Analisis Sistem Penerimaan Premi Secara langsung Di PT. Asuransi Jasa Inonesia (Asuransi Jasindo)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Dengan semakin berkembangnya suatu negara maka semakin besar pula kebutuhan yang diperlukan negara tersebut. Salah satu kebutuhan tersebut adalah rasa aman dari risiko atau kerugian yang mungkin terjadi. Bersamaan dengan itu maka berkembang pula perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang perasuransian di Negara tersebut.

Kebutuhan akan jasa perasuransian makin dirasakan, baik oleh perorangan maupun dunia usaha di Indonesia. Asuransi merupakan sarana finansial dalam tata kehidupan rumah tangga, baik dalam menghadapi risiko yang mendasar seperti risiko kematian, atau dalam menghadapi risiko atas harta benda yang dimiliki. Demikian pula dunia usaha dalam menjalankan kegiatannya menghadapi berbagai risiko yang mungkin dapat mengganggu kesinambungan usahanya. Hal ini disebabkan adanya masa depan yang tidak pasti, sehingga untuk mengurangi ketidakpastian tersebut diperlukan perusahaan asuransi yang mau menanggung ketidakpastian itu.

Seperti halnya dengan Negara Indonesia, dimana pada saat itu sering terjadi kerusuhan yang diakibatkan oleh krisis yang berkepanjangan. Manusia pada dasarnya menginginkan masa depan yang lebih baik dan secara naluriah berusaha meningkatkan kesejahteraannya.

2

Namun dalam kehidupan sehari-hari manusia selalu menghadapi risiko, yaitu suatu peristiwa yang tidak dapat dipastikan kejadiannya. Peristiwa yang terjadi dapat menimbulkan kerugian ekonomi bagi dirinya sendiri, keluarga ataupun orang lain yang berkepentingan atas dirinya. Tetapi risiko tersebut tidak dapat dihilangkan namun dapat dicegah, dihindari atau dipindahkan, antara lain dengan memiliki polis asuransi.

Disamping itu, usaha perasuransian sebagai suatu lembaga keuangan menjadi penting peranannya karena dari kegiatan perlindungan risiko, perusahaan asuransi menghimpun dana masyarakat dari penerimaan premi. Pembangunan ekonomi memerlukan dukungan dana investasi dalam jumlah yang memadai. Pelaksanaannya harus berdasarkan kemampuan sendiri. Dengan peranan asuransi tersebut dalam perkembangan pembangunan ekonomi semakin meningkat, maka semakin terasa kebutuhan akan hadirnya industri perasuransian yang kuat dan dapat diandalkan.

Perusahaan asuransi merupakan salah satu perusahaan yang dapat membantu masyarakat untuk mendapatkan rasa aman atas kejadian yang mungkin barakibat atau menimbulkan kerugian. Dengan cara membayar sejumlah iuran yang layak sehingga dapat mengurangi (memperkecil) atau meniadakan (menghapus) suatu kerugian ekonomis tertentu yang dapat diukur.

PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) sebagai perusahaan asuransi kerugian milik pemerintah dengan reputasi yang dapat diandalkan

3

dan teruji, telah lama melayani dan dipercaya berbagai perusahaan kecil, menengah dan besar yang berskala nasional maupun internasional. Asuransi kumpulan, kendaraan bermotor, penerbangan, merupakan produk-produk yang dengan cermat digarap. Network penjual yang setia yang menyebar dan terus membesar jumlahnya karena faktor dukungan layanan purna jual yang sistematis serta cepatnya penyelesaian klaim.

PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) disingkat menjadi Asuransi Jasindo didirikan sejak tahun 1945 melalui sejumlah maskapai asuransi milik colonial Belanda antara lain “NV Assurantic Maatshppjj de Nederlander” dan “Bloom Vander” yang berkedudukan di Jakarta. Saat ini jaringan operasional Jasindo sudah didukung oleh 80 kantor cabang diseluruh Indonesia dan satu kantor cabang di luar negeri. Salah satu kantor cabang terbesar di Indonesia yaitu PT. Asuransi Jasindo (Persero) kantor cabang Bandung Ritel yang terletak di JLW.R Supratman yang merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang melayani jasa asuransi seperti asuransi kecelakaan, kerusakan, akibat bencana alam, dan kebakaran.

Pada PT. Asuransi Jasindo (Persero) Kantor Cabang Bandung Ritel jumlah penerimaan premi ritel dari tahun ke tahun berfluktuasi, hal ini dapat dilihat pada tabel berikut ini :

4

Tabel 1.1 _{Jumlah Penerimaan Premi Ritel} Laporan Realisasi Hasil Usaha PT. Asuransi Jasindo

Kantor Bandung Ritel Tahun 2006-2008

Penerimaan premi merupakan salah satu sumber pendapatan utama pada PT. Asuransi Jasindo (Persero) kantor cabang Bandung Ritel yang sangat penting perananya dalam menentukan kelangsungan hidup perusahan, selain itu premi asuransi pun digunakan untuk memenuhi kewajiban perusahaan asuransi dalam membayar tuntutan atas kerugian dan kewajiban lainya, yang dalam hal ini perlu persetujuan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan harus dapat mengambil suatu kebijakan yang menyangkut masalah keuangan dengan baik. Untuk dapat mencapainya, mau tidak mau pimpinan perusahaan harus melakukan penelitian dan pengembangan agar lebih banyak mengetahui aktivitas-aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan permasalah keuangan. Diantaranya apakah penerimaan kas atas pencatatan premi telah efektif, dimana penerimaan premi telah benar dicatat dan diterima sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, sebagai kelancaran perusahaan dalam

Tahun Jumlah Penerimaan Premi Ritel

2006 Rp. 29.093.798.617,46 2007 Rp. 34.148.065.084,15 2008 Rp. 27.191433.092,57

5

membayar tuntutan atas kerugian pada tertanggung dapat terjamin dan juga dalam pengendalian internal kas atas atas penerimaan premi sesuai dengan Undang-Undang Tentang Perasruansian No.2 tahun 1992 pada pasal 21 ayat 2, dimana pihak pertama yaitu penanggung berhak bertanya kepada tertanggung, apabila pihak kedua yaitu agen agen premi pihak pertama, sedangkan tertanggung sudah membayar premi kepada pihak kedua. Jika pihak kedua tidak menyetor premi yang sudah dibayar oleh tertanggung kepada pihak pertama, maka pihak kedua mendapatkan sanksi seperti hukuman pidana selama 15 (lima belas) tahun atau pembayaran uang yang nominalnya 2.5 milyar.

Salah satu unsur pengendalian internal peneriman kas adalah dokumen. Dokumen tersebut sebagai bukti apakah premi yang dibayar atau disetor oleh tertanggung melalui nomor rekening perusahaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan asuransi, tujuanya adalah agar penerimaan kas atas premi dapat diterima dari satu nomor rekening saja dan tidak ada penyelewengan dalam penerimaan asuransi. Dengan adanya prosedur pencatatan penerimaan premi dalam keefektifan pengendalian internal penerimaan kas perusahaan asuransi sehingga akan membantu seorang pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu kebijakan yang menyangkut masalah keuangan secara baik, serta mengetahui aktivitas-aktivitas perusahaan asuransi yang berhubungan dengan masalah keuangan, khususnya dalam pencatatan penerimaan premi dalam segi usaha, khususnya pada perusahaan asuransi yang sedemikian kompetitif

6

dewasa ini mengakibatkan masalah efektivitas menjadi hal yang penting sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan dalam hal ini asuransi dalam pencapaian tujuannya.

Berdasarkan uraian di atas, sehinga penulis membuat laporan praktek kerja lapangan (PKL) dengan judul: “ANALISIS SISTEM PENERIMAAN PREMI SECARA LANGSUNG DI PT. ASURANSI

JASA INDONESIA (ASURANSI JASINDO)”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1. Identifikasi Masalah

Proses penerimaan premi terjadi di bagian Inkaso, dalam pelaksanaan sistem kerja inkaso pada PT. Asuransi Jasa Idonesia (Asuransi Jasindo) cabang bandung, dalam pencapaian tujuan yg telah di tetapkan tidak luput dari pada hambatan-hambatan yg dihadapi dalam pencapaian tujuan tersebut.

Hambatan- hambatan tersebut adalah:

1. Belum efektifnya system penerimaan premi yang ada di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo).

2. Adanya kesalahan memasukan data ke komputer di Bagian Inkaso yang dapat menyebabkan tidak balance nya laporan keuangan.

7

1.2.2. Rumusan Masalah

Bagaimana system penerimaan premi yang dilakukan secara langsung di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) dan bagaimana pelaksanaan Prosedur dan Laporan Penerimaan Premi secara langsung di perusahaan tersebut.

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Maksud dilakukan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk menganalisis sistem Penerimaan Premi yang dilakukan secara langsung di PT. Asuransi Jasa Indonesia(Asuransi Jasindo).

Adapun tujuan penulis melakukan kerja praktek di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) adalah :

1. Untuk mengetahui Pelaksanaan Prosedur Penerimaan Premi secara langsung pada PT. Asuransi Jasindo.

2. _{Untuk mengetahui Pelaksanaan Laporan Penerimaan Premi secara} langsung pada PT. Asuransi Jasindo.

3. _{Memahami dan mengerti secara langsung sistem pengaturan} Penerimaan Premi secara langsung pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) sesungguhnya, dengan hal ini diharapkan akan meningkatkan hubungan yang baik antara dunia industri kerja dan pendidikan.

8

Kegunaan Praktek Kerja Lapangan

Adapun kegiatan praktek kerja lapangan yang dilaksanakan adalah untuk upaya pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam ruang lingkup sistem informasi yang akan bermanfaat bagi :

1. Bagi Penulis

Dengan melaksanakan praktek kerja lapangan ini, penulis bisa membuat laporan analisis system penerimaan premi secara langsung pada PT. Asuransi Jasa Indonesia ( Asuransi Jasindo).

2. Bagi Perusahaan

Dengan adanya penulisan laporan hasil praktek kerja lapangan ini, perusahaan merasakan manfaat yang sangat besar karena penulis dapat membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas instansi secara umum terutama pada bidang analisis sistem, yaitu :

a. Membuat laporan penerimaan premi. b. Menginputkan data ke komputer.

c. Mengarsipkan dokumen seperti polis, nota debet/kredit, kuitansi dan kas debet.

3. Bagi Intansi

Kegunaan praktek kerja lapangan bagi unikom untuk melatih/ mendidik mahasiswa agar bisa mengaplikasikan teori yang di dapatkan di bangku kuliah ke dalam praktek kerja lapangan.

9

Agar mahasiswa/i bisa mengetahui prosedur pelaksanaan, kegiatan, dan pengertian sistem informasi yang saling berhubungan dengan prosedur penerimaan premi. Mata kuliah yang terkait yaitu mata kuliah Analisis Sistem Informasi (APSI).

b. Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Kegunaan praktek kerja lapangan bagi fakultas Teknik dan Ilmu Komputer agar bisa membantu instansi pemerintah dalam mengumpulkan berkas dan menginput data ke dalam komputer dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word sehingga mata kuliah yang terkait yaitu mengenai Komputer Aplikasi MI..

1.4. Batasan Masalah

Untuk memfokuskan dalam pembahasan laporan ini agar tidak menyimpang dari topik yang diangkat, penulis akan membatasi permasalahan hanya pada masalah “ system penerimaan premi yang secara langsung”.

Penulis melakukan analisis system penerimaan premi yang secara langsung pada perusahaan tersebut.

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan berlangsung selama 1 bulan terhitung dari tanggal 26 Juli 2010 sampai dengan tanggal 21 Agustus 2010 yang bertempat di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) kantor

10

cabang bandung, yang bertempatkan di Jl. W.R. Supratman No. 35 Bandung.

Tabel 1.2 Tabel Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapanagan (PKL)

HARI WAKTU AKTIVITAS

Senin 08.00-12.00 12.00-13.00 13.00-16.00 Aktivitas kerja Istirahat Aktivitas kerja Selasa 08.00-12.00 12.00-13.00 13.00-16.00 Aktivitas kerja Istirahat Aktivitas kerja Rabu 08.00-12.00 12.00-13.00 13.00-16.00 Aktivitas kerja Istirahat Aktivitas kerja Kamis 08.00-12.00 12.00-13.00 13.00-16.00 Aktivitas kerja Istirahat Aktivitas kerja Jumat 09.00-12.00 12.00-14.00 14.00-15.00 Aktivitas kerja

Sholat jumat dan istirahat Aktivitas kerja

11

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.1. Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. _Tujuan(Goal)

Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. 2. _{Masukan(Input)}

Masukan(input) sistem yaitu segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun

12

yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. _Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. _{Keluaran(output)}

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. _{Batas(Boundary)}

Batas sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu

13

saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. _{Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik}

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. _Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu : · Komponen / elemen (component)

1✹

Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.

· Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri.

· Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi system.

· Penghubung (interface)

Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain

1✺

melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.

· Masukan (input), merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

· Pengolah (process), merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

· Keluaran (output) , adalah hasil dari energi yang diolah

· Sasaran (objective) atau tujuan (goal), setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

1✻

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai: 1. Sistem abstrak

Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

2. Sistem fisik

Merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

3. Sistem alamiah

Sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

4. Sistem buatan manusia

Sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

5. Sistem Tertentu (deterministic system)

Beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

1✼

Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

7. Sistem tertutup (close system)

Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

8. Sistem terbuka (open system)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. 9. Sistem sederhana dan Sistem kompleks

2.4. Metode Pendekatan

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah : 1. Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

1✽

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

3. Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

1. Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis

1✾

putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

3. Data Flow Diagram

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Komponen dfd

Simbol-Simbol :

20

2. Menurut Gene dan Serson

Keterangan:

a. Terminator / Entitas Luar

Adalah Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung dengan sistem.

Terdapat 2 jenis Terminator :

1. Terminator Sumber, Merupakan Terminator yang menjadi sumber

2. Terminator Tujuan, Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem

b. Komponen Proses

Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output. Penamaan proses disesuaikan dgn proses/kegiatan yang sedang dilakukan.

c. Komponen Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dgn kata benda bersifat

21

jamak. Data store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual seperti buku alamat, file folder.

d. Komponen Alur Data

Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data / paket data dari satu bagian ke bagian lainnya.

22

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) atau yang lebih dikenal dengan Asuransi Jasindo adalah perusahaan yang bergerak dibidang Asuransi Umum dan merupakan salah satu BUMN yang memiliki performance dan kinerja usaha yang sangat baik. Asuransi Jasindo merupakan penggabungan antara PT Asuransi Bendasraya dan PT Umum International Underwriters (UIU) menjadi PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) yang dikukuhkan melalui keputusan Menteri Keuangan No. 764/MK/IV/12/1972 tertanggal 9 Desember 1972 dan ditetapkan dengan Akta Notaris Mohamad Ali Nomor 1 tanggal 2 Juni 1973.

PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) di usianya yang ke-37 pada tanggal 2 Juni 2010 menunjukkan kematangan dan kedewasaan dalam menjalankan usaha asuransi kerugian. Sebagai perusahaan yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan dan kepuasan pelanggan dan selalu menunjukkan bukti komitmen yang tinggi, tidak terlepas dari nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan serta pertumbuhan kinerja Asuransi Jasindo hingga saat ini, sehingga berhasil dalam meraih kepercayaan publik baik yang ada didalam maupun diluar negeri.

23

Asuransi Jasindo dimiliki oleh Negara Republik Indonesia dan Asuransi Jasindo sampai dengan saat ini dengan kekuatan 89 Kantor Cabang di Indonesia & 1 Kantor Cabang Luar Negeri, memiliki pengalaman yang panjang serta matang dibidang Asuransi Umum dengan berkomitmen untuk selalu memberikan pelayanan yang prima guna memenuhi kepuasan pelanggan.

Kemampuan dari pengalaman Asuransi Jasindo tersebut telah diakui pula oleh Badan pemeringkat International Standard and Poor’s untuk kategori “Claim Pa②ing Abilit②” pada tahun 1997 dengan peringkat BBB. Selanjutnya di tahun 2008 hingga 2010 Asuransi Jasindo kembali mendapat pengakuan sebagai satu – satunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating oleh Badan pemeringkat international AM Best yang berbasis di Hongkong dan Amerika, untuk kategori “Financial Strength Abilit②” (Stable Outlook) dengan peringkat B++.

Dengan selalu mempertahankan semangat kerja keras dan keinginan yang kuat untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan, mitra usaha dan stakeholder lainnya, diharapkan apa yang sudah dicanangkan sebagai sasaran disetiap tahunnya Asuransi Jasindo selalu berusaha untuk dapat mencapainya secara optimal.

PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) adalah satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang begerak di bidang usaha asuransi kerugian umum. Asuransi Jasindo berdiri pada 2 Juni 1973 sebagai hasil penggabungan antara PT Asuransi Bendasraya dengan PT

24

Umum Internasional Underwriters serta tampil sebagai maskapai asuransi kerugian umum terbesar nasional dengan total aset per akhir tahun 2004 sebesar Rp. 1,363 milyar.

Saat ini Asuransi Jasindo memiliki jaringan pelayanan yang terdiri dari 74 Kantor Cabang yang berlokasi di seluruh Indonesia dan 1 kantor cabang di luar negeri serta berkantor pusat di Jl. Let. Jend. MT Haryono kav. 61 Jakarta.

Keberadaan Asuransi Jasindo semakin solid dari tahun ke tahun sebagaimana tercermin dari kinerja perusahaan yang terus mengalami peningkatan serta pengakuan mutu melalui sertifikasi 9002 sejak tahun 1998. Asuransi Jasindo juga mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka di dunia seperti Swiss-ree.

a. Visi Perusahan

Menjadi perusahaan asuransi yang tangguh dalam persaingan global dan menjadi market leader di pasar domestic.

b. Misi Perusahaan

Menyelenggarakan usaha asuransi kerugian dengan reputasi International melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan prima dan tetap menjaga tingkat mampu labaan serta memenuhi harapan stakeholder.

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dibuat oleh perusahaan dengan maksud agar kordinasi dari masing-masing bagian atau divisi berjalan dengan lancar,

25

selain itu untuk memudahkan pengendalian. Dengan demikian kesatuan aktivitas perusahaan dapat lebih terarah, yang pada akhirnya mempermudah pencapaian tujuan perusahan.

Setiap organisasi atau badan usaha mempunyai bentuk struktur organisasi atau susunan manajemen yang berbeda-beda. Hal ini disebabkan setiap badan usaha mempunyai tujuan serta kondisi usaha yang berbeda-beda

Susunan Manajemen PT. Asuransi Jasindo adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris (Commissioner)

· Komisaris Utama · Komisaris

· Komisaris 2. Dewan Direksi

· Direktur Utama · Direktur Operasional · Direktur Keuangan · Direktur Umum 3. Kepala Divisi

· Divisi Klaim · Divisi Keuangan · Divisi Surety Bond · Divisi SDM · Divisi Teknik

26

· Divisi SPI 4. Kepala Bagian

· Akseptasi II · Humas dan Hukum · EDP

· SPI · Akuntansi · Akseptasi I

· Umum

· Pemasaran 5. Kantor Cabang

· Kepala Cabang · Kasie Pemasaran · Kasie Keuangan · Kasie Klaim · Kasie Surety Bond

27

STRUKTUR ORGANISASI

PT. ASURANSI JASA INDONESIA

Kantor Cabang Bandung Ritel

28

3.3. Deskripsi Kerja

1. Jabatan Kepala cabang

Tugas Pokok :

a. Memimpin dan mengawasi seluruh staf pegawai di dalam perusahaan. b. Menyusun atau membuat rencana atau program kerja.

c. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan.

d. Membina hubungan baik dengan instansi atau pihak ekstern perusahaan yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya e. Memastikan terusnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang

dipimpinnya.

2. Jabatan Wakil Kepala Cabang

Tugas Pokok:

a. Memimpin menyusun rencana atau program kerja dan anggaran unit kerja yang dipimpinnya.

b. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya.

c. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat atau sarana fisik dan uang di dalam unit kerja yang dipimpinnya.

d. Melakukan kerjasama dengan unit-unit kerja lain di dalam perusahaan.

e. Membina hubungan baik dengan instansi atau pihak ekstern perusahaan yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerja.

29

3. Kepala Seksi Asuransi

Tugas Pokok:

a. Merencanankan dan mengusulkan secara kulitatif sumber daya manusia, peralatan dan sarana fisik untuk kebutuhan unit kerja yang dipimpinnya kepada atasan langsung.

b. Memimpin dan memotivasi seta membina pegawai bawahannya.

4. Kepala Seksi Surety Bond

Tugas Pokok:

a. Merencanakan dan mengusulkan secara kualitatif sumber daya manusia, peralatan dan sarana fisik untuk kebutuhan unit kerja yang dipimpinnya kepada atasan langsung.

b. Memimpin dan memotivasi serta membina pegawai bawahannya. c. Mengusulkan mengembangkan keahlian dan pengetahuan pegawai di

dalam unit kerja yang dipimpinnya.

5. Kepala Seksi Klaim

Tugas Pokok:

a. Memelihara kelancaran ketertiban pelaksanaan kerja serta terwujudnya pembinaan atau pengembangan SDM dan pengamanan alat sarana fisik yang ada di lingkungan unit kerjanya.

b. Memimpin menyusun rencana program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya.

30

c. Melaksanakan penanganan, pelayanan dan penyelesaian pembayaran atas pengajuan klaim asuransi kerugian, asuransi aneka dan surety bond di kantor cabang yang cepat dan tepat.

6. Kepala Seksi Keuangan

Tugas Pokok:

a. Memlihara kelancaran pelaksanaan serta pengamanan SDM di dalam lingkungannya.

b. Memelihara kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang di unit cabang.

c. Mengamankan uang dan kertas berharga milik perusahaan.

d. Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran baik melalui kas/bank ke dalam buku pembantu pengendalian kas dan bank.

e. Membuat daftar pemakian Cek dan Giro serta mengentri data-data harian kas/bank.

31

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Sistem Penerimaan Premi PT.Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) kantor cabang bandung yang dilakukan secara langsung, dilakukan dengan system sebagai berikut:

1. Bagian inkaso melakukan penagihan kepada para nasabah untuk melakukan pembayaran premi yg telah jatuh tempo, dari pembayaran tersebut bagian inkaso menerima pembayaran premi baik cek maupun tunai, pembayaran tersebut di dokumentasikan dan diverifikasi dengan nota debet/kredit sebagai bukti premi yg masuk ke pihak perusahaan dan membuat kas debet yg dgunakan untuk mencatat pembyaran premi secara langsung. Kas debet di buat empat rangkap. Lmbar satu, dua, dan empat di serahkan ke Bagian Kasir, dan lembar lembar sebagai arsip Bagian Administrasi Penagihan dan Piutang. Dokumen kas debet tersebut dicatat kedalam buku register kas.

2. Bagian Kasir menerima cek/bilyet giro/uang tunai untuk pembayaran premi yang dilakukan secara langsunng, membuat nota debet/kredit sebagai bukti pembayaran premi untuk

32

diserahkan pada Bagian Akuntansi dan Kas Debet sebagai bukti pembayaran premi. Bagian Kasir mendatangani Kas Debet yg telah diteliti dan di paraf oleh Kepala Unit Keuangan. Pembayaran premi cek/bilyet giro/uang tunai disetorkan ke bank, dokumen kas debet di arsipkan untuk bagian kasir dan dicatat dalam buku register kas debet.

3. Bagian Akuntansi menerima nota debet/kredit dan kas debet, dan melakukan verifikasi atau mencocokan. Dokumen kas debet dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas dan kartu piutang premi sedangkan dokumen nota debet/kredit diarsipkan.

4.2. Analisis Dokumen

Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam system kerja inkaso PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) dalam system penerimaan premi secara langsung adalah sebagai berikut :

1. polis

Dokumen perjanjian pertanggungan antara pihak perusahaan dan pihak nasabah yang didalamnya terdapat obyek yang dijamin apabila terjadi kerugian. Polis dibuat oleh setiap bagian produksi yang telah ditandatangani oleh kepala unit teknik.

33

Dokumen ini digunakan untuk membuat bukti premi yang masuk ke pihak perusahaan yang terdapat dibagian inkaso dan dibuat oleh setiap bagian produksi yang telah ditandatangani oleh Kepala Unit Teknik. Dalam nota debet/kredit memuat komponen Nomor Debet/Kredit, Nomor Polis, Nomor Berkas, Tahun Penutupan, Broker atau Agen, Nama Nasabah, Saham, Mata Uang, Jumlah Premi, Kolom Nomor, Kolom Uraian, Kolom Jumlah, Kolom Mata Anggaran, Kolom Jumlah dalam rupiah.

3. Kuitansi

Dokumen ini sebagai bukti bahwa pihak nasabah atau tertanggung telah membayar premi kepada pihak penanggung atau perusahaan atas lunasnya obyek yang dijamin. Dalam kuitansi memuat Nomor Kuitansi, Nama dan Alamat Nasabah, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Nomor Polis, Nomor Nota Debet, Jenis Pertanggungan dan Perincian. Kuitansi terdapat di Bagian Inkaso dan dibuat oleh setiap Bagian Produksi yang telah tandatangani oleh Kepala Unit Teknik

4. Kas debet

Dokumen ini digunakan untuk mencatat pembayaran secara langsung dan dibuat oleh bagian inkaso dan ditandatangani oleh bgian kasir serta diketahui oleh unit keuangan dan diverifikasi oleh bagian akuntansi.

3

Dalam kas debet memuat komponen2 nomor kas debet, kantor nit, kode, terima dari, uang sejumlah, nomor register, keterangan, diketahui, diverifikasi, jurnal., tanggal dan nama serta tandatangan penerima.

4.3. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

4.3.1. Flow Map

System yang berjalan pada penerimaan premi di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) masih bersifat manual, berikut flow map yang sedang berjalan di perusahaan tersebut :

3✁

Flow Map

Gambar 4.1 _flo✇ map ✂ang sedang berjalan

INKASO KASIR AKUNTANSI

Cek,bilyet giro dan uang tunai _NDK

Menerima cek, bilyet Cek,bilyet giro dan uang tunai Memverifi kasi dgn membuat 4 3 2 KD 1 Buku register Cek,bilyet giro dan uang tunai _NDK

4 2 Menerima ,menanda tangani Cek,bilyet giro dan uang tunai _NDK

4 2 1 KD 1 Buku register Telah diteliti dan diparaf oleh kepala NDK 2 KD 1 Memverif ukasi NDK 2 KD 1 Jurnal penerima an kas Kartu piutang premi

3✄

Keterangan : NDK : Nota debet/ kredit KD : Kas Debet

Keterangan symbol :

= Dokumen

= Proses Manual

= Proses Komputerisasi

= Arsip

S☎mbol 4.1 Simbol-Simbol Flo✆ Map

4.3.2. Konteks Diagram

Diagram kontek yang sedang berjalan pada system penerimaan premi di PT. Asuransi Jasindo sebsagai berikut :

3✝

Konteks Diagram

Memverifikasi Memverifikasi

Kas debet

Kas debet

Kas debet memverifikasi

Gambar 4.2 _{Diagram Kontek} Keterangan Symbol :

= Proses Sistem yang Berjalan

= Entitas / terminator = Arus Data

INKASO

System penerimaan

premi

AKUNTANSI

3✞

S✟mbol 4.2 S✠mbol-S✠mbol Diagram Kontek

4.3.3. Data Flow Diagram

Proses 2.0

Gambar 4.3 _{Data Flo}✡ Diagram INKASO

KASIR

AKUNTANSI

1.0 Proses verifikasi

1.1 penandatan

ganan

1.2 Proses veripikasi

3☛

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan apa yang telah diuraikan bab-bab sebelumnya, maka penulis mendapatkan kesimpulan-kesimpulan yaitu:

1. Belum efektifnya system penerimaan premi yang ada di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo).

2. Adanya kesalahan memasukan data ke komputer di Bagian Inkaso yang dapat menyebabkan tidak balance nya laporan keuangan

5.2. Saran

Berdasarkan cara yang digunakan dalam proses penerimaan premi secara langsung di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) , sebagian kegiatan masih mempergunakan cara manual dalam pencatatanya, maka penulis memberikan saran-saran untuk dibentuknya system baru dalam proses penerimaan premi secara langsung yaitu Sistem komputerisasi dalam pencatatan saat penerimaan premi dan pengisian formulir-formulir.

☞0

Dibentuknya fasilitas online antara kantor-kantor cabang asuransi jasindo dengan tujuan untuk memudahkan hubungan antar cabang.

i

ANALISIS SISTEM PENERIMAAN PREMI

SECARA LANGSUNG DI PT. ASURANSI JASA INDONESIA

(ASURANSI JASINDO)

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Diploma Tiga Program Studi Manajemen Informatika

Oleh :

NAMA : KASNIAH

NIM : 10908003

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

3✄

Keterangan : NDK : Nota debet/ kredit

KD : Kas Debet

Keterangan symbol :

= Dokumen

= Proses Manual

= Proses Komputerisasi

= Arsip

S☎mbol 4.1 Simbol-Simbol Flo✆ Map

4.3.2. Konteks Diagram

Diagram kontek yang sedang berjalan pada system penerimaan

3✝

Konteks Diagram

Memverifikasi Memverifikasi

Kas debet

Kas debet

Kas debet memverifikasi

Gambar 4.2 _{Diagram Kontek}

Keterangan Symbol :

= Proses Sistem yang Berjalan

= Entitas / terminator

= Arus Data

INKASO

System penerimaan

premi

AKUNTANSI

3✞

S✟mbol 4.2 S✠mbol-S✠mbol Diagram Kontek

4.3.3. Data Flow Diagram

Proses 2.0

Gambar 4.3 _{Data Flo}✡ Diagram

INKASO

KASIR

AKUNTANSI

1.0 Proses verifikasi

1.1 penandatan

ganan

1.2 Proses veripikasi

3☛

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan apa yang telah diuraikan bab-bab sebelumnya,

maka penulis mendapatkan kesimpulan-kesimpulan yaitu:

1. Belum efektifnya system penerimaan premi yang ada di PT.

Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo).

2. Adanya kesalahan memasukan data ke komputer di Bagian

Inkaso yang dapat menyebabkan tidak balance nya laporan

keuangan

5.2. Saran

Berdasarkan cara yang digunakan dalam proses penerimaan

premi secara langsung di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi

Jasindo) , sebagian kegiatan masih mempergunakan cara manual

dalam pencatatanya, maka penulis memberikan saran-saran untuk

dibentuknya system baru dalam proses penerimaan premi secara

langsung yaitu Sistem komputerisasi dalam pencatatan saat

☞0

Dibentuknya fasilitas online antara kantor-kantor cabang

asuransi jasindo dengan tujuan untuk memudahkan hubungan antar

i

ANALISIS SISTEM PENERIMAAN PREMI

SECARA LANGSUNG DI PT. ASURANSI JASA INDONESIA

(ASURANSI JASINDO)

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Diploma Tiga Program Studi Manajemen Informatika

Oleh :

NAMA : KASNIAH NIM : 10908003

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG