Rancang Bangun Sistem Informasi Pengukuran dan Perencanaan Kinerja Perpustakaan.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGUKURAN
DAN PERENCANAAN KINERJA PERPUSTAKAAN
Budi Setyawan 1)
A.B. Tjandrarini 2)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. STIKOM Surabaya, email : [email protected]
2) STIKOM Surabaya, email : [email protected]
Abstract: Performance measurement is sub management system that contras between planning that created and
reachable result, analysis the deviation and carry out reparation. At the time have no a standart that can to use to
performance measurement of library, specially for university. Measurement information system and planning of
performance with Balanced Scorecard for a desition support can be use to solve measurement and planning of
performance. Measurement and planning of library’s performance have work at the purpose from measurement and
planning, perspectif, criteria, indicator, dan strategi that created before. Ways of planning system are carry out of
survey and analysis, that finnaly to use to designing system with Balanced Scorecard. Analytical Hierarchy Process
(AHP) in this system to used for comparison priority. System have build that created to use carry out measurement
and planning of performance. The report of them can to use carry out to desition support of performance’s planning.
Keyword:
Performance’s Planning, Performance’s Measurement, AHP, Balanced Scorecard, Library’s
Measurement
Pengukuran kinerja merupakan bagian dalam
sistem manajemen dengan membandingkan antara
rencana yang dibuat dan hasil yang dicapai,
menganalisis penyimpangan yang terjadi dan
melakukan perbaikan. Pada saat ini belum terdapat
standar yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan
pengukuran kinerja perpustakaan yang berlaku secara
nasional, khususnya bagi perpustakaan perguruan
tinggi. Pengukuran kinerja perpustakaan yang selama
ini dilakukan oleh pihak pengelola perpustakaan
biasanya hanya berupa tabel-tabel yang diminta oleh
lembaga induk atau universitas yaitu, tabel data yang
memberikan informasi akan jumlah pengunjung, jumlah
koleksi, dan lain-lain. (Saleh, 2002).
Begitu pula dengan perpustakaan perguruan tinggi
yang merupakan suatu sarana pemenuhan kebutuhan
akan sumber-sumber informasi dan ilmu pengetahuan.
Kendala yang sering dihadapi pihak perpustakaan
adalah belum adanya suatu standar pengukuran yang
dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan
(Saleh, 2002). Tentu saja proses pengukuran kinerja
perpustakaan tidak terlepas dari suatu perencanaan
kinerja. Dengan perencanaan inilah suatu organisasi
khususnya perpustakaan dapat dengan mudah mencapai
visi dan misi sesuai dengan yang diharapkan. Kendala
lain yang dihadapi adalah pimpinan perpustakaan
mengharapkan output dari proses pengukuran kinerja
tersebut dapat juga dijadikan acuan dalam pengambilan
keputusan perencanaan kinerja pada masa yang akan
datang. Untuk itu diperlukan suatu pendukung
keputusan dalam melakukan perencanaan di masa yang
akan datang. Sistem pendukung keputusan ini akan
membantu pemimpin perpustakaan dalam menganalisis
indikator-indikator mana yang lebih diprioritaskan
untuk dilaksanakan. Selain itu, pemimpin perpustakaan
dapat menentukan target setiap indikator dan strategi
yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi
perpustakaan.
SNASTI 2010, OSIT- 32
Dengan adanya sistem pendukung keputusan yang
menggunakan metode Balanced Scorecard dengan
penentuan pembobotan tingkat kepentingannya
menggunakan Analytical Hierarchy Process, maka
diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah user
dalam mengambil keputusan untuk melakukan
pengukuran dan perencanaan kinerja perpustakaan yang
sesuai dengan indikator-indikator yang diprioritaskan.
METODE
1. Pengukuran Kinerja
Menurut Yuwono, dkk. (2002) pengukuran kinerja
adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap
berbagai aktifitas dalam rantai nilai yang ada pada
perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian
digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan
informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana
dan titik dari suatu perusahaan yang memerlukan
penyelesaian-penyelesaian atas aktivitas perencanaan
dan pengendalian.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi agar
pengukuran kinerja dapat menghasilkan informasi
dalam pengambilan keputusan antara lain: sesuai tujuan
organisasi, merupakan nilai dan aktivitas dalam
perusahaan, mudah dimengerti oleh semua karyawan,
dan mudah diukur dan dievaluasi, serta digunakan
secara konsisten oleh organisasi. Pada akhirnya
diperlukan standar pengukuran yang memberikan
informasi (indikator) kepada manajemen tentang kinerja
secara kualitas dan sumber daya yang dimiliki secara
kuantitas.
2. Pengukuran
Kinerja
Perguruan Tinggi
Perpustakaan
Menurut Saleh (2002) ada beberapa rumus yang
dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan,
yaitu:
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
3.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard dikembangkan di Harvard
Business School oleh Robert S. Kaplan dan David P.
Norton. Sekarang Balanced Scorecard merupakan
model yang sangat populer dari penilaian kinerja baru.
Konsep ini telah menunjukkan keberhasilan dalam
perusahaan swasta dan sektor pemerintah. Balanced
Scorecard sendiri dapat diartikan sebagai kumpulan
ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari
strategi perusahaan yang mendukung strategi
perusahaan secara keseluruhan. Arti dari Balanced
(keseimbangan) sendiri adalah untuk menyeimbangkan
ukuran eksternal para pemegang saham dan pelanggan,
dengan ukuran proses bisnis, inovasi, serta
pembelajaran dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton,
1996b)
Balanced Scorecard memberikan para eksekutif
sebuah kerangka kerja menyeluruh yang menejemahkan
visi perusahaan dan strategi usaha dalam sejumlah
ukuran. Sistem ini menejemahkan visi perusahaan dan
strategi perusahaan menjadi tujuan dan pengukuran,
serta mengorganisirnya menjadi empat perspektif yang
berbeda yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis
internal, dan proses belajar dan pertumbuhan. (Kaplan
dan Norton, 1996b) Penjabaran kerangka kerja untuk
penerjemahan strategi ke dalam kerangka operasional
dapat dilihat pada Gambar 1.
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
Finansial
Pelanggan
“Untuk
mewujudkan visi
kita, apa yang
harus kita
perlihatkan
kepada para
pelanggan kita?”
VISI
dan
STRATEGI
“Untuk
menyenangkan
para pemegang
saham dan
pelanggan kita
proses bisnis
apa yang harus
kita kuasai
dengan baik?”
Proses Bisnis Internal
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
“Untuk berhasil
secara finansial,
apa yang harus
kita perlihatkan
kepada para
pemegang
saham kita?”
Pembelajaran dan Pertumbuhan
“Untuk mewujudkan visi kita,
bagaimana kita
memelihara
kemampuan kita
untuk berubah
dan meningkatkan diri?”
Gambar 1.
4.
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
b.
Siklus per Kapita (Circulation per Capita) dengan
rumus:
CpC = AC/JP
Koleksi yang dipakai di ruang baca per kapita (InLibrary Material Use) dengan rumus:
iLMUpC = iLMU/JP
Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library
Visit per Capita), dengan rumus:
LVpC = ALV/JP)
Program Attendance per Capita (Program
Attendance per Capita), dengan rumus:
PApC = APA/JP
Reference Transaction per Capita, dengan rumus:
RTpC = ART/JP
Reference Fill Rate, dengan rumus:
RFR = (RTC/TRT)X100%
Title Fill Rate, dengan rumus:
TFR= (NTF/NTS) X 100%
Subject and Author Fill Rate, dengan rumus:
SAFR = (SAF/SAS) X 100 %
Registration as a Percentage of Population,
dengan rumus:
RPP = (LR/JP) X 100%
Turnover Rate, dengan rumus:
TR = (AC+iLMU) / HD
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
a.
Kerangka Kerja untuk Penerjemahan
Strategi ke dalam Kerangka Operasional
Sistem Pendukung Keputusan
Pada dasarnya pengambilan keputusan di dalam
suatu organisasi merupakan hasil suatu proses
komunikasi dan partisipasi yang terus menerus dari
seluruh organisasi. Hasil keputusan tersebut dapat
merupakan pernyataan yang disetujui antaralternatif
atau antarprosedur untuk mencapai tujuan tertentu
(Suryadi dan Ramdhani, 1998). Hirarki didefinisikan
sebagai suatu alat yang paling mudah untuk memahami
masalah yang kompleks dimana masalah tersebut
diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan,
menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan
akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen
tersebut sekaligus menentukan keputusan apa yang akan
diambil (Permadi, 1992).
Ada empat aksioma yang harus diperhatikan oleh
para pemakai model AHP dan pelanggaran dari setiap
aksioma berakibat tidak validnya model yang dipakai.
Keempat aksioma tersebut adalah:
1. Reciprocal Comparison, artinya si pengambil
keputusan harus bisa membuat perbandingan dan
menyatakan preferensinya. Preferensinya itu sendiri
harus memenuhi syarat reciprocal yaitu, apabila A
lebih disukai dari B dengan skala x, maka B lebih
disukai dari A dengan skala 1/x.
2. Homogeneity, artinya preferensi seseorang harus
dapat dinyatakan dalam skala terbatas atau dengan
kata lain elemen-elemennya dapat dibandingkan
satu sama lain. Apabila aksioma ini tidak dipenuhi
maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut
tidak homogenous dan harus dibentuk suatu ‘cluster’
(kelompok elemen-elemen) yang baru.
3. Independence, artinya preferensi dinyatakan dengan
mengasumsikan bahwa kriteria tidak dipengaruhi
oleh alternatif-alternatif yang ada melainkan oleh
obyektif secara keseluruhan. Ini menunjukkan
bahwa pola ketergantungan atau pengaruh dalam
model AHP adalah searah keatas. Artinya
perbandingan antara elemen-elemen dalam satu
level dipengaruhi atau tergantung oleh elemenelemen dalam level diatasnya.
4. Expectations, artinya untuk tujuan pengambilan
keputusan, struktur hirarki diasumsikan lengkap.
Apabila asumsi ini tidak dipenuhi maka si
pengambil keputusan tidak memakai seluruh kriteria
SNASTI 2010, OSIT- 33
dan atau obyektif yang tersedia atau diperlukan
sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak
lengkap.
Perhitungan Konsisten untuk model AHP, matriks
perbandingan dapat diterima jika Nilai Rasio
Konsistensi ≤ 0.1. Agar penilaian dianggap konsisten,
maka nilai CR harus lebih kecil atau sama dengan 0,1
(CR
DAN PERENCANAAN KINERJA PERPUSTAKAAN
Budi Setyawan 1)
A.B. Tjandrarini 2)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. STIKOM Surabaya, email : [email protected]
2) STIKOM Surabaya, email : [email protected]
Abstract: Performance measurement is sub management system that contras between planning that created and
reachable result, analysis the deviation and carry out reparation. At the time have no a standart that can to use to
performance measurement of library, specially for university. Measurement information system and planning of
performance with Balanced Scorecard for a desition support can be use to solve measurement and planning of
performance. Measurement and planning of library’s performance have work at the purpose from measurement and
planning, perspectif, criteria, indicator, dan strategi that created before. Ways of planning system are carry out of
survey and analysis, that finnaly to use to designing system with Balanced Scorecard. Analytical Hierarchy Process
(AHP) in this system to used for comparison priority. System have build that created to use carry out measurement
and planning of performance. The report of them can to use carry out to desition support of performance’s planning.
Keyword:
Performance’s Planning, Performance’s Measurement, AHP, Balanced Scorecard, Library’s
Measurement
Pengukuran kinerja merupakan bagian dalam
sistem manajemen dengan membandingkan antara
rencana yang dibuat dan hasil yang dicapai,
menganalisis penyimpangan yang terjadi dan
melakukan perbaikan. Pada saat ini belum terdapat
standar yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan
pengukuran kinerja perpustakaan yang berlaku secara
nasional, khususnya bagi perpustakaan perguruan
tinggi. Pengukuran kinerja perpustakaan yang selama
ini dilakukan oleh pihak pengelola perpustakaan
biasanya hanya berupa tabel-tabel yang diminta oleh
lembaga induk atau universitas yaitu, tabel data yang
memberikan informasi akan jumlah pengunjung, jumlah
koleksi, dan lain-lain. (Saleh, 2002).
Begitu pula dengan perpustakaan perguruan tinggi
yang merupakan suatu sarana pemenuhan kebutuhan
akan sumber-sumber informasi dan ilmu pengetahuan.
Kendala yang sering dihadapi pihak perpustakaan
adalah belum adanya suatu standar pengukuran yang
dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan
(Saleh, 2002). Tentu saja proses pengukuran kinerja
perpustakaan tidak terlepas dari suatu perencanaan
kinerja. Dengan perencanaan inilah suatu organisasi
khususnya perpustakaan dapat dengan mudah mencapai
visi dan misi sesuai dengan yang diharapkan. Kendala
lain yang dihadapi adalah pimpinan perpustakaan
mengharapkan output dari proses pengukuran kinerja
tersebut dapat juga dijadikan acuan dalam pengambilan
keputusan perencanaan kinerja pada masa yang akan
datang. Untuk itu diperlukan suatu pendukung
keputusan dalam melakukan perencanaan di masa yang
akan datang. Sistem pendukung keputusan ini akan
membantu pemimpin perpustakaan dalam menganalisis
indikator-indikator mana yang lebih diprioritaskan
untuk dilaksanakan. Selain itu, pemimpin perpustakaan
dapat menentukan target setiap indikator dan strategi
yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi
perpustakaan.
SNASTI 2010, OSIT- 32
Dengan adanya sistem pendukung keputusan yang
menggunakan metode Balanced Scorecard dengan
penentuan pembobotan tingkat kepentingannya
menggunakan Analytical Hierarchy Process, maka
diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah user
dalam mengambil keputusan untuk melakukan
pengukuran dan perencanaan kinerja perpustakaan yang
sesuai dengan indikator-indikator yang diprioritaskan.
METODE
1. Pengukuran Kinerja
Menurut Yuwono, dkk. (2002) pengukuran kinerja
adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap
berbagai aktifitas dalam rantai nilai yang ada pada
perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian
digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan
informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana
dan titik dari suatu perusahaan yang memerlukan
penyelesaian-penyelesaian atas aktivitas perencanaan
dan pengendalian.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi agar
pengukuran kinerja dapat menghasilkan informasi
dalam pengambilan keputusan antara lain: sesuai tujuan
organisasi, merupakan nilai dan aktivitas dalam
perusahaan, mudah dimengerti oleh semua karyawan,
dan mudah diukur dan dievaluasi, serta digunakan
secara konsisten oleh organisasi. Pada akhirnya
diperlukan standar pengukuran yang memberikan
informasi (indikator) kepada manajemen tentang kinerja
secara kualitas dan sumber daya yang dimiliki secara
kuantitas.
2. Pengukuran
Kinerja
Perguruan Tinggi
Perpustakaan
Menurut Saleh (2002) ada beberapa rumus yang
dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan,
yaitu:
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
3.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard dikembangkan di Harvard
Business School oleh Robert S. Kaplan dan David P.
Norton. Sekarang Balanced Scorecard merupakan
model yang sangat populer dari penilaian kinerja baru.
Konsep ini telah menunjukkan keberhasilan dalam
perusahaan swasta dan sektor pemerintah. Balanced
Scorecard sendiri dapat diartikan sebagai kumpulan
ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari
strategi perusahaan yang mendukung strategi
perusahaan secara keseluruhan. Arti dari Balanced
(keseimbangan) sendiri adalah untuk menyeimbangkan
ukuran eksternal para pemegang saham dan pelanggan,
dengan ukuran proses bisnis, inovasi, serta
pembelajaran dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton,
1996b)
Balanced Scorecard memberikan para eksekutif
sebuah kerangka kerja menyeluruh yang menejemahkan
visi perusahaan dan strategi usaha dalam sejumlah
ukuran. Sistem ini menejemahkan visi perusahaan dan
strategi perusahaan menjadi tujuan dan pengukuran,
serta mengorganisirnya menjadi empat perspektif yang
berbeda yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis
internal, dan proses belajar dan pertumbuhan. (Kaplan
dan Norton, 1996b) Penjabaran kerangka kerja untuk
penerjemahan strategi ke dalam kerangka operasional
dapat dilihat pada Gambar 1.
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
Finansial
Pelanggan
“Untuk
mewujudkan visi
kita, apa yang
harus kita
perlihatkan
kepada para
pelanggan kita?”
VISI
dan
STRATEGI
“Untuk
menyenangkan
para pemegang
saham dan
pelanggan kita
proses bisnis
apa yang harus
kita kuasai
dengan baik?”
Proses Bisnis Internal
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
“Untuk berhasil
secara finansial,
apa yang harus
kita perlihatkan
kepada para
pemegang
saham kita?”
Pembelajaran dan Pertumbuhan
“Untuk mewujudkan visi kita,
bagaimana kita
memelihara
kemampuan kita
untuk berubah
dan meningkatkan diri?”
Gambar 1.
4.
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
b.
Siklus per Kapita (Circulation per Capita) dengan
rumus:
CpC = AC/JP
Koleksi yang dipakai di ruang baca per kapita (InLibrary Material Use) dengan rumus:
iLMUpC = iLMU/JP
Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library
Visit per Capita), dengan rumus:
LVpC = ALV/JP)
Program Attendance per Capita (Program
Attendance per Capita), dengan rumus:
PApC = APA/JP
Reference Transaction per Capita, dengan rumus:
RTpC = ART/JP
Reference Fill Rate, dengan rumus:
RFR = (RTC/TRT)X100%
Title Fill Rate, dengan rumus:
TFR= (NTF/NTS) X 100%
Subject and Author Fill Rate, dengan rumus:
SAFR = (SAF/SAS) X 100 %
Registration as a Percentage of Population,
dengan rumus:
RPP = (LR/JP) X 100%
Turnover Rate, dengan rumus:
TR = (AC+iLMU) / HD
Tu
ju
an
U
ku
ra
n
Sa
sa
ra
n
In
is
ia
tif
a.
Kerangka Kerja untuk Penerjemahan
Strategi ke dalam Kerangka Operasional
Sistem Pendukung Keputusan
Pada dasarnya pengambilan keputusan di dalam
suatu organisasi merupakan hasil suatu proses
komunikasi dan partisipasi yang terus menerus dari
seluruh organisasi. Hasil keputusan tersebut dapat
merupakan pernyataan yang disetujui antaralternatif
atau antarprosedur untuk mencapai tujuan tertentu
(Suryadi dan Ramdhani, 1998). Hirarki didefinisikan
sebagai suatu alat yang paling mudah untuk memahami
masalah yang kompleks dimana masalah tersebut
diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan,
menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan
akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen
tersebut sekaligus menentukan keputusan apa yang akan
diambil (Permadi, 1992).
Ada empat aksioma yang harus diperhatikan oleh
para pemakai model AHP dan pelanggaran dari setiap
aksioma berakibat tidak validnya model yang dipakai.
Keempat aksioma tersebut adalah:
1. Reciprocal Comparison, artinya si pengambil
keputusan harus bisa membuat perbandingan dan
menyatakan preferensinya. Preferensinya itu sendiri
harus memenuhi syarat reciprocal yaitu, apabila A
lebih disukai dari B dengan skala x, maka B lebih
disukai dari A dengan skala 1/x.
2. Homogeneity, artinya preferensi seseorang harus
dapat dinyatakan dalam skala terbatas atau dengan
kata lain elemen-elemennya dapat dibandingkan
satu sama lain. Apabila aksioma ini tidak dipenuhi
maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut
tidak homogenous dan harus dibentuk suatu ‘cluster’
(kelompok elemen-elemen) yang baru.
3. Independence, artinya preferensi dinyatakan dengan
mengasumsikan bahwa kriteria tidak dipengaruhi
oleh alternatif-alternatif yang ada melainkan oleh
obyektif secara keseluruhan. Ini menunjukkan
bahwa pola ketergantungan atau pengaruh dalam
model AHP adalah searah keatas. Artinya
perbandingan antara elemen-elemen dalam satu
level dipengaruhi atau tergantung oleh elemenelemen dalam level diatasnya.
4. Expectations, artinya untuk tujuan pengambilan
keputusan, struktur hirarki diasumsikan lengkap.
Apabila asumsi ini tidak dipenuhi maka si
pengambil keputusan tidak memakai seluruh kriteria
SNASTI 2010, OSIT- 33
dan atau obyektif yang tersedia atau diperlukan
sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak
lengkap.
Perhitungan Konsisten untuk model AHP, matriks
perbandingan dapat diterima jika Nilai Rasio
Konsistensi ≤ 0.1. Agar penilaian dianggap konsisten,
maka nilai CR harus lebih kecil atau sama dengan 0,1
(CR