LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Pada PT. Jawa Pos.

RANCANG BANGUN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA PT. JAWA POS

KERJA PRAKTEK

Nama : LESTANTO ATMAJI

NIM : 09.41010.0073

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA PT. JAWA POS

KERJA PRAKTEK

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Disusun oleh : Nama : Lestanto Atmaji NIM : 09.41010.0073 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA PT. JAWA POS

KERJA PRAKTEK

Telah diperiksa, diuji dan disetujui

Surabaya, 20 Desember 2012

Disetujui : Pembimbing

Julianto Lemantara, S.Kom, OCA., MCTS

NIDN. 0722108601

Penyelia

A. Zulfikar. F. ST NIK : 93183381

Mengetahui :

Kaprodi S1 Sistem Informasi

Erwin Sutomo, S.Kom., M.Eng. NID : 0722057501

Kupersembahkan untuk

Ibunda, Ayahanda, Saudara,

dan Teman-teman

yang telah mendukung

Percayalah Tuhan pasti memberikan kemudahan bagi

umat-Nya yang bertekad dan mau berusaha.

vi

ABSTRAK

Berdasarkan hasil survey dan wawancara dengan petugas perpustakaan, pelayanan terhadap kegiatan transaksi peminjaman maupun pengembalian selama ini masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data petugas harus mencari dan mencatat data peminjaman dan pengembalian dalam sebuah buku selain itu petugas mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian bahan pustaka serta sering adanya pelaporan yang datanya tidak sesuai dengan kondisi yang real, sehingga informasi yang diberikan belum bisa membantu manajemen perpustakaan dalam mengambil keputusan.

Sistem informasi perpustakaan adalah sebuah pengembangan aplikasi yang digunakan untuk mengetahui proses transaksi yang ada pada perpustakaan. Transaksi-transaksi yang ditangani oleh aplikasi perpustakaan meliputi proses pencarian koleksi, peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, dan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan.

Sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos dapat membantu pekerjaan petugas perpustakaan sehingga efisiensi dan efektivitas kinerja perpustakaan dapat ditingkatkan dan mempercepat pelayanan petugas terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian, perhitungan denda, berikut dengan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan untuk membantu membuat kepustusan.

ix

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah ... 6

2.2 Visi dan Misi ... 13

2.3 Tujuan Pokok PT. Jawa Pos ... 14

2.4 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos ... 14

BAB III LANDASAN TEORI ... 17

3.1 Sistem... 17

3.2 Perpustakaan ... 17

3.3 Klasifikasi ... 18

3.4 Katalogisasi ... 18

3.5 Sistem Informasi ... 19

3.6 Analisis dan Perancangan Sistem ... 19

3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)... 20

3.8 Data Flow Diagram (DFD) ... 21

3.9. Sistem Basis Data ... 23

3.10 Database Management System ... 23

3.11 Interaksi Manusia dan Komputer ... 25

3.12 Microsoft Office Visio 2003 ... 25

3.13 Tool Pemrograman dan Tool Database ... 26

3.13.1. Definisi .NET ... 26

3.13.2. VB .NET ... 27

3.14. Sekilas Tentang SQL Server 2008 ... 27

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 29

4.1 Menganalisis Sistem ... 30

4.2 Mendesain Sistem ... 34

4.2.1. System Flow ... 35

4.2.3. HIPO ... 46

4.2.4. Data Flow Diagram (DFD) ... 47

4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 55

4.2.6. DBMS ... 58

4.2.7. Desain Input Output ... 65

4.3. Mengimplementasi Sistem ... 72

4.4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem ... 73

4.4.1. Form login ... 73

4.4.2. Form katalog ... 76

4.4.3. Form peminjaman ... 77

4.4.4. Form pengembalian ... 81

4.4.5. Form pendaftaran ... 83

4.4.6. Form maintenance koleksi bahan pustaka ... 87

4.4.7. Form maintenance anggota ... 89

4.4.8. Form maintenance jenis koleksi bahan pustaka... 90

4.4.9. Form maintenance klasifikasi ... 91

4.4.10. Form maintenance rak... 92

4.4.11. Form maintenance pengarang ... 92

4.4.12. Form maintenance penerbit ... 94

4.4.13. Form maintenance petugas ... 94

4.4.14. Form maintenance sumber ... 95

4.4.16. Form maintenance hari libur ... 97

4.4.17. Form laporan peminjaman ... 98

4.4.18. Form laporan transaksi pengembalian ... 101

4.4.19. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali ... 102

4.4.20. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam. 104 4.4.21. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam. ... 105

4.4.22. Form laporan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang. ... 106

BAB V PENUTUP ... 109

5.1. Kesimpulan ... 109

5.2. Saran ... 109

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Struktur tabel petugas... 58

Tabel 4.2. Struktur tabel anggota ... 58

Tabel 4.3. Struktur tabel pengarang ... 59

Tabel 4.4. Struktur tabel penerbit ... 59

Tabel 4.5. Struktur tabel klasifikasi ... 60

Tabel 4.6. Struktur tabel rak ... 60

Tabel 4.7. Struktur tabel penempatan rak ... 61

Tabel 4.8. Struktur tabel sumber ... 61

Tabel 4.9. Struktur tabel buku ... 62

Tabel 4.10. Struktur tabel Stock_Buku ... 62

Tabel 4.11. Struktur tabel peminjaman ... 63

Tabel 4.12. Struktur tabel detil peminjaman ... 63

Tabel 4.13. Struktur tabel denda ... 64

Tabel 4.14. Struktur tabel Hari_Libur ... 64

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1. Document flow pengelolaan koleksi bahan pustaka ... 31

Gambar 4.2. Document flow peminjaman bahan pustaka ... 33

Gambar 4.3. Document flow pengembalian bahan pustaka ... 34

Gambar 4.4. System flow pendaftaran anggota ... 39

Gambar 4.5. System flow pengelolaan koleksi bahan pustaka ... 40

Gambar 4.6. System flow pencarian katalog... 41

Gambar 4.7. System flow peminjaman koleksi bahan pustaka ... 42

Gambar 4.8. System flow pengembalian koleksi bahan pustaka ... 43

Gambar 4.9. System flow laporan per periode ... 44

Gambar 4.10. System flow pengelolaan master khusus ... 45

Gambar 4.11. Data flow diagram level context ... 46

Gambar 4.12. Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan ... 47

Gambar 4.13. Data flow diagram level 0 ... 49

Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengelola data master ... 50

Gambar 4.15. DFD level 1 proses melakukan transaksi ... 51

Gambar 4.16. DFD level 1 proses membuat laporan ... 52

Gambar 4.17. DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman... 53

Gambar 4.19. Conceptual data model... 56

Gambar 4.20. Physical data model ... 57

Gambar 4.21. Halaman login ... 65

Gambar 4.22. Halaman utama ... 66

Gambar 4.23. Halaman pencarian koleksi bahan pustaka. ... 67

Gambar 4.24. Halaman peminjaman ... 68

Gambar 4.25 Halaman pengembalian ... 69

Gambar 4.26 Halaman pendaftaran... 70

Gambar 4.27. Halaman laporan ... 71

Gambar 4.28. Halaman maintenance data koleksi bahan pustaka ... 72

Gambar 4.29. Halaman login ... 73

Gambar 4.30. Pesan error pada form login ... 74

Gambar 4.31. Pesan login sebagai petugas perpustakaan ... 75

Gambar 4.32. Pesan login sebagai petugas administrasi perpustakaan ... 75

Gambar 4.33. Pesan login sebagai kepala perpustakaan ... 76

Gambar 4.34. Form katalog ... 77

Gambar 4.35. Form peminjaman ... 78

Gambar 4.36. Pesan koleksi bahan pustaka masih dipinjam pada form peminjaman ... 79

Gambar 4.37. Pesan user salah mengisi nomer stock koleksi bahan pustaka

pada form peminjaman ... 79

Gambar 4.38. Pesan koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam rusak atau hilang pada form peminjaman ... 80

Gambar 4.39. Form kofirmasi peminjaman ... 81

Gambar 4.40. Form pengembalian koleksi bahan pustaka ... 82

Gambar 4.41. Pesan koleksi bahan pustaka tidak ada atau belum dipinjam form peminjaman ... 82

Gambar 4.42. Form konfirmasi pengembalian bahan pustaka ... 83

Gambar 4.43 Halaman pendaftaran... 84

Gambar 4.44. Pesan field yang kosong pada form pendaftaran anggota ... 85

Gambar 4.45. Form konfirmasi pendaftaran ... 86

Gambar 4.46. Form kartu anggota ... 86

Gambar 4.47. Halaman maintenance koleksi bahan pustaka ... 88

Gambar 4.48. Pesan jumlah stock berisi 0 (nol) pada form maintenance koleksi bahan pustaka. ... 89

Gambar 4.49. Form maintenance anggota ... 90

Gambar 4.50. Form maintenance jenis koleksi bahan pustaka. ... 91

Gambar 4.51. Form maintenance klasifikasi ... 92

Gambar 4.52. Form maintenance rak. ... 93

Gambar 4.54. Form maintenance penerbit ... 94

Gambar 4.55. Form maintenance petugas ... 96

Gambar 4.56. Form maintenance sumber ... 96

Gambar 4.57. Form penempatan rak... 97

Gambar 4.58. Form maintenance hari libur ... 98

Gambar 4.59. Halaman laporan transaksi peminjaman per periode bulan ... 100

Gambar 4.60. Halaman laporan transaksi peminjaman per periode tahun ... 100

Gambar 4.61. Form laporan transaksi pengembalian per periode bulan. ... 101

Gambar 4.62. Form laporan transaksi pengembalian per periode tahun. ... 102

Gambar 4.63. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali per periode bulan. ... 103

Gambar 4.64. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali per periode tahun. ... 103

Gambar 4.65. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam per periode tahun. ... 104

Gambar 4.66. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam all record. ... 105

Gambar 4.67. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam per periode tahun. ... 106

Gambar 4.68. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam. ... 106

Gambar 4.69. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang per periode tahun. ... 107 Gambar 4.70. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang di

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan faktor penting di dalam penunjang kebutuhan informasi. Dalam perpustakaan terdapat kumpulan koleksi, majalah, koran yang disusun berdasarkan sistem tertentu yang digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi masyarakat, lembaga pendidikan, maupun instansi, khususnya pada PT. Jawa Pos. Oleh karena itu, perpustakaan harus mempersiapkan sistem manajemen yang baik untuk mengolah dan menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.

Pada saat ini koleksi perpustakaan pada PT. Jawa Pos hanya ada koran dan majalah, namun akan terus dikembangkan koleksi yang lebih lengkap seperti koleksi bahan pustaka dan CD. Dengan bertambahnya koleksi bahan pustaka tersebut, petugas perpustakaan mengalami kesulitan dalam mengelola data koleksi dan anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian koleksi bahan pustaka. Proses pengelolaan data juga masih dilakukan dengan cara manual, yaitu data-data transaksi peminjaman dan pengembalian disimpan dalam buku dan catatan-catatan. Cara tersebut mengakibatkan proses transaksi peminjaman dan pengembalian di perpustakaan akan berjalan dengan lambat. Pada saat proses pengembalian bahan pustaka sering sekali petugas mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian informasi transaksi peminjaman untuk mengelola data pengembalian. Pelaporan kepada kepala perpustakaan juga masih

dilakukan secara lambat, dan sering kali data yang dilaporkan kadang tidak sesuai dengan data yang real karena kesalahan petugas administrasi perpustakaan.

Untuk menunjang kebutuhan tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan PT. Jawa Pos, yang diharapkan dapat memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi hambatan dan kendala yang disebabkan oleh adanya kelalaian sumber daya manusia, baik pada saat proses transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, pemeliharaan data koleksi bahan pustaka, pengkategorian koleksi, penempatan rak koleksi, pembuatan laporan, daftar keanggotaan dan memberikan laporan untuk membantu manajemen PT. Jawa Pos untuk membuat keputusan. Dengan demikian, semua informasi bisa didapatkan secara tepat dan akurat dengan menggunakan aplikasi yang dibuat.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, rumusan masalah pada kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos.

2. Bagaimana merancang bangun sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kondisi yang real pada perpustakaan pada PT. Jawa Pos.

1.3 Batasan Masalah

Pelaksanaan kerja praktek dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Sistem ini meliputi proses pencarian koleksi bahan pustaka, peminjaman, pengembalian bahan pustaka, penentuan denda atas keterlambatan pengembalian bahan pustaka, pengolahan koleksi bahan pustaka, pembuatan laporan, dan daftar keanggotaan.

2. Sistem ini tidak membahas penghitungan biaya pengadaan, kerugian perpustakaan, dan tidak melakukan perhitungan untuk pencatatan akutansi denda, tetapi sistem informasi ini hanya melakukan proses pehitungan denda yang dikenakan ketika terjadi keterlambatan pengembalian bahan pustaka. 3. Sistem ini menggunakan hanya 2 user saja, yaitu Petugas Administrasi

Perpustakaan dan Petugas Perpustakaan.

4. Sistem ini menghasilkan informasi berupa laporan yang terdiri dari 6 macam laporan, yaitu laporan transaksi peminjaman, laporan transaksi pengembalian pinjaman, laporan bahan pustaka yang belum dikembalikan, laporan peminjaman terbanyak, laporan kategori peminjaman terbanyak, laporan bahan pustaka yang rusak dan hilang.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah yang ada, yang ingin dicapai dalam kerja praktek ini adalah :

1. Untuk merancang bangun sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos yang dapat membantu dalam penelusuran koleksi perpustakaan, pengolahan bahan pustaka, pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian dan denda atas keterlambatan pengembalian.

2. Untuk merancang bangun sistem informasi yang mampu memberikan laporan yang dibutuhkan manajemen perpustakaan, sehingga dapat memberikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan dengan tepat dan cepat.

1.5 Manfaat

Manfaat dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:

1. Mempercepat kinerja proses di Perpustakaan dengan aplikasi yang telah dibuat. 2. Mempermudah Pengelola Perpustakaan dalam proses transaksi dengan aplikasi

yang telah dibuat.

3. Mempermudah Pengelola Perpustakaan dalam pelaporan kepada Kepala Perpustakaan.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, manfaat dari adanya sistem informasi tersebut, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, dan profil tempat kerja praktek.

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam rancang bangun sistem informasi perpustakaan.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari analisa sistem, desain sistem berupa Document Flow, system flow, context diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), dan desain Input Output, struktur

tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran dari sistem informasi yang telah dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan sistem informasi ini sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

6

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah

Jawa Pos adalah surat kabar harian yang berpusat di Surabaya, Jawa Timur. Jawa Pos merupakan harian terbesar di Jawa Timur, dan merupakan salah satu harian dengan oplah terbesar di Indonesia. Sirkulasi Jawa Pos menyebar di seluruh Jawa Timur, Bali, dan sebagian Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Jawa Pos mengklaim sebagai "Harian Nasional yang Terbit dari Surabaya".

PT. Jawa Pos didirikan oleh The Chung Shen pada 1 Juli 1949 dengan nama Djawa Post. Saat itu The Chung Shen hanyalah seorang pegawai bagian iklan sebuah bioskop di Surabaya. Karena setiap hari dia harus memasang iklan bioskop di surat kabar, lama-lama ia tertarik untuk membuat surat kabar sendiri.

Setelah sukses dengan Jawa Pos nya, The Chung Shen mendirikan pula Koran berbahasa Mandarin dan Belanda. Bisnis The Chung Shen di bidang surat kabar tidak selamanya mulus. Pada akhir tahun 1970-an, omzet Jawa Pos mengalami kemerosotan yang tajam. Tahun 1982, oplahnya hanya tinggal 6.800 eksemplar saja. Koran-korannya yang lain sudah lebih dulu pensiun. Ketika usianya menginjak 80 tahun, The Chung Shen akhirnya memutuskan untuk menjual Jawa Pos. Dia merasa tidak mampu lagi mengurus perusahaannya, sementara tiga orang anaknya lebih memilih tinggal di London, Inggris

Pada tahun 1982, Eric FH Samola, waktu itu adalah Direktur Utama PT Grafiti Pers (penerbit majalah Tempo) mengambil alih Jawa Pos. Dengan manajemen baru, Eric mengangkat Dahlan Iskan, yang sebelumnya adalah Kepala

Biro Tempo di Surabaya untuk memimpin Jawa Pos. Eric Samola kemudian meninggal dunia pada tahun 2000. Dahlan Iskan adalah sosok yang menjadikan PT. Jawa Pos yang waktu itu hampir mati dengan oplah 6.000 eksemplar, dalam waktu 5 tahun menjadi surat kabar dengan oplah 300.000 eksemplar.

Dengan seiring berkembangnya waktu PT. Jawa Pos yang dipimpin langsung Dahlan Iskan berkembang pesat dan akhirnya memiliki anak cabang hampir di seluruh wilayah Indonesia. Berikut nama anak cabang PT. Jawa Pos beserta keberadaannya :

Sumatera

- Riau Pos (Pekanbaru) - Pekanbaru Pos (Pekanbaru)

- Radar Pat Petulai (Bengkulu/Rejang Lebong) - Dumai Pos (Dumai)

- Sumut Pos (Medan) - Metro Siantar (Siantar) - Pos Metro Medan (Medan) - Padang Ekspres (Padang) - Pos Metro Padang (Padang) - Batam Pos (Batam)

- Pos Metro Batam (Batam) - Sumatera Ekspres (Palembang) - Palembang Pos (Palembang) - Radar Palembang (Palembang) - Palembang Ekspres (Palembang)

- Palembang Independent (Palembang) - Jambi Independent (Jambi)

- Jambi Ekspres (Jambi) - Pos Metro Jambi (Jambi) - Radar Sarko (Bangko) - Radar Bute (Bungo) - Rakyat Jambi (Jambi)

- Radar Tanjab (Kuala Tungkal) - Sarolangun Ekspres (Sarolangun) - Bungo Pos (Muara Bungo) - Linggau Pos (Lubuk Linggau)

- Bangka Belitung Pos (Pangkalpinang) - Rakyat Bengkulu (Bengkulu)

- Bengkulu Ekspress (Bengkulu) - Radar Lampung (Lampung) - Rakyat Lampung (Lampung) - Rakyat Aceh (Banda Aceh) - Radar Bute (Bungo)

Jakarta

- Indopos

- Rakyat Merdeka - Bibir Mer - Bollywood - Sinar Glodok

- Lampu Hijau - Guo Ji Ri Bao - Pos Metro

Banten dan Jawa Barat

- Radar Banten (Banten) - Satelit News (Banten) - Banten Raya Post (Banten) - Radar Bandung (Bandung) - Radar Bogor (Bogor) - Radar Cirebon (Cirebon)

- Pasundan Ekspres (Purwakarta, Karawang & Subang) - Karawang Ekspres (Karawang)

- Radar Tasikmalaya (Tasikmalaya) - Radar Bekasi (Bekasi)

- Radar Sukabumi (Sukabumi) - Bandung Ekspres (Bandung) - Sumedang Ekspres (Sumedang) - Cianjur Ekspres (Cianjur)

Jawa Tengah dan DIY

- Meteor (Semarang) - Radar Tegal (Tegal)

- Radar Pekalongan (Pekalongan) - Radar Banyumas (Purwokerto) - Radar Semarang (Semarang)

- Radar Kudus (Kudus) - Radar Solo (Solo)

- Radar Jogja (Yogyakarta) - Semarang Post (Semarang)

Jawa Timur

- Radar Blitar (Blitar)

- Radar Banyuwangi (Banyuwangi) - Radar Mojokerto (Mojokerto) - Radar Jember (Jember) - Radar Madiun (Madiun) - Radar Bromo (Probolinggo) - Radar Kediri (Kediri)

- Radar Bojonegoro (Bojonegoro, Lamongan, Tuban, Blora) - Radar Surabaya (Surabaya)

- Malang Post (Malang) - Radar Malang (Malang) - Memorandum (Surabaya) - Rek Ayo Rek (Surabaya) - Radar Madura (Pulau Madura) - Radar Tulungagung (Tulungagung)

Bali dan Nusa Tenggara

- Lombok Post (Mataram) - Timor Ekspres (Kupang) - Radar Bali (Bali)

- Bali Express (Bali)

Kalimantan

- Pontianak Pos (Pontianak) - Harian Equator (Pontianak) - Kapuas Pos (Kapuas)

- Metro Pontianak (Pontianak) - Kalteng Pos (Palangkaraya) - Radar Banjarmasin (Banjarmasin) - Samarinda Pos (Samarinda) - Kaltim Post (Balikpapan) - Bontang Post (Bontang)

- Post Metro Balikpapan (Balikpapan) - Radar Tarakan (Tarakan)

- Radar Sampit (Sampit)

Sulawesi

- Fajar (Makassar)

- Berita Kota Makassar (Makassar) - Pare Pos (Pare Pare)

- Palopo Pos (Palopo)

- Radar Sulbar (Sulawesi Barat) - Ujungpandang Ekspres (Makkasar) - Kendari Pos (Kendari)

- Kendari Ekspres (Kendari) - Radar Sulteng (Palu)

- Manado Post (Manado) - Posko (Manado) - Tribun Sulut (Manado) - Gorontalo Post (Gorontalo) - Radar Gorontalo (Gorontalo) - Luwuk Post (Luwuk)

Maluku

- Ambon Ekspres (Maluku) - Malut Pos (Ternate)

Papua

- Cendrawasih Pos (Jayapura) - Radar Timika (Timika) - Radar Sorong (Sorong)

Tabloid

- Tabloid Komputek - Tabloid Nyata - Tabloid Posmo - Tabloid Cantiq - Tabloid Bunda - Tabloid Koki - Tabloid Tunas - Tabloid Modis - Tabloid Hikmah - Tabloid Ototrend

- Tabloid Nurani

Majalah

- Majalah Mentari (Surabaya) - Majalah Liberty (Surabaya)

2.2 Visi dan Misi

PT. Jawa Pos mempunyai reputasi sebagai news paper of the year. Sebagai usaha untuk mendukung pondasi bagi industri media cetak, PT. Jawa Pos bekerja keras untuk menyampaikan pengetahuan, berita aktual dan teknologi untuk masyarakat luas dari berbagai kalangan. Usaha ini telah menjadi relevan sebagai pemegang kunci untuk meningkatkan industri media cetak nasional.

Pengenalan lebih luas di pasar global telah menjadi inspirasi PT. Jawa Pos untuk memelihara berita - berita yang berkualitas dan informasi yang aktual dan terpercaya.

Visi :

“Menjadi perusahaan media cetak maupun online dunia yang dihormati disegani dan patut dicontoh.”

Misi :

a) Meningkatkan kesejahteraan bangsa melalui pemuasan pelanggan dan mencerdaskan bangsa dengan adanya informasi yang aktual.

b) Menjadi bagian penting dalam mendukung perkembangan nasional melalui media.

2.3 Tujuan Pokok PT. Jawa Pos

Tujuan pokok yang hendak dicapai oleh PT. Jawa Pos adalah sebagai berikut :

a) Menginformasikan suatu berita dan kejadian yang aktual berdasarkan narasumber dan tempat kejadian.

b) Memproduksi surat kabar.

c) Memberikan space iklan untuk perusahaan – perusahaan diluar jawa pos.

2.4 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos

Pada PT. Jawa Pos terdapat sebuah perpustakaan sebagai unit yang bertugas dalam pemenuhan kebutuhan informasi bagi karyawan-karyawan dalam segala aspek dan bidang melalui koleksi yang dimiliki oleh bagian ini. Perpustakaan berada dipimpin oleh seorang Kepala Perpustakaan. Seorang Kepala Perpustakaan dibantu oleh beberapa petugas dalam kegiatan pelaksanaannya, yaitu Petugas Administrasi, Petugas Perpustakaan. Gambar 2.1, merupakan struktur organisasi pada PT. Jawa Pos.

Komisaris Utama

Komisaris

Direktur Utama

Direktur

General Manager

Manager Produksi / Pimred

Sekertaris Redaksi

Koor.

Liputan Editor

Reporter Reporter Reporter

Manager ISP & ICT

Programing Sistem Analis OL & Koor. Tech Support Manager Marketing Marketing Marketing Manager ADM Umum & Keuangan

Staff Adm. Umum & SDM Staff. Keuangan Kepala Perpustaka an Petugas Perpustakaan Petugas Administrasi Perpustakaan Tech. Support Tech. Support Tech. Support

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos

2.5 Pokok Bahasan Tugas dan Jabatan

Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan, pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian :

a. Kepala Perpustakaan

- Membuat rencana strategis bagi pengembangan perpustakaan.

- memperkirakan dan mengusahakan anggaran biaya bagi operasional dan pengadaan perpustakaan.

- Membuat langkah-langkah kebijakan untuk mewujudkan rencana pengembangan perpustakaan.

- Mempertanggung jawabkan kebijakan yang telah diambil.

- Mengidentifikasi permasalahan dan membuat langkah-langkah pemecahan masalah

- Melaksanakan pekerjaan sesuai persutujuan dan perintah dari Manager Administrasi Umum dan Keuangan atau yang lebih tinggi.

b. Petugas Administrasi

- Mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan perpustakaan. - Pembuatan laporan kepada kepala perpustakaan.

- Pengelolaan koleksi perpustakaan meliputi pencatatan koleksi bahan pustaka masuk, katalogisasi, dan penempatan rak.

c. Petugas Perpustakaan

- Bertugas sebagai pelayanan umum di perpustakaan, meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian, pendaftaran anggota.

- Bertanggung jawab atas pemeliharaan koleksi perpustakaan.

- Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang perpustakaan dan keamanan perpustakaan.

17

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan permasalahan.

3.1 Sistem

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3.2 Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan koleksi bahan pustaka atau

18

terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Qalyubi, 2007:287)

3.3 Klasifikasi

Setiap perpustakaan, besar atau kecil perlu penggolongan bahan pustaka dengan menggunakan suatu sistem tertentu. Tujuan dari penggolongan itu adalah untuk mengelompokkan bahan pustaka yang sejenis dan membantu memudahkan para pemakai dalam mencari informasi yang diperlukan dengan mudah dan cepat. Pengelompokan bahan pustaka tersebut biasanya berdasarkan subyeknya.

Secara definisi, Klasifikasi merupakan sistem logic (angka) untuk menyusun ilmu pengetahuan (Suherman, 2009:101). Klasifikasi juga memberikan suatu sistem untuk mengorganisasikan alam semesta yang mungkin berupa benda, konsep, atau rekaman.

3.4 Katalogisasi

Proses pembuatan katalog tidaklah sama pada setiap perpustakaan. Begitu juga standar yang dipakai tidak selalu seragam. Hal ini disebabkan oleh keadaan dan sejarah dari perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi, menurut pengalaman akan lebih baik meneruskan cara-cara katalogisasi perpustakaan yang sedang berjalan daripada mengubahnya kembali menurut sistem yang di anggap lebih baik. Katalog perpustakaan merupakan gambaran singkat yang ada pada perpustakaan (Suherman, 2009:84). Fungsi Katalog adalah :

a) Sebagai inventaris koleksi yang ada di perpustakaan.

b) Memberikan kemudahan kepada pemakai perpustakaan yang hanya mengetahui pengarang, judul atau subyeknya asja untuk menemukan bahan

pustaka yang dicari.

c) Memberikan deskripsi singkat kandungan bahan pustaka terutama koleksi bahan pustaka.

d) Sebagai alat bantu untuk mencari lokasi bahan pustaka yang disusun dala

display rak.

3.5 Sistem Informasi

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

3.6 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

3.8 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.

Gambar 3.3 Simbol Process

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

3.9 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang diorganisir/ dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu

menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.9. Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola catatan-catatan, menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.10 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi. data dictionary. DBMS memiliki fungsi sebagai berikut, yang pertama adalah data definition,

yaitu DBMS. harus dapat mengolah pendefinisian data. Yang kedua adalah data manipulation, yaitu DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari

pemakai untuk mengakses data. Lalu yang ketiga adalah data security dan

integrity, yaitu DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang

didefinisikan oleh DBA. Yang terakhir atau ke empat fungsi tersebut, yaitu data

recovery dan concurrency, yaitu merupakan DBMS yang dapat menangani

kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya. Dan DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan. Yang terakhir atau fungi kelima adalah DBMS yang harus menyediakan data dictionary yaitu DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.11 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.12 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan. Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu

profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio

Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti

spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide, informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga menyediakan solusi diagram bisnis.

3.13 Tool Pemrograman dan Tool Database

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan suatu tool atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah satu tool dalam bahasa pemrograman yang sekarang dipakai adalah keluarga Microsoft Visual Studio 2010 yang menggunakan teknologi .NET. Kemudian untuk tool database yang digunakan ialah Microsoft SQL Server 2008.

3.13.1.Definisi .NET

.NET framework adalah suatu platform baru di dalam pemrograman untuk lingkungan yang terdistribusi luas (internet). Istilah .NET sering diasosiasikan dengan proses yang berjalan pada platform .NET.

Salah satu bentuk keunggulan dari platform ini terrefleksi pada kompilasi sumber kode program, dimana semua sumber kode program akan dikompilasi menjadi Microsoft Intermediate Language (MSIL). Selanjutnya MSIL akan dikompilasikan oleh .NET Compiler menjadi bahasa mesin pada saat akan digunakan.

.NET merupakan alat untuk mewujudkan visi Microsoft pada jaringan

internet dengan membentuk jaringan global yang saling berinteraksi agar dapat

memberi pelayanan dan pertukaran data dengan cara yang lebih efisien dan terjamin dari segi keamanan.

3.13.2.VB .NET

Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai

platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini

menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu

Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek

dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.

Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic .NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam .NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu, agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang konsep dari OOP itu sendiri.

3.14. Sekilas Tentang SQL Server 2008

SQL server merupakan salah satu dari sejumlah bahasa pemrograman database (DBMS) yang bersaing merebut popularitas bersama-sama dengan database foxpro, foxbase, quick silver dan lain-lain. SQL server kini mulai

menjauhkan diri dan melangkah lebih jauh kedepan, terutama dengan munculnya versi SQL server 2008.

Menentukan bahasa mana yang terbaik untuk aplikasi database akan bersifat sangat subjektif. Namun, biasanya dukungan akan bahasa SQL (Structure

Query Language), kriteria kecepatan, pemakaian memori, mudah tidaknya

program, daya tampung data menjadi kriteria utama.

Berikut adalah kelebihan-kelebihan SQL server dalam pembuatan

database adalah sebagi berikut :

1. Mempunyai transaction log tersendiri dan mengatur transaksi dalam database.

2. Data dapat berkisar antara 1 MB sampai dengan 1.048.516 TB. 3. Dapat menambah ukuran data secara manual atau otomatis.

29

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di perpustakaan PT. Jawa Pos, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses yang berkaitan dengan pemeliharaan data transaksi baik peminjaman maupun pengembalian masih dilakukan dengan cara manual yaitu menggunakan bantuan buku induk koleksi bahan pustaka dalam pemeliharaan data koleksi. Pada saat proses peminjaman, data peminjam langsung dicatat dalam buku peminjaman dan setiap pengembalian dicatat dalam buku pengembalian. sehingga sering terjadi redudansi data dan adanya kesulitan pada waktu pencatatan induk koleksi, pencarian data koleksi, pencarian data anggota, penyelarasan histori peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Perpustakaan PT. Jawa Pos untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di berikut ini.

4.1 Menganalisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam Perpustakaan PT.Jawa Pos khususnya mengenai penanganan pendaftaran anggota, pencarian data koleksi dan anggota, dan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut.

Pengelolaan data koleksi bahan pustaka di perpustakaan PT. Jawa Pos dilakukan oleh petugas administrasi perpustakaan. Bahan pustaka berasal dari sumber yang beragam, yaitu berasal dari pengadaan perpustakaan, penggantian koleksi bahan pustaka yang rusak atau hilang oleh anggota perpustakaan, dan hibah dari pegawai PT. Jawa Pos atau pun dari pihak lain. Karna pengadaan bahan pustaka yang tidak berkala maka setiap ada bahan pustaka yang masuk akan langsung diterima oleh petugas administrasi perpustakaan dan di cek judul, pengarang dan penerbit antara bahan pustaka baru dan data bahan pustaka di perpustakaan, jika sama maka stok koleksi akan ditambahkan dengan jumlah bahan pustaka baru tersebut. Namun jika tidak sama maka akan dicatat sebagai bahan koleksi baru. Gambar 4.1 merupakan document flow pengelolaan koleksi bahan pustaka

Pengelolaan Buku Masuk

Petugas Administrasi Perpustakaan

ya

tidak

Menambahkan data stok buku yang sama pada

koleksi buku Memeriksa judul,

pengarang, dan penerbit buku masuk dengan

data koleksi

sama

Data koleksi buku

Mencatatat data buku baru Mulai

Data koleksi buku Memasukan buku

baru

Selesai Data buku baru

Gambar 4.1. Document flow pengelolaan koleksi bahan pustaka

Untuk melakukan transaksi peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan, seorang calon anggota tidak perlu mendaftar terlebih dahulu sebagai anggota perpustakaan PT. Jawa Pos. Peminjam langsung memilih bahan pustaka yang akah dipinjam dengan bantuan buku induk koleksi lalu petugas

perpustakaan meminta kartu tanda pengenal yang dapat berupa Kartu Pegawai Untuk Karyawan PT. Jawa Pos atau bisa juga dengan kartu pelajar maupun kartu tanda mahasiswa. Kemudian petugas memeriksa apakah peminjam sebelumnya pernah meminjam dan bagaimana status dia sebagai peminjam, apakah baik atau tidak. Jika status peminjam baik maka petugas langsung mengisi di buku peminjaman dengan data peminjam dan bahan pustaka yang dipinjam beserta tanggal pinjam. Gambar 4.2, merupakan Document Flow Peminjaman bahan pustaka.

Untuk transaksi pengembalian bahan pustaka, dapat dilakukan jika anggota telah melakukan transaksi peminjaman di perpustakaan. Pada saat melakukan transaksi pengembalian dimulai dari seorang anggota menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan tersebut kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas melakukan pengecekan keterlambatan dengan melihat tanggal harus kembali yang dicatat pada buku peminjaman. Jika terjadi keterlambatan pengembalian maka petugas akan melakukan perhitungan denda sesuai keterlambatan dan memberikan informasi denda kepada anggota, setelah itu petugas akan mencatat tanggal pengembalian pada buku peminjaman sebagai bukti bahwa bahan pustaka yang dipinjam sudah dikembalikan. Apabila bahan pustaka yang dikembalikan tidak mengalami keterlambatan, maka petugas hanya mencatat tanggal pengembalian pada bahan pustaka peminjaman. Gambar 4.3, merupakan Document Flow Pengembalian Bahan pustaka.

Peminjaman Buku Petugas Perpustakaan Anggota ya ya tidak Tanda Pengenal Tanda Pengenal Menyerahkan buku ada Menolak peminjaman dan memberikan peringatan kepada peminjam untuk segera mengembalikan buku yang dipinjam Data peminjaman Mengecek peminjaman apakah ada peminjaman yang

belum dikembalikan Mencatat peminjaman mulai Mengecek koleksi ada Buku yang dipinjam selesai Memberi informasi buku yang dicari tidak ada tidak Menanyakan buku yang dicari

Data koleksi buku

mengembalikan tanda pengenal peminjam Meminta tanda pengenal calon anggota Memberikan tanda pengenal

Pengembalian Buku

Petugas Perpustakaan Anggota Data peminjaman Menghitung keterlambatan dan denda mulai Mengecek keterlambatan Iya? selesai mengisi tanggal pengembalian sesuai dengan buku

yang dipinjam tidak Buku yang dipinjam Data peminjaman Pembayaran denda ya Mengecek kondisi buku Rusak atau hilang Menginformasikan untuk segera mengganti buku yang dipinjam Megganti buku yang dipinjam ya tidak Pengganti buku yang yang dipinjam Pengelolaan Buku masuk

Gambar 4.3. Document flow pengembalian bahan pustaka

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. System Flow

2. Context Diagram

3. HIPO

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

6. DBMS

7. Desain Input Output

Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:

4.2.1. System Flow

System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System flow yang dibangun ini yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali calon

anggota yang akan melakukan peminjaman belum pernah melakukan pendaftaran, calon anggota harus menyerahkan kartu tanda pengenal miliknya kepada petugas sebagai pengajuan pendaftaran. Lalu petugas akan mengecek apakah calon anggota perpustakaan sudah pernah mendaftarkan diri menjadi anggota berdasarkan nama lengkap dan kartu identitas yang ada di database jika hal tersebut mirip, lalu petugas perpustakaan melakukan pendaftaran anggota dan petugas akan memasukkan identitas calon anggota pada form pendaftaran dan menyimpannya kedalam tabel anggota lalu mencetak kartu anggota untuk proses peminjaman dan pengembalian. Setelah proses pendaftaran berhasil maka petugas mengembalikan kartu tanda pengenal kepada anggota perpustakaan. System flow pendaftaran anggota dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Pengelolaan data koleksi bahan pustaka di perpustakaan PT. Jawa Pos dilakukan oleh petugas administrasi perpustakaan. Bahan pustaka berasal dari sumber yang beragam, yaitu berasal dari pengadaan perpustakaan, penggantian bahan pustaka yang rusak atau hilang oleh anggota perpustakaan, dan hibah dari pegawai PT. Jawa Pos atau pun dari pihak lain. Karna pengadaan bahan pustaka yang tidak berkala maka setiap ada bahan pustaka masuk akan langsung diterima oleh petugas lalu di inputkan ke sistem dan sistem akan secara otomatis mengecek judul, pengarang dan penerbit antara bahan pustaka baru dan tabel buku perpustakaan, jika sama maka stok koleksi sistem akan mengupdate stock baru pada data stock koleksi bahan pustaka. Namun jika tidak sama maka akan dicatat sebagai bahan koleksi baru dan disimpan pada database. System Flow Pengelolaan Koleksi bahan pustaka masuk dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Sebelum melakukan peminjaman bahan pustaka biasanya anggota melakukan pencarian terhadap koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam, hal ini bertujuan agar anggota mengetahui tentang informasi koleksi bahan pustaka yang dicari pada perpustakaan sebelum memutuskan untuk meminjamnya. Untuk melakukan pencarian koleksi bahan pustaka, seorang anggota datang kepada petugas dengan menyerahkan kata kunci koleksi bahan pustaka yang dicari, kemudian petugas menginputkan kata kunci tersebut, jika koleksi bahan pustaka tidak ada maka system akan menampilkan koleksi bahan pustaka yang dicari tidak ada. Apabila koleksi bahan pustaka yang dicari ada maka system akan menampilkan bahwa koleksi bahan pustaka yang dicari ada dan menampilkan status koleksi bahan pustaka yang dicari itu tersedia atau sedang dipinjam oleh anggota lain. System flow pencarian katalog dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Setelah mendapatkan informasi koleksi bahan pustaka dari pencarian pada katalog, anggota perpustakaan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka pada rak dimana koleksi bahan pustaka yang dicari itu ditempatkan sesuai dengan informasi dari petugas perpustakaan. Setelah mendapatkan koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam maka anggota perpustakaan menyerahkan koleksi bahan pustaka dan kartu anggota kepada petugas untuk melakukan pencatatan transaksi peminjaman, apabila anggota belum terdaftar maka petugas mengarahkan calon anggota untuk melakukan pendaftaran. Petugas akan menginputkan ID Koleksi bahan pustaka dan ID peminjam. Jika anggota telah terdaftar maka petugas dapat menyimpan transaksi peminjaman kedalam tabel peminjaman dan detail peminjaman, kemudian sistem secara otomatis merubah status koleksi bahan pustaka menjadi sedang dipinjam pada tabel koleksi bahan pustaka. Setelah menyimpan transaksi maka petugas mengembalikan kartu anggota dan menyerahkan koleksi bahan pustaka yang dipinjam oleh anggota.

System flow peminjaman bahan pustaka dapat dilihat pada Gambar 4.7.

Transaksi pengembalian bahan pustaka terjadi ketika siswa mendatangi petugas dan menyerahkan koleksi bahan pustaka beserta kartu anggota perpustakaan. Kemudian petugas menginputkan ID Anggota dan ID Koleksi bahan pustaka pada form pengembalian, setelah itu sistem akan menampilkan data peminjaman dan akan menampilkan denda apabila terjadi keterlambatan pengembalian. Jika terjadi keterlambatan maka sistem akan menampilkan nominal denda yang dikenakan sesuai dengan keterlambatan dan anggota membayar denda yang harus dibayar, kemudian petugas melakukan pengecekan terhadap koleksi bahan pustaka tersebut apakah koleksi bahan pustaka tersebut rusak, jika koleksi

bahan pustaka tersebut rusak maka petugas akan meminta anggota perpustakaan untuk mengganti koleksi bahan pustaka tersebut. Jika anggota menghilangkan koleksi bahan pustaka tersebut petugas juga akan meminta anggota tersebut agar segera mengganti koleksi bahan pustaka yang dipinjam tersebut. Kemudian petugas melakukan submit pengembalian bahan pustaka yang juga secara otomatis merubah status koleksi bahan pustaka menjadi tersedia. Apabila pengembalian tepat waktu maka petugas hanya melakukan submit pengembalian. Gambar 4.8 merupakan system flow pengembalian bahan pustaka.

Pada proses pelaporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan, user memilih laporan yang akan di butuhkan oleh kepala perpustakaan lalu user dapat mencetak laporan dan memberikannya kepada kepala perpustakaan. Gambar 4.9 merupakan system flow pembuatan laporan.

Diperlukan pengelolaan data denda untuk menentukan denda yang diberikan kepada anggota perpustakaan jika mengalami keterlambatan dalam pengembalian, data petugas untuk menentukan hak akses user pada proses login, dan data hari libur untuk menentukan tanggal hari libur yang dibutuhkan pada proses penentuan tanggal harus kembali bahan koleksi dan perhitungan keterlambatan pengembalian bahan pustaka. Pengelolaan data master tersebut akan dijadikan satu dalam pengelolaan data master khusus. Gambar 4.10 merupakan system flow pengelolaan master khusus.

Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Petugas Perpustakaan Anggota

Kartu Tanda Pengenal

mulai

Mengembalikan kartu tanda

pengenal Data calon

anggota

T.Anggota Menyimpan data

anggota

Kartu Tanda Pengenal

selesai

Mengecek data

anggota T.Anggota

Data anggota yang sama

Mengecek kartu tanda pengenal calon anggota dengan identitas data anggota

yang sama sama

tidak

ya

sama tidak

ya

Menolak pendaftaran

anggota Data anggota

Cetak kartu anggota Kartu anggota

Pengelolaan Koleksi Bahan Pustaka

Petugas Administrasi Perpustakaan

ya tidak sama Mulai Menerima koleksi bahan pustaka baru Selesai Data koleksi bahan pustaka baru

Data koleksi bahan pustaka baru T. Buku Memeriksa judul, pengarang, dan penerbit bahan pustaka masuk dengan data koleksi

T. Pengarang T. Penerbit menyimapan data koleksi bahan pustaka baru T. Stock Buku Menambahkan

stock pada data buku tersebut T. Sumber T. Klasifikasi

T. Jenis Buku

Penerbit baru ? Pengarang baru ? Sumber baru ? Jenis bahan pustaka baru ? Klasifikasi baru ? Rak baru ?

Menyimpan data klasifikasi baru Menyimpan data jenis bahan pustaka baru Menyimpan data sumber baru Menyimpan data pengarang baru Menyimpan data penerbit baru Menyimpan data rak dan penempatan rak baru ya ya ya ya ya tidak tidak Tidak tidak tidak ya tidak T. Rak T. Penempatan Rak

Pencarian buku perpustakaan

Petugas Perpustakaan Anggota

Kata kunci buku mulai

Memberitahukan kepada anggota perpustakaan letak rak buku yang dicari Kata kunci buku

T.Peminjaman Menghitung stock

buku yang tersedia atau tidak

sedang dipinjam, tidak rusak, dan

tidak hilang

selesai

Mencari buku

T.Buku

Data buku yang diacari dan jumlah

yang tersedia Ada?

ya Menanyakan

buku yang dicari kepada petugas T.Pengarang T.Penerbit T.Rak T. Sumber T. Klasifikasi tidak T.Stock Buku T. Detail Peminjaman Memberitahukan kepada anggota perpustakaan buku yang dicari

tidak ada

Peminjaman Buku Perpustakaan

Petugas Perpustakaan Anggota tidak ya ya Mengecek status buku ID Anggota dan ID

Stock Buku Perhitungan tanggal harus kembali Update status buku Tanggal peminjaman T. Stock buku Menyerahkan buku dan mengembalikan kartu anggota selesai Dipinjam T. Peminjaman mulai

Pesan buku rusak atau hilang dan tidak bisa dipinjam

Pesan buku masih dipinjam T. Detail Peminjaman Kartu Anggota Menyerahkan buku yang akan

dipinjam dan kartu anggota

T. buku

T. Hari libur

T. Stock Buku Menyimpan transaksi peminjaman Rusak atau hilang Kartu anggota

Pengembalian Buku Perpustakaan

Petugas Perpustakaan Anggota

ID Anggota dan ID Stock Buku menghitung keterlambatan Update status buku tersedia Tanggal kembali Menyerahkan buku dan mengembalikan kartu anggota selesai T. Peminjaman mulai T. Detail Peminjaman Kartu Anggota Menyerahkan buku yang akan

dipinjam dan kartu anggota

T. Hari libur

T. Stock Buku Menyimpan transaksi pengembalian Kartu anggota ya Menampilkan detail pemijaman T. Detail Peminjaman T. Peminjaman T. Buku

T. Stock Buku

Detail peminjaman terlambat T. Denda ya tidak menghitung denda Mengecek kondisi buku Rusak atau hilang Memberikan info total denda Nominal denda Membayar denda tidak Memberikan info harus mengganti buku yang rusak

atau hilang

Update status

kondisi buku T. Stock Buku Mengganti buku

yang rusak atau

hilang Pengelolaan

buku masuk

Buku pengganti

Pengelolaan Master Khusus

Petugas Administrasi Perpustakaan

Master hari libur

Menyimpan data hari libur

Data hari libur Memilih data

master mulai

Master petugas

Menyimpan data petugas

T. Hari_libur

T. petugas Input data hari

libur

Input data petugas ya

ya tidak

Data hari petugas tidak

ya

tidak Menyimpan data _denda

Master denda

T. denda

Data denda Input data denda

selesai

a

a

4.2.2. Context Diagram

Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 3 (tiga) external entity, yaitu: Petugas, Pembina dan

Siswa. Gambar 4.11 merupakan data flow diagram level context.

laporan kateg ori buku yang paling sering dipinjam laporan buku yang paling sering dipinjam

laporan buku yang belum kembali

laporan peng embalian laporan peminjaman

data buku yang akan dikembalikan

data ang gota data buku yang akan dipinjam

data kartu ang gota

kartu angg ota data informasi denda

laporan buku rusak dan hilang

0

Sistem Informasi Perpustakaan PT Jawa Pos

+

angg ota

Kepala Perpustakaan

Gambar 4.11. Data flow diagram level context

4.2.3. HIPO

HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah hierarchy

chart dari rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos,

0

Sistem Informasi Perpustakaan PT. Jawa Pos

1 Mengelola Data Master 2 Melakukan Transaksi 3 Membuat Laporan 1.1 Mengelola Data Master Buku 1.2 Mengelola Data Master Anggota 1.3 Mengelola Data Master Petugas 2.1 Melakukan Transaksi Peminjaman 2.2 Melakukan Transaksi Pengembalian 3.1 Menentukan Periode Laporan

3.2

Mencetak Laporan Peminjaman 3.3

Mencetak Laporan Pengembalian 2.1.1 Menginputkan Peminjaman 2.1.2 Menyimpan Peminjaman 2.1.3 Merubah Status Buku yang

dipinjam 2.2.1 Menginputkan Pengembalian 2.2.2 Menghitung Denda 2.2.4 Merubah Status Buku Yang sudah dikembalikan 2.2.3 Menyimpan Pengembalian 1.4 Mengelola Data Master Denda 1.5 Mengelola Data Master Hari Libur 3.5 Mencetak Laporan Buku yang Paling Sering Dipinjam

3.6 Mencetak Laporan Kategori

Buku yang Paling Sering Dipinjam

3.4

Mencetak Laporan Buku yang Belum Kembali

3.7 Mencetak Laporan Buku

Rusak dan Hilang 2.1

Melakukan Pencarian Katalog

Gambar 4.12. Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan

4.2.4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem informasi perpustakaan PT. Jawa Pos secara jelas.

Pada sub proses yang terjadi pada sistem informasi perpustakaan PT. Jawa Pos ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi, dan membuat

laporan. Terdapat tabel anggota, koleksi bahan pustaka, stock koleksi bahan pustaka, hari libur, jenis koleksi bahan pustaka, klasifikasi, pengarang, penerbit, sumber, rak, petugas, peminjaman, denda, penempatan rak, dan detail peminjaman. Gambar 4.13 merupakan data flow diagram Level 0.

Pada DFD level 1 proses mengelola data master terdapat 5 (lima) sub proses, yaitu mengelola data master koleksi bahan pustaka, anggota, petugas, denda, dan hari libur. Sub proses mengelola data master koleksi bahan pustaka berfungsi untuk mengelola data-data koleksi bahan pustaka. Sub proses mengelola data master anggota berfungsi untuk mengelola data-data anggota. Sub proses mengelola data master petugas berfungsi untuk mengelola data-data petugas. Sub proses mengelola data denda berfungsi untuk mengelola data besarnya denda yang berlaku. Sub proses mengelola data hari libur adalah untuk mengelola kapan diadakan hari libur di perpustakaan PT. Jawa Pos. Gambar 4.14 merupakan DFD

data denda dibaca

data denda dibaca

data jenis buku diubah

[laporan buku yang paling sering dipinjam]

[laporan buku yang belum kembali] [laporan pengembalian]

[laporan kategori buku yang paling sering dipinjam]

[laporan peminjaman]

data anggota dibaca data hari libur dibaca

data petugas dibaca

data detail peminjaman baru data detail peminjaman dibaca

data detail peminjaman diubah

data detail peminjaman dibaca data peminjaman dibaca

data peminjaman dibaca data peminjaman data klasifikasi diubah

data kalsifikasi baru data pengarang diubah data pengarang baru data penerbit baru

data penerbit diubah data sumber diubah data sumber baru data rak diubah data rak baru

data petugas diubah data petugas baru data denda diubah

data denda baru data hari libur diubah data hari libur baru data jenis buku baru data tempat rak baru

data tempat rak diubah

data petugas data denda data klasifikasi data pengarang data penerbit data sumber data rak data hari libur

data jenis buku data penempatan rak

Data Buku Dibaca

data Stock Buku Dibaca

[data informasi denda] data stock buku di ubah

[data kartu anggota]

[data buku yang akan dikembalikan] [data buku yang akan dipinjam]

Data Anggota Dibaca

Data Anggota Diubah Data Anggota Baru

Data Anggota Dibaca Data Buku Dibaca

[laporan buku rusak dan hilang] data buku

data buku diubah data buku baru

[kartu anggota] [data anggota] Kepala Perpustakaan anggota anggota anggota anggota anggota anggota 1

mengelola data master

+ 2 melakukan transaksi + 3 membuat laporan +

1 Tabel Anggota 2 Tabel Buku

3 Tabel Stock Buku 4 Tabel Klasifikasi

5 Tabel Pengarang 6 Tabel Penerbit

7 Tabel Sumber 8 Tabel Rak

9 Tabel Petugas

10 Tabel Peminjaman 11 Tabel Detail

Peminjaman 12 Tabel Denda

13 Tabel Hari Libur 14 Tabel Jenis Buku

15 Penempatan Rak

Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kepala Perpustakaan

[data hari libur] [data hari libur baru]

[data hari libur diubah] [data denda diubah]

[data denda baru] [data denda]

[data petugas diubah] [data petugas baru]

[data petugas]

[data angg ota] [kartu ang g ota] [data peng arang]

[data peng arang diubah]

[data penerbit diubah]

[data penerbit baru]

[data kalsifikasi baru] [data klasifikasi]

[data sumber]

[data sumber baru] [data sumber diubah]

[data jenis buku diubah]

[data jenis buku baru]

[data rak diubah] [data rak baru]

[data tempat rak baru] [data tempat rak diubah]

[data jenis buku] [data penempatan rak]

[Data Angg ota Dibaca] [Data Angg ota Diubah]

[data rak] [data buku baru]

[data buku diubah] [data buku]

[data klasifikasi diubah] [data peng arang baru]

[data penerbit]

[Data Angg ota Baru]

angg ota

angg ota 2 Tabel Buku

2 Tabel Buku 2 Tabel Buku

1 Tabel Ang gota

1 Tabel Ang gota

1 Tabel Ang gota 15 Penempatan

Rak

14 Tabel Jenis Buku

13 Tabel Hari Libur

8 Tabel Rak 7 Tabel Sumber

6 Tabel Penerbit

5 _{Peng arang}Tabel 4 Tabel Klasifikasi

12 Tabel Denda 9 Tabel Petug as 15 Penempatan Rak

15 Penempatan Rak 14 Tabel Jenis Buku

13 Tabel Hari Libur

13 Tabel Hari Libur 12 Tabel Denda

12 Tabel Denda 9 Tabel Petug as

9 Tabel Petug as

8 Tabel Rak 8 Tabel Rak 7 Tabel Sumber

7 Tabel Sumber 6 Tabel Penerbit

6 Tabel Penerbit

5 _{Peng arang}Tabel

5 Tabel Peng arang

4 Tabel Klasifikasi

4 Tabel Klasifikasi

1.1

mengelola data master bahan pustaka

+

1.2

mengelola data master angg ota

1.3

mengelola data master petugas

14 Tabel Jenis Buku

1.4 mengelola data master

denda

1.5

mengelola data master hari libur

Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengelola data master

Pada Gambar 4.15 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka user tersebut dapat melakukan pelayanan peminjaman bahan pustaka ketika anggota memberikan kartu anggota dan informasi koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam. User tersebut pun juga dapat melayani anggota perpustakaan yang ingin melakukan pengembalian bahan pustaka beserta fungsi penghitungan denda.

Data stock buku dibaca

data buku dibaca

[data denda dibaca]

data hari libur dibaca data hari libur dibaca

[data hari libur dibaca] [data Stock Buku Dibaca]

data stock buku dibaca data stock buku dibaca

[data detail peminjaman diubah] [data detail peminjaman baru]

[data stock buku di ubah]

data stock buku diubah data stock buku diubah

[data peminjaman dibaca] [data buku yang akan dikembalikan]

[data informasi denda]

[data peminjaman]

[data detail peminjaman dibaca]

data buku dibaca data buku dibaca

[Data Buku Dibaca]

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

[data angg ota dibaca]

[data petugas dibaca]

data kartu ang gota [data kartu angg ota]

data kartu ang gota

[data buku yang akan dipinjam] angg ota

angg ota angg ota

3 Tabel Stock Buku

angg ota 3 Tabel Stock Buku

2 Tabel Buku 10 Tabel Peminjaman

10 Tabel Peminjaman

11 Tabel Detail Peminjaman 11 Tabel Detail _Peminjaman

11 Tabel Detail Peminjaman

9 Tabel Petug as

13 Tabel Hari Libur 2.1 melakukan transaksi peminjaman + 2.2 melakukan transaksi peng embalian + 1 Tabel Ang gota

12 Tabel Denda 2.3

Pencarian katalog

Gambar 4.15. DFD level 1 proses melakukan transaksi

Pada Gambar 4.16 DFD, merupakan level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk membantu kepala perpustakaan dalam pengambilan keputusan. Proses ini berawal ketika kepala perpustakaan menentukan kriteria laporan yang akan dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang tersedia serta periode yang dipilih.

data periode dipilih

data periode dipilih data periode dipilih

data periode dipilih data periode dipilih

data periode dipilih

periode laporan dipilih data denda dibaca data denda dibaca [data denda dibaca]

data detail peminjaman dibaca

data detail peminjaman dibaca data detail peminjaman dibaca

data detail peminjaman dibaca

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

data ang gota dibaca data peminjaman dibaca

[data detail peminjaman dibaca]

[data peminjaman dibaca]

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

data ang gota dibaca data ang gota dibaca

[Data Angg ota Dibaca]

data buku dibaca data buku dibaca

data buku dibaca data buku dibaca

data buku dibaca data buku dibaca

[Data Buku Dibaca] [laporan peminjaman]

[laporan pengembalian] [laporan kateg ori buku yang paling sering dipinjam]

[laporan buku yang belum kembali]

[laporan buku yang paling sering dipinjam] Kepala

Perpustaka an

2 Tabel Buku

1 Tabel Ang gota

10 Tabel Peminjaman 11 Tabel Detail

Peminjaman Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an Kepala Perpustaka an 3.3 mencetak laporan peng embalian 3.4 mencetak laporan buku yang belum kembali 3.5 mencetak laporan buku yang paling sering dipinjam

3.6 mencetak laporan kateg ori buku yang paling sering di

pinjam 3.7 mecetak laporan buku rusak dan hilang 3.2 mencetak laporan peminjaman

12 Tabel Denda

3.1 menentukan periode

laporan

Gambar 4.16. DFD level 1 proses membuat laporan

Pada proses melakukan transaksi peminjaman, yang dilakukan pertama kali adalah menerima data kartu anggota dan data koleksi bahan pustaka dari

peminjam atau anggota perpustakaan PT. Jawa Pos. Setelah itu proses yang dilakukan adalah menginputkan data tersebut secara terkomputerisasi, kemudian mengecek data koleksi bahan pustaka dan anggota. Proses selanjutnya adalah menyimpan transaksi peminjaman dan proses yang terakhir adalah memperbarui status koleksi bahan pustaka dengan merubah status koleksi bahan pustaka menjadi sedang dipinjam. Gambar 4.17 merupakan DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman.

data peminjaman s etelah disimpan data peminjaman

[data stoc k buku diubah]

[data hari libur dibac a]

[data detail peminjaman baru] [data peminjaman] [data buku dibac a]

[data angg ota dibaca]

[data petugas dibac a]

[data kartu angg ota] [data buku yang akan dipinjam]

[data stoc k buku dibaca] angg ota

Sp Data Kartu Ang g ota 9 Tabel Petug as Sp Data Angg ota

Sp Data Buku

10 Tabel Peminjaman

Sp Data Stoc k Buku diubah

11 Tabel Detail Peminjaman Sp Data Stoc k Buku Sp Data Hari Libur

2.1.1

Meng inputkan peminjaman

2.1.2

Menyimpan Peminjaman

2.1.3 Merubah Status Buku Yang Dipinjam

[data stoc k buku diubah] data peng embalian setelah dis impan

data detail peng embalian [data detail peminjaman diubah]

data peng embalian

[data denda dibaca]

[data informas i denda]

[data hari libur dibac a] [data buku yang akan dikembalikan] _{[data detail peminjaman dibac a]}

[data stoc k buku dibaca] [data buku dibac a]

[data angg ota dibaca] [data kartu angg ota]

[data peminjaman dibaca] Sp Data Kartu Ang g ota

Sp Data Angg ota

Sp Data Buku

11 Tabel Detail Peminjaman

angg ota angg ota

10 Tabel Peminjaman

Sp Data Stoc k Buku diubah 11 Tabel Detail _Peminjaman

Sp Data Stoc k Buku

Sp Data Hari Libur 2.2.1

Meng inputkan Peng embalian

2.2.2

Meng hitung Denda

2.2.4 merubah s tatus buku

yang telah dikembalikan 2.2.3

menyimpan data peng embalian

12 Tabel Denda

Gambar 4.18. DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian Pada proses melakukan pengembalian bahan pustaka, yang dilakukan pertama kali adalah menerima data anggota dan koleksi bahan pustaka yang akan dikembalikan dari anggota perpustakaan. Setelah itu proses yang dilakukan adalah menginputkan data anggota dan data koleksi bahan pustaka tersebut secara terkomputerisasi, lalu mengecek data tersebut yang mengacu pada tabel peminjaman dan detail peminjaman. Apabila data anggota yang melakukan peminjaman sebelummnya dengan data anggota yang akan melakukan pengembalian bahan pustaka tidak sesuai, maka transaksi tidak dapat dilakukan. Transaksi dapat dilakukan ketika pada ke-dua transaksi memiliki data anggota

yang sama. Proses selanjutnya yaitu menghitung denda apabila terjadi keterlambatan pengembalian. Setelah melakukan pengecekan keterlambatan maka proses berikutnya adalah persetujuan dari petugas dalam melakukan pengembalian. Ketika telah disetujui maka proses berikutnya merubah status koleksi bahan pustaka menjadi tersedia. Gambar 4.18 merupakan DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian

4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:

4.2.5.1. Conceptual Data Model (CDM)

CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan PT. Jawa Pos terdapat 14 (empat belas) tabel yaitu tabel anggota, petugas, koleksi bahan pustaka, stock koleksi bahan pustaka, denda, hari libur, jenis koleksi bahan pustaka, pengarang, penerbit, klasifikasi, rak, sumber, detail peminjaman, dan peminjaman. CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan Manajemen PT. Jawa Pos, dapat terlihat pada Gambar 4.19.

4.2.5.2. Physical Data Model (PDM)

PDM dari Sistem Informasi Perpustakaan PT. Jawa Pos merupakan hasil generate dari CDM yang sudah digambarkan diatas. Pada PDM terdapat 15 (lima belas) tabel dengan tipe data dan panjangnya, yaitu tabel anggota, petugas, koleksi bahan pustaka, stock koleksi bahan pustaka, denda, hari libur, jenis koleksi bahan pustaka, pengarang, penerbit, klasifikasi, rak, penempatan rak, sumber, detail

peminjaman, dan peminjaman. PDM dari Sistem Informasi Perpustakaan Manajemen PT. Jawa Pos, dapat dilihat pada Gambar 4.20.

Gambar 4.19. Conceptual data model

memiliki

t erdiri dari

mempunyai

mendetail buku

pengelompokan melayani berasal pengkat egorian menerbitkan mengarang melakukan Relation_2222 Relation_222 penempatan_rak anggota id_anggota nama_anggota alamat_anggota jenis_kelamin no_telp jenis_identitas no_identitas pekerjaan instansi quota_pinjaman photo tanggal_daftar peminjaman id_peminjaman tgl_pinjam penerbit id_penerbit nama_penerbit alamat_penerbit kota_penerbit email_penerbit telp_penerbit buku id_buku judul_buku thn_terbit tgl_mas uk harga deskripsi pengarang id_pengarang nama_pengarang klasifikasi no_klasifikasi nama_klas ifikas i

rak no_rak keterangan sumber id_s umber jenis_sumber nama_s umber Petugas id_petugas us er_name password hak_aks es jenis_buku id_jenis _buku nama_jenis _buku denda id_denda besar_denda status _denda hari_libur tanggal_libur nama_libur stoc k_buku no_stoc k status _buku status _pinjam detail_peminjaman tanggal_harus _kembali tanggal_kembali total_denda

ID_PEMINJAMAN = ID_PEMINJAMAN

NO_ST OCK = NO_STOCK

ID_DENDA = ID_DENDA

ID_BUKU = ID_BUKU

ID_JENIS_BUKU = ID_JENIS_BUKU ID_PETUGAS = ID_PET UGAS

ID_SUMBER = ID_SUMBER

NO_KLASIFIKASI = NO_KLASIFIKASI

ID_PENERBIT = ID_PENERBIT ID_PENGARANG = ID_PENGARANG

ID_ANGGOTA = ID_ANGGOTA

NO_KLASIFIKASI = NO_KLASIFIKASI

NO_RAK = NO_RAK ANGGOTA

ID_ANGGOTA varchar(10) NAMA_ANGGOTA varchar(30) ALAMAT_ANGGO TA varchar(200) JENIS_KELAMIN varchar(6) NO_TELP varchar(15) JENIS_IDENTITAS varchar(50) NO_IDENTITAS varchar(25) PEKERJAAN varchar(50) INSTANSI varchar(100) QUOTA_PINJAMAN int PHOTO varchar(150) TANGGAL_DAFTAR datetime

PEM INJAM AN ID_PEM INJAM AN varchar(25) ID_ANGGOTA varchar(10) ID_PETUGAS varchar(10) TGL_PINJAM int PENERBIT ID_PENERBIT varchar(5) NAMA_PENERBIT varchar(30) ALAMAT_PENERBIT varchar(200) KOTA_PENERBIT varchar(50) EMAIL_PENERBIT varchar(100) TELP_PENERBIT varchar(20) BUKU ID_BUKU varchar(20) ID_PENGARANG varchar(5) ID_PENERBIT varchar(5) ID_SUMBER varchar(5) ID_JENIS_BUKU varchar(5) JUDUL_BUKU varchar(200) THN_TERBIT datetime TGL_M ASUK datetime HARGA int DESKRIPSI varchar(500) NO_KLASIFIKASI varchar(8) PENGARANG ID_PENGARANG varchar(5) NAMA_PENGARANG varchar(30) KLASIFIKASI NO_KLASIFIKASI varchar(8) NAMA_KLASIFIKASI varchar(50) RAK NO_RAK varchar(3) KETERANGAN varchar(200) SUMBER ID_SUMBER varchar(5) JENIS_SUM BER varchar(30) NAMA_SUMBER varchar(30) PETUGAS

ID_PETUGAS varchar(10) USER_NAM E varchar(20) PASSWORD varchar(20) HAK_AKSES varchar(20)

JENIS_BUKU ID_JENIS_BUKU varchar(5) NAMA_JENIS_BU KU varchar(20)

DENDA ID_DENDA varchar(10) BESAR_DENDA int STATUS_DENDA varchar(6) HARI_LIBUR TANGGAL_LIBUR datetime NAMA_LIBUR varchar(100) STOCK_BUKU NO_STOCK varchar(23) ID_BUKU varchar(20) STATUS_BUKU varchar(25) STATUS_PINJAM varchar(10) DETAIL_PEMINJAMAN ID_PEM INJAM AN varchar(25) NO_STOCK int ID_DENDA varchar(10) TANGGAL_HARU S_KEMBALI datetime TANGGAL_KEMBALI datetime TOTAL_DENDA int

PENEMPATAN_R AK NO_RAK varchar(3) NO_KLASIFIKASI varchar(8)

106

Gambar 4.67. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam per periode tahun.

Gambar 4.68. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam.

4.4.22. Form laporan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang.

Petugas administrasi perpustakaan dapat membuat laporan pada form laporan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang sesuai dengan periode yang diminta oleh kepala perpustakaan. Form ini akan menampilkan crystal report laporan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang per periode tahun dan semua

record pengembalian dari tahun ke tahun berikutnya, yang berisi tanggal pencatatan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang, tanggal masuk koleksi bahan pustaka, nomer stock koleksi bahan pustaka, id koleksi bahan pustaka, judul koleksi bahan pustaka dan status koleksi bahan pustaka tersebut. Gambar 4.69 merupakan form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang per periode tahun. Gambar 4.70 merupakan form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang di semua record.

Gambar 4.69. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang per periode tahun.

108

Gambar 4.70. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang di semua record.

109 BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini dapat membantu bagian

perpustakaan PT. Jawa Pos dalam mengelola data koleksi bahan pustaka, data anggota, data transaksi peminjaman dan pengembalian. Dengan kata lain, bagian perpustakaan sekarang dapat memberikan informasi kepada petugas perpustakaan dengan lebih mudah, cepat, dan tepat.

2. Aplikasi ini dapat memberikan informasi mengenai perhitungan denda, sehingga dapat membuat pekerjaan tersebut lebih efisien dan mengurangi resiko kesalahan dalam perhitungan.

3. Aplikasi ini dapat membantu kepala perpustakaan yang membutuhkan informasi transaksi peminjaman, pengembalian, koleksi bahan pustaka yang belum kembali, yang paling banyak dipinjam, dan kategori bahan pustaka yang paling sering dipinjam sehingga dapat membantu manajemen perpustakaan dalam mengambil tindakan dengan baik.

5.2. Saran

Dari aplikasi yang dibuat pada saat pelaksanaan kerja praktek ini masih terdapat kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. kekurangan tersebut adalah :

110

1. Aplikasi ini masih menggunakan koneksi database biasa belum digabungkan dengan web service. Jadi untuk kedepannya aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan menggunakan web service untuk memudahkan dalam maintenance database pada aplikasi pada perpustakaan PT. Jawa Pos.

111

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Loeng, Marlon. 2004. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: Andi Offset.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Qalyubi, Syihabbudin, dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi. Yogyakarta:Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset. Suherman, arman. 2009. Materi Perkuliahan Katalogisasi Bahan Non Buku.

Jakarta : Universitas Negri Jakarta

Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya.