6
DAFTAR LAMPIRAN
1. Dokumentasi Program
2. Catatan Harian
3. Matriks Hasil Kerja
4. Rekapitulasi Laporan Dana BOS Triwulan I dan II
5. Surat TugasDispensasi HAORNAS
6. Surat Keterangan HAORNAS
7. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
8. Blanko Penerimaan Biaya Perjalanan Dinas
9. Rekap Biaya Pembelanjaan Properti Karnaval
7
LAPORAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN PPL II OPTIMALISASI MONITORING PENGGUNAAN MELALUI REKAPITULASI
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA BOS TRIWULAN III TINGKAT SMP SE-KABUPATEN PURWOREJO
TAHUN 2015 DI DINAS PENDIDIKAN KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAHRAGA
KABUPATEN PURWOREJO
Oleh : Mezzayu Arinta Radvadini
12101244032
ABSTRAK
Program Praktik Pengalaman Lapangan PPL merupakan program kerjasama antara perguruan tinggi, sekolah, dinas, dan lembaga-lembaga lain yang terkait
dengan bidang kependidikan. PPL yang dilaksanakan oleh Jurusan Administrasi Pendidikan, Prodi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan yaitu dengan
bekerja sama dengan Dinas Pendidikan di wilayah DIY dan sekitarnya untuk menjadi tempat pelaksanaan Praktik Pengalaman Lapangan PPL.
Program yang direncanakan oleh penyusun dalam PPL I pada intinya adalah rekapitulasi laporan pertanggungjawaban dana BOS triwulan III tingkat SMP se-
kabupaten Purworejo. Program ini disusun dan diusulkan karena mempertimbangkan perbandingan volume pekerjaan dengan jumlah tenaga yang bertanggungjawab pada
bagian manajemen BOS kurang seimbang dan atas permintaan dari pihak dinas. Sehingga pihak dinas dan pelaksana sepakat untuk mengimplementasikan program
tersebut.
Secara umum pelaksanaan implementasi program utama tersebut dapat berjalan dengan baik. Namun, terdapat beberapa kendala sehingga sumber data laporan yang
akan direkap diubah. Pada awalnya yang akan direkap adalah laporan triwulan III namun dikarenakan belum adanya sekolah yang mengirimkan laporan triwulan III,
maka sumber data kegiatan rekap dialihkan dari laporan triwulan I dan II. Program ini tidak terselesaikan dengan sempurna karena sulitnya menghimpun laporan dari
sekolah-sekolah yang belum mengumpulkan laporan triwulan I dan II kepada dinas. Selain program utama, terdapat program penunjang yang berupa penyelesaian tugas-
tugas rutin di bagian sekretariat, program tambahan yang pelaksanaannya berupa penyelesaian tugas tambahan dinas dari bagianbidang lain, dan program insidental
yang pelaksanaannya bersifat mendadak dari dinas. Pelaksanaan program utama, program penunjang, program tambahan, dan program
insidental dapat terlaksana dengan lancar dengan persentase 90. Untuk sisa 10 dikategorikan sebagai hal-hal kecil yang sedikit menghambat proses pelaksanaan
program. Persentase dari pelaksanaan program utama adalah sebesar 42 dengan jumlah 87,5 jam, program penunjang sebesar 22,6 dengan jumlah 46,5 jam,
program tambahan sebesar 16,6 dengan jumlah 34,25 jam, dan program insidental sebesar 18,2 dengan jumlah 37,5 jam.
Kata kunci : PPL, Rekapitulasi, Dana BOS
8
BAB I PENDAHULUAN
A. Analisis Situasi
Dalam melaksanakan kegiatan Praktik Pengalaman Lapangan PPL, seluruh peserta PPL mahasiswa diwajibkan untuk mengetahui terlebih
dahulu mengenai situasi dan kondisi lembaga yang nantinya akan dijadikan sebagai tempat PPL. Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olahraga
Kabupaten Purworejo merupakan suatu instansi yang bergerak dalam bidang pengelolaan pendidikan. Instansi yang beralamatkan di Jl. Mayjend Sutoyo
No. 69 Purworejo ini mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan urusan pemerintah daerah bidang pendidikan, kebudayaan, pemuda dan olahraga
sesuai dengan kewenangan daerah, yang meliputi pendidikan formal dan non- formal, pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menegah
serta, pembinaan pemuda, olah raga dan kebudayaan. Dalam melaksanakan tugas pokok Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olahraga
menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis bidang pendidikan, kebudayaan, pemuda dan
olahraga yang meliputi pendidikan formal dan non-formal, pendidikan dasar, pendidikan menengah, serta kebudayaan;
2. Penyusunan perencanaan teknis dan program kerja bidang pendidikan,
kebudayaan, pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan dasar, pendidikan menengah, serta pendidikan non formal, pembinaan, pemuda,
olah raga serta kebudayaan; 3.
Pembinaan dan pengendalian teknis bidang pendidikan, pemuda, olahraga dan kebudayaan yang meliputi pendidikan formal dan non-formal,
pendidikan dasar, pendidikan menengah, pembinaan pemuda, olah raga serta kebudayaan;
4. Penyelenggaraan perijinan dan pelayanan umum bidang pendidikan
kebudayaan pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan formal dan non-formal, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pembinaan pemuda,
olah raga serta kebudayaan; 5.
Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan kerjasama teknis dengan pihak lain yang berhubungan dengan bidang pendidikan kebudayaan pemuda dan
olahraga dan kebudayaan yang meliputi pendidikan formal dan non-
9 formal, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pembinaan pemuda,
olah raga serta kebudayaan; 6.
Pembinaan Unit Pelaksana Teknis UPT dalam lingkup pendidikan kebudayaan pemuda dan olahraga;
7. Penyelenggaraan monitoring, evaluasi, dan pelaporan terhadap
pelaksanaan tugas-tugas bidang pendidikan kebudayaan pemuda dan olahraga yang meliputi pendidikan formal dan non-formal, pendidikan
dasar, pendidikan menengah, pembinaan pemuda, olah raga serta kebudayaan;
8. Pengelolaan sarana dan prasarana olah raga milik Pemerintah Daerah;
9. Pengelolaan sekretariat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan;
10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya. Struktur Organisasi di Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan
Olahraga Kabupaten Purworejo antara lain: 1.
Kepala Dinas 2.
Sekretariat: a.
Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan; b.
Sub Bagian Keuangan; c.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 3.
Kelompok Jabatan Fungsional 4.
Bidang Pendidikan Dasar a.
Sie Kurikulum dan Pengembangan Siswa b.
Sie Sarana, Prasarana dan Perizinan c.
Sie Pengembangan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Dasar 5.
Bidang Pendidikan Menengah a.
Sie Kurikulum dan Pengembangan Siswa b.
Sie Sarana, Prasarana dan Perizinan c.
Sie Pengembangan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Menengah 6.
Bidang PAUD, Pendidikan Nonformal dan pendidikan Informal a.
Sie Pendidikan dan Pengembangan Anak Usia Dini b.
Sie Pendidikan dan pengembangan Masyarakat dan Kursus Pelatihan c.
Sie Pengembangan Pendidik dan Tenaga Kependidikan PAUD 7.
Bidang Kebudayaan a.
Sie Kesenian Sastra dan Perfilman b.
Sie Museum, Kepurbakalaan, Sejarah dan Nilai-nilai Tradisional 8.
Bidang Pemuda dan Olahraga
10 a.
Sie Kepemudaan dan Kepramukaan b.
Sie Keolahragaan 9.
UPT-UPT di setiap kecamatan
Dalam bidang kesekretariatan yang terdapat pada Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olahraga, memiliki beberapa tugas pokok yang
harus dikerjakan, antara lain: 1.
Bagian Persuratan Dalam tupoksi ini bagian kesekretariatan menangani surat masuk, surat
keluar, pembuatan surat keluar, pencatatan surat dan sebagainya. Pada bagian persuratan ini dikelola oleh Sub-Bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Manajemen BOS Bantuan Operasional Sekolah
Dalam tupoksi ini bagian kesekretariatan menangani tentang penerimaan laporan
pertanggungjawaban penggunaan
dana BOS
Bantuan Operasional Sekolah. Laporan yang diterima oleh Tim Manajemen BOS
Dinas Pendidikan Purworejo berjumlah empat, yaitu laporan untuk triwulan I, triwulan II, triwulan III, triwulan IV. Sub-bagian yang
bertanggungjawab dengan tupoksi ini adalah sub-bagian keuangan dan sub-bagian perencanaan, evaluasi, dan pelaporan.
Di dalam tim manajemen BOS terdapat struktur organisasi, dengan susunan sebagai berikut:
1. Manajer BOS Bantuan Operasional Sekolah
2. Pendataan tingkat SD sederajat
3. Pendataan tingkat SMPMTs sederajat
4. Monitoring, Evaluasi, dan Layanan Penanganan Pengaduan Masyarakat
Kegiatan pendataan meliputi pendataan sekolah mana saja yang mendapatkan dana BOS dan rekapitulasi laporan pertanggungjawaban
penggunaan dana BOS yang diserahkan dari setiap sekolah kepada Dinas. Berdasarkan pengamatan data dan hasil wawancara observasi yang
dilakukan, terdapat beberapa masalah yang ditemukan pada tupoksi bagian manajemen BOS, antara lain:
1. Kurangnya tenaga yang menangani penerimaan dan rekapitulasi laporan
pertanggungjawaban penggunaan dana BOS. 2.
Pencocokan dan pengecekan data masih menggunakan cara konvensional satu persatu secara manual sehingga dirasa kurang efektif dan efisien.
11 3.
Sering terjadinya
keterlambatan pengumpulan
laporan pertanggungjawaban penggunaan dana BOS ke tim oleh sekolah.
B. Perumusan Program dan Rancangan Kegiatan PPLMagang
III
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat dirumuskan program dan rancangan kegiatan PPL, yaitu sebagai berikut:
a. Program Utama
Program utama adalah program pokok yang disusun dan dirancang sebagai acuan kegiatan pokok yang akan dilaksanakan oleh individu yang
bersangkutan mahasiswa dalam kegiatan PPL. Program ini berkaitan dengan kegiatan dinas yang sesuai dengan bidang, bagian, sub-bagian
maupun seksi. Sesuai dengan pembagiannya ketika observasi, penyusun memfokuskan pada masalah yang terdapat di Bagian Kesekretariatan
Dinas Pendidikan Purworejo yaitu permasalahan mengenai perbandingan beban kerja yang kurang seimbang dengan jumlah tenaga yang
menyelesaikan pendataan laporan dan mengingat pentingnya rekapitulasi sebagai salah satu upaya monitoring terhadap kesesuaian penggunaan
dana BOS oleh sekolah tingkat menengah pertama se-Kabupaten Purworejo pada triwulan III tahun 2015. Kegiatan rekapitulasi laporan
pertanggungjawaban penggunaan dana BOS ini, merupakan salah satu upaya sebagai kegiatan monitoring oleh Dinas Pendidikan Purworejo
terhadap penggunaan dana BOS oleh sekolah. Selain itu hasil dari rekapitulasi dapat dimanfaatkan sebagai data bagi Dinas Pendidikan
Purworejo sebagai bahan informasi yang digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam menyelenggarakan
suatu pendidikan maupun analisis untuk merencanakan pendidikan. Sementara itu, beban volume tugaspekerjaan dalam manajemen BOS
yang harus dilakukan cukup besar, sedangkan dengan jumlah tenaga yang bertugas kurang memadai, maka menimbulkan penyelesaian pekerjaan
yang kurang efektif sebagai akibat dari keterbatasan jumlah tenaga. Selain itu terdapat banyak sekolah yang kerap terlambat megirimkan laporannya
sehingga ketika sudah sampai pada batas akhir waktu pengumpulan laporan, pegawai akan disibukkan dengan penerimaan laporan yang
dikirim oleh sekolah. Sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan dirasa kurang maksimal karena harus dirangkap dengan berbagai tugas yang
lainnya.
12 Hal ini dapat dikatakan sebagai masalah dikarenakan data-data yang
diolah dan direkapitulasi merupakan data yang urgen. Dapat dikatakan sebagai data yang urgen dikarenakan data tersebut memuat tentang
jumlah anggaran BOS yang diterima sekolah serta komponen-komponen kebutuhan apa saja yang digunakan oleh sekolah. Sehingga data tersebut
apabila dapat diolah dengan baik dan diolah secara akurat akan menjadi bahan informasi yang bermanfaat dalam menentukan kebijakan untuk
penyelenggaraan pendidikan serta perencanaan pendidikan. Selain itu, dengan adanya data tersebut maka Dinas memiliki data sebagai salah satu
upaya monitoring penggunaan dana BOS, karena data rekapitulasi tersebut juga memuat tentang jumlah saldo yang tersisa, dan dana yang
keluar. Untuk itu, dapat disimpulkan bahwa perlunya pengadaan program, “Optimalisasi Monitoring Penggunaan Dana BOS Melalui Rekapitulasi
Laporan Pertanggungjawaban Dana BOS Triwulan III Tingkat SMP Berbasis Komputer Se-
Kabupaten Purworejo Tahun 2015”.
Rancangan pelaksanaan dalam memecahkan permasalahan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pendataan ulang terkait dengan laporan penggunaan dana
BOS disertai dengan pendataan ulang jumlah siswa yang mendapatkan dana BOS.
b. Melakukan rekapitulasi laporan pertanggungjawaban penggunaan
dana BOS tingkat SMP menggunakan Microsoft Excel. c.
Melakukan pencocokan dan pengecekan data dengan memanfaatkan Microsoft Access sebagai upaya untuk meminimalisir kekeliruan.
2. Program Penunjang
Program penunjang merupakan program yang pelaksanaannya berada pada tingkat prioritas nomor dua. Program penunjang berisi kegiatan PPL
yang dasarnya lebih bersifat untuk membantu kegiatan di bidangnya masing-masing yang porsinya masih berada di bawah program utama.
Pelaksanaan pada program ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi ketika pelaksanaan PPL di dinas. Adapun program penunjangnya adalah
sebagai berikut: a.
Melaksanakan kegiatan kesekretariatan menerima tamu di ruangan, menerima telepon dan fax, membantu pemberian cap
stempel pada berkas-berkas dinas b.
Membuat surat tugasdispensasi peserta lomba tenis lapangan
13 dalam rangka HAORNAS
c. Membuat surat keterangan peserta lomba tenis HAORNAS
d. Membantu Kepala Dinas mempersiapkan berkas yang harus
ditandatangani. e.
Membuat blanko penerimaan biaya perjalanan dinas f.
Membuat laporan hasil perjalanan dinas milik Sekretaris Dinas tentang Penyerahan P3D SLB dari Pemerintah
KabupatenKota kepada Pemerintah Provinsi Jateng g.
Perjalanan Dinas mendampingi Sekretaris Dinas ke SMA N 9 Purworejo dalam rangka monitoring pelaksanaan kebijakan
Gubernur Jateng yaitu 5 Hari Belajar bersama Komisi X DRPD Kabupaten Purworejo.
i. Menelpon seluruh SMP di kabupaten Purworejo yang belum
menyerahkan laporan pertanggungjawaban dana BOS triwulan I dan II tahun 2015 agar segera diserahkan
j. Membantu input data tentang harta kekayaan milik Sekretaris
Dinas pada laman web Sistem Informasi Harta Kekayaan SIHARKA
k. Membuat daftar kunjungan SPPD milik pengawas SMP,
SMA, dan SMK Kabupaten Purworejo l.
Membantu Sekretaris Dinas mempersiapkan berkas yang dibawa untuk perjalanan dinas
m. Membuat rekapan biaya belanja properti karnaval untuk Dinas DIKBUDPORA Kab. Purworejo dalam rangka HUT RI ke-70
n. Perjalanan Dinas mendampingi Sekretaris Dinas ke
Yogyakarta dalam rangka koordinasi dengan relasi kerja
3. Program Tambahan
