Sistem Pengawasan Internal Yang Terdapat Pada Perusahaan Kopi Toast Cafe

4 Mengetahui bagaimana sumbangan kerjanya terhadap perusahaan secara keseluruhan. Proses yang terakhir adalah penilaian pekerjaan ini harus selalu dilakukan untuk mendorong para pegawai bekerja dengan sungguh-sungguh. Penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dari para pegawai akan menghasilkan informasi-informasi berikut ini : 1 Tingkat kecakapan yang dicapai oleh masing-masing pegawai. 2 Kebutuhan pegawai yang bersangkutan akan pendidikan khusus guna mengembangkan lebih lanjut atas kecakapan yang telah dicapainya. 3 Potensi pegawai serta arah kariernya diatas tujuan manajemen untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap akan dapat dicapai.

C. Sistem Pengawasan Internal Yang Terdapat Pada Perusahaan Kopi Toast Cafe

Setelah melakukan penelitian langsung di tempat, tepatnya pada perusahaan Kopi Toast Café yang terdapat pada Hermes Place Polonia di Jalan Karya Mongonsidi Medan. Penulis melakukan penelitian ini dengan mengacu pada unsur-unsur sistem pengawasan internal yang telah diuraikan pada halaman sebelumnya dalam bab ini. Berdasarkan penelitian yang dilakukan akhirnya penulis dapat menuliskan beberapa sistem pengawasan internal yang diterapkan pada perusahaan Kopi Toast Café yaitu diantaranya: Universitas Sumatera Utara

a.Pemisahaan Fungsi secara tepat pada struktur organisasi

Pada Perusahaan Kopi Toast Café, pihak manajemen telah membentuk struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan jabatan, tugas, dan fungsi masing- masing bagian.Yang mana masing-masing bagian yang dibentuk pada perusahaan ini saling berkaitan dan saling bekerja sama satu dengan yang lain demi mencapai tujuan perusahaan. Bagian-bagian yang terdapat pada perusahaan ini adalah bagian operasional yang ditanggungjawabi oleh seorang tim leader yang dimana pada prosesnya tim leader ini memiliki wewenang juga untuk menandatangani transaksi penerimaan barang masuk, dan pemberian discount bagi para customer dan karyawan. Pada bagian operasional ini dibagi lagi menjadi bagian-bagian kecil yang masing-masing memiliki tugas masing-masing seperti, gritter, waitress, koki, bartender, dan kasir dan pemisahan tugas dari kelima bagian ini telah penulis uraikan pada bab sebelumnya. Kemudian segala kegiatan operasional di masing-masing outlet Kopi Toast Café ditanggungjawabi oleh seorang supervisior yang memantau kinerja tiap outlet. Bagian keuangan pada perusahaan ini ditanggungjawabi oleh seorang manajer. Manager ini juga lah yang memiliki wewenang untuk kebijakan-kebijakan yang berlaku pada perusahaan Kopi Toast Café. Namun, berdasarkan penelitian penulis pada prosesnya sistem yang dibentuk ini belumlah berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan karena pada bagian operasional perusahaan ini belum berjalan baik sesuai dengan yang harusnya terjadi. Para karyawan pada bagian operasional masih ada terdapat yang mengerjakan sesuatu yang bukan tugasnya, sehingga kelalaian-kalalaian seperti kesalahan pada saat pengorderan menu pesanan customer, dan kesalahan saat pembuatan menu pesanan customer masih sering terjadi. Dan jika hal ini terjadi Universitas Sumatera Utara maka karyawan itu sendiri yang dikenakan sanksi ganti rugi. Pada jam operasional perusahaan pihak manajemen menetapkan 2 shift untuk para karyawannya dimana shift pagi mulai bekerja dari pukul 08:00 wib sd 16:00 wib dan shift siang pukul 16:00 wib sd 23:00 wib. Namun pada prosesnya sistem yang ditetapkan ini juga belum berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak manajemen karena masih sering terdapat karyawan yang terlambat masuk kerja ini dikarenakan karyawan belum memiliki tanggung jawab bekerja yang baik untuk mengatasi hal ini pihak manajemen membuat peraturan untuk menuntaskan masalah ini yaitu mengenakan sanksi dana sebesar Rp 10.000 bagi karyawan yang terlambat.

b.Wewenang dan Prosedur Pembukuan

Pada bagian ini pihak manajemen telah menentapkan prosedur-prosedur yang disusun untuk memastikan atau menjamin bahwasannya setiap transaksi baik itu pengeluaran ataupun penerimaan yang terjadi pada perusahaan benar-benar terjadi. Sehingga ini dapat meminimalkan kecurangan-kecurangan yang mungkin dapat dilakukan oleh karyawan terhadap kas keuangan ataupun harta perusahaan Kopi Toast Cafe. Hal ini dapat terlihat melalui pencataatan, laporan harian dari masing-masing outlet dan pengesahan tiap-tiap transaksi yang terjadi pada perusahaan. Prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen Kopi Toast Café adalah pencatatan barang masuk dan pengeluaran harian Kopi Toast Café. Pemberian nomor urut dan tanggal pada setiap bon-bon atau kwitansi penerimaan barang masuk dan bill pesanan customer, Setiap bon penerimaan barang masuk dan pemberian discount harus ditandatangani oleh leader sebagai bukti yang sah. Kemudian untuk pelaporan harian semua transaksi baik itu catatan harian Universitas Sumatera Utara perusahaan, bon-bon barang masuk, kwitansi, dan bill-bill pesanan customer yang terjadi pada setiap harinya dicopy dan diserahkan kepada pihak manajemen sebagai bukti pendukung pencatatan, dan untuk perhitungan atau pemeriksaan tiap transaksi. Dalam prosesnya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan ini sudah berjalan sempurna sesuai dengan yang diharapkan oleh manajemen. Namun sebaik apapun prosedur atau sistem yang ditetapkan itu kecurangan bisa saja terjadi tanpa diketahui oleh pihak manajemen karena hal ini tidak termasuk dalam prosedur pengawasan yang ditetapkan dan bisa saja merugikan customer. Berdasarkan penelitian penulis kecurangan yang mungkin saja bisa terjadi adalah pada setiap transaksi pembayaran yang dilakukan customer dengan menggunakan kartu debit, master card, atau visa jika tidak diawasi kasir bisa saja melakukan kecurangan dengan memotong 2x dari yang seharusnya dibayarkan oleh customer. Pemasukan uang tips karyawan yang berasal dari denda keterlambatan ini bisa saja dicurangi oleh kasir karena tidak adanya sistem pengawasan yang ditekankan untuk hal ini. Pihak manajemen setiap harinya memberikan dana cash bon untuk para karyawan yang ingin meminjam dana cash sebesar Rp 800.000. Dalam konteks ini pihak manajemen telah menetapkan kebijakan mengenai batas pinjaman karyawan yaitu: 1. Karyawan dengan masa kerja 1-3 bulan hanya bisa meminjam dana cash bon sebesar Rp 50.000. 2. Karyawan dengan masa kerja 3-6 bulan hanya bisa meminjam dana cash bon sebesar Rp 100.000 Universitas Sumatera Utara 3. Karyawan dengan masa kerja 6 bulan dan seterusnya hanya bisa meminjam dana cash bon sebesar Rp200.000 Kasir harus mencatat setiap harinya jika ada karyawan yang meminjam dana cash bon tersebut dengan keterangan jelas nama dan besarnya pinjaman. Pencatatan pinjaman ini diperlukan untuk pemotongan pada saat penggajian. Dan sejauh ini sistem yang ditetapkan ini telah berjalan baik namun berdasarkan penelitian penulis pada tiap-tiap karyawan, penulis menemukan keluhan para karyawan Kopi Toast Café mengenai transparansi penggajian karyawan. Banyak karyawan yang bertanya-tanya mengenai keterangan gaji mereka. Sehingga penulis memandang hal ini juga sebagai kelemahan dari perusahaan yang harus diperbaiki. Karena perusahaan yang baik tidak hanya mementingkan kepentingan perusahaan dan kepuasan customer saja, namun juga harus mementingkan kenyamanan karyawan karena bagaimanapun juga karyawan merupakan bagian dari perusahaan dan tidak dapat dipungkiri bahwa karyawan juga sebagai penentu keberhasilan perusahaan. Jika karyawan puas dan merasa diperhatikan kepentingannya maka mereka akan bekerja dengan baik dan pikiran-pikiran buruk untuk melakukan kecurangan pun tidak akan mereka pikirkan. Tidak itu saja, pihak manajemen tidak saja menentukan prosedur yang mengacu pada pancatatan atau pelaporan keuangan namun juga mengacu pada pengamanan atau pencatatan harta perusahaan . Prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen untuk hal ini adalah mengecek dan mencatat setiap barang yang masuk dan keluar setiap harinya, dan melaporkan pada pihak manajemen untuk diperiksa. Jika setelah diperiksa ternyata ada barang yang hilang maka seluruh karyawan berkewajiban untuk mengganti. Berdasarkan penelitian penulis Universitas Sumatera Utara kecurangan atau kehilangan barang-barang tidak sepenuhnya kesalahan karyawan karena bisa saja customer sendiri yang melakukannya seperti customer yang jahil yang bisa saja menyeludupkan barang-barang kecil milik perusahaan seperti sendok, gelas, atau piring. Namun untuk barang-barang baku seperti ayam, roti, dan buah jika terjadi kehilangan baru sepenuhnya kesalahan karyawan.

c.Praktik-Praktik Yang Sehat

Mengenai praktek-praktek yang sehat telah diuraikan dengan jelas pada halaman sebelumnya dalam bab ini.Berdasarkan teori sebelumnya indikator– indikator yang menjadi penyebab terhambatnya praktek yang sehat dalam perusahaan adalah dikarenakan adanya: 1. 1.Perceived Opportunity kesempatan seseorang untuk melakukan dan menyembunyikan kecurangan. Cara untuk mencegah adanya kecurangan pada perusahaan agar praktek yang sehat dapat tercapai adalah dengan mengefektifkan pengendalian internal yang baik seperti antara lain: a. Membangun struktur pengendalian yang baik. Pada perusahaan Kopi Toast Café struktur pengendalian untuk mencapai praktek yang sehat sudah ditetapkan namun belum mengenai semua titik, artinya masih ada hal lain yang harusnya perlu diawasi tapi belum diberikan pengawasan khusus seperti misalnya mengenai transaksi customer yang menggunakan kartu debit, master card maupun visa yang telah saya uraikan pada bagian b diatas. Universitas Sumatera Utara b.Mengefektifkan aktivitas pengendalian Pada perusahaan Kopi Toast Café sistem pengendalian yang ditetapkan aktivitas pengendalian yang ditetapkan oleh pihak manajemen masih belum berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Khususnya pada bagian operasional dan keuangan yang sudah penulis uraikan pada bagian a dan b diatas. c.Meningkatkan kultur organisasi Kultur organisasi adalah merupakan budaya organisasi yang diterapkan oleh pihak manajemen bagi para karyawannya. Pada Kopi Toast Café budaya- budaya organisasi yang telah diterapkan adalah seperti budaya kerja keras,budaya hidup sehat dan budaya kerja sama. d.Mengefektifkan fungsi pengendalian Pada Kopi Toast Café hal ini belum berjalan karena sistem pengendaliannya saja belum berjalan efektif namun akan dilakukan perbaikan untuk menunjang keefektifan dari sistem pengendalian yang ada pada Kopi Toast Café, agar praktek yang sehat dapat tercapai. e.Menciptakan struktur pengajian yang wajar dan pantas. Pada Kopi Toast Café hal ini sudah berjalan seperti pemeriksaan bon-bon, kwitansi, dan bill pesanan customer, pemeriksaan catatan dana pinjaman cash. Universitas Sumatera Utara f.Mengadakan rotasi dan kewajiban bagi pegawai. Pada Kopi Toast Café tidak ada diadakan rotasi pegawai karena masing- masing outlet telah memiliki karyawan tetap hanya saja jika terjadi kekurangan karyawan misalnya ada karyawan yang berhalangan hadir, atau karyawan yang resign untuk mengatasinya maka salah satu karyawan di outlet hermes dipindahkan ke outlet DI Panjaitan atau sebaliknya. Dan mengenai kewajiban masing-masing karyawan Kopi Toast Café sudah diberikan kewajiban masing- masing. g. Memberikan sanksi yang tegas kepada yang melakukan kecurangan. Pada Kopi Toast café sanksi perorangan diberikan hanya pada karyawan yang terlambat saja, namun untuk kasus kehilangan barang-barang baku atau asset perusahaan yang hilang baik disebabkan oleh karyawan maupun customer maka karyawan yang dikenakan sanksi ganti rugi. Menurut penulis hal ini tidak adil jika hal ini masih terus dijalankan maka motivasi karyawan untuk menjadi lebih baik lagi tidak akan terjadi yang ada mereka akan terdominasi oleh karyawan- karyawan yang sering melakukan kecurangan dalam bekerja. Alhasil semua karyawan akan berlomba untuk melakukan kecurangan karena 1 karyawan yang berbuat maka semua karyawan kena batunya. itu jika dilihat dari sisi negatifnya, tetapi dari segi positifnya dengan ditetapkannya hal seperti itu secara tidak langsung pihak manajemen menanamkan budaya kerja sama yang baik bagi para karyawan. Sehingga mereka akan saling bekerja sama untuk menghindari kecurangan dan saling mengingatkan untuk tidak melakukan kecurangan. Tetapi menurut penulis sebaiknya sanksi yang tegas yang perlu ditetapkan adalah sanksi Universitas Sumatera Utara seperti “siapa yang berbuat dia yang menanggung”, namun jika masalahnya adalah kehilangan yang disebabkan oleh kejahilan customer untuk mengatasi hal ini sebaiknya sistem pengawasannya yang perlu ditingkatkan misalnya ada 1 karyawan yang bertugas khusus untuk memperhatikan customer. h.Membuat program bantuan kepada pegawai yang mendapatkan kesulitan baik dalam hal keuangan maupun non keuangan. Pada Kopi Toast Café hal ini sudah dilakukan yaitu dengan pemberian pinjaman dana cash bon bagi para karyawan yang membutuhkan. Namun menurut penulis pinjaman yang diberikan belum mampu untuk mencegah kecurangan karyawan karena pinjaman yang diberikan dibatasi dan sering tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh karyawan. Harusnya jika ingin membantu karyawan yang membutuhkan jangan setengah-setengah jadi karyawan tidak timbuk fikiran buruk pada karyawan untuk melakukan kecurangan. i.Menetapkan kebijakan perusahaan terhadap pemberian–pemberian dari luar yang harus diinformasikan dan dijelaskan. Pada Kopi Toast Café hal ini belum berjalan.Karena hal-hal seperti ini masih hanya pihak manajemen saja yang mengetahuinya dan tidak diinformasikan kepada karyawan. Menurut penulis hal seperti ini perlu disampaikan kepada karyawan juga karena mereka juga merupkan bagian dari perusahaan, jadi transparansi antara pihak manajemen dan karyawan harus ada jadi tidak menimbulkan kesalahpahaman antara pihak manajemen dan karyawan sehingga praktik-praktik sehat yang diharapkan dapat tercapai. Universitas Sumatera Utara j.Meyediakan sumber-sumber tertentu dalam rangka mendeteksi kecurangan Sumber-sumber yang ada pada kopi Toast Café untuk mendeteksi telah terjadinya kecurangan adalah melalui pencatatan dan pelaporan harian. k.Meyediakan saluran-saluran untuk melaporkan telah terjadinya kecurangan. Pada Kopi Toast Café tidak ada saluran khusus untuk melaporkan kecurangan yang terjadi karena jika terjadi kecurangan pihak manajemen langsung yang mengetahuinya pada saat pengecekan laporan harian dan pencatatan harian perusahaan. 2.Rasional pemikiran pelaku Berdasarkan teori sebelumnya mengenai praktik yang sehat maka perilaku karyawan dalam bentuk kejahatan untuk perusahaan yang bisa saja terjadi pada Kopi Toast Café adalah antara lain seperti: Berbuat curang pada pelanggan seperti mengurangi porsi makanan dan minuman yang telah dipesan customer untuk diminum dan dimakan sendiri oleh karyawan.

d.Pegawai Yang Cukup Cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya

Pada Kopi Toast Café proses penerimaan tenaga kerja tidak terlalu banyak aturan dalam artian bebas, tenaga kerja yang diperoleh bisa dari umum atau luar dan juga bisa dari dalam seperti kerabat atau teman dekat dari karyawan-karyawan yang sudah bekerja lebih dahulu di Kopi Toast Café. Dan untuk masalah pendidikan yang diterima adalah dari batasan tamatan SMA sederajat. Selain persyaratan pendidikan Kopi Toast Cafe juga lebih memprioritaskan calon tenaga kerja yang memiliki penampilan menarik dan berpengalaman. Setelah tenaga kerja memenuhi persyaratan-persyaratan yang disebutkan di atas maka Universitas Sumatera Utara selanjutnya mereka akan di training selama 3 bulan di posisi yang sedang kosong atau posisi yang sedang membutuhkan karyawan misalnya posisi bartender untuk laki-laki dan koki untuk perempuan. Jika setelah lepas training yaitu selama 3 bulan maka 1 bulan berikutnya kinerja mereka dinilai oleh tim leader jika kinerja mereka kurang baik, maka mereka akan diulang training lagi selama 3 bulan dengan gaji kembali seperti masa mereka training sebelumnya. Berdasarkan penelitian penulis kebijakan ini sudah sepenuhnya dijalankan dan sudah berlaku sejak awal Kopi Toast Cafe berdiri. Dan menurut penulis kebijakan ini sudah cukup baik untuk memperoleh pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya. Karena pada saat mereka dalam masa training mereka akan mengetahui kedudukan mereka dalam organisasi, tugas-tugas yang harus mereka kerjakan dan bagaimana mengerjakannya, bagaimana tanggung jawab dan wewenang mereka mengenai tugasnya serta batas-batas pengambil alihan tugas oleh petugas yang lain. Dan kebijakan mengenai pengulangan training penulis rasa sudah sangat cukup baik dan memberikan toleransi kerja yang baik sehingga para tenaga kerja dapat berlatih terus-menerus sampai akhirnya mereka pantas dan layak untuk menjabat kedudukan sebagai karyawan yang tetap pada perusahaan Kopi Toast Cafe. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan