BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan yang seragam di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia, akan sangat mendukung kelancaran administrasi,
komunikasi, informasi, dan pelayanan dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang Pertanahan.
Dalam rangka mencapai tujuan kelancaran administrasi, komunikasi, informasi, dan pelayanan dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan,
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara telah mengeluarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas, untuk digunakan sebagai acuan umum penyelenggaraan administrasi umum dan acuan penyusunan pedoman tata naskah dinas yang disesuaikan dengan kebutuhan
instansi masing-masing.
Berdasarkan hal tersebut disusunlah Peraturan Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan yang dapat digunakan untuk keperluan intern di lingkungan Badan Pertanahan Nasional
Republik Indonesia, maupun dalam berkoordinasi dengan instansi ataupun pihak lain diluar Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud Peraturan Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan
Nasional Republik Indonesia dimaksudkan sebagai pedoman dan keseragaman pengelolaan tata naskah dinas dan tata kearsipan di setiap unit kerja di lingkungan
Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
2. Tujuan Peraturan Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan
Nasional Republik Indonesia bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis dan pengelolaan arsip yang berhasilguna dan berdayaguna dalam penyelenggaraan
pemerintahan antar unit kerja di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
C. Sasaran
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dan tata kearsipan dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
3. Lancarnya komunikasi tulis dan pengelolaan arsip kedinasan akan mempermudah dalam pengendalian.
4. Tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan administrasi umum yang efisien dan efektif.
5. Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan.
D. Asas ...
- 2 -
D. Asas 1. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan Naskah dinas dan pengelolaan arsip diproses serta disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan. 3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dan tata kearsipan terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja, tata naskah dinas dan tata kearsipan harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat
dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan Tata naskah dinas dan tata kearsipan harus aman secara fisik dan substansiisi mulai
dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Peraturan Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia meliputi pengaturan tentang jenis dan format
naskah dinas, penyusunan naskah dinas, kewenangan dalam penandatanganan naskah dinas, tata persuratan, penggunaan lambang negara, logo, kop surat, dan papan nama,
penomoran dan kodefikasi, cap dinas, cap dinas bernomor seri, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan penggunaan media surat menyurat.
F. Pengertian Umum 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
danatau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dalam rangka penyelenggaraan tugas umum
pemerintahan dan pembangunan di bidang pertanahan.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Arsip adalah naskah dinas yang diterima dan atau dibuat oleh unit kerja di lingkungan
Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dalam rangka pelaksanaan tugas. 4. Tata Kearsipan adalah pengelolaan arsip yang meliputi kegiatan penataan,
perawatanpemeliharaan, PeminjamanPenemuan Kembali Arsip dan Penyusutan Arsip.
5. Komunikasi ...
- 3 -
5. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia secara vertikal dan horisontal. 6. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang
dilakukan oleh Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dengan pihak lain di luar lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.
7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
8. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia untuk
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan pada jabatannya.
9. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia. 10. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda
sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 11. Logo Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia adalah gambarhuruf sebagai
identitas Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia baik pusat maupun daerah. 12. Kop Naskah Dinas adalah bagian atas kepala surat yang terdiri dari logo Badan
Pertanahan Nasional Republik Indonesia, nama dan alamat instansi yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon.
BAB II ...
- 4 -
BAB II JENIS DAN FORMAT, SERTA KEWENANGAN
Kategori