Komputer aplikasi manajemen I : Microsoft word 2007
BAB I : DASAR-DASAR WORD 2007 I.1. Mengenal Area Kerja Word 2007
Area kerja pada aplikasi word 2007 berbeda dengan area kerja pada aplikasi word 2003 dan sebelumnya. Pada aplikasi word 2007 area kerja terbagi menjadi 6 bagian, yaitu :
1. Office Button adalah pengganti menu File yang biasa ditemukan pada aplikasi word 2003. Di dalamnya berisi perintah New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close, Word Options, dan Exit Word.
2. Quick Access Toolbar adalah customizeable toolbar yang berisi perintah-perintah penting seperti Save, Undo, Redo, dan sebagainya. Cara menambah perintah pada Quick Access Toolbar adalah dengan menekan tombol Customize Quick Access Toolbar di ujung sebelah kanan toolbar lalu pada daftar pilihan pilih perintah yang akan ditambahkan.
3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada word 2003. Ribbon pada word 2007 berbentuk Tab yang berisi beberapa Group yang didalamnya terdapat
Command Button.
4. Page adalah lembar halaman atau tempat mengetikan teks dan menempatkan gambar sebagai pelengkap dokumen
5. View Shortcuts adalah fitur baru dalam word 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan halaman menjadi Print Layout, Full Screen, Reading, Web Layout, dan Draft.
6. Zoom Slider berguna untuk memperbesar dan memperkecil ukutan tampilan halaman (page) secara tepat.
I.2. Menentukan Ukuran Margin
Secara default word 2007 telah menyiapkan beberapa ukuran margin yang siap untuk digunakan setiap saat, yaitu : Normal, Narrow, Moderate, Wide, Mirrored, dan Office 2003 default. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menentukan ukuran margin :
1. Pastikan tab Page Layout masih aktif.
2. Tekan tombol margin, kemudian pilih jenis margin yang diinginkan.
Selain menggunakan ukuran margin yang telah ada, kita juga dapat menentukan ukuran margin sendiri. Caranya adalah :
1. Sebelum kita mengubah margain sesuai dengan yang kita inginkan, ada baiknya kita mengganti satuan ukuran margin terlebih dahulu menjadi milimeter. Caranya adalah tekan tombol Office
(2)
Button, kemudian tekan tombol Word Options. Pada kolom sebelah kiri pilih Advanced lalu drag scrollbar ke bawah untuk menampilkan setting Display. Pada Show measurements in units of pilih satuan ukuran Millimeters. Kemudian pilih OK.
2. Pada tab Page Layout tekan tombol Margins kemudian pilih Custom Margins, maka akan tampil kotak dialog Page Setup.
3. Masukan ukuran margin Top untuk bagian atas, Bottom untuk bagian bawah, Left untuk bagian kiri, Right untuk bagian kanan. Misalkan masing-masing margin sebesar 25mm.
4. Tekan tombol OK.
BAB II : MENGATUR FORMAT TEKS
II.1. Menggunakan Style Khusus
Style khusus yang terdapat pada word 2007 pada dasarnya sama seperti yang terdapat pada word 2003, yaitu terdiri dari : Strikethrough untuk membuat garis ditengah teks, Superscript atau Subscript untuk membuat ukuran teks menjadi lebih kecil dengan posisi diatas atau dibawah baseline teks, Change Case untuk mengubah format teks yang tersorot menjadi huruf kecil atau huruf besar.
Berikut ini adalah cara untuk menggunakan beberapa style khusus yang telah disebutkan diatas : 1. Tahan tombol Ctrl kemudian pilih salah satu kata dalam kalimat. Hasilnya seluruh teks pada
kalimat akan tersorot
2. Tekan Ctrl+Shift+ + atau tekan tombol superscript pada grup font. Hasilnya ukuran teks menjadi lebih kecil dengan posisi diatas baseline.
3. Tekan Ctrl+= atau tekan tombol subscript pada grup font. Hasilnya ukuran teks menjadi lebih kecil dengan posisi dbawah baseline.
4. Sorot sebuah kalimat kemudian tekan tombol strikethrough pada grup font. Hasilnya pada teks muncul garis tengah.
5. Sorot sebuah kalimat kemudian tekan tombol Change Case untuk menampilkan daftar case. Terdapat 5 bentuk case yang berbeda dalam change case, yaitu : lowercase untuk mengubah format teks menjadi huruf kecil semua, uppercase untuk mengubah format teks menjadi huruf besar semua, Capitalize Each Word untuk mengubah karakter awal pada setiap kata menjadi huruf besar, Toggle Case untuk mengubah karakter awal setiap kata menjadi huruf kecil dan sisa kata yang lain menjadi huruf besar, Sentence Case agar teks menggunakan format standar dimana karakter awal dengan huruf besar lalu diakhiri dengan tanda titik.
(3)
II.2. Mengatur Line Spacing
Line Spacing berguna untuk mengatur spasi antar baris teks. Secara default word 2007 menggunakan spasi f.fh untuk teks paragraf. Namun kita dapat mengaturnya kembali jika diperlukan dengan spasi yang lebih renggang atau lebih rapat tergantung kebutuhan dokumen yang sedang
dikerjakan. Untuk dapat mengatur line spacing kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pastikan kursor teks berada didalam teks paragraf.
2. Tekan tombol Line Spacing pada grup paragraf 3. Pilih line spacing yang diinginkan.
II.3. Mengatur Alignment
Alignment berguna untuk meratakan teks paragraf. Secara default word 2007 menggunakan Align Text Left untuk mengatur teks paragraf agar rata kiri. Tiga tipe alignment lainnya adalah Center untuk rata tengah, Align Text Rigth untuk rata kanan, dan Justify untuk rata kiri dan kanan. Untuk dapat menggunakan ketiga tipe alignment yang telah disebutkan sebelumnya, kita dapat melakukan langkah berikut:
1. Sorot sebuah paragraf kemudian tekan tekan Ctrl-E atau tekan tombol Center pada grup paragraph. Hasilnya paragraf akan rata tengah.
2. Sorot sebuah paragraf kemudian tekan tekan Ctrl-R atau tekan tombol Align To Right pada grup paragraph. Hasilnya paragraf akan kanan.
3. Sorot sebuah paragraf kemudian tekan tekan Ctrl-J atau tekan tombol Justify pada grup paragraph. Hasilnya paragraf akan rata kiri dan kanan.
BAB III : MENGATUR LAYOUT DOKUMEN
III.1. Bullet dan Numbering
Bullet berguna untuk membuat paragraf berbutir, sedangkan Numbering untuk membuat paragraf bernomor. Berikut ini adalah cara untuk membuat paragraf berbutir dan bernomor :
1. Sorot sebuah teks atau paragraf. 2. Tekan tombol Numbering.
3. Pilih tipe Numbering yang diinginkan misalkan berupa angka, maka paragraf atau teks yang disorot akan menjadi bernomor.
(4)
Spacing Options kemudian ubah nilai indent Left sesuai dengan yang diinginkan.
III.2. Header dan Footer
Header digunakan untuk membuat teks header yang terletak dibagian atas dokumen. Header ini biasanya berisi judul dokumen atau bab, sedangkan Footer digunakan untuk membuat teks footer yang terletak dibagian bawah dokumen, dan biasanya berisi nomor halaman atau subjudul dokumen.
Langkah membuat header dan footer adalah sebagai berikut :
1. Tekan tombol Header yang terdapat pada gurp Header & Footer 2. Drag scrollbar kebawah lalu pilih Pinstripes
3. Pada bagian Type the document title ketikan judul dari dokumen yang sedang dikerjakan 4. Setelah selesai di dalam tab Design tekan tombol Footer lalu pilih Pinstripes
5. Pada bagian Type text ketikan subjudul dokumen yang sedang dikerjakan
6. Tekan tombol Close Header and Footer untuk keluar dari menu Header & Footer. III.3. Multilevel List
Multilevel list berguna untuk membuat paragraf bertingkat yang memiliki banyak subjudul. Berikut adalah cara untuk membuat sebuah paragraf bertingkat :
1. Siapkan sebuah dokumen baru
2. Tekan tomnol Multilevel List pada grup paragraf 3. Pilih tipe multilevel list yang kedua pada list library 4. Ketik teks paragraf untuk level pertama
5. Tempatkan kursor diakhir teks pertama lalu tekan enter 6. Tekan tombol tab satu kali untuk mengubah level paragraf 7. Ketik teks paragraf untuk level kedua
8. Ulangi langkah ke 5,6,7 hingga sublevel yang diperlukan.
BAB IV : BEKERJA DENGAN GAMBAR DAN GRAFIK
IV.1. Picture
Picture adalah perintah untuk mengimpor file gambar ke dalam dokumen. Word 2007
mendukung banyak format file gambar antara lain WMF, BMP, JPG, dan PNG. Berikut adalah langkah untuk dapat mengimpor gambar ke dalam dokumen :
1. Tempatkan kursor diatas paragraf pertama 2. Pilih tab Insert
(5)
4. Setelah kotak dialog insert picture tampil, pilih sebuah gambar untuk dimasukan ke dalam dokumen
5. Tekan tombol Insert.
6. Pilih handle yang terdapat pada setiap bagian sudut gambar untuk mengubah ukuran gambar.
IV.2. ClipArt
ClipArt berguna untuk mengambil sebuah gambar, movie, atau suara yang telah disediakan oleh Office 2007. Berikut langkah untuk menambahkan ClipArt pada dokumen :
1. Pilih tab Insert
2. Pada grup Illustrations tekan tombol ClipArt
3. Pilih gambar, movie, atau suara yang akan ditambahkan pada dokumen 4. Drag gambar kedalam dokumen
5. Atur ukuran gambar dengan menggeser handle resize yang terdapat pada gambar. IV.3. WordArt
WordArt digunakan untuk membuat teks artistik. Biasanya wordart digunakan untuk membuat judul dokumen. Word 2007 menyediakan lebih kurang 30 variasi teks artistik yang dapat diakses dengan mudah melalui grup Text pada tab Insert. Berikut adalah langkah untuk menggunakan wordart :
1. Buatlah sebuah teks, kemudian sorot 2. Pilih tab Insert
3. Pada gurp Text pilih tombol WordArt
4. Setelah sebuah kotak dialog Edit WordArt Text muncul didalamnya telah tertulis teks yang sebelumnya telah disorot.
5. Pilih jenis wordart yang akan digunakan, kemudian tekan tombol OK. IV.4. SmartArt
SmartArt merupakan fsilitas baru dalam word 2007 yang berguna untuk membuat diagram. Dengan SmartArt kita dapat menyampaikan informasi secara visual dengan beragam pilihan diagram yang telah disediakan seperti list, process, cycle, hierarchy, relationship, matrix, dan pyramid. Berikut adalah cara untuk menambahkan SmartArt kedalam dokumen :
1. Pilih tab insert
(6)
3. Setelah kotak dialog Choose a SmartArt Graphic muncul pilih jenis diagram yang akan digunakan, tekan tombol OK
4. Pada bagian Type your text here masukkan daftar teks. 5. Tekan tombol close untuk menutup jendela
6. Pilih diagram yang telah digunakan sebelumnya, kemudian pada grup SmartArt Styles pilih White Outline.
IV.5 Chart
Chart berguna untuk membuat grafik yang mengilustrasikan perbandingan data. Berbagai tipe chart yang telah tersedia dalam word 2007 antara lain column, line, pie, bar, area, dsb. Langkah untuk menambahkan chart kedalam dokumen adalah :
1. Pilih tab insert
2. Pada grup illustrations tekan tombol Chart
3. Setelah kotak dialog Insert Chart tampil, pilih jenis chart yang akan digunakan dan tekan OK
4. Setelah tampil jendela word dan excel berdampingan, masukkan data yang akan diperbandingkan di dalam chart
5. Ganti setiap judul teks sesuai dengan yang diperlukan.
BAB V : MENGATUR FORMAT GAMBAR
V.1. Brightness dan Contrast
Brightness berguna untuk mengatur gambar menjadi gelap atau terang, sedangkan Contrast digunakan untuk mengatur nilai kontras suatu gambar. Berikut adalah langkah untuk mengatur brightness dan contrast pada gambar :
1. pilih tab insert, kemudian tekan tombol Picture
2. pilih gambar yang akan dimasukkan kedalam dokumen
3. setelah gambar masuk kedalam dokumen, pilih gambar maka tab Format pada ribbon akan tampil
4. pada grup adjust tekan tombol Brightness
5. tentukan tingkat terang dan gelap gambar sesuai dengan yang diinginkan 6. berikutnya pilih tombol Contrast pada grup adjust
(7)
V.2. Change Picture
Change Picture digunakan untuk mengganti gambar yang telah memiliki format khusus.
Dengan fitur ini kita dapat mengganti gambar namun format tetap menggunakan format yang ada pada gambar sebelumnya. Berikut langkah untuk mengganti gambar pada dokumen :
1. pilih gambar yang akan diganti, kemudian pada grup adjust tekan tombol Reset Picture untuk menghilangkan format yang ada pada gambar tersebut
2. pada Picture Styles tekan tombol More untuk menampilak lebih banyak lagi style gambar 3. pilih salah satu style
4. pastikan tab Format telah aktif
5. Pada grup adjust tekan tombol Change Picture
6. Setelah kotak dialog Insert Picture muncul pilih gambar yang akan digunakan sebagai pengganti
7. Tekan tombol insert.
V.3. Picture Shape dan Picture Border
Picture shape digunakan untuk menerapkan bentuk-bentuk khusus pada gambar, sedangkan picture border digunakan untuk mengganti warna bingkai pada gambar. Berikut adalah langkah untuk membuat bingkai pada gambar :
1. Pilih gambar yang terdapat pada dokumen yang akan diberikan bingkai 2. Aktifkan tab Format
3. Pada grup Picture styles tekan tombol picture shape 4. Pilih bentuk bingkai yang diinginkan
5. Untuk mengganti warna bingkai, tekan tombol Picture Border 6. Pilih warna yang diinginkan
(8)
BAB VI : TABEL DAN MAIL MERGE VI.1. Table
Table digunakan untuk membuat tabel. Fitur table didalam word 2007 telah disempurnakan dengan setting design dan layout yang lebih terstruktur sehingga proses pembuatan tabel menjadi lebih mudah dan cepat. Berikut adalah cara untuk membuat tabel :
1. Pilih tab Insert
2. Tekan tombol Table lalu drag hingga jumlah yang diperlukan. 3. Sesuaikan tabel dengan margin pada dokumen
4. Tempatkan kursor pada bagian bawah dan ujung paling kanan tabel, pilih tab Layout pada grup Rows & Colums tekan tombol Insert Right untuk menambah 1 kolom baru disebelah kanan
5. Dengan cara yang sama pada langkah ke 4, sekarang tekan tombol Insert Below untuk menambahkan baris baru dibagian bawah.
VI.2. Mail Merge
Mail Merge berguna untuk membuat satu set dokumen lengkap dengan data yang sama misalnya nama dan alamat pada surat juga digunakan pada bagian amplop atau label. Berikut adalah cara untuk dapat menggunakan mail merge :
1. Buatlah sebuah surat 2. Pilih tab Mailings
3. Pada grup Start Mail Merge tekan tombol Select Recipients, kemudian pilih Type New List 4. Seteleah kotak dialog New Address List tampil masukkan nama pada bagian First Name
dan alamat pada bagian Address Line 1
5. Tekan New Entry untuk menambah record data baru, kemudian masukkan nama dan alamat baru. Ulangi langkah ini hingga dicapai jumlah surat yang dibutuhkan.
6. Setelah selesai tekan tombok OK
7. Pada kotak dialog Save Address List dibagian File name ketikan sebuah nama file untuk menyimpan data alamat yang baru dibuat, kemudian tekan tombol Save
8. Tempatkan kursor pada bagian kepala surat untuk menambahkan nama orang yang akan dikirim surat
9. Tekan tombol Insert Merge Field pada grup Write & Insert Fields, kemudian pilih field First Name
(9)
10. Tempatkan kursor pada bagian alamat surat akan dikirimkan
11. Tekan tombol Insert Merge Field ada grup Write & Insert Fields, kemudian pilih field Address Line 1
12. Pada grup preview results tekan tombol Preview Results untuk menampilkan data nama dan alamat pada field yang telah disiapkan
13. Untuk mengganti data tekan tombol Next Record pada grup Preview Results 14. Untuk kembali ke data sebelumnya tekan tombol Previous Record.
BAB VII : FASILITAS BANTU DAN PERCETAKAN VII.1. Protect Document
Protect Document berguna untuk memproteksi dokumen agar tidak dapat diedit oleh pihak yang tidak berkepentingan. Berikut langkah untuk memproteksi dokumen :
1. Pada dokumen yang sedang aktif 2. Pilih tab Review
3. Pada grup Protect tekan tombol Protect Document kemudian pilih Restrict Formatting and Editing.
4. Pada bagian Editing restrictions aktifkan kotak cek Allow only this type of editing in the document
5. Pada bagian Start enforcement tekan tombol Yes, Strart Enforcing Protection 6. Pastikan pilihan Password aktif kemudian masukkan kode proteksi pada Enter new
password (optional)
7. Pada Reenter password to confirm ketik kembali kode proteksi sebagai konfirmasi 8. Setelah selesai tekan tombol OK
VII.2. Encrypt Document
Encrypt Document digunakan untuk memproteksi dokumen agar tidak dapat dibuka oleh pihak yang tidak berkepentingan. Berikut adalah langkah untuk mengenkripsi dokumen :
1. Pada dokumen yang sedang aktif, tekan tombol Office Button, pilih Prepare, pilih Encrypt Document
2. Pada kotak dialog encrypt document ketik kode proteksi untuk membuka dokumen (unlock)
(10)
3. Tekan OK, kemudian ketik kembali kode untuk membuka dukomen (unlock) pada Reenter password dan pilih OK
4. Simpan dokumen, kemudian tutup
5. Buka kembali dokumen, maka akan muncul kotak dialog pass VII.3. Mencetak Dokumen
Untuk mencetak dokumen gunakan perintah Print yang dapat diakses melalui menu Office Button.
(1)
4. Setelah kotak dialog insert picture tampil, pilih sebuah gambar untuk dimasukan ke dalam dokumen
5. Tekan tombol Insert.
6. Pilih handle yang terdapat pada setiap bagian sudut gambar untuk mengubah ukuran gambar.
IV.2. ClipArt
ClipArt berguna untuk mengambil sebuah gambar, movie, atau suara yang telah disediakan oleh Office 2007. Berikut langkah untuk menambahkan ClipArt pada dokumen :
1. Pilih tab Insert
2. Pada grup Illustrations tekan tombol ClipArt
3. Pilih gambar, movie, atau suara yang akan ditambahkan pada dokumen 4. Drag gambar kedalam dokumen
5. Atur ukuran gambar dengan menggeser handle resize yang terdapat pada gambar. IV.3. WordArt
WordArt digunakan untuk membuat teks artistik. Biasanya wordart digunakan untuk membuat judul dokumen. Word 2007 menyediakan lebih kurang 30 variasi teks artistik yang dapat diakses dengan mudah melalui grup Text pada tab Insert. Berikut adalah langkah untuk menggunakan wordart :
1. Buatlah sebuah teks, kemudian sorot 2. Pilih tab Insert
3. Pada gurp Text pilih tombol WordArt
4. Setelah sebuah kotak dialog Edit WordArt Text muncul didalamnya telah tertulis teks yang sebelumnya telah disorot.
5. Pilih jenis wordart yang akan digunakan, kemudian tekan tombol OK. IV.4. SmartArt
SmartArt merupakan fsilitas baru dalam word 2007 yang berguna untuk membuat diagram. Dengan SmartArt kita dapat menyampaikan informasi secara visual dengan beragam pilihan diagram yang telah disediakan seperti list, process, cycle, hierarchy, relationship, matrix, dan pyramid. Berikut adalah cara untuk menambahkan SmartArt kedalam dokumen :
1. Pilih tab insert
(2)
3. Setelah kotak dialog Choose a SmartArt Graphic muncul pilih jenis diagram yang akan digunakan, tekan tombol OK
4. Pada bagian Type your text here masukkan daftar teks. 5. Tekan tombol close untuk menutup jendela
6. Pilih diagram yang telah digunakan sebelumnya, kemudian pada grup SmartArt Styles pilih White Outline.
IV.5 Chart
Chart berguna untuk membuat grafik yang mengilustrasikan perbandingan data. Berbagai tipe chart yang telah tersedia dalam word 2007 antara lain column, line, pie, bar, area, dsb. Langkah untuk menambahkan chart kedalam dokumen adalah :
1. Pilih tab insert
2. Pada grup illustrations tekan tombol Chart
3. Setelah kotak dialog Insert Chart tampil, pilih jenis chart yang akan digunakan dan tekan OK
4. Setelah tampil jendela word dan excel berdampingan, masukkan data yang akan diperbandingkan di dalam chart
5. Ganti setiap judul teks sesuai dengan yang diperlukan. BAB V : MENGATUR FORMAT GAMBAR
V.1. Brightness dan Contrast
Brightness berguna untuk mengatur gambar menjadi gelap atau terang, sedangkan Contrast digunakan untuk mengatur nilai kontras suatu gambar. Berikut adalah langkah untuk mengatur brightness dan contrast pada gambar :
1. pilih tab insert, kemudian tekan tombol Picture
2. pilih gambar yang akan dimasukkan kedalam dokumen
3. setelah gambar masuk kedalam dokumen, pilih gambar maka tab Format pada ribbon akan tampil
4. pada grup adjust tekan tombol Brightness
5. tentukan tingkat terang dan gelap gambar sesuai dengan yang diinginkan 6. berikutnya pilih tombol Contrast pada grup adjust
(3)
V.2. Change Picture
Change Picture digunakan untuk mengganti gambar yang telah memiliki format khusus.
Dengan fitur ini kita dapat mengganti gambar namun format tetap menggunakan format yang ada pada gambar sebelumnya. Berikut langkah untuk mengganti gambar pada dokumen :
1. pilih gambar yang akan diganti, kemudian pada grup adjust tekan tombol Reset Picture untuk menghilangkan format yang ada pada gambar tersebut
2. pada Picture Styles tekan tombol More untuk menampilak lebih banyak lagi style gambar 3. pilih salah satu style
4. pastikan tab Format telah aktif
5. Pada grup adjust tekan tombol Change Picture
6. Setelah kotak dialog Insert Picture muncul pilih gambar yang akan digunakan sebagai pengganti
7. Tekan tombol insert.
V.3. Picture Shape dan Picture Border
Picture shape digunakan untuk menerapkan bentuk-bentuk khusus pada gambar, sedangkan picture border digunakan untuk mengganti warna bingkai pada gambar. Berikut adalah langkah untuk membuat bingkai pada gambar :
1. Pilih gambar yang terdapat pada dokumen yang akan diberikan bingkai 2. Aktifkan tab Format
3. Pada grup Picture styles tekan tombol picture shape 4. Pilih bentuk bingkai yang diinginkan
5. Untuk mengganti warna bingkai, tekan tombol Picture Border 6. Pilih warna yang diinginkan
(4)
BAB VI : TABEL DAN MAIL MERGE VI.1. Table
Table digunakan untuk membuat tabel. Fitur table didalam word 2007 telah disempurnakan dengan setting design dan layout yang lebih terstruktur sehingga proses pembuatan tabel menjadi lebih mudah dan cepat. Berikut adalah cara untuk membuat tabel :
1. Pilih tab Insert
2. Tekan tombol Table lalu drag hingga jumlah yang diperlukan. 3. Sesuaikan tabel dengan margin pada dokumen
4. Tempatkan kursor pada bagian bawah dan ujung paling kanan tabel, pilih tab Layout pada grup Rows & Colums tekan tombol Insert Right untuk menambah 1 kolom baru disebelah kanan
5. Dengan cara yang sama pada langkah ke 4, sekarang tekan tombol Insert Below untuk menambahkan baris baru dibagian bawah.
VI.2. Mail Merge
Mail Merge berguna untuk membuat satu set dokumen lengkap dengan data yang sama misalnya nama dan alamat pada surat juga digunakan pada bagian amplop atau label. Berikut adalah cara untuk dapat menggunakan mail merge :
1. Buatlah sebuah surat 2. Pilih tab Mailings
3. Pada grup Start Mail Merge tekan tombol Select Recipients, kemudian pilih Type New List 4. Seteleah kotak dialog New Address List tampil masukkan nama pada bagian First Name
dan alamat pada bagian Address Line 1
5. Tekan New Entry untuk menambah record data baru, kemudian masukkan nama dan alamat baru. Ulangi langkah ini hingga dicapai jumlah surat yang dibutuhkan.
6. Setelah selesai tekan tombok OK
7. Pada kotak dialog Save Address List dibagian File name ketikan sebuah nama file untuk menyimpan data alamat yang baru dibuat, kemudian tekan tombol Save
8. Tempatkan kursor pada bagian kepala surat untuk menambahkan nama orang yang akan dikirim surat
9. Tekan tombol Insert Merge Field pada grup Write & Insert Fields, kemudian pilih field First Name
(5)
10. Tempatkan kursor pada bagian alamat surat akan dikirimkan
11. Tekan tombol Insert Merge Field ada grup Write & Insert Fields, kemudian pilih field Address Line 1
12. Pada grup preview results tekan tombol Preview Results untuk menampilkan data nama dan alamat pada field yang telah disiapkan
13. Untuk mengganti data tekan tombol Next Record pada grup Preview Results 14. Untuk kembali ke data sebelumnya tekan tombol Previous Record.
BAB VII : FASILITAS BANTU DAN PERCETAKAN VII.1. Protect Document
Protect Document berguna untuk memproteksi dokumen agar tidak dapat diedit oleh pihak yang tidak berkepentingan. Berikut langkah untuk memproteksi dokumen :
1. Pada dokumen yang sedang aktif 2. Pilih tab Review
3. Pada grup Protect tekan tombol Protect Document kemudian pilih Restrict Formatting and Editing.
4. Pada bagian Editing restrictions aktifkan kotak cek Allow only this type of editing in the document
5. Pada bagian Start enforcement tekan tombol Yes, Strart Enforcing Protection 6. Pastikan pilihan Password aktif kemudian masukkan kode proteksi pada Enter new
password (optional)
7. Pada Reenter password to confirm ketik kembali kode proteksi sebagai konfirmasi 8. Setelah selesai tekan tombol OK
VII.2. Encrypt Document
Encrypt Document digunakan untuk memproteksi dokumen agar tidak dapat dibuka oleh pihak yang tidak berkepentingan. Berikut adalah langkah untuk mengenkripsi dokumen :
1. Pada dokumen yang sedang aktif, tekan tombol Office Button, pilih Prepare, pilih Encrypt Document
2. Pada kotak dialog encrypt document ketik kode proteksi untuk membuka dokumen (unlock)
(6)
3. Tekan OK, kemudian ketik kembali kode untuk membuka dukomen (unlock) pada Reenter password dan pilih OK
4. Simpan dokumen, kemudian tutup
5. Buka kembali dokumen, maka akan muncul kotak dialog pass VII.3. Mencetak Dokumen
Untuk mencetak dokumen gunakan perintah Print yang dapat diakses melalui menu Office Button.