Sistem Informasi reservasi Dan Pelayanan Adminstrasi Berbasis Web Pada Wisma Tubagus Dago

ARTIKEL

SISTEM INFORMASI RESERVASI DAN PELAYANAN ADMINISTRASI BERBASIS

WEB PADA WISMA TUBAGUS DAGO

OLEH: SADAAM HUSEN

1.05.11.434

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

1 ABSTRACT

Research that compilers do aim to devise a new system which is expected to be able to resolve problems that occur in the Guest House Tubagus Dago, especially in terms of room reservation and service administration, saw the difficulties perceived by the guest to obtain information about the availability of rooms and other facilities that are on Pensions Tubagus Dago can be overcome by building a system of reservation information and services of the web-based administration.

In the implementation to achieve these goals, the steps undertaken in this research is,data collection, observation, systems analysis, using methods of analysis and inimplemented using PHP, with a MYSQL database. By having this system for roomreservation process, prospective guests already can immediately know the number ofavailable rooms and other facilities that they can get without having to come directlyin advance to Wisma Tubagus Dago.

With a reservation and information system web-based administrative service is expected to be beneficial to the party guests pensions in particular and outsiderspensions who require information about Pensions Tubagus Dago.

2 I. Pendahuluan 1.1.

Latar Belakang

Dalam era globalisasi yang semakin modern dan kompleks ini, persaingan perusahaan sangatlah besar dalam merebut pangsa pasar. Untuk itu, suatu sistem informasi yang cepat, akurat dan tepat waktu amat sangat dibutuhkan untuk membantu pihak manajemen perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat, guna menentukan kebijakan dan meningkatkan aktifitas operasional perusahaan. Untuk menunjang hal tersebut, perlu diterapkan suatu sistem informasi untuk menangani dan mencatat setiap kegiatan transaksi perusahaan. Dengan tersedianya sistem informasi, maka diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan target perusahaan.

Wisma Tubagus Dago merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penginapan yang berdiri di Kota Bandung. Sistem Reservasi pada Wisma Tubagus Dago saat ini masih menggunakan sistem off-line. Hal ini dirasa masih kurang praktis, karena tamu harus datang langsung ke tempat atau melalui telepon melakukan pemesanan. Sistem pelayanan kamar pada Wisma Tubagus Dago yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual. Data tamu, data reservasi, check in dan check out pengolahan data administrasi semuanya dicatat ke dalam buku jurnal. Selanjutnya setiap tamu yang ingin menginap, petugas resepsionis akan menuliskan data reservasi dalam bentuk catatan kecil dan petugas resepsionis akan memeriksa kamar kosong. Setelah itu petugas resepsionis akan memberikan rekomendasi kepada tamu untuk check in dan memasukan data tamu kedalam catatan buku jurnal sesuai kartu identitas yang bersangkutan. Untuk

check out tamu cukup datang ke petugas resepsionis dan tamu akan melakukan proses

pembayaran. Petugas akan mencatat data tamu check out kedalam buku jurnal, meskipun terdapat sebuah perangkat komputer namun penggunaanya masih sebatas untuk membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan penginapan. Akibat dari pengolahan data administrasi yang masih dilakukan dengan sistem manual ini sering menimbulkan permasalahan-permasalahan menyangkut proses pengolahan data diantaranya yaitu sering terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam mendokumentasikan data-data administrasi tamu inap, lambatnya proses perhitungan pembayaran pada saat melakukan check-out dan kurang cepatnya proses pencarian data administrasi tamu inap sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu inap akan terhambat serta lambatnya didalam pembuatan laporan, hal ini dikarenakan seringnya terjadi data-data yang tidak tertata dengan baik dan masih disimpan dalam bentuk arsip.

Maka dari itu diperlukan sebuah sistem pengolahan dan pengelolaan data yang terintegrasi, dan dapat membantu dalam proses administrasi penginapan tersebut, oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI RESERVASI DAN PELAYANAN ADMINISTRASI BERBASIS WEB

PADA WISMA TUBAGUS DAGO”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan masalah yang telah di jelaskan diatas, maka dapat diidentifikasi dan dirumuskan masalah – masalah yang ada pada Wisma Tubagus Dago.

1.2.1 Identikasi Masalah

Seperti yang telah dibahas di latar belakang, dapat diindentifikasikan beberapa masalah yang terdapat pada Wisma Tubagus Dago sebagai berikut:

3

1. Belum adanya media yang dapat memuat dan menyajikan informasi tentang profil pada Wisma Tubagus Dago, fasilitas penginapan, biaya sewa kamar yang dapat di akses dengan cepat dan mudah, promosi yang dilakukan saat ini hanya dengan brosur-brosur yang berada di bagian resepsionis.

2. Pengolahan data tamu di mulai dari reservasi, check-in, penggunaan layanan ekstra dan check-out masih dirasakan sangat lambat, dikatakan sangat lambat karena masih dicatat di sebuah jurnal buku tamu dan memerlukan waktu dalam pencatatan buku tamu tersebut.

3. Sering terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam mendokumentasikan data-data administrasi tamu inap.

4. Kurang cepatnya proses pencarian data administrasi tamu inap sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu inap akan terhambat.

5.

Lambatnya pembuatan laporan di karenakan data-data masih tersimpan dalam bentuk arsip dan masih belum terintegrasi dengan baik.

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada pada Wisma Tubagus Dago sebagai berikut:

1. Bagaimana Sistem Administrasi Tamu Inap yang sedang berjalan pada Wisma Tubagus Dago.

2. Bagaimana menganalisis dan merancang Sistem Informasi Resevasi dan Pelayanan Administrasi Tamu Inap pada Wisma Tubagus Dago ini sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan duplikasi data, serta dapat menyimpan data administrasi tamu inap pada suatu database agar tidak terjadi lagi penumpukan data, mempermudah proses pencarian data, dan dapat mempermudah dalam pembuatan laporan dengan adanya penyimpanan data yang terintegrasi.

3. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Resevasi dan Pelayanan Administrasi pada Wisma Tubagus Dago.

4. Bagaimana menguji Sistem Informasi yang akan dilakukan pada Sistem Informasi Resevasi dan Pelayanan Administrasi Tamu Inap pada Wisma Tubagus Dago.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dilakukannya penelitian ini adalah sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan kepada tamu Wisma Tubagus Dago. Oleh karena itu perlu didukung dengan teknologi sistem informasi reservasi kamar untuk menunjang proses reservasi yang cepat, akurat, dan tepat waktu.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari dibuatnya sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi pada Wisma Tubagus Dago ini :

1. Untuk mengetahui sistem reservasi dan pelayanan administrasi yang sedang berjalan pada Wisma Tubagus Dago saat ini.

2. Untuk merancang Sistem Informasi profil wisma, informasi biaya sewa kamar, informasi fasilitas wismsa serta dapat meminimalisasi kesalahan administrasi

4

seperti duplikasi data, dapat menyimpan data pada suatu database, dapat mempermudah proses pencarian data, serta dapat mempermudah dalam pembuatan laporan.

3. Untuk mengimplementasikan sistem inforamsi pemesanan kamar atau reservasi dan pelayanan administrasi pengelolaan data transaksi melalui aplikasi sistem informasi yang berbasis web.

4. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Reservasi dan Pelayanan Administrasi pada Wisma Tubagus Dago dapat berjalan dengan baik.

1.4.Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan penelitian, yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis.

1.5. Batasan Masalah

Dalam pembuatan penelitian ini, dibuat beberapa batasan masalah agar

pembahasan terfokus sesuai tujuan yang akan di capai. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Pembayaran uang muka untuk pemesanan kamar online dilakukan secara online (

Internet Banking, Paypal, dll), dan pembayaran juga bisa dilakukan dengan transfer

langsung via ATM.

2. Konfirmasi pembayaran dilakukan dengan cara mengisi form konfirmasi yang tersedia pada sistem (website).

3. Pemesanan kamar online bisa dilakukan oleh satu orang untuk pemesanan beberapa kamar.

4. Batasan maksimal check out jam 12.00 WIB, check out jam 13.00 – 18.00 WIB dikenakan 50% dari harga kamar, apabila check out diatas jam 18.00 WIB terhitung satu hari.

2. kajian Pustaka 2.1. Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan kedalam 2(dua) pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada elemennya.

Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedurnya, dalam referensi ” (Jogiyanto, 2005:8) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Dalam referensi ” (Jogiyanto, 2005:8) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem

(boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan

(input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Dalam referensi ” (Jogiyanto, 2005:8) suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:

5

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 2.2 Pengertian Informasi

SInformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan suatu sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata. ” (Abdul, 2005:19)

2.2.1. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. 2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas informasi merupakan salah satu yang benar-benar diperhatikan karena tingkat nilai suatu informasi ditentukan oleh kualitas informasi itu sendiri.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan ” (Jogiyanto, 2005:8).

Sistem informasi adalah sistem yang mencangkup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data yang menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan ” (Andri, 2008).

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah manusia, hardware, software, data, dan jaringan.” (Agus, 2005)

2.4. Definisi Kasus Yang Dianalisa 2.4.1. Pengertian Reservasi

Pengertian reservasi berasal dari kata to reserve yang artinya memesan.Dalam konteks hotel, maksudnya adalah suatu kegiatan pemesanan kamar. Reservasi juga berarti salah satu bagian di kantor depan hotel yang bertanggung jawaab atas kegiatan pemesanan kamar.” (Bagyono, 2006:251)

2.4.2. Pengertian Check In

6

hotel dimana tamu harus melakukan transaksi dengan pihak hotel untuk mendapatkan pelayanan penginapan.

2.4.3. Pengertian Check Out

Check out adalah proses tamu hendak keluar dari semua pelayanan hotel dengan melunasi sejumlah transaksi yang telah didapat selama menginap.

2.5. Pengertian Sistem Administrasi Tamu Hotel

Administrasi berasal dari bahasa latin, terdiri dari kata „ad‟ yang berarti „intensif‟ dan „ministrate‟ yang berarti melayani, sehingga secara etimologis administrasi berarti „melayani secara intensif‟. Administrasi dapat dirumuskan dengan pengorganisasian dari

penjurusan sumber daya manusia dan bahan-bahan guna mencapai tujuan yang diinginkan.(Jhon M. Pfiffner, 1990). Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, administrasi

didefinisikan sebagai “Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan

cara-cara pembinaan orang”. 2.6. Pengertian Website

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. ” (Rahmat, 2010)

2.7. Perangkat Lunak Pendukung

Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan oleh penulis antara lain : 2.7.1. PHP(PHP Hypertext Preprocessor)

PHP singkatan dari (PHP Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memperoleh data dinamis [7]. PHP adalah

server side scripting yang merupakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam

membangun suatu aplikasi internet yang dijalankan pada sisi server dan dikirimkan ke browser dalam bentuk HTML. Jika yang diinginkan oleh seorang user adalah file yang mengandung perintah server side maka server web akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser dalam bentuk HTML sehingga dapat di terjemahkan oleh browser.

2.7.2. XAMPP

MySQL merupakan pemograman/sistem manajemen database (kumpulan data yang terstuktur) yang menggunakan bahasa SQL (Structured Query Language), MySQL merupaka sistem majemen yang dapat diandalkan dan penggunaannya mudah untuk dipahami. MSQL didesain untuk menangani database yang besar dengan cepat, memiliki tingkat keamanan dan konektivitas yang tinggi [7].

2.7.3. Apache

Apache sudah berkembang sejak versi pertamanya. Apache bersifat open source

yang artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil dan bahkan mengubah kode programnya. Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta, berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. Jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan, maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

7 III. Objek Dan Metode Penelitian

3.1. Objek Penelitian

Dalam menentukan objek penelitian, penulis melakukan penelitian untuk membangun sebuah sistem informasi pada Wisma Tubagus Dago yang beralamat di Jl. Tubagus Dago Raya No. 6 Bandung.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara penelitian yang digunakan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dengan mengarah kepada tujuan yang ingin dicapai.

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam penelitian ini desain penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif

dan metode survei. Definisi metode penelitian deskriptif: “Metode deskriptif yaitu suatu

metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang.” (Nazir, 2005:54)

Pengertian “metode survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk memperoleh

fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keterangan-keterangan secara faktual, baik tentang institusi, ekonomi atau politik dari suatu kelompok ataupun suatu daerah.” (Nazir, 2005:56)

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem dalam perancangan sistem informasi sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai dengan yang di harapkan.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan yang digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode pendekatan terstruktur. Tujuannya adalah supaya pada akhir pengembangan sistem akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pendekatan yang digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode pendekatan terstruktur. Tujuannya adalah supaya pada akhir pengembangan sistem akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis merupakan tahapan proses untuk mengenal masalah, mengevaluasi, memahami spesifikasi serta melakukan tinjauan ulang pada suatu sistem. Dalam menganalisis suatu sistem dengan metode pendekatan terstruktur dibutuhkan beberapa alat bantu, antara lain flowmap, diagram konteks, data flow diagram (DFD), kamus data (data

8 3.3.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur kerja yang ada pada sistem reservasi dan pelayanan administrasi yang sedang berjalan di Wisma Tubagus Dago adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Reservasi Kamar

a. Tamu datang langsung ke wisma atau dengan cara menelpon pihak wisma b. Bagian receptionist / front office akan memberikan sebuah brosur yang berisi

daftar kamar dan memberikan form room reservasi untuk diisi oleh tamu. c. Setelah tamu memilih kamar yang diinginkan, bagian front office meminta

identitas tamu dan form room reservasi yang telah diisi untuk diperiksa apakah kamar yang diinginkan tersedia. Jika tidak bagian front office akan mengembalikan identatas data tamu kepada tamu.

d. Jika kamar tersedia maka front office akan meminta data identitas dari tamu dan sejumlah uang deposit sebanyak 50% dari harga kamar yang dipesan. e. Selanjutnya bagian front office mencatat identitas tamu dan membuatkan bukti

data kwitansi depositatau data reservasi.

f. Bukti data deposit reservasidibuat sebanyak 2 tipe, tipe yang pertama berupa kwitansi deposit untuk diberikan kepada tamu, dan tipe kedua adalah Advance Deposit Cash ( Bukti deposit uang muka) untuk arsip bagian front office. g. Dari bukti reservasi kemudian bagian front office membuatkan laporan data

reservasi sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama untuk di arsipkan dan rangkap kedua diserahkan ke Pimpinan Oprasional.

2. Prosedur Check in Kamar

a. Tamu memesan kamar dan menyerahkan identitas tamu ke bagian Front office bagi yang belum melakukan reservasi kamar, dan bagian tamu yang sebelumnya melakukan reservasi memberikan kwitansi deposit kepada bagian front office sebagai bukti telah reservasi kamar.

b. Bagi tamu yang belum melakukan reservasi kamar maka bagian front office akan memeriksa kamar pada buku tamu dan laporan data reservasi apakah terdapat kamar yang kosong. Jika terdapat kamar yang kosong maka front office akan mencatat identitas tamu pada Registration Form dan buku tamu. Dan apabila tidak terdapat kamar yang kosong maka identitas tamu dikembalikan.

c. Bagi tamu yang sebelumnya melakukan reservasi, front office akanmemeriksa data tamu pada laporan data reservasi. Jika data reservasi kamar benar maka data tersebut akan ditulis kembali pada Registration Form dan buku tamu. Bagian front office membuat kwitansi check in sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap diserahkan kepada tamu wisma, dan 1 rangkap lagi sebagai laporan data check in yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan oprasional sabagai laporan

9

d. data check in dan arsip laporan data check in. 3. Prosedur proses Check out Kamar

a. Tamu yang akan check out menyerahkan bukti check in / kwitansi check indan kwitansi biaya tambahan jika ada biaya tambahan yang di bebankan kepada tamu.

b. Bagian front office akan memeriksa tanggal check in dan biaya tambahan jika ada biaya yang harus dibayar oleh tamu. Jika tidak ada maka bagian front office akan memberikan kwitansi check out kepada tamu dan mencatat di buku tamu lalu diarsipkan sebagai data jika kamar sudah kosong. Jika ada biaya tambahan yang harus di bayar oleh tamu, maka bagian front office akan menghitung berapa biaya tambahan yang harus di bayar oleh tamu.

c. Setelah melakukan perhitungan biaya, bagian front office membuat kwitansi sisa tagihan 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada tamu dan rangkap kedua sebagai laporan data check out tamu dan total tagihan yang nantinya akan di berikan kepada pimpinan oprasional. nalisis Prosedur Proses Penjualan yang sedang berjalan

3.3.2.1. Flow Map

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktifitas yang terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini terjadi dengan entitas diluar sistem.

Flowmap Reservasi kamar yang sedang berjalan

Pimpinan Oprasional Bagian Front Office

Tamu Brosur Form Room Reservasi Brosur Form Room Reservasi Pilih Kamar Identitas Tamu Buku Tamu Reservasi Chart Periksa Kamar Form Room Reservasi Identitas Tamu Ada Tidak Identitas Tamu Identitas Tamu Form Room Reservasi Identitas Tamu Form Room Reservasi Mencatat Identitas Tamu & Data Reservasi Deposit A1 Reservasi Chart Kwitansi Deposit Membuat kwitansi ADC Kwitansi Deposit A2 Membuat Laporan Data Reservasi A4 Laporan Data Reservasi Laporan Data Reservasi A3

10 3.3.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.6 dibawah ini.

Sistem Informasi Reservasi dan Pelayanan Administrasi

Pimpinan Oprasional Tamu

Identitas Tamu Form Room Reservasi Kwitansi Check in Kwitansi Biaya Tambahan

Lap. Data Reservasi Lap. Data Check in Lap Data. Check out & total tagihan Kwitansi Check in

Kwitansi Deposit Identitas Tamu

Kamar Penuh

Kwitansi Biaya Tambahan Kwitansi Sisa Tagihan

Gambar 3.6. Diagram Konteks yang sedang berjalan pada Wisama Tubagus Dago

3.3.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram digunakan untuk membuat model sebuah sistem

informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain oleh aliran data. Adapun Data Flow Diagram yang sedang berjalan pada Wisma Tubagus Dago sebagai berikut :

11 1. DFD Level 1

Tamu Pimpinan Oprasional 1.0 Reservasi 2.0 Check In 3.0 Check Out Brosur, Form Room Reservasi

Identitas tamu, Form Room Reservasi Identitas Tamu Kwitansi Deposit

Laporan Data Reservasi

Identitas Tamu, Kwitansi Deposit Identitas Tamu

Kwitansi Check In

Laporan Data Check In

Kwintansi Check In, Kwintasi Biaya Tambah Kwitansi Check Out, Kwitansi Biaya Tambahan

Kwitansi Check Out, Kwitansi Sisa Tagihan

Laporan Data Check Out & Total Tagihan

Gambar 3.7. DFD Level 1 Yang Sedang Berjalan

2. DFD Level 2 Proses 1

Tamu Pimpinan Oprasional 1.1 Priksa Kamar 1.2 Mencatat Identitas

Tamu & Data Reservasi

1.3

Membuat Kwitansi Membuat Laporan 1.4 Data Reservasi Identitas Tamu, Form Room Reservasi

Identitas Tamu

Form Room Reservasi, Identitas Tamu Buku Tamu Buku Tamu Reservasi Chart Deposit Deposit Reservasi Chart Kwitansi Deposit Reservasi Chart Laporan Data Reservasi Laporan Data Reservasi Advance Deposit Cash Advance Deposit Cash Laporan Data Reservasi

12 3.3.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Setelah menganalisa sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi yangsedang berjalan, dapat di simpulkan adanya kelemahan kelemahan yang terjadi dalam sistem ini, kelemahan tersebut diantaranya:

Tabel 3.1. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

No. _{Masalah Solusi}

1.

Belum adanya media yang dapat memuat dan menyajikan informasi tentang profil wisma, fasilitas wisma, biaya sewa kamar yang dapat diakses dengan cepat dan mudah, promosi yang dilakukan saat ini hanya dengan brosur-brosur yang berada dibagian resepsionis

Membangun sistem informasi pemesanan kamar berbasis web, dan web sebagai media promosi dan informasinya

2.

Pelayanan dalam reservasi kamar pada Wisma Tubagus Dago masih kurang maksimal karena tamu harus datang langsung atau melakukan reservasi melalui telepon

Membangun sistem informasi pemesanan kamar berbasis web online agar memudahkan pelanggan dalam melakukan pemesanan kamar

13 IV. Hasil Penelitian

4.1. Perancangan Sistem

Perancangan sistem pada dasarnya merupakan suatu persiapan dari perancangan secara terperinci dan merupakan tahapan pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer. Berdasarkan pada hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada sebelumnya, maka diusulkan untuk merancang suatu sistem yang baru yang nantinya diharapkan dapat mengatasi beberapa permasalahan yang ada.

4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang baru kepada pengguna serta menghasilkan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan akan penyelesaian mengenai permasalahan yang timbul dari sistem yang lama. Secara khusus tahap ini bertujuan agar sistem yang baru dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi prosedur kerja dalam Wisma Tubagus Dago.

4.1.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Perancangan sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang ada sebelumnya, sistem yang diusulkan hanya mengubah proses reservasi kamar menjadi terkomputerisasi. Sistem informasi reservasi kamar dapat diakses melalui media internet karena telah berbasis website. Pengguna sistem hanya memerlukan sebuah komputer yang memiliki fasilitas browser dan terkoneksi dengan jaringan internet.

4.1.3. Perancangan prosedur yang diusulkan

Perancangan proses atau prosedur yang diusulkan terdiri dari Diagram Konteks,

Data Flow Diagram, dan Kamus Data.

4.1.3.1.Diagram Konteks

Context diagram (top level) adalah bagian dari data flow diagram yang berfungsi

memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut diagram konteks yang di usulkan:

Sistem Informasi Reservasi dan Pelayanan

Hotel berbasis Website Pada Hotel Wisma Asri (Bag.front office) Tamu Pimpinan Oprasional Laporan reservasi Laporan check-in Laporan check-out Data reservasi

Data konfirmasi pembayaran Data reservasi dgn check-in

Bukti reservasi

Notifikasi pembayaran Bukti pembayaran deposit Bukti pelunasan

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

4.1.3.2. Data Flow Diagram

14

pemakai sistem untuk memahami secara logika tanpa memperhitungkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Berikut data flow diagram pada sistem ini seperti yang terlihat pada gambar berikut ini:

1.

Data Flow Diagram (DFD) Level 1

1.0 Reservasi Tamu Pimpinan Oprasional 2.0 Check-in 3.0 Check-out Data reservasi Data konfirmasi pembayaran Bukti reservasi Notifikasi pembayaran T.reservasi T.kamar_status T.trx_hotel _konfirmasi T.kamar Data reservasi Data status kamar Data kamar Laporan reservasi Data konfirmasi pembayaran Data reservasi Data reservasi dgn check-in Bukti pembayaran deposit Data status

kamar Data kamar

T.trx_hotel Laporan check-in Data transaksi hotel Bukti pelunasan Laporan check-out Data reservasi Data transaksi hotel Data status kamar

15 4.1.3.3.Kamus Data

Kamus data merupakan bagian dari perancangan sistem yang berisi field-field yang diperlukan oleh suatu Database untuk menjalankan aplikasi program yang telah dibuat.

Data-data yang terkait pada Sistem Informasi reservasi dan pelayanan administrasi pada Wisma Tubagus Dago :

1.

Nama arus data : Data reservasi

Alias : Data pemesanan kamar hotel

Aliran data : Tamu – Proses 1.1, Proses 1.1 – Proses 1.2, Proses 1.2 – Proses 1.3, Proses 1.3 – T.reservasi, T.reservasi – Proses 1.4, T.reservasi – Proses 1.6, Proses 2.5 – T.reservasi, T.reservasi - Proses 2.1, T.reservasi – Proses 2.3 Penjelasan : Merupakan data reservasi kamar hotel

Periode : Setiap tamu melakukan reservasi

Struktur data : id_reservasi, no_ktp, nama_lengkap, alamat, no_telephone, tgl_reservasi, tgl_check_in, tgl_check_out, type_reservasi, keterangan_reservasi, deposit, total, status, extra bed

2.

Nama arus data : Data Pembayaran DP

Alias : Data pembayaran deposit

Aliran data : Tamu – Proses 1.5, Proses 1.5 – Tamu, Proses 1.5 – T.trx_hotel_konfirmasi

Penjelasan : Merupakan data pembayaran untuk reservasi kamar hotel Periode : Setiap tamu melakukan pembayaran dp reservasi

Struktur data : id_konfirmasi, id_reservasi, jenis_pembayaran, atas_nama, jumlah_transfer, email, transfer_ke, transfer_dari, no_rek, bukti_pembayaran, keterangan

3.

Nama arus data : Data Kamar Alias : Data kamar hotel

16

Aliran data : T.kamar – Proses 1.1, T.kamar – Proses 1.2, T.kamar – Proses 2.5

Penjelasan : Merupakan data kamar hotel

Periode : Setiap hotel wisma asri menambahkan kamar baru dan setiap kali reservasi kamar

Struktur data : id_kamar, no_kamar, id_type_kamar, type_kamar,

harga_weekdays, harga_weekend, fasilitas, tanggal , image, status

4.

Nama arus data : Data Transaksi Hotel

Alias : Data Transaksi hotel, Data keseluruhan biaya reservasi hotel

Aliran data : T.trx_hotel – Proses 2.6, Proses 3.3 – T.trx_hotel, T.trx_hotel - Proses 3.4 , T.trx_hotel – Proses 3.5

Penjelasan : Merupakan data transaksi reservasi hotel Periode : Setiap tamu melakukan check-in dan check-out

Struktur data : id_trx_hotel, id_reservasi, no_ktp, nama_lengkap, alamat, no_telephone, tgl_check_in, tgl_check_out, deposit, total, ppn, service, denda_kerusakan, denda_kamar,

biaya_lainlain, subtotal, status, extra_bed

4.1.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah suatu kegiatan pembuatan dan penyimpanan data-data yang terdapat didalam sistem kedalam suatu database. Perancangan basis data bertujuan untuk mengorganisasikan dan menyusun data - data agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data dalam sebuah sistem. Berikut ini tahapan-tahapan dari perancangan basis data :

4.1.4.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya.

Dalam proses normalisasi, persyaratan sebuah tabel masih harus dipecah didasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti untuk menambah atau menyisipkan, menghapus atau mengubah, serta pembaca data dari tabel tersebut. Bila masih ada kesulitan, maka tabel harus dipecah menjadi beberapa lagi, dan dilakukan proses normalisasi kembali sampai diperoleh tabel yang optimal.

17 4.1.4.2 Entity Relationship Diagram

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah merupakan salah satu model yang digunakan untuk mendesain database dengan tujuan menggambarkan data yang berelasi pada sebuah database.

trx_hotel Id_reservasi Id_konfirmasi Id_trx_hotel Id_kamar memiliki Trx_hotel_konfirmasi trx_hotel_detail 1 kamar memiliki Type_kamar reservasi Id_reservasi Id_reservasi Id_kamar Id_kamar Id_type_kamar Id_type_kamar Reservasi_detail Id_trx_hotel Id_reservasi N N N N N 1 1 1

Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.2.2. Relasi Tabel

Relasi tabel digunakan untuk mengelompokkan data menjadi tabel - tabel yang

menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses database, sehingga database tersebut mudah di modifikasi. Tabel Relasi dari Sistem Informasi Reservasi dan Pelayanan Administrasi Wisma Tubagus Dago sebagai berikut :

type_kamar PK id_type_kamar type_kamar harga_kamar fasilitas image kamar PK id_kamar no_kamar id_type_kamar trx_hotel_detail id_trx_hotel id_kamar extra_bed reservasi_detail id_reservasi id_kamar extra_bed reservasi PK id_reservasi no_ktp nama_lengkap alamat no_telephone tgl_reservasi tgl_check_in tgl_check_out type_reservasi keterangan_reservasi konfirmasi_paypal dari jumlah_transfer keterangan deposit total status trx_hotel PK id_trx_hotel id_reservasi no_ktp nama_lengkap alamat no_telephone tgl_check_in tgl_check_out deposit total ppn service denda_kerusakan denda_kamar biaya_lainlain subtotal status trx_hotel_konfirmasi PK id_konfirmasi id_reservasi jenis_pembayaran atas_nama jumlah_transfer email transfer_ke transfer_dari no_rek bukti_pembayaran keterangan 1 N N N 1 1 N N 1 1 1 1 1 1

Gambar 4.7 Relasi Tabel

4.1.4.4. Struktur File

Struktur file merupakan urutan isi atau data-data item yang ada pada file database. Rancangan struktur ini dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pencarian data untuk mempermudah kerja sistem.

18 4.2.5. Kodifikasi

Sistem kodifikasi ini dibuat guna untuk mengidentifikasi suatu objek secara singkat. Kodifikasi digunakan sebagai indentitas untuk setiap data yang akan diinput

dalam tabel masing-masing. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pengkodean dalam sistem informasi penjualan kebaya berbasis web ini menggunakan tipe kode group, yaitu kode yang berdasarkan field-field dan tiap field-field

kode mempunyai arti. 4.2.1 Struktur Menu

Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu perancangan dari suatu perancangan proram untuk memudahkan dan memfungsikan sesuai dengan kebutuhan.

Menu Utama

Tentang Kami Ruangan

Beranda Buku Tamu Kontak Ketentuan Reservasi

Reservasi Konfirmasi

4.3. Implementasi

Implementasi adalah proses pembuatan atau pemasangan sistem secara utuh dan baik dari perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).

4.4. Pengujian

Pengujian program merupakan bagian yang penting dalam siklus pembangunan Perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak.

4.5. Kasus dan Hasil Pengujian

Pengujian akan dilakukan satu persatu sesuai dengan rencana pengujian yang telah direncanakan.

4.6. Kesimpulan dan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan berdasarkan uji kasus diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak yang sebelumnya di uji tidak di ketahui terdapat beberapa kesalahan dan setelah diuji dapat diketahui tingkatan kesalahannya dan dapat diperbaiki dari kesalahan sintak dan secara fungsional mengeluarkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.

19 V. Kesimpulan dan

Saran 5.1. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dihasilkan dari dibangunnya sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi adalah sebagai berikut :

1. Sistem reservasi dan pelayanan administrasi yang berjalan di Wisma Tubagus Dago terdapat beberapa masalah, dimana seluruh proses yang menyangkut kegiatan reservasi dan pelayanan administrasi belum terkomputerisasi sepenuhnya, masih dilakukan dengan menggunakan data arsip yang berbentuk dokumen yang dibuat menggunakan Microsoft Excel, sehingga menyebabkan data yang dihasilkan kurang terorganisir, tidak terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya, keamanan data kurang terjamin yang berpotensi data rusak atau hilang.

2. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi Reservasi dan Pelyanan Administrasi yang diusulkan, tidak ada lagi kendala dalam kegiatan reservasi dan pelayanan administrasi di Wisma Tubagus Dago.

3. Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan oleh penulis di Wisma Tubagus Dago, didapatkan hasil bahwa perangkat lunak Sistem Informasi Reservasi dan Pelayanan Administrasi dapat berjalan dengan baik dan memberikan output sesuai fungsinya masing-masing.

5.2. Saran

Beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi adalah sebagai berikut :

1. Situs web bagian pemberian informasi produk terbaru hendaknya selalu di perbarui agar menarik perhatian pengunnjung.

2. Pada pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi

selanjutnya diharapkan sistem dapat menangani chat via online sebagai sarana untuk bertanya apabila ada hal-hal yang ingin ditanyakan dan lain-lainya, sehingga terkesan lebih interaktif lagi.

3. Pada pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi

selanjutnya diharapkan sistem dapat mengelola pembayaran biaya keselurahan secara

20 VI. Daftar Pustaka

[1] Hartono. Jogiyanto, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, 2nd ed, Yogyakarta :

Andi, 2005.

[2] Kadir. Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi”, 2nd ed, Yogyakarta : Andi, 2005. [3] Mulyanto. Agus, “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”, 3rd ed, Yogyakarta:

Pustaka Pelajar, 2009.

[4] Kristanto. Andri, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, 3rd ed, Yogyakarta

: Gava Media, 2008.

[5] Bagyono “Manajemen Housekeeping Hotel”, 1st ed, Bandung : Alfabeta (2006: 251). [6] Hidayat. Rahmat, “Cara Praktis Membangun Website Gratis”, 2nd ed, Jakarta : Elex

Media Komputindo, 2010.

[7] Nugroho. Bunafit, “Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL”,

2nd ed, Yogyakarta : Gava Media, 2008.

[8] Bin Ladjamudin. Al-Bahra, “Rekayasa Perangkat Lunak”, 1st ed, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2006.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam era globalisasi yang semakin modern dan kompleks ini, persaingan

perusahaan sangatlah besar dalam merebut pangsa pasar. Untuk itu, suatu sistem

informasi yang cepat, akurat dan tepat waktu amat sangat dibutuhkan untuk

membantu pihak manajemen perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat,

guna menentukan kebijakan dan meningkatkan aktifitas operasional perusahaan.

Untuk menunjang hal tersebut, perlu diterapkan suatu sistem informasi untuk

menangani dan mencatat setiap kegiatan transaksi perusahaan. Dengan

tersedianya sistem informasi, maka diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai

sesuai dengan target perusahaan.

Perkembangan teknologi informasi diawali oleh munculnya internet

sebagai media informasi yang dapat diakses dengan menggunakan komputer,

sehingga pengaksesan informasi dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak

dibatasi oleh ruang dan waktu. Misalnya melakukan Transfer uang dengan

menggunakan Rekening Bank, Reservasi Tiket Pesawat, Pengiriman surat

elektronik / email. Dalam lingkungan bisnis-pun ikut diramaikan dalam

memanfaatkan teknologi internet yang ada seperti E-commerce, E-Banking, dan

lain sebagainya, dimana selama ini sebuah transaksi didunia maya menggunakan

sebuah komputer yang terkoneksi ke internet.

2

Sistem informasi beserta perkembangan teknologi pendukung lainnya

akan memicu transformasi besar dalam dunia bisnis dan manajemen. Sistem ini

menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan

informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi.

Dengan kemajuan teknologi informasi inilah dapat dibentuk suatu

sistem informasi yang dapat membantu kegiatan operasional dari suatu

perusahaan atau instansi yang menerapkannya dengan baik. Sistem informasi ini

sudah banyak digunakan di berbagai sektor, tak terkecuali dunia jasa penginapan

pun menggunakannya demi kemajuan bisnisnya.

Wisma Tubagus Dago merupakan salah satu perusahaan jasa yang

bergerak dalam bidang penginapan yang berdiri di Kota Bandung. Sistem

Reservasi pada Wisma Tubagus Dago saat ini masih menggunakan sistem

off-line. Hal ini dirasa masih kurang praktis, karena tamu harus datang langsung ke

tempat atau melalui telepon melakukan pemesanan. Sistem pelayanan kamar pada

Wisma Tubagus Dago yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual. Data

tamu, data reservasi, check in dan check out pengolahan data administrasi

semuanya dicatat ke dalam buku jurnal. Selanjutnya setiap tamu yang ingin

menginap, petugas resepsionis akan menuliskan data reservasi dalam bentuk

catatan kecil dan petugas resepsionis akan memeriksa kamar kosong. Setelah itu

petugas resepsionis akan memberikan rekomendasi kepada tamu untuk check in

dan memasukan data tamu kedalam catatan buku jurnal sesuai kartu identitas yang

bersangkutan. Untuk check out tamu cukup datang ke petugas resepsionis dan

tamu akan melakukan proses pembayaran. Petugas akan mencatat data tamu check

3

out kedalam buku jurnal, meskipun terdapat sebuah perangkat komputer namun

penggunaanya masih sebatas untuk membuat laporan-laporan yang berkaitan

dengan penginapan. Akibat dari pengolahan data administrasi yang masih

dilakukan dengan sistem manual ini sering menimbulkan

permasalahan-permasalahan menyangkut proses pengolahan data diantaranya yaitu sering

terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam mendokumentasikan data-data

administrasi tamu inap, lambatnya proses perhitungan pembayaran pada saat

melakukan check-out dan kurang cepatnya proses pencarian data administrasi

tamu inap sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data

tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu inap akan

terhambat serta lambatnya didalam pembuatan laporan, hal ini dikarenakan

seringnya terjadi data-data yang tidak tertata dengan baik dan masih disimpan

dalam bentuk arsip.

Jumlah kamar pada Wisma Tubagus Dago ada 29 kamar.

Berikut grafik pengunjung setiap bulannya terdapat pada gambar 1.1

Tabel 1.1 Grafik tamu Wisma Tubagus Dago pada bulan Februari 2015 sampai

dengan September 2015

0 5 10 15 20

Pengunjung Wisma Tubagus Dago

Standart 8 Super Deluxe 15 Superior 6 Executive 1 Family 1 Tipe kamar jumlah

4

Melihat pada grafik gambar 1.1, menunjukan jumlah pengunjung

meningkat dari bulan ke bulan berikutnya, maka dari itu untuk membantu proses

pengolahan data penginapan sangat di butuhkan sistem informasi, yang mana jika

masih dilakukan secara manual sering menimbulkan permasalahan-permasalahan

menyangkut proses pengolahan data contohnya yaitu resiko redudansi data cukup

tinggi karena tidak ada validasi kerangkapan data, kinerja petugas yang masih

kurang efektif karena terlalu banyak memakan waktu dalam proses pengolahan

data, dan penyajian informasinya yang terbilang lambat dan kurang efisien serta

kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar, untuk mempermudah proses

pengentrian dan pencarian data-data yang telah tersimpan dalam database.

Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dapat

dilakukan secara tepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit.

Maka dari itu diperlukan sebuah sistem pengolahan dan pengelolaan data

yang terintegrasi, dan dapat membantu dalam proses administrasi penginapan

tersebut, oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian tugas akhir

dengan judul “

SISTEM INFORMASI RESERVASI DAN PELAYANAN

ADMINISTRASI BERBASIS WEB PADA WISMA TUBAGUS DAGO

”.

1.2

Identifikasi dan Rmusan Masalah

Berdasarkan masalah yang telah di jelaskan diatas, maka dapat

diidentifikasi dan dirumuskan masalah – masalah yang ada pada Wisma Tubagus

Dago.

5

1.2.1 Identifikasi Masalah

Seperti yang telah dibahas di latar belakang, dapat diindentifikasikan

beberapa masalah yang terdapat pada Wisma Tubagus Dago sebagai berikut :

1.

Belum adanya media yang dapat memuat dan menyajikan informasi

tentang profil pada Wisma Tubagus Dago, fasilitas penginapan, biaya

sewa kamar yang dapat di akses dengan cepat dan mudah, promosi

yang dilakukan saat ini hanya dengan brosur-brosur yang berada di

bagian resepsionis.

2.

Pengolahan data tamu di mulai dari reservasi, check-in, penggunaan

layanan ekstra dan check-out masih dirasakan sangat lambat,

dikatakan sangat lambat karena masih dicatat di sebuah jurnal buku

tamu dan memerlukan waktu dalam pencatatan buku tamu tersebut.

3.

Sering terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam

mendokumentasikan data-data administrasi tamu inap.

4.

Kurang cepatnya proses pencarian data administrasi tamu inap

sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data

tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu

inap akan terhambat.

5.

Lambatnya pembuatan laporan di karenakan data-data masih

tersimpan dalam bentuk arsip dan masih belum terintegrasi dengan

baik.

6

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah maka dapat dirumuskan permasalahan

yang ada pada Wisma Tubagus Dago sebagai berikut:

1.

Bagaimana Sistem Administrasi Tamu Inap yang sedang berjalan

pada Wisma Tubagus Dago.

2.

Bagaimana menganalisis dan merancang Sistem Informasi Resevasi

dan Pelayanan Administrasi Tamu Inap pada Wisma Tubagus Dago

ini sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan duplikasi data, serta

dapat menyimpan data administrasi tamu inap pada suatu database

agar tidak terjadi lagi penumpukan data, mempermudah proses

pencarian data, dan dapat mempermudah dalam pembuatan laporan

dengan adanya penyimpanan data yang terintegrasi.

3.

Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Resevasi dan

Pelayanan Administrasi pada Wisma Tubagus Dago.

4.

Bagaimana menguji Sistem Informasi yang akan dilakukan pada

Sistem Informasi Resevasi dan Pelayanan Administrasi Tamu Inap

pada Wisma Tubagus Dago.

1.3

Maksud dan Tujuan Penelitian

1.3.1

Maksud Penelitian

Maksud dilakukannya penelitian ini adalah sebagai upaya untuk

meningkatkan kualitas layanan kepada tamu Wisma Tubagus Dago. Oleh karena

7

itu perlu didukung dengan teknologi sistem informasi reservasi kamar untuk

menunjang proses reservasi yang cepat, akurat, dan tepat waktu.

1.3.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari dibuatnya sistem informasi reservasi dan pelayanan

administrasi pada Wisma Tubagus Dago ini :

1.

Untuk mengetahui sistem reservasi dan pelayanan administrasi yang

sedang berjalan pada Wisma Tubagus Dago saat ini.

2.

Untuk merancang Sistem Informasi profil wisma, informasi biaya

sewa kamar, informasi fasilitas wismsa serta dapat meminimalisasi

kesalahan administrasi seperti duplikasi data, dapat menyimpan data

pada suatu database, dapat mempermudah proses pencarian data,

serta dapat mempermudah dalam pembuatan laporan.

3.

Untuk mengimplementasikan sistem inforamsi pemesanan kamar atau

reservasi dan pelayanan administrasi pengelolaan data transaksi

melalui aplikasi sistem informasi yang berbasis web.

4.

Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Reservasi dan

Pelayanan Administrasi pada Wisma Tubagus Dago dapat berjalan

dengan baik.

1.4 Kegunaan Penelitian

1.

Kegunaan penelitian ini bagi peneliti adalah sebagai indikator untuk

mengembangkan kemampuan dalam melakukan penelitian,

meningkatkan skill dalam melakukan penelitian dan sebagai bahan

8

evaluasi terhadap skill dan kemampuan penelitian dalan melakukan

penelitian.

2.

Kegunaan bagi pihak Wisma Tubagus Dago dengan adanya sistem

informasi reservasi dan pelayanan administrasi ini diharapkan dapat

membantu dalam proses pengambilan kebijakan keputusan serta

sebagai media promosi untuk memudahkan pengaksesan dan

penyampaian informasi yang detail pada Wisma Tubagus Dago bagi

pelanggan, sehingga dengan adanya media alternative ini akan

mencapai hasil yang lebih optimal untuk Wisma Tubagus Dago.

1.5 Batasan Masalah

Dalam pembuatan penelitian ini, dibuat beberapa batasan masalah agar

pembahasan terfokus sesuai tujuan yang akan di capai. Adapun batasan

masalahnya adalah sebagai berikut :

1.

Pembayaran uang muka untuk pemesanan kamar online dilakukan

secara online ( Internet Banking, Paypal, dll), dan pembayaran juga

bisa dilakukan dengan transfer langsung via ATM.

2.

Konfirmasi pembayaran dilakukan dengan cara mengisi form

konfirmasi yang tersedia pada sistem (website).

3.

Pemesanan kamar online bisa dilakukan oleh satu orang untuk

pemesanan beberapa kamar.

4.

Batasan maksimal check out jam 12.00 WIB, check out jam 13.00 –

18.00 WIB dikenakan 50% dari harga kamar, apabila check out diatas

jam 18.00 WIB terhitung satu hari.

9

1.6

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penulis melakukan penelitian pada Wisma Tubagus Dago yang berada di

Jl. Tubagus Dago No.6, Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat 40134. Adapun

jadwal penelitiannya sebagai berikut :

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian

No

Kegiatan

2015 - 2016

Oktober

November

Desember

Januari

Februari

1 2 3 4 1 2 3 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Identifikasi

Kebutuhan

a. Observasi

b. Wawancara

2

Membuat

Prototype

a.Analisis

Kebutuhan

b. Design Sistem

c. Coding &

Testing

3

Pengembangan

Sistem

a. Pembuatan

Software

Aplikasi

4

Pengujian Sistem

a.Testing

Software

Aplikasi

10

5.

Implementasi

a.Implementasi

Software

Aplikasi

1.7 Sistematika Penulisan

Guna memahami lebih jelas mengenai laporan skripsi ini, maka dilakukan

pengelompokan materi berdasarkan bab dan sub bab dengan sistematika penulisan

sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini mendeskripsikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori pemecahana masalah yang

berhubungan dan digunakan untuk mendukung penelitian.

BAB III : METODELOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang tata cara metode perancangan sistem yang digunakan

untuk mengolah sumber data yang dibutuhkan sistem.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dibahas tentang hasil-hasil tahapan penelitian, mulai dari

analisis, desain, hasil testing dan implementasinya.

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan serta saran yang merupakan analisa terhadap dasar teori

yang telah dipakai serta analisa terhadap program yang telah dihasilkan.

129

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian dan penjelasan yang telah dikemukakan pada bab-bab

sebelumnya, dan setelah melakukan analisis terhadap sistem informasi reservasi

dan pelayanan administrasi berbasis web pada Wisma Tubagus Dago, serta

mencoba memberikan solusi dengan mengembangkan sistem informasi tersebut,

penulis dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran dalam perbaikan kinerja

sistem.

5.1

Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dihasilkan dari dibangunnya sistem informasi

reservasi dan pelayanan administrasi adalah sebagai berikut :

1.

Sistem reservasi dan pelayanan administrasi yang berjalan di Wisma

Tubagus Dago terdapat beberapa masalah, dimana seluruh proses yang

menyangkut kegiatan reservasi dan pelayanan administrasi belum

terkomputerisasi sepenuhnya, masih dilakukan dengan menggunakan data

arsip yang berbentuk dokumen yang dibuat menggunakan Microsoft

Excel, sehingga menyebabkan data yang dihasilkan kurang terorganisir,

tidak terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya, keamanan data

kurang terjamin yang berpotensi data rusak atau hilang.

2.

Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi Reservasi dan Pelyanan

Administrasi yang diusulkan, tidak ada lagi kendala dalam kegiatan

reservasi dan pelayanan administrasi di Wisma Tubagus Dago. Data

130

reservasi dan pelayanan administrasi bisa terorganisir dan terintegrasi satu

sama lain, keamananan data terjamin karena sistem yang diusulkan

menggunakan media penyimpanan

database

. Tidak terjadinya bentrok

data reservasi yang sama dengan tamu yang berbeda dan kesalahan

perhitungan biaya administrasi.

3.

Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan oleh penulis di Wisma

Tubagus Dago, didapatkan hasil bahwa perangkat lunak Sistem Informasi

Reservasi dan Pelayanan Administrasi dapat berjalan dengan baik dan

memberikan output sesuai fungsinya masing-masing.

4.

Diharapkan ketika aplikasi ini di implementasikan dapat mempermudah

pihak Wisma Tubagus Dago dalam proses reservasi dan pelayanan

perhitungan biaya administrasi, pembagian dan penyeleksian kamar yang

sudah terisi dan kamar yang sudah direservasi, penjadwalan kamar yang

akan terisi dari tamu yang reservasi sebelumnya, dan pembuatan laporan –

laporan. Sehingga diharapkan sistem ini dapat membantu meningkatkan

kualitas layanan dan kinerja pihak Wisma Tubagus Dago dalam kegiatan

reservasi dan pelayanan administrasinya.

5.2

Saran

Beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi

pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi adalah

sebagai berikut :

1.

Sistem informasi reservasi dan pelyanan administrasi yang telah dibangun

masih mungkin untuk dikembangkan, dengan memperluas cakupan sistem

131

pada bagian-bagian yang terdapat pada wisma yang bersangkutan, agar

menghasilkan informasi yang lebih optimal.

2.

Pada pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi

selanjutnya diharapkan sistem dapat menangani

chat via online

sebagai

sarana untuk bertanya apabila ada hal-hal yang ingin ditanyakan dan

lain-lainya, sehingga terkesan lebih interaktif lagi.

3.

Pada pengembangan sistem informasi reservasi dan pelayanan administrasi

selanjutnya diharapkan sistem dapat mengelola pembayaran biaya

keselurahan secara

online

tidak hanya bagian reservasi saja.

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK

... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR

... iii

DAFTAR ISI

... v

DAFTAR GAMBAR

... x

DAFTAR TABEL

... xiii

DAFTAR SIMBOL

... xiv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 4

1.2.1 Identifikasi Masalah ... 5

1.2.2 Rumusan Masalah ... 6

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 6

1.3.1 Maksud Penelitian ... 6

1.3.2 Tujuan Penelitian ... 7

1.4 Kegunaan Penelitian ... 7

1.5 Batasan Masalah ... 8

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 9

1.7 Sistematika Penulisan ... 10

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem ... 11

2.1.1 Karakteristik Sistem ... 11

2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 13

2.2 Pengertian Informasi ... 14

vi

2.2.2 Kualitas Informasi ... 15

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 16

2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... 17

2.4 Definisi Kasus yang Dianalisis ... 18

2.4.1 Pengertian Reservasi ... 18

2.4.2 Pengertian Check In ... 18

2.4.3 Pengertian Check Out ... 18

2.5 Pengertian Sistem Administrasi Tamu Hotel ... 18

2.6 Pengertian Website ... 19

2.7 Perangkat Lunak Pendukung ... 21

2.7.1 PHP (

PHP Hypertext Preprocessor

)... 21

2.7.2 XAMPP ... 22

2.7.3 Apache ... 22

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian ... 24

3.1.1 Sejarah Singkat Perushaan ... 24

3.1.2 Visi dan Misi Wisma Tubagus Dago ... 24

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 25

3.1.4 Deskripsi Tugas ... 26

3.2 Metode Penelitian ... 29

3.2.1 Desain Penelitian ... 29

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 30

3.2.2.1 Sumber Data Primer ... 30

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 31

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 31

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 32

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 32

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 34

vii

3.3 Analisis Sistem yang Berjalan ... 39

3.3.1 Analisis Dokumen ... 39

3.3.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 44

3.3.2.1 Flow Map ... 47

3.3.2.2 Diagram Konteks ... 51

3.3.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 51

3.3.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 56

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Perancangan Sistem ... 58

4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 58

4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 58

4.1.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 59

4.1.3.1 Diagram Konteks ... 60

4.1.3.2 Data Flow Diagram ... 62

4.1.3.3 Kamus Data ... 65

4.1.4 Perancangan Basis Data ... 68

4.1.4.1 Normalisasi ... 68

4.1.4.2 Entity Relationship Diagram ... 71

4.1.4.3 Relasi Tabel ... 72

4.1.4.4 Struktur File ... 73

4.1.4.5 Kodifikasi ... 81

4.2 Perancangan Antar Muka ... 83

4.2.1 Struktur Menu ... 83

4.2.2 Perancangan Input ... 84

4.2.3 Perancangan Output ... 87

4.3 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 90

4.4 Pengujian ... 91

4.4.1 Rencana Pengujian ... 91

4.4.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 92

viii

4.5 Implementasi ... 97

4.5.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 97

4.5.2 Implementasi Perangkat Keras... 98

4.5.3 Implementasi Basis Data ... 98

4.5.4 Implementasi Antar Muka ... 107

4.5.5 Implementasi Instalasi Program ... 112

4.5.6 Penggunaan Program ... 117

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ... 129

5.2 Saran ... 130

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hartono. Jogiyanto, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, 2nd ed,

Yogyakarta : Andi, 2005.

[2] Kadir. Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi”, 2nd ed, Yogyakarta : Andi,

2005.

[3] Mulyanto. Agus, “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”, 3rd ed,

Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.

[4] Kristanto. Andri, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, 3rd ed,

Yogyakarta : Gava Media, 2008.

[5] Bagyono “Manajemen Housekeeping Hotel”, 1st ed, Bandung : Alfabeta

(2006: 251).

[6] Hidayat. Rahmat, “Cara Praktis Membangun Website Gratis”, 2nd ed,

Jakarta : Elex Media Komputindo, 2010.

[7] Nugroho. Bunafit, “Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan

MySQL”, 2nd ed, Yogyakarta : Gava Media, 2008.

[8] Bin Ladjamudin. Al-Bahra, “Rekayasa Perangkat Lunak”, 1st ed, Yogyakarta :

Graha Ilmu, 2006.

iii

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb.

“Dengan nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang”.

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang

telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi dengan judul

“Sistem Informasi Reservasi Dan

Pelayanan Administrasi Berbasis Web Pada Wisma Tubagus Dago”.

Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat

untuk memperoleh gelar strata satu (S1) pada program studi Sistem Informasi

fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Univesitas Komputer Indonesia.

Selama penyusunan skripsi ini, tidak sedikit bimbingan dan bantuan dari

berbagai pihak, khususnya kepada pembimbing dan Wali Dosen saya Diana

Effendi, ST., MT. yang telah meluangkan waktu disela kesibukan beliau untuk

memberikan bimbingan,arahan, dukungan dan motivasi untuk dapat menghasilkan

karya yang dapat dimanfaatkan oleh orang lain, sehingga dapat diselesaikannya

penelitian ini dengantepat waktu. Selanjutnya dengan rasa tulus penulis ingin

mengucapkan terimakasih kepada semua pihakyang telah memberikan dorongan

dan semangat baik berupa material maupun spiritual.

1.

Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas

Komputer Indonesia Bandung.

iv

2.

Bapak Prof. Dr.H. Denny Kurniadie, Ir.,M.Se., selaku Dekan Fakultas

Teknik dan Ilmu Komputer.

3.

Ibu Citra Noviyasari, S.Si, MT., selaku Ketua Program Studi Sistem

Informasi.

4.

Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi khususnya Dosen Program

Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas

Komputer Indonesia.

5.

Bapak Subiyanto selaku pimpinan oprasional Wisma Tubagus Dago.

6.

Kedua Orang Tua dan keluarga yang tidak bosannya memberikan kasih

sayang dan motivasi kepada penulis.

7.

Semua pihak yang telah banyak mendukung dan membantu secara

langsung maupun tidak langsung sehingga terselesaikannya skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, baik

dari segi isi materi maupun susunan tata bahasanya, hal ini karena keterbatasan

kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki. Oleh karena itu saran dan kritik

yang membangun dari semua pihak sangatlah penulis harapkan.

Akhir kata semoga Allah SWT yang maha pengasih dan penyanyang

membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah membantu dalam

penyusunan penelitian ini.

Amin Ya Rabbalalamin

.

Bandung, 2016

Sadaam Husen

10511434

viii

4.5 Implementasi ... 97

4.5.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 97

4.5.2 Implementasi Perangkat Keras... 98

4.5.3 Implementasi Basis Data ... 98

4.5.4 Implementasi Antar Muka ... 107

4.5.5 Implementasi Instalasi Program ... 112

4.5.6 Penggunaan Program ... 117

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 129

5.2 Saran ... 130 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hartono. Jogiyanto, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, 2nd ed, Yogyakarta : Andi, 2005.

[2] Kadir. Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi”, 2nd ed, Yogyakarta : Andi, 2005.

[3] Mulyanto. Agus, “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”, 3rd ed, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.

[4] Kristanto. Andri, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, 3rd ed, Yogyakarta : Gava Media, 2008.

[5] Bagyono “Manajemen Housekeeping Hotel”, 1st ed, Bandung : Alfabeta (2006: 251).

[6] Hidayat. Rahmat, “Cara Praktis Membangun Website Gratis”, 2nd ed, Jakarta : Elex Media Komputindo, 2010.

[7] Nugroho. Bunafit, “Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL”, 2nd ed, Yogyakarta : Gava Media, 2008.

[8] Bin Ladjamudin. Al-Bahra, “Rekayasa Perangkat Lunak”, 1st ed, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2006.

iii

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb.

“Dengan nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang”. Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Sistem Informasi Reservasi Dan Pelayanan Administrasi Berbasis Web Pada Wisma Tubagus Dago”.

Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar strata satu (S1) pada program studi Sistem Informasi fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Univesitas Komputer Indonesia.

Selama penyusunan skripsi ini, tidak sedikit bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, khususnya kepada pembimbing dan Wali Dosen saya Diana Effendi, ST., MT. yang telah meluangkan waktu disela kesibukan beliau untuk memberikan bimbingan,arahan, dukungan dan motivasi untuk dapat menghasilkan karya yang dapat dimanfaatkan oleh orang lain, sehingga dapat diselesaikannya penelitian ini dengantepat waktu. Selanjutnya dengan rasa tulus penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihakyang telah memberikan dorongan dan semangat baik berupa material maupun spiritual.

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

iv

2. Bapak Prof. Dr.H. Denny Kurniadie, Ir.,M.Se., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

3. Ibu Citra Noviyasari, S.Si, MT., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.

4. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi khususnya Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.

5. Bapak Subiyanto selaku pimpinan oprasional Wisma Tubagus Dago. 6. Kedua Orang Tua dan keluarga yang tidak bosannya memberikan kasih

sayang dan motivasi kepada penulis.

7. Semua pihak yang telah banyak mendukung dan membantu secara langsung maupun tidak langsung sehingga terselesaikannya skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi materi maupun susunan tata bahasanya, hal ini karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangatlah penulis harapkan.

Akhir kata semoga Allah SWT yang maha pengasih dan penyanyang membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan penelitian ini.

Amin Ya Rabbalalamin.

Bandung, 2016

Sadaam Husen 10511434