Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Dana Bantuan Pemerintah 26
3. Adanya perubahan pelaksanaan fisik di lapangan pekerjaan
tambah kurang sangat dimungkinkan terutama menyangkut realisasi RUK dan dapat dilaksanakan dengan syarat dilaporkan
serta mendapatkan persetujuan dari kuasa pengguna anggaran KPA pejabat pembuat komitmen PPK. Pelaksanaan bantuan
pemerintah dianggap selesai apabila pekerjaan lapangan telah seluruhnya dikerjakan sesuai dengan Pedoman Teknis yang
dilaksanakan menggunakan acuan RUK. Ketentuan umum bentuk laporan pertanggungjawaban keuangan dan fisik dituangkan dalam
bentuk Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan antara Ketua Kelompok Penerima Manfaat Bantuan pemerintah dan Koordinator
Lapangan Tim Teknis. Contoh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan sebagaimana lampiran 13
Setelah pekerjaan fisik dan keuangan bantuan pemerintah sudah dipertanggungjawabkan, kelompok lembaga penerima bantuan
mempunyai kewajiban untuk mengelola serta memanfaatkan fisik bantuan yang diterimanya serta sanggup melakukan pemeliharaan.
J. Pembuatan Laporan Pertanggungjaw aban
Pertanggungjawaban baik fisik maupun administrasi keuangan merupakan tahapan terakhir dalam rangka pelaksanaan bantuan
pemerintah melalui pola transfer uang. Secara umum ketentuan pertanggungjawaban yang benar adalah tercapainya fisik output
kegiatan serta dipenuhinya ketentuan adminsitrasi keuangan. Melalui pola transfer uang, pertanggungjawaban perlu disusun dengan
urutan arsip meliputi : 1.
SK Penetapan Penerima Bantuan pemerintah oleh PPK disahkan oleh KPA
2. Rencana Usulan Kegiatan RUK
Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Dana Bantuan Pemerintah 27
3. Naskah Perjanjian Kerjasama antara PPK dengan Ketua
Kelompok Unit Pengelola Keuangan Penerima Bantuan pemerintah.
4. Surat Permohonan Pencairan Dana Bantuan pemerintah dari Ketua
Kelompok Penerima Bantuan kepada Kuasa Pengguna Anggaran KPA Kepala Dinas Pertanian Provinsi.
5. Bukti penarikan pencairan dana bantuan pemerintah oleh Ketua
Kelompok Unit Pengelola Keuangan dalam bentuk copy buku tabungan.
6. Bukti pembelanjaan dana bantuan pemerintah dalam bentuk bon,
kuitansi serta bukti sah lainnya. 7.
Bukti pelaksanaan pekerjaan fisik dalam bentuk dokumentasi dan foto-foto lengkap sebelum, sedang dan sesudah pekerjaan
lapangan. 8.
Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Fisik. 9.
Berita Acara Serah Terima Pengelolaan Paket Bantuan pemerintah. Dokumen pertanggungjawaban tersebut di atas dibuat dalam bendel file,
dokumen asli diserahkan ke KPA melalui Koordinator Lapangan Tim Teknis, sedangkan copy dokumen disimpan oleh PPK dan Ketua Kelompok.
Dalam rangka pertanggungjawaban keuangan hal yang terpenting untuk disampaikan adalah:
Apabila terdapat revisi RUKK, maka harus jelas perihal yang dilakukan revisi perubahan antara lain terkait dengan:
Kemungkinan perubahan uraian kegiatan pembelanjaan.
Kemungkinan perubahan jumlah satuan pembelanjaan.
Kemungkinan perubahan harga satuan pembelanjaan.
Perlu juga di buat tabel realisasi pembelanjaan secara lengkap sesuai dengan bukti-bukti pembelanjaan berupa nota bon kuitansi.
