. Sasaran sistem

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi Sistem terdiri dari :

a. Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik (sistem teologia)

b. Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer,

sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

c. Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem

matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

d. Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem

buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine sistem (contoh ; sistem informasi)

e. Sistem Tertentu (deterministic sistem ) ; beroperasi dengan tingkah laku

yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

f. Sistem tak tentu (probabilistic sistem) ; sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

g. Sistem tertutup (close sistem) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem

11

tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

h. Sistem terbuka (open sistem) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya.

i. Sistem sederhana dan Sistem kompleks.

2.2. Pengertian Informasi

Menurut Suyanto (2000:6) informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan.

Sedangkan menurut Davis dan Abdul Kadir (2003:28) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

2.2.1. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2000:11) mengemukakan bahwa nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Sedangkan menurut Tata Sutarbi (2003:27) berpendapat bahwa nilai informasi tidak mudah untuk dinyatakan dengan ukuran yang bersifat kuantitatif. Namun, nilai informasi dapat dijelaskan menurut skala relatif.

2.2.2. Kualitas Informasi

Menurut Andri Kristanto (2003:9) Suatu informasi dikatakan berkualitas bila mempunyai kriteria sebagai berikut :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak dapat menyesatkan penerima informasi.

2. Tepat waktu, berarti informasi yang akan disampaikan kepada penerima informasi tidak boleh datang terlambat.

3. Relevan, berarti informasi mempunyai nilai manfaat bagi penerima informasi.

4. Lengkap, berarti informasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto (2002 :28).

2.4. Perangkat Lunak Pendukung

Dalam membangun perangkat lunak ini penulis menggunakan perangkat lunak Visual Basic 6.0, SQL Connector ODBC, XAMPP dan Crystal Report.

2.4.1. Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan bahasa pemograman tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft Windows. Dengan menggunakan metode graphical user interface (GUI), VB memudahkan pemograman untuk berinteraksi langsung dengan elemen–elemen untuk setiap bentuk pemrograman.

13

Visual Basic dibuat sebagai langkah pengembangan untuk menyesuaikan basic (beginers all-purpose simbolic inctruction code) yang berbasis DOS yang tidak mempunyai kemampuan menggunakan metode GUI dalam basis windows.

Sebagai program yang berbasis windows, VB mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan seluruh aplikasi windows, seperti ms word, ms excel, ms access, dan sebagainya. Dengan kemampuanya yang hampir tidak terbatas, VB dapat digunakan untuk semua jenis aplikasi pemrograman.

Seiring dengan perkembangan komputer, VB secara bertahap terus disempurnakan untuk mengikuti kebutuhan modernisasi yang semakin tinggi, komponen – komponen yang terdapat dalam VB adalah sebagai berikut :

a. Menu Visual Basic

Dalam visual basic terdapat menu–menu seperti dalam program aplikasi di windows, yang akan memudahkan user untuk berinteraksi dengan program visual basic.

b. Menu Bar (Menu Built-In)

Menu bar terdiri dari menu file, edit view, project, format, debug, run, query, diagram, tools, add – ins, windows dan menu – help.

c. Menu Tool Bar

Menu tool bar merupakan menu berbentuk icon yang berisi perintah. Setiap menu tool bar terdapat dalam menu utama visual basic.

d. Menu Tool Box

Tool Box akan menampilkan standar kontrol visual basic plus kontrol activex dan dapat menyisipkan objeknya yang akan di tambahkan ke proyek.

2.4.2. SQL Connector ODBC

Open Database Connectivity (disingkat menjadi ODBC) adalah sebuah standar terbuka untuk konektivitas antar mesin basis data. Standar ini menyediakan API yang dapat digunakan untuk menjalankan dan mengoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem manajemen basis data (SMBD). Para desainer ODBC membuatnya dengan tujuan agar ODBC terbebas dari penggunaan bahasa pemrograman tertentu, sistem manajemen basis data tertentu.

ODBC memiliki beberapa komponen utama, yakni sebagai berikut:

1. ODBC API: sekumpulan panggilan fungsi, kode-kode kesalahan dan sintaksis SQL yang mendefinisikan bagaimana data dalam sebuah DBMS diakses. 2. Driver basis data ODBC: driver (yang berupa dynamic link library) yang

mampu memproses panggilan fungsi ODBC untuk sebuah DBMS tertentu. 3. ODBC Driver Manager: yang bertugas untuk memuat driver basis data

ODBC yang dibutuhkan oleh aplikasi.

[www.wikipedia.org/ OPEN DATABASE CONNECTIVITY/ 13 juni 2011]

2.4.3. XAMPP

Xampp merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara

15

manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.

XAMPP terdiri atas: 1. APACHE

Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta, berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. Jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan, maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

2. PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. Sistem manajemen database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Namun PHP juga mendukung system manajemen Database Oracle, Microsoft Acces, Interbase, d-Base, PostgreSQL dan sebagainya.

3. MySQL

Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL adalah pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia.

2.4.4. Crystal Report

Menurut Madcom (2004:10) dalam bukunya yang berjudul Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report menjelaskan bahwa : ”Crystal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan”.

Crystal Report merupakan salah satu produk dari Seagate Software yang menangani perkembangan teknologi penyajian laporan. Crystal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan (Linkage). Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah karena pada Crystal Report banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan.

2.5. Arsitektur Jaringan

Arsitektur jaringan terdiri dari pengertian jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer, fungsi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

2.5.1. Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah kumpulan dari sejumlah perangkat berupa komputer, hub, switch, router, atau perangkat jaringan lainnya yang terhubung dengan menggunakan media komunikasi tertentu (Wagito: 2005).

17

2.5.2. Fungsi Jaringan Komputer

1. Jaringan Client-Server

Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain di dalam jaringan dan client adalah komputer-komputer-komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server.

Secara mudah, client adalah komputer yang bukan server. Jika server menyediakan file, sumberdaya, layanan tertentu, maka client adalah komputer yang meminta, file, sumberdaya, atau layanan dari server.

Keunggulan :

a. Kecepatan akses lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer (server) yang tidak di bebani dengan tugas lain sebagai workstation.

b. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.

c. Sistem backup data lebih baik, karena pada jaringan client-server backup dilakukan terpusat di server, yang akan membackup seluruh data yang digunakan di dalam jaringan.

Kelemahan

a. Biaya operasional relatif lebih mahal.

b. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.

c. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.

2. Jaringan Peer to peer.

Dalam sebuah jaringan peer to peer tidak terdapat server maupun client. Jadi artinya setiap komputer yang terhubung ke dalam jaringan memiliki tingkatan yang sama.

2.5.3. Jenis-jenis Jaringan Komputer

1. LAN (Local Area Network)

Local area network adalah jaringan lokal atau jaringan private yang ada dalam satu gedung atau dalam satu ruangan. LAN biasa di gunakan untuk jaringan kecil yang menggunakan satu resource secara bersama-sama, misalnya penggunaan printer secara bersama-sama, penggunaan media penyimpanan secara bersama, dan lain-lain.

2. MAN (Metropolitan Area Network)

Jaringan ini lebih luas dari jaringan LAN dan menjangkau antar wilayah dalam satu provinsi. Jaringan MAN menghubungkan jaringan-jaringan kecil yang ada, seperti LAN yang menuju pada lingkungan area yang lebih besar.

3. WAN (Wide Area Networks)

WAN adalah jaringan antara komputer yang lebih luas dari LAN dan MAN. Ruang lingkupnya biasanya sudah menggunakan sarana Satelit ataupun kabel bawah laut.

19

2.5.4. Topologi Jaringan

Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station. Topologi jaringan dapat dibagi menjadi 5 kategori utama seperti di bawah ini. Berdasarkan topologi , jaringan komputer dapat dibedakan atas:

1) Topologi bus

Pada topologi Bus, kedua unjung jaringan harus diakhiri dengan sebuah terminator. Barel connector dapat digunakan untuk memperluasnya. Jaringan hanya terdiri dari satu saluran kabel yang menggunakan kabel BNC.

2) Topologi bintang

Topologi bintang atau yang lebih sering disebut dengan topologi star. Pada topologi ini kita sudah menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang di pakai disini adalah hub, switch, dll.

Keuntungan dari topologi ini sangat banyak sekali diantaranya memudahkan admin dalam mengelola jaringan, memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Tetapi dengan banyaknya kelebihan bukan dengan artian topologi ini tanpa kekurangan. Kekurangannya diantaranya pemborosan terhadap kabel, kontrol yang terpusat pada hub terkadang jadi permasalahan kritis kalau seandainya terjadi kerusakan pada hub maka semua jaringan tidak akan bisa di gunakan.

3) Topologi cincin

Topologi cincin adalah topologi jaringan dimana setiap titik terkoneksi ke dua titik lainnya,

4) Topologi mesh

Topologi jaringan ini menerapkan hubungan antar sentral secara penuh.

5) Topologi pohon

Topologi jaringan ini disebut juga sebagai topologi jaringan bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antar sentral dengan hirarki yang berbeda.

6) Topologi linier

Jaringan komputer dengan topologi linier biasa disebut dengan topologi linier bus, layout ini termasuk layout umum. Satu kabel utama menghubungkan tiap titik koneksi (komputer) yang dihubungkan dengan konektor yang disebut dengan T Connector dan pada ujungnya harus diakhiri dengan sebuah terminator.

2.5.5. Manfaat Jaringan Komputer

Manfaat yang didapat dalam membangun jaringan komputer, yaitu :

1) Sharing resources

Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan atau peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai.

21

2) Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antar pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan atau informasi yang penting lainnya.

3) Integrasi Data

Jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat, karena setiap proses data tidak harus dilakukan pada satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya

4) Pengembangan dan Pemeliharaan

Pengembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, karena setiap pembelian komponen seperti printer, maka tidak perlu membeli printer sejumlah komputer yang ada tetapi cukup satu buah karena printer itu dapat digunakan secara bersama – sama. Jaringan komputer juga memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya.

5) Keamanan Data

Sistem jaringan komputer dapat memberikan perlindungan terhadap data. Karena pemberian dan pengaturan hak akses kepada para pemakai, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6) Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Dengan pemakaian sumber daya secara bersama – sama, akan mendapatkan hasil yang maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data

atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat segera langsung diketahui oleh setiap pemakai.

2.6. Akademik

Definisi akademik menurut Depdiknas (2000:16) adalah hal yang berhubungan dengan ilmiah dan ilmu pengetahuan.

Sedangkan sistem informasi akademik adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian baik fisik maupun non-fisik dan prosedur yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang bekerja sama untuk mengolah data-data akademik menjadi sebuah informasi.

2.6.1. Penerimaan Calon Siswa Baru

Penerimaan siswa dengan cara yang lebih baik dapat meningkatkan mutu pendidikan dan mencapai sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan secara nasional.

Sekolah diberi kewenangan dalam penyelenggaraan Penerimaan Calon Siswa Baru (PCSB) sesuai dengan Prinsip Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah (MPBS), tetapi untuk menjaga kelancaran dan ketertiban PCSB tidak terlepas mengacu kepada Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk Teknis (Juknis) dari dinas-dinas yang terkait.

Syarat-syarat penerimaan calon siswa baru di SMP Negeri 2 Puspahiang terdiri dari :

1) Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) Asli.

2) Photocopy STTB/ Ijazah yang telah dilegalisir oleh Kepala Sekolah atau Pejabat yang berwenang.

23

3) Bagi siswa yang baru lulus, harus memiliki Photocopy Surat Tanda Kelulusan (STK) yang menyatakan siswa tersebut lulus ujian dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB)/ Ijazah dan Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) yang telah dilegalisir oleh Kepala Sekolah atau Pejabat yang berwenang.

4) Surat Keterangan Berkelakuan Baik (SKKB) dan tidak terlibat kenakalan remaja/ penyalahgunaan narkoba/ tawuran yang dinyatakan dalam Kartu daftar Pribadi/ Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari Sekolah asal. 5) Photocopy Akta Kelahiran.

6) Bagi siswa yang memiliki prestasi di bidang olahraga, kesenian, keagamaan, iptek, akademik, atau prestasi lain, penerimaan dilampiri bukti yang syah ditetapkan oleh lembaga/ Organisasi terkait dan Dinas Pendidikan.

7) Berusia maksimal 18 tahun pada saat penerimaan. 8) Mengisi formulir pendaftaran.

Dalam pelaksanaannya SMP Negeri 2 Puspahiang membatasi penerimaan siswa baru dengan batas maksimal 160 orang atau untuk 4 kelas baru.

2.6.2. Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru

Pembagian kelas siswa baru yang ada di SMP Negeri 2 Puspahiang yaitu dengan membuka kelas sebanyak 4 kelas untuk setiap angkatan. Dimana untuk batas minimal jumlah siswa 1 kelas yaitu 30 orang, dan batas maksimal sampai dengan 40 orang. Dimana jika jumlah semua kelas sudah terisi sebanyak 40 orang siswa, SMP Negeri 2 Puspahiang tidak akan lagi membuka kelas baru / tidak

menerima pendaftaran siswa baru lagi. Pembagian kelas dilakukan dengan membagi jumlah siswa perempuan dan siswa laki-laki dengan jumlah yang diusahakan rata, dimana jumlah siswa dan siswi di setiap kelas tidak jauh berbeda jumlahnya.

Pembagian Wali Kelas dilakukan setelah melakukan rapat terlebih dahulu dengan semua guru, ini dilakukan supaya pembagian wali kelas bisa merata.

2.6.3. Pengolahan Nilai Akhir Siswa

Pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang menggunakan rumus yang telah di tentukan, yaitu :

NA = NH + 2 NU NH = UH1 + UH2 + UH3

3 3

Keterangan :

NA = Nilai Akhir

NH = Rata-rata Nilai Harian ( dilakukan maksimal 3 kali dalam 1 semester ). Rata-rata nilai harian di dapat dari penjumlahan semua nilai ulangan harian 1, 2 dan 3. Hasil dari penjumlahan tersebut di bagi 3.

NU = Nilai Ujian Sekolah UH = Ulangan Harian

Untuk nilai akhir siswa yang telah diolah. Jika nilai akhir siswa sama dengan atau lebih dari 60, siswa tidak perlu melakukan ulangan perbaikan tapi jika nilai akhir siswa kurang dari 60 maka siswa harus mengikuti ulangan perbaikan (remedial). Dan nilai yang di dapat akan di tambahkan ke nilai Ujian Sekolah sesuai dengan ketentuan yang berlaku bagi masing-masing guru.

25

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian di lakukan di SMP Negeri 2 Puspahiang, Desa Mandalasari, Kecamatan Puspahiang, Kabupaten Tasikmalaya. Sistem informasi akademik yang dirancang meliputi proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa.

3.1.1. Sejarah Singkat SMP Negeri 2 Puspahiang

SMP Negeri 2 Puspahiang berdiri pada tanggal 17 Juli 1993 dengan nama SLTP Negeri 3 Salawu, sebagai kelas jauh dari SLTP Negeri 1 Salawu dengan jumlah murid 60 orang. Guru yang menjadi pengajarnya berasal dari tiap-tiap SD dan kegiatan belajar mengajarnya di laksanakan di gedung SD Negeri 1 Mandalasari. Pada tahun 1995 baru mempunyai guru pengajar sendiri yang berjumlah 6 orang dan mempunyai bangunan sendiri dengan luas 6000 m2 dan mempunyai 6 ruang kelas dan 1 unit gedung kantor. Pada bulan Januari 1996 di buka penegrian yang bertempat di Garut.

Pada tahun 1996 SLTP Negeri 3 Salawu berubah nama menjadi SLTP Negeri 2 Salawu karena mekarnya Puspahiang menjadi Kecamatan, dan pada tahun 1998 berubah nama lagi menjadi SMP Negeri 2 Puspahiang sampai sekarang.

Selama perjalanannya SMP Negeri 2 Puspahiang mengalami 7 kali pergantian Kepala Sekolah, yang terdiri dari :

1. 1993 – 1996 :Drs. H Djahidin Djenal, MM sebagai pengelola dari Kepala Sekolah Induk yaitu Drs. Harjah Rusdiana

2. 1996 - 1998 : Drs. Sugiman 3. 1998 – 2000 : Dedi Abdul Adha 4. 2000 – 2002 : Drs. Tedy Sutardi

5. 2002 – 2008 : Drs. Aam Karim Amrullah 6. 2008 – 2011 : Drs. Endang Bunyamin, M.Pd. 7. 2011 : Undang Kusnadi, S.Pd.

3.1.2. Visi, Misi dan Tujuan SMP Negeri 2 Puspahiang

1. Visi

Visi dari SMP Negeri 2 Puspahiang yaitu “ Berprestasi dan terampil berdasarkan iman dan taqwa dalam lingkungan sekolah yang bersih, indah, sehat dan nyaman”

2. Misi

Misi SMP Negeri 2 Puspahiang yaitu :

1) Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga siswa berkembang secara optimal sesuai dengan potensi yang dimilikinya. 2) Mengembangkan dan membantu siswa untuk mengenali potensi dirinya

sehingga dapat dikembangkan.

3) Menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama yang dianut sehingga menjadi sumber kearifan

27

4) Menata dan memelihara lingkungan sekolah secara menyeluruh sehingga terciptanya lingkungan yang kondusif.

3.Tujuan

1) Jangka Panjang

a) Terwujudnya keunggulan prestasi siswa dalam bidang akademik b) Terwujudnya keunggulan prestasi siswa dalam bidang non akademik

serta kecakapan hidup (lifeskill)

c) Terwujudnya pelayanan pendidikan yang bermutu pada jenjang pendidikan dasar, khususnya pada jenjang SMP dengan meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah yang mencakup peningkatan efisiensi manajemen sekolah yang berlandaskan MBS yang sinergi dengan sistem informasi dan perkembangan teknologi d) Memiliki guru yang dapat melaksanakan tugas sesuai dengan standar

pelayanan yang ditentukan

e) Terwujudnya sumber daya manusia yang beriman dan taqwa

f) Memiliki lingkungan sekolah yang kondusif untuk terwujudnya sekolah sebagai komunitas belajar

2) Jangka Pendek

a) Siswa mencapai ketuntasan belajar semua mata pelajaran

b) Dapat dilaksanakannya 2 kegiatan ekstrakurikuler secara berkesinambungan di tingkat sekolah

c) Guru melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan tupoksi masing-masing

3.1.3. Struktur Organisasi SMP Negeri 2 Puspahiang

Kepala Sekolah Undang Kusnadi, S. Pd Ketua Komite

Alimudin, S. Pd. I

Koordinator

BP / BK Perpustakaan Laboratorium Tata Usaha

Pengelola Kepegawaian Darussalam

Pengelola Kesiswaan Elis Hernawati

Tata Laksana Badrudin

Tata Laksana Ahmad Sopadin

PKS Bidang Kesiswaan PKS Bidang Kurikulum PKS Bidang Humas PKS Bidang Sarana

Wali Kelas

Wali Kelas VIIA Wali Kelas VIIB Wali Kelas VIIC Wali Kelas VIID

Wali Kelas VIIIA Wali Kelas VIIIB Wali Kelas VIIIC Wali Kelas VIIID

Wali Kelas IXD Wali Kelas IXC

Wali Kelas IXB Wali Kelas IXA

Guru

Siswa

PAI Penjaskes

Bahasa Sunda

IPA PKn

Matematika

Bahasa Inggris

Tikom

Bahasa Indonesia

Bahasa Indonesia

IPS

Matematika

Keterangan :

Garis Komando Garis Konsultasi

29

3.1.4. Deskripsi Tugas

1. Kepala sekolah

a. Kepala Sekolah selaku Leader bertugas : 1) Menyusun perencanaan

2) Mengorganisasikan kegiatan 3) Mengarahkan kegiatan 4) Mengkoordinasikan kegiatan 5) Melaksanakan pengawasan

b. Kepala Sekolah selaku Administrator bertugas menyelenggarakan administrasi :

1) Perencanaan 2) Pengorganisasian 3) Pengarahan 4) Pengkoordinasian 5) Pengawasan

2. Ketua Komite

Bertugas membantu dan memberi masukan kepada sekolah

3. Koordinator BP / BK

1) Menyusun program dan pelaksanaan kegiatan penyuluhan 2) Membantu guru dan wali kelas dalam menghadapi kasus anak 3) Membuat program bimbingan psikologi

5) Memberikan penjelasan bersama dengan Kepala Sekolah tentang program dan tujuan bimbingan kepada Wali Murid

4. Koordinator Perpustakaan

1) Perencanaan program kerja perpustakaan 2) Pengurusan pelaksanaan perpustakaan 3) Perencanaan pengembangan perpustakaan 4) Pemeliharaan dan perbaikan buku perpustakaan 5) Penyimpanan buku-buku perpustakaan

5. Koordinator Laboratorium

1) Sebagai penanggung jawab atas Laboratorium 2) Membantu mempersiapkan ruang laboratorium 3) Mempersiapkan ruang laboratorium

4) Melakukan pemeliharaan dan penyimpanan alat-alat praktik 5) Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan praktik 6) Mengadakan penyusunan laporan keadaan alat praktik

6. Tata Usaha

1) Menyusun program tata usaha sekolah 2) Pengelolaan keuangan sekolah

3) Mengatur segala sesuatu yang terkait dengan penyediaan keperluan sekolah

4) Melaksanakan penyelesaian kegiatan penggajian guru/pegawai, laporan bulanan, rencana keperluan perlengkapan kantor/sekolah dan rencana belanja bulanan

31

5) Menyusun administrasi pegawai, guru dan siswa

7. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum

1) Menyusun program pengajaran 2) Menyusun pembagian tugas guru 3) Menyusun jadwal mengajar

4) Menyusun pembagian kelas dan wali kelas

5) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan ulangan umum 6) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan ujian akhir

8. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

1) Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS 2) Menegakkan Tata Tertib Sekolah

3) Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah

9. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana

1) Menginventarisasi barang

2) Pendayagunaan sarana dan prasarana pendidikan penunjang KBM 3) Pendayagunaan sarana prasarana (termasuk kartu-kartu

pelaksanaan pendidikan)

10. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Humas

1) Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orangtua/Wali siswa

3) Membina pengembangan hubungan antar sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha dan lembaga-lembaga sosial lainnya

11. Wali Kelas

1) Pengelolaan kelas

2) Menyelenggarakan administrasi kelas meliputi : Denah tempat duduk, Papan absen, Daftar pelajaran, Daftar piket kelas, Buku absen siswa, Buku kegiatan pembelajaran / jurnal, Tata tertib.

3) Menyusun pembuatan statistik bulanan (absen) 4) Mengisi Leger

12. Guru

1) Membuat program pengajaran : Analisa materi pelajaran (AMP), Program Tahunan (Prota), Program Satuan Pelajaran (SP), Program Rencana Pengajaran (RP), Lembar Kegiatan Siswa (LKS).

2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran

3) Meningkatkan Penguasaan materi pelajaran yang menjadi tanggungjawabnya

4) Melaksanakan KBM

5) Menganalisa hasil evaluasi KBM

13. Siswa

1) Penimba ilmu di sekolah

33

3.2. Metode Penelitian

Suatu penelitian tidak berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu metodologi yang baik untuk melaksanakan penelitian ini.

3.2.1. Desain Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah metode deskriptif yaitu suatu bentuk pengumpulan data yang bertujuan menggambarkan, memaparkan suatu kejadian atau suatu masalah dimana data yang diambil dianalisis kebenarannya.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Untuk penelitian ini, penulis menggunakan 2 jenis pengumpulan data yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah informasi yang diperoleh pertama kali oleh peneliti menyangkut variabel yang menjadi tujuan utama penelitian, yang terdiri dari wawancara dan observasi langsung. Sedangkan data sekunder adalah informasi yang dikumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada, yang terdiri dari dokumentasi.

3.2.2.1. Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)

1. Wawancara

Wawancara merupakan salah satu metode pengumpulan data dimana peneliti bertemu langsung (tatap muka) atau tidak langsung (telepon).

Wawancara dilakukan penulis secara tatap muka langsung dengan guru dan staf di SMP Negeri 2 Puspahiang dengan waktu yang telah ditentukan dan disepakati, sehingga data yang diperoleh langsung dari sumber yang

bersangkutan. Data yang diperoleh berupa semua data yang berhubungan dengan proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa.

2. Observasi

Pengumpulan data juga dapat dilakukan tanpa harus menggunakan respon dari subjek yang diteliti. Dalam kegiatan observasi, peneliti melakukan kegiatan dengan berperan sebagai partisipan (Dalam hal ini peneliti mengumpulkan data tanpa ikut sebagai bagian dari sistem organisasional / terjun langsung). Peneliti mengamati semua dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem informasi akademik terutama yang berhubungan dengan proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)

Beberapa sumber data sekunder yang penting untuk diketahui adalah buku-buku, jurnal periodik dan publikasi pemerintah.

Untuk sumber data berupa dokumentasi, penulis mengambil data-data yang berhubungan dengan skripsi di SMP Negeri 2 Puspahiang untuk dijadikan bahan referensi dalam penyusunan skripsi.

Dokumentasi yang di dapat penulis di SMP Negeri 2 Puspahiang terdiri dari :

1. Dokumen akademik (penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa)

35

2. Profil, struktur organisasi serta Tupoksi seluruh staf di SMP Negeri 2 Puspahiang.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem yaitu seperangkat aktivitas, metode, praktek dan alat-alat terotomatisasi yang digunakan untuk meningkatkan dalam pembangunan sistem dan software.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan yaitu dengan menggunakan analisis dan pemrograman terstruktur.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem ini digunakan penulis menggunakan metode The Classic Life Cycle (Paradigma Waterfall). Pada metode ini terdapat 5 tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak. Kelima tahapan itu tersusun dari atas kebawah, diantaranya : Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance. 1. Analisis Sistem (Sistem Analiysis) Menganalisa dari data yang ada serta

mengumpulkan kebutuhan– kebutuhan sistem yang akan dibangun. Analisa ini menggunakan tool flowmap berjalan.

2. Desain sistem (Sistem Design) Perancangan ini menggunakan tool berupa flowmap usulan, diagram konteks, diagram arus data, rancangan database dan file, rancangan data, rancangan struktur program, rancangan procedural, dan rancangan antar muka.

3. Penulisan Program (Coding) Selanjutnya mengubah desain menjadi bentuk yang dimengerti oleh komputer, maka dilakukan penulisan jika desainnya detail maka penulisan program dapat dicapai.

4. Pengujian (Testing) Setelah penulisan program selesai dan program dapat berjalan, testing dapat dimulai dengan memfokuskan pada logika internal dan perangkat lunak dan mencari segala sesuatu kemungkinan kesalahan dan memeriksa apakah perangkat lunak yang penulis buat selesai dan sesuai dengan hasil yang diinginkan.

5. Pemeliharaan (Maintenance) Perangkat lunak yang sudah jadi mungkin ditemukan kesalahan atau ada hal yang baru yang akan ditambah, maka tahap pengembangan dilakukan dimasa pemeliharaan.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

1. Flow Map

Sistem procedure diagram (Flow Map). Fungsinya: mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan)

2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem, akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.

37

3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

4. Kamus Data

Data Dictionary (DD) analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram).

5. Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk meng-organisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.

1) Tujuan dari Normalisasi

1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas

2) Proses Normalisasi

1. Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

3) Tahapan Normalisasi

1. Bentuk normal tahap pertama (1st normal form)

Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah table tidak memiliki atribut bernilai banyak.

2. Bentuk normal tahap kedua (2nd normal form)

Bentuk normal tahap kedua terpenuhi jika pada sebuah table, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

3. Bentuk Normal Tahap (3rd Normal Form / 3NF)

Bentuk normal 3NF terpenuhi jika telah memenuhi bentuk 2NF, dan jika tidak ada atribut non primary key yang memiliki ketergantungan terhadap atribut non primary key yang lainnya.

4. Boyce-Code Normal Form (BCNF)

Bentuk BCNF terpenuhi dalam sebuah tabel, jika untuk setiap functional dependency terhadap setiap atribut atau gabungan atribut dalam bentuk: X  Y maka X adalah super key

39

5. Bentuk Normal Tahap (4th Normal Form / 4NF)

Bentuk normal 4NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk BCNF, dan tabel tersebut tidak boleh memiliki lebih dari sebuah multivalued atribute

6. Bentuk Normal Tahap (5th Normal Form / 5NF)

Bentuk normal 5NF terpenuhi jika tidak dapat memiliki sebuah lossless decomposition menjadi tabel-tabel yg lebih kecil.

b. Tabel Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;

1. One-To-One

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

2. One-To-Many

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.

3. Many-To-Many

Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua “.

3.2.4. Pengujian Software

Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan. Pengujian software yang digunakan dalam Tugas akhir ini adalah Metode ujicoba blackbox.

Metode ujicoba blackbox memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itu ujicoba blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program.

Ujicoba blackbox bukan merupakan alternatif dari ujicoba whitebox, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode whitebox.

Ujicoba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan performa

5. kesalahan inisialisasi dan terminasi

Dengan mengaplikasikan ujicoba blackbox, diharapkan dapat menghasilkan sekumpulan kasus uji yang memenuhi kriteria berikut :

41

1. kasus uji yang berkurang, jika jumlahnya lebih dari 1, maka jumlah dari ujikasus tambahan harus didesain untuk mencapai ujicoba yang cukup beralasan.

2. Kasus uji yang memberitahukan sesuatu tentang keberadaan atau tidaknya suatu jenis kesalahan, dari pada kesalahan yang terhubung hanya dengan suatu ujicoba yang spesifik

42

4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Untuk mengetahui dari sistem yang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Hal ini memudahkan kita untuk memahami informasi-informasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri.

Dalam analisis sistem yang berjalan akan dibahas mengenai prosedur, flow map, diagram konteks dan data flow diagram sistem informasi penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen-dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan atau dari sistem selanjutnya.

43

Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan

No Deskripsi

1 Deskripsi : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Mengetahui data siswa baru secara keseluruhan Rangkap : 1

Distribusi : Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru 2 Deskripsi : Data Kelas Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data siswa perkelas Rangkap : 2

Distribusi : Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum 3 Deskripsi : Daftar Nilai Harian

Fungsi : Untuk mengetahui nilai harian siswa Rangkap : 1

Distribusi : Guru Mata Pelajaran 4 Deskripsi : Daftar Nilai Ujian Sekolah

Fungsi : Untuk mengetahui nilai Ujian Sekolah siswa Rangkap : 1

Distribusi : Guru Mata Pelajaran 5 Deskripsi : Data Guru

Fungsi : Untuk mengetahui data guru secara keseluruhan dan bahan untuk pembagian wali kelas

Rangkap : 1

4.1.2. Analisis Prosedur Sistem Informasi Akademik yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan menguraikan secara sistematis aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang, diantaranya :

1. Prosedur Penerimaan Calon Siswa Baru yang SedangBerjalan

1) Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa baru, setelah siswa mengisi formulir dan melengkapi persyaratannya maka formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) , jika persyaratan tidak lengkap maka formulir dan persyaratan dikembalikan lagi kepada siswa untuk dilengkapi

2) Setelah formulir dan persyaratan lengkap, Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) akan mencatat pendaftaran calon siswa.

3) Dari data pendaftaran calon siswa, Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) akan melakukan pengecekan jumlah calon siswa sesuai dengan daya tampung jumlah siswa yang akan diterima.

4) Dari data calon siswa yang diterima, Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) akan membuat laporan data jumlah siswa yang akan di serahkan ke Tata Usaha, Kepala Sekolah dan Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum untuk data pembagian kelas siswa baru.

45

4.1.2.1. Flow Map Sistem Informasi Akademik yang Sedang Berjalan

Flow map adalah diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda–beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas–entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

Flow Map Penerimaan Calon Siswa Baru yang Berjalan Calon Siswa Tata Usaha

Pembantu Kepala Sekolah Bidang

Kurikulum

Kepala Sekolah Panitia Penerimaan

Calon Siswa Baru

Ya

Tdk

ada

Penuh

Laporan data siswa baru yang di terima

Laporan data siswa baru yang diterima Membuat

laporan data siswa baru yang

diterima A Catat pendaftaran Pendaftaran Catat data siswa baru yang diterima

Cek kuota Form Pendaftaran _isi

Data siswa baru yang diterima Form Pendaftaran isi Cek kelengkapan Form Pendaftaran isi Form Pendaftaran isi Mengisi Form pendaftaran dan melengkapi persyaratn

Form Pendaftaran Form Pendaftaran

Laporan data siswa baru yang di terima

Laporan data siswa baru yang diterima Syarat2 PCSB

Syarat2 PCSB

Syarat2 PCSB Syarat2 PCSB

47

Keterangan :

A = Arsip Data Siswa Baru PCSB = Penerimaan Calon Siswa Baru

2. Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru yang Sedang

Berjalan

1) Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum menerima laporan data siswa baru dari Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru (PPCSB), dan Data Guru dari Tata Usaha

2) Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum mengolah data guru dan data siswa menjadi data pembagian kelas dan wali kelas siswa baru.

3) Data pembagian kelas dan wali kelas yang sudah diolah di buat 3 rangkap yaitu untuk di arsipkan oleh Pembantu Kepala Sekolah Bagian Kurikulum, diserahkan kepada siswa dan untuk di buatkan laporan sebanyak 1 rangkap yang akan diberikan ke Tata Usaha.

Flow Map Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru yang Berjalan

Tata Usaha Pembantu Kepala

Sekolah Bidang Kurikulum Panitia Penerimaan

Calon Siswa Baru Siswa

Lap data siswa baru

Data Guru

Mengolah pembagian kelas

dan Wali kelas siswa baru

Membuat lap.data pembagian kelas

dan Wali kelas siswa baru

Lap data pembagian kelas dan Wali kelas

siswa baru B

Lap data siswa baru

Lap data pembagian kelas dan Wali kelas

siswa baru Data Guru

Data Pembagian kelas dan Wali kelas

siswa baru

Data Pembagian kelas dan Wali kelas

siswa baru

Gambar 4.2. Flow Map Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru yang

Sedang Berjalan

Keterangan :

49

3. Prosedur Pengolahan Nilai Akhir Siswa yang Sedang Berjalan

1) Guru memerikasa ulangan harian dan US siswa, lalu mengolah nilai ulangan dan nilai US siswa menjadi nilai akhir.

2) Dari data nilai akhir yang telah diolah Guru akan mengecek nilai akhir siswa, apabila nilai akhir siswa kurang dari 60 maka Guru akan mengadakan ulangan perbaikan terhadap siswa dengan memberikan form ulangan perbaikan dan nilai akhir. Apabila nilai siswa lebih dari atau sama dengan 60 Guru membuat 3 rangkap laporan kumpulan nilai akhir siswa untuk diarsipkan dan untuk di serahkan kepada PKS Bidang Kurikulum dan Wali Kelas.

3) Wali kelas memasukan nilai akhir ke raport siswa dan buku leger (kumpulan data siswa dan nilai siswa). Dan raport yang telah diisi di serahkan kepada siswa, sementara buku leger yang telah di isi di simpan di Wali kelas sebagai arsip.

Flow Map Pengolahan Nilai Akhir Siswa yang Berjalan

Guru Siswa Wali Kelas

Pembantu Kepala Sekolah Bidang

Kurikulum

Memasukan nilai akhir ke Raport

dan ke buku leger Lap. Nilai akhir yg

nonremediial Mengolah

nilai akhir ulangan harian siswa

Nilai Akhir Raport C nonremedial Membuat laporan nilai akhir yang nonremedial remedial Cek nilai akhir

Mengisi form ulangan perbaikan

Form ulangan perbaikan yg telah

di isi Raport Buku Leger D US siswa Memeriksa nilai

nilai ulangan harian siswa Nilai US siswa

Nilai akhir yang remedial Form ulangan

perbaikan

Form ulangan perbaikan yg telah

di isi Lap. Nilai akhir yg

nonremediial Lap. Nilai akhir yg

nonremediial

51

Keterangan :

C = Arsip Laporan Nilai Akhir Siswa yang Nonremedial (lebih dari atau sama dengan 60)

D = Arsip Buku leger

4.1.3. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi SI tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Serta untuk menentukan jangkauan dari sistem.Diagram konteks. Sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 2 Puspahiang adalah sebagai berikut:

SI AKADEMIK PADA SMP NEGERI 2 PUSPAHIANG Calon Siswa

F. pendaftaran isi, syarat PCSB

F pendaftaran

Siswa Raport

Data pembagian kelas siswa dan wali kelas

Wali Kelas Lap.Nilai akhir siswa

yang nonremedial Kepala Sekolah

Lap. Data siswa baru

Gambar 4.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik yang Sedang

Berjalan

4.1.4. DFD

DFD (Data Flow Diagram) menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

1. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik yang SedangBerjalan

Calon siswa

1.0 Penerimaan

siswa baru F. pendaftaran isi, syarat PCSB

F. pendaftaran kosong Pendaftaran

Data siswa yg mendaftar

2.0 Pembagian Kelas

dan Wali Kelas

Det_kelas Data kelas dan Wali kelas

Siswa

Data pembagian kelas dan wali kelas

3.0 Pengolahan nilai

akhir

Raport

Det_nilai Data nilai akhirsiswa

Wali Kelas Lap. Nilai akhir siswa

Yang nonremedial Det_siswa Data siswa baru

Data siswa

Data siswa _{Data guru}

Det_guru Kepala Sekolah Lap. Data siswa baru

53

2. DFD Level 1 Proses 1 (penerimaan calon siswa baru) Sistem Informasi

Akademik yang SedangBerjalan

Calon siswa

1.1 Cek kelengkapan

F. pendaftaran isi, syarat PCSB Syarat lengkap Pendaftaran

1.3 Cek kuota

Data siswa baru yg mendaftar

Det_siswa Data siswa

1.4 Catat data siswa baru

Kuota memenuhi

1.5 Buat lap. Data

siswa baru Data siswa

Lap. Data siswa baru 1.2

Catat data pendaftaran

Data pendaftaran

Kepala Sekolah

Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses 1 yang Sedang Berjalan

3. DFD level 1 Proses 2 (pembagian kelas dan wali kelas siswa baru) Sistem

Informasi Akademik yang SedangBerjalan

2.1 Mengolah pembagian kelas

dan wali kelas

Data siswa Data pembagian kelas dan Wali kelas Siswa Det_siswa

Data guru Det_guru

4. DFD Level 1 Proses 3 (pengolahan nilai akhir siswa) Sistem Informasi

Akademik yang SedangBerjalan

3.1 memeriksa nilai

Wali Kelas 3.6

Memasukan nilai ke raport dan buku

leger Siswa

Buku leger raport

Det_nilai Data nilai akhir

3.5 Membuat lap. nilai

akhir yang nonremedial

Lap. Nilai akhir siswa Yang nonremedial

Nilai akhir yang nonremedial

Nilai akhir Det_siswa Data siswa

3.3 Cek nilai akhir nonremedial

3.4 Mengisi form

ulangan perbaikan Form ulangan perbaikan yang telah di isi

remedial

3.2 mengolah nilai

akhiri Hasil nilai ulangan harian

Dan US siswa

Form ulangan perbaikan kosong

Gambar 4.8. DFD Level 1 Proses 3 yang Sedang Berjalan

4.1.5. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 2 Puspahiang, maka dapat diketahui kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem, kekurangan-kekurangan tersebut di gambarkan di tabel berikut ini :

55

Tabel 4.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

NO Masalah Rencana Pemecahan

1 Data-data akademik belum terintegrasi dengan baik,sehingga sering terjadi redudansi data

Merancang suatu sistem informasi akademik dengan sebuah media penyimpanan yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data

2 Pengolahan pembagian kelas dan Wali Kelas siswa baru yang masih dilakukan secara manual, sehingga pengerjaannya sangat membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi redudansi data.

Dibuat sistem pengolahan pembagian kelas dan Wali kelas siswa baru sesuai aturan yang berlaku di SMP Negeri 2 Puspahiang, sehingga dapat memberikan output pembagian kelas secara otomatis dan berjalan lebik efektif.

3 Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data akdemik, sehingga akan

memperlambat dalam pembuatan laporan akademik tersebut.

Merancang sistem informasi akademik untuk mempermudah dalam pembuatan laporan akademik yang cepat, tepat dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan merupakan bagian dari metodologi pengembangan suatu perangkat lunak dan dilakukan setelah melalui tahapan analisis. Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara rinci tentang sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari sistem lama. Diterimanya sistem yang diusulkan dikarenakan adanya kecocokan antara sistem yang dilibatkan serta

memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia dan dalam pengembangannya tidak bertolak belakang dengan sistem yang sedang berjalan tetapi karakteristik sistem yang lama tetap terpelihara namun unsur efisien dan efektivitas sistem yang digunakan menjadi lebih baik.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi, pada dasarnya rancangan sistem informasi yang baru ini tidak banyak berbeda dengan sistem yang sedang berjalan akan tetapi perbedaan yang paling utama ada pada pemanfaatan fasilitas komputer. Hampir seluruh proses pengolahan data yang ada dengan tujuan agar memberikan kemudahan serta kecepatan kepada siswa dan kinerja pada pihak sekolah dalam melakukan penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa. Sehingga pada akhirnya tercipta suatu sistem informasi akademik di SMP Negeri 2 Puspahiang yang berkualitas.

4.2.2. Gambaran Sistem Prosedur yang Diusulkan

Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data). 2. Perancangan basis data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File,

Kodefikasi).

57

4.2.3. Perancangan Prosedur Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan

Adapun prosedur sistem informasi akademik yang diusulkan penulis diantaranya :

1. Prosedur Penerimaan Calon Siswa Baru yang Diusulkan

1) Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa baru, setelah siswa mengisi formulir dan melengkapi persyaratannya maka formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru (PPCSB) , Setelah formulir dan persyaratan lengkap, Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) akan menginput data pendaftaran calon siswa ke database akademik.

2) Dari data pendaftaran calon siswa, kemudian sistem akan mengecek kuota siswa berdasarkan daya tampung jumlah siswa yang akan di terima di sekolah.

3) Dari data siswa baru yang diterima, Panitia penerimaan calon siswa baru (PPCSB) akan mencetak laporan data siswa baru sebanyak 2 rangkap yang akan di serahkan kepada Kepala Sekolah dan Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum.

4.2.3.1. Flow Map Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan

Pada dasarnya flow map sistem yang diusulkan oleh penulis tidak jauh berbeda dengan flow map yang ada pada sistem yang berjalan. Perbedaan yang paling mencolok adalah dari proses yang belum terintegrasi satu sama lain dan manual menjadi sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi. Diharapkan akan lebih mempermudah seluruh proses akademik.

Flow Map Penerimaan Calon Siswa Baru yang Diusulkan

Siswa Tata Usaha

Pembantu Kepala Sekolah Bidang

Kurikulum

Kepala Sekolah Panitia Penerimaan

Calon Siswa Baru (PPCSB) Da ta b a se A ka d e mi k

Form Pendaftaran Form Pendaftaran

Mengisi form pendaftaran dan melengkapi persyaratan Syarat PCSB Form Pendaftaran isi Syarat PCSB Form Pendaftaran isi Input data pendaftaran siswa

Cetak lap. Data siswa baru

1 Lap. Data siswa

baru

Lap. Data siswa baru Lap. Data siswa

baru

59

2. Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru yang Diusulkan

1) Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru (PPCSB) menyerahkan data siswa baru ke Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum. Lalu Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum akan menginput / memproses pembagian kelas siswa dan mencetak data siswa perkelas yang akan diserahkan kepada siswa.

2) Dari data guru yang didapat dari Tata Usaha, Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum menginputkan data wali kelas siswa, dan akan mencetak laporan pembagian Wali kelas siswa yang akan diserahkan kepada siswa.

Flow Map Pembagian Kelas dan Wali Kelas Siswa Baru yang Diusulakan Siswa Tata Usaha

Pembantu Kepala Sekolah Bidang

Kurikulum Panitia Penerimaan

Calon Siswa Baru

Data Guru

data Wali kelas siswa Input / proses Data

pembagian kelas siswa

Da

ta

b

a

se

a

ka

d

e

mik

Cetak data wali kelas siswa Data siswa baru yang

diterima

Input Data kelas (input data wali

kelas) Data Guru

Cetak data siswa perkelas

Data siswa perkelas Data siswa perkelas

data Wali kelas siswa Data siswa baru

yang diterima

Gambar 4.10. Flow Map Pembagian Kelas dan Wali kelas Siswa Baru yang

61

3. Prosedur Pengolahan Nilai Akhir Siswa yang Diusulkan

1) Guru memerikasa ulangan harian dan Ujian Sekolah siswa, lalu Guru menginput nilai ulangan harian dan nilai Ujian Sekolah siswa ke database akademik.

2) Dari data nilai akhir yang di dapat, sistem akan mengecek nilai akhir siswa, jika nilai akhir kurang dari 60 maka guru akan mencetak laporan nilai akhir yang berstatus remedial yang akan diserahkan kepada siswa beserta form ulangan remedial, siswa akan melakukan ulangan remedial. 3) Jika data Nilai akhir lebih dari atau sama dengan 60, Guru mata pelajaran

akan mencetak laporan nilai akhir yang berstatus nonremedial sebanyak 2 rangkap yang akan di serahkan kepada Wali kelas masing-masing siswa dan kepada Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum.

4) Dari data nilai akhir yang lebih dari atau sama dengan 60 (nonremedial), Wali kelas memasukan nilai akhir ke raport siswa. Raport yang telah diisi di serahkan kepada siswa.

Flow Map Pengolahan Nilai Akhir Siswa yang Diusulkan

Guru Wali Kelas Tata Usaha Siswa

Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum ulangan harian siswa US siswa

Input nilai ulangan harian dan US

siswa D a ta b a se A ka d e mi k

Cetak laporan nilai akhir yang berstatus

nonremedial

Lap. Nilai akhir yang berstatus nonremedial

Lap. Nilai akhir yang berstatus nonremedial Lap. Nilai akhir yang

berstatus nonremedial

Catat nilai ke raport

Raport

Raport

Cetak laporan nilai akhir yang berstatus

remedial

Lap. Nilai akhir yang

berstatus remedial Mengisi form ulangan perbaikan

Form ulangan perbaikan yg telah di

isi Form ulangan

perbaikan yg telah di isi Memeriksa

nilai

Nilai ulangan harian siswa nilai US siswa

Form ulangan perbaiakan Lap. Nilai akhir yang

berstatus remedial

Gambar 4.11. Flow Map Pengolahan Nilai Akhir Siswa yang Diusulkan

Keterangan :

63

4.2.3.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah model atau pola yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Diagram konteks sistem informasi yang diusulkan di SMP Negeri 2 Puspahiang adalah sebagai berikut :

SI AKADEMIK PADA SMP NEGERI 2 PUSPAHIANG

Siswa Form Pendaftaran, Raport

Data pembagian kelas dan wali kelas siswa

Wali Kelas Lap. Nilai akhir

Yang bestatus nonremedial Kepala Sekolah

Lap. Data siswa baru

Form Pendaftaran isi, syarat PCSB

Gambar 4.12. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan

4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, diagram aliran data ini berfungsi untuk menggambarkan arus data dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Kentungan yang didapat dari penggunaan Data Flow Diagram (DFD) ialah aliran datanya dapat dengan mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran dari semua aktivitas yang terjadi dalam proses kegiatan dari data tersebut.

1. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan

Siswa

1.0 Penerimaan siswa

baru Form pendaftaran isi, syarat PCSB

Form Pendaftaran

2.0 Pembagian kelas

dan wali kelas

3.0 Pengolahan nilai

akhir

Det_nilai Nilai akhir siswa

Wali Kelas Lap. Nilai akhir yg berstatus nonremedial

Det_siswa Data Siswa

Det_guru

Data guru

Data siswa

Data Guru Det_kelas Data wali kelas

Data siswa

Kepala Sekolah Lap. Data siswa baru

Raport

Data pembagian kelas dan wali kelas

65

2. DFD Level 1 Proses 1 (penerimaan calon siswa baru) Sistem Informasi

Akademik yang Diusulkan

Siswa

1.1 Input data siswa

yang mendaftar F. pendaftaran isi, syarat PCSB lengkap

1.2 Cetak lap. data siswa baru yang

diterima Kepala Sekolah

Data siswa

Lap. Dara siswa baru

Det_siswa

Data siswa baru

Gambar 4.14. DFD Level 1 Proses 1 yang Diusulkan

3. DFD level 1 Proses 2 (pembagian kelas dan wali kelas siswa baru) Sistem

Informasi Akademik yang Diusulkan

2.1 Input data pembagian kelas

siswa

2.3 Input data kelas (data wali kelas)

Data siswa perkelas

Det_siswa Data siswa Det_guru 2.4 Cetak data pembagian wali kelas Data guru

Data wali kelas

Det_kelas

Data wali kelas

siswa data siswa perkelas

2.2 Cetak data siswa

perkelas

Data Wali kelas siswa

4. DFD Level 1 Proses 3 (pengolahan nilai akhir siswa) Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan

3.2 Input data nilai Det_siswa Data siswa

Det_nilai

3.3 Cetak lap nilai akhir

yg berstatus nonremedial

Wali Kelas 3.6

Catat niali ke raport Siswa

Det_guru

Data Guru

Raport

Data nilai akhir

Nilai akhir yang berstatus nonremedial

Lap. Nilai akhir yg berstatus nonremedial

Nilai akhir Nilai akhir yang berstatus remedial

3.5 Mengisi form ulangan perbaikan

Form ulangan Perbaikan kosong Form ulangan

Perbaikan yang

Telah di isi _{Cetak lap. Nilai} 3.4 akhir yg berstatus

remedial

Lap. Nilai akhir yg berstatus remedial 3.1

Memerikasa nilai

Nilai ulangan harian Dan nilai US

119

5.2.7.11. Laporan Data Kelas (pembagian wali kelas)

Laporan ini berfungsi untuk melihat laporan data wali kelas. Data ini didapat dari proses cetak di submenu data kelas sesuai dengan data yang diinputkan.

Gambar 5.21. Laporan Data Kelas

5.2.7.12. Laporan Data Guru

120 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi penerimaan siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa di SMP Negeri 2 Puspahiang. Penulis mencoba memberikan solusi dengan membuat sistem baru dan mencoba menarik kesimpulan untuk perbaikan kinerja sistem.

1. Dengan perancangan sistem informasi akademik ini diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data akademik dan dapat meminimalkan kesalahan dan pekerjaan dalam pengolahan data.

2. Dengan penerapan sistem informasi akademik ini diharapkan dapat membantu kinerja di proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir baik dari segi pencarian, pengolahan maupun penyajian laporan.

3. Sistem informasi akademik yang di bangun diharapkan dapat di gunakan dalam pengolahan data akademik di SMP Negeri 2 Puspahiang, dan dapat meminimalkan waktu dalam pengolahan semua data akademik yang terdiri dari proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas siswa baru dan pengolahan nilai akhir siswa.

121

6.2. Saran

Agar kerja dari sistem informasi akademik yang dirancang lebih optimal, maka penulis memberikan beberapa saran yaitu :

1. Untuk lebih menyempurnakan sistem informasi yang telah dibangun, diharapkan kedepanya program aplikasi ini bisa lebih di kembangkan dengan menambahkan fitur seleksi dalam penerimaan calon siswa baru seiring dengan berkembangnya peraturan baru dalam penerimaan calon siswa baru di SMP Negeri 2 Puspahiang.

2. Untuk pengembangan sistem informasi akademik di SMP Negeri 2 Puspahiang, diharapkan kedepannya akan ada peneliti lain yang akan membahas tentang proses-proses akademik yang lain seperti pembuatan jadwal pelajaran dan absensi untuk lebih menyempurnakan sistem informasi akademik yang telah di bangun.

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

PADA SMP NEGERI 2 PUSPAHIANG

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi sistem informasi jenjang sarjana fakultas teknik dan ilmu komputer

Disusun oleh : NENENG SRI MULYATI

1.05.07.150

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. C.V. ANDI OFFSET. Yogyakarta

Fathansyah. 2001. BASIS DATA. Bandung: C.V. Informatika.

Jogianto. 2000. Pengenalan Komputer. C.V. ANDI OFFSET. Yogyakarta. Jogiyanto. 2002. Pengenalan Komputer. C.V. ANDI OFFSET. Yogyakarta. Andri Kristanto. 2003.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Jakarta..

Madcom. 2004. Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. C.V. ANDI OFFSET. Yogyakarta.

Tata Sutabri. 2003. Analisa Sistem Informasi. C.V. ANDI OFFSET . Yogjakarta. Wagito. 2005. “Jaringan Komputer, Teori dan Implementasi Berbasis Linux”.

Gaya Media.

http://kihendriku.wordpress.com/2009/03/09/pengertian-xampp/ 13 juni 2011 www.wikipedia.org/ OPEN DATABASE CONNECTIVITY/ 13 juni 2011

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

NIM : 10507150

Nama : Neneng Sri Mulyati

Jurusan : Sistem Informasi

Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir : Puspahiang, 05 November 1988

Agama : Islam

Alamat : RT 03 RW 01 Ds. Mandalasari, Kec. Puspahiang, Kab. Tasikmalaya

No Ponsel : 085223440875

Email : nezriem_srim@yahoo.com

B. Pendidikan Formal

Tahun Riwayat Sekolah

1995 - 2001 SD Negeri 1 Mandalasari 2001 - 2004 SMP Negeri 2 Puspahiang

2004 - 2007 SMA Negeri 3 Kota Tasikmalaya

2007 - 2011 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia