Pengelolaan Perpustakaan Pada Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan

(1)

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS

MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN

KERTAS KARYA

D I S U S U N

OLEH :

ABDUL RAKHMAN HARAHAP 062201002

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Pengelolaan Perpustakaan Pada Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan.

Oleh : Abdul Rakhman Harahap

Nim : 062201002

Dosen Pembimbing : Dra. Eva Rabita, M.Hum

NIP : 131641040

Tanda Tangan :

Tanggal :

Tim Pembaca : Drs. Ishak, S.S, M.hum

NIP : 132 298 069

Tanda Tangan :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Pengelolaan Perpustakaan Pada Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan.

Oleh : Abdul Rakhman Harahap

Nim : O62201002

Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi

Ketua Program Studi : Dra. Zurni Zahara, M.Si

NIP : 130802473

Tanda Tangan :

(4)

LEMBAR PERSEMBAHAN

Buat kasihku yang tak terhingga kepada kedua orang tuaku,

Ayahanda Mustafa harahap dan Ibunda Salbiah Siregar yang banyak

memberikan inspirasi buat penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Kasih Sayang, doa serta dukungan yang tiada henti mereka berikan kepada

penulis. Penulis membuktikan bahwa dukungan, doa mereka tidak sia-sia.

Tanpa dukungan dan do’a kedua orang tuaku, penulis tidak mungkin

dapat menyelesaikan kertas karya ini. Ayahanda yang selalu memberikan

arahan dan dukungan bagi penulis agar tidak mudah menyerah dan selalu

bertawakal kepada Allah SWT agar dimudahkan dalam segala urusan

dalam menyelesaikan kertas karya ini. Ibunda yang memberi motivasi serta

dukungan yang mendalam bagi penulis dan mengingatkan agar selalu

berdo’a dan bersemangat dalam melakukan penelitian dan penyusunan

kertas karya ini.

Dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan rasa terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua yang sangat penulis

sayangi. Penulis juga mengucapkan terima kasih untuk saudara tersayang

(Meilany Anggreany Harahap, Indah Permata Sari Harahap). Penulis

mempersembahkan kertas karya ini buat kedua orang tuaku tercinta.

(5)

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul “Pengelolaan

Perpustakaan Pada Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan”.

Karya tulis ini penulis buat guna melengkapi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya Perpustakaan pada Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara.

Dalam Penulisan kertas karya ini, penulis menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan senang hati penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak untuk kesempurnaannya.

Selama penulisan kertas karya ini penulis telah banyak menerima bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi.

3. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH., M.Lib selaku dosen wali.

4. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah membantu penulis dalam menyusun dan menyelesaikan kertas karya ini.

5. Bapak Ishak, SS, M.Hum selaku dosen pembaca dalam penyusunan kertas karya ini.

6. Seluruh staff pengajar pada program studi D-III Perpustakaan dan Informasi yang telah membimbing penulis selama tiga tahun hingga selesainya kertas karya ini.

7. Seluruh Staff dan pegawai Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data, hingga penulisan kertas karya ini dapat diselesaikan.

(6)

8. Kepada Lona, Belli akhirnya kertas karya kita disetujui juga dengan perjuangan kita yang tiada henti dan tanpa mengenal lelah.

9. Kepada teman-temanku stambuk 2006, kepada Balkon, Nizwa, Juli, Huznah, Dhini, Ulfe, Gita, Nefri, dan semua teman-teman perpustakaan yang telah banyak memberikan motivasi kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan kertas karya ini.

10.Untuk sahabat terbaikku “Brian (batak)” yang telah menemaniku, baik susah maupun senang telah kami lalui bersama-sama ‘you are best, friend’.

11.Buat sepupu penulis yaitu, usuf, munir, yang telah memberikan dukungan kepada penulis.

Penulis mengharapkan kiranya kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua.

Medan, Juni 2009 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL……….. iv

DAFTAR GAMBAR………. vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Penulisan………. 1

1.2Tujuan Penulisan……… 1

1.3Ruang Lingkup………... 2

1.4Metode Pengumpulan Data……… 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian……….. 3

2.2 Koleksi Perpustakaan……… 3

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka………. 4

2.4 Pengolahan Bahan Pustaka………... 5

2.5 Pelayanan……….. 8

2.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka……… 9

BAB III PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN 3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan………. 11

3.1.1 Struktur Organisasi……….. 12

3.1.2 Ruang dan Perlengkapan………. 13

3.1.3 Anggaran………. 13

3.1.4 Peraturan……….. 14

3.1.5 Koleksi Perpustakaan……….. 14

3.2 Kegiatan Kerja Pengolahan Bahan Pustaka……… 16

3.2.1 Pengadaan Bahan Pustaka……… 16

3.2.2 Pengolahan Bahan Pustaka……….. 17

3.2.3 Pelayanan ……… 19

3.2.4 Pemeliharaan Bahan Pustaka……… 22

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan………... 23

Saran……….. 24

(8)

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Koleksi Pepustakaan UMN 2006-2007... 15 Tabel 1.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan UMN 2007-2008... 15 Tabel 1.3 Jumlah Koleksi Perpustakaan UMN 2008-2009... 16

(9)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMN... 12 Gambar 1.2 Contoh Stempel Inventarisasi... 18

(10)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Dengan adanya ledakan informasi dan pertumbuhan jumlah bahan pustaka yang semakin banyak, mengakibatkan perpustakaan tidak dapat menampung/menyediakan seluruh bahan pustaka secara lengkap, oleh sebab itu koleksi yang dipilih harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis yang bersifat akedemis dalam menunjang pelaksanaan tridharma perguruan tinggi. Ilmu

pengetahuan dan informasi yang terhimpun di perpustakaan baik dalam bentuk buku maupun non buku ditujukan kepada masyarakat pengguna.

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) mengumpulkan dan menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka untuk menunjang kegiatan mahasiswa dan dijadikan sebagai sumber informasi yang dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan daripada pengguna perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan turut menentukan kualitas penyelenggaraan proses belajar mengajar tersebut.

Berkaitan dengan itu, penulis memilih judul “PENGELOLAAN PADA

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA” sebagai judul

kertas karya ini. Dalam tulisan ini yang dijadikan sebagai masalah adalah bagaimana sistem pengelolaan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, apakah telah sesuai dengan prinsip-prinsip pengelolaan suatu perpustakaan perguruan tinggi.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi Program Studi Perpustakaan Fakultas Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan sistem pengelolaan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara.

3. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi perpustakaan dalam pengelolaan perpustakaan yaitu : Koleksi Perpustakaan, Pengadaan

(11)

Perpustakaan, Pengolahan Perpustakaan, Pelayanan Perpustakaan dan Pemeliharaan Bahan Pustaka.

1.3 Ruang Lingkup

Dalam penulisan kertas karya ini ruang lingkup penulisan kertas karya ini meliputi Koleksi perpustakaan, Pengadaan, Pengolahan, Pelayanan, Pemeliharaan bahan pustaka.

1.4 Metode Pegumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah :

1. Studi Kepustakaan.

Dengan mempelajari literatur yang berkaitan dengan kertas karya.

2. Penelitian Lapangan.

Melakukan Pegamatan langsung pada Universitas Muslim Nusantara dan mengadakan wawancara dengan petugas perpustakaan.

3. Wawancara.

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan dan petugas bagian pelayanan.

(12)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian

Menurut F.Rahayuningsih dalam bukunya pengelolaan perpustakaan (2007 : 12) menyatakan bahwa, kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan sebagai berikut :

1. Pengembangan koleksi, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka.Oleh karena itu agar fungsi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.

2. Pengolahan koleksi, yang meliputi penentuan subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, entri data, dan pemberian kelengkapan koleksi agar dapat dilayankan kepada pengguna perpustakaan.aka diperlukan pengelolaan yang baik. Buku. 3. Layanan pengguna, yang meliputi layanan loker, layanan sirkulas, layanan

baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna, dan lain-lain.

4. Pemeliharaan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan, dan perbaikan bahan pustaka.

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama degan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi yang sederajat” (Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 2004 : 3).

Meurut Syahrial-Pamuntjak (2000 : 4) bahwa,“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi”.

“Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya” (Sulistyo-Basuki, 1993 : 51).

2.2 Koleksi Perpustakaan

Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya meminta masukan dari pakar bidang subjek buku yang akan dipilih.

Menurut F.Rahayuningsih (2007 : 14) ada 4 dasar prinsip pemilihan koleksi, yaitu :

(13)

Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi buku-buku ilmiah pengetahuan populer. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah pengetahuan, selain mengetahuan yang disampaikan pendidik.

2. Memilih buku-buku berkualitas

Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku.

3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan

Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.

4. Sesuai dengan dana yang ada

Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dangan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Untuk melaksanakan tugas ini, pustakawan memerlukan alat bantu seperti katalog penerbit, majalah, timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar permintaan buku baru (Phillips, 1992 : 108).

Menurut P. Sumardji dalam bukunya perpustakaan organisasi dan tata kerjanya (1998 : 23) menyatakan bahwa,

“Kegiatan pengadaan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan berbagai macam kegiatan”.

Adapun kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :

1. Pembelian

Pembelian bahan pustaka merupakan cara yang paling banyak dilakukan oleh hampir setiap perpustakaan dalam menambah jumlah koleksinya. Karena dengan menggunakan cara ini pihak perpustakaan akan lebih muda menyesuaikan kebutuhan pemakainya. Dalam hal ini pustakawan harus dapat membuat pertimbangan dalam pemilihan koleksi.

2. Hadiah atau Sumbangan

Perpustakaan dapat menerima hadiah apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. Sebab koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan. Maka pengadaan koleksi melalui

(14)

hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu :

a) Mengajukan permintaan hadiah pustaka

Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tulisan.

b) Hadiah tidak atas permintaan

Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati.

c) Sumbangan wajib

Merupakan sumber pengadaan bahan pustaka yang dapat diandalkan kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang tamat setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Sumbangan wajib harus disertai surat keputusan dari pimpinan perguruan tinggi

3) Tukar-Menukar

Tukar-Menukat bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau memiliki sejumlah eksemplar yang terlalu banyak dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. Sebelum mengadakan pertukaran harus ada kesepakatan tukar-menukar bahan pustka dengan perpustakaan lain.

4) Penerbitan Sendiri

Selain dengan ketiga cara di atas penambahan jumlah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Cara ini dapat dilakukan oleh pihak perpustakaan atau lembaga yang berhubungan dengan perpustakaan (Soetminah, 1992 : 71).

Penerbitan sendiri juga merupakan pengembangan koleksi yang penting, karena apabila suatu saat pemakai ingin mengetahui tentang sejarah berdirinya perpustakaan atau lingkungan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui atau ditemukan dengan mudah.

2.4 Pengolahan Bahan Pustaka

Sebelum bahan pustaka disebarkan kepadai pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar Penyimpanan dan Pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat.

Sutarno NS dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006 : 179) menyatakan bahwa pengelohan atau “processing” bahan pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan.

Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama (Hamakonda, Towa P dan P tairas, 2002 : 1).

(15)

Seperti kegiatan lainnya, pengolahan juga mamiliki peratuaran-peraturan yang berbeda pada setiap perpustakaan, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Prosedur pengolahan buku terdiri dai beberapa macam.

Menurut F.Rahayuningsih (2007 : 35) dalam bukunya mengelola perpustakaan.

1. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Pemberian cap perpustakaan.

Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris.

Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku.

c. Pemberian nomor inventaris.

Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan.

d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris.

Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain :

1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.

3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.

5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.

Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi tersebut.

2. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap

suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Hasil pekerjaan katoligisasi adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi. Tahap katoligisasi ada 2 hal, yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif.

1) Katalogisasi Subjek

Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan

(16)

menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek.

2) Katalogisasi Deskriptif

Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas katalog (Sulistyo-Basuki, 1991). Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu :

a. Penentuan Tajuk Entri

Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog.

b. Deskripsi Bibliografi

Data bibliografi maliputi (Sulistyo-Basuki, 1991) : judul dan pengarang, edisi, impresum, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang distandarkan dalam aturan pengatalogan.

3. Kegiatan Pasca Katalogisasi

Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang perlu dipersiapkan meliputi :

a) Label Nomor Panggil

Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku.

b) Kartu Buku

Kartu buku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keterangan-keterangan seperti : nomor panggil, nama pengarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam. Bila peminjaman buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi.

c) Kantong Kartu Buku

Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku yang bersngkutan.

d) Blanko/slip Tanggal Kembali (date due)

Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan.

e) Barcode

Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan untuk oleh perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya menggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader.

Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan.

(17)

Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.

2.5 Pelayanan

Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (1994 : 53) menyatakan bahwa “Pelayanan perpustakaan ialah : Pemberian informasi kepada pengguna”.

Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 3) manyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta malaksanakan administrasi perpustakaan”.

Tujuan dari diselenggarakannya kegiatan kerja yang dilakukan di perpustakaan adalah untuk memberikan jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik. Setiap pemakai jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan pemakai. Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan bagi para anngotanya.

Perpustakaan dapat memberikan dua jenis pelayanan kepada pemakai, yaitu : 1. Pelayanan Sirkulasi

2. Pelayana Referensi

1. Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994 : 1), yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu : mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.

Dalam pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, antara lain :

a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keangotaan Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu. b. Pengembalian, yaitu suatu kegiatan yang mencatat bukti

pengembalian buku yang masa pinjamnya habis.

c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam telah habis.

(18)

e. Bebas Pinjam, yaitu berupa pemrosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka (F.Rahayuningsih 2007 : 95).

2. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguan untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut junaidi (2008 : 23) pelayanan referensi bertujuan untuk :

1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki perpustakaan.

2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan bidang tertentu.

3. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik atau subjek.

4. Menggunakan sumber tujuan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

Maka untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan perlu mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994 : 39) yaitu : kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak dan terbitan pemerintah.

2.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka

“Pemeliharaan dan Perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan tetap awet dan terawat dengan baik” (Soetminah, 1992 : 126)

Menurut Mastini, Hardjoprakoso (1992 : 25) dijelaskan 5 usaha pelestarian bahan pustaka antara lain :

a) Reproduksi

Bahan pustaka yang langka harus dilestarikan dan dibuat fotocopinya sedangkan yang lainnya disimpan.

b) Penjilidan

Memperbaiki buku-buku yang jilidannya rusak yang masih mungkin dapat di jilid sehingga tetap dapat dimanfaatkan.

c) Laminasi

Memperbaiki bahan pustaka, terutama yang kertasnya sudah rusak sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan menyemprotkan bahan kimia atau dilaminasi.

d) Penyiangan Bahan Pustaka

Koleksi perpustakaan terus berkembang dan akan selalu bertambah seiring dengan majunya ilmu pengetahuan. Maka, diperlukan usaha agar ruang atau

(19)

gedung perpustakaan dapat menampung koleksi yang ada. Salah satu cara antara lain adalah mengadakan penyiangan koleksi. Bahan pustaka yang disiangi adalah :

1. Buku yang sudah Lama

2. Buku yang sudah rusak dan tidak mungkin lagi diperbaiki 3. Buku yang jumlah copinya sudah terlalu banyak

e) Megatasi Kerusakan Bahan Pustaka 1. Kelembapan Udara

Kelembapan yang ideal untuk bahan pustaka adalah 40-50% dan untuk film 20%-30% dan kelembapan di atas 65% menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.

2. Sinar Matahari

Bahan Pustaka yang langsung terkena matahari akan menyebabkan tulisan mudah rusak atau hilang, maka diusahakan agar bahan pustaka tidak langsung terkena matahari.

3. Serangga

Agar bahan pustaka terhindar dari serangga cara yang terbaik adalah selalu menjaga kebersihan ruangan.

4. Manusia

Manusia yang tidak bertanggung jawab adalah perusak yang paling hebat.

Oleh karena itu, berdasarkan hal di atas harus dilakukan cara atau kebijakan dalam pemeliharaan bahan pustaka agar terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia. Maka, untuk melestarikan bahan pustaka diperlukan dana yang cukup dan tenaga yang terampil.

(20)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian

Menurut F.Rahayuningsih dalam bukunya pengelolaan perpustakaan (2007 : 12) menyatakan bahwa, kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan sebagai berikut :

1. Pengembangan koleksi, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka.Oleh karena itu agar fungsi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.

baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna, dan lain-lain.

4. Pemeliharaan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan, dan perbaikan bahan pustaka.

2.2 Koleksi Perpustakaan

Menurut F.Rahayuningsih (2007 : 14) ada 4 dasar prinsip pemilihan koleksi, yaitu :

(21)

2. Memilih buku-buku berkualitas

3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan

Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.

4. Sesuai dengan dana yang ada

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka

Menurut P. Sumardji dalam bukunya perpustakaan organisasi dan tata kerjanya (1998 : 23) menyatakan bahwa,

“Kegiatan pengadaan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan berbagai macam kegiatan”.

Adapun kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :

1. Pembelian

2. Hadiah atau Sumbangan

(22)

hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu :

a) Mengajukan permintaan hadiah pustaka

Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tulisan.

b) Hadiah tidak atas permintaan

Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati.

c) Sumbangan wajib

3) Tukar-Menukar

4) Penerbitan Sendiri

2.4 Pengolahan Bahan Pustaka

(23)

Menurut F.Rahayuningsih (2007 : 35) dalam bukunya mengelola perpustakaan.

a. Pemberian cap perpustakaan.

Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku.

c. Pemberian nomor inventaris.

Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan.

d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris.

1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.

3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.

5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.

Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi tersebut.

2. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap

1) Katalogisasi Subjek

Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan

(24)

menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek.

2) Katalogisasi Deskriptif

Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas katalog (Sulistyo-Basuki, 1991). Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu :

a. Penentuan Tajuk Entri

Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog.

b. Deskripsi Bibliografi

3. Kegiatan Pasca Katalogisasi

Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang perlu dipersiapkan meliputi :

a) Label Nomor Panggil

Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku.

b) Kartu Buku

c) Kantong Kartu Buku

Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku yang bersngkutan.

d) Blanko/slip Tanggal Kembali (date due)

e) Barcode

Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan untuk oleh perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya menggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader.

Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan.

(25)

Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.

2.5 Pelayanan

Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (1994 : 53) menyatakan bahwa “Pelayanan perpustakaan ialah : Pemberian informasi kepada pengguna”.

Perpustakaan dapat memberikan dua jenis pelayanan kepada pemakai, yaitu : 1. Pelayanan Sirkulasi

2. Pelayana Referensi

1. Pelayanan Sirkulasi

Dalam pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, antara lain :

pengembalian buku yang masa pinjamnya habis.

c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam telah habis.

(26)

e. Bebas Pinjam, yaitu berupa pemrosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka (F.Rahayuningsih 2007 : 95).

2. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguan untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut junaidi (2008 : 23) pelayanan referensi bertujuan untuk :

1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki perpustakaan.

2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan bidang tertentu.

3. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik atau subjek.

4. Menggunakan sumber tujuan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

2.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka

Menurut Mastini, Hardjoprakoso (1992 : 25) dijelaskan 5 usaha pelestarian bahan pustaka antara lain :

a) Reproduksi

Bahan pustaka yang langka harus dilestarikan dan dibuat fotocopinya sedangkan yang lainnya disimpan.

b) Penjilidan

Memperbaiki buku-buku yang jilidannya rusak yang masih mungkin dapat di jilid sehingga tetap dapat dimanfaatkan.

c) Laminasi

Memperbaiki bahan pustaka, terutama yang kertasnya sudah rusak sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan menyemprotkan bahan kimia atau dilaminasi.

d) Penyiangan Bahan Pustaka

Koleksi perpustakaan terus berkembang dan akan selalu bertambah seiring dengan majunya ilmu pengetahuan. Maka, diperlukan usaha agar ruang atau

(27)

gedung perpustakaan dapat menampung koleksi yang ada. Salah satu cara antara lain adalah mengadakan penyiangan koleksi. Bahan pustaka yang disiangi adalah :

1. Buku yang sudah Lama

2. Buku yang sudah rusak dan tidak mungkin lagi diperbaiki 3. Buku yang jumlah copinya sudah terlalu banyak

e) Megatasi Kerusakan Bahan Pustaka 1. Kelembapan Udara

Kelembapan yang ideal untuk bahan pustaka adalah 40-50% dan untuk film 20%-30% dan kelembapan di atas 65% menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.

2. Sinar Matahari

Bahan Pustaka yang langsung terkena matahari akan menyebabkan tulisan mudah rusak atau hilang, maka diusahakan agar bahan pustaka tidak langsung terkena matahari.

3. Serangga

Agar bahan pustaka terhindar dari serangga cara yang terbaik adalah selalu menjaga kebersihan ruangan.

4. Manusia

Manusia yang tidak bertanggung jawab adalah perusak yang paling hebat.

(28)

BAB III

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN MUSLIM NUSANTARA (UMN)

MEDAN

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Muslim Nusantara (UMN) Medan

Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan berdiri pada tanggal 8 agustus 1996 bersamaan dengan berdirinya Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN). Pada awalnya Universitas Muslim Nusantara (UMN) merupakan salah universitas yang berada pada naungan Universitas Alwashliyah (UNIVA) yaitu FKIP UNIVA. Kemudian berubah menjadi IKIP Awashliyah, kemudian pada akhir tahun 1996 sampai sekarang berganti nama menjadi Universitas Muslim Nusantara (UMN). Universitas Muslim Nusantara (UMN) berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di jalan Garu II No.93 Medan dan kampus B berlokasi di jalan Garu II NO.02 Medan. Universitas Muslim Nusantara (UMN) memiliki enam fakultas, yaitu : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Pertanian (FP), Fakultas Hukum (FH) dan Fakultas Sastra (FS). Sejalan dengan perubahan yang saat ini dinamakan Perpustakaan Muslim Nusantara (UMN) ini berada pada lokai kampus B yang beralamat di jalan Garu II No.02 Medan.

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat ) bagi civitas akademik. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) memiliki ruangan yang berukuran 24x9 meter dan semua kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan. Lokasi perpustakaan ini sangat mudah dijangkau oleh civitas akademika. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) melayani seluruh civitas akademika Universitas Muslim Nusantara (UMN) yaitu mahasiswa, dosen/staf pengajar, dan pegawai administrasi. Pengguna Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) pada tahun 2009 sebanyak 621 orang pengunjung perpustakaan dengan jumlah koleksinya sebanyak 1428 judul dengan total jumlah buku bacaan sekitar 3845 eksemplar.

Pelayanan pengguna dilakukan dengan sistem terbuka (open access), yaitu pengguna dapat langsung memilih bahan pustaka yang diperlukan ke rak buku (bahan pustaka berupa buku dan majalah). Ruang untuk koleksi dan tempat baca pengguna

(29)

Pemeliharaan

Kepala Tata Usaha

Pengolahan Pengadaan Pelayanan Teknis

Referensi Sirkulasi Pelayanan Pengguna

kurang efektif dan efisien bagi para pengguna disebabkan kurangnya penerangan baik dari cahaya matahari maupun penerangan buatan.

3.1.1 Struktur Organisasi dan Staf

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) dalam menjalankan roda kegiatannya dikelola oleh tiga orang petugas. Ketiga petugas inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) tersebut. Ketiga orang tersebut adalah :

a. Drs. H. Syafi’i Zaini menjabat sebagai kepala perpustakaan. b. Yati Sari Siregar menjabat sebagai kepala tata usaha perpustakaan. c. Titik Alaina Sumin menjabat sebagai pegawai perpustakaan. Ketiganya merupakan petugas / pustakawan yang bukan dari disiplin ilmu perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan.

Kepala Perpustakaan

Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan.

(30)

Struktur organisasi Perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang merupakan bawahannya, yaitu : Pelayanan teknis dan Pelayanan pengguna. Dimana masing-masing bagiannya memiliki sub-sub bagian, antara lain Pelayanan teknis menjadi tiga bagian, yaitu : Pengadaan, Pengolahan, Pemeliharaan. Sedangkan Pelayanan pengguna dibagi dalam dua bagian, yaitu : Pelayanan sirkulasi dan Referensi. Perpustakaan UMN secara makro merupakan lembaga/badan bawahan dan tanggung jawab kepada bagian tata usaha.

3.1.2 Ruang dan Perlengkapan

Ruang perpustakaan seluas 24x9 meter yang dibagi menjadi lima bagian, yaitu : ruanagn koleksi, ruangan baca, ruangan sirkulasi, ruangan kepala perpustakaan dan ruangana layanan internet.

Disamping itu, Perpustakaan UMN memiliki perlengkapan/peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan tersebut.

Perlengkapan/Peralatan yang dimiliki perpustakaan UMN, berupa : 1. Lemari Arsip

2. Meja sirkulasi 3. Rak Buku

4. Meja Kerja Perpustakaan 5. Meja Baca/Pengguna

6. Kursi Baca dan Kursi Petugas 7. Komputer dan Sambungan Internet 8. Rak Penitipan Tas

9. kipas angin

3.1.3 Anggaran

Anggaran Perpustakaan Universitas Musliom Nusantara (UMN) berasal dari Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara (UMN) dan mahasiswa, yaitu berupa denda buku setiap bulannyan dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan. Apabila Perpustakaan UMN ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak perpustakaan UMN dapat menyerahkan proposal pengajuan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit.

(31)

3.1.4 Peraturan

Agar pelaksanaan kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan baik, maka Perpustakaan UMN membuat beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh setaip anggota perpustakaa. Adapun peraturan tersebut antara lain :

1. Tidak diperbolehkan memakai sendal. 2. Jam perpustakaan :

o Untuk hari senin-kamis Pagi : 08.00 s/d 12.00 wib Siang : 13.00 s/d 16.30 wib

o Untuk hari jum’at

Pagi : 08 s/d 11.30 wib Siang : 14.00 s/d 16.30 wib

o Untuk hari sabtu, minggu dan libur nasional tutup. 3. Menitipkan Barang.

4. Larangan Merokok.

5. Jumlah buku yang dipinjam maksimal tiga judul 6. Jangka peminjaman waktu hanya 1 minggu. 7. Menjaga ketertiban/ketenangan.

3.1.5 Koleksi Perpustakaan

Koleksi Perpustakaan ditujukan umtuk menunjang kebutuhan pengguna

Khususnya mahasiswa dan dosen. Perpustakaan UMN memilki koleksi dari bahan perpustakaan berupa buku dan bukan buku, seperti :

1. Bahan Perpustakaan berupa buku, yaitu : 1) Buku-buku Teks

2) Buku-buku Referensi

2. Bahan Perpustakaan bukan buku, yaitu : 1) Majalah

2) Jurnal 3) Buletin 4) Surat Kabar 5) Karya Ilmiah

Adapun jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan UMN dari tahun 2006-2009, adalah sebagai berikut :

(32)

Tabel 1.1 : Jumlah koleksi Perpustakaan UMN 2006-2007

No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar

1. Buku Teks 533 2030

2. Karya Ilmiah 420 420

3. Majalah 5 117

4. Jurnal 2 20

5. Referensi 20 20

6. Bulletin 1 4

Jumlah 988 2616

Tabel 1.2 : Jumlah koleksi Perpustakaan UMN 2007-2008

No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar

1. Buku Teks 877 2460

2. Karya Ilmiah 450 450

3. Majalah 6 155

4. Jurnal 3 30

5. Referensi 25 25

6. Bulletin 1 4

(33)

Tabel 1.3 : Jumlah koleksi Perpustakaan UMN 2008-2009

No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar

1. Buku Teks 877 3010

2. Karya Ilmiah 515 515

3. Majalah 6 238

4. Jurnal 4 40

5. Referensi 25 34

6. Bulletin 1 4

Jumlah 1428 3845

Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)

Koleksi tahun 2009 berjumlah 428 judul dengan 3845 eksemplar, Sehingga penulis menyimpulkan bahwa koleksi Perpustakaan UMN dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang pesat. Setiap koleksi dibuat call number, dan nomor klasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke 18. Serta disusun berdasarkan nomor klasnya.

3.2 Kegiatan Kerja Pengelolaan Bahan Pustaka.

Agar proses pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan dengan baik maka kegiatan kerja pengelolaan perpustakaan harus dapat dilaksanakan dengan baik juga. Adapun kegiatan yang dilakukan di Perpustakaan UMN adalah sebagi berikut :

3.2.1 Pengadaan Bahan Pustaka

Kegiatan pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan merupakan

salah satu kegiatan pokok, kegiatan ni sangat penting dilakukan terutama bagi perkembangan koleksi perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka/koleksi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, agar setiap koleksi yang ditambah dapat dipergunakan dengan baik dan anggaran yang telah dikeluarkan untuk pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan koleksi tersebut tidak terbuang percuma. Seperti perpustakaan pada umumnya Perpustakaan UMN juga melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa cara, yaitu :

1. Pembelian

(34)

melengkapi koleksi pada perpustakaan bila tersedianya dana yang memadai untuk pembelian bahan pustaka tersebut. Proses pembelian bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UMN adalah :

1. Pembelian dilakukan oleh Kepala Perpustakaan.

2. Pembelian dilakukan langsung ke toko buku atau ke penerbit yang telah mengirinmkan brosur dan katalog penerbit.

3. Langganan terbitan berkala (majalah dan surat ibadah). 2. Hadiah atau Sumbangan

Selain pembelian, perpustakaaan UMN juga menambah jumlah koleksinya melalui hadiah atau sumbangan. Perpustakaan UMN menerimanya dengan dua cara yaitu permintaan dan tanpa permintaan. Atas permintaan hadiah diminta dari setiap mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya dan dapat berupa buku teks tanpa ditentukan judul dan jenis koleksinya. Tanpa permintaan dapat diterima dari staf pengajar/dosen dan juga Departemen Agama.

3. Penerbitan Sendiri

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) juga menambah koleksinya dengan cara penerbitan sendiri, yaitu terbitan yang dihasilkan oleh lembaga induknya. Pada umumnya yang diterbitkan adalah :

1. Karya Ilmiah yang dihasilkan Staf Pengajar/Dosen seperti makalah dan laporan penelitian.

2. Diktat-diktat.

3. Buku Panduan Universitas Muslim Nusantara.

3.2.2 Pengolahan Bahan Pustaka

Kegiatan pengolahan bahan pustaka harus mendapat perhatian yang khusus dari petugas perpustakaan dan dapat dilakukan dengan sebaik mungkin. Karena kegiatan ini sangat mempengaruhi penelusuran informasi yang dilakukan pengguna. Adapun kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UMN adalah :

1. Pemberian Cap/Stempel Perpustakaan

Untuk memberikan tanda kepemilikan koleksi maka perpustakaan

membubuhkan cap/stempel kepemilikan perpustakaan pada setiap koleksi. Pemberian

(35)

stempel kepemilikan diberikan secara seragam. 2. Inventarisasi

Setiap bahan pustaka yang diterima Perpustakaan UMN baik yang berasal dari pemberian, sumbangan dan penerbitan sendiri dicatat atau didaftar ke buku induk perpustakaan. Hal utama yang dilakukan sebelum kegiatan inventarisasi adalah melakukan pengecekan penerimaan bahan pustaka, apakah sudah sesuai dengan koleksi yang dipesan. Hal-hal yang perlu diteliti dalam pemeriksaan buku yang diterima adalah :

a. Judul b. Edisi c. Penerbit d. Tahun Terbit e. ISBN

Setelah pemeriksaan selesai maka kegiatan selanjutnya ialah buku yang

diterima diberi stempel cap kepemilikan perpustakaan untuk mengetahui bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan UMN. Stempel atau cap perpustakaan dibubuhkan beberapa kali dalam satu buku sesuai dengan kebijakan Perpustakaan UMN. Selain stempel kepemilikan, Perpustakaan UMN juga membubuhkan stempel inventarisasi. Stempel inventarisasi berisi kolom data asal perolehan buku, nomor induk buku, nomor klassifikasi, dan tanggal pemeriksaan koleksi.

No.Induk No.klas Asal dari Tgl.Inven

Gambar 1.2 :Contoh Stempel Inventarisasi Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009

Setelah melakukan stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi pada bahanpustaka, maka selanjutnya petugas Perpustakaan UMN mencatat bahan pustaka ke dalam buku induk adalah sebagai bukti kepemilikan perpustakaan. Adapun informasi yang dicantumkan pada pencatatan buku induk berupa : nomor inventaris , tanggal penerimaan, tahun terbit, judul buku, nomor

(36)

klasifikasi, sumber perolehan buku dan harga jika diketahui.Kegunaan Inventarisasi buku adalah untuk mengetahui berapa banyak buku yang

dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN). 3. Klasifikasi

Agar bahan pustaka dapat disusun secara sistematis, sehingga mudah untuk ditemukan perlu dibuat penentuan nomor penempatan bahan pustaka. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) dalam menentukan nomor penempatan berpedoman kepada sistem persepuluhan dewey (DDC) edisi 18.

4. Penyusunan Buku di Rak/Shelving

Kegiatan terakhir pengolahan bahan pustaka adalah shelving atau penyusunan buku di rak. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) dalam menyusun buku di rak dilakukan berdasarkan no klas, dengan mengumpulkan buku-buku yang mempunyai no klas yang sama, selanjutnya buku-buku tersebut disusun dari atas ke bawah mulai dari urutan terkecil hingga urutan terbesar.

3.2.3 Pelayanan

Citra suatu perpustakaan yang paling utama ditentukan dari segi pelayanan kepada para penggunanya. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara menerapkan sistem terbuka (open acces), dimana pengguna dapat secara langsung mencari koleksi bahan pustaka yang diinginkannya.

a. Pelayanan Sirkulasi

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, kegiatan pelayanan sirkulasi dilakukan didekat pintu masuk dan keluar. Hal ini dimaksudkan agar pengguna yang keluar dari ruangan perpustakaan dan dapat dipantau oleh petugas.

Pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara masih bersifat manual yaitu petugas Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara mencatat tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian pada kartu peminjaman dan menyimpannya di kantong buku.

Adapun kegiatan dari pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) diantaranya : keanggotaan, peminjaman, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian sanksi.

(37)

Syarat utama menjadi amggota perpustakaan adalah berstatuskan sebagai Mahasiswa, dosen dan pegawai Universitas Muslim Nusantara (UMN). Bila pengguna perpustakaan dari luar Perpustakaan (UMN) ingin menggunakan fasilitas yang ada pada perpustakaan, maka yang bersangkutan harus melapot dan mendapat izin khusus dari kepala perpustakaan. Persyaratan menjadi anggota perpustakaan antara mahasiswa, dosen, dan pegawai berbeda.

Adapun persyaratan menjadi anggota perpustakaan Universitas Muslim Nusantara adalah sebagi berikut :

a. Persyaratan untuk mahasiswa :

1. Mengisi formulir keanggotaan.

2. Mahasiswa Universitas Muslim Nusantara yang akan menjadi anggota harus menunjukan fotokopy kwitansi tanda pembayaran SPP/Uang kuliah.

3. Melampirkan fotokopy KTM yang masih berlaku 1 lembar.

4. Melampirkan pas photo 3x4 =2 lembar dan pas photo 2x3 =3 lembar.

5. Membayar biaya keanggotaan atau biaya administrasi sebesar Rp. 3000, / Tahun.

b. Persyaratan untuk dosen dan pegawai :

1. Mendaftarkan diri kepada petugas perpustakaan. 2. Mengisi formulir.

3. Melampirkan pas photo 3x4 =2 lembar dan tidak dikenakan biaya admnistrasinya.

2. Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) menggunakan kartu buku. Untuk setiap buku diberi kartu dan kartu ini disimpan dalam kantong buku. Peminjaman bahan pustaka hanya dibolehkan 3 buah buku dan jangka waktu hanya 1 minggu dan peminjaman untuk dosen sebanyak 3 buku dalam waktu 2 minggu.

3. Pengembalian

Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) adalah sebagai berikut :

a. Petugas memeriksa bahan pustaka yang dikembalikan apa masih dalam keadaan baik atau tidak.

(38)

b. Jika tidak terjadi kerusakan maka diperiksa tanggal pengembalian bahn pustaka tersenur apa terlambat atau tidak.

c. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota.

d. Kartu buku dimasukan ke kantong buku dan kartu anggota dikembalikan.

4. Perpanjangan Masa Pinjam

Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) adalah sebagai berikut :

a. Peminjam membawa bahan pustaka yang dipinjam.

b. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku serta memberi paraf .

c. Petugas menuliskan kembali tanggal pengembalian pada kartu anggota. d. Petugas menyerahkan kembali bahan pustaka tersebut kepada

peminjam. 5. Penagihan

Penagihan bahan pustaka yang telah dilaksanakan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) adalah kepada anggota yang meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditentukan telah habis, dan bahan pustaka tersebut belum juga dikembalikan. Dalam hal ini memanggil langsung si peminjam dan mengingatkan agar segera mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjamnya.

6. Pemberian Sanksi

Sanksi yang diberikan kepada peminjam bahan pustaka di perpustakaan Universitas Muslim Nusantara adalah sebagai berikut :

a. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi yang berupa denda Rp. 300 / buku per hari.

b. Jika peminjam belum juga mengembalikan bahan pustaka hingga dua kali pada tiga puluh hari keterlambatan pengembalian maka hak sebagai keanggotan dapat dicabut.

c. Jika bahan pustaka yang dipinjam rusak/hilang maka si peminjam wajib menggantinya denngan buku yang baru atu menggantinya sejumlah uang yang harganya sama dengan harga buku yang hilang.

(39)

b. Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan dalam menemukan berbagai informasi. Pelayanan referensi pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) digabungkan dengan pelayanan sirkulasi.

3.2.4. Pemeliharaan Bahan Pustaka.

Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara dalam melakukan pemeliharaan bahan pustaka harus berdasarkan pengamatan yang lebih kuratif maksudnya perawatan bahan pustaka dapat dilakukan apabila bahan pustaka ada yang rusak saja. Perpustakaan belum memperhatikan masalah-masalah lain, seperti kelembapan udara, sinar matahari yang dapat merusak bahan pustaka dan juga pencegahan dari serangga yang dapat menyebabkan kerusakan pada bahan pustaka. Pemeliharaan bahan pustaka di Perpustakaan UMN dilakukan dengan cara :

a. Reproduksi

Koleksi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara yang langka dilestarikan dengan cara membuat salinan baru (fotocopy) bahan pustaka tersebut, sehingga keaslian koleksi akan terawat dengan baik.

b. Penjilidan

Bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara yang jilidannya rusak dan masih dapat diperbaiki oleh petugas perpustakaan dengan cara menjilid kembali bahan pustaka tersebut, sehingga bahan pustaka tersebut masih bisa dimanfaatkan kembali oleh pengguna.

c. Menghidupkan kipas angin untuk menjaga kelembapan udara.

d. Membersihkan ruangan seminggu sekali, misalnya : membersihkan rak-rak buku dan mengepel lantai.

Apabila pengguna perpustakaan melakukan kesalahan dalam menggunakan koleksi misalnya melipat, menyobek dan menggulung koleksi, maka petugas perpustakaan akak menegur pengguna tersebut. Perawatan bahan pustaka diadakan untuk menjadikan koleksi/bahan pustaka menjadi awet, terawat dan tahan lama.

(40)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengelolaan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara secara keseluruhan dapat dikatakan memadai, meskipun masih terdapat beberapa kekurangan. Hal ini dikarenakan pustakawan dan petugas perpustakaan Universitas Muslim Nusantara tidak memiliki latar belakang ilmu perpustakaan baik secara formal maupun non formal.

2. Pelayanan referensi di Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) belum dapat berjalan dengan baik dan lancar dikarenakan perpustakaan ini masih memiliki koleksi referensi yang sedikit dan tidak adanya petugas yang khusus untuk pelayanan referensi ini.

3. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan melakukan cara pembelian, hadiah atau sumbangan dan penerbitan sendiri.

4. Koleksi yang ada sampai tahun 2009 berjumlah 1428 judul dengan 3845 eksemplar dengan jumlah pengguna 621 orang bila dibandingkan jumlah anggota dengan koleksi masih dirasa kurang , yaitu 1 : 3.

5. Perawatan yang dilakukan oleh perpustakaan Universitas Muslim Nusantara masih dalam tingkat kuratif.

6. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara belum memiliki kartu katalog yang merupakan syarat mutlak untuk dapat terselenggaranya proses dari kegiatan perpustakaan dengan baik dan lancar.

7. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara menerapkan sistem terbuka (open acces), dimana pengguna dapat secara langsung mencari koleksi bahan pustaka yang diinginkannya

8. Pengklasifikasian bahan pustaka yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara yaitu dengan menggunakan system DDC (Dewey Decimal Clacificatian) edisi 18.

(41)

9. Perabotan maupun perlengkapan yang ada di Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara masih bersifat sederhana dan belum diperhatikannya tingkat kualitas, kuantitas dan jangkauan kedepan dari petugas.

10.Ruang untuk koleksi dan tempat baca pengguna kurang efektif dan efisien bagi para pengguna disebabkan kurangnya penerangan baik dari cahaya matahari maupun penerangan buatan.

11.Penyusunan buku di rak berdasarkan pada nomor panggil (label punggung).

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat mendorong perkembangan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara

1. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara disamping melaksanakan pekerjaan yang bersifat rutin seperti kegiatan pengadaan, pelayanan pengguna, dan pemeliharaan bahan pustaka, seharusnya juga membuat perencanaan untuk pengembangan pelayanannya dari waktu ke waktu.

2. Sebaiknya Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara malakukan kerja sama dengan Perpustakaan Perguruan Tinggi lainnya, sehingga koleksi bahan pustaka dapat bertambah lebih banyak dan memiliki jenis koleksi yang berbeda-beda.

3. Pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan sendiri oleh Perpustakaan tanpa keterlibatan yang terlalu besar dari Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara.

4. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara perlu meningkatkan jumlah koleksinya agar lebih memadai bagi pengguna, terutama jumlah judul maupun eksemplarnya.

5. Kartu katalog subjek perlu diadakan karena pengguna lebih mudah dalam menemukan informasi yang dibutuhkan

6. Dalam mengembangkan Perpustakaan Muslim Nusantara secara menyeluruh, maka dihimbau pada petugas Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara agar lebih meningkatkan pendidikan yang khusus dibidang ilmu perpustakaan baik itu secara formal maupun non formal, sehingga dapat mengelola perpustakaan dengan baik.

(42)

7. Diperlukannya perencanaan kedepan mengenai tata ruang yang lebih efektif dan efisien dengan aturan-aturan yang berlaku untuk perpustakaan perguruan tinggi.

8. Diperlukannya perhatian khusus petugas dalam memilih perabotan dan perlengkapan perpustakaan sesuai dengan dana yang telah tersedia.

(43)

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.

Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Depdikbud.

Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Depdikbud. 1994. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Proyek Pengembangan Perpustakaan.

Hamakonda, Towa. P dan Tairas. 2002. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta : Gunung Mulia.

Hardjoprakoso, Mastina. 1992. Pedoman Perawatan Fasilitas Perpustakaan. Jakarta :Perpustakaan Nasional.

Junaidi. 2008. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Medan : USU Press.

Lasa, Hs. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.

Ns, Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu pendekatan Praktek. Jakarta : Sagung Seto.

Philips, Eva. 1992. Membina Perpustakaan. Jakarta : Gate dan PDII-LIPI. Rahayuningsih, F. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius. Sjahrial, Pamuntjak. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta :

Djambatan.

Soetminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Jakarta : Kanisius.

Sumardji, P. 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta : Kanisius.