ZIMBRA COLLABORATION SUITE
BAB 5. ZIMBRA COLLABORATION SUITE
Pada bab lima ini akan dijelaskan tentang overview, fitur-fitur, kelebihan dan cara pemakaian Zimbra Collaboration Suite
5.1. OVERVIEW
Zimbra Collaboration Suite adalah solusi aplikasi email server dan kolaborasi (groupware) open source paling populer di dunia untuk saat ini. Merupakan aplikasi yang menyediakan solusi email server yang powerful, penjadwalan dan kalendar untuk group serta kontak personal.
Zimbra merupakan sebuah aplikasi kolaborasi, modern dan memiliki inovasi. Selain dari itu juga merupakan aplikasi yang tersedia dalam beberapa edisi yaitu open source edition, consumer edition, business email edition, standard edition dan professional edition.
Zimbra juga memiliki tampilan web client yang sangat menarik. Menggunakan AJAX membuat penggunaan web client Zimbra seakan-akan menggunakan aplikasi desktop. Pengaturan sistem juga menggunakan interface web based yang juga berbasis AJAX. Untuk kemudahan migrasi Zimbra juga menyediakan wizard untuk berpindah dari Microsoft Exchange dan juga Novell Groupwise. Sebuah solusi gratis namun dengan feature Enterprise.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Apa sebenarnya yang membuat Zimbra ini berbeda dibandingkan dengan produk Open Source lainnya? Beberapa hal yang membuat Zimbra ini sangat berbeda dibandingkan dengan teknologi lain, diantaranya :
1. Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang terdapat pada Zimbra Collaboration Suite, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh. Diantaranya adalah pengguna bebas untuk memilih menggunakan :
o Browser : Internet Explorer, Mozilla Firefox, dll o PC Client : Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Zimbra Desktop Application, dll o Mobile : dengan melalukan sinkronisasi terlebih dahulu, aplikasi bisa dijalankan di dalam mobile yang sudah mendukung dijalankannya aplikasi.
2. Mudah mengorganisir kotak surat : o Pencarian sangat cepat baik untuk surat maupun
attachmentnya. o Penyaringan (filtering) terhadap surat yang masuk
sehingga kotak surat akan terorganisir dengan rapi dan sistematis.
3. Tampilan Kalendar yang lebih komprehensif : o User dapat memiliki lebih dari satu calendar di dalam
Zimbra. o Adanya pendelegasian dan berbagi (sharing) calendar
dengan user lain yang diberikan akses untuk pembagian. o Di dalam calendar Zimbra, pengelompokkan atas
penjadwalan dapat dilakukan dengan mengatur dan mengontrol status baik itu status bebas maupun status sibuk.
4. Perubahan konteks yang sangat efisien dengan menggunakan Zimbra :
o Dapat melihat ataupun membuat penjadwalan di dalam kalendar Zimbra dengan cepat.
o Mampu melihat maupun menggunakan kontak dengan
Seri Solusi Enterprise Open Source
cepat juga. o Kemudian dalam melihat pengiriman email dengan cepat.
5.2. FITUR-FITUR
Fitur yang diberikan Zimbra sangatlah lengkap dan variatif. Inilah beberapa fitur dasar dari Zimbra :
1. Email Services (MTA, SMTP, POP3 dan IMAP).
2. Web Client.
3. Integrasi dengan Active Directory ataupun LDAP yang telah ada atau menggunakan Zimbra LDAP bila belum memiliki Active Directory atau LDAP di jaringan lokal untuk pengaturan account.
4. SPAM dan Anti Virus Protection.
5. Web based Administration.
6. Zimbra Mail o Dapat diakses melalui web browser (mozilla firefox,
internet explorer, netscape, opera dan lain-lain) o Dapat diakses menggunakan mail client (mozilla
thunderbird, outlook express, zimbra desktop dan sebagainya)
7. Zimbra Calendar
o Dapat membuat agenda kegiatan o Mampu membuat undangan meeting o Berbagi (share) agenda kegiatan dengan user lain.
8. Zimbra Contact Person o Dapat diambil dari user LDAP (yang sudah terdaftar
dalam group yang sudah disetting dari awal)
9. Kolaborasi email, calendar dan kontak. Itulah beberapa feature dasar yang dimiliki oleh Zimbra Open Source
Edition. Bila menggunakan versi komersil maka featurenya lebih hebat lagi seperti integrasi dengan Outlook dan Push Email seperti
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
BlackBerry. Namun untuk feature standar untuk kebutuhan email standar maka bisa menggunakan Open Source Edition.
5.3. INSTALASI
Sebelum memulai instalasi pada Zimbra Collaboration Suite, ada beberapa langkah yang harus dijalankan terlebih dahulu. Antara lain :
Administrator/Installation Prerequisites Capability
Instalasi ini dapat dilakukan sendiri dengan minimal bantuan orang lain. Bantuan yang mungkin anda perlukan adalah setup MTA dan DNS dari ISP, yang harus dilakukan oleh administrator ISP yang bersangkutan. Untuk suksesnya implementasi, setup berikut ini masuk dalam kategori Not for Dummies, jadi bagi yang masih pemula diharapkan mendapatkan pendamping yang sudah berpengalaman.
Instalasi ini memerlukan kemampuan advance dalam bidang Network Concept, Port scheme, Web Server, ADS/LDAP dan terutama Mail Transport Technology. Kemampuan yang memadai mengenai MYSQL akan sangat membantu. Untuk Sistem Operasi, diharapkan mempunyai basic skill pada Linux dan Windows Server. Dapat dan mau melakukan RTFM.
Prerequisites Module
Zimbra memiliki dependencies terhadap beberapa file, yang harus sudah terinstall sebelum dilakukan instalasi terhadap zimbra.
Jika akan menggunakan Red Hat Enterprise, Fedora Core dan SuSE sebagai OS, maka server harus memiliki paket² berikut ini:
o JDK, ZIMBRA memerlukan Java sebagai engine o NPTL. Native POSIX Thread Library
Seri Solusi Enterprise Open Source
o Sudo. Superuser, untuk pendelegasian admins. o libidn. Untuk internationalizing domain names in applications (IDNA)
o cURL. command line tool yang berguna untuk transfer file menggunakan sytax URL.
o fetchmail. Sebuah utility untuk retrieval remote-mail dan forwarding.
o GMP. GNU Multiple-Precision Library. o compat-libstdcc++-33. Library untuk standard compatibility dengan C++ libraries. NOTE: versi 32-bit dari paket rpm compat-libstdc diperlukan untuk server 32-bit ataupun 64-bit. o Untuk Red Hat Enterprise saja: compat-libstdcc++-296
Zimbra sendiri tidak memerlukan APACHE ataupun tomcat sebagai prerequisite, jadi anda tidak perlu menginstall kedua service itu. Justru jika sudah terdapat APACHE pada system, anda harus menghapus atau setidaknya memindahkan port dari apache.
Port Reservation
Untuk menjamin bahwa service dari zimbra dapat berjalan lancar, pastikan bahwa port-port berikut ini kosong. Untuk cek port anda dapat menggunakan perintah NMAP, contoh:
# nmap mail.myserver.net
Cek status dari Port. Jika pada kolom state muncul keterangan “open”, maka anda harus melakukan cek yang lebih seksama mengenai service yang menggunakan port tersebut. Terdapat kemungkinan bahwa kita harus mematikan service itu, memindah portnya, atau bahkan melakukan uninstall terhadap service tersebut.
Pastikan bahwa port yang terdapat pada daftar dibawah ini tidak muncul dalam kondisi open. Dengan begitu kita asumsikan bahwa port tersebut bebas, dan siap untuk kita gunakan.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Postfix : 25 HTTP : 80 POP3 : 110 IMAP : 143 LDAP : 389 HTTPS : 443 Tomcat IMAP SSL : 993 Tomcat POP SSL : 995 Tomcat LMTP :7025
Selain itu anda harus disable Sendmail untuk dapat menggunakan Zimbra Collaboration Suite application. Untuk menghentikan Sendmail, jalankan perintah
#/etc/init.d/sendmail stop,
Untuk mematikan servicenya # chkconfig sendmail off.
Setup Logal FQDN
Pastikan juga bahwa FQDN entry pada /etc/hosts muncul sebelum hostnames. Jika tidak ada, pembuatan Zimbra certificate akan gagal.
FQDN entry harus tampak seperti contoh berikut. 127.0.0.1
localhost.myserver.net localhost 192.168.0.252
FQDN mail
Konfigurasi DNS
Pada contoh berikut Server DNS terdapat pada ns.myserver.net. Aturlah agar mail.airmancur.net merupakan sebuah Host (A) dan juga merupakan sebuah Mail Exchanger (MX)
Master
Untuk mendapatkan master Zimbra versi yang bpaling baru, langsung
Seri Solusi Enterprise Open Source
download aja dari server Zimbra di http://www.zimbra.com/products/.
Target
Default instalasi ZIMBRA menggunakan /OPT/ sebagai active folder. Untuk Home folder dari mail account dapat diatur kemudian menggunakan fasilitas administrasi dari ZIMBRA.
Installation
Dari folder master ZIMBRA jalankan instalasi menggunakan perintah
# ./install.sh
1. Lakukan prosedur sesuai dengan respon yang diminta oleh system. Ada kalanya system akan menanyakan apakah anda akan melakukan upgrade versi atau ingin melakukan fresh install. Jika anda memilih melakukan upgrade maka semua user tidak akan hilang, tetapi jika anda memilih untuk melakukan fresh install, maka semua user anda dihapus.
Log in sebagai root pada server dan cd ke directory dimana file archive tar Zimbra Collaboration Suite disimpan (cd /home/master/
zcs). Kemudian untuk unpack file pergunakan perintah berikut.
# tar xzvf [zcs.tgz]
masuk ke directory hasil unpack dari zimbra dan jalankan perintah berikut untuk memulai instalasi.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
# ./install.sh
Script install.sh akan melakukan reviews terhadap system dan melakukan verifikasi bahwa packages Zimbra telah tersedia
lengkap.
2. Proses installasi akan melakukan cek apakah Sendmail, Postfix, dan MySQL sedang jalan. Jika terdapat salah satu dari ketiga software itu jalan, maka anda akan diminta untuk mematikannya terlebih dahulu. Jika anda mempunyai MySQL yang juga jalan pada server yang sama, sangat direkomendasikan untuk dimatikan juga.
3. Kemudian akan ditampilkan semacam EULA, jika ingin baca cerita boneka baca aja, jika tidak, cukup tekan enter saja
4. Selanjutnya, installer akan melakukan cek terhadap ketersediaan prerequisite software. Jika NPTL, sudo, libidn, cURL, fetchmail, GMP atau compat-libstdc++- belum terinstall, maka proses instalasi akan berhenti. Install terlebih dahulu file-file yang diperlukan, dan ulangi instalasi.
5. Pilih paket-paket yang akan diinstall, untuk melakukan instalasi semua feature ZIMBRA pada satu server, Tekan “Y” untuk semua
6. ketik “Y” kemudian Enter untuk modifikasi pada system. Maka semua paket yang telah dipilih akan diinstall pada server.
Note: Sebelum melakukan konfigurasi, installer akan cek apakah hostname resolvable via DNS. Jika terdapat error maka installer akan menyarankan agar anda mengganti hostname. Saya sarankan bahwa domain name mempunyai MX record pada DNS.
Pada tahap ini, Main menu akan memperlihatkan beberapa isian default untuk kompoen zimbra yang telah anda install. Tanda asterisk disamping pilihan menu menunjukkan bahwa konfigurasi pada menu
Seri Solusi Enterprise Open Source
itu masih mengalami kesalahan. Akan tetapi terdapat satu catatan pada menu pilihan nomer 2 (ldap master host). Konfigurasi untuk bagian ini
bukanlah merupakan DC server anda, tapi isilah dengan hostname dari server zimbra bersangkutan.
Untuk menyimpan konfigurasi, akhiri dengan menekan tombol “a” pada Main Menu. Jika masih terdapat konfigurasi yang masih salah atau kurang tepat, maka tidak akan terdapat perintah untuk menekan tombol sebagai fasilitas menyimpan konfigurasi.
Setelah semua proses konfigurasi dan penyimpanannya selesai maka ZIMBRA akan memulai service dari Collaboration Server-nya. Untuk melihat apakah semua service sudah berjalan dengan benar jalankan perintah zmcontrol pada user zimbra, contoh:
# su–zimbra # zmcontrol status
Untuk menunjukkan bahwa semua service sudah jalan, maka status dari masing-masing service haruslah “Running”. Jika terdapat service yang belum jalan, ketikkan perintah
# zmcontrol start
Post-Installation
Setelah service telah anda pastikan running, untuk melakukan konfigurasi pada server dapat melalui web dengan alamat : https://mail.myserver. net:7071/zimbraAdmin/.
Saya sarankan untuk alamat-alamat public service menggunakan CNAME dan bukan menggunakan nama host (A) sebenarnya. Hal ini akan memudahkan kita menggantikan server atau memindah service ke host yang lain tanpa perlu memerlukan setup ulang pada client. Yang diperlukan hanyalah penyesuaian pada record DNS di NS server.
Untuk interface webmail dapat diakses melalui http://mail.myserver.net.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Configuration
Masuk ke management zimbra melalui web. Pergunakan username dan password yang sudah anda atur pada saat instalasi.
Menggunakan setup default dari ZIMBRA walaupun sudah bisa langsung digunakan, tetapi masih belum secara maksimal. Terutama pada bagian Authentifikasi dengan ADS Server dan pengiriman Email.
1. B e b e r a p a k o n d i s i d e f a u l t z i m b r a y a n g t i d a k cocok dengan kebutuhan kita, antara lain: Authentifikasi dari zimbra akan menggunakan internal database mereka untuk menyimpan daftar account email. Akan tetapi yang kita perlukan adalah authentifikasi menggunakan ADS. Karena itu diperlukan setup manual untuk menghubungkan ZIMBRA dengan ADS Server.
2. Default domain kita untuk internal adalah myserver.net, sedangkan MTA Server diluar tidak mengenal domain itu sebagai FQDN. Oleh karena itu perlu pada MTA Zimbra perlu diadakan penyesuain mengenai authentifikasi MTA.
5.4. PENGGUNAAN ZIMBRA WEB CLIENT
Zimbra Collaboration Suite dilengkapi dengan Ajax web client. Merupakan tool yang ideal untuk enterprise, service provider, akademi dan pemerintahan di masa kini. Dengan melampui kinerja aplikasi desktop tradisional dan ditambah lagi dengan penggunaannya yang di web browser, Zimbra memberikan layanan pesan dan surat yang lebih baik serta pengalaman berkolaborasi ditambah tidak adanya penguncian atas desktop.
Fitur-fitur utama di dalam Zimbra Web Client adalah sebagai berikut :
Menu Mail
Berikut adalah tampilan mail di dalam Zimbra Web Client.
Seri Solusi Enterprise Open Source
Untuk membuat email baru, tinggal klik tombol New dan langsung mengetikkan isi pesan yang akan dikirimkan. Kemudian untuk menarik email baru dari server email, tinggal klik menu Get Mail.
Apabila di dalam isi suatu email terdapat rencana penerbangan, maka status penerbangan (flight status) dapat dilihat dengan hanya mengklik
pada kode penerbangan di dalam isi email yang bersangkutan.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Address Book
Di dalam Zimbra, dapat pula memanage address book.
Untuk menambah contact baru tinggal memilih menu New. Sedangkan untuk memodifikasi contact, pilih menu Edit. Apabila ingin menghapus contact yang sudah tidak dibutuhkan klik menu Delete.
Calendar dan Penjadwalan
Menu calendar dan penjadwalan juga terdapat di dalam Zimbra Web Client.
Seri Solusi Enterprise Open Source
Untuk tampilan kalendar dapat dipilih apakah monthly, weekly ataupun daily. Apabila ingin membuat appointment baru, tinggal klik pada tanggal ataupun jam yang dijadwalkan atas appointment tersebut.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Menu Tasks
Disediakan menu tasks juga di dalam Zimbra Web Client.
Untuk membuat task baru, klik menu New.
Masukkan isi task di dalam form yang muncul setelah menu New dipilih.
Seri Solusi Enterprise Open Source
Tekan menu Save apabila sudah selesai. Task yang baru akan muncul di halaman utama menu task.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Instant Messaging (Chatting)
Bisa juga melakukan kegiatan chatting dengan menggunakan Zimbra Web Client. Tinggal meng-online-kan user sehingga bisa berinteraksi dengan user lain yang juga online. Menu instant messaging di dalam Zimbra Web Client masih beta dan belum begitu sempurna, akan tetapi sudah bisa digunakan apabila ingin mencobanya.
Menu Online Documents
Sarana penyimpanan dokumen secara online juga sudah disediakan di dalam Zimbra. Sehingga dimanapun kita berada, akan dapat mendownload dokumen yang sudah kita simpan sebelumnya di dalam Zimbra dengan hanya mengkoneksikan diri ke dalam internet.
Seri Solusi Enterprise Open Source
Untuk membuat dokumen baru yang langsung diketikkan secara online di dalam Zimbra, tinggal klik menu New. Setelah muncul halaman baru, silakan ketikkan isi dokumen yang diinginkan kemudian save.
Untuk meng-import dokumen baru ke dalam menu Document zimbra, tinggal klik menu Import. Selanjutnya masukkan alamat dimana file
tersebut disimpan. File baru yang di-import akan muncul di halaman utama menu Documents.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Menu Briefcase
Kalau di menu online document kita hanya bisa membuat dokumen baru ataupun mengimport dokumen yang sudah ada ke dalam Zimbra,
Seri Solusi Enterprise Open Source
beda halnya dengan Menu Briefcase. Menu Briefcase digunakan untuk mengupload file-file ke dalam Zimbra sebagai repository online. Tekan
pada menu New ataupun menu Upload File
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
Preferences
Menu Preferences digunakan sebagai menu untuk men-setting account Zimbra serta setting-settingan lain mengenai tampilan Zimbra, Membuat Signature, dan lain sebagainya.
Seri Solusi Enterprise Open Source
5.5. PENGGUNAAN ZIMBRA DESKTOP
Untuk dapat menggunakan Zimbra Collaboration Suite, diperlukan email client software yang dapat mendukung kerja dari Zimbra Collaboration Suite. Disini kita akan menggunakan Zimbra Desktop.
Zimbra Desktop ini adalah software email client yang bisa mendownload email secara online ke dalam komputer kita, lalu kita bisa membacanya
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
kemudian secara offline (tanpa terhubung ke internet). Lalu apa bedanya dengan software email client lain, seperti : Ms Outlook, Outlook Express, Thunderbird, dll ? Mengapa kita tidak memilih software email client yang lain seperti yang sudah disebutkan diatas ? Di sinilah letak powerfullnya. Berikut adalah beberapa hal yang menjadikan Zimbra Desktop lebih powerfull dibanding software email client lain :
1. Cara settingnya yang relatif sangat mudah
Hanya dengan mengisi username (alamat email) dan password email, maka pengguna bisa langsung mendownload email dan membacanya, tanpa harus mengisi number of port dari layanan POP dan SMTP yang seringkali membuat bingung pengguna software email client. Sebab number of port dari POP3 dan SMTP, bisa berbeda-beda antara satu email dengan email lain.
2. Bisa digunakan untuk mendownload email yang tidak menggunakan layanan POP3
Misalnya pada layanan email di yahoo.com. Jika kita menggunakan email client, Outlook Express misalnya, maka kita tidak akan bisa menggunakan Outlook tersebut untuk membuka email di yahoo.com, tapi dengan menggunakan Zimbra Desktop maka mendonwload, mengirim dan membaca email secara offline menjadi sangat mudah dilakukan.
3. Mendukung 3 Platform Besar Operating System
Zimbra Desktop bisa di instal pada komputer yang berbasis operating sistem : Ms Windows, Linux dan Mac. Sehingga tidak hanya pengguna Ms Windows yang dapat menikmati powerfullnya Zimbra Desktop ini.
Seri Solusi Enterprise Open Source
4. Zimbra Desktop bersifat FREE/GRATIS !!
Kehebatan Zimbra Desktop tidak harus dibayar dengan sejumlah dolar. Kita bisa mendownload secara GRATIS.
Berikut beberapa langkah untuk mulai menggunakan Zimbra Desktop sebagai software email client :
1. Klik pada tombol ”Add New Account”
2. Pilih tipe account atau dengan kata lain jenis email yang akan ditarik dengan menggunakan Zimbra Desktop email client.
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
3. Setelah memilih tipe email yang akan ditampilkan di dalam Zimbra Desktop, Isikan username, password serta nama lengkap atas tipe email yang akan ditarik ke dalam Zimbra Desktop. Setting juga untuk sinkronisasi dengan kontak, group dan kalendar. Selesai itu kemudian klik tombol ”validate & save”
4. Setelah muncul tampilan seperti dibawah ini, maka account email kita telah tersetting dan sudah dapat ditarik semua kotak surat yang ada ke dalam Zimbra Desktop, dengan menekan tombol ”Launch
Seri Solusi Enterprise Open Source
Desktop”.
5. Kemudian kita tunggu proses loading selesai hingga muncul tampilan Zimbra Desktop dengan kotak surat berisi email-email yang ditarik dari jenis email yang kita pilih diawal.
6. Email-email sudah bisa dibaca dari Zimbra Desktop baik dalam keadaan online maupun offline. Dan untuk selanjutnya menu-menu
Solusi Kolaborasi Menggunakan Medallion
yang ada didalam Zimbra Desktop tidak jauh berbeda dengan software-software email client yang lain maupun dengan tampilan web based dari setiap jenis account yang kita miliki. Sehingga bisa dengan mudah untuk digunakan dan dipelajari seiring berjalannya waktu.
78