Progress Report USU Repository Perpustakaan USU Tahun 2010
PRO G RESS REPO RT USU REPO SITO RY
PERPUSTA KA A N USU TA HUN 2010
Disusun O le h:
Ra sim a n
(Tim Pe ng e m b a ng a n USU Re po sito ry)
UNIVERSITA S SUM A TERA UTA RA
PERPUSTA KA A N DA N SISTEM INFO RM A SI
M EDA N, 2010
Tentang USU Repository
Koleksi Deposit USU atau USU Repository adalah karya
ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau
kertas karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya
ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel, laporan
penelitian, dan karya lainnya tentang universitas.
Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga
pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke
luar dari perpustakaan dan jumlahnya juga hanya satu
eksemplar per judul. Saat ini ada dua bentuk koleksi
tersebut, yaitu bentuk tercetak disebut Deposit USU, dan
bentuk elektronik disebut USU Repository.
Existing System
Digital Repository Software (DRS) yang digunakan
untuk pengelolaan USU Repository adalah DELI.
DELI dibuat tahun 2007 dan dikembangan sendiri
dalam bentuk sebuah modul (extensions) yang
diintegrasikan dengan Joomla sebagai Websitenya
dan sudah digunakan oleh Perpustakaan USU
sejak tahun 2008 yang lalu.
Permasalahan
• Dirasakan kian hari performa aplikasi DELI menurun
• Hasil analisa menunjukkan ada dua faktor penyebab
yang signifikan yaitu:
1. Adanya jumlah akses yang meningkat (dapat
dilihat dari statistik kunjungan website), dan
jumlah anggota (members) terdaftar meningkat.
2. Adanya pertambahan rekod (items) setiap hari.
Permasalahan (lanjutan)
Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap
kinerja yang lain seperti:
• Entri data dan proses penelusuran (searching)
menjadi terkendala karena prosesnya lambat, dan
• Kadang-kadang terjadi system error sehingga
secara otomatis Website library.usu.ac.id juga
tidak dapat diakses. Karena DELI menyatu
dengan Website library.
Solusi Mengatasinya
Mengganti DELI dengan DSpace
Mengapa Dspace?
Beberapa alasan dan pertimbangan sbb:
• Memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni
seperti; statistik, standar metadata Dublin Core,
mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol
for Metadata Harvesting)
• Penggunnya tersebar hampir di seluruh dunia (lihat di
sini http://wiki.dspace.org) dengan komunitas besar
sehingga memungkinkan adanya sharing informasi
dalam hal penggunaan maupun update sistem
Migrasi dari DELI ke DSpace
Proses Migrasi
• Ada berbedaan program dan arsitektur database
antara DELI dengan DSpace, dimana DELI
menggunakan database MySQL sedangkan DSpace
menggunakan database PostgreSQL
• Adanya berbedaan tersebut mengakibatkan proses
konversi mengalami kesulitan, karena konversi tidak
dapat dilakukan secara konvensional (database to
database)
• Solusinya adalah dibuatkan sebuah aplikasi konversi
(web service) yang disebut dengan DeliToDSpace
Migrasi dari DELI ke DSpace (lanjutan)
Konversi dan Impor Data
• Ujicoba hasil konversi dan Impor ke DSpace (mengalami
perbaikan)
• Dari total 14.441 judul di DELI, ada 144 judul yang tidak
dapat dikonversi. Ini karena metadata dari judul2 tsb
ternyata file digitalnya mmg tidak ada, sehingga proses
konversinya diabaikan olh sistem konversi.
• Jadi total judul yang berhasil dikonversi dari DELI adalah
14.297 judul (144 = lose 1,01%)
• Mengingat banyaknya data, maka proses Impor ke
DSpace dilakukan secara bertahap (17–23 Maret 2010)
• Total judul yang berhasil diimpor ke DSpace adalah
14.297 judul (100%)
Time Table Migrasi dari DELI ke DSpace
Tanggal
Kegiat an
29/ 12/ 09
Inst alasi Ubunt u Linux Server 8. 04. 3 LTS kernel
2. 6. 24-23 server
30/ 12/ 09
Inst alasi DSpace versi 1. 5. 2, Server Java Apache
Tomcat versi 6. 0. 20 dan Post greSQL versi 8. 3
18/ 02/ 10
Pembuat an aplikasi konversi DeliToDSpace
06/ 03/ 10
Uj icoba Impor Dat a hasil Konversi
15/ 03/ 10
Melakukan konversi ulang seluruh dat a dari DELI
17-23/ 03/ 10
6-7/ 03/ 10
Melakukan proses Impor dat a ke DSpace
Melakukan Upgrade DSpace 1. 5. 2 ke 1. 6. 0 (release
t erbaru), dan Server Java Apace Tomcat v. 6. 0. 26
Setelah Implementasi DSpace
Website atau domain USU Repository sudah
terpisah dari USU Library
• USU Library URLnya: library.usu.ac.id
• USU Repository URLnya: repository.usu.ac.id
Catatan:
Penamaan domain repository.usu.ac.id sudah sesuai dengan yang
direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR)
“The institutional repository is a very important asset of the institution as a whole,
not only of the library. We recommend the following syntax for the institutional
repository web address”:
http://repository.university.country/
and not
http://repository.library.university.country/
Setelah Implementasi DSpace (lanjutan)
Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace a.l:
• Mendaftarkan USU Repository ke Direktori Open Access
Repositories: ROAR, dan OpenDOAR (konfirm tgl 15 Jan
2010) saat itu dari Indonesia yang terdaftar baru ada 5
termasuk USU Repository (sekarang 26-03-10 sudah
ada 8). Dari total 1.708 anggota terdaftar di ROAR 574
menggunakan DSpace, 328 EPrints, 434 Other Software
(various)
• Secara otomatis juga terdaftar di OCLC’s OAICat
Repository Framework (karena sudah support OAI-PMH)
Last Checked On: 2/26/2010 7:59:29 PM
Setelah Implementasi DSpace (lanjutan)
• Sudah terdaftar di Google Scholar (GS) (site:usu.ac.id),
tercatat 7.890 artikel (per 26/04/10) yang sudah di indeks
oleh GS, dan USU Repository memberikan kontribusi
7.820 artikel. Padahal sebelumnya (per 14/09/09) di USU
hanya ada 33 artikel saja.
• Sudah mendaftakan jurnal PUSTAHA yang merupakan
bagian USU Rep ke DOAJ (Directory of Open Access
Journals) (19/04/10), sudah di konfirm dan di-Approval tgl
10/05/10. Ini daftar link member dari Indonesia yang
sudah terdaftar di DOAJ.
• Sudah mendaftarkan ke Direktori Ranking Web of World
Repositories (http://repositories.webometrics.info)
(09/04/10), tetapi belum di Approval.
Kemungkinan Yang Akan Terjadi
Karena Website USU Repository sudah terpisah dari
USU Library, maka kemungkinan akan terjadi sbb:
• Penurunan statistik pengunjung (visits) ke USU
Library, karena mayoritas diakses adalah artikel yg
ada di USU Repository
• Penurunan jumlah members terdaftar (per 26/04/10
ada 19.069 members)
Yang Sedang Dilakukan Saat Ini
Beberapa kegiatan yang sedang dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace a.l:
• Melakukan validasi data hasil Impor dari DELI
• Melakukan entri data baru dan mengupload dengan
cara memecah file per bab
• Membuat drat aturan/mekanisme penyerahan tugas
akhir mahasiswa untuk merevisi SK Rektor No.:
1240/H5/SK/PK/2OO7 ttg Penyerahan Karya Akhir
Mahasiswa Kepada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara
Prediksi Ranking di Webometrics
Berdasarkan kegiatan yang sudah dan sedang dilakukan dapat
diprediksi USU akan mengalami peningkatan pada Ranking Webometrics
periode Juli 2010 mendatang
WR
Univ. (Sz)
(V)
(RF)
(Sc)
3.777 USU 4.067 3.610 6.515 4.332
Jul 08
3.254 USU 3.311 2.798 5.897 5.078
Jan 09
4.884
USU 2.784 7.656 4.381 3.928
Jul 09
3.303
USU 2.659 4.111 4.224 3.031
Jan 10
2.214
USU 1.659 2.102 2.265 1.012
Jul 10
Realisasi Jul 10
2.356
USU 2.138 4.318 2.814 734
Kesimpulan
Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace dapat disimpulkan a.l:
• Harus membuka diri dengan memberikan metadata dan
mengikuti standar yang digunakan secara internasional
spt Dublin Core, serta mendaftakan ke Direktori open
access terkenal sesuai dgn bidangnya (Seperti: DOAJ,
ROAR, OpenDOAR, dan Google Scholar)
• Memiliki aplikasi yang mendukung OAI-PMH (Open
Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting)
• Menggunakan aplikasi open source yg populer atau
penggunanya paling banyak di seluruh dunia (Seperti:
Joomla, Moodle, DSpace, dan EPrints)
PERPUSTA KA A N USU TA HUN 2010
Disusun O le h:
Ra sim a n
(Tim Pe ng e m b a ng a n USU Re po sito ry)
UNIVERSITA S SUM A TERA UTA RA
PERPUSTA KA A N DA N SISTEM INFO RM A SI
M EDA N, 2010
Tentang USU Repository
Koleksi Deposit USU atau USU Repository adalah karya
ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau
kertas karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya
ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel, laporan
penelitian, dan karya lainnya tentang universitas.
Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga
pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke
luar dari perpustakaan dan jumlahnya juga hanya satu
eksemplar per judul. Saat ini ada dua bentuk koleksi
tersebut, yaitu bentuk tercetak disebut Deposit USU, dan
bentuk elektronik disebut USU Repository.
Existing System
Digital Repository Software (DRS) yang digunakan
untuk pengelolaan USU Repository adalah DELI.
DELI dibuat tahun 2007 dan dikembangan sendiri
dalam bentuk sebuah modul (extensions) yang
diintegrasikan dengan Joomla sebagai Websitenya
dan sudah digunakan oleh Perpustakaan USU
sejak tahun 2008 yang lalu.
Permasalahan
• Dirasakan kian hari performa aplikasi DELI menurun
• Hasil analisa menunjukkan ada dua faktor penyebab
yang signifikan yaitu:
1. Adanya jumlah akses yang meningkat (dapat
dilihat dari statistik kunjungan website), dan
jumlah anggota (members) terdaftar meningkat.
2. Adanya pertambahan rekod (items) setiap hari.
Permasalahan (lanjutan)
Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap
kinerja yang lain seperti:
• Entri data dan proses penelusuran (searching)
menjadi terkendala karena prosesnya lambat, dan
• Kadang-kadang terjadi system error sehingga
secara otomatis Website library.usu.ac.id juga
tidak dapat diakses. Karena DELI menyatu
dengan Website library.
Solusi Mengatasinya
Mengganti DELI dengan DSpace
Mengapa Dspace?
Beberapa alasan dan pertimbangan sbb:
• Memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni
seperti; statistik, standar metadata Dublin Core,
mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol
for Metadata Harvesting)
• Penggunnya tersebar hampir di seluruh dunia (lihat di
sini http://wiki.dspace.org) dengan komunitas besar
sehingga memungkinkan adanya sharing informasi
dalam hal penggunaan maupun update sistem
Migrasi dari DELI ke DSpace
Proses Migrasi
• Ada berbedaan program dan arsitektur database
antara DELI dengan DSpace, dimana DELI
menggunakan database MySQL sedangkan DSpace
menggunakan database PostgreSQL
• Adanya berbedaan tersebut mengakibatkan proses
konversi mengalami kesulitan, karena konversi tidak
dapat dilakukan secara konvensional (database to
database)
• Solusinya adalah dibuatkan sebuah aplikasi konversi
(web service) yang disebut dengan DeliToDSpace
Migrasi dari DELI ke DSpace (lanjutan)
Konversi dan Impor Data
• Ujicoba hasil konversi dan Impor ke DSpace (mengalami
perbaikan)
• Dari total 14.441 judul di DELI, ada 144 judul yang tidak
dapat dikonversi. Ini karena metadata dari judul2 tsb
ternyata file digitalnya mmg tidak ada, sehingga proses
konversinya diabaikan olh sistem konversi.
• Jadi total judul yang berhasil dikonversi dari DELI adalah
14.297 judul (144 = lose 1,01%)
• Mengingat banyaknya data, maka proses Impor ke
DSpace dilakukan secara bertahap (17–23 Maret 2010)
• Total judul yang berhasil diimpor ke DSpace adalah
14.297 judul (100%)
Time Table Migrasi dari DELI ke DSpace
Tanggal
Kegiat an
29/ 12/ 09
Inst alasi Ubunt u Linux Server 8. 04. 3 LTS kernel
2. 6. 24-23 server
30/ 12/ 09
Inst alasi DSpace versi 1. 5. 2, Server Java Apache
Tomcat versi 6. 0. 20 dan Post greSQL versi 8. 3
18/ 02/ 10
Pembuat an aplikasi konversi DeliToDSpace
06/ 03/ 10
Uj icoba Impor Dat a hasil Konversi
15/ 03/ 10
Melakukan konversi ulang seluruh dat a dari DELI
17-23/ 03/ 10
6-7/ 03/ 10
Melakukan proses Impor dat a ke DSpace
Melakukan Upgrade DSpace 1. 5. 2 ke 1. 6. 0 (release
t erbaru), dan Server Java Apace Tomcat v. 6. 0. 26
Setelah Implementasi DSpace
Website atau domain USU Repository sudah
terpisah dari USU Library
• USU Library URLnya: library.usu.ac.id
• USU Repository URLnya: repository.usu.ac.id
Catatan:
Penamaan domain repository.usu.ac.id sudah sesuai dengan yang
direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR)
“The institutional repository is a very important asset of the institution as a whole,
not only of the library. We recommend the following syntax for the institutional
repository web address”:
http://repository.university.country/
and not
http://repository.library.university.country/
Setelah Implementasi DSpace (lanjutan)
Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace a.l:
• Mendaftarkan USU Repository ke Direktori Open Access
Repositories: ROAR, dan OpenDOAR (konfirm tgl 15 Jan
2010) saat itu dari Indonesia yang terdaftar baru ada 5
termasuk USU Repository (sekarang 26-03-10 sudah
ada 8). Dari total 1.708 anggota terdaftar di ROAR 574
menggunakan DSpace, 328 EPrints, 434 Other Software
(various)
• Secara otomatis juga terdaftar di OCLC’s OAICat
Repository Framework (karena sudah support OAI-PMH)
Last Checked On: 2/26/2010 7:59:29 PM
Setelah Implementasi DSpace (lanjutan)
• Sudah terdaftar di Google Scholar (GS) (site:usu.ac.id),
tercatat 7.890 artikel (per 26/04/10) yang sudah di indeks
oleh GS, dan USU Repository memberikan kontribusi
7.820 artikel. Padahal sebelumnya (per 14/09/09) di USU
hanya ada 33 artikel saja.
• Sudah mendaftakan jurnal PUSTAHA yang merupakan
bagian USU Rep ke DOAJ (Directory of Open Access
Journals) (19/04/10), sudah di konfirm dan di-Approval tgl
10/05/10. Ini daftar link member dari Indonesia yang
sudah terdaftar di DOAJ.
• Sudah mendaftarkan ke Direktori Ranking Web of World
Repositories (http://repositories.webometrics.info)
(09/04/10), tetapi belum di Approval.
Kemungkinan Yang Akan Terjadi
Karena Website USU Repository sudah terpisah dari
USU Library, maka kemungkinan akan terjadi sbb:
• Penurunan statistik pengunjung (visits) ke USU
Library, karena mayoritas diakses adalah artikel yg
ada di USU Repository
• Penurunan jumlah members terdaftar (per 26/04/10
ada 19.069 members)
Yang Sedang Dilakukan Saat Ini
Beberapa kegiatan yang sedang dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace a.l:
• Melakukan validasi data hasil Impor dari DELI
• Melakukan entri data baru dan mengupload dengan
cara memecah file per bab
• Membuat drat aturan/mekanisme penyerahan tugas
akhir mahasiswa untuk merevisi SK Rektor No.:
1240/H5/SK/PK/2OO7 ttg Penyerahan Karya Akhir
Mahasiswa Kepada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara
Prediksi Ranking di Webometrics
Berdasarkan kegiatan yang sudah dan sedang dilakukan dapat
diprediksi USU akan mengalami peningkatan pada Ranking Webometrics
periode Juli 2010 mendatang
WR
Univ. (Sz)
(V)
(RF)
(Sc)
3.777 USU 4.067 3.610 6.515 4.332
Jul 08
3.254 USU 3.311 2.798 5.897 5.078
Jan 09
4.884
USU 2.784 7.656 4.381 3.928
Jul 09
3.303
USU 2.659 4.111 4.224 3.031
Jan 10
2.214
USU 1.659 2.102 2.265 1.012
Jul 10
Realisasi Jul 10
2.356
USU 2.138 4.318 2.814 734
Kesimpulan
Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU
Repository menggunakan DSpace dapat disimpulkan a.l:
• Harus membuka diri dengan memberikan metadata dan
mengikuti standar yang digunakan secara internasional
spt Dublin Core, serta mendaftakan ke Direktori open
access terkenal sesuai dgn bidangnya (Seperti: DOAJ,
ROAR, OpenDOAR, dan Google Scholar)
• Memiliki aplikasi yang mendukung OAI-PMH (Open
Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting)
• Menggunakan aplikasi open source yg populer atau
penggunanya paling banyak di seluruh dunia (Seperti:
Joomla, Moodle, DSpace, dan EPrints)