Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,maka semakin banyak pula data-data,berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor, oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan, serta pemusnahannya diperlukan system yang baik dan proses yang benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suau kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijakan baru oleh pimpinan instansi yang memerlukan data kearsipan Boedi Martono, 1992:21. Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi Ig. Wursanto, 1989:12. Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya. Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah,cepat, dan tepat. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal tentang commit to user 2 ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip yang berfungsi statis adalah: 1. Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara BUMN. 2. Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari Kantor Wilayah, Departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya. 3. Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan- badan swasta misalnya bank-bank swasta dan atau perorangan misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional. Dari hari ke hari surat-surat yang masuk dan keluar di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta semakin banyak, surat yang ada tersebut perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan keberadaannya. Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut administrasi kearsipan, peran arsip pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sangat penting. Pada umumnya semua BagianSub bagian memanfaatkan sistem pengelolaanpenataan arsip, tapi dalam kesempatan ini lebih spesifik ke Bagian Umum Sub bagian tata usaha. commit to user 3 Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana sistem penataan arsip yang baik dan benar pada Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM dan tertarik untuk mengambil judul PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM SUB BAGIAN TATA

B. Rumusan Masalah