Rencana Kegiatan Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional

masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap aktivitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai- nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut: 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2. Perkuliahan semester genapganjil. 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil. 4. Wisuda mahasiswa Universitas Sumatera Utara BAB III PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional 1. Pengertian biaya operasional

Biaya operasional merupakan salah satu elemen penting dalam aktifitas ekonomi, sehingga perlu adanya penerapan pengawasan terhadap biaya operasional. Biaya operasional akan berpengaruh terhadap kegiatan lembaga perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya, dan untuk itu lembaga perguruan tinggi harus mampu meminimalisasi biaya operasionalnya. Namun sebelum dibahas lebih jauh mengenai biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu diuraikan defenisi biaya, karena “biaya” sering sekali digunakan dengan arti yang berbeda-beda. Berikut beberapa pendapat ahli mengenai defenisi biaya : Bustami 2009, 1 Mengemukakan bahwa, “Biaya cost adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan yang akan terjadi untuk mancapai tujuan tertentu”. Universitas Sumatera Utara

2. Klasifikasi Biaya Operasional Nafarin 2007: 3 mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan

tinggi negeri berdasarkan fungsi utama kegiatan lembaga perguruan tinggi tersebut menjadi : a. Biaya administrasi dan umum Administration and general cost Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam pengelompokan biaya ini antara lain, belanja pegawai, belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan. b. Biaya keuanagan Financial cost Biaya keuangan merupakan biaya yang berkaitan dengan fungsi penyediaan dana, misalnya ; biya administrasi bank, biaya bunga, dan biaya provisi kredit.

B. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional

Sebagai fungsi manajemen yang paling mendasar, perencanaan memberikan gambaran kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi. Berikut beberapa pendapat ahli mengenai perencanaan : Rangkuti 2006 : 7 Mengemukakan bahwa, “Perencanaan adalah Suatu proses pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilaksanakan, bagaimana menentukan strategi pencapaiannya dengan mempertimbangkan kemampuan yang ada guna mencapai tingkat keuntungan yang diinginkan”. Universitas Sumatera Utara Perencanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan titik awal dalam mengkoordinasikan semua aktivitas yang merupakan keputusan tentang apa dan bagaimana kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua unsur yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai fungsi pertama, perencanaan merupakan persiapan yang teratur dari setiap usaha ke arah terwujudnya tujuan yang telah ditentukan dan merupakan suatu proses kegiatan yang terus-menerus. Dengan disusunnya perencanaan, maka manfaat yang diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Membantu pimpinan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan perubahan lingkungan b. Memberikan arah dan tujuan perusahaan c. Membantu memperkirakan peluang di masa yang akan datang d. Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang dan sebagai alat untuk melakukan pengawasan e. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih cepat f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian g. Membuat tujuan yang lebih terarah, terperinci dan lebih mudah dipahami h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti i. Menghemat waktu dan dana Universitas Sumatera Utara Perencanaan akan menggambarkan secara konkrit ke dalam bentuk kuantitatif baik yang dapat diukur dengan nilai mata uang atau ukuran lainnya di kenal dengan sebutan anggaran atau budget. Untuk mengetahui lebih jauh mengenai anggaran budget penulis mencoba mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai anggaran. Nafarin 2004 : 12 Mengemukakan bahwa, “Budget ialah rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang untuk angka waktu tertentu”. Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam merumuskan anggaran adalah sebagai berikut: 1. Anggaran harus bersifat formal, yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak yang terlibat. 2. Rencana kerja tersebut disusun secara sistematis. 3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu setiap manajer diharapkan bertanggung jawab untuk mengambil keputusann berdasarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang berdasarkan periode lalu. 4. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai. 5. Merupakan cerminan tujuan perusahaan. 6. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai Universitas Sumatera Utara 7. Merupakan pencerminan tujuan perusahaan . 8. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai. 9. Merupakan pencerminan tujuan perusahaan. Adapun tujuan penyusunan anggaran menurut Nafarin 2004 : 15 antara lain: a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana. b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan. c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingg dapat memudahkan pengawasan. d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal. e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan lebih nyata terlihat. f. Menampung dan menganalisis serta merumuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan. Penyusunan anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dalam periode anggaran tahunan. Dasar penyusunan anggaran dalam satu periode pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan melihat biaya yang dikeluarkan tahun lalu, kegiatan-kegiatan apa saja yang akan direncanakan, peramalan, dan volume kegiatan yang direncanakan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membentuk suatu tim yang khusus menangani penyusunan anggaran dibawah kendali Pembantu Dekan II Pudek II. Tim anggaran terebut antara lain terdiri dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi. Universitas Sumatera Utara Pada dasarnya dalam penyusunan anggaran biaya operasional terdapat tiga pengelompokkan bagian yaitu : 1. Anggaran biaya tetap Biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya diduga sebelumnya sesuai besarnya kegiatan atau volume produksi. Termasuk dalam biaya tetap adalah depresiasi, pajak, asurnasi, biaya kredit, dan lain-lain. Ada dua ciri-ciri biaya tetap, yaitu : a. Bila tidak ada aktifitas sama sekali, biaya ini tetap ada pada jumlah yang tetap, b. Bila ada peningkatan atau penurunuan aktifitasnya, biaya ini tetap dalam jumlah tertentu dan tidak berubah. 2. Anggaran biaya variabel Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara proporsional dengan berubahnya volume produksi. Termasuk dalam biaya variabel ini adalah bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Biaya variabel ini dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel dalam tahun lalu dengan memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan aktifitas pada tahun-tahun yang akan datang. Universitas Sumatera Utara Adapun cirri-ciri utama biaya variabel : a. Bila tidak ada aktifitas sama sekali, biaya ini tidak ada, b. Bila ada peningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini akan mengalami peningkatan sedangkan bila ada penurunan aktifitas, biaya ini juga akan mengalami penurunan.

3. Anggaran biaya semi variabel

Biaya semi variabel adalah biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat variabel. Termasuk dalam biaya semi variabel ini adalah biaya pemeliharaan gedung, biaya pemeliharaan mesin dan alat, biaya upah, biaya insentif, dan lain-lain. Dua ciri-ciri utama biaya semi variabel adalah : a. Bila tidak ada aktifitas biaya ini tetap ada dalam jumlah tertentu sebagai biaya tetap yang terkandung didalamnya, b. Bila ada peningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini semakin meningkat karena unsur biaya terkandung didalamnya tidak berubah, demikian pula sebaliknya.

C. Pengawasan Biaya Operasioanl

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Fungsi pengawasan memiliki hubungan yang erat kaitannya dengan perencanaan, karena suatu perencanaan yang telah ditetapkan dapat dinilai setelah dilakukannya pengawasan. Pengawasan merupakan pemeriksa Universitas Sumatera Utara dan pengevaluasi atas perencanaan yang telah dilakukan apakah telah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Agar Perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas perencanaan yang telah disusun. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan biaya operasional, mencegah terjadinya pemborosan, sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya. Berikut ini beberapa pendapat ahli mengenai pengawasan : Prsetya 2009, 1 mendefinisikan pengawasan sebagai usaha untuk mendapatkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun tujuan pengawasan yang dilakukan, antara lain: a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai dengan peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau prosedur- prosedur yang berlaku. b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai dengan renncana yang telah ditetapkan. c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada telah digunakan secara efesien tanpa adanya pemborosan. Universitas Sumatera Utara d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan. Adapun beberapa manfaat dari pengawasan, antara lain. a. Mencegah penyimpangan atau kesalahan. b. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjad. c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya. d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. Pengawasan biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Pengawasan biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan penggolongan berdasarkan pembukuan, kuitansi serta prosedur pengeluaran b. Pengawasan biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu. Pengawasan terhadap biaya operasional yang efektif memiliki dua aspek yang penting yaitu :

1. Pengawasan operasional

Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, untuk mengawasi segala biaya yang telah ditetapkan sesuai rencana dan sasaran yang dituju apakah telah tercapai. Pengawasan operasional harus dibantu oleh pengawasan Universitas Sumatera Utara akuntansi, karena pengawasan operasional akan menjadi tidak efesien apabila tidak ada pengawasan akuntansi.

2. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu system pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat mengenai pertanggungjawaban atas biaya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Pengawasan biaya operasioanl yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran yang telah disusun. Apabila ada kelemahan , maka akan diambil tindakan korektif untuk periode selanjutnya. Pengawasan yang dilakukan bukan hanya dilakukan pada akhir periode tetapi juga pada saat periode berjalan dan untuk melakukan pengawasan terhadap biaya operasional pihak fakultas melakukan perbandingan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi. Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan terhadap biaya operasinya dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap bulannya. Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mengetahui prestasi yang Universitas Sumatera Utara telah dicapai Fakultas dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah terealisasi atau belum.

D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional

Pada instansi negeri anggaran yang telah ditetapkan harus sesuai dengan realisasinya karena seberapa besarnya jumlah anggaran yang direncanakan itulah yang akan dipergunakan. Tidak seperti instansi swasta yang mungkin anggaran akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan terjadinya penyimpangan. Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat digunakan adalah sebagai berikut : 1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun- tahun yang lewat. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka rata-rata lima tahun terakhir. 2. Realisasi tahun berjalan Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang sebenarnya. 3. Melihat kondisi eksternal secara umum Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, Universitas Sumatera Utara teknologi para saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi. Adapun prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Uiversitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: Anggaran dibuat oleh tim anggaran Fakultas di bawah Pembantu Dekan II Pudek II. Tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah disusun, anggaran tersebut diajukan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian baru diajukan ke pihak Rektorat, yaitu : 1 Pembantu Rektor II Bidang Keuangan 2 Pembantu Rektor IV Perencanaan 3 Pembantu Rektor V Aset Apabila terjadi perubahan, direvisi oleh pihak Fakultas lalu disetujui oleh Universitas estimasi tahun berjalan beserta tahun luncuran tahun lalu.

E. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional