Pembangunan sistem manajemen pengarsipan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Jawa Barat berbasis web

  BIODATA PENULIS 1. Data Pribadi

  Nama : Irman Nur Fauzi NIM : 10109546 Tempat/Tgl. Lahir : Bandung, 19 Januari 1991 Jenis Kelamin Status Agama

  : : :

  Laki-laki Belum Nikah Islam

  Alamat : Kp.Sukaasih Rt. 04/08 Kec. Majalaya Kabupaten Bandung No. Telp./HP. : 085721585660 E-mail : n irmannurfauzi@gmail.com 2.

   Riwayat Pendidikan

  1997

  : SDN Komplek Kondang I Majalaya 2003

• – 2003

  : SMP Negeri 1 Majalaya 2006

• – 2006

  : SMK Negeri 8 Bandung 2009

• – 2009

  : Program Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia Bandung

• – 2014

  

PEMBANGUNAN SISTEM MANAJEMEN PENGARSIPAN DI

BADAN PENGELOLAAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH

PROVINSI JAWA BARAT BERBASIS WEB

SKRIPSI

  Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

  

IRMAN NUR FAUZI

10109546

KATA PENGANTAR

  Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

  Laporan tugas akhir ini merupakan syarat untuk menyelesaikan studi jenjang strata satu (S1) di Program Studi Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia dengan judul

  “PEMBANGUNAN SISTEM

MANAJEMEN PENGARSIPAN DI BADAN PENGELOLAAN

LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PROVINSI JAWA BARAT ”.

  Laporan tugas akhir ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan semua pihak yang dengan segenap hati dan rasa tulus yang telah memberikan semua hal yang penulis butuhkan, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

  1. Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya.

  2. Kedua orang tua dan keluargaku yang tercinta yang selalu memberikan dorongan semangat dan doa yang tak pernah ada habisnya, serta cinta dan kasih sayang yang menjadi kekuatan bagi penulis.

  3. Bapak Adam Mukharil Bachtiar S.Kom., M.T., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dan masukan bagi penulis.

  4. Ibu Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom., selaku dosen reviewer yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis.

  5. Bapak Eko Budi Setiawan, S.Kom., M.T., selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis penulis.

  6. Seluruh dosen pengajar di UNIKOM khususnya pada Program Studi

  7. Sahabat-Sahabat terbaiku seperjuangan dari kelas IF-13 Angkatan 2009 (Herlan Purnawan, Abdul Alimudin, Ryan Prasetyo, Bayu Maulana, Ismail Nur Aras, Abdurachman Arif, Fachri Hanafi, Darul Taufik, Yana Herdiana, Lokius William, Sitti Zahria, dan Fadhila Rachmaniah) yang telah bersama-sama melewati manis pahitnya bangku kuliah, You are

  My Best Friend’s.

  8. Teman-teman seperjuangan dari kelas IF-13 Angkatan 2009 seluruhnya yang telah bersama-sama menemani hari-hari kuliah penulis.

  9. Teman-teman SMP, SMK, dan SD yang selalu memberi motivasi dan doa pada saat menyelesaikan penyusunan skripsi ini.

  10. Semua pihak yang terlibat yang telah ikut membantu dalam penulisan laporan ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

  Di dalam penulisan laporan ini, penulis telah berusaha semaksimal mungkin, walaupun demikian penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis menerima segala masukan, saran, dan kritik yang membangun untuk perbaikan dari masa mendatang.

  Akhir kata, semoga laporan ini dapat berguna khusunya bagi penulis, dan untuk seluruh pihak yang membutuhkan pada umumnya.

  Bandung, Februari 2014 Penulis,

  

DAFTAR ISI

  ABSTRAK ............................................................................................................ i

  

ABSTRACT .......................................................................................................... ii

  KATA PENGANTAR ........................................................................................ iii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ viii DAFTAR TABEL .............................................................................................. xi DAFTAR SIMBOL .......................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xvii

  BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1 I.1 Latar Belakang Masalah........................................................................ 1 I.2 Perumusan Masalah ............................................................................. 2 I.3 Maksud dan Tujuan ............................................................................... 2 I.4 Batasan Masalah ................................................................................... 3 I.5 Metodologi Penelitian .......................................................................... 3 I.6 Sistematika Penulisan ........................................................................... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................... 9 II.1 Profil BLHD Provinsi Jabar .................................................................. 9 II.1.1 Visi dan Misi BPLHD Jabar .......................................................... 9 II.1.2 Logo Isntansi ............................................................................... 10 II.1.3 Fungsi Instansi ............................................................................. 11 II.1.4 Struktur Organisasi ...................................................................... 12 II.1.5 Deskripsi Pekerjaan Tiap Bidang ................................................ 12

  II.2.2 Pengertian Arsip .......................................................................... 18

  II.2.3 Konsep Sistem Berkas ................................................................. 25

  II.2.4 File Berindeks Majemuk.............................................................. 29

  II.2.5 Internet ......................................................................................... 31

  BAB III ANALISIS DAN PERANCANAN SISTEM ..................................... 33 III.1 Analisis Sistem .................................................................................... 33 III.1.1 Analisis Masalah .......................................................................... 33 III.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ........................................ 33 III.1.3 Analisis Aturan Bisnis ................................................................. 36 III.1.4 Analisis Metode Pengarsipan ...................................................... 38 III.1.5 Analisis Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ....................... 44 III.1.6 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ........................................... 46 III.1.7 Analisis Data ................................................................................ 50 III.1.8 Analisis Kebutuhan Fungsional ................................................... 53 III.1.9 Spesifikasi Proses ........................................................................ 66 III.1.10 Kamus Data ................................................................................. 77 III.2 Perancangan Sistem ............................................................................ 79 III.2.1 Perancangan Basis Data ............................................................... 79 III.2.2 Perancangan arsitektur ................................................................. 84 III.2.3 Perancangan Antarmuka .............................................................. 87 III.2.4 Perancangan Pesan..................................................................... 132 III.2.5 Jaringan Semantik ...................................................................... 133 III.2.6 Perancangan Prosedural ............................................................. 136 BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ............................................ 145 IV.1 Implementasi Sistem ......................................................................... 145 IV.1.1 Lingkungan Implementasi Sistem ............................................. 145

  IV.2 Pengujian Sistem ............................................................................... 149

  IV.2.1 Rencana Pengujian..................................................................... 149

  IV.2.2 Prosedur Kasus Pengujian dan Hasil Pengujian alpha .............. 153

  IV.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian...................................................... 162

  IV.2.4 Pengujian Pencarian Dokumen Metode File Berindeks Majemuk 163

  IV.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Metode File Berindeks ajemuk ... 163

  IV.2.6 Pengujian Beta ........................................................................... 163

  BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 169 V.1 Kesimpulan ....................................................................................... 169 V.2 Saran ................................................................................................. 169 Daftar Pustaka .................................................................................................. 170

  

Daftar Pustaka

[1] R. S. P. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta: Andi, 2010.

  [2] M. Schwanzer, Value chains and wider value systems, IT support and reconfigure them, 2007. [3] D. Z. M. Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003. [4] M. Christianti and R. V. Imbar, Konsep Praktis Sistem Pengarsipan dan Akses, Bandung: Informatika, 2008. [5] E. Sutanta, Pengantar Teknologi Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005. [6] L. Hakim, Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP, Yogyakarta: Lokomedia, 2008. [7] J. Russel and R. Cohn, Zahman Framework, Book on Demand, 2012. [8] D. Handayani U.N, Sistem Berkas, Yogyakarta: J & J Learning, 2001.

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah Badan Pengelola Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat

  merupakan instansi pemerintahan yang mengelola lingkungan hidup dan mempunyai peran sangat strategis dalam melakukan pengolahan di Provinsi Jawa Barat. Dalam menjalankan tugasnya sejak awal sampai saat ini, telah banyak mengelola arsip dalam berbagai bentuk dan jenis media. Perkembangan instansi pemerintah yang semakin pesat menghasilkan arsip pekerjaan yang semakin besar pula.

  Hasil dari observasi yang dilakukan di BPLHD ini terdapat proses pengelolaan arsip yang bertujuan untuk menjamin arsip yang dihasilkan dari setiap kegiatan di instansi selalu terkendali. Setiap kegiatan yang dilakukan di BPLHD pasti menghasilkan sebuah dokumen. Semakin lama dokumen tersebut akan semakin menumpuk dan apabila tidak ditangani dengan baik maka akan menimbulkan masalah di kemudian hari, seperti terselip, tertukar, tergandakan, hilang serta masalah-masalah lainnya.

  Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak kepala bidang sekretariat, dalam proses pengelolaan arsip tersebut masih secara manual sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien karena semakin banyak dokumen yang akan diarsipkan maka akan semakin besar juga ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip tersebut. Sehingga Petugas TU mengalami kesulitan dalam proses pengarsipan.

  Faktor masalah lainnya yaitu petugas TU mempunyai kendala dalam proses pencarian dokumen karena pencarian terhadap arsip harus dilakukan berdasarkan bulan dan setelah itu berdasarkan no surat, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan mengakibatkan waktu kerja petugas TU banyak tersita hanya untuk mencari sebuah dokumen.

  Penyimpanan data secara fisik memiliki kerawanan dalam segi keutuhan dokumen. Perawatan data fisik yang kurang baik akan menyebabkan kerusakan dokumen, baik oleh faktor biologis maupun faktor fisik. Hal ini dikarenakan format digital dirasa lebih efektif dan efisien.

  Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, perlu dibangun sebuah sistem manajemen pengarsipan metode file indeks majemuk yang berfungsi untuk membantu BPLHD dalam proses pencarian sebuah surat dan pembuatan sistem manajemen arsip yang akan digunakan oleh petugas Tata Usaha.

  I.2 Perumusan Masalah

  Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka perumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem manajemen pengarsipan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat.

  I.3 Maksud dan Tujuan

  Maksud dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem manajemen pengarsipan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat.

  Tujuan yang akan dicapai dari sistem manajemen pengarsipan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat sebagai berikut :

  I.4 Batasan Masalah

  Batasan masalah dari pembangunan sistem manajemen pengarsiapan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat adalah :

  1. Surat masuk dapat diakses oleh Petugas TU dan Kepala Badan

  2. Arsip yang akan dikelola adalah dokumen yang berasal dari lingkungan internal dan eksternal.

  3. Sistem ini hanya membahas mengenai proses pengarsipan surat masuk di lingkungan internal.

  4. Pendekatan analisis pembangunan perangkat lunak yang digunakan adalah pendekatan analisis terstruktur.

  5. Metode pengarsipan yang digunakan adalah file berindeks majemuk.

  I.5 Metodologi Penelitian

  Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode yang menggambarkan fakta-fakta dan informasi dalam situasi atau kejadian dimasa sekarang secara sistematis, faktual dan akurat [1]. Metodologi penelitian ini memiliki dua metode, yaitu :

  1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian dan referensi-referensi yang telah diperoleh. Cara-cara yang digunakan untuk mendapatkan data adalah sebagai berikut :

  a. Studi Lapangan Studi lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan penelitian ke Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup b. Observasi Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung ke Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat.

  c. Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung pada Pegawai Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat.

  d. Studi Literatur Studi Literatur merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan jurnal, paper dan bacaan-bacaan yang berkaitan dengan proses pencarian, membaca, serta mengenai website yang berkaitan dengan topik yang diambil.

  2. Metode Pembangunan Perangkat Lunak Metode yang digunakan dalam pembuatan perangkat lunak ini menggunakan Metode waterfall seperti pada . Tahap dari Metode ini adalah sebagai berikut: _{Permulaan proyek teknik KOMUNIKASI PERENCANAAN pengguna Analisis spesifikasi kebutuhan} untuk mendapatkan PEMODELAN _{prakiraan penjadwalan KONSTRUKSI pelacakan Membuat prakiraan- Perancangan pengujian kode program Penulisan kode- PELANGGAN / LUNAK KE PARA PERANGKAT SISTEM / PENYERAHAN}

  PENGGUNA _{balik pengguna umpan dukungan terhadap Pengiriman} Waterfall menurut Pressman [1]

  Gambar I-1 Alur Metode

  1. Komunikasi Tahap communication merupakan analisis terhadap kebutuhan software dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan pihak pegawai dan observasi di kantor BPLHD, maupun mengumpulkan data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun internet.

  2. Perencanaan Tahap perencanaan merupakan lanjutan dari proses komunikasi. Tahap ini akan menghasilkan dokumen pengguna requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan pengguna dalam pembuatan sistem manajemen pengarsipan.

  3. Pemodelan Tahap pemodelan akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.

  Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) procedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement.

  4. Konstruksi Tahap konstruksi merupakan proses pembuatan kode. Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya dalam tahapan ini penggunaan komputer akan dimaksimalkan. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan

  testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut

  5. Penyerahan Sistem Tahap penyerahan sistem bisa dikatakan final dalam pembuatan sistem manajemen pengarsipan. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean, maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh pengguna. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

I.6 Sistematika Penulisan

  Sistematika penulisan laporan ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

  BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat,

  perumusan masalah, menentukan maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan tugas.

  BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas tentang profil perusahaan yang mencakup sejarah

  perusahaan, struktur organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan, deskripsi jabatan, serta berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik yang diambil.

  BAB III ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan tentang analisis prosedur sistem yang sedang berjalan,

  evaluasi sistem yang sedang berjalan, solusi yang ditawarkan, analisis kebutuhan non-fungsional, analisis kebutuhan fungsional, perancangan basis data, perancangan antarmuka, perancangan struktur menu, perancangan pesan,

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini berisi tentang implementasi sistem, implementasi database, implementasi antarmuka, pengujian perangkat lunak. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan berdasarkan tujuan yang ingin dicapai dan saran yang

  dapat diberikan untuk perangkat lunak ini untuk kemudian dapat dikembangkan kembali.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 Profil BLHD Provinsi Jabar II.1.1 Visi dan Misi BPLHD Jabar Visi dan misi bagi sebuah perusahaan bisa dikatakan sebagai pedoman dan

  tujuan. Tanpa adanya visi dan misi sebuah perusahaan tidak akan bertahan dan tidak tahu apa yang harus dilakukan oleh perusahaan tersebut.

  Berikut ini adalah visi dan misi Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat :

  1. Visi Menjadi Agen Perubahan Dalam Sikap dan Prilaku Ramah Lingkungan Guna Mencapai Pembangunan yang Berkelanjutan 2013.

  2. Misi Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan agar visi organisasi dapat tercapai dan berhasil dengan baik. Dengan disusunnya misi diharapkan seluruh pegawai dan pihak lain yang berkepentingan dapat mengenal organisasi, mengetahui peran dan program-programnya serta hasil yang akan diperoleh dimasa yang akan datang. Pada misi ke 4 Pemerintah Provinsi Jawa Barat tahun 2008 s.d. 2013 yaitu meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan untuk pembangunan yang berkelanjutan, yang bertujuan menciptakan keseimbangan daya dukung dan daya tampung lingkungan, dengan sasaran : a. Terkendalinya pertumbuhan dan persebaran penduduk.

  b. Terjaganya kecukupan air baku.

  c. Berkurangnya tingkat pencemaran, kerusakan lingkungan, dan resiko Kriteria tersebut merupakan harapan masyarakat Jawa Barat untuk hidup berkecukupan baik sandang maupun pangan secara berkelanjutan, hal ini dapat terwujud apabila fungsi pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan dapat tercipta. Misi BPLHD Provinsi Jawa Barat yang sedang dan akan kita wujudkan dalam Program/Kegiatan pada tahun 2008 s.d. 2013 yang merupakan penjabaran dari Misi Jawa Barat pada butir 4 yaitu adalah sebagai berikut: 1) Meningkatkan Kualitas Lingkungan (Air, Udara, dan Tanah).

  2) Menjaga Keselarasan dan Keseimbangan Pemanfaatan SDA Untuk Kesejahteraan Rakyat. 3) Mengelola Lingkungan Berdasarkan Perkembangan Sains dan Teknologi. 4) Meningkatkan Kinerja Pengelolaan Lingkungan dunia Usaha dan Industri. 5) Membangun Kewaspadaan dan Partisipasi Masyarakat yang Responsif. 6) Membangun Masyarakat Peduli Lingkungan (Green Society). 7) Meningkatkan Efektifitas Penerapan Peraturan Lingkungan. 8) Mengembangkan Balaikliring (Clearing House) Lingkungan Hidup.

II.1.2 Logo Isntansi

  Logo dari Badan Pengelola Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat dapat dilihat pada

  

Gambar II-1 Logo Instansi BPLHD Provinsi Jawa Barat

  Makna bentuk dan motif yang terdapat dalam lambang ini ialah :

  1. Gambar logo Jawa Barat menunjukkan bahwa BPLHD adalah instansi dibawah naungan pemerintah Provinsi Jawa Barat.

  2. Gemah Ripah: subur makmur, cukup sandang dan pangan.

  3. Repeh Rapih: rukun dan damai atau aman sentosa.

II.1.3 Fungsi Instansi

  Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 22 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Jawa Barat, serta Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor Nomor 63 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Jawa Barat, dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Jawa Barat mempunyai fungsi :

  a. Penyelenggaraan koordinasi dan pengendalian lingkungan hidup meliputi Tata Kelola, Konservasi dan Mitigasi Bencana dan Penataan Hukum, Kemitraan dan Pengemabangan Kapasitas Lingkungan;

II.1.4 Struktur Organisasi

  Struktur organisasi merupakan susunan seluruh organisasi yang terkait di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat, mulai yang tertinggi sampai yang terendah, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

  

Gambar II-2 Struktur Organisasi BPLHD JABAR

II.1.5 Deskripsi Pekerjaan Tiap Bidang

  Deskripsi pekerjaan digunakan untuk mengetahui tugas, wewenang, tanggung jawab dari masing-masing bidang. Deskripsi pekerjaan dari struktur

  1. Kepala BPLHD Provinsi Jawa Barat Tugas Kepala BPLHD adalah merumuskan, menetapkan memimpin, mengkordinasukan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokok badan serta mengkoordinasikan dan membina UPTB.

  2. Sekretariat Tugas Sekretariat adalah menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan program badan, pengkajian perencanaan dan program, pengelolaan keuangan, kepegawaian dan umum. Bidang Sekretariat dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu: a. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum

  Tugas Sub Bagian Kepegawaian dan Umum adalah melaksanakan pengelolaan dan administrasi kepegawaian, kelembagaan, ketataklaksanaan, umum dan perlengkapan.

  b. Sub Bagian Keuangan Tugas Sub Bagian Keuangan adalah melaksanakan Pengelolaan administrasi keuangan di lingkungan Badan.

  c. Sub Bagian Perencanaan dan Program Tugas Sub Bagian Perencanaan dan Program adalah melaksanakan Koordinasi Perencanaan dan penyusunan program.

  3. Bidang Tata Kelola Lingkungan Tugas Bidang Tata Kelola Lingkungan adalah menyelenggarakan bahan kebijakan teknis dan fasilitas tata kelola lingkungan. Bidang Tata Kelola Lingkungan dibagi menjadi dua sub bidang yaitu:

  a. Sub Bidang PELHS Tugas Sub Bidang PELHS adalah melaksanakan Penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitas penyelarasan dan evaluasi lingkungan Tugas Sub Bidang Pengkajian Amdal dan Teknologi Lingkungan adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengkajian AMDAL dan teknologi lingkungan.

  4. Bidang Pengendalian Pencemaran Lingkungan Tugas Bidang Pengendalian Pencemaran Lingkungan adalah menyelenggarakan pengkajian teknis serta fasilitasi pengendalian pencemaran lingkungan. Bidang Pengendalian Pencemaran Lingkungan dibagi menjadi dua sub bidang yaitu: a. Sub Bidang Pemantauan PPL

  Tugas Sub Bidang Pemantauan PPL adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pemantauan pencemaran lingkungan.

  b. Sub Bidang Pembinaan PPL Tugas Sub Bidang Pembinaan PPL adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pembinaan pengendalian pencemaran lingkungan.

  6. Bidang Konservasi SDA dan Mitigasi Bencana Tugas Bidang Konservasi SDA dan Mitigasi Bencana adalah menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis serta fasilitasi konservasi SDA dan Mitigasi Bencana. Bidang Konservasi SDA dan Mitigasi Bencana dibagi menjadi dua sub bidang yaitu:

  a. Sub Bidang KSDA Tugas Sub Bidang KSDA adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi konservasi SDA dan pemulihan kerusakan lingkungan.

  7. Bidang Penataan Hukum, Kemitraan, dan Pengembangan Kapasitas Tugas Bidang Penataan Hukum, Kemitraan, dan Pengembangan Kapasitas adalah menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penataan hukum, kemitraan, dan pengembangan kapasitas lingkungan. Bidang Penataan Hukum, Kemitraan, dan Pengembangan Kapasitas dibagi menjadi dua sub bidang yaitu:

  a. Sub Bidang Penataan Hukum Lingkungan Tugas Sub Bidang Penataan Hukum Lingkungan adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penataan hukum lingkungan.

  b. Sub Bidang Kemitraan dan Pengembangan Kapasitas Lingkungan Tugas Sub Bidang Kemitraan dan Pengembangan Kapasitas Lingkungan adalah melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi kemitraan dan pengembangan kapasitas lingkungan.

  8. HUMAS (Front Office)

  II.2 Landasan Teori

  Landasan teori merupakan kumpulan dari teori-teori yang menjadi dasar pembangunan sistem manajemen pengarsipan di BPLHD Provinsi Jawa Barat.

  II.2.1 Sistem Informasi

  Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersaa-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

  Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

  Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga

  

processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi

  didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yaitu suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan

II.2.1.1 Sistem Informasi Manajemen

  Menurut Turban, sebuah sistem informasi manajemen adalah sistem formal yang dimaksudkan untuk mengambil, ekstrak, dan mengintegrasikan data dari berbagai sumber dalam rangka memberikan informasi yang tepat waktu yang diperlukan untuk pengambilan keputusan manajerial. Sistem informasi manajemen tersebut adalah sistem informasi bisnis yang dirancang untuk memberikan informasi masa lalu, sekarang, dan masa depan yang tepat untuk perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian operasi organisasi.

  Kebutuhan informasi untuk masing-masing tingkatan manajerial adalah berbeda-beda, maka informasi yang disajikan juga berbeda. Tidak ada satu sistem yang dapat menyediakan seluruh kebutuhan informasi organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi terbagi menjadi beberapa tingkatan sepe

  

  

Gambar II-3 Piramida Sistem Informasi [2]

  Sistem informasi digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana pada sumber daya manusia lapisan dasarnya adalah level operational yang terdiri dari pelatihan dan pengembangan. Lapisan berikutnya adalah level

  

knowledge terdiri dari desain jenjang karir karyawan. Lapisan ketigayaitu level

management terdiri dari memonitor pekerjaan, gaji, dan keuntungan.

  Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga sistem manajemen informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas informasi.

  II.2.2 Pengertian Arsip

  Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah :

  a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

  b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau peorangan, dalam dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

  II.2.2.1 Fungsi Arsip

  Pada Undang-undang No.7 tahun 1971 arsip dibedakan menjadi dua golongan yaitu :

  1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara [3].

  2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya

  Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.

II.2.2.2 Arsip dan Sistem Informasi Manajemen

  Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM). Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan diteliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif.Sesuai dengan namanya maka SIM didukung oleh komponen sistem, informasi, dan manajemen.

  Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada para manajemen atau pengambilan keputusan. Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran.

  Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Manajemen disini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari masing- masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah [3]. Hubungan arsip dan SIM dapat dilihat pada

  BANK STATISTIK BANK MODEL ^{Unit Informasi Siap Pakai} BANK DATA ^{PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN} HASIL _PENELITIAN ^BAHAN _PENERBITAN ^{KETENTUAN &} _{PERATURAN ARSIP} ^{DATA INTERNAL DAN EKSTERNAL DATA DA TA INFORM} ASI BEN TUK MOD _{EL IN FOR} ^{M AS I B EN TU K} _ST ^{AT IS TI K} _{DATA TANPA} DIOLAH ^{P E N GE C E K} _{A N} ^{D A} TA _{INF OR MA} SI BE NTU _K STAT _{ISTI K IN FOR M} ^{AS I} _{BE NT UK M OD} ^{EL PERENCANAAN PELAKSANAAN EVALUASI KEGIATAN (PROGRAM) INFORMASI MASUKAN & PERMINTAAN INFORMASI}

Gambar II-4 Peranan Arsip dalam SIM [3]

  Padaerlihat bahwa data internal dan eksternal terdiri dari :

  1. Hasil penelitian

  2. Bahan penerbitan

  3. Surat keputusan, peraturan, dan perundang-undangan 4. Arsip.

  Hasil penelitian merupakan data yang sangat penting untuk diproses menjadi informasi yang berguna bagi kegiatan perkantoran dan pengambilan penting terutama sebagai informasi eksternal. Misalnya berita mengenai perkembangan situasi masyarakat, politik, ekonomi dan sosial [3].

  Komponen data yang ketiga berasal dari penerbitan pemerintah maupun organisasi sendiri yang berupa peraturan dan perundang-undangan, surat keputusan, surat edaran, dan sebagainya. Komponen ini merupakan bahan referensi yang penting bagi sesuatu pengambilan keputusan.

  Jenis data yang keempat, yang menjadi materi utama dalam pembahasan ini adalah yang berasal dari arsip. Arsip merupakan catatan hal penting perkantoran, yaitu rekaman kegiatan kantor dan rekaman mengenai sumber daya kantor. Karena itu data yang terekam pada arsip merupakan masukan paling penting bagi SIM. Pengolahan tersebut dilakukan untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.

II.2.2.3 Prosedur Kearsipan

  Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak permulaan sampai selesai. Langkah-langkah tersebut disebut Prosedur Kearsipan. Prosedur Kearsipan terdiri dari Prosedur Permulaan dan Prosedur Penyimpanan. Prosedur Permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur Permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman [3].

  Bagan arus surat masuk dapat dilihat pada Surat Masuk a b ^{Agenda & Exspedisi} _{Kartu Kendali Pengolahan surat Masuk Pengolah 1 2} ³ Ma ^p _{Ta ta Na}

_ska

_h

^Penyimpanan

  

Gambar II-5 Bagan Arus Surat Masuk

  Langkah-langkah Arus Surat Masuk sebagai berikut:

  a. Penerimaan Tugas penerimaan adalah : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

  2. Meneliti ketepatan alamat yang mengirim surat.

  3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.

  4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima b. Penyortiran

  Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk c. Pencatatan Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

  d. Mengagendakan surat masuk.

  Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Ada tiga cara dalam mencatat surat masuk yaitu Agenda dan Ekspedisi, Kartu Kendali, maupun Map Tata Naskah. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor.

  e. Pengarahan dan penerusan Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

  f. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Bagan arus surat keluar dapat dilihat pada

  Agenda & _{Exspedisi Tembusan Konsep Final Surat} a ² _{1 Tujuan Keluar} b _{c Kartu Kendali 2. Tembusan 1. Surat Keluar Surat Keluar 3 Ma}

_Ta

_Na

_p

_ta

_ska

_h

  3. Pertinggalan _Penyimpanan

Gambar II-6 Bagan Arus Surat Keluar

  Langkah-langkah Arus Surat Masuk adalah sebagai berikut:

  a. Pembuatan konsep surat Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

  b. Pengetikan Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

  c. Mengetik surat dalam bentuk akhir Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

  d. Penandatanganan e. Pencatatan Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop). Lalu Surat ini lebih dulu dicatat dalam buku Agenda 7 Ekspedisi, Kartu Kendali, ataupun Map Tata Naskah. Surat dinas harus berisi tembusan dan pertinggalan. Setelah selesai dicatatl, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

  f. Penyimpanan berkas atau arsip surat keluar Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut

II.2.3 Konsep Sistem Berkas

  Tujuan proses komputasi adalah menghasilkan informasi yang dibutuhkan (sesuai dengan requirtment user) dala waktu yang masih dapat diterima oleh user. Pengolahan data dalam jumlah besar membutuhkan effort lebih, baik dalam hal storage device dan pengelolaannya (cara penyimpanan dan pengaksesannya).

  Sistem berkas adalah sistem penyimpanan, pengorganisasian, pengolahan data pada alat penyimpanan eksternal, dengan menggunakan teknik organisasi tertentu.

II.2.3.1 Representasi Data

  Ada dua jenis representasi data yaitu:

  1. Secara Logik Penggambaran data di level konseptual, misal penggambaran data dengan metode E-R, model objek, model semantic, dan lain-lain.

  II.2.3.2 Klasifikasi Data

  Data adalah keterangan atau bukti mengenai suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah. Data dapat diklasifikasikan, diantaranya sebagai berikut:

  1. Data Tetap Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu lama.

  2. Data Tidak Tetap Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan.

  3. Data yang bertambah menurut waktu Kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan tidak tetap

  II.2.3.3 Basis Data

  Basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan. Data yang tersimpan dalam data base merupakan kumpulan dari beberapa file. Data base dapat didefinisikan merupakan himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

  Komponen utama Basis Data : 1. Data yang disimpan dalam basis data.

  2. H/W : storage, processor, memory.

  3. S/W : DBMS, Report-writer, design arts, dll.

  4. Pengguna :

  a) Pengguna Awam

  b) Pengguna Biasa

  Sistem basis data vs Kertas :

  1. Kepadatan : Tidak diperlukan jumlah kertas yang sangat banyak untuk menyimpan data dan cukup ringkas.

  2. Kecepatan : Data dapat diambil dan dimanipulasi lebih cepat dibandingkan pencarian secara manual dari kertas.

  3. Kemudahan : Mengurangi pekerjaan yang menjemukan jika harus berurusan dengan berlembar-lembar kertas.

  4. Kekinian : Data yang disimpan adalah data yang akurat sesuai perkembangan (up to date) dan dapat disediakan pada saat yang dibutuhkan.

  Keuntungan Basis data : 1. Mereduksi redundansi yang akibatnya mengurangi inkonsistensi.

  2. Data dapat dishare antar aplikasi.

  3. Standarisasi data dapat dilakukan.

  4. Batasan security dapat diterapkan.

  5. Mengelola integritas (Keterjaminan Akurasi) data.

  6. Menyeimbangkan kebutuhan yang saling konflik.

  7. Independensi data (objektif DBS) : kekebalan aplikasi terhadap perubahan struktur penyimpanan dan teknik pengaksessan data.

  II.2.3.4 Karakteristik File

  File merupakan sekumpulan record yang menyatakan kumpulan entitas yang terorganisir dan tersimpan pada media penyimpanan elektronis. Karakteristik file di bagi menjadi tiga bagian yaitu:

  1. Persistance (Bertahan Lama) Suatu kemampuan untuk dapat diakses pada masa yang akan datang.

  2. Sharebility (Multi User) Dapat digunakan secara bersama-sama oleh banyak pemakai dan program komputer.

  3. Size (Ukuran) Memiliki ukuran relatif cukup besar dibandingkan memory utama.

  II.2.3.5 Model Akses File

  Ada tiga model akses yang dilakukan oleh sebuah program terhadap file, yaitu:

  1. Input, file yang hanya dapat dibaca dengan proram.

  2. Output, adalah file yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program atau file yang dibuat dengan program.

  3. Input / Output File, adalah file yang dapat dibaca dan ditulis selama esekusi program.

  II.2.3.6 Organisasi File & Teknik Pengaksesan

  Organisasi file adalah suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file. Ada beberapa teknik dasar organisasi file, yaitu:

  4. File Indeks Majemuk

  5. File Hash

  6. File Multiring Secara umum keenam teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :

  1. Direct Access, yatiu suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada.

  2. Squential Access, yaitu suatu cara pengaksesan record-record didepannya.

  Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file adalah:

  1. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

  2. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses

  3. Respontime yang diperlukan