MANAJEMEN ARSIP BORANG BERBASIS DESKTOP APLIKASI
MANAJEMEN ARSIP BORANG BERBASIS DESKTOP APLIKASI
( Studi Kasus di Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik UMY )
Skripsi
untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S-1
Diajukan Oleh:
SINTA ADIYASA
NIM: 20120140089
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
2016
PRAKATA
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahirabbil’alamin puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT yang telah memberikan nikmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Manajemen Arsip Borang
Berbasis Desktop Aplikasi”.
Berbagai usaha dan upaya telah penulis lakukan untuk menyelesaikan
penyusunan skripsi ini, karena keterbatasan kemampuan penulis, maka penulis
meminta maaf apabila terdapat kesalahan pemilihan kata, susunan penulisan dan
sistematika pembahasan. Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat
bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya. Tidak lupa
penulis
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
proses penelitian dan penyusunan skripsi ini, diantaranya:
1. Bapak Haris Setyawan, S.T., M.Eng. selaku pembimbing utama yang telah
membimbing penulis dengan kesabaran dan ketulusan dalam pengembangan
sistem.
2. Mbak Aprilia Kurnianti, S.T., M.Eng. selaku pembimbing pendamping yang
telah meluangkan waktu dan sangat sabar membimbing penulis dalam
pembuatan skripsi.
3. Bapak Asroni, S.T., M.Eng. selaku dosen penguji yang bersedia meluangkan
waktu untuk memberikan kritik dan saran kepada penulis dalam pembuatan
skripsi.
4. Bapak Muhammad Helmi Zain Nuri, S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi
S1 Teknik Informatika yang memberikan izin kepada penulis untuk belajar.
5. Segenap dosen dan pengajar di Jurusan Teknik Informatika Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
6. Staff Tata Usaha Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
7. Rekan seperjuangan Jurusan Teknik Informatika 2012.
iv
v
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN I ........................................................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN II ...................................................................................... iii
PRAKATA ........................................................................................................................ iv
PERNYATAAN....................................................................Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI.................................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ xi
INTISARI ....................................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1.
Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2.
Perumusan Masalah ............................................................................................ 5
1.3.
Batasan Masalah ................................................................................................. 5
1.4.
Tujuan Penelitian ................................................................................................ 5
1.5.
Manfaat Penelitian .............................................................................................. 5
1.6.
Sistematika Penulisan ......................................................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ........................................ 8
2.1.
Tinjauan Pustaka ................................................................................................. 8
2.2.
Landasan Teori.................................................................................................... 9
2.2.1.
Pengertian Akreditasi ..................................................................................
2.2.2.
Tujuan dan Manfaat Akreditasi Prodi Sarjana.........................................
2.2.3.
Satandar Akreditasi Program Studi Sarjana ..............................................
2.2.4.
Borang .......................................................................................................
2.2.5.
Arsip..........................................................................................................
2.2.6.
Black Box Testing......................................................................................
2.2.7.
Arsitektur Perangkat Lunak ......................................................................
2.2.8.
Unified Markup Languange (UML)..........................................................
2.2.9.
Basis Data .................................................................................................
2.2.10.
MySQL .....................................................................................................
2.2.11.
SQLite JDBC .............................................................................................
2.2.12.
Bahasa Pemograman Java .........................................................................
vii
2.2.13.
NetBeans ...................................................................................................
2.2.14.
IReport ......................................................................................................
2.2.15.
Aplikasi .....................................................................................................
2.2.16.
Aplikasi Desktop .......................................................................................
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ..................................................................... 33
3.1.
Alat dan Bahan .................................................................................................. 33
3.1.1.
Alat............................................................................................................
3.1.2.
Bahan ........................................................................................................
3.2.
Alur Penelitian .................................................................................................. 34
3.3.
Analisis Kebutuhan ........................................................................................... 35
3.4.
Rancangan ......................................................................................................... 35
3.4.1.
Activity Diagram .......................................................................................
3.4.2.
Use Case Diagram ....................................................................................
3.4.3.
Class Diagram...........................................................................................
3.4.4.
Entity Relationship Diagram .....................................................................
3.4.5.
Kamus Data Database ..............................................................................
3.4.6.
Rancangan Antar Muka ............................................................................
3.5.
Pengujian........................................................................................................... 62
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 63
4.1.
Database ........................................................................................................... 63
4.1.1.
4.2.
Definisi Database ......................................................................................
Antar Muka ....................................................................................................... 67
4.2.1.
Halaman Login ..........................................................................................
4.2.2.
Halaman Utama.........................................................................................
4.2.3.
Halaman Standar 1 ....................................................................................
4.2.4.
Halaman Standar 2 ....................................................................................
4.2.5.
Halaman Standar 3 ....................................................................................
4.2.6.
Halaman Standar 4 ....................................................................................
4.2.7.
Halaman Standar 5 ....................................................................................
4.2.8.
Halaman Standar 6 ....................................................................................
4.2.9.
Halaman Standar 7 ....................................................................................
4.2.10.
Halaman Isi Poin .......................................................................................
viii
4.2.11.
Halaman Add File Lampiran .....................................................................
4.2.12.
Halaman User ...........................................................................................
4.2.13.
Halaman Log .............................................................................................
4.2.14.
Halaman Lupa Password ..........................................................................
4.2.15.
Halaman Change Password ......................................................................
4.3.
Pengujian........................................................................................................... 82
4.4.
Pembahasan....................................................................................................... 91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 92
5.1.
Kesimpulan ....................................................................................................... 92
5.2.
Saran ................................................................................................................. 92
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 93
LAMPIRAN..................................................................................................................... 94
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Arsitektur Perangkat Lunak ...........................................................22
Gambar 3.1 Metode Waterfall ...........................................................................34
Gambar 3.2 Activity Diagram Pengarsipan Borang ..........................................36
Gambar 3.3 Use Case Daigram .........................................................................37
Gambar 3.4 Class Diagram Aplikasi User ........................................................38
Gambar 3.4 Class Diagram Data .......................................................................39
Gambar 3.6 ER Diagram ...................................................................................42
Gambar 3.7 Rancangan Antarmuka Halaman Login .........................................49
Gambar 3.8 Rancangan Antarmuka Halaman Menu Utama .............................50
Gambar 3 9 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 1 ...................................51
Gambar 3.10 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 2 .................................52
Gambar 3.11 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 3 .................................53
Gambar 3 12 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 4 .................................54
Gambar 3.13 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 5 .................................55
Gambar 3.14 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 6 .................................56
Gambar 3.15 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 7 .................................57
Gambar 3.16 Rancangan Antarmuka Halaman Isi Poin ....................................58
Gambar 3.17 Rancangan Halaman Add File Lampiran.....................................59
Gambar 3.18 Rancangan Antarmuka Halaman User ........................................59
Gambar 3.19 Rancangan Antarmuka Halaman Lupa Password .......................60
Gambar 3.20 Rancangan Antarmuka Halaman Change Password ...................61
Gambar 3.21 Rancangan Antarmuka Halaman Log ..........................................61
Gambar 4.1 Database Aplikasi .........................................................................63
Gambar 4.2 Halaman Login ..............................................................................68
Gambar 4.3 Peringatan Jika User Salah ............................................................69
ix
Gambar 4.4 Peringatan Jika Password Salah ....................................................69
Gambar 4.5 Halaman Utama .............................................................................70
Gambar 4.6 Halaman Standar 1 .........................................................................71
Gambar 4.7 Halaman Standar 2 .........................................................................71
Gambar 4.8 Halaman Standar 3 .........................................................................72
Gambar 4.9 Halaman Standar 4 .........................................................................73
Gambar 4.10 Halaman Standar 5 .......................................................................73
Gambar 4.11 Halaman Standar 6 .......................................................................74
Gambar 4.12 Halaman Standar 7 .......................................................................75
Gambar 4.13 Halaman Isi Poin..........................................................................76
Gambar 4.14 Notifikasi Data Berhasil Disimpan ..............................................76
Gambar 4.15 Halaman Add File Lampiran .......................................................77
Gambar 4.16 Halaman User ..............................................................................78
Gambar 4.17 Halaman Log................................................................................79
Gambar 4.18 Report Log ...................................................................................79
Gambar 4.19 Halaman Lupa Password .............................................................80
Gambar 4.20 Peringatan Pertanyaan dan Jawaban Tidak Sesuai ......................81
Gambar 4.21 Halaman Change Password.........................................................81
Gambar 4.22 Peringatan Password Berhasil Diganti ........................................82
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram ..........................................23
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram (lanjutan)..........................24
Tabel 2.3 Simbol-simbol dalam Activity Diagram .............................................24
Tabel 2.4 Simbol-simbol dalam Activity Diagram (lanjutan).............................25
Tabel 3.1 Kamus Data Tabel User .....................................................................45
Tabel 3.2 Kamus Data Tabel Standar .................................................................45
Tabel 3.3 Kamus Data Tabel Lampiran 1 ..........................................................46
Tabel 3.4 Kamus Data Tabel Lampiran 2 ..........................................................46
Tabel 3.5 Kamus Data Tabel Lampiran 3 ..........................................................47
Tabel 3.6 Kamus Data Tabel lampiran 4 ............................................................47
Tabel 3.7 Kamus Data Tabel Hardfile ...............................................................48
Tabel 3.8 Kamus Data Tabel Log .......................................................................48
Tabel 4.1 Definisi Tabel User ............................................................................64
Tabel 4.2 Definisi Tabel Standar ........................................................................64
Tabel 4.3 Definisi Tabel Lampiran 1 .................................................................65
Tabel 4.4 Definisi Tabel Lampiran 2 .................................................................65
Tabel 4.5 Definisi Tabel Lampiran 3 .................................................................66
Tabel 4.6 Definisi Tabel lampiran 4 ...................................................................66
Tabel 4.7 Definisi Tabel Hardfile ......................................................................66
Tabel 4.8 Definisi Tabel Log ..............................................................................67
Tabel 4.9 Tabel Pengujian Aplikasi ...................................................................82
Tabel 4.10 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................83
Tabel 4.11 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................84
Tabel 4.12 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................85
Tabel 4.13 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................86
xi
Tabel 4.14 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................87
Tabel 4.15 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................88
Tabel 4.16 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................89
Tabel 4.17 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................90
xii
ABSTRACT
Accreditation is the assessment feasibility program in an education unit
based on the criteria that has been set. The university accreditation is implemented
within 5 years. In implementing the whole accreditation process in information
technology UMY, it must prepare borang to fulfill all the aspects which has been
measurement in evaluating and assessing the quality of information technology
program. That borang is the data for 4 years before accreditation.
The process of borang archive accreditation storage in information
technology UMY uses unsystematic wardrobe and file explorer that no password or
security so that it is risky from illegal action of the unwanted and dropbox. The
problem can be reduced by making an application capable to manage borang
archive accreditation in digital form. The method used in making application is
waterfall. Application desktop is created by using a java programming language
and mysql database. Based on testing result, it can be concluded the application
can manage borang archive accreditation so that it can store data in digital form
and systematize with security system.
Keywords: desktop application, archive, accreditation, borang
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pendidikan adalah segala upaya yang direncanakan untuk mempengaruhi
orang lain baik individu, kelompok atau masyarakat sehingga mereka melakukan
apa yang diharapkan oleh pelaku pendidikan (Notoadmodjo 2003). Menurut
Peraturan Pemerintah No.60 tahun 1999, menjelaskan bahwa Perguruan tinggi
merupakan pendidikan pada jalur pendidikan sekolah pada jenjang yang lebih
tinggi dari pada pendidikan menengah di jalur pendidikan sekolah. Perguruan tinggi
merupakan salah satu lembaga yang secara formal diserahi tugas dan tanggung
jawab mempersiapkan mahasiswa sesuai dengan tujuan pendidikan nasional, yaitu
mengisi kebutuhan masyarakat akan tersedianya tenaga ahli yang terampil dengan
tingkat dan jenis kemampuan yang sangat beragam. Di dalam Perguruan Tinggi
sendiri terdapat beberapa fakultas yang di dalamnya mencakup jurusan serta
program studi yang diminati oleh peserta didiknya. Dengan adanya program studi
tersebut, maka seorang mahasiswa akan lebih fokus untuk mempelajari sesuatu
yang dirasa menjadi bakat keahliannya. Program studi merupakan program yang
mencakup kesatuan rencana kerja sebagai penyelenggaraan pendidikan yang
diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar peserta didik dapat
menguasai pengetahuan, keterampilan dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum.
Sebagai acuan pengembangan, setiap program studi dan fakultas diminta untuk
membuat sebuah rencana pengembangan program studi, dan evaluasi menjadi
bagian perencanaan tersebut. Salah satu faktor yang melatarbelakangi seseorang
memilih suatu program studi adalah kualitas dari program studi tersebut. Kualitas
suatu program studi dapat dilihat melalui akreditasi dari prodi tersebut. Program
studi dengan akreditasi yang baik akan menghasilkan lulusan yang berkualitas dan
tidak akan kesulitan dalam mencari kerja.
Menurut UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20
TAHUN 2003, Akreditasi adalah kegiatan penilaian kelayakan program dalam
satuan pendidikan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Akreditasi
merupakan hal yang sangat penting untuk peningkatan kualitas lembaga, kualitas
dosen, kualitas mahasiswa, dan peningkatan administrasi. Peningkatan kualitas
juga akan membawa konsekuensi pada peningkatan kuantitas sarana dan prasarana
dan fasilitas pendukung proses keberhasilan pembelajaran dan lainnya. Akreditasi
sendiri merupakan pengakuan terhadap perguruan tinggi atau program studi yang
menunjukan bahwa perguruan tinggi atau program studi tersebut dalam
melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya telah
memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi (BAN-PT). Penetapan akreditasi oleh BAN-PT dilakukan dengan menilai
proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran
suatu perguruan tinggi atau program studi yang merupakan tanggung jawab
perguruan tinggi atau program studi masing-masing.
Dalam melaksanakan keseluruhan proses akreditasi program studi terdapat
beberapa aspek yang perlu diperhatikan oleh pihak terkait. Aspek - aspek tersebut
yaitu standar akreditasi program studi yang digunakan sebagai tolok ukur dalam
mengevaluasi dan menilai mutu kinerja prodi sarjana. Prosedur akreditasi prodi
sarjana yang merupakan tahap yang harus dilakukan dalam rangka akreditasi.
Aspek selanjutnya yaitu instrument akreditasi prodi S1 yang digunakan untuk
menyajikan data sebagai bahan dalam menilai mutu yang disusun berdasarkan
standar akreditasi. Aspek yang terakhir adalah kode etik akreditasi prodi sarjana
yang merupakan aturan main untuk menjamin kelancaran proses akreditasi (BANPT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, 2008).
Standar akreditasi perguruan tinggi mencakup standar tentang komitmen
perguruan tinggi terhadap kapasitas institusional (institutional capacity) dan
komitmen terhadap efektivitas program pendidikan (educational effectiveness),
yang dikemas dalam tujuh standar akreditasi. Tujuh standar akreditasi tersebut yang
pertama yaitu mengenai visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian.
Kedua mengenai tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan
mutu. Ketiga mengenai mahasiswa dan lulusan. Keempat mengenai sumber daya
manusia. Kelima mengenai kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik.
Keenam mengenai pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi.
Sedangkan aspek yang terakir mengenai penelitian, pelayanan/pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi
Sarjana, 2008).
Evaluasi dan penelitian dalam rangka akreditasi program studi sarjana
dilakukan melalui tinjauan atau pemeriksaan oleh tim asesor yang terdiri dari para
pakar dalam berbagai bidang keilmuan dan praktisi yang memahami hakekat
penyelenggaraan atau pengelolaan program studi diploma. Data, berkas atau
dokumen yang berupa informasi serta penjelasan setiap standar yang diminta dalam
akreditasi program studi diploma dirumuskan dan disajikan dalam instrumen yang
berbentuk borang. Borang akreditasi adalah data yang berisi pendiskripsian dari
masing-masing aspek dalam proses akreditasi tersebut. Data atau dokumen yang
diperlukan dalam penyusunan borang adalah data selama 4 tahun sebelum
pengangkatan akreditasi, sehingga data lama (arsip) diharapkan masih ada dan
tersimpan dengan baik.
Di program studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta (UMY) hampir semua pengarsipan sudah disimpan melalui komputer
tetapi masih ada beberapa data yang masih disimapan didalam lemari dan map.
Karena dinilai lebih cepat dan juga lebih efisien akan tetapi penggunaan dan
pemanfaatan komputer di program studi Teknik Informatika UMY masih dapat
dioptimalkan lagi. Dikarenakan pada proses penyimpanan arsip borang akreditasi
di program studi Teknik Informatika UMY masih menggunakan File Explorer yang
tidak ada kata sandi atau pengaman sehingga riskan dari tindakan ilegal dari pihak
yang tidak diinginkan dan Dropbox.
Dari keterangan diatas terdapat berbagai macam masalah sehingga penilis
membuat aplikasi dengan nama “Manajemen Arsip Borang Berbasis Desktop
Aplikasi” yang diharapkan dapat membantu proses persiapan akreditasi di program
studi Teknik Informatika UMY.
1.2. Perumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
bagaimana merancang suatu sistem dengan mengembangkan sebuah aplikasi
pengarsipan berbasis dekstop application yang dapat digunakan sebagai alat
penyimpanan digital sehingga mengurangi jumlah kertas untuk penyimpanan arsip.
1.3. Batasan Masalah
Agar penulisan tugas akhir ini lebih terarah, permasalahan yang dihadapi
tidak terlalu luas, maka perlu dilakukan batasan masalah:
1. Pada penelitian ini penulis hanya membahas masalah yang berhubungan
dengan penyimpanan arsip borang akreditasi.
2. Informasi yang dihasilkan berupa data per standar yang kemudian di pecah
per poin dalam digital dan data letak penyimpanan hardfile jika ada.
3. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemograman java berbasis dekstop
application dengan NetBeans 8.0 sebagai software untuk pengembangan
aplikasi.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian adalah untuk membangun sebuah sistem aplikasi
yang dapat mengolah data arsip borang dengan menggunakan database sebagai
sistem penyimpanannya.
1.5. Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya
adalah sebagai berikut:
1. Bagi Peneliti
Penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan sistem
komputerisasi dalam pengarsipan.
2. Bagi Instansi
Untuk memberikan solusi dari permasalahan penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem Manajemen Arsip Borang Berbasis Java Aplikasi dalam
proses penyimpanan data-data penting dalam kurun waktu yang lama dan data
tidak akan hilang sehingga sangat membantu dan memudahkan pencarian data
jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi khalayak umum serta
dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem Manajemen
Arsip Borang Berbasis Java Aplikasi untuk penyimpanan arsip dengan model
komputerisasi.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika
penulisan
tugas
akhir
secara
garis
besar
diuraikan
sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab I menjelaskan mengenai latar belakang pemilihan tema, perumusan
masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat serta
sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
Bab II menjelaskan teori-teori yang menjadi acuan dalam penulis, yaitu
mulai dari penjelasan tentang teknologi, penjelasan tentang teori yang digunakan
dalam membangun aplikasi hingga pada database yang digunakan.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab III berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi, analisis sistem
yang sedang berjalan pada aplikasi apakah sesuai dengan metode pembangunan
perangkat lunak yang digunakan. Selain itu terdapat juga rancangan antarmuka
untuk aplikasi.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab IV menjelaskan mengenai implementasi sistem dan hasil pengujian
sistem yang telah dibuat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab V menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran yang dibutuhkan dari
hasil penelitian yang telah dibuat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1.
Tinjauan Pustaka
Berkaca dari pesatnya laju perkembangan teknologi modern, system
pengarsipan akan lebih efektif jika menggunakan sistem komputerisasi. Sistem ini
akan membuat pengolahan dokumen yang efisien dan penyimpanan dokumen yang
lebih aman.
Sunandar, Bambang Eka Purnama, Gesang Kristianto Nugroho (2012)
membuat sebuah jurnal yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan Pada MTs
Negeri Gembong Kab. Pati Berbasis Multiuser”. Jurnal tersebut bertujuan untuk
menghasilan sistem informasi kearsipan berbasis multiuser di MTs Negeri
Gembong Kab. Pati dan menghasilkan sistem informasi kearsipan digital dengan
data terpusat. Pada jurnal tersebut pembuatan sistem menggunakan Visual Basic.
Pembuatan aplikasi mengenai sistem informasi pengarsipan juga sudah
pernah dilakukan sebelumnya dalam skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem
Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan
Php dan MySQL”. Skripsi tersebut bertujuan untuk memperbaiki sistem
sebelumnya yang masih manual dan yaitu semua data surat masuk dan keluar
diarsipkan pada satu tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku
besar. Perancangan sistem tersebut menggunakan metode SSAD (Structured
Systems Analisis and Design). Sedangkan pembuatan aplikasi tersebut
menggunakan MySQL sebagai database dan Php sebagai media pembuatan
tampilan aplikasi (Junidar 2012).
Aplikasi pengarsipan serupa juga pernah dibuat dalam skripsi yang berjudul
“Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Tata Usaha Menggunakan Metode
Agile di MTs Arrosyidin Secang Magelang”. Pembuatan aplikasi pada skripsi ini
menggunakan bahasa pemograman Php dan MySQL sebagai databasenya.
Sedangkan untuk pengembangan sistemnya menggunakan metode agile (Lukman
Hasan 2014).
Dari ketiga penelitian sebelumnya, aplikasi yang dibuat hanya berupa
pencatatan arsip keluar dan masuk, belum dapat menyimpan file yang diarsipkan
kedalam sistem. Berdasarkan kekurangan dari penelitian sebelumnya maka penulis
menambahkan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Sistem dapat menyimpan data arsip kemudian dapat mengexport kedalam
bentuk pdf file.
2. Sistem dapat menyimpan file arsip kemudian dapat diunduh kembali.
3. Sistem menyimpan letak penyimpan hardfile arsip jika ada secara rinci mulai
dari letak lemari, rak, dan warna map.
4. Sistem dapat menampilkan history aplikasi untuk melihat aktivitas pengguna.
2.2.
Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Akreditasi
Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan
kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh
organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Bentuk penilaian mutu
eksternal yang lain adalah penilaian yang berkaitan dengan akuntabilitas,
pemberian izin, pemberian lisensi oleh badan tertentu. Ada juga pengumpulan data
oleh badan pemerintah bagi tujuan tertentu, dan survei untuk menentukan peringkat
(ranking) perguruan tinggi.
Berbeda dari bentuk penilaian mutu lainnya, akreditasi dilakukan oleh pakar
sejawat dan mereka yang memahami hakekat pengelolaan program studi atau
perguruan tinggi sebagai Tim atau Kelompok Asesor. Keputusan mengenai mutu
didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang
ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar sejawat (judgments
of informed experts). Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang
disiapkan oleh institusi perguruan tinggi yang akan diakreditasi yang diverifikasi
melalui kunjungan para pakar sejawat ke tempat kedudukan perguruan tinggi.
Akreditasi merupakan suatu proses dan hasil. Sebagai proses, akreditasi
merupakan suatu upaya BAN-PT untuk menilai dan menentukan status mutu
program studi di perguruan tinggi berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan.
Sebagai hasil, akreditasi merupakan status mutu perguruan tinggi yang diumumkan
kepada masyarakat (BAN-PT, Standar dan Prosedur Akreditasi, 2008).
2.2.2. Tujuan dan Manfaat Akreditasi Prodi Sarjana
BAN-PT adalah lembaga yang memiliki kewenangan untuk mengevaluasi
dan menilai, serta menetapkan status dan peringkat mutu program studi berdasarkan
standar mutu yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tujuan dan manfaat
akreditasi program studi adalah sebagai berikut:
1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi
standar mutu yang ditetapkan oleh BAN-PT dengan merujuk pada standar
nasional pendidikan yang termaktub dalam Peraturan Pemerintah No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, sehingga mampu memberikan
perlindungan bagi masyarakat dari penyelenggaraan program studi yang tidak
memenuhi standar yang ditetapkan itu.
2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan
mempertahankan mutu yang tinggi
3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer
kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan
dari badan atau instansi yang lain.
Mutu program studi merupakan cerminan dari totalitas keadaan dan
karakteristik masukan, proses, keluaran, hasil, dan dampak, atau layanan atau
kinerja program studi yang diukur berdasarkan sejumlah standar yang ditetapkan
itu (BAN-PT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, 2008).
2.2.3. Satandar Akreditasi Program Studi Sarjana
Standar akreditasi adalah tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi
program studi sarjana. Suatu standar akreditasi terdiri atas beberapa parameter
(elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan
menetapkan mutu dan kelayakan program studi sarjana untuk menyelenggarakan
program-programnya.
Asesmen kinerja program studi sarjana didasarkan pada pemenuhan tuntutan
standar akreditasi. Dokumen akreditasi program studi sarjana yang dapat diproses
harus telah memenuhi persyaratan awal (eligibilitas) yang ditandai dengan adanya
izin penyelenggaraan program studi sarjana dari pejabat yang berwenang.
Standar akreditasi program studi sarjana mencakup komitmen program studi
sarjana untuk memberikan layanan prima dan efektivitas pendidikan yang terdiri
atas tujuh standar seperti berikut:
1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu penyelenggaraan dan strategi
program studi untuk meraih masa depan. Strategi dan upaya pewujudannya,
difahami dan didukung dengan penuh komitmen serta partisipasi yang baik
oleh seluruh pemangku kepentingannya. Seluruh rumusan yang ada mudah
difahami, dijabarkan secara logis, sekuen dan pengaturan langkah-langkahnya
mengikuti alur fikir (logika) yang secara akademik wajar. Strategi yang
dirumuskan didasari analisis kondisi yang komprehensif, menggunakan
metode dan instrumen yang sahih dan andal, sehingga menghasilkan landasan
langkah-langkah pelaksanaan dan kinerja yang urut-urutannya sistematis,
saling berkontribusi dan berkesinambungan. Kesuksesan di salah satu subsistem berkontribusi dan ditindaklanjuti oleh sub-sistem yang seharusnya
menindaklanjuti. Strategi serta keberhasilan pelaksanaannya diukur dengan
ukuran-ukuran yang mudah difahami seluruh pemangku kepentingan, sehingga
visi yang diajukan benar-benar visi, bukan mimpi dan kiasan (“platitude”).
Keberhasilan
pelaksanaan
misi
menjadi
cerminan
pewujudan
visi.
Keberhasilan pencapaian tujuan dengan sasaran yang memenuhi syarat
rumusan yang baik, menjadi cerminan keterlaksanaan misi dan strategi dengan
baik. Dengan demikian, rumusan visi, misi, tujuan dan strategi merupakan satu
kesatuan wujud cerminan integritas yang terintegrasi dari program studi dan
perguruan tinggi yang bersangkutan.
2. Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan mutu
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu tata pamong, kepemimpinan,
sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu program studi sebagai satu kesatuan
yang terintegrasi sebagai kunci penting bagi keberhasilan program dalam
menjalankan
misi
pokoknya:
pendidikan,
penelitian,
dan
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat. Tata pamong program studi harus
mencerminkan
pelaksanaan
“good
university
governance”
dan
mengakomodasi seluruh nilai, norma, struktur, peran, fungsi, dan aspirasi
pemangku kepentingan program studi. Kepemimpinan program studi harus
secara efektif memberi arah, motivasi dan inspirasi untuk mewujudkan visi,
melaksanakan misi, mencapai tujuan dan sasaran melalui strategi yang
dikembangkan. Sistem pengelolaan harus secara efektif dan efisien
melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengembangan
staf, pengarahan, dan pengawasan. Sistem penjaminan mutu harus
mencerminkan pelaksanaan continuous quality improvement pada semua
rangkaian sistem manajemen mutu (quality management system) dalam rangka
pemuasan pelanggan (customer satisfaction).
3. Mahasiswa dan Lulusan
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu mahasiswa dan lulusan. Program
studi harus memberikan jaminan mutu, kelayakan kebijakan serta
implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa maupun
pengelolaan lulusan sebagai satu kesatuan mutu yang terintegrasi. Program
studi harus menempatkan mahasiswa sebagai pemangku kepentingan utama
sekaligus sebagai pelaku proses nilai tambah dalam penyelenggaraan kegiatan
akademik untuk mewujudkan visi, melaksanakan misi, mencapai tujuan
melalui strategi-strategi yang dikembangkan oleh program studi. Program studi
harus berpartisipasi secara aktif dalam sistem perekrutan dan seleksi calon
mahasiswa agar mampu menghasilkan input mahasiswa dan lulusan bermutu.
Program studi harus mengupayakan akses layanan kemahasiswaan dan
pengembangan minat dan bakat. Program studi harus mengelola lulusan
sebagai produk dan mitra perbaikan berkelanjutan program studi. Program
studi harus berpartisipasi aktif dalam pemberdayaan dan pendayagunaan
alumni.
4. Sumber Daya Manusia
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu sumber daya manusia yang andal
dan mampu menjamin mutu penyelenggaraan program studi, melalui program
akademik sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Program studi harus
mendayagunakan sumber daya manusia yang meliputi dosen dan tenaga
kependidikan yang layak, kompeten, relevan dan andal. Dosen merupakan
sumber daya manusia utama dalam proses pembentukan nilai tambah yang
bermutu pada diri mahasiswa yang dibimbingnya, bagi bidang ilmu yang
diampunya, dan kesejahteraan masyarakat. Untuk menjamin mutu dosen dan
tenaga kependidikan yang bermutu baik, program studi harus memiliki
kewenangan dan pengambilan keputusan dalam seleksi, penempatan,
pengembangan karir
yang baik. Program studi harus memiliki sistem
monitoring dan evaluasi yang efektif untuk menjamin mutu pengelolaan
program akademik.
5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu kurikulum, pembelajaran, dan
suasana akademik untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik
di tingkat program studi. Kurikulum yang dirancang dan diterapkan harus
mampu menjamin tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi
program studi. Kurikulum harus mampu menyediakan tawaran dan pilihan
kompetensi dan pengembangan bagi pembelajar sesuai dengan minat dan
bakatnya. Proses pembelajaran yang diselenggarakan harus menjamin
pebelajar untuk memiliki kompetensi yang tertuang dalam kurikulum. Suasana
akademik di program studi harus menunjang pebelajar dalam meraih
kompetensi yang diharapkan.
Dalam pengembangan kurikulum program,
proses pembelajaran, dan suasana akademik, program studi harus kritis dan
tanggap terhadap perkembangan kebijakan, peraturan perundangan yang
berlaku, sosial, ekonomi, dan budaya.
6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu pembiayaan, sarana dan
prasarana,
serta
sistem
informasi
yang
mampu
menjamin
mutu
penyelenggaraan program akademik. Sistem pengelolaan pembiayaan, sarana
dan prasarana, serta
sistem informasi harus
menjamin kelayakan,
keberlangsungan, dan keberlanjutan program akademik di program studi. Agar
proses penyelenggaraan akademik yang dikelola oleh program studi dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien, program studi harus memiliki akses
yang memadai, baik dari aspek kelayakan, mutu maupun kesinambungan
terhadap pendanaan, prasarana dan sarana, serta sistem informasi. Standar
pendanaan, prasarana dan sarana serta sistem informasi merupakan elemen
penting dalam penjaminan mutu akreditasi yang merefleksikan kapasitas
program studi didalam memperoleh, merencanakan, mengelola, dan
meningkatkan mutu perolehan sumber dana, prasarana dan sarana serta sistem
informasi yang diperlukan guna mendukung kegiatan tridarma program studi.
Tingkat kelayakan dan kecukupan akan ketersediaan dana, prasarana dan
sarana serta sistem informasi yang dapat diakses oleh program studi sekurangkurangnya harus memenuhi standar kelayakan minimal. Program studi harus
terlibat dalam pengelolaan, pemanfaatan dan kesinambungan ketersediaan
sumber daya yang menjadi landasan dalam menetapkan standar pembiayaan,
prasarana dan sarana serta sistem informasi. Program studi harus berpartisipasi
aktif dalam penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan untuk
mencapai target kinerja yang direncanakan (pendidikan, penelitian dan
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat). Program studi harus memiliki
akses yang memadai untuk menggunakan sumber daya guna mendukung
kegiatan tridarma program studi.
7. Penelitian, Pelayanan atau Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu penelitian, pelayanan dan/atau
pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama yang diselenggarakan untuk
dan terkait dengan pengembangan mutu program studi. Kelayakan penjaminan
mutu ini sangat dipengaruhi oleh mutu pengelolaan dan pelaksanaannya.
Sistem pengelolaan pendidikan, penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama harus terintegrasi dengan penjaminan mutu
program studi untuk mendukung terwujudnya visi, terselenggaranya misi,
tercapainya tujuan, dan keberhasilan strategi perguruan tinggi yang
bersangkutan.
Agar mutu penyelenggaraan akademik yang dikelola oleh
program studi dapat ditingkatkan secara berkelanjutan, dilaksanakan secara
efektif dan efisien, program studi harus memiliki akses yang luas terhadap
penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama,
internal maupun eksternal. Standar ini merupakan elemen penting dalam
penjaminan mutu akreditasi program studi yang merefleksikan kapasitas dan
kemampuan dalam memperoleh, merencanakan (kegiatan dan anggaran),
mengelola, dan meningkatkan mutu penelitian, pelayanan atau pengabdian
kepada masyarakat, dan kerjasama. Program studi harus berpartisipasi aktif
dalam pengelolaan, pemanfaatan dan kesinambungan penelitian, pelayanan
atau pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama pada tingkat perguruan
tinggi. Program studi memiliki akses dan mendayagunakan sumber daya guna
mendukung kegiatan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Standar dan Prosedur Akreditasi, 2008).
2.2.4. Borang
Borang adalah alat untuk mengumpulkan dan mengungkapkan data dan
informasi yang digunakan untuk menilai kelayakan dan mutu institusi perguruan
tinggi. Penyusunan Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (selanjutnya
dalam naskah ini disebut borang) dilakukan sesuai dengan konsep dan falsafah
yang melandasi layanan akademik dan profesional perguruan tinggi, serta
manajemen perguruan tinggi. Uraian di bawah ini menjelaskan apa, mengapa dan
bagaimana menyusun borang tersebut. Borang adalah alat untuk mengumpulkan
dan mengungkapkan data dan informasi yang digunakan oleh BAN-PT untuk
menilai mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi. Penyusunan Borang
memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Institusi perguruan tinggi menyusun dokumen institusi secara komprehensif
dan terintegrasi yang menggambarkan hasil analisis dan evaluasi yang
dilakukan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Paparannya dilengkapi
dengan tabel-tabel, gambar, grafik, atau cara penyajian lain yang memberikan
gambaran tentang kondisi institusi sampai saat ini serta prospek dan
kecenderungan-kecenderungan yang dianggap perlu untuk menunjukkan
kapasitas dan atau kinerja institusi selama rentang waktu tertentu. Dalam
melakukan analisis tersebut, institusi memiliki kebebasan untuk menggunakan
metode analisis yang sesuai dengan keperluan.
2. Menggunakan pendekatan analisis, asesmen, dan evaluasi yang bersifat
kualitatif dan kuantitatif, mendalam (in-depth), komprehensif dan menyeluruh
(holistik), dinamik sehingga tidak hanya merupakan potret sesaat.
3. Didasarkan pada prinsip-prinsip kejujuran, etika, nilai-nilai dan norma
akademik serta mengungkapkan kesesuaian antara rencana kerja dan atau
penyelenggaraan program institusi dengan visi dan misi institusi.
4. Mengungkapkan interaksi antara standar dan eleman penilaian dan
keterkaitannya dengan misi dan tujuan institusi yang dicanangkan.
Penyusunan borang oleh institusi perguruan tinggi dilakukan melalui tahaptahap berikut:
1. Mengumpulkan data dan informasi
2. Menganalisis data dan informasi yang telah dikumpulkan
3. Mendeskripsikan elemen penilaian dalam tujuh standar yang ditetapkan.
4. Menyiapkan bukti pendukung sebagai lampiran borang, mengunakan tabeltabel, gambar, grafik, atau cara penyajian lain yang memberikan gambaran
tentang kondisi institusi sampai saat ini serta prospek dan kecenderungankecenderungan yang dianggap perlu untuk menunjukkan kapasitas dan atau
kinerja institusi selama rentang waktu tertentu.
2.2.5. Arsip
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau
warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan
menerapkan
kebijaksanaan
dan
sistem
tertentu
yang
dapat
dipertanggungjawabkan (Basir Barthos 2009).
Kearsipan adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya (The Liang Gie 2000). Arsip merupakan keseluruhan dokumendokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi
diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah seorang dari
pejabat-pejabatnya sepanjang dokumen-dokumen itu di maksudkan untuk berada
di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat itu.
Dapat dikatakan bawah aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah
menyimpan warkat, tetapi tujuannya yang utama ialah menemukan kembali secara
cepat sesuatu warkat yang diperlukan.
2.2.6. Black Box Testing
Dalam pengujian perangkat lunak ada dua yaitu white box testing dan black
box testing. Dari kedua metode itu, pada skripsi dipilih menggunakan black box
testing karena dianggap lebih tepat dibanding white box testing. Perangkat lunak
memerlukan seperangkat tes untuk pencarian kesalahan fungsi-fungsi dalam
aplikasi sehingga dalam hal ini black box testing lebih sesuai. Pengujian ini
digunakan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi dalam perangkat lunak sudah
sesuai dengan yang diharapkan.
Menurut Roger S. Pressman (2010), black box testing berfokus pada
persyaratan fungsional perangkat lunak yang memungkinkan engineer untuk
memperoleh input yang sepenuhnya akan melaksanakan persyaratan fungsional
untuk sebuah program. Black box testing berusaha untuk menemukan kesalahan
dalam kategori berikut:
1. Fungsi yang tidak benar atau fungsi yang hilang.
2. Kesalahan antarmuka.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
4. Kesalahan kinerja.
5. Kesalahan inisialisasi dan pemutusan kesalahan.
2.2.7. Arsitektur Perangkat Lunak
Dalam mengembangkan aplikasi diperlukan perangcangan arsitektur
perangkat lunak yang bertujuan untuk menggambarkan bagaimana sistem
dikembangkan dan dijalankan. Arsitektur perangkat lunak pada aplikasi dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Arsitektur Perangkat Lunak
2.2.8. Unified Markup Languange (UML)
Unified Markup Languange (UML) merupakan bahasa pemodelan secara
grafis yang digunakan untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun,
dan mendokumentasikan seluruh rancangan aplikasi perangkat lunak. Penggunaan
model UML bertujuan untuk mengidentifikasikan bagian-bagian yang termasuk
dalam lingkup sistem di dalam aplikasi. Model UML yang dipakai dalam
pengembangan aplikasi penjualan dan pembelian antara lain adalah Use Case
Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram.
a. Use Case Diagram
Use Case Diagram mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih
actor dengan sistem yang dibuat. Dapat dikatakan Use Case digunakan untuk
mengetahui fungsi yang ada di dalam sistem dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Simbol-simbol yang digunakan
dalam use case diagram dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2.
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram
NO
Gambar
Nama Gambar
Keterangan
Merupakan fungsionalitas
1.
Use Case
yang
disediakan
sistem
sebagai unit yang bertukar
pesan dengan actor.
Merupakan
dari
2.
abstraction
orang
yang
mengaktifkan fungsi dari
Actor
target
sistem
merupakan
orang
dan
yang
berinteraksi dengan use
case.
Digambarkan dengan garis
3.
tanpa
Association
panah
yang
mengindikasikan
siapa
yang beriinteraksi secara
langsung dengan sistem.
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram (lanjutan)
NO
Gambar
Nama Gambar
Keterangan
Mengindikasikan siapa yang
4.
Generalization
berinteraksi
secara
pasif
dengan sistem.
Mengidentifikasi
5.
hubungan
antar dua use case dimana satu
Inclu
( Studi Kasus di Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik UMY )
Skripsi
untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S-1
Diajukan Oleh:
SINTA ADIYASA
NIM: 20120140089
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
2016
PRAKATA
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahirabbil’alamin puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT yang telah memberikan nikmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Manajemen Arsip Borang
Berbasis Desktop Aplikasi”.
Berbagai usaha dan upaya telah penulis lakukan untuk menyelesaikan
penyusunan skripsi ini, karena keterbatasan kemampuan penulis, maka penulis
meminta maaf apabila terdapat kesalahan pemilihan kata, susunan penulisan dan
sistematika pembahasan. Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat
bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya. Tidak lupa
penulis
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
proses penelitian dan penyusunan skripsi ini, diantaranya:
1. Bapak Haris Setyawan, S.T., M.Eng. selaku pembimbing utama yang telah
membimbing penulis dengan kesabaran dan ketulusan dalam pengembangan
sistem.
2. Mbak Aprilia Kurnianti, S.T., M.Eng. selaku pembimbing pendamping yang
telah meluangkan waktu dan sangat sabar membimbing penulis dalam
pembuatan skripsi.
3. Bapak Asroni, S.T., M.Eng. selaku dosen penguji yang bersedia meluangkan
waktu untuk memberikan kritik dan saran kepada penulis dalam pembuatan
skripsi.
4. Bapak Muhammad Helmi Zain Nuri, S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi
S1 Teknik Informatika yang memberikan izin kepada penulis untuk belajar.
5. Segenap dosen dan pengajar di Jurusan Teknik Informatika Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
6. Staff Tata Usaha Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
7. Rekan seperjuangan Jurusan Teknik Informatika 2012.
iv
v
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN I ........................................................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN II ...................................................................................... iii
PRAKATA ........................................................................................................................ iv
PERNYATAAN....................................................................Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI.................................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ xi
INTISARI ....................................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1.
Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2.
Perumusan Masalah ............................................................................................ 5
1.3.
Batasan Masalah ................................................................................................. 5
1.4.
Tujuan Penelitian ................................................................................................ 5
1.5.
Manfaat Penelitian .............................................................................................. 5
1.6.
Sistematika Penulisan ......................................................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ........................................ 8
2.1.
Tinjauan Pustaka ................................................................................................. 8
2.2.
Landasan Teori.................................................................................................... 9
2.2.1.
Pengertian Akreditasi ..................................................................................
2.2.2.
Tujuan dan Manfaat Akreditasi Prodi Sarjana.........................................
2.2.3.
Satandar Akreditasi Program Studi Sarjana ..............................................
2.2.4.
Borang .......................................................................................................
2.2.5.
Arsip..........................................................................................................
2.2.6.
Black Box Testing......................................................................................
2.2.7.
Arsitektur Perangkat Lunak ......................................................................
2.2.8.
Unified Markup Languange (UML)..........................................................
2.2.9.
Basis Data .................................................................................................
2.2.10.
MySQL .....................................................................................................
2.2.11.
SQLite JDBC .............................................................................................
2.2.12.
Bahasa Pemograman Java .........................................................................
vii
2.2.13.
NetBeans ...................................................................................................
2.2.14.
IReport ......................................................................................................
2.2.15.
Aplikasi .....................................................................................................
2.2.16.
Aplikasi Desktop .......................................................................................
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ..................................................................... 33
3.1.
Alat dan Bahan .................................................................................................. 33
3.1.1.
Alat............................................................................................................
3.1.2.
Bahan ........................................................................................................
3.2.
Alur Penelitian .................................................................................................. 34
3.3.
Analisis Kebutuhan ........................................................................................... 35
3.4.
Rancangan ......................................................................................................... 35
3.4.1.
Activity Diagram .......................................................................................
3.4.2.
Use Case Diagram ....................................................................................
3.4.3.
Class Diagram...........................................................................................
3.4.4.
Entity Relationship Diagram .....................................................................
3.4.5.
Kamus Data Database ..............................................................................
3.4.6.
Rancangan Antar Muka ............................................................................
3.5.
Pengujian........................................................................................................... 62
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 63
4.1.
Database ........................................................................................................... 63
4.1.1.
4.2.
Definisi Database ......................................................................................
Antar Muka ....................................................................................................... 67
4.2.1.
Halaman Login ..........................................................................................
4.2.2.
Halaman Utama.........................................................................................
4.2.3.
Halaman Standar 1 ....................................................................................
4.2.4.
Halaman Standar 2 ....................................................................................
4.2.5.
Halaman Standar 3 ....................................................................................
4.2.6.
Halaman Standar 4 ....................................................................................
4.2.7.
Halaman Standar 5 ....................................................................................
4.2.8.
Halaman Standar 6 ....................................................................................
4.2.9.
Halaman Standar 7 ....................................................................................
4.2.10.
Halaman Isi Poin .......................................................................................
viii
4.2.11.
Halaman Add File Lampiran .....................................................................
4.2.12.
Halaman User ...........................................................................................
4.2.13.
Halaman Log .............................................................................................
4.2.14.
Halaman Lupa Password ..........................................................................
4.2.15.
Halaman Change Password ......................................................................
4.3.
Pengujian........................................................................................................... 82
4.4.
Pembahasan....................................................................................................... 91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 92
5.1.
Kesimpulan ....................................................................................................... 92
5.2.
Saran ................................................................................................................. 92
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 93
LAMPIRAN..................................................................................................................... 94
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Arsitektur Perangkat Lunak ...........................................................22
Gambar 3.1 Metode Waterfall ...........................................................................34
Gambar 3.2 Activity Diagram Pengarsipan Borang ..........................................36
Gambar 3.3 Use Case Daigram .........................................................................37
Gambar 3.4 Class Diagram Aplikasi User ........................................................38
Gambar 3.4 Class Diagram Data .......................................................................39
Gambar 3.6 ER Diagram ...................................................................................42
Gambar 3.7 Rancangan Antarmuka Halaman Login .........................................49
Gambar 3.8 Rancangan Antarmuka Halaman Menu Utama .............................50
Gambar 3 9 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 1 ...................................51
Gambar 3.10 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 2 .................................52
Gambar 3.11 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 3 .................................53
Gambar 3 12 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 4 .................................54
Gambar 3.13 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 5 .................................55
Gambar 3.14 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 6 .................................56
Gambar 3.15 Rancangan Antarmuka Halaman Standar 7 .................................57
Gambar 3.16 Rancangan Antarmuka Halaman Isi Poin ....................................58
Gambar 3.17 Rancangan Halaman Add File Lampiran.....................................59
Gambar 3.18 Rancangan Antarmuka Halaman User ........................................59
Gambar 3.19 Rancangan Antarmuka Halaman Lupa Password .......................60
Gambar 3.20 Rancangan Antarmuka Halaman Change Password ...................61
Gambar 3.21 Rancangan Antarmuka Halaman Log ..........................................61
Gambar 4.1 Database Aplikasi .........................................................................63
Gambar 4.2 Halaman Login ..............................................................................68
Gambar 4.3 Peringatan Jika User Salah ............................................................69
ix
Gambar 4.4 Peringatan Jika Password Salah ....................................................69
Gambar 4.5 Halaman Utama .............................................................................70
Gambar 4.6 Halaman Standar 1 .........................................................................71
Gambar 4.7 Halaman Standar 2 .........................................................................71
Gambar 4.8 Halaman Standar 3 .........................................................................72
Gambar 4.9 Halaman Standar 4 .........................................................................73
Gambar 4.10 Halaman Standar 5 .......................................................................73
Gambar 4.11 Halaman Standar 6 .......................................................................74
Gambar 4.12 Halaman Standar 7 .......................................................................75
Gambar 4.13 Halaman Isi Poin..........................................................................76
Gambar 4.14 Notifikasi Data Berhasil Disimpan ..............................................76
Gambar 4.15 Halaman Add File Lampiran .......................................................77
Gambar 4.16 Halaman User ..............................................................................78
Gambar 4.17 Halaman Log................................................................................79
Gambar 4.18 Report Log ...................................................................................79
Gambar 4.19 Halaman Lupa Password .............................................................80
Gambar 4.20 Peringatan Pertanyaan dan Jawaban Tidak Sesuai ......................81
Gambar 4.21 Halaman Change Password.........................................................81
Gambar 4.22 Peringatan Password Berhasil Diganti ........................................82
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram ..........................................23
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram (lanjutan)..........................24
Tabel 2.3 Simbol-simbol dalam Activity Diagram .............................................24
Tabel 2.4 Simbol-simbol dalam Activity Diagram (lanjutan).............................25
Tabel 3.1 Kamus Data Tabel User .....................................................................45
Tabel 3.2 Kamus Data Tabel Standar .................................................................45
Tabel 3.3 Kamus Data Tabel Lampiran 1 ..........................................................46
Tabel 3.4 Kamus Data Tabel Lampiran 2 ..........................................................46
Tabel 3.5 Kamus Data Tabel Lampiran 3 ..........................................................47
Tabel 3.6 Kamus Data Tabel lampiran 4 ............................................................47
Tabel 3.7 Kamus Data Tabel Hardfile ...............................................................48
Tabel 3.8 Kamus Data Tabel Log .......................................................................48
Tabel 4.1 Definisi Tabel User ............................................................................64
Tabel 4.2 Definisi Tabel Standar ........................................................................64
Tabel 4.3 Definisi Tabel Lampiran 1 .................................................................65
Tabel 4.4 Definisi Tabel Lampiran 2 .................................................................65
Tabel 4.5 Definisi Tabel Lampiran 3 .................................................................66
Tabel 4.6 Definisi Tabel lampiran 4 ...................................................................66
Tabel 4.7 Definisi Tabel Hardfile ......................................................................66
Tabel 4.8 Definisi Tabel Log ..............................................................................67
Tabel 4.9 Tabel Pengujian Aplikasi ...................................................................82
Tabel 4.10 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................83
Tabel 4.11 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................84
Tabel 4.12 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................85
Tabel 4.13 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................86
xi
Tabel 4.14 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................87
Tabel 4.15 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................88
Tabel 4.16 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................89
Tabel 4.17 Tabel Pengujian Aplikasi (lanjutan) .................................................90
xii
ABSTRACT
Accreditation is the assessment feasibility program in an education unit
based on the criteria that has been set. The university accreditation is implemented
within 5 years. In implementing the whole accreditation process in information
technology UMY, it must prepare borang to fulfill all the aspects which has been
measurement in evaluating and assessing the quality of information technology
program. That borang is the data for 4 years before accreditation.
The process of borang archive accreditation storage in information
technology UMY uses unsystematic wardrobe and file explorer that no password or
security so that it is risky from illegal action of the unwanted and dropbox. The
problem can be reduced by making an application capable to manage borang
archive accreditation in digital form. The method used in making application is
waterfall. Application desktop is created by using a java programming language
and mysql database. Based on testing result, it can be concluded the application
can manage borang archive accreditation so that it can store data in digital form
and systematize with security system.
Keywords: desktop application, archive, accreditation, borang
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pendidikan adalah segala upaya yang direncanakan untuk mempengaruhi
orang lain baik individu, kelompok atau masyarakat sehingga mereka melakukan
apa yang diharapkan oleh pelaku pendidikan (Notoadmodjo 2003). Menurut
Peraturan Pemerintah No.60 tahun 1999, menjelaskan bahwa Perguruan tinggi
merupakan pendidikan pada jalur pendidikan sekolah pada jenjang yang lebih
tinggi dari pada pendidikan menengah di jalur pendidikan sekolah. Perguruan tinggi
merupakan salah satu lembaga yang secara formal diserahi tugas dan tanggung
jawab mempersiapkan mahasiswa sesuai dengan tujuan pendidikan nasional, yaitu
mengisi kebutuhan masyarakat akan tersedianya tenaga ahli yang terampil dengan
tingkat dan jenis kemampuan yang sangat beragam. Di dalam Perguruan Tinggi
sendiri terdapat beberapa fakultas yang di dalamnya mencakup jurusan serta
program studi yang diminati oleh peserta didiknya. Dengan adanya program studi
tersebut, maka seorang mahasiswa akan lebih fokus untuk mempelajari sesuatu
yang dirasa menjadi bakat keahliannya. Program studi merupakan program yang
mencakup kesatuan rencana kerja sebagai penyelenggaraan pendidikan yang
diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar peserta didik dapat
menguasai pengetahuan, keterampilan dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum.
Sebagai acuan pengembangan, setiap program studi dan fakultas diminta untuk
membuat sebuah rencana pengembangan program studi, dan evaluasi menjadi
bagian perencanaan tersebut. Salah satu faktor yang melatarbelakangi seseorang
memilih suatu program studi adalah kualitas dari program studi tersebut. Kualitas
suatu program studi dapat dilihat melalui akreditasi dari prodi tersebut. Program
studi dengan akreditasi yang baik akan menghasilkan lulusan yang berkualitas dan
tidak akan kesulitan dalam mencari kerja.
Menurut UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20
TAHUN 2003, Akreditasi adalah kegiatan penilaian kelayakan program dalam
satuan pendidikan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Akreditasi
merupakan hal yang sangat penting untuk peningkatan kualitas lembaga, kualitas
dosen, kualitas mahasiswa, dan peningkatan administrasi. Peningkatan kualitas
juga akan membawa konsekuensi pada peningkatan kuantitas sarana dan prasarana
dan fasilitas pendukung proses keberhasilan pembelajaran dan lainnya. Akreditasi
sendiri merupakan pengakuan terhadap perguruan tinggi atau program studi yang
menunjukan bahwa perguruan tinggi atau program studi tersebut dalam
melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya telah
memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi (BAN-PT). Penetapan akreditasi oleh BAN-PT dilakukan dengan menilai
proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran
suatu perguruan tinggi atau program studi yang merupakan tanggung jawab
perguruan tinggi atau program studi masing-masing.
Dalam melaksanakan keseluruhan proses akreditasi program studi terdapat
beberapa aspek yang perlu diperhatikan oleh pihak terkait. Aspek - aspek tersebut
yaitu standar akreditasi program studi yang digunakan sebagai tolok ukur dalam
mengevaluasi dan menilai mutu kinerja prodi sarjana. Prosedur akreditasi prodi
sarjana yang merupakan tahap yang harus dilakukan dalam rangka akreditasi.
Aspek selanjutnya yaitu instrument akreditasi prodi S1 yang digunakan untuk
menyajikan data sebagai bahan dalam menilai mutu yang disusun berdasarkan
standar akreditasi. Aspek yang terakhir adalah kode etik akreditasi prodi sarjana
yang merupakan aturan main untuk menjamin kelancaran proses akreditasi (BANPT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, 2008).
Standar akreditasi perguruan tinggi mencakup standar tentang komitmen
perguruan tinggi terhadap kapasitas institusional (institutional capacity) dan
komitmen terhadap efektivitas program pendidikan (educational effectiveness),
yang dikemas dalam tujuh standar akreditasi. Tujuh standar akreditasi tersebut yang
pertama yaitu mengenai visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian.
Kedua mengenai tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan
mutu. Ketiga mengenai mahasiswa dan lulusan. Keempat mengenai sumber daya
manusia. Kelima mengenai kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik.
Keenam mengenai pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi.
Sedangkan aspek yang terakir mengenai penelitian, pelayanan/pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi
Sarjana, 2008).
Evaluasi dan penelitian dalam rangka akreditasi program studi sarjana
dilakukan melalui tinjauan atau pemeriksaan oleh tim asesor yang terdiri dari para
pakar dalam berbagai bidang keilmuan dan praktisi yang memahami hakekat
penyelenggaraan atau pengelolaan program studi diploma. Data, berkas atau
dokumen yang berupa informasi serta penjelasan setiap standar yang diminta dalam
akreditasi program studi diploma dirumuskan dan disajikan dalam instrumen yang
berbentuk borang. Borang akreditasi adalah data yang berisi pendiskripsian dari
masing-masing aspek dalam proses akreditasi tersebut. Data atau dokumen yang
diperlukan dalam penyusunan borang adalah data selama 4 tahun sebelum
pengangkatan akreditasi, sehingga data lama (arsip) diharapkan masih ada dan
tersimpan dengan baik.
Di program studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta (UMY) hampir semua pengarsipan sudah disimpan melalui komputer
tetapi masih ada beberapa data yang masih disimapan didalam lemari dan map.
Karena dinilai lebih cepat dan juga lebih efisien akan tetapi penggunaan dan
pemanfaatan komputer di program studi Teknik Informatika UMY masih dapat
dioptimalkan lagi. Dikarenakan pada proses penyimpanan arsip borang akreditasi
di program studi Teknik Informatika UMY masih menggunakan File Explorer yang
tidak ada kata sandi atau pengaman sehingga riskan dari tindakan ilegal dari pihak
yang tidak diinginkan dan Dropbox.
Dari keterangan diatas terdapat berbagai macam masalah sehingga penilis
membuat aplikasi dengan nama “Manajemen Arsip Borang Berbasis Desktop
Aplikasi” yang diharapkan dapat membantu proses persiapan akreditasi di program
studi Teknik Informatika UMY.
1.2. Perumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
bagaimana merancang suatu sistem dengan mengembangkan sebuah aplikasi
pengarsipan berbasis dekstop application yang dapat digunakan sebagai alat
penyimpanan digital sehingga mengurangi jumlah kertas untuk penyimpanan arsip.
1.3. Batasan Masalah
Agar penulisan tugas akhir ini lebih terarah, permasalahan yang dihadapi
tidak terlalu luas, maka perlu dilakukan batasan masalah:
1. Pada penelitian ini penulis hanya membahas masalah yang berhubungan
dengan penyimpanan arsip borang akreditasi.
2. Informasi yang dihasilkan berupa data per standar yang kemudian di pecah
per poin dalam digital dan data letak penyimpanan hardfile jika ada.
3. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemograman java berbasis dekstop
application dengan NetBeans 8.0 sebagai software untuk pengembangan
aplikasi.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian adalah untuk membangun sebuah sistem aplikasi
yang dapat mengolah data arsip borang dengan menggunakan database sebagai
sistem penyimpanannya.
1.5. Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya
adalah sebagai berikut:
1. Bagi Peneliti
Penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan sistem
komputerisasi dalam pengarsipan.
2. Bagi Instansi
Untuk memberikan solusi dari permasalahan penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem Manajemen Arsip Borang Berbasis Java Aplikasi dalam
proses penyimpanan data-data penting dalam kurun waktu yang lama dan data
tidak akan hilang sehingga sangat membantu dan memudahkan pencarian data
jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi khalayak umum serta
dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem Manajemen
Arsip Borang Berbasis Java Aplikasi untuk penyimpanan arsip dengan model
komputerisasi.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika
penulisan
tugas
akhir
secara
garis
besar
diuraikan
sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab I menjelaskan mengenai latar belakang pemilihan tema, perumusan
masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat serta
sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
Bab II menjelaskan teori-teori yang menjadi acuan dalam penulis, yaitu
mulai dari penjelasan tentang teknologi, penjelasan tentang teori yang digunakan
dalam membangun aplikasi hingga pada database yang digunakan.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab III berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi, analisis sistem
yang sedang berjalan pada aplikasi apakah sesuai dengan metode pembangunan
perangkat lunak yang digunakan. Selain itu terdapat juga rancangan antarmuka
untuk aplikasi.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab IV menjelaskan mengenai implementasi sistem dan hasil pengujian
sistem yang telah dibuat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab V menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran yang dibutuhkan dari
hasil penelitian yang telah dibuat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1.
Tinjauan Pustaka
Berkaca dari pesatnya laju perkembangan teknologi modern, system
pengarsipan akan lebih efektif jika menggunakan sistem komputerisasi. Sistem ini
akan membuat pengolahan dokumen yang efisien dan penyimpanan dokumen yang
lebih aman.
Sunandar, Bambang Eka Purnama, Gesang Kristianto Nugroho (2012)
membuat sebuah jurnal yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan Pada MTs
Negeri Gembong Kab. Pati Berbasis Multiuser”. Jurnal tersebut bertujuan untuk
menghasilan sistem informasi kearsipan berbasis multiuser di MTs Negeri
Gembong Kab. Pati dan menghasilkan sistem informasi kearsipan digital dengan
data terpusat. Pada jurnal tersebut pembuatan sistem menggunakan Visual Basic.
Pembuatan aplikasi mengenai sistem informasi pengarsipan juga sudah
pernah dilakukan sebelumnya dalam skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem
Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan
Php dan MySQL”. Skripsi tersebut bertujuan untuk memperbaiki sistem
sebelumnya yang masih manual dan yaitu semua data surat masuk dan keluar
diarsipkan pada satu tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku
besar. Perancangan sistem tersebut menggunakan metode SSAD (Structured
Systems Analisis and Design). Sedangkan pembuatan aplikasi tersebut
menggunakan MySQL sebagai database dan Php sebagai media pembuatan
tampilan aplikasi (Junidar 2012).
Aplikasi pengarsipan serupa juga pernah dibuat dalam skripsi yang berjudul
“Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Tata Usaha Menggunakan Metode
Agile di MTs Arrosyidin Secang Magelang”. Pembuatan aplikasi pada skripsi ini
menggunakan bahasa pemograman Php dan MySQL sebagai databasenya.
Sedangkan untuk pengembangan sistemnya menggunakan metode agile (Lukman
Hasan 2014).
Dari ketiga penelitian sebelumnya, aplikasi yang dibuat hanya berupa
pencatatan arsip keluar dan masuk, belum dapat menyimpan file yang diarsipkan
kedalam sistem. Berdasarkan kekurangan dari penelitian sebelumnya maka penulis
menambahkan fitur-fitur sebagai berikut:
1. Sistem dapat menyimpan data arsip kemudian dapat mengexport kedalam
bentuk pdf file.
2. Sistem dapat menyimpan file arsip kemudian dapat diunduh kembali.
3. Sistem menyimpan letak penyimpan hardfile arsip jika ada secara rinci mulai
dari letak lemari, rak, dan warna map.
4. Sistem dapat menampilkan history aplikasi untuk melihat aktivitas pengguna.
2.2.
Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Akreditasi
Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan
kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh
organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Bentuk penilaian mutu
eksternal yang lain adalah penilaian yang berkaitan dengan akuntabilitas,
pemberian izin, pemberian lisensi oleh badan tertentu. Ada juga pengumpulan data
oleh badan pemerintah bagi tujuan tertentu, dan survei untuk menentukan peringkat
(ranking) perguruan tinggi.
Berbeda dari bentuk penilaian mutu lainnya, akreditasi dilakukan oleh pakar
sejawat dan mereka yang memahami hakekat pengelolaan program studi atau
perguruan tinggi sebagai Tim atau Kelompok Asesor. Keputusan mengenai mutu
didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang
ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar sejawat (judgments
of informed experts). Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang
disiapkan oleh institusi perguruan tinggi yang akan diakreditasi yang diverifikasi
melalui kunjungan para pakar sejawat ke tempat kedudukan perguruan tinggi.
Akreditasi merupakan suatu proses dan hasil. Sebagai proses, akreditasi
merupakan suatu upaya BAN-PT untuk menilai dan menentukan status mutu
program studi di perguruan tinggi berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan.
Sebagai hasil, akreditasi merupakan status mutu perguruan tinggi yang diumumkan
kepada masyarakat (BAN-PT, Standar dan Prosedur Akreditasi, 2008).
2.2.2. Tujuan dan Manfaat Akreditasi Prodi Sarjana
BAN-PT adalah lembaga yang memiliki kewenangan untuk mengevaluasi
dan menilai, serta menetapkan status dan peringkat mutu program studi berdasarkan
standar mutu yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tujuan dan manfaat
akreditasi program studi adalah sebagai berikut:
1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi
standar mutu yang ditetapkan oleh BAN-PT dengan merujuk pada standar
nasional pendidikan yang termaktub dalam Peraturan Pemerintah No. 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, sehingga mampu memberikan
perlindungan bagi masyarakat dari penyelenggaraan program studi yang tidak
memenuhi standar yang ditetapkan itu.
2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan
mempertahankan mutu yang tinggi
3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer
kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan
dari badan atau instansi yang lain.
Mutu program studi merupakan cerminan dari totalitas keadaan dan
karakteristik masukan, proses, keluaran, hasil, dan dampak, atau layanan atau
kinerja program studi yang diukur berdasarkan sejumlah standar yang ditetapkan
itu (BAN-PT, Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana, 2008).
2.2.3. Satandar Akreditasi Program Studi Sarjana
Standar akreditasi adalah tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi
program studi sarjana. Suatu standar akreditasi terdiri atas beberapa parameter
(elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan
menetapkan mutu dan kelayakan program studi sarjana untuk menyelenggarakan
program-programnya.
Asesmen kinerja program studi sarjana didasarkan pada pemenuhan tuntutan
standar akreditasi. Dokumen akreditasi program studi sarjana yang dapat diproses
harus telah memenuhi persyaratan awal (eligibilitas) yang ditandai dengan adanya
izin penyelenggaraan program studi sarjana dari pejabat yang berwenang.
Standar akreditasi program studi sarjana mencakup komitmen program studi
sarjana untuk memberikan layanan prima dan efektivitas pendidikan yang terdiri
atas tujuh standar seperti berikut:
1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu penyelenggaraan dan strategi
program studi untuk meraih masa depan. Strategi dan upaya pewujudannya,
difahami dan didukung dengan penuh komitmen serta partisipasi yang baik
oleh seluruh pemangku kepentingannya. Seluruh rumusan yang ada mudah
difahami, dijabarkan secara logis, sekuen dan pengaturan langkah-langkahnya
mengikuti alur fikir (logika) yang secara akademik wajar. Strategi yang
dirumuskan didasari analisis kondisi yang komprehensif, menggunakan
metode dan instrumen yang sahih dan andal, sehingga menghasilkan landasan
langkah-langkah pelaksanaan dan kinerja yang urut-urutannya sistematis,
saling berkontribusi dan berkesinambungan. Kesuksesan di salah satu subsistem berkontribusi dan ditindaklanjuti oleh sub-sistem yang seharusnya
menindaklanjuti. Strategi serta keberhasilan pelaksanaannya diukur dengan
ukuran-ukuran yang mudah difahami seluruh pemangku kepentingan, sehingga
visi yang diajukan benar-benar visi, bukan mimpi dan kiasan (“platitude”).
Keberhasilan
pelaksanaan
misi
menjadi
cerminan
pewujudan
visi.
Keberhasilan pencapaian tujuan dengan sasaran yang memenuhi syarat
rumusan yang baik, menjadi cerminan keterlaksanaan misi dan strategi dengan
baik. Dengan demikian, rumusan visi, misi, tujuan dan strategi merupakan satu
kesatuan wujud cerminan integritas yang terintegrasi dari program studi dan
perguruan tinggi yang bersangkutan.
2. Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan mutu
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu tata pamong, kepemimpinan,
sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu program studi sebagai satu kesatuan
yang terintegrasi sebagai kunci penting bagi keberhasilan program dalam
menjalankan
misi
pokoknya:
pendidikan,
penelitian,
dan
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat. Tata pamong program studi harus
mencerminkan
pelaksanaan
“good
university
governance”
dan
mengakomodasi seluruh nilai, norma, struktur, peran, fungsi, dan aspirasi
pemangku kepentingan program studi. Kepemimpinan program studi harus
secara efektif memberi arah, motivasi dan inspirasi untuk mewujudkan visi,
melaksanakan misi, mencapai tujuan dan sasaran melalui strategi yang
dikembangkan. Sistem pengelolaan harus secara efektif dan efisien
melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengembangan
staf, pengarahan, dan pengawasan. Sistem penjaminan mutu harus
mencerminkan pelaksanaan continuous quality improvement pada semua
rangkaian sistem manajemen mutu (quality management system) dalam rangka
pemuasan pelanggan (customer satisfaction).
3. Mahasiswa dan Lulusan
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu mahasiswa dan lulusan. Program
studi harus memberikan jaminan mutu, kelayakan kebijakan serta
implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa maupun
pengelolaan lulusan sebagai satu kesatuan mutu yang terintegrasi. Program
studi harus menempatkan mahasiswa sebagai pemangku kepentingan utama
sekaligus sebagai pelaku proses nilai tambah dalam penyelenggaraan kegiatan
akademik untuk mewujudkan visi, melaksanakan misi, mencapai tujuan
melalui strategi-strategi yang dikembangkan oleh program studi. Program studi
harus berpartisipasi secara aktif dalam sistem perekrutan dan seleksi calon
mahasiswa agar mampu menghasilkan input mahasiswa dan lulusan bermutu.
Program studi harus mengupayakan akses layanan kemahasiswaan dan
pengembangan minat dan bakat. Program studi harus mengelola lulusan
sebagai produk dan mitra perbaikan berkelanjutan program studi. Program
studi harus berpartisipasi aktif dalam pemberdayaan dan pendayagunaan
alumni.
4. Sumber Daya Manusia
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu sumber daya manusia yang andal
dan mampu menjamin mutu penyelenggaraan program studi, melalui program
akademik sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Program studi harus
mendayagunakan sumber daya manusia yang meliputi dosen dan tenaga
kependidikan yang layak, kompeten, relevan dan andal. Dosen merupakan
sumber daya manusia utama dalam proses pembentukan nilai tambah yang
bermutu pada diri mahasiswa yang dibimbingnya, bagi bidang ilmu yang
diampunya, dan kesejahteraan masyarakat. Untuk menjamin mutu dosen dan
tenaga kependidikan yang bermutu baik, program studi harus memiliki
kewenangan dan pengambilan keputusan dalam seleksi, penempatan,
pengembangan karir
yang baik. Program studi harus memiliki sistem
monitoring dan evaluasi yang efektif untuk menjamin mutu pengelolaan
program akademik.
5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu kurikulum, pembelajaran, dan
suasana akademik untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik
di tingkat program studi. Kurikulum yang dirancang dan diterapkan harus
mampu menjamin tercapainya tujuan, terlaksananya misi, dan terwujudnya visi
program studi. Kurikulum harus mampu menyediakan tawaran dan pilihan
kompetensi dan pengembangan bagi pembelajar sesuai dengan minat dan
bakatnya. Proses pembelajaran yang diselenggarakan harus menjamin
pebelajar untuk memiliki kompetensi yang tertuang dalam kurikulum. Suasana
akademik di program studi harus menunjang pebelajar dalam meraih
kompetensi yang diharapkan.
Dalam pengembangan kurikulum program,
proses pembelajaran, dan suasana akademik, program studi harus kritis dan
tanggap terhadap perkembangan kebijakan, peraturan perundangan yang
berlaku, sosial, ekonomi, dan budaya.
6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu pembiayaan, sarana dan
prasarana,
serta
sistem
informasi
yang
mampu
menjamin
mutu
penyelenggaraan program akademik. Sistem pengelolaan pembiayaan, sarana
dan prasarana, serta
sistem informasi harus
menjamin kelayakan,
keberlangsungan, dan keberlanjutan program akademik di program studi. Agar
proses penyelenggaraan akademik yang dikelola oleh program studi dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien, program studi harus memiliki akses
yang memadai, baik dari aspek kelayakan, mutu maupun kesinambungan
terhadap pendanaan, prasarana dan sarana, serta sistem informasi. Standar
pendanaan, prasarana dan sarana serta sistem informasi merupakan elemen
penting dalam penjaminan mutu akreditasi yang merefleksikan kapasitas
program studi didalam memperoleh, merencanakan, mengelola, dan
meningkatkan mutu perolehan sumber dana, prasarana dan sarana serta sistem
informasi yang diperlukan guna mendukung kegiatan tridarma program studi.
Tingkat kelayakan dan kecukupan akan ketersediaan dana, prasarana dan
sarana serta sistem informasi yang dapat diakses oleh program studi sekurangkurangnya harus memenuhi standar kelayakan minimal. Program studi harus
terlibat dalam pengelolaan, pemanfaatan dan kesinambungan ketersediaan
sumber daya yang menjadi landasan dalam menetapkan standar pembiayaan,
prasarana dan sarana serta sistem informasi. Program studi harus berpartisipasi
aktif dalam penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan untuk
mencapai target kinerja yang direncanakan (pendidikan, penelitian dan
pelayanan/pengabdian kepada masyarakat). Program studi harus memiliki
akses yang memadai untuk menggunakan sumber daya guna mendukung
kegiatan tridarma program studi.
7. Penelitian, Pelayanan atau Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama
Standar ini adalah acuan keunggulan mutu penelitian, pelayanan dan/atau
pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama yang diselenggarakan untuk
dan terkait dengan pengembangan mutu program studi. Kelayakan penjaminan
mutu ini sangat dipengaruhi oleh mutu pengelolaan dan pelaksanaannya.
Sistem pengelolaan pendidikan, penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama harus terintegrasi dengan penjaminan mutu
program studi untuk mendukung terwujudnya visi, terselenggaranya misi,
tercapainya tujuan, dan keberhasilan strategi perguruan tinggi yang
bersangkutan.
Agar mutu penyelenggaraan akademik yang dikelola oleh
program studi dapat ditingkatkan secara berkelanjutan, dilaksanakan secara
efektif dan efisien, program studi harus memiliki akses yang luas terhadap
penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama,
internal maupun eksternal. Standar ini merupakan elemen penting dalam
penjaminan mutu akreditasi program studi yang merefleksikan kapasitas dan
kemampuan dalam memperoleh, merencanakan (kegiatan dan anggaran),
mengelola, dan meningkatkan mutu penelitian, pelayanan atau pengabdian
kepada masyarakat, dan kerjasama. Program studi harus berpartisipasi aktif
dalam pengelolaan, pemanfaatan dan kesinambungan penelitian, pelayanan
atau pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama pada tingkat perguruan
tinggi. Program studi memiliki akses dan mendayagunakan sumber daya guna
mendukung kegiatan penelitian, pelayanan atau pengabdian kepada
masyarakat, dan kerjasama (BAN-PT, Standar dan Prosedur Akreditasi, 2008).
2.2.4. Borang
Borang adalah alat untuk mengumpulkan dan mengungkapkan data dan
informasi yang digunakan untuk menilai kelayakan dan mutu institusi perguruan
tinggi. Penyusunan Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (selanjutnya
dalam naskah ini disebut borang) dilakukan sesuai dengan konsep dan falsafah
yang melandasi layanan akademik dan profesional perguruan tinggi, serta
manajemen perguruan tinggi. Uraian di bawah ini menjelaskan apa, mengapa dan
bagaimana menyusun borang tersebut. Borang adalah alat untuk mengumpulkan
dan mengungkapkan data dan informasi yang digunakan oleh BAN-PT untuk
menilai mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi. Penyusunan Borang
memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Institusi perguruan tinggi menyusun dokumen institusi secara komprehensif
dan terintegrasi yang menggambarkan hasil analisis dan evaluasi yang
dilakukan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Paparannya dilengkapi
dengan tabel-tabel, gambar, grafik, atau cara penyajian lain yang memberikan
gambaran tentang kondisi institusi sampai saat ini serta prospek dan
kecenderungan-kecenderungan yang dianggap perlu untuk menunjukkan
kapasitas dan atau kinerja institusi selama rentang waktu tertentu. Dalam
melakukan analisis tersebut, institusi memiliki kebebasan untuk menggunakan
metode analisis yang sesuai dengan keperluan.
2. Menggunakan pendekatan analisis, asesmen, dan evaluasi yang bersifat
kualitatif dan kuantitatif, mendalam (in-depth), komprehensif dan menyeluruh
(holistik), dinamik sehingga tidak hanya merupakan potret sesaat.
3. Didasarkan pada prinsip-prinsip kejujuran, etika, nilai-nilai dan norma
akademik serta mengungkapkan kesesuaian antara rencana kerja dan atau
penyelenggaraan program institusi dengan visi dan misi institusi.
4. Mengungkapkan interaksi antara standar dan eleman penilaian dan
keterkaitannya dengan misi dan tujuan institusi yang dicanangkan.
Penyusunan borang oleh institusi perguruan tinggi dilakukan melalui tahaptahap berikut:
1. Mengumpulkan data dan informasi
2. Menganalisis data dan informasi yang telah dikumpulkan
3. Mendeskripsikan elemen penilaian dalam tujuh standar yang ditetapkan.
4. Menyiapkan bukti pendukung sebagai lampiran borang, mengunakan tabeltabel, gambar, grafik, atau cara penyajian lain yang memberikan gambaran
tentang kondisi institusi sampai saat ini serta prospek dan kecenderungankecenderungan yang dianggap perlu untuk menunjukkan kapasitas dan atau
kinerja institusi selama rentang waktu tertentu.
2.2.5. Arsip
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau
warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan
menerapkan
kebijaksanaan
dan
sistem
tertentu
yang
dapat
dipertanggungjawabkan (Basir Barthos 2009).
Kearsipan adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya (The Liang Gie 2000). Arsip merupakan keseluruhan dokumendokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi
diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah seorang dari
pejabat-pejabatnya sepanjang dokumen-dokumen itu di maksudkan untuk berada
di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat itu.
Dapat dikatakan bawah aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah
menyimpan warkat, tetapi tujuannya yang utama ialah menemukan kembali secara
cepat sesuatu warkat yang diperlukan.
2.2.6. Black Box Testing
Dalam pengujian perangkat lunak ada dua yaitu white box testing dan black
box testing. Dari kedua metode itu, pada skripsi dipilih menggunakan black box
testing karena dianggap lebih tepat dibanding white box testing. Perangkat lunak
memerlukan seperangkat tes untuk pencarian kesalahan fungsi-fungsi dalam
aplikasi sehingga dalam hal ini black box testing lebih sesuai. Pengujian ini
digunakan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi dalam perangkat lunak sudah
sesuai dengan yang diharapkan.
Menurut Roger S. Pressman (2010), black box testing berfokus pada
persyaratan fungsional perangkat lunak yang memungkinkan engineer untuk
memperoleh input yang sepenuhnya akan melaksanakan persyaratan fungsional
untuk sebuah program. Black box testing berusaha untuk menemukan kesalahan
dalam kategori berikut:
1. Fungsi yang tidak benar atau fungsi yang hilang.
2. Kesalahan antarmuka.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.
4. Kesalahan kinerja.
5. Kesalahan inisialisasi dan pemutusan kesalahan.
2.2.7. Arsitektur Perangkat Lunak
Dalam mengembangkan aplikasi diperlukan perangcangan arsitektur
perangkat lunak yang bertujuan untuk menggambarkan bagaimana sistem
dikembangkan dan dijalankan. Arsitektur perangkat lunak pada aplikasi dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Arsitektur Perangkat Lunak
2.2.8. Unified Markup Languange (UML)
Unified Markup Languange (UML) merupakan bahasa pemodelan secara
grafis yang digunakan untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun,
dan mendokumentasikan seluruh rancangan aplikasi perangkat lunak. Penggunaan
model UML bertujuan untuk mengidentifikasikan bagian-bagian yang termasuk
dalam lingkup sistem di dalam aplikasi. Model UML yang dipakai dalam
pengembangan aplikasi penjualan dan pembelian antara lain adalah Use Case
Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram.
a. Use Case Diagram
Use Case Diagram mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih
actor dengan sistem yang dibuat. Dapat dikatakan Use Case digunakan untuk
mengetahui fungsi yang ada di dalam sistem dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Simbol-simbol yang digunakan
dalam use case diagram dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2.
Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram
NO
Gambar
Nama Gambar
Keterangan
Merupakan fungsionalitas
1.
Use Case
yang
disediakan
sistem
sebagai unit yang bertukar
pesan dengan actor.
Merupakan
dari
2.
abstraction
orang
yang
mengaktifkan fungsi dari
Actor
target
sistem
merupakan
orang
dan
yang
berinteraksi dengan use
case.
Digambarkan dengan garis
3.
tanpa
Association
panah
yang
mengindikasikan
siapa
yang beriinteraksi secara
langsung dengan sistem.
Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam Use Case Diagram (lanjutan)
NO
Gambar
Nama Gambar
Keterangan
Mengindikasikan siapa yang
4.
Generalization
berinteraksi
secara
pasif
dengan sistem.
Mengidentifikasi
5.
hubungan
antar dua use case dimana satu
Inclu