Sistem informasi penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah : laporan kerja praktek

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi merupakan teknologi yang sedang populer pada saat ini, dan memiliki peran penting yang sangat dibutuhkan dalam sebuah instansi pendidikan, pemerintahan, pelaku bisnis, maupun individual guna menunjang kemajuan individual, organisasi, maupun perusahaan.

Peranan komputer didalam teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat penting, peranan itu bergerak di dalam pengolahan informasi karena dengan menggunakan pengolahan informasi yang berbasis komputer, maka akan mampu menghasilkan suatu informasi yang tepat, akurat dan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang dihasilkan tersebut akan sangat bermanfaat sebagai pendukung dalam pengambilan kebijakan untuk pembangunan dan perkembangan organisasi tersebut, sehingga organisasi pun akan mampu menghadapi persaingan. SMK Negeri 2 Baleendah merupakan sekolah menengah kejuruan dibidang tata boga, tata kecantikan, tata busana, kimia industri, dan teknik komputer jaringan. Saat ini sedang mewacanakan penambahan beberapa jurusan baru, penambahan kelas di beberapa jurusan yang sudah ada, dan sedang berusaha mewujudkan cita-cita menjadi sekolah berstandar internasional, menjadikan sekolah ini memiliki banyak peminat dari lulusan SMP di lingkungan Kabupaten Bandung dan sekitarnya. Dengan semakin berkembang dan majunya sekolah ini

maka kebutuhan sumber daya guru dan pegawai yang berpengalamanpun semakin bertambah demi terjaganya kelangsungan perkembangan sekolah tersebut.

Semakin bertambahnya tenaga pengajar baru, maka SMK Negeri 2 Baleendah bermaksud memiliki sebuah sistem informasi penggajian berbasis komputerisasi yang dapat membantu tugas bendahara sebagai orang yang menangani kegiatan keuangan khususnya dalam hal ini gaji guru yang semakin bertambah. Bendahara sering mengalami kesulitan ketika melakukan proses penghitungan gaji guru, karena proses dilakukan dengan cara menghitung satu persatu nominal yang ada, dan ditambah lagi dengan mencocokan antara dokumen guru dengan dokumen potongan yang bersisi sejumlah potongan yang dimiliki oleh masing- masing guru. Hal ini mengakibatkan sering terhambatnya proses penggajian karena membutuhkan waktu yang cukup lama.

Untuk membantu tugas bendahara dalam proses penggajian tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem yang berbasis komputerisasi yang dapat mengolah data gaji guru secara keseluruhan, bisa menyimpan data dengan baik, agar dapat meminimalisir kesalahan yang sering timbul. Hal ini dapat membuat proses penggajian pun berjalan dengan cepat dan lancar.

Berdasarkan analisis dari permasalahan- permasalahan yang sedang dihadapi oleh karena itu penulis merasa tertarik untuk mengenal lebih jauh mengenai SMK Negeri 2 Baleendah dan mengetahui lebih dekat lagi bagaimana struktur penggajian guru yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah, dan dalam hal ini penulis mencoba untuk meneliti tentang SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI SMK NEGERI 2 BALEENDAH. Disini Penulis berusaha membuat suatu

aplikasi komputer untuk mempermudah proses penggajian agar dapat dilakukan secara baik dan benar, agar meminimalisir kesalahan yang sering terjadi yang dapat menimbulkan permasalahan kelak dikemudian hari. Sistem ini dirancang dan dibuat diharapkan agar dapat memicu para guru untuk meningkatkan kinerjanya dalam upaya mempercepat perkembangan dan cita-cita sekolah.

1.2. Identifikasi dan R umusan Masalah

Identifikasi masalah merupakan salah satu proses penelitian yang cukup penting dimana dalam proses ini dapat menentukan kualitas penelitian itu sendiri. Dan rumusan masalah merupakan penegas dari apa yang sebenarnya menjadi inti penelitian.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Proses pengidentifikasian masalah merupakan langkah awal untuk mengetahui latar belakang kelemahan-kelemahan yang sedang dihadapi serta masalah- masalah yang sering timbul dalam sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dijelaskan di atas, maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang terjadi dalam sistem Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah yang sedang berjalan saat ini, diantaranya yaitu:

1. Proses penyimpanan data guru masih disimpan dalam bentuk arsip sehingga membutuhkan tempat yang cukup besar. Dan jika suatu saat diperlukan, proses pencarian data tidak dapat langsung disajikan karena melalui proses pencarian arsip dan dokumen sehingga sering menghambat dalam penyajian informasi gaji guru.

2. Masih sering terjadi redundancy data atau data rangkap antara data guru maupun data potongan, disebabkan data guru dan potongan banyak dan menumpuk sehingga sering terjadi kesalahan perhitungan gaji .

3. Proses penghitingan gaji yang memerlukam waktu yang cukup lama dikarenakan cara penghitungan masih menghitung satu persatu nominal yang memerlukan ketelitian yang cukup tinggi.

4. Proses pembuatan slip gaji yang masih mencatat satu-persatu data menggunakan tulisan tangan membuat slip gaji yang dihasilkan kurang rapih, dan memerlukan waktu yang cukup lama sehingga waktu penggajian sering terlambat.

1.2.2. Rumusan Masalah

Sistem informasi Penggajian ini dibuat dengan melihat kondisi dan kebutuhan yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah, dimana kondisi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi Penggajian yang sedang berjalan di SMK Negeri 2 Baleendah.

2. Bagaimana Merancang Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah.

3. Bagaimana Pengujian yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah.

4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah.

1.3. Maksud Dan Tujuan

Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Pengajian yang sedang berjalan di SMK Negeri 2 Baleendah.

2. Untuk membuat perancangan Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah.

3. Untuk mengetahui hasil pengujian terhadap Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah

4. Untuk Mengimplementasikan Sistem Informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah.

1.4. Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan perangkat lunak dilakukan dengan berorientasi aliran data yaitu dengan menggunakan metode waterfall /classical mode. Berikut tahapan-tahapan yang ada didalammya :

a. Survey

Tahap ini untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan faktor- faktor penyebabnya melalui pengumpulan data.

b. Analisis

Tahap ini untuk menganalisis hal- hal apa saja yang dibutuhkan sistem dalam pembentukan perangkat lunak.

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti.

d. Konstruksi

Merupakan pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun, dengan tujuan membangun suatu aplikasi program sesuai kebutuhan.

e. Implementasi

Tahap pengimplementasian perangkat lunak dimana pada tahap pertama adalah pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun dapat beroperasi sesuai permintaan, jika sesuai maka perangkat lunak tersebut dapat di implementasikan terhadap pengguna.

f. Operasional dan Perawatan

Menjaga agar sistem tetap beroperasi secara normal, mengantisipasi penyimpangan yang mungkin dialami sistam, evaluasi terhadap sistem yang dibangun.

Gambar 1.1 Waterfall Model

(Sumber : Roger S. Presman, 2008)

1.5. Batasan Masalah

Dengan adanya keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis, dan mengingat hal- hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek dan pembuatan sistem informasi meliputi banyak fungsi dan kegiatan, maka ruang lingkup permasalahan dalam penulisan laporan kerja praktek ini akan dibatasi. 1. Sistem ini dirancang dan dibuat hanya untuk digunakan di SMK Negeri 2

Baleendah, yakni pada bagian Bendahara.

2. Data masukan dalam sistem informasi penggajian ini adalah data guru, data jabatan, data kehadiran, dan data potongan.

3. Sistem berbasis stand alone dengan metode aliran data terstruktur, dan dibangun dengan bahasa pemrograman java, dan MySql Server sebagai databasenya.

Survey

Analisis

Desain

Konstruksi & Imple mentasi

Operasional & Perawatan

4. Sistem hanya melakukan proses penghitungan gaji Guru.

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Praktek kerja lapangan dilakukan di SMK Negeri 2 Baleendah yang beralamat di Jl. RAA. Wiranata Kusumah No.11 Telp. (022) 5940714 Baleendah Kab. Bandung. Adapun waktu pelaksanaan praktek kerja lapangan yaitu selama 10 minggu. Terhitung dari tanggal 4 juli 2011 sampai 9 September 2011.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No Jadwal Kegiatan

Tahun 2011

Juli Agustus September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

1 Survey 2 Analisis

Kebutuhan

3 Design

4 Konstruksi 5 Implementasi 6 Operasional

dan Perawatan 7 Dokumentasi

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika pembahasan menguraikan pokok-pokok bahasan yang akan dibahas tiap-tiap bab yang saling berkesinambungan. Berikut ini merupakan uraian secara berurutan.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan secara umum kegiatan penelitian yang dilakukan meliputi latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan, metode pengembangan sistem, batasan masalah, lokasi dan waktu praktek kerja lapangan, sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini diuraikan hal-hal teoritis yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan antara lain : pengertian sistem, bentuk dasar sistem, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, pengertian informasi, pengertian sistem informasi, komponen sistem informasi, metode pengembangan perangkat lunak, alat bantu analisis meliputi flow map, diagram kontek, data flow diagram, kamus data, perancangan basis data meliputi normalisasi, konsep relasi entitas, pengertian gaji, pengertian upah, peran gaji, pengertian penggajian, fungsi penggajian, perangkat lunak pendukung meliputi java, dan MySql.

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini memberikan penjelasan mengenai tinjauan umum perusahaan, sejarah perusahaan, bentuk dan pekerjaan perusahaan, struktur organisasi, deskripsi kerja dari tiap-tiap bagian yang terdapat didalam struktur organisasi.

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil dari analisis dari praktek kerja lapangan yang telah dilakukan, bab ini membahas sistem yang berjalan, dan hasil analisisi dari sistem tersebut kemudian dilakukan evaluasi terhadap sistem yang berjalan untuk selanjutnya dilakukan usulan perancangan sistem yang baru.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini memuat keimpulan dari masalah yang dibahas dan saran-saran untuk pengembangan.

11 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :

Menurut Dr.Azhar Susanto (2007 : 18) Sistem adalah kumpulan dari suatu komponen, baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Sedangkan Abdul Kadir (2003 : 54) mendefinisikan Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan definisi di atas, bisa diambil kesimpulan Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen / bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1. Bentuk Dasar Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan di proses dan akan menghasilkan suatu keluaran.

Gambar 2.1 Bentuk Dasar Sistem ( Sumber: Jogiyanto, 2005:4 )

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:3) Bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu memiliki komponen – komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (Environment), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Proses), dan sasaran (Objective), dan tujuan (Goal).

1. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen –elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagain – bagian dari sistem. Setiap subsitem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengarui suatu sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Sistem (environment)

Linkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang masukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikas ikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan subsistem yang lain atau kepada supersistem.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunya tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya Suatu sistem dikatakan berasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem (Sumber: Jogianto HM, 1990:6)

Input Pengolah Ouput Sub Sistem Sub Sistem Sub Sistem Sub Sistem Boundary Linkungan luar Interface Boudary Boudary

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini.

1. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system atau man-machine system.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya didekteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Misalnya sistem pada komputer. S istem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah

relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik.

2.2. Pengertian Informasi

Dalam membentuk suatu sistem informasi, diperlukan komponen masukan berupa data-data, yang diperlukan sebagai komponen pembangun sistem tersebut.

Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain- lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau symbol).

Setelah melalui suatu proses, data diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi tersebut. Adapun definisi informasi adalah:

Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang.

Sedangkan menurut Raymond Mc Leod Jr. (2001 : 13) Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu hasil yang diperoleh dari proses pengolahan data sehingga bermanfaat bagi seseorang ( pengguna informasi ).

Kualitas informasi sangat dipengaruhi dan ditentukan oleh tiga hal, yaitu: 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan, dan juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dan

relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan dari sub sistem apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna. Dr. Azhar Susanto (2007 : 55).

Berdasarkan definisi di atas, sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk memberikan informasi bagi pengambil keputusan.

Menurut Jogiyanto (2005:11) faktor – faktor yang menentukan kehandalan dari suatu sistem informasi atau informasi dapat dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

1. Keunggulan (usefulness)

Yaitu suatu sistem yang harus dapat menghasilkan informasi yang tepat dan relevan untuk mengambil keputusan manajemen dan personil operasi dalam organisasi.

2. Ekonomis

Kemampuan sistem yang mempengaruhi sistem harus bernilai manfaat minimal, sebesar biayanya.

3. Kehandalan (Reliability)

Keluaran dari sistem harus mempunyai tingkat ketelitian tinggi dan sistem tersebut harus beroperasi secara efektif.

4. Pelayanan (Customer Service)

Yakni suatu sistem memberikan pelayanan yang baik dan efisien kepada para pengguna sistem pada saat berhubungan dengan organisasi.

5. Kapasitas (Capacity)

Setiap sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani setiap periode sesuai yang dibutuhkan.

6. Sederhana dalam kemudahan (Simplicity)

Sistem tersebut lebih sederhana ( umum ) sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedure mudah diikuti.

7. Fleksibel (Fleksibility)

Sistem informasi ini harus dapat digunakan dalam kondisi sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi tersebut atau pengguna tertentu.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:12) Istilah dalam komponen sistem informasi adalah blok bangunan (buildingblock) yang dapat di bagi menjadi enam blok, yaitu :

1. Blok masukan (input block)

Blok input merupakan data–data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar yang dapat diolah menjadi suatu informasi tertentu.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan mengolah data input untuk menghasilkan sua tu informasi yang dibutuhkan. 3. Blok keluaran (output block)

Merupakan informasi yang menghasilkan sekumpulan data yang nantinya akan disimpan berupa data cetak laporan.

Blok teknologi merupakan penunjang utama dalam berlangsunganya sistem informasi. Yang memiliki beberapa komponen yaitu alat memasukan data (input device), alat untuk menyimpan dan mengakses data (storege device), alat untuk menghasilkan dan mengirimkan keluaran (output divice) dan alat untuk membantuk pengendalian sistem secara keseluruan (control device). Teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau

brainare), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). 5. Blok basis data (database block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu di simpan dan perlu di organisasi sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

6. Blok kendali (control block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal–hal yang dapat merusak sistem dapat di cegah bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan kerusakan dalam penggunaan sistem.

2.4. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Model proses untuk perangkat lunak dipilih berdasar sifat aplikasi dan proyeknya, metode, alat bantu yang dipakai, dan control serta penyampaian yang dibutuhkan. Adapun model- model proses perangkat lunak tersebut adalah :

1. Model Sekuensial Linear 2. Model Prototipe

3. Model RAD (Rapid Aplication Development) 4. Model Pertambahan

5. Model Spiral

6. Model Rakitan Komponen 7. Model Perkembangan Konkruen 8. Model Formal

9. Waterfall Model

Dalam pembuatan sistem informasi Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah penulis menggunkan pengembangan perangkat lunak waterfall model dengan alasan berorientasi pada aliran data. Berikut tahapan-tahapan yang terlibat didalamnya : a. Survey

Tahap ini untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan factor- faktor penyebabnya melalui pengumpulan data.

b. Analisis

Tahap ini untuk menganalisis hal- hal apa saja yang dibutuhkan sistem dalam pembentukan perangkat lunak.

c. Design

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti.

d. Konstruksi

Merupakan pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun, dengan tujuan membangun suatu aplikasi program sesuai kebutuhan

e. Implementasi

Tahap pengimplementasian perangkat lunak dimana pada tahap pertama adalah pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun dapat beroperasi sesuai permintaan, jika sesuai maka perangkat lunak tersebut dapat di implementasikan terhadap pengguna.

f. Operasional dan Perawatan

Menjaga agar sistem tetap beroperasi secara normal, mengantisipasi penyimpangan yang mungkin dialami sistam, evaluasi terhadap sistem yang dibangun.

Gambar 2.3 Waterfall Model

(Sumber : Roger S. Presman, 2008) Survey

Analisis

Desain

Konstruksi & Imple mentasi

Operasional & Perawatan

2.4.1. Alat Bantu Analisis

1. Flow Map

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analisis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternative pengoperasian

2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram yang mengandung satu proses yang menggambarkan hubungan keterkaitan antara sistem dengan pihak-pihak diluar lingkungan sistem dan posisi sistem didalam lingkungan tersebut. Pihak-pihak tersebut merupakan pihak-pihak yang membutuhkan informasi dan data dari sistem ataupun pihak-pihak yang menjadi sumber informasi dan data bagi sistem. Hubungan keterkaitannya digambarkan sebagai aliran informasi dan data yang masuk ke dalam sistem dan keluar dari sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah sebuah teknik grafik yang menggambarkan aliran data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju ke keluaran. DFD dapat diartikan juga sebagai model jaringan dari sebuah sistem. DFD dapat menggambarkan proses-proses yang terjadi dan aliran data diantaranya.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data

tersebut disimpan. Secara umum DFD dapat diartikan sebagai salah satu tools untuk analisis sistem yang dapat bermanfaat untuk mengga mbarkan proses, aliran data,

entity yang terlibat serta data store yang digunakan dalam sistem yang dipelajari. Dengan menuangkan hasil analisis ke dalam DFD, seorang analis dapat memahami sistem yang sedang dipelajari dengan mudah dan baik.

Dibawah ini terdapat simbol-simbol untuk DFD yang diusulkan oleh Yourdon : a) Process, suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,

prosedur atau alat yang digunakan untuk mentransformasikan data.

b) Data Flow (Arus Data), data yang mengalir dengan arah tertentu dari asal ke tujuan. Data yang mengalir dapat berupa dokumen, surat atau bentuk lainnya. c) Data Store (Penyimpanan Data), digunakan untuk menyimpan dan mengambil

data oleh proses. Data yang disimpan dapat berupa data yang terkomputerisasi maupun tidak terkomputerisasi.

d) Source atau destination atau dikenal juga dengan external entity, berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada diluar batas sistem yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Dalam DFD terdapat beberapa aturan d asar penyusunan DFD yang dapat membantu untuk mempermudah penggambaran diagram arus data, diantaranya : a) Setiap data yang dihasilkan atau keluar dari proses harus didasarkan pada data

yang masuk ke proses tersebut.

b) Semua aliran data yang dihasilkan harus diberi nama, nama yang diberikan harus mencerminkan aliran data antara proses, data store dan entity yang ada.

c) Hanya data yang diperlukan untuk melakukan suatu proses saja yang harus digunakan sebagai input suatu proses.

d) Suatu proses harus tergantung pada input dan output yang masuk ke dalam proses itu saja, tidak perlu memperhatikan apa yang terjadi pada proses lainnya. e) Setiap proses yang ada harus merupakan proses yang berjalan terus menerus,

setiap proses harus diasumsikan siap menangani fungsi atau kerja setiap proses. Agar representasi sistem dalam DFD mudah dipahami, maka DFD disusun dalam bentuk bertingkat (leveled) yang merupakan rincian lanjut dari proses pada level yang sebelumnya. Dimulai dari tingkat yang tertinggi dilakukan identifikasi proses apa saja yang ada dan data apa saja yang mengalir antar proses yang ada. Selanjutnya, dilakukan analisis terhadap setiap proses yang ada pada level tersebut, apakah sudah merupakan proses yang melakukan satu fungsi saja atau masih melakukan beberapa fungsi yang berbeda. Jika proses yang dianalisis masih melakukan lebih dari satu fungsi yang berbeda, maka perlu dilakukan pemecahan terhadap proses tersebut menjadi level lebih tinggi. Demikian seterusnya sampai didapat semua proses yang ada pada level paling tinggi dilakukan satu fungsi saja.

Jika DFD untuk suatu sistem yang dianalisis telah dibuat, sebelum melanjutkan kegiatan lainnya selalu dilakukan evaluasi atau pemeriksaan terhadap DFD tersebut. Pemeriksaan dilakukan terhadap munculnya kesalahan yang dapat diakibatkan oleh salah gambar, tidak konsistennya penggunaan simbol dan analisis terhadap proses yang terjadi.

4. Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat untuk dapat digunakan pada tahap analisis sistem dan saling berhubungan pada tahap perancangan sistem yang didasarkan pada aliran data di DFD.

Pada tahap analisis dan perancangan sistem, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem untuk dilakukannya proses perancangan sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan informasi yang dihubungkan oleh pemakai sistem.

5. Perancangan Basis Data a) Normalisasi

Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang- ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang- ulang ini disebut dengan normalisasi. Normalisasi juga banyak dilakukan dalam merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan. Konsep dan teknik normalisasi ini dikenalkan oeh Dr. E.F Codd di papernya pada tahun 1970 dan 1972. Codd dalam papernya ini mendefinisikan struktur data yang baru, yaitu yang sieb ut struktur data hubungan (relational data structure). Istilah data hubungan menunjukan suatu struktur data yang mempunyai hubungan dengan elemen-elemen data lain nya, baik dalam satu file atau dalam file yang lain.

b) Konsep Relasi Entitas

Berikut adalah beberapa jenis hubungan yang dapat terjadi dalam suatubasis data:

1. Relasi 1-1 (One to One)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. 2. Relasi 1-N (One to Many)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbandingbanyak, tetapi tidak sebaliknya, dimana file kedua hanya berhubungan dengan satu entitas pada file pertama.

3. Relasi N-1 (Many to One)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding satu, tetapi tidak sebaliknya, dimana file pertama hanya berhubungan dengan satu entitas pada file kedua.

4. Relasi N-N (Many to Many)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

2.5. Pengertian Gaji

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Pengertian Gaji adalah upah kerja yang dibayar dalam waktu tetap atau bisa juga balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu.

Dengan pengertian gaji diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa gaji adalah upah atau imbalan sebagai balas jasa atau penghargaan atas hasil kerja seseorang.

Imbal jasa yang diberikan kepada pegawai sering kali disebut dengan gaji upah atau konpensasi, akan tetapi bila ketiga nama itu ditelaah satu persatu, maka akan berbeda pengertian.

2.5.1. Peran Gaji

Setiap pegawai berhak mendapatkan gaji layak dan adil sesuai dengan pekerjaan dan tanggung jawab. Gaji mempunyai peran penting bagi pegawai diantaranya :

1. Dengan gaji yang cukup, pegawai akan bekerja dengan baik.

2. Gaji yang cukup dapat mendorong pegawai untuk mengembangkan jasa dan semua kemampuan yang dimiliki.

3. Dengan gaji yang cukup, pegawai dapat mencukupi kebutuhan hidupnya.

2.5.2. Pengertian Penggajian

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia penggajian berasal dari kata gaji yang berarti balas jasa yang diberikan kepada pegawai karena pegawai tersebut telah meberikan jasa, tenaga, dan pikiran terhadap organisasi.

2.5.3. Fungsi Penggajian

Adapun fungsi dari penggajian adalah : 1. Pengembangan SDM secara efisien.

2. Pemberian gaji yang baik bagi pegawai yang berprestasi mendorong pegawai lain untuk ikut berprestasi.

3. Penggajian mendorong perbaikan dan stabilitas ekonomi

2.6. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung yang digunakan penulis dalam membangun sistem ini ada beberapa diantaranya NetBeans IDE 6.8 digunakan untuk membangun program, Java digunakan sebagai bahasa pemrograman, MySql Server digunakan sebagai basis data dan iReport-3.7.2 yang digunakan untuk pembuatan laporan.

1.6.1. Sekilas Tentang NetBeans IDE 6.8

NetBeans menunjukan cara yang digunakan untuk membuat graphical user

interface dan lingkungan pemrograman yang menggunakan bahasa pemrograman

java. NetBeans mengandung beberapa tool yang bermanfaat untuk menjalankan dan mengelola program yang di buat.

IDE (Integrated Development Environment), dikenal juga Integrated Design Environment dan Integrated Debugging Environment, yakni sebuah program/alat bantu yang terdiri atas Editor, Compiler, Debuger dan Design yang terintegrasi dalam satu aplikasi.

1.6.2. Java

Java adalah salah satu bahasa pemrograman berorientasi objek /OOP (Object

Oriented Programming). Paradigma OOP menyelesaikan masalah dengan

merepresentasikan masalah ke model objek.

Keutamaan Java dibanding bahasa pemrograman lain:

1. Cross platform, dengan adanya Java Virtual Machine(JVM) 2. Pengembangannya didukung oleh programmer secara luas

3. Automatic Garbage Collection, membebaskan programmer dari tugas

manajemen memori

Java adalah bahasa yang dapat di jalankan dimanapun dan disembarang platform apapun, diberagam lingkungan : internet, intranet, consumer Electronic products dan computer Applications.

The Java 2 platform tersedia dalam 3 edisi untuk keperluan berbeda. Untuk beragam aplikasi yang dibuat dengan bahasa java, java dipaketkan dalan edisi2 berikut :

1. Java 2 Standard Edition ( J2SE ) 2. Java 2 Enterprise Edition ( J2EE ) 3. Java 2 Micro Edition ( J2ME )

Masing – masing edisi berisi java 2 Software Development Kit (J2SDK ) untuk mengembangkan aplikasi dan java 2 Runtime Environment ( J2RE ) untuk menjalankan aplikasi.

1.6.3. MySql

MySQL merupakan sebuah database yang berbasiskan server database. Kemampuannya dalam menangani RDBMS (Relational Database Management System) membuat database ini sangat popular saat ini. MySQL mampu mengelola data yang sangat besar hingga ukuran Gigabyte. MySQL dapat digunakan untuk kepentingan komersial maupun personal (non profit). Database server itu sendiri merupakan suatu software yang bertugas untuk melayani permintaan (request) query dari client.

MySQL sebagai suatu database server mempunyai beberapa kemampuan, salah satunya harus menyediakan suatu sistem manajemen database yang dapat mengatur bagaimana menyimpan, menambah, mengakses data dan transaksi-transaksi database lainnya. MySQL cepat sekali berkembang, karena MySQL merupakan suatu software

yang Open Source. Website MySQL adalah www.mysql.com, di website inilah ada banyak hal yang bisa ditemukan seperti MySQL versi terbaru atau dokumentasi-dokumentasi serta program-program utility MySQL.

1.6.4. Sekilas Tentang iReport-3.7.2

iReport-3.7.2 adalah Report Engine yang bekerja dalam dalam lingkungan java, aplikasi ini berguna dalam pembuatan report atau laporan yang dihasilkan dalam sebuah aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman java.

iReport-3.7.2 merupakan aplikasi yang banyak digunakan para developer java, hal ini dikarenakan iReport-3.7.2 merupakan salah satu Report Engine yang terbaik.

33 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Tinjauan umum perusahaan ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang perusahaan yang dibahas dalam tulisan ini. Tinjauan umum didalam tulisan ini meliputi sejarah, spektrum keahlian, tenaga pendidik, pendidik, siswa, dan struktur organisasi.

3.1.1 Sejarah Awal

Sejarah awal mula pendirian SMK ini dimulai sekitar tahun 1960/1961 yaitu dengan didirikannya Sekolah Kepandaian keputrian Tingkat Atas (SKKA) yang berlokasi di jalan Linggawastu atau depan Pasar Bunga Taman Sari Bandung. Tujuan dari sekolah ini adalah memberikan pendidikan, khususnya kepada peserta didik putri untuk mendapat pengetahuan dan keterampilan tentang dunia keputrian (menjahit, memasak, dan merias).

Dalam perkembangannya sekolah ini pindah ke lokasi baru di jalan Lembong, menempati banguanan yang dikenal dengan nama Gedung Julius Usman, samping Hotel Istana seberang utara dekat patung sepakbola (Saat ini gedung ini tinggal nama karena sudah dipugar). Dan sekitar tahun 1983/1984 lokasi sekolah ini pindah kembali ke Baleendah Kab. Bandung sampai sekarang. Dalam perkembangannya nama SKKA diganti menjadi SMKK.

3.1.2 Spektrum Keahlian PMK

Saat in SMK Negeri 2 Baleendah mengacu pada spektrum keahlian yang baru, yaitu berdasar pada (Keputusan Dirjen Mendikdasmen No. 251/C/KEP/MN/2008) tanggal 22 Agustus 2008 SMK Negeri 2 Baleendah Mempunyai :

1. Bidang Studi Keahlian : Tata Boga

a. Program Studi Keahlian : Jasa boga, dengan kompetensi keahlian tata boga

b. Program Studi Keahlian : Tata Kecantikan, dengan kompetensi keahlian kecantikan rambut

c. Program Studi Keahlian : Tata Busana, dengan kompetensi keahlian busana butik

2. Bidang Studi Keahlian : Teknologi dan Rekayasa

a. Program Studi Keahlian : Teknik Kimia Industri, dengan kompetensi keahlian kimia industri

3. Bidang Studi Keahlian : Teknologi Informasi dan Komunikasi a. Program Studi Keahlian : Teknik Komputer Jaringan, dengan

kompetensi keahlian teknik komputer jaringan

3.1.3. Tenaga Pendidik, Kependidikan, dan Sis wa

Saat ini SMK Negeri 2 Baleendah memiliki tenaga tenaga pendidik (Guru), dan tenaga keendidikan (Tata usaha) yang meliputi :

1. Tenaga Pendidik (Guru)

a. Guru Tetap (PNS) : 53 Orang b. Guru Tidak Tetap (Honorer) : 28 Orang 2. Tenaga Kependidikan

a. PNS : 13 Orang

b. Honorer : 12 Orang

Sedangkan untuk kualifikasi pendidikan dari tenaga pendidik dan kependidikan di SMK Negeri 2 Baleendah meliputi :

1. Tenaga Pendidik

a. Doktor (S-3) : - b. Magister (S-2) : 4 Orang c. Sarjana (S-1) : 70 Orang d. Diploma (D-3) : 7 Orang 2. Tenaga Kependidikan

a. Sarjana (S-1) : 1 Orang b. SLTA / SD : 24 Orang

SMK Negeri 2 Baleendah memiliki tiga tingkat kelas, dimana setiap tingakat memilki sebelas ROMBEL (Rombongan belajar). Tahun ini SMK Negeri 2 Baleendah memiliki siswa disetiap tingkat yaitu :

1. Tingkat X : 358 Orang 2. Tingkat XI : 409 Orang 3. Tingkat XII : 281 Orang

3.2. Struktur Organisasi SMK Negeri 2 Baleendah

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Negeri 2 Baleendah (Sumber : SMK Negeri 2 Baleendah)

3.3. Deskripsi Ke rja

1. Kepala Sekolah : Menyusun dan melaksanakan program kerja, mengarahkan, membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dibidang administrasi, keuangan sekolah, ketenagaan, kesiswaan, sarana dan prasarana, pencapaian kurikulum, kerjasama dengan DU/DI yang relevan serta memasarkan tamatan SMK

2. Kepla Sub.Bagian. TU : Memimpin pelaksanaa urusan tata usaha meliputi rumah tangga sekolah, perlengkapan pendidikan, kepegawaian dan keuangan 3. Wakil Kepala Sekolah bidang Sarana/Prasana : Membantu kepala

sekolah/wakasek bidang edukatif dalam menyusun program kerja, pemanfaatan, pemeliharaan dan megkoordinir pelaksanaan pengadaan inventarisasi pengadaan perbaikan dan pengawasan, penggunaan sarana prasarana

4. Wakil Kepala Sekolah bidang Hubungan Industri : Membantu kepala sekolah/wakil kepala sekolah bidang edukatif dalam pelaksanaan tugas hubungan industri meliputi penyusunan dan pelaksanaan program kerja, mengarahkan, membina, memimpin, mengawas serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dibidang hubungan kerjasama dengan DUDI yang relevan serta memasarkan tamatan SMK

5. Wakil Kepala Sekolah bidang Kurikulum : Membantu kepala sekolah dalam melaksanakan kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler, penyusunan program kerja, mengkoordinir KBM menganalisis ketercapaian target

kurikulum,mengkoordinir kegiatan penyusunan kurikulum, praktek kerja industri

6. Wakil Kepala Sekolah bidang Kesiswaan : Membantu kepsek/wakasek bidang edukatif dalam urusan kesiswaan, menyusun program kerja kesiswaan, kegiatan luar sekolah dan mengkoordinir pelaksanaannya

7. Kepala Program Studi : Membantu kepala sekolah dalam pengembangan dan pelaksanaan KBM serta melaksanakan tugas mengajar dan meningkatkan profesi guru dalam program keahliannya

8. Wali Kelas : Memberikan bimbingan, motivasi dalam proses KBM kepada siswa binaannya

9. Guru : Memberikan pendidikan/pengajaran teori dan praktek pada siswa dan melaksanakan tugas teknik kependidikan lainnya pada siswa

10. Bendahara : Sebagai orang yang mengatur transportasi keuangan di SMK Negeri 2 Baleendah termasuk Proses Penggajian Guru.

39 BAB IV

ANALISIS PR AKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Langkah- langkah analisis sistem antara lain : 1. Identify, yaitu memahami masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan Penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah Proses penggajian yang berjalan adalah Menghitung Gaji, Menghitung Potongan, Membuat slip gaji masih menggunakan penghitungan menggunakan alat penghitung seperti kalkulator, dan menggunakan data yang berasal dari dokumen-dokumen yang berupa arsip yang membuat proses penggajian menjadi terhambat.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan guna menganalisis atau mempelajari dokumen-dokumen yang ada pada sebuah sistem untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang ada pada sistem informasi penggajian yaitu :

1. Nama Dokumen : Data Guru

Sumber : Bagian Kepegawaian Fungsi : Sebagai Biodata Guru Periode : -

Rangkap : 1

Item : Kode Guru, Nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, pendidikan Terakhir, Spesialisasi, Jumlah Mengajar.

2. Nama Dokumen : Dokumen Absensi Guru Sumber : Bagian Kepegawaian Fungsi : Sebagai Data Absensi Guru Periode : -

Rangkap : 1

Item : Tgl , Kode Guru , Nama guru, Mata Pelajaran, Jam datang , Jam Pulang .

3. Nama Dokumen : Dokumen Slip Gaji Honor Guru Sumber : Bendahara

Fungsi : Sebagai Data Gaji Honor Guru Periode : -

Rangkap : 1

Item : Kode guru, Nama guru , honor bulan, jumlah mengajar, jabatan,wali kelas, piket, Jumlah Gaji, potongan koperasi, potongan anggota PGRI, Potongan cicilan koperasi, potongan kasbon sekolah,

potongan lain- lain, gaji_perjam, total_jam_mengajar, jumlah potongan, sisa gaji.

4. Nama Dokumen : Dokumen Laporan guru Sumber : Kepegawaian

Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai keseluruhan guru aktif yang ada di SMK Negeri 2 Baleendah

Rangkap : 1

Item : Kode Guru, Nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, Pendidikan Terakhir, Spesialisasi, Jumlah Mengajar.

5. Nama Dokumen : Dokumen Potongan Sumber : Bendahara

Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai potongan dan tagihan yang dimiliki oleh guru.

Periode : - Rangkap : 1

Item : Kode Guru, nama guru, potongan koperasi, potongan anggota PGRI, Potongan cicilan koperasi, potongan kasbon sekolah, potongan lain- lain, jumlah potongan.

6. Nama Dokumen : Laporan Penggajian Sumber : Bendahara

Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai total dana yang dikeluarkan untuk menggaji guru honor. Periode : setiap akhir bulan

Item : Periode Laporan, Kode guru, Nama guru, sisa gaji.

4.1.2. Analisis Prosedur yang Berjalan

Prosedur Penggajian yang berjalan di SMK Negeri 2 Baleendah adalah sebagai berikut :

1. Guru menyerahkan data guru ke bagian kepegawaian untuk dicatat kedalam buku induk pegawai. Hal ini dilakukan setiap ada guru baru atau perubahan data guru.

2. Berdasarkan data induk guru tersebut kemudian dibuat laporan guru oleh kepegawaian sebanyak 3 rangkap, dimana laporan tersebut diserahkan ke Kepala sekolah untuk di validasi dan rangkap pertama menjadi arsip kepala sekolah. Setelah laporan tersebut di validasi kemudian diserahkan ke bagian kepegawaian sebanyak 2 rangkap yang nantinya didistribusikan ke bendahara sebanyak 1 ragkap untuk diarsipkan, san 1 rangkap sisa diarsipkan oleh kepegawaian.

3. Guru melakukan absensi.

4. Setiap akhir bulan bagian kepegawaian melakukan perhitungan total mengajar guru dengan hasil akhir berupa laporan kehadiran sebanyak 3 rangkap. Setelah itu laporan kehadiran 3 rangkap tersebut diserahkan ke Kepala sekolah untuk divalidasi. Kepala sekolah mengarsipkan 1 rangkap, dan 2 rangkap lagi diserahkan ke bagian kepegawaian untuk diarsipkan 1 rangkap, dan 1 rangkap lagi di serahkan ke bendahara untuk diarsipkan.

5. Berdasarkan laporan guru dan laporan kehadiran tersebut bendahara menghitung jumlah gaji setiap guru yang menghasilkan laporan gaji honor sebanyak 1 rangkap untuk diarsipkan di bendahara. Untuk menghitung gaji bersih bendahara akan menghitung laporan gaji honor tersebut dengan daftar potongan guru yang terdapat dalam arsip bendahara, yang kemudian menghasilkan slip gaji sebanyak 2 rangkap.

6. Slip gaji sebanyak 2 rangkap akan diserahkan ke kepala sekolah untuk di validasi dan diserahkan kembali sebanyak 2 rangkap ke bendahara. 1 rangkap slip gaji di arsipkan dan 1 rangkap lagi kemudian diserahkan kepada guru yang bersangkutan.

7. Dari slip gaji tesebut bendahara membuat laporan penggajian sebanyak 2 rangkap untuk diserahkan kepada kepala sekolah dan di validasi. 1 rangkap diarsipkan oleh kepala sekolah dan 1 rangkap lagi deberikan kembali kepada bendahara untuk diarsipkan.

4.1.2.1. Flow Map Sistem yang Berjalan

- Flow map sistem yang berjalan untuk menghitung gaji

Gambar 4.1

Flow Map Sistem yang Berjalan untuk Proses Menghitung Gaji Guru Keterangan

A : Arsip Data Induk Guru D : Arsip Gaji Honor B : Arsip Laporan Guru Valid E : Arsip Daftar Potongan C : Arsip Arsip Laporan Kehadiran Valid F : Arsip Slip Gaji Sah

4.1.2.2. Diagram Kontek Sistem yang Berjalan

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

Gambar 4.2 Diagram Kontek Sistem yang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem yang Berjalan

Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang sedang berjalan saat ini adalah :

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Dari deskripsi sistem yang berjalan di atas, terlihat proses Penggajian yang ada Di SMK Negeri 2 Baleendah masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang efektif dan efisien kerja dari pihak-pihak yang terlibat di dalam Proses Penggajian tersebut.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan sistem yang akan dibangun dengan mengacu pada analisis sistem yang dilakukan sebelumnya.

Tahapan ini merupakan tahapan yang sangat penting, karena menentukan baik tidaknya sistem baru sebagai solusi pemecahan masalah yang ada pada sistem lama.

Tahap perancangan sistem terdiri dari tiga macam kegiatan, yaitu:

1. Perancangan proses yang meliputi flow map, data flow diagram (DFD), dan kamus data

2. Perancangan basis data yang meliputi normalisasi , relasi table , entity relationship diagram ( ERD ) , dan relasi table.

3. Perancangan antar muka yang meliputi perancangan struktur menu, perancangan input, dan perancangan output.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Secara umum, sistem baru yang dirancang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses Penggajian Di SMK Negeri 2 Baleendah, sehingga bisa berdampak positif terhadap kinerja pihak-pihak yang terkait, yaitu Bendahara SMK Negeri 2 Baleendah.

Adapun tujuan secara khusus dari perancangan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Komputerisasi sistem Penggajian yang masih manual, sehingga diharapkan Proses Penggajian menjadi lebih baik.

2. Melakukan Proses Pengajian dan memberikan informasi yang cepat kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

3. Meningkatkan sumber daya yang telah ada untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang diusulkan

Secara umum, proses Penggajian pada Perancangan sistem yang diusulkan tidak terlalu berbeda dengan proses Penggajian pada sistem yang sedang berjalan. Namun pada Prosedur kerjanya terdapat beberapa perbedaan, antara lain semua pengolahan data mulai dari Mencatat data pegawai, Menghitung Gaji, Menghitung Potongan, Sampai Membuat Laporan Penggajian ditangani oleh Bagian

Bendahara Tidak Melibatkan Bagian Kepegawaian, dengan menggunakan sistem informasi Penggajian yang telah terintegrasi dengan komputer.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

1. Guru menyerahkan data guru ke bagian kepegawaian, kemudian kepegawaian menyerahkan data guru tersebut ke bagian bendahara.

2. Oleh bendahara data tersebut dimasukan ke dalam sistem dan menghasilkan data induk guru sebanyak satu rangkap. Hal ini dilakukan setiap ada guru baru atau perubahan data guru.

3. Berdasarkan data induk guru yang tersimpan dalam database tersebut kemudian dibuat laporan guru oleh bendahara sebanyak 3 rangkap, dimana laporan tersebut diserahkan ke Kepala sekolah untuk di validasi dan rangkap pertama menjadi arsip kepala sekolah. Setelah laporan tersebut di validasi kemudian diserahkan ke bagian bendahara sebanyak 2 rangkap yang nantinya didistribusikan ke kepegawaian sebanyak 1 ragkap untuk diarsipkan, dan 1 rangkap sisa diarsipkan oleh bendahara.

4. Setiap akhir bulan bagian kepegawaian menyerahkan rekap absensi ke bendahara untuk dimasukan kedalam sistem dengan hasil akhir berupa laporan kehadiran sebanyak 3 rangkap. Setelah itu laporan kehadiran 3 rangkap tersebut diserahkan ke Kepala sekolah untuk divalidasi. Kepala sekolah mengarsipkan 1 rangkap, dan 2 rangkap lagi diserahkan ke bagian bendahara untuk diarsipkan 1 rangkap, dan 1 rangkap lagi di serahkan ke kepegawaian untuk diarsipkan.

5. Berdasarkan laporan guru dan laporan kehadiran tersebut sistem menghitung jumlah gaji setiap guru, dan kemudian dikurangi dengan jumlah potongan yang tersimpan dalam database penggajian untuk menghasilkan gaji bersih. Dari hasil perhitungan tersebut yang menghasilkan Slip gaji sebanyak 2 rangkap dan diserahkan ke kepala sekolah untuk di verifikasi. Setelah diverifikasi kedua rangkap slip gaji tersebut kemudian diserahkan kembali ke bendahara, satu untuk diarsipkan bendahara dan satu lagi di serahkan kepada guru yang bersangkutan.

6. Dari slip gaji tesebut sistem membuat laporan penggajian sebanyak 2 rangkap untuk diserahkan kepada kepala sekolah dan di validasi. 1 rangkap diarsipkan oleh kepala sekolah dan 1 rangkap lagi deberikan kembali kepada bendahara untuk diarsipkan.

4.2.3.1. Flow Map Sistem yang Diusulkan

Flowmap merupakan gambar hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagian alir dokumen disebut juga bagian alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan alur dari lapangan dari formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap berikut ini.

Gambar 4.4 Flow Map Sistem Informasi Penggajian yang Diusulkan

Keterangan :

A : File Data Induk Guru D : File Daftar Potongan B : File Laporan Guru Verifikasi E : File Slip Gaji Verifikasi C : File Laporan Kehadiran Verifikasi F : File Laporan Gaji Verifikasi

4.2.3.2. Diagram Kontek Sistem yang Diusulkan

Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Untuk jelasnya diagram konteks dalam sistem informasi penggajian dapat digambarkan sebagai berikut

Gambar 4.5

4.2.3.3. Data Flow Diagram Level 1 Sistem yang Diusulkan

Data flow diagram (DFD) level 1 terdiri dari beberapa proses diantaranya pengelolaan data guru, pengelolaan laporan guru, pengelolaan data kehadiran, pengelolaan gaji, dan pembuatan laporan gaji.

4.2.3.4. Data Flow Diagram level 2 Sistem yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) level 2 dalam sistem, akan menggambarkan secara rinci hal-hal yang dkerjakan oleh sistem. DFD level 2 tersebut adalah sebagai berikut

- Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 1

Pada DFD level 2 proses 1 yaitu pengolahan data guru dijelaskan fasilitas di program aplikasi terkait proses tersebut yaitu proses tambah data guru yaitu proses dimana user menambah data guru, cari data induk guru untuk dapat merubah atau menghapus data guru, dan mencetak data induk guru.

Gambar 4.7

- Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 2

Pada DFD level 2 proses 2 yaitu pengolahan laporan guru yang terdiri dari menambah data laporan guru, proses cari data laporan guru, proses ubah dan hapus data laporan guru, dan cetak data laporan guru yang semua proses tersebut termasuk dalam pengelolaan data laporan guru.

Gambar 4.8 DFD

- Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 3

Pada DFD level 2 proses 3 ini menjelaskan tentang proses memasukan data kehadiran yang berisi total jam kerja masing- masing guru yang berasal dari data rekap absensi setiap guru.

Gambar 4.9

- Data Flow Diagram (DFD) level 2 Proses 4

Pada DFD level 2 proses ini menjelaskan tentang pengolahan data gaji mulai dari menghitung gaji kotor, kemudian dikurangi potongan yang menghasilkan gaji bersih. Didalam proses ini juga terdapat fasilitas cetak slip gaji.

Gambar 4.10

DFD Level 2 Proses 4 Sistem Informasi Penggajian yang Diusulkan

4.2.3.5.Kamus Data

1. Nama Aliran Data : Data guru

Aliran data : kepegawaian-P1.1

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : nama_guru, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi.

2. Nama Aliran Data : Data Induk Guru

Aliran data : P1.1- file induk guru, file induk guru-P1.2, P1.2- P1.3, P1.2-P1.4, P1.3- file induk guru, P1.4- file induk guru, file induk guru-P1.5, P1.5-

kepegawaian, file induk guru-P2.1.

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : kode_guru, nama_guru, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi.

3. Nama Aliran Data : Data laporan guru

Alias : Laporan guru yang akan di verifikasi, Laporan guru yang di verifikasi

Aliran data : P2.1- file laporan guru, file laporan guru-P2.2, P2.2-P2.3, P2.2-P2.4, P2.3- file laporan guru, P2.4- file laporan guru,

file laporan guru-P2.5, P2.5-kepegawaian, kepegawaian-P2.5, P2.5-

kepala sekolah, file laporan guru-P3.1,

file laporan guru-P4.1.

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : kode_guru, nama_guru, Tempat_lahir,

Tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, jabatan, jumlah_mengajar, lama_piket.

4. Nama Aliran Data : Data Rekap Absensi

Alias : -

Aliran data : kepegawaian-P3.1

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : Tgl , Kode_Guru , Nama_guru, total_jam_mengajar.

5. Nama Aliran Data : Data Kehadiran

Alias : Laporan kehadiran yang akan di verifikasi, laoran kehadiran yang di verifikasi

Aliran data : P3.1- file kehadiran, file lehadiran-P3.2, P3.2-file kehadiran, file kehadiran-P3.3, P3.3-kepala sekolah, kepala sekolah-P3.3,

P3.3-kepegawaian, file kehadiran-P4.1.

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : Tgl , Kode_Guru , Nama_guru, jumlah_mengajar, total_jam_mengajar.

6. Nama Aliran Data : Data Potongan

Alias : -

Aliran data : file potongan-P4.2.

Struktur Data : Kode_Guru, nama_guru, kode_potongan, potongan_koperasi, potongan_anggota_PGRI, Potongan_cicilan_ koperasi,

potongan_kasbon_sekolah,

potongan_lain- lain, jumlah_potongan.

7. Nama Aliran Data : Gaji kotor

Alias : -

Aliran data : P4.1-P4.2

Bentuk :

Struktur Data : Kode_guru, Nama_guru , honor_bulan, jumlah_mengajar,

total_jam_mengajar, gaji_perjam, jabatan, tunjangan_jabatan, lama_piket, Jumlah_Gaji

8. Nama Aliran Data : Data gaji

Alias : Slip gaji yang akan di verifikasi, slip gaji yang di verifikasi

Aliran data : P4.2- file gaji, file gaji-P4.3, P4.3-kepala sekolah, kepala sekolah-P4.3, P4.3-guru

Bentuk : Dokumen

jumlah_mengajar, total_jam_mengajar, Gaji_perjam, kode_potongan, sisa gaji

4.2.4. Perancangan Basis Data

Tujuan dari perancangan basis data adalah untuk memberikan gambaran mengenai basis data dari sistem pengolahan data pengunjung dengan cara melakukan normalisasi pada tabel yang akan dirancang. Perancangan basis data ini meliputi normalisasi, relasi tabel, ERD, dan relasi tabel.

4.2.4.1. Normalisasi

Berikut adalah tahapan normalisasi dari sistem informasi Penggajian SMK Negeri 2 Baleendah :

a. Bentuk Tidak Normal

Pada tahap ini semua data dikumpulkan tanpa format tertentu, sehingga data bisa jadi mengalami duplikasi (berulang).

Guru = { nama_guru, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, kode_guru, nama_guru, Tempat_lahir,

Tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, kode_guru, nama_guru, Tempat_lahir, Tanggal_lahir,

pendidikan_akhir, spesialisasi, jabatan, jumlah_mengajar, lama_piket,Tgl, Kode_Guru , Nama_guru,

total_jam_mengajar,Tgl, Kode_Guru , Nama_guru, jumlah_mengajar, total_jam_mengajar,

potongan_anggota_PGRI,Potongan_cicilan_ koperasi, potongan_kasbon_sekolah,

potongan_lain- lain, jumlah_potongan,

total_jam_mengajar, gaji_perjam Kode_guru, Nama_guru , honor_bulan, jumlah_mengajar, jabatan,

tunjangan_jabatan, wali_kelas, piket, Jumlah_Gaji, Tgl, Tgl_gaji, Kode_Guru , Nama_guru,

jumlah_mengajar, total_jam_mengajar, gaji_perjam, kode_potongan, sisa_gaji}

b. Normal 1

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa atribut yang berulang. Guru = {nama_guru, tempat_lahir, tanggal_lahir,

pendidikan_akhir, spesialisasi, kode_guru, jumlah_mengajar, lama_piket, tgl, tgl_gaji, total_jam_mengajar, gaji_perjam, kode_potongan, potongan_koperasi, potongan_anggota_PGRI,

potongan_cicilan_koperasi, potongan_kasbon_sekolah, potongan_lain_lain, jumlah_potongan, honor_bulan, jabatan, tunjangan_jabatan, jumlah_gaji, sisa_gaji}

c. Normal 2

Pada tahap ini semua atribut bukan kunci memiliki dependensi (ketergantungan) sepenuhnya terhadap atribut kunci.

Guru = { kode_guru*, nama_guru, tempat_lahir, tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, jumlah_mengajar,

lama_piket, tgl, tgl_gaji, total_jam_mengajar, gaji_perjam, honor_bulan,

jumlah_gaji, sisa_gaji, jabatan**, kode_potongan**}

Jabatan = {jabatan*, tunjangan_jabatan}

Potongan = {kode_potongan*, potongan_koperasi,

potongan_anggota_PGRI, potongan_cicilan_koperasi, potongan_kasbon_sekolah, potongan_lain_lain, jumlah_potongan, kode_guru**}

d. Normal 3

Pada tahap ini semua atribit bukan kunci memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya terhadap primary key dan independen/saling tidak bergantung terhadap sesama atribut bukan kunci.

Guru = {kode_guru*, nama_guru, tempat_lahir, tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, jabatan**,

kode_potongan**}

Jabatan = {jabatan*, tunjangan_jabatan}

Potongan = {kode_potongan*, potongan_koperasi,

potongan_anggota_PGRI, potongan_cicilan_koperasi, potongan_kasbon_sekolah, potongan_lain_lain, jumlah_potongan, kode_guru**}

Kehadiran = {jumlah_mengajar, lama_piket, tgl, tgl_gaji, total_jam_mengajar, gaji_perjam, honor_bulan,

jumlah_gaji, sisa_gaji, kode_guru**, kode_ptongan**} e. BCNF (Boyce Codd Normal Form)

Pada tahap ini menghilangkan multi valueatribut pada dua atau lebih atribut. Guru = {kode_guru*, nama_guru, tempat_lahir, tanggal_lahir,

pendidikan_akhir, spesialisasi, jabatan**, kode_potongan**}

Jabatan = {jabatan*, tunjangan_jabatan}

Potongan = {kode_potongan*, potongan_koperasi,

potongan_anggota_PGRI, potongan_cicilan_koperasi, potongan_kasbon_sekolah, potongan_lain_lain, jumlah_potongan, kode_guru**}

Kehadiran = { tgl, total_jam_mengajar, kode_guru**}

Gaji = { tgl_gaji, jumlah_mengajar, lama_piket, gaji_perjam, honor_bulan, jumlah_gaji, gaji_sisa, kode_guru**, kode_potongan**}

4.2.4.2. Entiti Relationship Diagram

ERD (Entity Relation Diagram) merupakan suatu diagram yang menggambarkan rancangan data yang akan disimpan atau bentuk logika yang akan dipakai untuk menganalisa dan mendesain suatu basis data yang akan dibuat.

Adapun Diagram E-R pada sistem informasi Penggajian yang penulis buat adalah sebagai berikut:

Gambar 4.11 ERD Sistem Informasi Penggajian

Guru = {kode_guru*, nama_guru, tempat_lahir, tanggal_lahir, pendidikan_akhir, spesialisasi, jabatan**, kode_potongan**}

Jabatan = {jabatan*, tunjangan_jabatan} Mempunyai = {jabatan**,kode_guru**} Memiliki = {kode_potongan**,kode_guru**}

Potongan = {kode_potongan*, potongan_koperasi, potongan_anggota_PGRI, potongan_cicilan_koperasi, potongan_kasbon_sekolah, potongan_lain_lain, jumlah_potongan, kode_guru**} 1 1

Guru

Memiliki Potongan Mendapat Merekap Kehadiran Mempengaruhi

Gaji

Jabatan

Mempunyai N 1 1

1 ₁

1

1

Kehadiran = { tgl, total_jam_mengajar, kode_guru**} Merekap = {kode_guru**}

Mempengaruhi = {kode_guru**}

Gaji = { tgl_gaji, jumlah_mengajar, lama_piket, gaji_perjam, honor_bulan, jumlah_gaji, gaji_sisa, kode_guru**, kode_potongan**}

Mendapat = {kode_guru**, kode_potongan**} Keterangan : * kunci utama

** kunci tamu

4.2.4.3. Relasi Tabel

Tabel relasi merupakan gambaran dari kelompok penyimpanan data yang ada pada suatu sistem informasi yang menunjukkan hubungan antar kelompok beserta atribut yang dimilikinya setelah proses normalisasi. Hal ini bertujuan untuk membantu mengetahui semua kelo mpok penyimpanan data yang terdapat pada sistem informasi. Model basis data menunjukkan suatu cara mekanisme yang digunakan untuk mengelola atau mengorganisasi data secara fisik. Kemudahan dalam menerapkan dan kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan basis data yang ada di dunia nyata menjadi alasan mengapa model ini lebih populer untuk diterapkan. Adapun saling keterkaitan antar tabel atau relasi tabel digunakan dalam sistem informasi Penggajian adalah sebagai berikut:

Gambar 4.12 Relasi Tabel

4.2.4.4. Struktur File

Struktur file digunakan dalam perancangan sistem untuk menentukan nilai atau tipe data suatu atribut pada file yang terdapat pada database. Pada tahapan perancangan struktur file untuk mempermudah dalam mengetahui suatu nilai atau tipe data yang ada pada file penyimpanan ini akan dijelaskan mengenai perancangan basis data yang akan digunakan. Penyusunan tabel ini pada dasarnya digunakan untuk memudahkan dalam pemasukan dengan penyimpanan data yang sesuai dengan kelompok dari data atau informasi tersebut. Struktur Field yang dikembangkan adalah sebagai berikut:

1. Struktur Field Data Guru

Nama Tabel : Tabel_Guru

Media Penyimpanan : Harddisk

Field Kunci : Kode_Guru

Tabel 4.1 Stuktur File Data Guru

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Kode_guru * Varchar 9 Primary Key *

2 Nama_guru Varchar 25 Nama guru

3 Tempat_lahir Varchar 30 Tempat_lahir

4 Tgl_lahir Datetime Tanggal_lahir

5 Pendidikan_akhir Varchar 2 Pendidikan_akhir

6 Spesialisasi Varchar 15 Spesialisasi

7 Jabatan** Varchar 30 Foreign Key**

8 Kode_potongan** Varchar 12 Foreign Key**

2. Struktur Field Data Jabatan

Nama Tabel : Tabel_Jabatan Media Penyimpanan : Harddisk Field Kunci : Jabatan

Tabel 4.2 Stuktur File Data Jabatan

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Jabatan* Varchar 30 Primary Key *

2 Tunjangan_Jabatan Float Tunjangan_jabatan

3. Struktur Field Data Potongan

Media Penyimpanan : Harddisk

Field Kunci : Kode_Potongan

Tabel 4.3 Stuktur File Data Potongan

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Kode_potongan* Varchar 12 Primary Key *

2 Potongan_koperasi Float Potongan_koperasi

3 Potongan_anggota_PGRI Float Tempat_lahir

4 Potongan_ciclan_koperasi Float Potongan_anggota_PGRI 5 Potongan_kasbon_sekolah Float Potongan_kasbon_sekolah

6 Potongan_lain_lain Float Potongan_lain_lain

7 Jumlah_potongan Float Jumlah_potongan

8 Kode_guru** Varchar 9 Foreign Key**

4. Struktur Field Data Kehadiran

Nama Tabel : Tabel_Kehadiran Media Penyimpanan : Harddisk

Field Kunci : -

Tabel 4.4 Stuktur File Data Kehadiran

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Tgl Datetime Tgl Rekap

2 Total_jam_mengajar Integer Total_jam_mengajar

3 Kode_guru** Varchar 9 Foreign Key**

5. Struktur Field Data Gaji

Media Penyimpanan : Harddisk

Field Kunci : -

Tabel 4.5 Stuktur File Data Gaji

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Tgl_Gaji Datetime Tanggal_gaji

2 Jumlah_mengajar Integer Jumlah_mengajar

3 Honor_Perjam Float Honor_perjam

4 Lama_piket Float Lama_piket

5 Gaji_sisa Float Gaji_sisa

6 Kode_guru** Varchar 9 Foreign Key**

7 Kode_potongan** Varchar 12 Foreign Key**

4.2.4.5. Kodifikasi

Pengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat membantu sistem informasi dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam mengidentifikasikan objek-objek tersebut dapat dihindarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :

1. Kode Guru

Kode Guru terdapat 9 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

X XX XX XX XX

G 11 09 20 01

XXX XXXXXXXXX

POT G11092001

Gambar 4.13 Kodifikasi Kode Guru Contoh : G11092001

Keterangan : - G : Guru - 11 : Tahun 2011 - 09 : Bulan 09 - 20 : Tanggal 20 - 01 : Nomor Guru 2. Kode Potongan

Kode Potongan terdapat 12 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :

Gambar 4.14 Kodifikasi Kode Potongan

Contoh : POTG11092001

4.2.5. Perancangan Antar Muka

Pada sub bab ini akan menjelaskan tentang perancangan program sistem infromasi penggajian yang dibangun meliputi perancangan input dan perancangan output yang ada pada sistem informasi penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengguna dalam mengetahui proses input dan output yang terdapat pada aplikasi.

4.2.5.1. Perancangan Struktur Menu

Perancangan struktur menu untuk sistem informasi penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah ini hanya memiliki satu tahapan, yaitu perancangan struktur menu untuk user dalam hal ini Bendahara. Pada interface sistem ini memungkinkan Bendahara untuk menambah, merubah, dan menghapus data yang berhubungan dengan sistem informasi penggajian ini. perancangan struktur menu ini dimaksudkan untuk memudahkan pengguna dalam memanfaatkan sistem ini secara efektif dan efisien.

Pada perancangan struktur menu untuk sistem informasi pengajian di SMK Negeri 2 Baleendah ini mempunyai sub-sub sebagai berikut.

Gambar 4.15 Perancangan Struktur Menu

4.2.5.2. Perancangan Layar Dialog Menu Utama

Layar dialog menu utama merupakan tampilan yang menyediakan menu-menu pilihan untuk mendapatkan informasi dan layanan yang tersedia dalam prototipe sistem informasi penggajian di SMK negeri 2 Baleendah.

Gambar 4.16 Layar Dialog Menu Utama 4.2.5.3. Perancangan Layar Dialog Input

Perancangan Layar Dialog input merupakan desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan Masukan ini harus dapat memberikan penjelasan bagi pemakainya, baik dari bentuk maupun dari masukan-masukan yang akan diisi.

1. Perancangan Form Input Login

Form ini digunakan untuk input user dan untuk masuk kedalam program.

2. Perancangan Form Input Data Guru

Form ini digunakan untuk mengisi, menambah, merubah dan menghapus data guru, baik guru baru maupun guru lama.

Gambar 4.18 Form Input Data Guru 3. Perancangan Form Input Data Jabatan

Form ini digunakan untuk mengisi data jabatan yang terdapat di SMK Negeri 2 Baleendah.

4. Perancangan Form Input Data Potongan

Form ini digunakan untuk mengisi, menambah, merubah dan menghapus data potongan yang dimiliki setiap guru di SMK Negeri 2 Baleendah.

Gambar 4.20 Form Input Data Potongan 5. Perancangan Form Input Data Kehadiran

Form ini merupakan form yang berfungsi sebagai form input data kehadiran yang sebelumnya telah dihitung oleh kepegawaian.

6. Perancangan Form Data Gaji

Form ini merupakan form transaksi penggajian dimana semua data yang diperlukan dalam proses ini dimasukan dan menghasilkan gaji bersih.

Gambar 4.22 Form Input Data Gaji 7. Perancangan Form Input Tanggal Cetak Laporan

Perancangan ini dimaksudkan untuk menspesifikasikan cetak laporan sesuai tanggal yang diinginkan.

4.2.5.4. Perancangan Output

Perancangan output merupakan bentuk tampilan keluaran berupa laporan-laporan hasil dari pengolahan data yaitu :

1. Perancangan Output Data Induk Guru

Perancangan ini dimaksudkan untuk membuat data keluaran berupa data induk guru. Adapun rancangannya seperti dibawah ini.

Gambar 4.24 Laporan Data Induk Guru 2. Perancangan Output Data Kehadiran

Perancangan ini dimaksudkan untuk membuat tampilan output berupa data kehadiran yang disesuaikan dengan tanggal rekap. Adapun rancangannya seperti dibawah ini.

Gambar 4.25 Laporan Data Kehadiran

3. Perancangan Output Slip Gaji

Daftar Induk Guru

SM K Negeri 2 Baleendah

Perancangan ini dimaksudkan untuk membuat tampilan outputberupa slip gaji yang berisi data-data yang berhubungan dengan pembuatan slip gaji tersebut. Adapun rancangannya seperti dibawah ini.

Gambar 4.26 Output Slip Gaji 4. Perancangan Output Laporan Guru

Perancangan ini dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai laporan guru yang aktif di SMK Negeri 2 Baleendah. Adapun rancangannya seperti dibawah ini.

Gambar 4.27 Laporan Guru Laporan Gu ru

5. Perancangan Laporan Gaji

Perancangan ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai data penggajian yang telah dikeluarkan, dan total gaji seluruh pegawai. Adapun perancangannya adalah seperti dibawah ini.

Gambar 4.28 Laporan Gaji Laporan Ga ji

82 5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya sebagai berikut :

1. Dengan sistem informasi Penggajian yang penulis buat, diharapkan dapat membantu dan mempermudah dalam pencarian data guru, data potongan, dan data lain yang berhubungan dalam sistem ini sehingga data yang diperlukan pun bisa langsung disajikan dan sistem Penggajian pun dapat berjalan dengan lebih cepat dan mudah.

2. Sistem informasi penggajian yang dibuat, ruang lingkupnya hanya pada masalah penggajian yang terjadi di SMK Negeri 2 Baleendah.

3. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian. Maka, dapat meminimalisir adanya data redundancy atau rangkap sehingga bisa mempermudah dalam proses penggajian.

4. Sistem informasi penggajian ini diharapkan dapat menjadi media langsung untuk membantu pekerjaan seorang bendahara, namun keberadaannya bukan ditujukan untuk menggantikan seorang bendahara, tetapi sebagai alat bantu dalam pekerjaan bendahara dan menyampaikan informasi kepada pegawai SMK Negeri 2 Baleendah.

5.2. Saran

Saran-saran yang perlu dikemukakan dalam mengembangkan sistem informasi penggajian di SMK Negeri 2 Baleendah ini antara lain :

1. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut, seperti sistem informasi yang berbasis Client Server / jaringan antara bagian kepegawaian dan bendahara. sehingga penggunaan sistem informasi tersebut dapat lebih maksimal.

2. Dalam penggunaan sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan selalu melakukan Back up data (berupa CD), sehingga apabila terjadi hal- hal yang tidak diinginkan, seperti harddisk rusak, dll. Maka, datanya masih ada.

3. Setelah dibuatnya sistem ini. Maka, diharapkan selalu melakukan maintenance sistem sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan sekolah

LaporanPraktekKerjaLapangan

Dia jukan untuk me menuhi syarat matakuliah Pra ktek Kerja Lapangan Jenjang strata satu Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Riyan Farismana NIM. 10508687

PROGRAM STUDISISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

i

KATA PENGAN TAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah s.w.t. sehingga dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan, dimana laporan praktek kerja lapangan ini merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah ini.

Dengan selesainya laporan ini semoga dapat berma nfaat, khususnya bagi penulis dan pada umumnya untuk mahasiswa UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA. Sebelumnya kami ucapkan terimakasih kepada teman-temanku yang telah membantu dalam penyusunan tugas ini.

Dan tidak luput pula, kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas ini, terutama :

1. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku ketua program studi Sistem Informasi UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA.

2. Ibu R Fenny Syafariani, S.Si.,M.Stat, selaku dosen pembimbing mata k uliah praktek kerja lapangan.

3. Bapak Ropidin, S.Kom, selaku pembimbing lapangan di SMK Negeri 2 Baleendah.

4. Seluruh dosen dan staf di UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA. 5. Seluruh guru dan staf di SMK Negeri 2 Baleendah.

Sesungguhnya kami menyadari, dalam pembuatan tugas ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kami sangat berterima kasih apabila ada masukan dari pembaca guna menyempurnakan tugas mata kuliah ini.

ii

Sebelum dan sesudahnya kami penyusun mohon maaf apabila ada kekurangan dalam pembuatan dan penyusunan tugas ini, terima kasih.

Wassalam,

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah... 3

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 3

1.2.2. Rumusan Masalah ... 4

1.3. Maksud dan Tujuan ... 5

1.4. Metode Pengembangan Sistem ... 5

1.5. Batasan Masalah ... 7

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 8

1.7. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ... 11

2.1.1. Bentuk Dasar Sistem ... 11

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 12

2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 15

2.2. Pengertian Informasi... 16

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 17

2.3.1. Komponen Sistem Informasi ... 19

iv

2.4.1. Alat Bantu Analisis ... 23

2.5. Pengertian Gaji ... 27

2.5.1. Peran Gaji... 28

2.5.2. Pengertian Penggajian... 28

2.5.3. Fungsi Penggajian ... 29

2.6. Perangkat Lunak Pendukung ... 29

2.6.1. Sekilas Tentang NetBeans 6.8... 29

2.6.2. Java... 30

2.6.3. MySql... 31

2.6.4. Sekilas Tentang iReport-3.7.2... 31

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 33

3.1.1. Sejarah Awal ... 33

3.1.2. Spektrum Keahlian PMK ... 34

3.1.3. Tenaga Pendidik, Kependidikan, dan Siswa ... 35

3.2. Struktur Organisasi SMK Negeri 2 Baleendah... 36

3.3. Deskripsi Kerja ... 37

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 39

4.1.1 Analisis Dokumen... 40

4.1.2. Analisis Prosedur yang Berjalan ... 43

4.1.2.1. Flowmap Sistem yang Berjalan ... 44

4.1.2.2. Diagram Kontek Sistem yang Berjalan... 46

4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem yang Berjalan... 46

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan... 48

4.2. Usulan Perancangan Sistem... 48

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 49

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan... 49

x 2. Simbol Data Flow Diagram (DFD)

No Simbol Keterangan

1 Proses / prosedur

2 Entitas eksternal

3 Tempat penyimpanan arsip data (data

store)

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Tampilan Input Program ... 84 Lampiran 2 Tampilan Output Program ... 89 Lampiran 3 Surat dan Dokumen Praktek Kerja Lapangan ... 93

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. ANDI Yogyakarta. Yogyakarta.

Albahra Bin Ladjamudin. 2004. Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Graha Ilmu, Yogyakarta

Azhar Susanto. 2007. Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya. Bandung. Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur -

Teori dan Praktek Bisnis. ANDI Yogyakarta, Yogyakarta.

Pusat Bahasa Depdiknas. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta.

Roger S Pressman, Phd. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. ANDI and McGraw- Hill Book Companies. Yogyakarta.

Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer. 2010. Trik Rahasia Pemrograman Database dengan Java. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Database dengan Java, Mysql dan NetBeans. Elex Media Komputindo. Jakarta.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Personal

Nama : Riyan Farismana

Tempat, Tanggal Lahir : Indramayu, 11 Mei 1989 Jenis Kelamin : Laki- Laki

Agama : Islam

Alamat : Jl. Batununggal Gg. Batu Barokah No.91 Buah Batu Bandung No. Telpon : 085721010179

E- mail : faris.manjava@gmail.com Pendidikan Formal : 1995 – 2001 : SDN 1 Sindang

2001 – 2004 : SLTP Negeri 4 Sindang 2004 – 2007 : SMA Negeri 1 Indramayu

Pengalaman Berorganisasi :

2008 – 2009 : Kru Unit Kegiatan Mahasiswa Pers (UKMP) BIRAMA UNIKOM. 2009 – 2011 : HUMAS Unit Kegiatan Mahasiswa Pers (UKMP) BIRAMA UNIKOM.