Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

(1)

PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN

KERTAS KARYA

DISUSUN

OLEH:

IQBAL ISMAIL

062201013

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Oleh : Iqbal Ismail

Nim : 062201013

Dosen Pembimbing : Himma Dewiyana, ST, M, Hum.

NIP : 132316961

Tanda Tangan :

________________________

Tanggal :

_______________________

Dosen Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.si

NIP : 130802473

Tanda Tangan :

_______________________

Tanggal :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Oleh : Iqbal Ismail

Nim : 062201013

PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN

Ketua : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.si

NIP : 130802473

Tanda Tangan :

_________________________

Tanggal :

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Saya ucapkan kehadirat Allah SWT yang mana karena rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul “ PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN PANCA BUDI”.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini.

Dalam penyusunan Kertas Karya ini, adanya penulis mengalami hambatan. Namun berkat bimbingan dari Dosen pembibing akhirnya hambatan tersebut dapat di atasi oleh penulis. Atas bantuan serta bimbingan yang diterima, maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih :

1. Bapak Drs. Syaifuddin. M.A., Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatra utara.

2. Ibu Zurni Zahara Samosir, M.Si, Selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatra Utara.

3. Ibu Himma Dewiyana, ST, M. Hum, Selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan Kertas karya.

4. Seluruh Staff pengajar yang telah membina dan membimbing penulis selama menjadi mahasiswa pada Program Studi Ilmu Perpustakaan.

5. Buat sahabat-sahabatku Fadhil, Brian Batak, Abdul Bedul, Dedek, Jushari, Gita, Nurina, Ulfa, Husna, Juli, Tari, Indah, Lona, Desi, Agatha, Nevry, Belli, Jasele, Ega, Nursalam, Niswa, Kristina, Martina, yang telah memberikan dorongan, semangat serta doa kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

6. Buat seluruh rekan-rekan mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan D-III khususnya stambuk 2006 yang telah memberikan masukan dan dorongan, semangat serta doa kepada penulis.

7. Buat seluruh rekan-rekan mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan S1 Inggit, Minda, Dila, Chichi, Nia, Richard, Shella, Siska, Ardha,Tina, Oni, Mutia, Tata

8. Buat Staff American Corner USU yang telah memberikan masukan dan dorongan, semangat serta doa kepada penulis.

(5)

9. Buat teman-teman satu lingkungan tempat tinggal terkhusus buat Nanda, Jainal, Sura, Ibal, Jen, Amri, Nando, Jaka, Hadi, yang telah memberikan masukan dan dorongan, semangat serta doa kepada penulis.

Medan, Juni 2009

Iqbal Ismail 062201013

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...iii

DAFTAR IS...iv

BAB I : PENDAHULUAN……….. 1.1.Latar Belakang Masalah……….1

1.2.Tujuan Penulisa..………2

1.3.Ruang Lingkup………...2

1.4.Metode Penulisan………...2

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA………....3

2.1. Pengertian Pengembangan Koleksi Perpustakaan………...3

2.2. Tujuan Pengembangan Koleksi………....4

2.3. Pemilihan Bahan Pustaka……….5

2.3.1. Alat Bantu Pemilihan……….6

2.3.2. Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka………...6

2.4. Seleksi Bahan Pustaka………..7

2.5. Kebijakan Pengembangan Koleksi ………..8

2.5.1. Perumusan Kebijakan Pengembangan Koleksi………10

2.5.2. Kerangka Kebijakan Pengembangan Koleksi………..11

2.6. Jenis-jenis Bahan Pustaka………..12

2.7. Pengadaan Bahan Pustaka………...14

2.8. Inventarisasi………...15

2.8.1. Inventarisasi Buku Induk Untuk Buku……….16

2.8.2. Inventarisasi Buku Induk Untuk Majalah………16

BAB III : PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI……… 3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Panca Budi ………17

3.1.1. Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi...18

3.1.2. Waktu Pelayanan...18

3.1.3. Tenaga Perpustakaan...19

3.1.4. Struktur Organisasi...20

3.1.5. Anggaran ...21

3.1.6. Peraturan Perpustakaan...21

3.1.7. Koleksi Perpustakaan...22

3.1.8. Sistem Layanan Perpustakaan...25

3.1.9. Keanggotaan...25

3.2. Sistem Pengadaan Bahan Pustaka...27

3.2.1. Pembeliaan...27

3.2.2. Hadiah/Sumbangan...28

3.2.3 Silang Layang ( Tukar-menukar )...29

(7)

3.3. Seleksi Bahan Pustaka...31

3.3.1. Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka...31

3.3.2. Alat Bantu Seleksi...32

3.4. Inventarisasi...32

BAB IV : KESIMPULAN... A. Kesimpulan...33

B. Saran………...34 DAFTAR FUSTAKA

(8)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan sebagai salah satu sarana penunjang kegiatan yang mengantisipasi segala kebutuhan metode pembelajaran dan sistem pendidikan agar mahasiswa dan dosen sama-sama aktif dan dinamis dalam mendayagunakan perpustakaan secara optimal perpustakaan perhuruan tinggi diharapkan dapat menfungsikan dirinya sebagai pusat penyimpanan dan pelestarian ilmu pengetahuan, pusat pembelajaran, pusat pendidikan dan pusat penyebaran informasi. Pada abad modern ini, informasi merupakan kebutuhan manusi yang paling mendasar, manusia diharapkan harus senantiasa mengikuti perkembangan tentang hal-hal yang terjadi di sekelilingnya, keterlambatan seseorang mengikuti perkembangan-perkembangan yang terjadi secara terus-menerus, ini berarti agar orang tersebut tidak ketinggalan informasi, maka ia harus berusaha semaksimal mungkin mengikuti perkembangan akan informasi “(Sulistyo-Basuki 1991 : 27).

Tanpa pengembangan koleksi yang terpogram, maka akan sulit tercapainya pelayanan yang optimal. Pengembangan koleksi yang terpogram dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan semua jurusan atau program studi yang diasuh oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Kualitas pengembangan koleksi diharapkan akan memenuhi kebutuhan literatur dari mata kuliah yang kan didistribusikan pada setipa semesternya untuk semua jurusan atau program studi. Pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi secara keseluruhan, karena suatu perguruan tinggi pada dasarnya merupakan suatu komponen layanan dalam suatu masyarakat pengguna. Setiap kegiatan mencerminkan tujuan dan arah lembaga induknya. Bila lembaga tersebut memperluas programnya, maka perpustakaan tersebut memberikan respon yang sejalan.

Perpustakaan sebagai pusat informasi memegang peran yang penting dalam pembangunan dan merupakan sarana penunjang dalam pendidikan formal maupun informal. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada sekarang ini melaju dengan cepat seiring adanya keinginan manusia untuk mencari dan mendapatkan informasi baru yang dibutuhkannya. Perpustakaan merupakan salah satu unit kerja yang dimanfaatkan secara terus-menerus oleh pengguna.

(9)

Sehubungan dengan masalah di atas, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Panca Budi Medan. Untuk itu penulis memilih judul “PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN”.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas ini adalah untuk mengetahui kegiatan pengembangan koleksi yang dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini meliputi : 1. Isi serta cakupan koleksi

2. Jenis serta perbandingan koleksi

3. Pengembangan koleksi termasuk pengadaan koleksi.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah, sebagai berikut :

1. Penelitian Kepustakaan dilakukan dengan membaca buku dan bahan pustaka lainnya yang berhubungan dengan topik yang akan dibahas dalam kertas karya ini.

2. Penelitian Lapangan untuk langsung memperoleh data di lapangan penulis mengadakan pengamatan langsung dan mengadakan wawancara dengan pustakawan pada bangian pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.

(10)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis sebuah perpustakaan. Oleh sebab itu, dari sumber informasi perpustakaan akan dimulai kebijakan pembentukannya. Secara khusus pembinaan koleksi dikaitkan dengan masing-masing jenis perpustakaan. Perpustakaan umu, koleksinya bersifat umum, artinya mencakup semua ilmu pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan selurtuh lapisan masyarakat. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah mengenai program atau materi mata kuliah disiplin ilmu, dan materi pendukung bagijurusan, program studi, fakultas, universitas yang ada. Untuk perpustakaan sekolah, koleksi yang disediakan adalah berhubungan dengan mata pelajaran. Begitu juga untuk perpustakaan jenis lain. Artinya bahwa koleksi perpustakaan selalu dikaitkan dengan tugas dan fungsi yang harus dilakukun dalam rangka mencapai misi dan mewujudkan visi perpustakaan yang bersangkutan.

Koleksi bahan pustaka yang disediakan seharusnya dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang memang diharapkan pemakainya. Agar maksud itu dapat diwujudkan maka perpustakaan harus menyediakan berbagai jenis layanan serta memberikan kemudahan, baik akses informasi, tenaga, waktu, petunjuk, maupun sarana lainnya. Pendayagunaan koleksi sangat diperlukan karena kegiatan ini merupakan upaya perpustakaan dalam merumuskan berbagai ketentuan/kebijakan. Kebijakan yang akan diterapkan pada layanan. Pembinaan koleksi perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan sejak koleksi pertama atau dasar terbentuk. Pembinaan koleksi perpustakaan mencakup :

1. Perumusan kebijakan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan keperluan masyarakat pemakai, jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Mutu koleksi perpustakaan dibentuk oleh kegiatan pembinaan koleksi ini.

2. Penjabaran kebijakan ini :

a. Menyusun rencana opersional pembinaan koleksi. Kegiatan ini adalah mencakup perencanaan kebutuhan koleksi, sistem dan metode pengadaan,pengolahan,

penyusunan, dan pemberdayaan dan pemberian layanan serta penyediaan anggaran yang diperlukan.

b. Menghimpun. Alat seleksi bahan pustaka kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literature yang akan dipakai dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang sekarang diadakan. Sumber-sumber informasi ini

(11)

misalnya katalog penerbit, bibliografi, buletin, abstrak dan indeks, brosur terbitan terbaru, dan daftar terbitan tambahan. Sumber informasi tersebut akan lebih lengkap apabila isi buku, harga, penerbit dan toko buku yang menyediakannya.

c.Survei minat pemakai. Kegiatan ini pada dasarnya adalah membuat instrument, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data serta membuat laporan hasil survey untuk mengetahui bidang atau sebjek yang diminati pemakai yang dapat dilakukan penelitian dan wawancara yang dilakukan olh pustakawan dengan para pemakai potensial yang rajin ke perpustakaan.

2.2 Tujuan Pengembangan Koleksi

Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 30 ) menyatakan ”Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan sesuaikan dengan kondisi serta kenyataan yang ada di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. ”Sulistyo-Basuki (1992 : 14 ) menyatakan untuk menilai apakah bahan pustaka berkualitas atau tidak dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Membandingkan koleksi perpustakaan sesuai standar yang ditebitkan.

b) Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar.

c) Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan.

d) Minat bantuan pakar untuk menila koleksi yang ada sesuai dengan bidang spesialis masing-masing.

Perguruan tinggi ialah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Dharma yang kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.

3. Dharma yang ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melaui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan informasi bagi masyarakat.

Dari kedua pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan di lingkungan lembaga tinggi, yang bukan hanya untuk mahasiswa saja, tetapi juga untuk dosen dan para staf yang berada di lembaga tinggi tersebut. Serta memberikan jasa informasi untuk mendukung,

(12)

mempelancar dan mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.3 Pemilihan Bahan Pustaka

Proses pemilihan bahan pustaka merupakan kegiatan yang harus dibatasi oleh tujuan dan sarana yang ingin dicapai perpustakaan. Dimana kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Kemampuan pengguna yang dilayani, dana, tenaga, dan pengolah yang tersedia di perpustakaan.

Dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi perpustakaan dan pengetahuan Literature dinyatakan bahwa adapun cara pemilihan bahan pustska adalah :

1. Pemilihan dilakukan berdasarkan sarana pengguna perpustakaan

2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat-alat bantu pemilihan buku 3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi buku secara langsung. 4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku yang dikelompokkan dari

kelompok diskusi atau media komunikasi.

2.3.1 Alat Bantu Pemilihan

Untuk melakukan pemilihan bahan pustaka di perlukan alat bantu seleksi. Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 432) karena seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan dan berhubungan dengan mutu perpustakaaan yang bersangkutan, alat bantu seleksi antara lain :

1. Silabus mata kuliah

2. Katalog penerbit/berita buku 3. Bibliografi

4. Daftar perolehan buku 5. Tinjauan dari resensi buku 6. Iklan dan selebaran terbitan baru 7. Book inprint

8. Pangkalan data 9. Situs Web

Setiap perpustakaan memiliki struktur organisasi tersendiri, sehingga dalam

menentukan seleksi bahan pustaka atau struktur organisasi. Secara garis besar alat bantu seleksi bahan pustaka terdiri atas dua bagian :

1. Alat Bantu Seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi. Karena informasi yang diberikan dalam alat bantu tersebut tidak terbatas pada data bibliografis, tetapi juga mencakup keterangan lain diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk notasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang dan bervariasi.

(13)

Contoh alat bantu seleksi yaitu :

a. Majalah, tinjauan buku/bahan pustaka lain

b. Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu ( core, list, subjek tertentu atau kelompok tertentu).

c. Indeks, misalnya book review indeks dan sebagainya 2. Alat indeks dan verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harga) alat seperti ini di pakai untuk mengetahui judul yang telah diterbitkan atau yang akan di terbitkan dalam bidang subjek tertentu alat bantu ini dapat dipakai untuk mengetahui verifikasi apakah judul atas nama pengarang, beberapa harganya, tebitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran dan

verifikasi atau tidak.

2.3.2 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Dalam pemilihan bahan pustaka harus memiliki beberapa prinsip, dan mampu memenuhi kebutuhan pengguna secara efisien dan optimal. Menurut Soeatimah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan :

a. Minat dan kebutuhan masyrakat pemakai.

b. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.

c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. d. Pustaka yang mmenuhi kualitas dan persyaratan.

2.4 Seleksi Bahan Pustaka

Tahapan seleksi bahan pustaka dilakukan untuk keberhasilan kegiatan pengembangan koleksi. Seleksi bahan pustaka merupakan langkah penting untuk menciptakan mutu koleksi yang memiliki kualitas.

Menurut Soedibyo (1998 : 301), menyatakan bahwa ”Book selection”adalah seleksi pemilihan atas buku-buku yang diambil serta diyakini akan berguna dan tempat bagi perpustakaan dimana kita bertugas.”

Seleksi bahan pustaka dilakukan dengan pemilihan bahan pustaka yang akan dilayanin untuk pengguna dengan pemilihan bahan pustaka. Koleksi yang dilayanankan harus diseleksi apakah sesuai dengan pengguna. Ketetapan pemilihan koleksi ditentukan oleh beberapa prinsip penyeleksian bahan pustaka, antara lain :

1) Pemilihan bahan pustaka yang tepat untuk pengguna perpustakaan 2) Permintaan pengguna

3) Pemilihan bahan pustaka harus benar-benar dapat mengembangkan dan memperkaya pengetahuan pengguna.

(14)

4) Setiap bahan pustaka harus dibina berdasarkan rencana tertentu.

Selain alat bantu yang disebut di dalam kutipan di atas. Alat bantu lain yang juga dapat dijadikan acuan dalam seleksi adalah brosur buku dari penerbitan, resensi buku dan majalah, surat kabar, dan media lain. Tim seleksi (selector) tinggal melihat alat bantu mana yang sesuai dengan kebutuhan agar mekanisme kerja maksimal.

Menurut Siregar (1998 : 6) dalam melaksanakan seleksi bahan pustaka hendaknya memperhatikan pedoman dalam penentuan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain : a) Relevansi (kesesuaian)

Pemilihan dan pengadaan bahan pustaka terkait dengan kepuasan pengguna yang direlevansi dengan kebutuhan pengguna.

b) Kelengkapan.

Koleksi perpustakaan tidak hanya terdiri dari buku-buku teks saja tetapi juga menyangkut bidang ilmu lain yang berkaitan dengan bahan penelitian.

c) Kemuktahiran.

Perpustakaan harus selalu mengadakan pemburuan dalam koleksi, sehingga informasi yang disajikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Sebagai contoh kemuktahiran koleksi tersebut dapat dilihat dari tahun terbit.

d) Kerjasama.

Perlunya kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi berjalan dengan baik. Dalam kerjasama ini melibatkan beberapa pihak yang berkompeten agar koleksi yang disajikan dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

e) Alat bantu seleksi.

Untuk memudahkan mengetahui informasi koleksi secara lengkap hendaknya pemilihan koleksi menggunakan alat bantu yang tepat.

2.5 Kebijakan pengembangan koleksi

Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu, diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak, baik didalam maupun diluar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu,yang harus dipegang teguh.perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen, mahasiswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan kurikulum perlu diperhatikan. Sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan dalam memili bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemuktahiran, dan kerja sama.

Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatkan pustakawan, dosen, peneliti, mahasiswa, serta

(15)

pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan. Pemilihan bahan perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah pengadaannya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan pustaka tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal karena melibatkan berbagai pihak,disamping harga buku yang terus meningkat.Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasarioleh pengguna. Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa katalog, Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya. Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah peranan penting pengkatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan. Selain mengendalikan koleksi, kedua hai itu sekaligus juga menginformasikan koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan diserahkan ke bagian pelayanan.

Kebijakan pengembangan koleksi didasari asas berikut:

1. Kerelevanan. Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat perguruan tinggi. Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan. Program studi, lembaga, dan seterusnya. Jenjang program meliputi program diploma, sarjana (S1), pasca sarjana (S2), spesialis, dan seterusnya. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga akan sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.

2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah tenaga pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, dan alumni, yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.

3. Kelengkapan. Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap (lihat Kep.Mendiknas, No. 0234/U/2000, tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi).

4. Kemutakhiran. Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

5. Kerja sama. Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan

(16)

mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.

6. Rangkaian Kegiatan. Pada umumnya, pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai berikut:

a. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi

kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, fskultas atau jurusan, dan unit lain

b. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terrlibat dalam pengembangan koleksi.

c. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara , antara lain:

1. Mempelajari kurikulum setiap program studi

2. Memberikan kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi

3. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya

4. Menyigi pengguna secara berkala untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna

d. Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib

e. Merawat bahan perpustakaan f. Menyiangi koleksi

g. Menevaluasi koleksi.

Untuk melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang memadai, karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alat bantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.

2.5.1 Perumusan Kebijakan pengembangan kolesi

Menurut Yulia (1993 : 25) tujuan Pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya.Yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain:

a) Program Lembaga

b) Model pembelajaran yang dijalankan c) Kebutuhan pengguna

d) Jenis koleksi

e) Kriteria bahan perpustakaan f) Jumlah eksemplar

g) Bahasa

2.5.1.2 Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada: a. Pustakawan

b. Wakil sivitas akademika

c. Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.

2.5.1.3 Yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan adalah: a. Pustakawan

(17)

b. Tenaga pengajar dan peneliti c. Mahasiswa

d. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan

Yang berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan perpustakaan adalah tim seleksi.

Yang behak menetapkan pengadaan bahan perpustakaan yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan

2.5.2 Kerangka kebijakan pengembangan koleksi a. Pendahuluan

Dalam bagian ini dijelaskan alasan perlunya kebijakan pengembangan koleksi, siapa yang bertanggung jawab, dan untuk siapa bahan perpustakaan diadakan.

b. Tujuan

Dalam bagian ini diuraikan tujuan perpustakaan dan perguruan tinggi yang dilayani. Tujuan hendaknya jelas dan mudah dicapai.

c. Kebijakan pengembagan koleksi

Bagian ini memuat inti kebijakan pemilihan dan pengadaan bahan perpustakaan. Di bagian ini dijelaskan siapa yang berwenang, cara memilih, pertimbangan yang dipakai, dan siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan. Keputusan akhir seyogyanya ditentukan oleh pimpinan perpustakaan.

d. Kebijakan evaluasi dan penyiangan

Bagian ini menguraikan manfaat, daya guna, dan hasil guna koleksi perpustakaan dalam memenuhi tujuan dan funsi perpustakaan serta kebutuhan masyarakat yang dilayani.

2.6 Jenis-jenis Bahan Pustaka

Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah: 1.Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi:

 Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan, penyediaan anggaran.

 Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai.

(18)

 Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain.

2.Menghimpun alat seleksi bahan pustaka 3.Survei minat pemakai

4.Survei bahan pustaka

5.Membuat dan menyusun desiderata.

Menurut Siregar, (1999:2): jenis-jenis bahan pustaka di perpustakaan dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Karya Cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti: a. Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.

Beberapa jenis buku antara lain sebagai berikut:

1. Buku teks (buku wajib), yang telah digariskan oleh pemerintah.

Contoh: Berbagai buku wajib yang dikeluarkan oleh pemerintah yang digunakan di SD, SMP, SMA serta penunjang perkuliahan.

2. Buku Penunjang; buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan di sekolah-sekolah, dan buku penunjang untuk kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu.

3. Buku fiksi serta buku bergambar yang dapat mempengaruhi rasa ingin tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.

4. Buku popular (umum), merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan popular.

5. Buku rujukan (referens) merupakan buku yang menggambarkan isi yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan(referens) tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku.

b. Terbitan berseri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan berseri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.

(19)

2. Karya Noncetak

Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Karya noncetak terdiri dari beberapa jenis, diantaraya adalah sebagai adalah sebagai berikut :

a. Rekaman suara

Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.

b. Gambar hidup dan rekaman video

Gambar hidup dan rekaman suara terdiri dari film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan.

c. Bahan Grafika

Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya slide, transparansi, dan filmstrip).

d. Bahan kartografi

Bahan kartografi terdiri dari peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.

3. Bentuk Mikro

Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalmnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainy. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:

a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.

b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.

c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya.ukuran sebesar mikrofis.

(20)

4. Karya Dalam Bentuk Elektronik

Dengaan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.

Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.

Contoh: video, kaset, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film.

2.7 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan dumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.

Untuk melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka maka perpustakaan dapat menetapkan metode dalam memperluas koleksi, baik dengan metode pembelian, pemesanan, hadiah, sumbangan,titipan, atau tukar-menukar.

a. Pembelian

Pengadaan bahan pustaka yang di peroleh melalui transaksi jual beli. Perpustakaan bisa membuat daftar pesanan bahan pustaka pada agen dan penerbit. Selain itu pustakawan juga dapat terjun langsung ke toko buku untuk melihat koleksi yang benar-benar dapat bermanfaat bagi pengguna.

b. Hadiah

Pengadaan bahan pustaka yang dapat menguntungkan bagi perpustakaan, karena perpustakaan tidak perlu mengeluarkan dana untuk memperoleh bahan pustaka. Sehingga perolehan bahan pustaka melalui hadiah dapat menghemat anggaran dana di suatu perpustakaan dalam penerimaan hadiah tim seleksi (selector) juga harus tanggap terhadap hadiah yang masuk menjadi koleksi perpustakaan. Hal tersebut sangat di perlukan karena mencegah hadiah yang informasinya sudah tidak muktahir untuk dijadikan koleksi perpustakaan biasanya di peroleh melalui :

• Promosi penerbit pada perpustakaan • Lembaga pendidikan

• Lembaga pemerintahan dan swasta • Sumbangan luar negeri

• Hadiah perorangan c. Titipan.

Koleksi yang berasal dari perorangan atau lembaga yang menitipkan koleksinya pada perpustakaan. Perolehan koleksi terjadi tanpa terencena sehingga perlu seleksi yang benar terhadap koleksi. Perpustakaan harus memperhatikan koleksi yang dititipkan, jangan

(21)

sampai perpustakaan menambah biaya operasional perawatan koleksi karena kondisi yang telah usang.

d. Tukar-menukar

Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabilah perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yamg terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.

e. Terbitan Berseri

Tidak semua dapat menerbitkan bahan pustaka sendiri. Jenis perpustakaan pendidikan seperti perpustakaan yang sering menerbitkan bahan pustaka sendiri. Perpustakaan tersebut mengumpulkan hasil karya mahasiswa seperti : skripsi, hasil penelitian, dan hasil karya lainnya.

2.8 Inventarisasi.

Inventarisasi bahan pustaka merupakan alur kerja terpenting dari kegiatan di unit pengadaan. Menurut Soeatimah (1992 : 81). ”Inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dan mencatat dalam buku yang bersangkutan.

Jadi inventarisasi bahan pustaka adalah aktivitas pendapatan koleksi perpustakaan yang dibuat ke dalam buku inventarisasi. Pendapatan koleksi perpustakaan dilakukan untuk memudahkan perpustakaan mengetahui koleksi yang menjadi hak milik perpustakaan dengan jelas mengenai informasi yang ada dalam buku induk mulai dari nomor induk, judul, pengarang, tahun, bahasa, jumlah, harga dan keterangan lainnya.

Setelah melakukan stempel kepemilikan dan inventarisasi pada bahan pustaka, maka selanjutnya mencatatnya.

Beberapa tugas pokok petugas inventarisasi adalah :

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventarisasi yang diperlukan, sesuai dengan jenis bahan pustaka (masing-masing satu untuk judul majalah dan jenis bahan pustaka lainnya).

2. Menentukan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.

3. Melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah di tetapkan.

Setelah kegiatan pokok, petugas inventarisasi harus melakukan kegiatan-kegiatan yang menjadi kegiatan inventarisasi bahan pustaka yang diantaranya sebagai berikut :

1. Memberikan stempel pada bahan pustaka.

2. Setiap bahan pustaka yang telah di stempel dengan stempel perpustakaan perlu di tambah dengan stempel inventarisasi.

3. Mendaftar bahan pustaka ke dalam buku induk.

2.8.1 Inventarisasi Buku Induk untuk Buku

Buku induk untuk buku mempunyai fungsi yaitu : a. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.

b. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.

c. Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakan pada saat / tahun tertentu. d. Untuk mengetahui judul-judul buku yang hilang.

(22)

e. Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa, pembelian, hadiah, maupun berdasarkan tukar-menukar.

Tata cara pencatatan buku induk yaitu terdiri dari: 1. Tanggal penerimaan

2. Pengarang 3. Judul

4. Asal perolehan 5. Penerbit 6. Tahun terbit 7. Nomor induk 8. Harga

9. Keterangan lain (bahasa, jumlah, dan lain-lain)

2.8.2 Inventarisasi Buku Induk untuk Majalah

Majalah adalah terbitan yang direncanakan diterbitkan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama untuk subyek tertentu. Majalah biasanya diterbitkan lebih dari satu kali dalam setahun, dengan dibubuhi volume dan nomor yang berurutan untuk setiap terbitan.

Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang; melihat riwayat majalah; dan untuk mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong (Yulia, 1993:155).

(23)

BAB III

PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Panca Budi

Perpustakaan Universitas Panca Budi berada di bawah naungan Yayasan Prof. DR. H. Kadirun Yahya, yang merupakan penggabungan antara UPT. Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) dengan UPT. Perpustakaan Perguruan Panca Budi (GUPAD). Pada awalnya perpustakaan tersebut merupakan perpustakaan terpusat UNPAB dengan nama UPT. Perpustakaan UNPAB, yang ditetapkan berdasarkan SK Koordinator Perguruan Panca Budi No.148/02/07/IPB/1998 tahun 1998 tentang penggabungan perpustakaan Perguruan Panca Budi dengan perpustakaan UNPAB. Pada tahun 2003 berdasarkan SK Rektor UNPAB No.1227/14/R/0203 keberadaan UPT. Perpustakaan UNPAB diubah menjadi Unit Perpustakaan Universitas Panca Budi di bawah naungan Unit KDA dan berdasarkan SK Kepala Kampus Darul Amin No.02/111/Sk/KDA/2003 keberadaan UPT. Perpustakaan UNPAB di bawah koordinasi UPT. Laboratorium Pustaka.

Perpustakaan Universitas Panca Budi merupakan gabungan dari perpustakaan masing-masing fakultas dan memiliki satu perpustakaan sekolah, akan tetapi sejak tahun 1982 perpustakaan fakultas digabung menjadi perpustakaan terpusat, dan pada tahun 2000 perpustakaan sekolah digabung menjadi perpustakaan terpusat. Untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi dan efisiensi kerja, maka berdasarkan SK Rektor tahun 2005 dibentuklah lembaga perpustakaan terpadu yang berdiri dan menjadi Perpustakaan Universitas Panca Budi.

Universitas Panca Budi berlokasi di Jl. Gatot Subroto Km 4,5 Medan. Gedung Perpustakaan Universitas Panca Budi terletak di samping Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian yang berlokasi di gedung D lantai 2 dengan luas ruangan 600m2. Adapun jumlah rak buku Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah 18 rak dan Jumlah koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi hingga tahun 2008 ± 17.000 judul dengan ± 27.000 eksemplar. Kepala Perpustakaan Universitas Panca Budi pertama sekali adalah Bapak Anashanavi Almarhum, hingga sekarang Kepala Perpustakaan Universitas Panca Budi Bapak Aswin ST. Perpustakaan Universitas Panca Budi mengelola, mengoleksi, merawat, dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki.

(24)

3.1.1 Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Adapun Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sebagai berikut:

a. Visi

Visi Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah turut serta mendapat kehidupan bangsa bersama-sama lembaga induk menggali sumber-sumber ilmu yang bermanfaat bagi masyarakat.

b. Misi

Misi dari Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah menciptakan lembaga yang independen yang mandiri, aktif dan prima dalam pengolahan, prima dalam pelayanan dan prima dalam managerial.

c. Fungsi

Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi merupakan unit pelayanan teknis perguruan tinggi yang sama-sama dengan unit lainnya, turut melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi dengan cara memilih, meghimpun, mengolah, merawat, serta melayankan sumber informasi tersebut kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

3.1.2 Waktu Pelayanan Perpustakaan.

Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :

Senin- Kamis : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib Jumat : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib Sabtu : Pukul 07.30 s/d 16.00 Wib

Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan semester perpustakan tetap buka. Dari uraian diatas dapat diketahui jam buka Perpustakaan Universitas Panca Budi belum memadai karena kampus panca budi juga mengadakan perkuliahan di malam hari, untuk memenuhi kebutuhan mereka sebaiknya jam buka perpustakaan di tambah.

(25)

3.1.3 Tenaga Perpustakaan

Perpustakaan yang baik memiliki tenaga perpustakaan yang memadai, untuk melakukan tugas-tugas yang ada di Perpustakaan. Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan secara langsung dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan.

Perpustakaan Universitas Panca Budi memiliki 5 (lima) orang staf, yang terdiri dari 1 (satu) orang kepala Perpustakaan, dan 4 (empat) orang staf. Kelima staf perpustakaan tersebut tidak ada yang berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. Tetapi para staf pernah mengikuti pendidikan pustakawan.

Adapun nama staf, jabatan dan latar belakang pendidikan yang bekerja di Perpustakaan Universitas Panca Budi dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel -1:

Tabel -1: Jumlah Staf Perpustakaan Universitas Panca Budi

Nama Jabatan Latar Belakang

Pendidikan Aswin Kep. Perpustakaan Sarjana Teknik

Mujiarno Tata Usaha Sarjana Hukum

Erwin Purba Pengolahan Sarjana Pendidikan Ahmad Parmonangan Nst Sirkulasi Sarjana Hukum Sahrial Amdani Manik Sirkulasi Proses Pendidikan Sumber : Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa seluruh staf atau pegawai di Perpustakaan Universitas Panca Budi tidak memiliki latar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan, sehingga seluruh sistem kinerja dan pelayanan yang disediakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi kurang efisien dan efektif bagi pengguna perpustakaan.

3.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi sangat dibutuhkan oleh lembaga perguruan tinggi, perusahaan, maupun perpustakaan. Dengan adanya struktur organisasi akan membantu proses kegiatan kerja dalam sebuah lembaga.

(26)

Organisasi merupakan suatu bentuk gambaran secara jelas, fungsi-fungsi, tugas dan tanggungjawab setiap bagian yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Struktur organisasi dapat memperlihatkan hubungan antara perpustakaan dan unsur lainnya pada perguruan tinggi.

Untuk menjalankan fungsinya, Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Sumber : Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Dari struktur organisasi di atas dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi Perpustakaan Universitas Panca Budi tidak sesuai dengan bentuk dan susunan struktur organisasi perpustakaan yang telah di tetapkan. Seperti pada bagian Pengolahan, seharusnya susunan bagian pengolahan sejajar dengan bagian Pelayanan dan Sirkulasi. Pada bagian Kepala Lab. Pustaka seharusnya tidak tercantum, karena tidak sesuai berdasarkan susunan struktur organisasi perpustakaan yang telah ditetapkan. Kemudian pada susunan struktur organisasi

Yayasan Prof. DR. H. Kadirun Yahya (Koordinator)

Kepala Kampus Panca Budi

Kepala Lab. Pustaka

Kepala Perpustakaan (Aswin ST)

Pengolahan Tata Usaha

Tata Usaha

(27)

perpustakaan juga tidak tercantum bagian Pengadaan, sehingga kinerja dan pelayanan perpustakaan tidak efisien dan efektif.

3.1.5 Anggaran

Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.

Anggaran pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan tidak disebutkan secara rinci atau dirahasiakan. Karena perpustakaan tidak menyebutkan besarnya anggaran pengadaan koleksi, peralatan, dan anggaran lainnya maka anggaran perpustakaan selain diperoleh melalui yayasan, juga diperoleh dari setiap penerimaan mahasiswa baru.

3.1.6 Peraturan Perpustakaan

Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengunjung yang akan memasuki Perpustakaan Universitas Panca Budi yaitu :

Perhatian untuk pengunjung Perpustakaan Universitas Panca Budi (1) Masukkan baju anda bila memasuki ruang Perpustakaan.

(2) Dilarang memakai topi, jeket di ruang perpustakaan.

(3) Jangan tinggalkan barang berharga anda di rak penitipan barang seperti dompet,HP, dan lain-lain.

(4) isilah daftar pengunjung bila anda memasuki ruangan perpustakaan.

Peraturan di ruangan Perpustakaan Universitas Panca Budi (5) Mohon tidak berisik di ruangan ini.

(6) Tidak dibenarkan merokok dan membawa senjata tajam ke ruangan perpustakaan. (7) Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke ruangan perpustakaan.

(8) Harap dikumpulkan bahan pustaka yang telah anda baca pada meja penitipan dan tidak dibenarkan mengembalikan ke rak semula.

(9) Rapikan kursi baca bila anda hendak meninggalkan ruangan perpustakaan.

(10) Bila anda ketahuan merusak (mengoyak, mencoret) atau mencuri bahan pustaka, maka anda akan diberikan sanksi (Peraturan Perpustakaan No. 008/14/UPT.P/2003 point N).

(28)

(11) Bila anda menemukan bahan pustaka yang rusak/koyak harap melaporkannya ke bagian pelayanan perpustakaan.

(12) Bila anda butuh bantuan informasi mengenai bahan pustaka hubungi bagian pelayanan perpustakaan.

Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa peraturan yang telah ditetapkan oleh Perpustakaan Panca Budi sudah baik. Dengan adanya peraturan-peraturan perpustakaan, maka dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan bagi para pengguna perpustakaan.

3.1.7 Koleksi Perpustakaan

Suatu perpustakaan harus memiliki koleksi yang lengkap agar perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna. Pada Perpustakaan Panca Budi Medan, koleksi yang disediakan bertujuan untuk menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu program pendidikan, pengajaran, pelatihan, dan pengabdian kepada masyarakat.

Koleksi pada perpustakaan harusnya relevan dengan program pendidikannya. selain itu koleksi perpustakaan hendaknya selalu mutakhir, untuk itu perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui koleksi perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi yang disediakan oleh perpustakaan ditentukan oleh jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitian dan jumlah pengguna. Koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi terdiri dari : buku fiksi, jurnal, majalah, surat kabar, karya ilmiah, dan lain-lain. Jumlah koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi hingga tahun 2008 ± 17.000 judul dengan ± 27.000 eksemplar. Jumlah koleksi tersebut mencakup bidang hukum, pertanian, ekonomi, teknik, komputer, dan buku fiksi. Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 2.700 orang, sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai.

Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :

1. Buku Teks

Merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar.

Koleksi Umum, antara lain: 000 : Karya Umum 100 : Ilmu Filsafat 297 : Agama Islam 300 : Ilmu Sosial

(29)

400 : Bahasa 500 : Ilmu Murni

600 : Teknologi (Ilmu Terapan) 700 : Kesenian Dan Seni Dekorasi 800 : Kesusastraan

900 : Geografi Umum Dan Sejarah Umum 2. Buku Referensi

Merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan yang kita inginkan.

Koleksi Referensi, antara lain: a. Kamus

b. Ensiklopedia c. Bibliografi d. Indeks

e. Laporan Tahunan f. Dan lain-lain 3. Penerbitan Sendiri

Merupakan koleksi bahan pustaka yang diterbitkan sendiri oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yang terdiri dari:

a. Jurnal

b. Bullettin Mahasiswa 4. Terbitan Berseri

Merupakan koleksi perpustakaan yang memuat informasi yang terbaru dan mutakhir. Koleksi Terbitan Berseri, antara lain:

a. Majalah : Komputer, Islam, Perbankan, Pertanian: Trubus, Bisnis, Berita: Forum Keadilan. Tempo, Gatra, Olahraga, Otomotif

b. Koran, Seperti : Analisa, Waspada, Sinar Indonesia Baru, Kompas, Bola, Jakarta Post, dll.

5. Karya Ilmiah

Merupakan koleksi perpustakaan yang terdiri dari skripsi, tesis, dan lain-lain.

Adapun jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi tahun sampai dengan 2008 dapat dilihat pada tabel berikut :

(30)

Tabel -2:

Tabel -2 Jenis koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi

Sumber : PerpustakaanUniversitas Panca Budi Medan.

Dari koleksi di atas, dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi bahan pustaka yang tersedia paling banyak (untuk dipinjam) adalah koleksi buku fiksi, kemudian koleksi ilmu hukum dan yang terakhir adalah ilmu teknik. Bila dilihat berdasarkan jumlah koleksi perpustakaan dengan jumlah mahasiswa yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai.

3.1.8 Sistem Layanan Perpustakaan

Sistem layanan Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sistem layanan terbuka (open access). Dimana pengguna diberikan kesempatan untuk memilih buku yang mereka butuhkan dengan dapat langsung menuju rak buku. Pengguna dapat memeriksa sendiri buku, isi buku, ilustrasi dan sebagainya sebagai bahan pertimbangan buku tersebut akan dipinjam atau tidak. Perpustakaan Universitas Panca Budi memiliki sistem tertutup tapi hanya untuk bahan pustaka Referensi dan Karya Ilmiah Tesis.

No Fakultas Judul/buah Jumlah/eks Keterangan

1 Buku fiksi 14.000 Tahun 2008

2 Hukum 900 4210 Tahun 2008

3 Ekonomi 413 2760 Tahun 2008

4 Pertanian 605 3200 Tahun 2008

5 Teknik 718 3500 Tahun 2008

6 Surat Kabar 4 buah - Tahun 2008

7 Majalah 3 buah - Tahun 2008

8 Karya Ilmiah Teshis

109 - Tahun 2008

9 Referensi 120 800 Tahun 2008

(31)

3.1.9 Keanggotaan

Anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah semua masyarakat Panca Budi yang terdaftar menjadi anggota Perpustakaan. Jumlah anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi yang aktif adalah 2.700 orang, setiap semester anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi harus mengaktifkan kartu anggotanya kepada pegawai perpustakaan dengan biaya Rp.2.500/Orang. Adapun yang menjadi anggota Perpustakaan Panca Budi adalah

1) Siswa-siswi SD, SMP, SMA, SMEA, STM, Sekolah Panca Budi 2) Mahasiswa-mahasiswi Perguruan Panca Budi

3) Guru Sekolah

4) Staf pengajar, Dosen

5) Masyarakat umum yang mendaftar menjadi anggota pada perpustakaan.

Adapun syarat-syarat untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah :

1. Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan perpusatakaan dan membawa: a. Foto copy pembayaran uang kuliah (bagi mahasiswa)

b. Foto copy kartu pelajar/KTM/KTP c. Pasfoto ukuran 2x3 = 1 lembar

2. Memabayar biaya pendaftaran sebesar Rp.8.000,- (Delapan Ribu Rupiah) bagi mahasiswa dan siswa Panca Budi.

3. Membayar uang keaktifan kartu Rp.2.500,- (Dua ribi lima ratus rupiah), dan keaktifan pengunjung umum, pegawai, dosen, dan guru sebesar Rp.5.000,- (Lima ribu rupiah).

Berikut ini contoh kartu anggota Perpustakaan Universitas Panca budi Yayasan Prof. DR. H. Kadirun Yahya

Perpustakaan Universitas Panca Budi Jl. Jend. Gatot Subroto km 4,5 Po. Box. 1099 Medan

Kartu Anggota No :……..

Medan,…….20… Ka. Perpustakaan (Aswin, St)

(32)

Bagian Depan

3.2 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka

Salah satu kegiatan pembinaan koleksi adalah pengadaan bahan pustaka. Menurut Soetminah (1992 : 71) defenisi Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan.

Bahan pustaka yang dihimpun dan dijadikan koleksi oleh perpustakaan harus relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan yaitu segenap civitas akademika.

Setiap perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka mempunyai cara yang berbeda-beda. Begitu pula dengan Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yang mempunyai cara tersendiri dalam melakukan pengadaan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi di perpustakaannya.

Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, pengadaan bahan pustakla dilakukan dengan cara:

1) Pembelian

2) Hadiah atau Sumbangan 3) Silang layang (Tukar-menukar) 4) Terbitan Sendiri

3.2.1 Pembelian

Salah satu cara yang dilakukan dalam pengembangan koleksi adalah dengan cara pembelian. Pembelian merupkan cara yang paling efektif dalam proses pengadaan bahan pustaka. Apabila suatu perpustakaan memiliki dana yang memadai, maka pembelian adalah satu cara yang paling mudah untuk dilakukan demi kelancaran proses pengadaan.

Nama :……… No.Stb :……… Fak :……… Alamat :……… Ketentuan :...

1. Anggota wajib memperlihatkan kepada petugas saat peminjaman dan pengembalian buku.

2. Keterlambatan pengembalian akan dikenakan denda. 3. Masa Aktif Kartu Selama 6 bulan dan dapat

diperpanjang

(33)

Saat ini, pembelian bahan pustaka merupakan salah satu cara yang banyak dilakukan oleh suatu perpustakaan. Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, pembelian bahan pustaka dilakukan langsung ke toko buku dan penerbit atau melalui agen.

Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, yang melakukan pembelian bahan pustaka adalah petugas perpustakaan langsung. Sebelum petugas perpustakaan membeli bahan pustaka yang akan dijadikan sebagai koleksi perpustakaan, petugas perpustakaan terlebih dahulu melakukan seleksi bahan pustaka. Petugas perpustakaan meminta persetujuan dari dosen dan mahasiswa untuk bahan pustaka apa saja yang akan dibeli. Setelah bahan pustaka tersebut diseleksi oleh pihak perpustakaan, maka dilakasanakanlah pembelian oleh petugas perpustakaan.

Adapun prosedur pembelian bahan pustaka melalui agen di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:

1. Agen/ penjaja buku dari penerbit datang ke perpustakaan dan memberikan katalog penerbit pada pustakawan.

2. Setelah itu, bagian pengadaan menentukan bahan pustaka apa saja yang akan dibeli. Namun sebelumnya bagian pengadaan sudah mendapat persetujuan dari kepala perpustakaan, dosen, dan mahasiswa.

3. Setelah selesai melakukan pemilihan bahan pustaka, bagian pengadaan kemudian mengantarkan daftar buku-buku yang akan dibeli kepada agen atau penjajah buku.

4. Agen buku mencari buku yang diminta oleh perpustakaan ke penerbit, setelah itu buku-buku yang sudah ada langsung diantarkan ke perpustakaan.

5. Setelah bahan pustaka diterima, maka pihak perpustakaan melakukan pemeriksaan. Apakah pesanan bahan pustaka sesuai dengan permintaan atau tidak. Apabila terdapat kerusakan pada bahan pustaka, maka pihak perpustakaan akan mengembalikan bahan pustaka dan meminta tukar atas kerusakan bahan pustaka, setelah itu pihak agen/ penjaja buku akan menggantinya sesuai dengan bahan pustaka yang rusak.

6. Pihak perpustakaan kemudian melakukan pembayaran langsung kepada agen secara tunai.

3.2.2 Hadiah atau Sumbangan

Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, hadiah atau sumbangan bahan pustaka tidak atas permintaan berasal dari: Mahasiswa dan Staf Pengajar/Dosen

(34)

Prosedur penerimaan hadiah atau sumbangan tidak atas permintaan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:

1) Bagi mahasiswa, perorangan ataupun Departemen yang ingin menyumbangkan bukunya, langsung mendatangi pihak Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan pada bagian pengadaan.

2) Setelah itu, pihak perpustakaan akan mencatat jumlah buku yang disumbangkan. Dalam hal ini, pihak perpustakaan tidak menentukan berapa jumlah buku yang akan disumbangkan. Bahan pustaka yang disumbangkan yaitu berupa: Buku, Jurnal, dan Buletin

Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan melaksanakan wajib sumbang kepada mahasiswa yang akan mengikuti ujian meja hijau berupa buku yang telah ditetapkan. Dalam hal ini sumbangan didasarkan atas permintaan. Pihak Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga menerima sumbangan bagi mahasiswa yang akan menyumbangkan bukunya.

Prosedur Sumbangan wajib tersebut adalah: kepala perpustakaan mengeluarkan surat keterangan yang mewajibkan setiap mahasiswa yang akan mengikuti ujian meja hijau diwajibkan untuk mengambil Surat Keterangan bebas Pustaka (SKBP). Sumbangan wajib ini merupakan sumber pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yang dilakukan dari tahun ke tahun.

3.2.3 Silang layang (Tukar-menukar)

Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara Silang layang (Tukar-menukar), yaitu dengan tujuan:

1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku.

2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.

3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

Adapun prosedur dalam tukar menukar bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Pihak perpustakaan menyusun bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan.

a. Sebelum ditawarkan, setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan.

(35)

b. Daftar penawaran disusun menurut subjek, kemudian pengarang dan judul. Sedangkan majalah disusun menurut judul, tahun, dan nomor telepon.

2. Pihak perpustakan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama.

3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan sendiri.

4. Perpustakaan yang menerima tawaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagi bahan penukar.

5. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkan disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagi bahan penukar.

6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penukaran keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.

7. Aplikasi kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan jawaban persetujuannya.

8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.

3.2.4 Terbitan Sendiri

Sistem pengadaan bahan pustaka selain dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, silang layang (tukar-menukar), pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri.

Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi koleksi yang diperoleh dari penerbitan sendiri antara lain:

a. Karya-karya Ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar/dosen seperti laporan penelitian, thesis.

b. Skripsi yang dihasilkan mahasiswa. c. Jurnal

(36)

3.3 Seleksi Bahan Pustaka

Mekanisme pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yakni:

1. Pemilihan bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan, dosen, dan mahasiswa, dengan cara petugas perpustakaan memberikan selebaran kertas kepada dosen dan mahasiswa yang berisi bahan pustaka apa saja yang harus dibeli, setelah itu petugas perpustakaan melakukan penyeleksian kembali.

2. Bahan pustaka yang akan dipilih, dibuatkan daftar pemilihan yang akan diisi sesuai dengan prosedurnya. Dengan begitu, petugas perpustakaan akan mengetahui bahan pustaka apa saja yang akan dibutuhkan pengguna perpustakaan.

3. Setelah itu, petugas perpustakaan atau pustakawan memeriksa kembali daftar pemilihan tersebut, dan mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli.

4. Selanjutnya, kepala perpustakaan akan melakukan proses pembelian.

3.3.1 Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka

Pada suatu perpustakaan, terdapat pihak-pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka. Hal ini dilakukan agar koleksi bahan pustaka yang akan dibeli nantinya sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah:

1. Staf Perpustakaan 2. Dosen

3. Mahasiswa

Terlibatnya pihak-pihak tersebut diatas diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka demi tercapainya kepuasan pengguna perpustakaan sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.

3.3.2 Alat Bantu Seleksi

Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan dalam proses pemilihan bahan pustaka untuk mempermudah pemilihan. Untuk memudahkan dalam penyeleksian bahan pustaka Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan menggunakan alat bantu seleksi sebagai berikut:

1. Katalog Penerbit 2. Silabus/Mata Kuliah

(37)

3. Brosur

3.4 Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan data-data fisik ke dalam buku inventarisasi yang biasanya dikenal dengan buku induk perpustakaan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk.

Tahapan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:

1. Langkah awal dalam inventarisasi adalah penerimaan buku. Setelah buku diterima, maka pihak perpustakaan langsung memeriksa kondisi fisik buku.

2. Selanjutnya, pihak perpustakaan membubuhkan stempel inventarisasi atau stempel hak milik.

3. Bahan pustaka yang telah selesai di stempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi.

4. Untuk terbitan berseri proses inventarisasinya sama seperti buku. Caranya yaitu dengan memberikan stempel dan mencatatnya ke dalam buku induk.

(38)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara pembelian dan sumbangan/ hadiah 2. Alat Bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

yaitu Katalog Penerbit, Silabus/Mata Kuliah dan Brosur.

3. Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, kepala dan staf perpustakaan belum memiliki latar belakang ilmu perpustakaan, tetapi semua staf perpustakaan mengikuti pelatihan-pelatihan khusus atau seminar tentang Ilmu Perpustakaan.

4. Pengguna Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah mahasiswa, siswa, staf pengajar/ dosen, guru, staf administrasi dan pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.

5. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah system pelayanan terbuka. Dengan system ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

6. Koleksi Perpustakaan Panca Budi Medan hingga tahun 2008 sebanyak 16.636 judul dengan 27.670 eksemplar. Jumlah koleksi tersebut mencakup bidang hukum, pertanian, ekonomi, teknik, komputer, dan buku fiksi. Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 2.700 orang, sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Panca Budi sudah memadai.

(39)

B. Saran

Berdasarkan pembahasan hasil dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran :

1. Akan lebih baik jika Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan memiliki koleksi audio visual, agar bisa menambah jumlah koleksi bahan pustakanya.

2. Sebaiknya para petugas perpustakaan yang bekerja pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan memiliki latar belakang ilmu perpustakaan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan mutu Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.

3. Pengadaan bahan pustaka hendaknya dapat diadakan melalui sarana-sarana lain misalnya melalui internet, karena sangat membantu dalam menopang kekurangan koleksi dan memudahkan pustakawan untuk mengetahui informasi terbaru dalam penerbitan buku.

4. Jam buka perpustakaan masih kurang efisien sebab Perpustakaan Universitas Panca Budi juga mengadakan perkuliahan kelas malam, untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa sebaiknya jam buka pepustakaan ditambah sampai malam.

(40)

DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1991. Sutarno, NS. Perpustakaan Dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto, 2004.

Zed, Mestika. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2004. Philip, Eva. Membina Perpustakaan. Jakarta : PDII – LIPI, 1999.

Rudiyono, Pengadaan Bahan pustaka Monograf Di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

2007. 2009.

Yulia, Yuyu. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka, 1993.

Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, 1994.

Sjahrial-Pamuntjak, Rusiana. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan, 2000.

Massofa, Pengadaan Bahan Pustaka. 2008.

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan, 2004.

Soetminah. Perpustakaan Pustakawan dan Kepustakawanan . Yogyakarta : Kanisius, 1992.

Indonesia, Perpustakaan Nasional RI.1999.Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Proyek Pengembangan Sistem Nasional Perpustakaan.

(1)

b. Daftar penawaran disusun menurut subjek, kemudian pengarang dan judul. Sedangkan majalah disusun menurut judul, tahun, dan nomor telepon.

3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan sendiri.

5. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkan disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagi bahan penukar.

6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penukaran keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.

7. Aplikasi kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan jawaban persetujuannya.

8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.

3.2.4 Terbitan Sendiri

Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi koleksi yang diperoleh dari penerbitan sendiri antara lain:

a. Karya-karya Ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar/dosen seperti laporan penelitian, thesis.

b. Skripsi yang dihasilkan mahasiswa. c. Jurnal

(2)

3.3 Seleksi Bahan Pustaka

Mekanisme pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yakni:

3. Setelah itu, petugas perpustakaan atau pustakawan memeriksa kembali daftar pemilihan tersebut, dan mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli.

4. Selanjutnya, kepala perpustakaan akan melakukan proses pembelian.

3.3.1 Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka

Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah:

1. Staf Perpustakaan 2. Dosen

3. Mahasiswa

Terlibatnya pihak-pihak tersebut diatas diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka demi tercapainya kepuasan pengguna perpustakaan sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.

3.3.2 Alat Bantu Seleksi

1. Katalog Penerbit 2. Silabus/Mata Kuliah

(3)

3. Brosur

3.4 Inventarisasi Bahan Pustaka

Tahapan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:

1. Langkah awal dalam inventarisasi adalah penerimaan buku. Setelah buku diterima, maka pihak perpustakaan langsung memeriksa kondisi fisik buku.

2. Selanjutnya, pihak perpustakaan membubuhkan stempel inventarisasi atau stempel hak milik.

3. Bahan pustaka yang telah selesai di stempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi.

4. Untuk terbitan berseri proses inventarisasinya sama seperti buku. Caranya yaitu dengan memberikan stempel dan mencatatnya ke dalam buku induk.

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara pembelian dan sumbangan/ hadiah 2. Alat Bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

yaitu Katalog Penerbit, Silabus/Mata Kuliah dan Brosur.

4. Pengguna Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah mahasiswa, siswa, staf pengajar/ dosen, guru, staf administrasi dan pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.

(5)

B. Saran

Berdasarkan pembahasan hasil dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran :

1. Akan lebih baik jika Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan memiliki koleksi audio visual, agar bisa menambah jumlah koleksi bahan pustakanya.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1991. Sutarno, NS. Perpustakaan Dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto, 2004.

Zed, Mestika. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2004. Philip, Eva. Membina Perpustakaan. Jakarta : PDII – LIPI, 1999.

Rudiyono, Pengadaan Bahan pustaka Monograf Di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

2007. 2009.

Yulia, Yuyu. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka, 1993.

Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, 1994.

Sjahrial-Pamuntjak, Rusiana. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan, 2000.

Massofa, Pengadaan Bahan Pustaka. 2008.

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan, 2004.

Soetminah. Perpustakaan Pustakawan dan Kepustakawanan . Yogyakarta : Kanisius, 1992.

Indonesia, Perpustakaan Nasional RI.1999.Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Proyek Pengembangan Sistem Nasional Perpustakaan.

Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto, 2006.

Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan