Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi
ASPEK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN DAN UNIT INFORMASI
A. Ridwan Siregar Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi
Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Untuk mendirikan dan menyelenggarakan suatu perpustakaan dan unit informasi yang baik, disamping harus ditangani oleh orang yang ahli, diperlukan komitmen yang kuat dari semua unsur pimpinan ke arah itu. Komitmen di sini harus dituangkan dalam bentuk kebijakan termasuk di dalamnya ketersediaan berbagai sumber daya yang diperlukan dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan dan unit informasi.
Disamping itu, peranan pustakawan atau staf sangat besar dalam upaya memanfaatkan bahanperpustakaan atau sumber informasi. Para pustakawan harus membantu para pengguna untuk menemukan informasi yang mereka perlukan. Selain itu, kerja sama yang erat antara pengguna dan pustakawan atau staf diperlukan untuk penyediaan bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Aspek Manajemen
Manajemen perpustakaan dan unit informasi dapat dicapai dengan kombinasi fungsi manajemen dasar, peran, dan keterampilan. Fungsi dan peran berbeda di antara berbagai jenis perpustakaan dan unit informasi karena dipengaruhi oleh lingkungan eksternalnya, jenis organisasi induknya, usianya, budaya teknologi dan korporasi, dan atribut pekerjanya. Fungsi dan peran juga berbeda tergantung pada tingkatan manajemen, dimana setiap tingkat merefleksikan tanggung-jawab manajerial yang sesuai dengan masing-masing tingkatan.
Tugas pokok perpustakaan dan unit informasi pada umumnya adalah memilih, menghimpun, mengolah, memelihara dan mendiseminasikan sumber informasi kepada para penggunanya. Dalam kaitan ini, ada beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian dalam pengembangan perpustakaan dan unit informasi.
Pendanaan
Sebagaimana layaknya suatu organisasi pada umumnya, suatu perpustakaan dan unit informasi harus mempunyai sumber pendanaan yang tetap. Sumber pendanaan perpustakaan dan unit informasi harus ditetapkan dengan jelas, biasanya bersumber dari lembaga induknya. Lembaga induknya harus menetapkan persentase dari anggaran belanja yang akan digunakan untuk perpustakaan dan unit informasi bukan nilai nominalnya. Berdasarkan alokasi tersebut kemudian kepala perpustakaan dan unit informasi menyusun program kerja perpustakaan untuk setiap tahun anggaran.
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 1
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
Jika salah satu sumber pendanaan berasal dari pengguna atau anggota, hal tersebut harus bersifat kolektif. Dengan kata lain, pengenaan tarif langsung berdasarkan penggunaan fasilitas secara individu harus dihindarkan karena dapat menimbulkan kesenjangan. Pengenaan tarif lansung hanya sesuai diterapkan terhadap pelayanan ekstra seperti penggunaan printer.
Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan dan unit informasi. Pemilihan koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang baik antara pengguna dan pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan koleksi. Untuk itu pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi antara kedua belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan.
Lembaga induk perpustakaan dan unit informasi harus merumuskan kebijakan pengembangan koleksi termasuk menetapkan prioritas pengembangan. Pemilihan bahan pustaka merupakan suatu hal yang sangat penting untuk menyajikan pelayanan yang bermutu. Oleh karena itu, prosedur dan mekanisme pemilihan harus digambarkan dengan jelas agar setiap pemangku kepentingan dapat berperan aktif dalam pengembangan dan penggunaan koleksi
Selain itu, pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Penataan yang baik juga akan menarik minat yang lebih besar untuk menggunakan koleksi. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya berdasarkan sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu
Akomodasi
Pendirian gedung atau pemilihan ruangan untuk perpustakaan harus dilakukan dengan seksama. Perpustakaan sebaiknya berlokasi di tempat yang strategis sehingga pengguna potensial dapat mengaksesnya dengan mudah. Disamping itu, ruangannya harus ditata dengan baik agar lebih menarik. Tata ruang yang ditata dengan baik selain akan memberikan kemudahan baik bagi pengguna maupun staf lainnya juga akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi.
Pengaturan kelompok koleksi harus dibuat sedemikian rupa agar setiap kelompok pengguna dapat dengan mudah menggunakannya. Tanda-tanda penunjuk (sign system) mulai dari petunjuk utama hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna.
Staf
Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas staf. Untuk membangun suatu perpustakaan dan unit informasi yang berkualitas baik diperlukan staf yang berkualitas baik. Disamping memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, seorang kepala perpustakaan harus mempunyai visi yang jelas tentang lembaga induknya, sehingga ia mampu menerjemahkan program lembaga induknya ke dalam bentuk pelayanan perpustakaan. Selain itu, organisasi
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 2
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
perpustakaan dan unit informasi harus jelas tergambar dalam bagan struktur organisasi induknya, dimana harus terlihat hubungan pengawasan dan pertanggung-jawaban.
Pelayanan Teknis
Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan dengan baik pada akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi bahan perpustakaan dan kemudahan mendapatkan informasi yang diinginkan banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan bahan perpustakaan, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di bagian pelayanan teknis.
Pelayanan teknis mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, dan perawatan koleksi. Prosedur dan mekanisme kerja dari ketiga kegiatan tersebut harus dirumuskan dengan baik agar pekerjaan pembinaan koleksi dapat berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan harus ditetapkan, dan peralatan-peralatan serta bahan yang diperlukan untuk itu harus disediakan.
Pelayanan Pengguna
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan sekecil mungkin ketidak-nyamanan pengguna dalam menggunakan koleksi perpustakaan. Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan.
Pelayanan kepada pengguna mencakup kegiatan antara lain peminjaman dan keanggotaan, bantuan atau bimbingan penggunaan bahan bahan perpustakaan, layanan penelusuran dan silang layan. Untuk kelancaran pelayanan pengguna, harus ditetapkan jam buka perpustakaan, peraturan penggunaan bahan bahan perpustakaan dan prosedur dan mekanisme setiap jenis pelayanan yang ditawarkan. Untuk keperluan pengembangan, data pelayanan harus dikumpulkan setiap saat.
Teknologi Informasi
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan perpustakaan. Penggunaan TIK telah tebukti banyak membantu staf untuk meningkatkan mutu pelayanan dan memperkenalkan berbagai jenis pelayanan baru yang sebelumnya tidak mampu dilakukan. Sistem perpustakaan bebasis web juga sangat membantu komunikasi dengan pengguna dan mampu meringankan beban rutin perpustakaan.
Perpustakaan akhir-akhir ini dipengaruhi oleh dua perubahan utama yaitu ekonomi dan teknologi. Perubahan ekonomi menyangkut bentuk pelayanan perpustakaan konvensional yaitu buku dan serial (berbasis cetak). Bandingannya adalah potensi besar yang saat ini ditawarkan melalui TIK (berbasis elektronik). Kedua faktor tersebut mengharuskan perpustakaan untuk mampu menilai dengan cermat model penyediaan apakah dalam bentuk kepemilikan (holdings) atau akses (access).
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 3
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
Kombinasi keduanya merupakan pilihan terbaik saat ini, dimana bahan perpustakaan semakin banyak dalam bentuk elektronik melalui internet. Banyak perpustakaan dewasa ini menghabiskan lebih dari separuh anggaran pengadaannya untuk melanggan atau menyediakan bahan-bahan elektronik yang dokumennya sama sekali tidak dimiliki oleh perpustakaan dan unit informasi. Kerjasama Tidak satu pun perpustakaan dan unit informasi yang mampu menyediakan semua kebutuhan masyarakat penggunanya. Oleh karena itu, informasi yang ditransfer seharusnya tidak hanya yang berada di bawah kontol suatu perpustakaan tetapi juga yang berada di bawah kontrol badan atau institusi lain. Mengembangkan sayap perpustakaan untuk bekerjasama dengan pihak lain adalah penting untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan yang ditawarkan oleh perpustakaan. Penutup Perpustakaan dan uit informasi berperan sebagai perantara dalam proses transformasi berbagai informasi dan pengetahuan. Pengembangan suatu perpustakaan dan unit informasi menjadi tanggung-jawab semua masyarakat terutama para pimpinan suatu institusi atau organisasi induk perpustakaan dan unit informasi. Untuk mengembangkan suatu perpustakaan yang berkualitas, semua kebijakan dan kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan harus bermuara pada kepentingan para pengguna sebagai pelanggan utama perpustakaan. Perpustakaan dan unit informasi yang menarik dan peka terhadap kebutuhan penggunanya akan disukai penggunanya.
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 4
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
A. Ridwan Siregar Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi
Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Untuk mendirikan dan menyelenggarakan suatu perpustakaan dan unit informasi yang baik, disamping harus ditangani oleh orang yang ahli, diperlukan komitmen yang kuat dari semua unsur pimpinan ke arah itu. Komitmen di sini harus dituangkan dalam bentuk kebijakan termasuk di dalamnya ketersediaan berbagai sumber daya yang diperlukan dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan dan unit informasi.
Disamping itu, peranan pustakawan atau staf sangat besar dalam upaya memanfaatkan bahanperpustakaan atau sumber informasi. Para pustakawan harus membantu para pengguna untuk menemukan informasi yang mereka perlukan. Selain itu, kerja sama yang erat antara pengguna dan pustakawan atau staf diperlukan untuk penyediaan bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Aspek Manajemen
Manajemen perpustakaan dan unit informasi dapat dicapai dengan kombinasi fungsi manajemen dasar, peran, dan keterampilan. Fungsi dan peran berbeda di antara berbagai jenis perpustakaan dan unit informasi karena dipengaruhi oleh lingkungan eksternalnya, jenis organisasi induknya, usianya, budaya teknologi dan korporasi, dan atribut pekerjanya. Fungsi dan peran juga berbeda tergantung pada tingkatan manajemen, dimana setiap tingkat merefleksikan tanggung-jawab manajerial yang sesuai dengan masing-masing tingkatan.
Tugas pokok perpustakaan dan unit informasi pada umumnya adalah memilih, menghimpun, mengolah, memelihara dan mendiseminasikan sumber informasi kepada para penggunanya. Dalam kaitan ini, ada beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian dalam pengembangan perpustakaan dan unit informasi.
Pendanaan
Sebagaimana layaknya suatu organisasi pada umumnya, suatu perpustakaan dan unit informasi harus mempunyai sumber pendanaan yang tetap. Sumber pendanaan perpustakaan dan unit informasi harus ditetapkan dengan jelas, biasanya bersumber dari lembaga induknya. Lembaga induknya harus menetapkan persentase dari anggaran belanja yang akan digunakan untuk perpustakaan dan unit informasi bukan nilai nominalnya. Berdasarkan alokasi tersebut kemudian kepala perpustakaan dan unit informasi menyusun program kerja perpustakaan untuk setiap tahun anggaran.
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 1
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
Jika salah satu sumber pendanaan berasal dari pengguna atau anggota, hal tersebut harus bersifat kolektif. Dengan kata lain, pengenaan tarif langsung berdasarkan penggunaan fasilitas secara individu harus dihindarkan karena dapat menimbulkan kesenjangan. Pengenaan tarif lansung hanya sesuai diterapkan terhadap pelayanan ekstra seperti penggunaan printer.
Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan dan unit informasi. Pemilihan koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang baik antara pengguna dan pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan koleksi. Untuk itu pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi antara kedua belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan.
Lembaga induk perpustakaan dan unit informasi harus merumuskan kebijakan pengembangan koleksi termasuk menetapkan prioritas pengembangan. Pemilihan bahan pustaka merupakan suatu hal yang sangat penting untuk menyajikan pelayanan yang bermutu. Oleh karena itu, prosedur dan mekanisme pemilihan harus digambarkan dengan jelas agar setiap pemangku kepentingan dapat berperan aktif dalam pengembangan dan penggunaan koleksi
Selain itu, pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Penataan yang baik juga akan menarik minat yang lebih besar untuk menggunakan koleksi. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya berdasarkan sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu
Akomodasi
Pendirian gedung atau pemilihan ruangan untuk perpustakaan harus dilakukan dengan seksama. Perpustakaan sebaiknya berlokasi di tempat yang strategis sehingga pengguna potensial dapat mengaksesnya dengan mudah. Disamping itu, ruangannya harus ditata dengan baik agar lebih menarik. Tata ruang yang ditata dengan baik selain akan memberikan kemudahan baik bagi pengguna maupun staf lainnya juga akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi.
Pengaturan kelompok koleksi harus dibuat sedemikian rupa agar setiap kelompok pengguna dapat dengan mudah menggunakannya. Tanda-tanda penunjuk (sign system) mulai dari petunjuk utama hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna.
Staf
Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas staf. Untuk membangun suatu perpustakaan dan unit informasi yang berkualitas baik diperlukan staf yang berkualitas baik. Disamping memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, seorang kepala perpustakaan harus mempunyai visi yang jelas tentang lembaga induknya, sehingga ia mampu menerjemahkan program lembaga induknya ke dalam bentuk pelayanan perpustakaan. Selain itu, organisasi
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 2
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
perpustakaan dan unit informasi harus jelas tergambar dalam bagan struktur organisasi induknya, dimana harus terlihat hubungan pengawasan dan pertanggung-jawaban.
Pelayanan Teknis
Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan dengan baik pada akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi bahan perpustakaan dan kemudahan mendapatkan informasi yang diinginkan banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan bahan perpustakaan, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di bagian pelayanan teknis.
Pelayanan teknis mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, dan perawatan koleksi. Prosedur dan mekanisme kerja dari ketiga kegiatan tersebut harus dirumuskan dengan baik agar pekerjaan pembinaan koleksi dapat berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan harus ditetapkan, dan peralatan-peralatan serta bahan yang diperlukan untuk itu harus disediakan.
Pelayanan Pengguna
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan sekecil mungkin ketidak-nyamanan pengguna dalam menggunakan koleksi perpustakaan. Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan.
Pelayanan kepada pengguna mencakup kegiatan antara lain peminjaman dan keanggotaan, bantuan atau bimbingan penggunaan bahan bahan perpustakaan, layanan penelusuran dan silang layan. Untuk kelancaran pelayanan pengguna, harus ditetapkan jam buka perpustakaan, peraturan penggunaan bahan bahan perpustakaan dan prosedur dan mekanisme setiap jenis pelayanan yang ditawarkan. Untuk keperluan pengembangan, data pelayanan harus dikumpulkan setiap saat.
Teknologi Informasi
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan perpustakaan. Penggunaan TIK telah tebukti banyak membantu staf untuk meningkatkan mutu pelayanan dan memperkenalkan berbagai jenis pelayanan baru yang sebelumnya tidak mampu dilakukan. Sistem perpustakaan bebasis web juga sangat membantu komunikasi dengan pengguna dan mampu meringankan beban rutin perpustakaan.
Perpustakaan akhir-akhir ini dipengaruhi oleh dua perubahan utama yaitu ekonomi dan teknologi. Perubahan ekonomi menyangkut bentuk pelayanan perpustakaan konvensional yaitu buku dan serial (berbasis cetak). Bandingannya adalah potensi besar yang saat ini ditawarkan melalui TIK (berbasis elektronik). Kedua faktor tersebut mengharuskan perpustakaan untuk mampu menilai dengan cermat model penyediaan apakah dalam bentuk kepemilikan (holdings) atau akses (access).
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 3
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008
Kombinasi keduanya merupakan pilihan terbaik saat ini, dimana bahan perpustakaan semakin banyak dalam bentuk elektronik melalui internet. Banyak perpustakaan dewasa ini menghabiskan lebih dari separuh anggaran pengadaannya untuk melanggan atau menyediakan bahan-bahan elektronik yang dokumennya sama sekali tidak dimiliki oleh perpustakaan dan unit informasi. Kerjasama Tidak satu pun perpustakaan dan unit informasi yang mampu menyediakan semua kebutuhan masyarakat penggunanya. Oleh karena itu, informasi yang ditransfer seharusnya tidak hanya yang berada di bawah kontol suatu perpustakaan tetapi juga yang berada di bawah kontrol badan atau institusi lain. Mengembangkan sayap perpustakaan untuk bekerjasama dengan pihak lain adalah penting untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan yang ditawarkan oleh perpustakaan. Penutup Perpustakaan dan uit informasi berperan sebagai perantara dalam proses transformasi berbagai informasi dan pengetahuan. Pengembangan suatu perpustakaan dan unit informasi menjadi tanggung-jawab semua masyarakat terutama para pimpinan suatu institusi atau organisasi induk perpustakaan dan unit informasi. Untuk mengembangkan suatu perpustakaan yang berkualitas, semua kebijakan dan kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan harus bermuara pada kepentingan para pengguna sebagai pelanggan utama perpustakaan. Perpustakaan dan unit informasi yang menarik dan peka terhadap kebutuhan penggunanya akan disukai penggunanya.
A. Ridwan Siregar: Aspek pengelolaan perpustakaan dan unit informasi - 4
A. Ridwan Siregar : Aspek Pengelolaan Perpustakaan dan Unit Informasi, 2008. USU e-Repository©2008