TA : Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Istana Accu.

TUGAS AKHIR

Nama : Oei Hay Liang NIM : 08.41010.0061 Program : S1 ( Strata Satu ) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vi

PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam bidang jual beli Akumulator. PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga) cabang yang terletak di seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru, Sidoarjo, Jawa Timur. Pada proses pencatatan transaksi penjualan yaitu merekap nota penjualan dan penerimaan barang ini ke buku rekap harian manager banyak menemukan ketidaksesuaian antara nota dan buku rekap harian. Sehingga manager tidak bisa memonitor kegiatan penjualan secara valid.

Berdasarkan permasalahan tersebut akan dibuat sebuah sistem informasi penjualan dengan penempatan database pada kantor pusat. Sehingga manager pusat dapat mengontrol dan mengevaluasi kinerja keseluruhan secara real time dan menghasilkan laporan perbandingan omzet, laporan penjualan produk dan laporan periodik pesanan penjualan.

Sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu dapat memusaktkan transaksi penjualan pada semua Point Of Sales perusahaan, selain itu sistem informasi penjualan dapat menghasilkan informasi perbandingan omzet antar cabang perusahaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi penjualan dan mengevaluasi penjualan yang memiliki omzet tertinggi.

Kata kunci : Sistem Informasi Penjualan, Penjualan, Usaha Dagang, Point Of

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xiiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 6

2.2 Antarmuka atau interface ... 7

2.3 Penjualan ... 8

2.4 Konsep dasar basis data ... 15

2.4.1 Database ... 15

2.4.2 Sistem basis data ... 16

2.4.3 Database Management Sistem ... 18

x

2.7.1 White Box Testing ... 23

2.7.2 Black Box Testing ... 23

2.8 Testing dan Implementasi Sistem ... 24

2.8.1 Model Two-Tier ... 24

2.9 LogMeIn Hamachi 2.1.0.210 ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 26

3.1 Analisis Sistem ... 26

3.2 Perancangan Sistem ... 32

3.2.1 Blok Diagram ... 32

3.2.2 Context Diagram ... 36

3.2.3 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 37

3.2.4 Data Flow Diagran ... 38

3.2.5 Entity Relationship Diagram ... 45

3.2.6 Struktur Tabel ... 47

3.2.7 Desain Interface Input / Output ... 54

3.2.8 Desain Uji Coba ... 68

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 76

4.1 Implementasi ... 76

4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 76

4.1.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 76

4.1.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 77

xi

4.1.2.1 Halaman Login ... 80

4.1.2.2 Form Master Customer ... 81

4.1.2.3 Form Master Barang ... 83

4.1.2.4 Form Transaksi Penjualan ... 84

4.1.2.5 Form Transaksi Retur Penjualan ... 85

4.1.2.6 Form Transaksi Pelunasan Piutang ... 87

4.1.2.7 Form Informasi Penjualan ... 88

4.1.2.8 Form Informasi Retur Penjualan ... 88

4.1.2.9 Form Informasi Piutang... 89

4.1.2.10 Form Informasi Pelunasan Piutang ... 90

4.1.2.11 Form Informasi Kartu Kas ... 91

4.1.2.12 Form Informasi Stok ... 88

4.1.2.13 Form Informasi Aktivitas User... 92

4.1.2.14 Form Laporan Perbandingan Omzet ... 93

4.1.2.15 Form Laporan Penjualan Produk ... 95

4.1.2.16 Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 97

4.1.2.17 Saldo Piutang Setiap Pelanggan ... 99

4.1.2.18 Form Cetak Faktur Penjualan ... 99

4.1.2.19 Form Tabel Umur Piutang ... 100

4.2 Uji Coba dan Evaluasi Sistem ... 101

4.2.1 Uji Coba ... 101

xii

5.2 Saran ... 123 DAFTAR PUSTAKA ... 124 LAMPIRAN ... 125

xiii

Tabel 3.1 Struktur Tabel T0Customer ... 47

Tabel 3.2 Struktur Tabel T2Satuan ... 48

Tabel 3.3 Struktur Tabel T5Stok ... 49

Tabel 3.4 Struktur Tabel T6Penjualan ... 49

Tabel 3.5 Struktur Tabel T7Penjualan ... 50

Tabel 3.6 Struktur Tabel T6Piutang ... 51

Tabel 3.7 Struktur Tabel T6PelunasanPiutang ... 51

Tabel 3.8 Struktur Tabel T7PelunasanPiutang ... 52

Tabel 3.9 Struktur Tabel T6ReturPenjualan ... 52

Tabel 3.10 Struktur Tabel T7ReturPenjualan ... 52

Tabel 3.11 Struktur Tabel T6PenerimaanBarang ... 53

Tabel 3.12 Struktur Tabel T7PenerimaanBarang ... 53

Tabel 3.13 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Penjualan ... 57

Tabel 3.14 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Retur Penjualan ... 59

Tabel 3.15 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Piutang ... 60

Tabel 3.16 Fungsi Obyek Desain Form Transaksi Pelunasan Piutang ... 61

Tabel 3.17 Fungsi Obyek Desain Form Informasi ... 63

Tabel 3.18 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Perbandingan Omzet ... 64

Tabel 3.19 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Penjualan Produk ... 65

Tabel 3.20 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan 67

Tabel 3.21 Desain Uji Coba Halaman Login ... 69

xiv

Tabel 3.25 Data Penjualan 89 Cibubur ... 71

Tabel 3.26 Desain Uji Coba Form Laporan Perbandingan Omzet ... 71

Tabel 3.27 Parameter Form Laporan Penjualan Produk ... 72

Tabel 3.28 Desain Uji Coba Form Laporan Penjualan Produk ... 72

Tabel 3.29 Parameter Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 73

Tabel 3.30 Desain Uji Coba Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 74

Tabel 3.31 Desain Uji Coba Pengujian Piutang Perusahaan ... 75

Tabel 4.1 Tabel Uji Coba Halaman Login ... 102

Tabel 4.2 Tabel Uji Coba Form Laporan Perbandingan Omzet ... 112

Tabel 4.3 Tabel Uji Coba Form Laporan Penjualan Produk ... 115

Tabel 4.4 Tabel Uji Coba Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 116

xv

Gambar 3.1 Document Flow Penjualan Barang pada PT. Istana Accu ... 27

Gambar 3.2 Document Flow Penagihan Piutang pada PT. Istana Accu ... 28

Gambar 3.3 Document Flow Retur Penjualan Barang pada PT. Istana Accu . 29 Gambar 3.4 Blok Diagram Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu ……….. 32

Gambar 3.5 Blok Diagram Koneksi Jaringan ... 35

Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada PT Istana Accu ……….. 36 Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu ……….. 38 Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0 ... 39

Gambar 3.9 DFD level 1 Penjualan ... 41

Gambar 3.10 DFD level 1 Retur Penjualan ... 42

Gambar 3.11 DFD level 1 Pelunasan Piutang ... 43

Gambar 3.12 DFD level 1 Pembuatan Laporan ... 44

Gambar 3.13 CDM (Conceptual Data Model) ... 45

Gambar 3.14 PDM (Physical Data Model) ... 46

Gambar 3.15 Desain Halaman Login ... 54

Gambar 3.16 Desain Form Utama ... 55

Gambar 3.17 Desain Form Master ... 56

Gambar 3.18 Desain Form Transaksi Penjualan ... 58

Gambar 3.19 Desain Form Transaksi Retur Penjualan ... 59

Gambar 3.20 Desain Form Transaksi Piutang ... 61

xvi

Gambar 3.24 Desain Form Laporan Penjualan Produk ... 66

Gambar 3.25 Desain Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 68

Gambar 4.1 Topologi Client-Server Sistem Informasi Penjualan Pada PT Istana Accu ……….. 75

Gambar 4.2 Setting Company ... 79

Gambar 4.3 Halaman Login ... 80

Gambar 4.4 Form Utama ... 81

Gambar 4.5 Form Master Customer ... 81

Gambar 4.6 Form Master Barang ... 83

Gambar 4.7 Form Transaksi Penjualan ... 84

Gambar 4.8 Form Transaksi Retur Penjualan ... 85

Gambar 4.9 Form Pengecekan Kondisi Barang ... 86

Gambar 4.10 Form Item Barang Retur ... 86

Gambar 4.11 Form Pelunasan Piutang ... 87

Gambar 4.12 Form Informasi Penjualan ... 88

Gambar 4.13 Form Informasi Retur Penjualan ... 89

Gambar 4.14 Form Informasi Piutang ... 90

Gambar 4.15 Form Informasi Pelunasan Piutang ... 91

Gambar 4.16 Form Informasi Kartu Kas ... 91

Gambar 4.17 Form Informasi Stok ... 92

Gambar 4.18 Form Informasi Aktivitas User ... 93

Gambar 4.19 Form Laporan Perbandingan Omzet ... 94

xvii

Gambar 4.22 Form Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 97

Gambar 4.23 Form Drill Down Periodik Pesanan Penjualan ... 98

Gambar 4.24 Saldo Piutang Setiap Pelanggan ... 99

Gambar 4.25 Faktur Penjualan ... 100

Gambar 4.26 Form Tabel Umur Piutang ... 101

Gambar 4.27 Transaksi Toko Michael 3 Juni 2012 ... 104

Gambar 4.28 Transaksi Toko Michael 5 Juni 2012 ... 105

Gambar 4.29 Transaksi Bapak Budi 10 Juni 2012 ... 106

Gambar 4.30 Transaksi Bapak Budi 15 Juni 2012 ... 106

Gambar 4.31 Transaksi Bapak Budi 20 Juni 2012 ... 108

Gambar 4.32 Transaksi Bapak Anto 10 Juli 2012 ... 109

Gambar 4.33 Transaksi Bapak Anto 15 Juli 2012 ... 110

Gambar 4.34 Rekap Keseluruhan Penjualan ... 111

Gambar 4.35 Hasil Uji Coba Laporan Perbandingan Omzet ... 112

Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Laporan Penjualan Produk ... 113

Gambar 4.37 Hasil Uji Coba Laporan Penjualan Produk Cabang Waru ... 115

Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Laporan Periodik Pesanan Penjualan ... 117

Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Drill Down Periodik Pesanan Penjualan ... 118

Gambar 4.40 Transaksi Pertama Pengujian Piutang ... 120

Gambar 4.41 Transaksi Kedua Pengujian Piutang ... 120

xviii

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 125 Lampiran 2 Listing Program ... 126

1

1.1Latar Belakang Masalah

PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam bidang jual beli Akumulator. Akumulator adalah alat yang dapat menghasilkan energi listrik atau biasa disebut aki. Untuk kemudahan penyebutan istilah pada Tugas Akhir ini, selanjutnya Akumulator akan disebut aki.

PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga) cabang yang terletak di seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru, Sidoarjo, Jawa Timur. Jenis aki yang diperdagangkan meliputi semua jenis, tipe, dan ukuran, mulai dari aki yang diperuntukkan untuk kendaraan motor hingga aki yang dipergunakan untuk kapal. Perusahaan juga memperdagangkan jenis aki baru dan aki bekas. Saat ini pemilik perusahaan berada diluar negeri. Pemilik perusahaan dibantu oleh manager-manager cabang dalam mengolah perusahaan cabang. Setiap satu kantor cabang dipimpin oleh seorang manager. Setiap bulan para manager mengirimkan rekapitulasi transaksi perusahaan cabang yang dipimpinnya ke kantor pusat. Manager kantor pusat memberikan informasi omzet perusahaan kepada pemilik perusahaan melalui media telepon.

Penjualan pada PT. Istana Accu dapat dikategorikan sebagai penjualan yang konvensional. Pelanggan membeli barang kemudian dicatat pada nota penjualan. Hal yang dicatat adalah jumlah, nama barang, dan harga. Nota ini dicatat pada buku nota rangkap dua. Satu lembar diserahkan ke pelanggan dan satu lembar lagi disimpan untuk arsip. Demikian juga dengan proses pembelian

terjadi saat stok barang di rak gudang menipis. Barang-barang yang stoknya menipis ini dicatat untuk dibuatkan PO (Purchase Order). Tidak ada pertimbangan khusus dalam proses pemesanan barang. Jika jumlah barang di rak gudang sedikit, maka harus segera dipesan. Demikian kebijakan perusahaan saat ini. Ketika barang datang akan dicek kondisi fisik dan dihitung sesuai dengan surat jalan dari supplier, dan dicocokkan dengan arsip PO. Apabila telah sesuai maka barang akan dikirim ke gudang.

Karena ditulis manual, nota penjualan dan PO seringkali susah terbaca, bahkan tidak jarang hilang, rusak. Padahal ada proses pencatatan berikutnya yaitu merekap nota penjualan, PO, dan penerimaan barang ini ke buku rekap harian. Dari pengamatan penulis di lapangan, banyak ditemukan ketidak sesuaian antara nota dan buku rekap harian. Hal ini tentu sangat disesalkan, mengingat dampak dari pencatatan yang kacau ini manajemen tidak bisa memonitor aktivitas maupun kinerja perusahaan. Manager tidak mengetahui omzet perusahaan secara tepat. Omzet perusahaan digunakan manager untuk mengetahui kekayaan perusahaan dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan kinerja perusahaan di masa yang akan datang. Berdasarkan permasalahan tersebut, akan dibuat sebuah Sistem Informasi penjualan yang dapat menghasilkan informasi omzet perusahaan yang ada. Informasi omzet digunakan untuk menilai kinerja perusahaan.

1.2Rumusan Masalah

Dari uraian pada latar belakang masalah, maka perumusan masalahnya adalah sebagai berikut:

1. “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Penjualan antar

2. “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi yang dapat

menghasilkan laporan peringkat omzet pada PT. Istana Accu?” 1.3Batasan Masalah

Batasan masalah pada permasalahan ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Kasus yang digunakan adalah tiga cabang PT. Istana Accu.

2. Sistem informasi penjualan tidak membahas tentang pengiriman barang ke

pelanggan.

3. Tidak membahas tentang koneksi jaringan.

4. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan tools pemrograman Microsoft Visual

Basic .Net 2005 dan database Microsoft SQL Server 2005 Express.

1.4Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dibuatnya perangkat lunak ini adalah:

1. Menghasilkan sistem informasi Penjualan antar point of sales perusahaan dengan database terpusat.

2. Menghasilkan sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan peringkat

omzet dan informasi stok pada PT. Istana Accu.

1.5Manfaat

Penelitian ini diharapkan memiliki beberapa nilai manfaat penulisan, antara lain:

1. Pembuatan sistem informasi penjualan pada PT Istana Accu diharapkan dapat

membantu manager dalam memberikan informasi untuk kebutuhan manajemen perusahaan.

2. Dapat memberikan informasi kepada pemilik perusahaan tentang kinerja perusahaan.

1.6Sistematika Penulisan

Penulisan laporan Tugas Akhir ini diatur dan disusun secara sistematis kedalam lima bab. Lima bab tersebut terdapat penjelasan yang berbeda-beda, baik dari bab pertama sampai bab kelima. Untuk sistematika penulisan Tugas Akhir Sistem Informasi Penjualan pada PT. Istana Accu akan dijelaskan pada penjelasan berikut ini:

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat serta sistematika penulisan laporan Tugas Akhir sebagai ringkasan materi dari masing-masing bab. Dalam hal ini, masing-masing item harus saling berkaitan satu sama lain.

BAB II: LANDASAN TEORI

Bab ini membahas landasan teori membahas tentang konsep dan teori yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi tersebut. Teori-teori penunjang tersebut antara lain seperti pengertian sistem informasi, antar muka atau interface, penjualan, konsep dasar basis data, Structured Query Language (SQL), Data Flow Diagram (DFD), dan testing dan implementasi sistem.

BAB III: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ketiga analisis dan perancangan sistem membahas tentang analisa dan perancangan sistem yang akan dibuat secara jelas, lengkap, mudah dipahami, dan sesuai dengan perumusan masalah Tugas Akhir yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi penjualan antar perusahaan. Proses perencanaan

yang dilakukan antara lain membuat blok diagram sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu, context diagram sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu, diagram jenjang sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu, DFD, ERD, Struktur tabel, desain input output dan desain uji coba.

BAB IV: EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Bab keempat implementasi dan evaluasi membahas tentang implementasi dan pembahasan dari program yang telah dibuat. Pada tahap ini juga dilakukan evaluasi dan uji coba penjualan antar point of sales perusahaan, uji coba pengujian piutang dari sistem informasi yang telah dibuat untuk memastikan apakah program yang telah dibuat sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.

BAB V: PENUTUP

Bab kelima penutup adalah membahas tentang kesimpulan dari sistem informasi yang telah dibuat dan juga terdapat saran-saran yang diberikan untuk pengembangan sistem informasi di masa yang akan datang. Perlu diketahui bahwa kesimpulan yang dihasilkan tersebut harus sesuai dengan tujuan awal yang ingin dicapai.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1Pengertian Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,1999). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut (Jogiyanto, 1999).

Informasi dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data yang berbentuk huruf, simbol, alfabet dan sebagainya. Sistem informasi mempunyai elemen utama, yaitu data yang menyediakan informasi, prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi tersebut. Orang-orang dalam sistem informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data sehingga menghasilkan informasi dan menyebarkan informasi tersebut ke lingkungannya.

Model dasar sistem adalah masukan, pengolahan dan pengeluaran. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode sebelumnya. Oleh karena itu, dalam model sistem informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan.

2.2Antarmuka atau interface

Antarmuka juga dikenal dengan nama GUI (Graphical User Interface), yaitu program antarmuka yang berbasis grafis, dimana perintah-perintah tidak lagi diketik lewat keyboard, tetapi dengan cara melakukan interaksi langsung terhadap apa yang terlihat pada layar, yang sebenarnya merupakan suatu abstraksi dari suatu perintah kepada komputer agar komputer mengerjakan apa yang diinginkan.

Terdapat beberapa tipe komunikasi/ interaksi antara manusia dengan komputer, yaitu:

1. Dialog berbasis alami

Pengguna secara bebas dapat memberikan instruksinya. Dengan kebebasan yang dimiliki pengguna untuk memberikan sembarang instruksi komputer harus mampu untuk mengelola bahasa alami. Meskipun demikian, karena bahasa alami sering menimbulkan ambiguitas, maka dialog dengan bahasa alami tidak dapat diimplementasikan secara sempurna.

2. Sistem menu

Sistem menu dilakukan dengan memilih pilihan-pilihan yang tersedia pada layar tampilan, atau dengan meng-klik pilihan-pilihan dari menu pulldown yang tersedia, maka komputer akan memproses instruksi tersebut.

3. Form filling dialog

Pengguna seolah-olah mengisikan data kedalam formulir elektronik menggunakan keyboard.

4. Dialog berbasis icon

Tampilan layar menggunakan icon (gambar sederhana yang menunjukkan suatu aktivitas tertentu). Jadi dengan meng-klik gambar tersebut, maka komputer akan mengerjakan perintah dari maksud gambar tersebut.

5. Dialog berbasis jendela

Tampilan pada layar terdapat jendela, yaitu terdapat banyak bentuk empat persegi panjang dan dibatasi oleh suatu pembatas yang biasanya nampak. Hal ini memungkinkan pengguna untuk melihat banyak jendela yang berisi informasi yang dapat dilihat secara serempak.

6. Manipulasi langsung

Pengguna langsung berinteraksi pada objek yang ada pada layar tampilan dengan mengarahkan pointer yang ada dilayar, atau menekan tombol-tombol yang digambarkan pada layar tampilan.

7. Interaksi grafis

Pengguna seolah-olah berdialog dengan grafik yang dibuatnya. Pengguna mempunyai kelulusan mengubah gambar yang ada pada layar tampilan.

2.3Penjualan

Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Penjualan dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umumnya kepada beberapa pelanggan. Seperti halnya waktu membeli, ketika menjual perusahaan juga terikat dengan syarat jual beli tertentu. (Soemarso, 1992)

Pada waktu menjual, kadang-kadang perusahaan harus menerima pengembalian barang yang dijual tidak sesuai dengan permintaan pembeli. Penerimaan barang kembali yang telah dijual disebut penjualan retur (sales return), sedangkan pemberian potongan harga tersebut disebut pengurangan harga (sales allowances). Pada umumnya penjualan retur dan pengurangan harga dicatat pada suatu perkiraan yang disebut penjualan retur dan pengurangan harga (sales return and allowances). (Soemarso, 1992)

Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2010, 98), Proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi:

1. Konsumen memesan barang

2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke konsumen.

3. Perusahaan mengirim tagihan ke konsumen.

4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen.

Tidak semua perusahaan memiliki proses bisnis yang sama. Karakteristik barang atau jasa yang dijual serta pilihan kegiatan usaha mempengaruhi proses bisnis perusahaan tersebut.

Perusahaan membangun sistem informasi akuntansi dalam siklus penjualan dengan harapan agar:

1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat

waktu.

2. Konsumen membayar tepat waktu.

3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan

Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:

1. Menerima uang palsu dari pelanggan.

2. Kasir menggelapkan kas yang diterima pelanggan.

3. Perusahaan kehabisan stok, sehingga tidak bisa melayani pelanggan atau

terlambat dalam melayani pelanggan, yang berakibat perusahaan berisiko kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.

4. Lalai mengirim barang pesananan ke konsumen.

5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan

(salah kirim produk).

6. Salah kirim jumlah produk.

7. Mengirim produk yang kualitas tidak bagus.

8. Mengirim produk ke konsumen yang salah.

9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di faktur yang salah, atau karena jenis produk di faktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke alamat yang salah).

10.Lalai tidak menagih konsumen.

11.Data konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal yang tidak dikehendaki

(misalnya ke tangan pesaing).

12.Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus, atau karena kerusakan hardware (misal harddisknya rusak).

13.Lapping. Lapping adalah kecurangan untuk mengambil uang yang diterima

dari konsumen A, kemudian pada saat konsumen lain (misal konsumen B) yang membayar, maka kas dari konsumen B akan dicatat sebagai penerimaan kas konsumen A. Demikian seterusnya, pada saat konsumen C melunasi

piutangnya, karyawan yang melakukan lapping akan mencatat penerimaan kas dari konsumen C sebagai penerimaan kas konsumen B. Jadi, karyawan mencuri uang dan menutupi kecurangannya dengan menunda merancang mencatat pelunasan piutang dari seorang konsumen.

Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk meminimalkan risiko-risiko tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk dapat mengawasi mutasi

persediaan. Informasi mutasi persediaan tersebut berguna untuk memantau produk yang laris dan disukai pelanggan dan agar persusahaan tidak kehabisan stok.

2. Setiap kali menerima pesanan dari pelanggan (baik melalui telepon, fax

ataupun email), perusahaan perlu membuat Surat Order Penjualan dan salah satu Surat Order Penjualan tersebut perlu dikirim kembali ke konsumen yang memesan. Surat Order Penjualan yang dikirim ke konsumen ini berguna untuk memastikan tidak adanya kesalahpahaman antara perusahaan dengan konsumen (barang apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan barang tersebut dibutuhkan, dan barang tersebut harus dikirim ke mana). Apabila terjadi kesalahpahaman, diharapkan bisa segera terselesaikan pada saat konsumen menerima copy dari Surat Order Penjualan.

3. Perusahaan perlu mengarsip Surat Order Penjualan berdasarkan tanggal janji pengiriman. Arsip ini berguna untuk memantau ketepatan waktu pengiriman ke pelanggan.

4. Perusahaan perlu mengarsip faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur. Arsip ini berguna untuk memudahkan bagian piutang menagih piutang konsumen yang telah jatuh tempo.

5. Jika perusahaan melayani retur, arsip faktur per tanggal jatuh tempo harus dilengkapi dengan nota retur terkait, sehingga bagan piutang memiliki informasi mengenai besarnya piutang masing-masing konsumen.

6. Jika perusahaan belum menggunakan aplikasi akuntansi dalam membuat

faktur, maka setelah faktur dibuat, perlu ada orang lain yang mengecek kebenaran perhitungan dalam faktur tersebut sehingga faktur yang diterima oleh konsumen sudah benar. Pengecekan ini berguna untuk memastikan tidak ada salah kalkulasi, jumlah dalam faktur sesuai dengan jumlah barang yang tertulis dalam delivery order, jenis barang yang tertera dalam faktur juga sesuai dengan jenis barang dalam delivery order, dan sebagainya.

7. Perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan tugas antara bagian yang

bertanggung jawab menagani penjualan (karyawan bagian penjualan dan karyawan bagian pengiriman barang), bagian yang bertanggung jawab menyimpan persediaan (karyawan bagian gudang barang jadi), bagian yang bertanggung jawab menyimpan kas (kasir), serta bagian yang bertanggung jawab mencatat data keuangan (bagian piutang). Pemisahan tugas ini perlu untuk meminimalkan kecurangan.

Kecurangan seperti lapping dapat terjadi jika wewenang untuk menerima kas dirangkap oleh karyawan yang juga berwenang mencatat piutang konsumen. Pemisahan tugas antara karyawan gudang yang bertugas menyiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen dengan karyawan bagian pengiriman berguna

untuk memastikan kebenaran jenis barang dan jumlah barang yang harus dikirim. Karyawan bagian pengiriman harus mengecek ulang barang yang telah disiapkan oleh karyawan gudang. Mengirim barang dengan benar sejak awal jauh lebih murah dibandingkan jika perusahaan harus mengirim ulang karena salah kirim.

8. Dokumen bernomor urut tercetak. Dokumen bernomor urut tercetak ini

berguna untuk memastikan kelengkapan data perusahaan. Dokumen bernomor urut akan berguna untuk memastikan bahwa semua penerimaan kas dari perusahaan maupun dari tagihan benar-benar diterima oleh perusahaan. Dokumen bernomor urut tercetak efektif sebagai alat pengendalian apabila urutan nomor dokumen dicek secara berkala. Jadi, tidak boleh ada nomor dokumen yang hilang. Dokumen yang tidak terpakai karena salah isi tidak boleh dirobek dan dibuang, tetapi harus diarsip dengan tulisan Salah Isi.

Sistem informasi penjualan diharapkan dapat menghasilkan informasi berupa:

1. Saldo piutang setiap konsumen. Informasi ini berguna untuk melakukan

penagihan. Informasi saldo piutang yang tidak valid akan berakibat timbulnya konflik dengan pelanggan.

2. Tabel umur piutang. Informasi ini berguna untuk menganalisis piutang

perusahaan, berapa besarnya piutang yang macet (sudah lewat tanggal jatuh tempo dan belum dilunasi) dibandingkan dengan piutang yang lancar.

3. Piutang yang hampir jatuh tempo. Informasi ini berguna untuk melakukan

4. Total penjualan setiap bulan. Informasi ini berguna untuk melihat kinerja perusahaan dari bulan ke bulan. Data historis dari bulan ke bulan bahkan dapat berguna untuk melihat trend penjualan.

5. Penjualan setiap lini produk. Informasi penjualan setiap lini produk berguna untuk membandingkan penjualan antar lini produk. Produk mana yang memenuhi selera pasar.

6. Penjualan setiap wilayah. Informasi ini berguna untuk memperbandingkan

penjualan antar wilayah.

Dalam Akuntansi lazim digunakan metode penentuan harga perolehan yang didasarkan pada aliran anggapan (bukan aliran fisik yang sesungguhnya), yaitu :

1. First-in, first-out (FIFO)

Metode FIFO menganggap bahwa barang yang terlebih dahulu dibeli akan dijual lebih dahulu. Dengan demikian harga perolehan barang yang lebih dahulu dibeli, dianggap akan menjadi harga pokok penjualan lebih dahulu juga.

2. Last-in, first-out (LIFO)

Metode LIFO didasarkan pada anggapan bahwa barang yang dibeli akan lebih akhir akan dijual atau dikeluarkan lebih dahulu. Dengan demikian harga perolehan barang yang dibeli lebih akhir akan dialokasikan lebih dahulu sebagai harga pokok penjualan.

3. Harga pokok rata-rata

Metode rata-rata didasarkan pada anggapan bahwa barang yang tersedia untuk dijual adalah homogin. Pada metode ini, pengalokasian harga pokok barang yang tersedia untuk dijual dilakukan atas dasar harga pokok rata tertimbang.

Perusahaan-perusahaan yang menjual barang dangangan yang harganya tidak terlalu mahal seperti obat, alat tulis, dan bahan makanan, biasanya menggunakan sistem persediaan pepetual. Ciri-ciri terpenting dalam sistem tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pembelian barang dengan dicatat dengan mendebet rekening persediaan,

bukan rekening pembelian.

2. Harga pokok penjualan dihitung untuk setiap transaki penjualan dan dicatat dengan mendebet rekening harga pokok penjualan, dan mengkreditkan rekening persediaan.

3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku pemandu

persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk tiap jenis barang yang ada dalam persediaan.

2.4Konsep Dasar Basis Data 2.4.1 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

2.4.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat 4 komponen pokok, yaitu :

1. Data

Data di dalam sebuah basis data dapat disimpan secara terintegerasi (integerated) dan data dapat dipakai secara bersama-sama (shared)

2. Hardware (Perangkat Keras)

Terdiri dari semua peralatan komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data

3. Software (Perangkat lunak)

Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data fisik pada basis data

4. User atau peakai

Pemakai basis data dibagi atas 3 klasifikasi, yaitu:

b. Programmer

c. End User

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas

data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang

tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.

6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus

akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Perangkat lunaknya mahal.

4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang

2.4.3 Database Management Sistem

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management Sistem (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

Fungsi dari DBMS adalah:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis

data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

2.5Structured Query Language (SQL)

Pada umumnya semua engine database (termasuk MySQL) mengadopsi bahasa standar SQL yaitu bahasa yang digunakan untuk memanipulasi dan memperoleh data dari sebuah database relasional. SQL membuat seorang developer atau administrator database melakukan hal-hal berikut:

a. Mengubah struktur sebuah database,

b. Mengubah pengaturan keamanan sistem,

c. Memberikan hak akses kepada pengguna untuk mengakses database atau tabel,

d. Memperoleh informasi dari database.

Perintah-perintah SQL secara umum dapat dikelompokkan menjadi lima macam, yaitu:

1. Data Definition Language (DDL)

Adalah perintah SQL yang digunakna untuk menjelaskan objek dari database. Dengan kata lain DDL digunakan untuk mendefinisikan kerangka database. Prinsipnya adalah:

a. Create: untuk membuat/menciptakan obyek database

b. Alter: untuk memodifikasi/mengubah obyek database

c. Drop: untuk menghapus obyek database

d. Obyek database yang dimaksud terdiri dari database, tabel, index, dan view

2. Data Manipulating Language (DML)

Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi database. SQL menyediakan 4 perintah DML:

a. Select: digunakan untuk mengambil data dari database

b. Delete: digunakan untuk menghapus data pada database

c. Insert: menambahkan data ke database

d. Update: memodifikasi data ke database

3. Security

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data. Antara lain terdiri atas:

a. Grant: memberi akses kepada user tertentu untuk akses ke database

b. Revoke: mencabut hak akses dari user

4. Integrity

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data. Contoh: recover table: untuk memperbaiki tabel pada database

5. Auxilliary

Adalah perintah-perintah pelengkap atau tambahan seperti: unload dan rename.

2.6 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram atau DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan suatu dokumentasi, mempartisi

atau membagi sistem ke dalam bagian–bagian yang lebih kecil dan lebih

sederhana. DFD fokus pada aliran dara dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Terdapat beberapa macam tentang DFD, sebagai berikut :

1. External Entity

External Entity merupakan suatu yang berada di luar sistem yang dapat berupa organisasi, orang, bagian lain ataupun sistem lain yang berada di lingkungan luar yang memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari sistem.

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda anak panah dan garisnya diberi nama aliran data yang bersangkutan. Aliran data yang dimaksudkan adalah aliran data yang masuk maupun yang keluar dari sistem.

3. Process

Process merupakan symbol yang dituliskan dan dikerjakan oleh sistem yaitu transformasi aliran data yang keluar. Satu process memiliki satu atau lebih input data yang menghasilkan satu atau lebih output data.

4. Data Store

Data Store ini digunakan untuk tempat penyimpanan data. Simbol ini digunakan untuk penyimpanan data-data yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.

2.7Testing dan Implementasi Sistem

Menurut Standar ANSI/IEEE 1059, testing adalah proses menganalisa suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (defects/error/bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur dari entitas software. Menurut Romeo (2003:3), testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk:

1. Verifikasi.

Apakah telah berlaku sebagaimana yang ditetapkan (menurut spesifikasi)?

2. Mendeteksi error.

3. Validasi.

Apakah spesifikasi yang ditetapkan telah memenuhi keinginan atau kebutuhan pengguna yang sebenarnya?

Menurut Romeo (2003:33), test case merupakan tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Metode testing ini dibagi menjadi dua, yaitu white box testing dan black box testing.

2.7.1White Box Testing

White box testing atau glass box testing atau clear box testing adalah suatu metode disain test case yang menggunakan struktur kendali dari disain prosedural. Metode disain test case ini dapat menjamin:

1. Semua jalur (path) yang independen/terpisah dapat dites setidaknya sekali tes.

2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah atau jalur yang benar.

3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya.

4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validasinya.

2.7.2Black Box Testing

Black box testing atau behavioral testing atau specification-based testing, input/output testing atau functional testing dilakukan tanpa sepengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari software.

Menggunakan black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan funsional pada suatu program. Kategori error dapat diketahui melalui black box testing, antara lain:

1. Fungsi yang hilang atau tidak benar.

2. Error dari antar-muka.

3. Error dari struktur data atau akses eksternal database.

4. Error dari kinerja atau tingkah laku.

2.8Client-Server

Menurut Yuswanto (2004:1), Dasar arsitektur Client-Server sebenarnya cukup sederhana yaitu komputer yang berbeda melakukan tugas yang berbeda, dan setiap komputer dapat dioptimalkan untuk suatu tugas tertentu. Dalam lingkungan networking, DBMS terdapat di dalam satu komputer. Namun banyak aplikasi yang mengakses database yang sama. Program yang meneriman dan melayani permintaan ini adalah DBMS. Sedangkan komputer yang menjalankan DBMS disebut dengan Server Database.

Pada arsitektur Client-Server, aplikasi dipecah-pecah ke dalam dua komponen utama yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan bersama. Komponen-komponen ini disebut dengan Tier (tingkat) dan setiap tingkat mengimplementasikan fungsi yang berbeda.

2.8.1 Model Two-Tier

Tingkat kedua pemograman client-server adalah Database Server (DBMS). Tingkatan ini memanipulasi obyek yang sangat kompleks yaitu database menawarkan tampilan yang sederhana dari database tersebut melalui OLE DB dan ADO. Model Two-Tier ini merupakan sebuah arsitektur yang sangat efisien untuk aplikasi database, tetapi tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Sebagian besar programmer mengembangkan aplikasi Two-Tier yang dijalankan pada LAN kecil. Dalam client-server, client-server yang cerdas bertanggung jawab untuk bagian dari aplikasi yang berinteraksi dengan user, termasuk logika bisnis dan komunikasi dengan server database. Tipe-tipe tugas yang terjadi pada client antara lain:

 Interaksi database

 Pengambilan dan modifikasi data

 Sejumlah aturan bisnis

 Penanganan kesalahan

Dalam sistem client-server, sebagian besar logika bisnis diterapkan dalam database. Pada server database yang berisi mesin database bertugas menangani:

 Manajemen data

 Keamanan

 Query, trigger, prosedur tersimpan

 Penanganan kesalahan

2.9LogMeIn Hamachi 2.1.0.210

Menurut Olzak (2008), LogMeIn Hamachi adalah aplikasi VPN (Virtual Private Network) yang dapat menghubungkan dua komputer dengan media internet dan melindunginya dengan standart enskripsi. LogMeIn Hamachi membuat sebuah channel pribadi antara kedua komputer.

26

3.1Analisis Sistem

PT. Istana Accu merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam bidang jual beli Akumulator. Akumulator adalah alat yang dapat menghasilkan energi listrik atau biasa disebut aki. Untuk kemudahan penyebutan istilah pada Tugas Akhir ini, selanjutnya Akumulator akan disebut aki.

PT. Istana Accu mempunyai 53 (lima puluh tiga) cabang yang terletak di seluruh Indonesia. Kantor Pusatnya berlokasi di Waru, Sidoarjo, Jawa Timur. Saat ini pemilik perusahaan berada diluar negeri. Pemilik perusahaan dibantu oleh manager-manager cabang dalam mengolah perusahaan cabang. Setiap satu kantor cabang dipimpin oleh seorang manager. Setiap bulan para manager mengirimkan rekapitulasi transaksi perusahaan cabang yang dipimpinnya ke kantor pusat. Kemudian manager kantor pusat mengolah data tersebut dan melaporkan keadaan pangsa pasar perusahaan, pendapatan perusahaan, dan kinerja cabang perusahaan kepada pemilik perusahaan.

Proses penjualan pada PT. Istana Accu dimulai dari pelanggan membeli barang kemudian dicatat pada faktur penjualan. Hal yang dicatat adalah jumlah, nama barang, dan harga. Faktur ini dicatat pada buku Fakur rangkap tiga. Faktur pertama adalah faktur berwarna putih yang diberikan kepada pelanggan ketika pelanggan melakukan pembayaran secara tunai. Faktur kedua adalah faktur bewarna merah yang diberikan kepada pelanggan ketika pelanggan membayar secara kredit. Faktur ketiga

adalah faktur bewarna kuning yang disimpan sebagai bukti pembelian pelanggan. Proses penjualan dimulai dari bagian penjualan menerima pesanan penjualan kemudian dilanjutkan dengan proses memeriksa stok, jika stok habis maka pesanan ditolak, jika stok tersedia proses dilanjutkan dengan menyiapkan barang dan mencetak faktur penjualan. Gambar 3.1 adalah document flow penjualan barang pada PT. Istana Accu.

Gambar 3.1 Document Flow Penjualan Barang pada PT. Istana Accu

Bagian Penjualan

Faktur Penjualan Pelanggan

Ya Tidak

Menyiapkan Barang

Faktur Penjualan

Stok Tersedia?

Selesai

Memeriksa Stok Barang

Faktur Penjualan Pesanan

ditolak

Membuat Faktur Penjualan Mulai

Pesanan Penjualan

Untuk proses penagihan piutang bagian akun PT. Istana Accu membuat nota penjualan yang digunakan untuk menagih piutang kepada pelanggan. Proses dimulai dari bagian akuntan menerima faktur penjualan yang bewarna putih dari bagian penjualan, kemudian akuntan akan memeriksa piutang perusahaan yang belum lunas terbayar dan menagih piutang pelanggan tersebut melalui media telepon. Gambar 3.2 adalah document flow proses penagihan piutang pada PT. Istana Accu.

Akuntan Mulai

Memeriksa Piutang Perusahaan

Diperiksa transaksi yang belum lunas dibayar

Membuat Nota Penjualan

Dapat memuat lebih dari satu transaksi penjualan

Selesai Faktur Penjualan

Membuat Nota Penjualan

Gambar 3.3 Document Flow Retur Penjualan pada PT. Istana Accu

Gambar 3.3 adalah document flow retur penjualan pada PT. Istana Accu. Retur penjualan pada PT. Istana Accu terjadi jika pelanggan menerima barang yang rusak atau terjadi kesalahan pengiriman barang. Proses dimulai dari pelanggan

Bagian Penjualan Pelanggan

Mulai Membawa

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

Menentukan Metode Pergantian Retur Penjualan

Memeriksa Kondisi Barang

Memenuhi Kondisi?

Ya

Tidak

Selesai

Tukar Barang? Ya

Tukar Uang? Tidak

Ya Penggantian

Barang

Penggantian Uang

A1

A1

Pengambilan Faktur Penjualan Faktur

Penjualan

Faktur Penjualan

membawa faktur penjualan. Faktur digunakan sebagai bukti penjualan dilakukan pada PT. Istana Accu. Setelah memeriksa faktur penjualan maka bagian penjualan memeriksa kondisi barang tersebut jika memenuhi kondisi maka retur penjualan disetujui. Jika aki yang di retur rusak karena disengaja maka barang tidak dapat diretur. Setelah memeriksa kondisi barang maka bagian penjualan menentukan metode retur penjualan. Terdapat dua metode dalam retur penjualan yaitu dengan penggantian uang atau dengan mengganti barang yang di retur menjadi barang baru. Jika diganti dengan uang maka faktur penjualan pelanggan diarsip sebagai bukti retur penjualan yang akan diberikan kepada bagian akuntan.

Pada awal tahun 2011 pemilik perusahaan dan manager pusat mengadakan rapat mengenai evaluasi kinerja perusahaan cabang selama ini. Dari hasil rapat tersebut terjadi penyusutan penjualan selama 3 (tiga) tahun terakhir. Selain itu masalah arus kas yang telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman dalam jangka pendek. Ketika pemilik perusahaan meminta keterangan lebih jelas mengenai masalah tersebut, manager pusat menjelaskan bahwa pesaing ternyata memberikan pelayanan yang lebih baik. Informasi tersebut didasarkan pada 2 (dua) pelanggan terbesarnya. Manager pusat mengakui bahwa manager tidak dapat mengidentifikasi siapa pelanggan terbesar PT. Istana Accu. Kemudian pemilik perusahaan bertanya tentang masalah arus kas perusahaan. Didapati bahwa banyak pelanggan yang belum melunasi piutang perusahaan. Akibatnya, PT. Istana Accu harus menambah pinjaman jangka pendek perusahaan. Pemilik perusahaan tidak mendapat informasi secara rinci mengenai kedua masalah tersebut.

Penulis melakukan analisa penyebab permasalahan tersebut dikarenakan output dari transaksi yang dihasilkan selama ini tidak menunjang untuk keputusan mengevaluasi dan mengontrol perusahaan secara relevan dan tepat waktu. Berdasarkan permasalahan tersebut akan dibuat sebuah sistem informasi penjualan dengan penempatan database pada kantor pusat. Sehingga manager pusat dapat mengontrol dan mengevaluasi kinerja keseluruhan secara real time.

Sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis pesanan penjualan dengan mengolah transaksi penjualan yang mempunyai input nama pelanggan, tanggal transaksi, jumlah barang yang dibeli, nama barang, dan harga menjadi sebuah laporan periodik pesanan penjualan. Laporan periodik pesanan penjualan berguna bagi manager cabang untuk mengevaluasi penjualan perusahaan. Hasil analisis pesanan penjualan juga dapat mencetak laporan penjualan produk. Laporan tersebut berguna membantu manager dalam menghindari kelebihan penumpukan persediaan yang mengakibatkan timbulnya biaya persediaan barang, sehingga mengurangi kas perusahaan. Selain itu sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis piutang pelanggan pada transaksi penjualan dengan mengolah input nominal piutang, nama pelanggan, termin piutang yang dapat menghasilkan informasi piutang yang digunakan oleh manager cabang untuk menagih pelanggan dengan jumlah yang valid.

Sistem informasi penjualan juga dapat menghasilkan laporan perbandingan omzet perbulan didapatkan dari hasil analisis omzet perusahaan dengan mengolah transaksi penjualan seluruh cabang dengan cara melakukan penjumlahan penjualan perbulan masing-masing cabang sehingga berguna untuk manager pusat dan pemilik perusahaan dalam melakukan penilaian peringkat cabang mana yang mempunyai

tingkat penjualan tertinggi sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan pemberian dana untuk renovasi perusahaan cabang untuk peningkatan penjualan mereka. Sistem informasi penjualan dapat melakukan analisis aktifitas user karena setiap transaksi yang dilakukan oleh user tercatat pada database. Sehingga manager cabang dapat melakukan kontrol terhadap tindakan apapun yang melibatkan dari pihak managemen seperti penambahan batas kredit pelanggan. Semua kegiatan aktifitas user harus dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dari jejak audit.

3.2Perancangan Sistem

Dari analisa sistem diatas, perancangan sistem akan dijelaskan sebagai berikut:

3.2.1Blok Diagram

Gambar 3.4 Blok Diagram Sistem Informasi Penjualan pada PT Istana Accu

Penjualan Maintenance

Data Master Admin

Data Pelanggan

Data Barang Informasi Pelanggan Data Transaksi Penjualan Pelanggan Informasi Penjualan Manager Owner Laporan periodik pesanan penjualan Laporan penjualan produk Pembuatan laporan omzet Pembuatan laporan peringkat barang Pembuatan Laporan Cabang A Cabang B Informasi Penjualan Cabang A Informasi Penjualan

Cabang B Pembuatan _laporan Piutang Saldo piutang setiap pelanggan Tabel umur piutang Pembuatan laporan customer Laporan perbandingan omzet perusahaan

Blok diagram sistem informasi penjualan secara umum. Proses dimulai dari bagian penjualan melakukan maintenance data master yang dibutuhkan sebelum program siap digunakan melakukan transaksi penjualan. Data tersebut meliputi data pelanggan, dan data barang. Data pelanggan adalah nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor telepon pelanggan, termin yang diberikan kepada pelanggan tersebut. Data barang yaitu nama barang, kode barang, merk, ukuran, dan warna barang. Data-data tersebut di maintenance dan digunakan pada transaksi penjualan pada PT. Istana Accu. Transaksi penjualan terdiri dari penjualan, retur penjualan, dan penagihan piutang dan pelunasan piutang.

Pada transaksi penjualan dibutuhkan data nama pelanggan, waktu proses penjualan, jumlah barang, satuan barang, nama barang, dan harga jual. Sedangkan pada transaksi retur penjualan dibutuhkan data pelanggan yang melakukan retur, waktu proses, jumlah barang yang akan diretur, satuan barang, nama barang, dan harga barang, metode yang akan digunakan untuk pergantian retur, potongan harga yang diberikan.

Transaksi pembuatan nota penjualan (penagihan piutang) dibutuhkan data nama customer, data transaksi penjualan yang ingin ditagih, dan waktu proses. Transaksi ini digunakan untuk mencetak nota penjualan untuk menagih piutang ke pelanggan. Transaksi pelunasan piutang sebagai tanda bahwa nota penjualan sudah dilunasi, data yang dibutuhkan adalah nama customer, waktu proses, dan nota penjualan yang sudah dilunasi.

Berdasarkan transaksi-transaksi tersebut akan diolah lagi pada proses pembuatan Laporan perbandingan omzet perbulan, Laporan penjualan produk, Laporan periodik pesanan pelanggan, Saldo piutang setiap pelanggan, tabel umur piutang, informasi piutang lunas. Laporan perbandingan omzet perbulan adalah laporan hasil penjualan PT. Istana Accu. Laporan perbandingan omzet perbulan menghitung total penjualan yang terjadi dari periode awal sampai periode yang ditentukan. Dapat dikelompokkan menjadi informasi harian, bulanan ataupun tahunan. Laporan disajikan dalam bentuk diagram lingkaran, diagram batang, dan diagram garis. Laporan-laporan tersebut juga disajikan berdasarkan per wilayah cabang. Sehingga memungkinkan bagi manager pusat dan pemilik perusahaan untuk melakukan perbandingan omzet percabang perusahaan. Dari Laporan perbandingan omzet perbulan dapat diperoleh informasi omzet tertinggi, yaitu nominal omzet tertinggi, tanggal diperoleh omzet tertinggi, nama perusahaan cabang yang memperoleh omzet tertinggi. Selain informasi omzet tertinggi, laporan omzet juga

menghasilkan informasi omzet terendah. Informasi–informasi tersebut adalah

nominal omzet terendah, tanggal diperoleh omzet terendah, nama cabang perusahaan yang memperoleh omzet terendah. Laporan perbandingan omzet perbulan juga menyediakan informasi rata-rata omzet, nominal total omzet, Marketing yang melakukan penjualan tertinggi, jumlah penjualan marketing, jumlah omzet marketing.

Informasi penjualan barang tertinggi digunakan untuk mengetahui barang terbanyak yang paling sering dijual, diretur, informasi yang didapat adalah nama barang, jumlah barang, nominal barang, kategori barang terbanyak. Informasi

penjualan barang tertinggi juga menampilkan transaksi jumlah dan nominal terbanyak. Laporan periodik pesanan pelanggan yaitu mengolah data customer dari setiap transaksi penjualan. informasi yang dihasilkan adalah informasi barang yang paling sering dipesan oleh pelanggan. Laporan Piutang digunakan untuk mengolah data piutang yang ada pada penjualan menjadi informasi piutang. Informasi piutang yang dihasilkan adalah informasi piutang yang sudah jatuh tempo, informasi piutang yang membayar sebagian, informasi piutang yang sudah lunas, informasi piutang yang belum lunas, informasi piutang yang terlambat membayar, dan informasi pemutihan piutang.

Gambar 3.5 Blok Diagram Koneksi Jaringan

Gambar 3.5 adalah topologi jaringan pada Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Istana Accu dimulai dari komputer-komputer pada cabang perusahaan dikoneksikan dengan modem wireless yang tersambung pada koneksi internet. Begitu juga dengan komputer server yang tersambung dengan koneksi internet dengan bantuan modem wireless. Dengan media internet, komputer pusat dengan komputer

Pusat Cabang 1

Cabang 2

Cabang 3

Cabang 4

Server Database Modem

Modem

Modem

Modem

Modem

Laptop Owner

cabang dapat terintegrasi. Komputer cabang membaca IP (Internet Protocol) yang ada di komputer server sehingga pertukaran data dapat terjadi antar unit. Untuk menjaga keamanan jaringan maka digunakan VPN (Virtual Private Network) yang bertujuan menyembunyikan IP public server dan membuat IP baru untuk komputer server. IP baru tersebut dibaca oleh komputer client untuk mengakses database yang ada di komputer server. Maka proses client-server dapat terjadi pada komputer pusat dan komputer cabang.

3.2.2 Context Diagram

Gambar 3.6 merupakan data flow diagram level konteks yang menggambarkan alur data pada sistem secara umum. Context Diagram dari sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu terdiri dari 4 (empat) entity, yaitu pelanggan, manager pusat, manager cabang, dan owner.

Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Istana Accu INFO STOK

DATA BARANG

T ABEL PIUT ANG SALDO PIUTANG SET IAP PELANGGAN LAPORAN PERIODIK PESANAN PENJUALAN

LAPORAN PENJ UALAN PRODUK DATA PELUNASAN PIUT ANG

NOT A PENJ UALAN INFO RETUR PENJ UALAN

F AKT UR PENJUALAN

LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERUSAHAAN PERBULAN

LAPORAN PENJ UALAN PRODUK LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERBULAN

DATA RET UR PENJUALAN PESANAN PELANGGAN

0

SIST EM INF ORMASI PENJ UALAN PADA

PT IST ANA ACCU

+

PELANGG AN

MANAGER PUSAT

OWNER MANAGER

CABANG SIST EM INFORM ASI

Pada waktu pesanan pelanggan masuk maka sistem akan memproses pesanan barang tersebut. Proses yang dilakukan adalah memeriksa stok barang yang dipesan. Jika pesanan masih ada maka sistem akan mencetak faktur penjualan dan diberikan kepada pelanggan. Faktur yang dicetak adalah faktur tiga rangkap. Faktur rangkap pertama bewarna putih yang diberikan jika pelanggan membeli secara tunai. Faktur rangkap kedua bewarna merah yang diberikan kepada pelanggan jika pelanggan membeli secara kredit. Faktur ketiga disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip transaksi penjualan. Pada saat terjadi pelunasan piutang bagian penjualan akan memberikan faktur penjualan rangkap pertama sebagai bukti pelunasan piutang. Dalam proses retur penjualan pelanggan memberi faktur penjualan kedalam sistem dan mencatat metode retur yang digunakan. Metode pertama adalah pergantian barang dan metode kedua adalah pergantian dengan uang. Jika metode pergantian barang yang dipilih maka barang yang rusak akan diganti dengan yang baru. Sedangkan jika metode pergantian uang maka barang yang rusak akan diganti dengan uang. Pada metode pergantian uang faktur penjualan yang asli akan disimpan oleh bagian penjualan untuk arsip retur penjualan.

3.2.3Diagram Berjenjang (HIPO)

Setelah membuat context diagram, tahap selanjutnya adalah membuat diagram berjenjang (HIPO). Diagram berjenjang yang digambarkan berupa hirearki seluruh proses yang ada pada sistem. Dengan adanya diagram berjenjang, alur proses yang ada pada sistem akan lebih teratur dan jelas. Proses yang ada pada sistem informasi penjualan terdiri dari 6 (enam) sub proses yang terdiri dari proses

penjualan, retur penjualan, penagihan piutang, pelunasan piutang, maintenance pembelian, dan proses pembuatan laporan. Proses penjualan dibagi menjadi 4 (empat) proses yaitu proses memeriksa customer, memeriksa piutang, memeriksa ketersediaan barang, dan mencetak faktur. Untuk proses retur penjualan dibagi menjadi 2 (dua) proses yaitu proses memilih item penjualan dan proses menyimpan data. Proses pelunasan piutang dibagi menjadi 2 (dua) proses yaitu mencatat piutang customer dan menyimpan data pelunasan. Untuk proses pembuatan laporan dibagi menjadi proses membuat laporan omzet, membuat laporan customer, membuat laporan peringkat barang, dan membuat laporan piutang. Gambar 3.7 merupakan diagram berjenjang sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu.

Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Penjualan pada PT. Istana Accu SISTEM INFORMASI

PENJUALAN PADA PT. ISTANA ACCU 0 PENJUALAN 1 RETUR PENJUALAN 2 PENAGIHAN PIUTANG 3 PELUNASAN PIUTANG 4 PEMBUATAN LAPORAN 5 MEMBUAT LAPORAN OMZET 5.1 MEMBUAT LAPORAN CUSTOMER 5.2 MEMBUAT LAPORAN PERINGKAT BARANG 5.3 MEMBUAT LAPORAN PIUTANG 5.4 MEMERIKSA CUSTOMER 1.1 MEMERIKSA PIUTANG 1.2 MEMERIKSA KETERSEDIAAN BARANG 1.3 MENCETAK FAKTUR 1.4 MEMILIH ITEM PENJUALAN 2.1 MENYIMPAN DATA 2.2 MENYIMPAN DATA PELUNASAN 4.2 MENCATAT PIUTANG CUSTOMER 4.1

3.2.4Data Flow Diagram

Setelah membuat context diagram dan diagram berjenjang, perancangan dilanjutkan dengan membagi context diagram menjadi proses-proses yang lebih kecil dan rinci sesuai dengan diagram berjenjang. Gambar 3.8 adalah data flow diagram level 0 sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu

Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0

[INFO STOK]

[DATA BARANG] [UPDATE STOK]

INFO DETIL PIUTANG INFO PIUTANG M ASUK

INFO DETIL KAS

INFO KAS MASUK

INFO STOK HABIS

INFO PESANAN DITOLAK

PIUTANG PELANGGAN

INFO DETIL RETUR INFO RETUR

DETIL PENJ UALAN PELANGGAN PENJ UALAN PELANGGAN INFO STOK DISIMPAN

INFO PELUNASAN PIUTANG

INFO POTONGAN PIUTANG DATA BARANG

[PESANAN PELANGGAN]

INFO PENAGIHAN PIUTANG

INFORM ASI PENJUALAN

INFO PENJ UALAN INFORM ASI CUSTOMER

INFO DETIL PELUNASAN PIUTANG INFO PELUNASAN PIUTANG [DATA PELUNASAN PIUTANG]

INFO DETIL PENAGIHAN INFO PENAGIHAN DISIMPAN

INFO STOK RETUR INFO STOK

[NOTA PENJUALAN]

UPDATE STATUS PELUNASAN PIUTANG INFO PENAGIHAN PIUTANG

INFO DETIL RETUR DISIMPAN INFO RETUR PENJ UALAN DISIMPAN

[INFO RETUR PENJUALAN]

[DATA RETUR PENJUALAN] INFO DETIL PENJ UALAN DISIMPAN

INFO PENJ UALAN DISIMPAN

[FAKTUR PENJ UALAN]

INFO PIUTANG INFORM ASI PIUTANG PELANGGA N PELANGG AN PELANGG AN PELANGG AN 1 T0Cus tomer

1 PENJ UALAN + 3 T6Penjualan 4 T7Penjualan 5 T6Piutang 2 RETUR PENJ UALAN + 6 T6ReturPenjuala n 7 T7ReturPenjuala n 3 PENAGIHAN PIUTANG + 5 T6Piutang 4 PELUNASAN PIUTANG + 5 T6Piutang PELANGG AN 8 T5Stok 8 T5Stok 9 T6NotaPenjualan 10 T7NotaPenjualan PELANGGA N 11 T6Pelunasan Piutang 12 T7Pelunasan Piutang 2 T2Satuan 5 T6Piutang 5 T6Piutang 8 T5Stok 3 T6Penjualan 4 T7Penjualan 3 T6Penjualan 4 T7Penjualan 5 T6Piutang PELANGGA N PELANGGA N 13 T6MutasiRek ening 14 T7MutasiRek ening 14 T7MutasiRek ening 13 T6MutasiRekeni ng SISTEM INFORM ASI PEM BELIAN

Gambar 3.8 Data Flow Diagram level 0 (lanjutan)

Ada beberapa proses yang dilakukan dalam proses penjualan sehingga proses penjualan perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci. DFD level 1 penjualan terdiri dari 4 (empat) proses utama yaitu proses memeriksa customer, proses memeriksa piutang, proses memeriksa ketersediaan barang, dan proses mencetak faktur. Sedangkan entitas yang terlibat adalah pelanggan. Tabel yang digunakan pada DFD level 1 penjualan terdapat 6 (enam) tabel yang terdiri dari Tabel T0Customer, T6Piutang, T2Satuan, T5Stok, T6Penjualan, dan 7Penjualan. Gambar 3.9 menggambarkan DFD level 1 penjualan.

[SALDO PIUTANG SETIAP PELANGGAN] [TABEL PIUTANG] [LAPORAN PERIODIK PESANAN PENJUALAN]

[LAPORAN PENJUALAN PRODUK] INFO PENAGIHAN

INFO NOTA PENJ UALAN

INFO DETIL PELUNASAN INFO PELUNASAN

[LAPORAN PERBANDINGAN OMZET PERUSAHAAN PERBULAN] [LAPORAN PENJUALAN PRODUK]

[LAPORAN PERBANDINGAN OMZET PERBULAN]

INFO DETIL RETUR INFO RETUR PENJ UALAN DIBACA

INFO STOK DIBACA INFO PIUTANG DIBACA INFO DETIL PENJ UALAN

INFO PENJ UALAN INFO BARANG

INFO CUSTOM ER

MANAGER PUSAT MANAGER PUSAT OWNER OWNER 5 PEM BUATAN LAPORAN +

1 T0Cus tomer

2 T2Satuan 3 T6Penjualan 4 T7Penjualan 5 T6Piutang 8 T5Stok 6 T6ReturPenjualan 7 T7ReturPenjualan 11 T6PelunasanPiutang 12 T7PelunasanPiutang 9 T6NotaPenjualan 10 T7NotaPenjualan OWNER MANAGER CABANG MANAGER CABANG MANAGER CABANG

Gambar 3.9 DFD level 1 Penjualan

Proses retur penjualan terdiri dari beberapa proses sehingga proses retur penjualan perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci. DFD level 1 retur penjualan terdiri dari 2 (dua) proses utama yaitu proses memilih item penjualan, dan proses menyimpan data. Entitas yang terlibat adalah pelanggan. Tabel yang digunakan pada DFD level 1 retur penjualan terdapat 5 (lima) tabel yang terdiri dari tabel T6Penjualan, T7Penjualan, T5Stok, T6Piutang, T6ReturPenjualan, T7ReturPenjualan. Gambar 3.10 menggambarkan DFD level 1 retur penjualan.

[INFO STOK HABIS] [INFO PESANAN DITOLAK]

INFO PESANAN PELANGGAN INFO PIUTANG PERUSAHAAN INFO PELANGGAN

[INFO STOK DISIM PAN] [INFORMASI PIUTANG]

[PESANAN PELANGGAN]

[INFORMASI CUSTOM ER]

[INFORMASI PENJ UALAN] [INFO PENJUALAN]

[INFO PIUTANG]

[FAKTUR PENJ UALAN]

[INFO DETIL PENJUALAN DISIMPAN] [INFO PENJUALAN DISIMPAN]

[DATA BARANG]

[INFO STOK]

PELANGG AN

3 T6Penjualan

4 T7Penjualan 5 T6Piutang 8 T5Stok 1 T0Cus tomer

PENAGIHAN PIUTANG RETUR PENJ UALAN PELANGG AN 1.3 MEMERIKSA KETERSEDIAAN BARANG 2 T2Satuan 1.4 MENCETAK FAKTUR 1.1 MEMERIKSA CUSTOM ER 1.2 MEMERIKSA PIUTANG 5 T6Piutang 8 T5Stok PELANGG AN PELANGG AN

Gambar 3.10 DFD level 1 Retur Penjualan

Proses pelunasan piutang terdiri dari beberapa proses sehingga proses pelunasan piutang perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci. DFD level 1 pelunasan piutang terdiri dari 2 (dua) proses utama yaitu proses mencatat pelunasan piutang customer dan menyimpan data pelunasan. Entitas yang terlibat adalah pelanggan. Tabel yang digunakan pada DFD level 1 pelunasan piutang

terdapat 3 (tiga) tabel yang terdiri dari tabel T6PelunasanPiutang,

T7PelunasanPiutang, dan T6Piutang. Gambar 3.10 menggambarkan DFD level 1 pelunasan piutang.

[INFO DETIL RETUR] [INFO RETUR]

INFO ITEM PENJUALAN [DETIL PENJUALAN PELANGGAN]

[PENJUALAN PELANGGAN]

[INFO POTONGAN PIUTANG] [INFO STOK RETUR]

[INFO RETUR PENJUALAN DISIMPAN] [INFO DETIL RETUR DISIMPAN]

[INFO RETUR PENJUALAN] [DATA RETUR PENJUALAN]

[INFORMASI PENJUALAN]

PELANGG AN

PELANGG AN

6 T6ReturPenjuala n 7 T7ReturPenjuala

n

8 T5Stok

PENJUALAN

2.1

MEMILIH ITEM PENJUALAN

5 T6Piutang

2.2 MENYIM PAN

DATA 3 T6Penjualan

4 T7Penjualan

3 T6Penjualan

Gambar 3.11 DFD level 1 Pelunasan Piutang

Proses pembuatan laporan terdiri dari beberapa proses sehingga proses pembuatan laporan perlu dibagi menjadi beberapa proses yang lebih kecil dan rinci. DFD level 1 pembuatan laporan terdiri dari 4 (empat) proses utama yaitu proses membuat laporan omzet, proses membuat laporan customer, proses membuat laporan peringkat barang, dan proses membuat laporan piutang. Entitas yang terlibat adalah manager dan owner. Tabel yang digunakan pada DFD level 1 pembuatan laporan terdapat 12(dua belas) tabel yang terdiri dari tabel T6Penjualan, T7Penjualan,

T0Customer, T2Satuan, T5Stok, T6ReturPenjualan, T7ReturPenjualan,

T6PelunasanPiutang, T7PelunasanPiutang, dan T6Piutang. Gambar 3.11

menggambarkan DFD level 1 pembuatan laporan.

PELUNASAN PIUTANG [PIUTANG PELANGGAN]

[INFO PELUNASAN PIUTANG] [INFO DETIL PELUNASAN PIUTANG] [INFO PELUNASAN PIUTANG]

[UPDATE STATUS PELUNASAN PIUTANG] [INFO PENAGIHAN PIUTANG]

[DATA PELUNASAN PIUTANG]

5 T6Piutang PELANGG

AN

11 T6Pelunasan Piutang

12 T7Pelunasan Piutang PENAGIHAN PIUTANG

4.1 MENCATAT PELUNASAN

PIUTANG CUSTOM ER

4.2 MENYIM PAN

DATA PELUNASAN

PELANGG AN 5 T6Piutang

Gambar 3.12 DFD level 1 Pembuatan Laporan

[SALDO PIUTANG SETIAP PELANGGAN]

[LAPORAN PERIODIK PESANAN PENJUALAN]

[TABEL PIUTANG] [LAPORAN PENJUALAN PRODUK]

[INFO PENAGIHAN] [INFO NOTA PENJUALAN]

[INFO DETIL PELUNASAN]

[INFO PELUNASAN]

[LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERBULAN]

[LAPORAN PERBANDINGAN OM ZET PERUSAHAAN PERBULAN]

[LAPORAN PENJUALAN PRODUK]

[INFO DETIL RETUR] [INFO RETUR PENJUALAN DIBACA]

[INFO STOK DIBACA]

[INFO PIUTANG DIBACA] [INFO BARANG] [INFO DETIL PENJUALAN]

[INFO PENJUALAN] [INFO CUSTOMER] 1 T0Customer 2 T2Satuan 3 T6Penjualan 4 T7Penjualan 5 T6Piutang 8 T5Stok 6 T6ReturPenjualan

7 T7ReturPenjuala_n

MANAGER PUSAT MANAGER PUSAT OWNER 5.1 MEMBUAT LAPORAN OMZET 5.2 MEMBUAT LAPORAN CUSTOM ER 5.3 MEMBUAT LAPORAN PERINGKAT BARANG 5.4 MEMBUAT LAPORAN PIUTANG 11 T6Pelunasan_Piutang

12 T7PelunasanPiutang 9 T6NotaPenjuala

n ₁₀ T7NotaPenjuala

n OWNER MANAGER CABANG MANAGER CABANG MANAGER CABANG

3.2.5Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mengidentifikasi data yang akan diambil, disimpan dan diambil kembali (retrieve) untuk keperluan-keperluan tertentu dalam mendukung kegiatan yang dilakukan oleh sistem. ERD juga digunakan untuk mengidentifikasi asal data yang dibutuhkan dan dilaporkan.

Dalam sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu, ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Gambar 3.13 merupakan Conceptual Data Model dari sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu.

Gambar 3.13 CDM (Conceptual Data Model)

Mempunyai Mempunyai Memiliki Mempunyai Mempunyai Mempunyai Melakukan Memiliki Mempunyai Mempunyai Mempunyai Melakukan T0Cus tomer IdCus tomer BadanUsaha NAMA Inisial Alamat KodePos Website1 Website2 Email1 Email2 Phone1 Phone2 Phone3 Phone4 Phone5 FaxPhone1 FaxPhone2 FaxPhone3 FaxPhone4 FaxPhone5 Termin Rekening Keterangan JenisKerjaSama VIP VIPNumber T2Satuan IdSatuan NAMA Barcode xLevel Ras io Lokasi Minimum Maksimum Gambar UseSerialNumber UseBeliMinimum BeliM inimum UseBeliA BeliA UseBeliB BeliB UseBeliC BeliC Status T6Penjualan IdPenjualan Diskon PPn Metode MetodeLain NominalM etodeLain Bayar StatusPenagihan Selis ih AntarCabang WaktuProses T7Penjualan IdDetilPenjualan JenisBarang Jumlah SN Harg a Diskon Vouc her T6Piutang IdPiutang Referensi Nominal JatuhTempo Keterangan Lunas WaktuProses T6PelunasanPiutang IdPelunasanPiutang Metode Referensi Keterangan WaktuProses T7PelunasanPiutang IdDetilPelunasanPiutang Nominal Potong an Synchronise T6ReturPenjualan IdReturPenjualan Metode Potong an WaktuProses T7ReturPenjualan IdDetilReturPenjualan JenisBarang Jumlah SN Harg a Keterangan Peng g antian Terg anti T5Stok Periode StokBaikAwal StokBaikAkhir StokBaikFisik StokBaikFinal StokBaikAdjus t StokBekasAwal StokBekasFisik StokBekasFinal StokBekasAdjus t StokRusakAwal StokRusakFisik StokRusakFinal StokRusakAdjust T6PenerimaanBarang IdPenerimaanBarang Faktur SuratJalan Diskon PPn Metode MetodeLain NominalM etodeLain T7PenerimaanBarang IdDetilPenerimaanBarang Jumlah SN Harg a DiskonDetil DiskonPersen DiskonNominal

Gambar 3.14 PDM (Physical Data Model)

Dengan melakukan generate Conceptual Data Model (CDM) diatas, maka akan diperoleh Physical Data Model (PDM). Terdapat 10 (sepuluh) buah tabel yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjualan. Tabel tersebut antara lain yaitu: T0Customer, T2Satuan, T5Stok, T6Penjualan, T7Penjualan, T6Piutang,

T6Pelunasan Piutang, T7Pelunasan Piutang, T6PenerimaanBarang,

IDSATUAN = IDSAT UAN

IDPENERIMAANBARANG = IDPENERIMAANBARANG IDCUSTOMER = IDCUSTOMER

IDSATUAN = IDSAT UAN

IDCUSTOMER = IDCUSTOMER

IDDETILPELUNASANPIUTANG = IDDETILPELUNASANPIUTANG

IDDETILPELUNASANPIUTANG = IDDETILPELUNASANPIUTANG

IDCUSTOMER = IDCUSTOMER IDSATUAN = IDSAT UAN

IDPENJUALAN = IDPENJUALAN

IDCUSTOMER = IDCUSTOMER

T0CUSTOMER IDCUSTOMER VARCHAR(20) BADANUSAHA VARCHAR(20) NAMA VARCHAR(200) INISIAL VARCHAR(20) ALAMAT VARCHAR(99999999) KODEPOS VARCHAR(20) WEBSITE1 VARCHAR(50) WEBSITE2 VARCHAR(50) EMAIL1 VARCHAR(50) EMAIL2 VARCHAR(50) PHONE1 VARCHAR(50) PHONE2 VARCHAR(50) PHONE3 VARCHAR(50) PHONE4 VARCHAR(50) PHONE5 VARCHAR(50) FAXPHONE1 VARCHAR(50) FAXPHONE2 VARCHAR(50) FAXPHONE3 VARCHAR(50) FAXPHONE4 VARCHAR(50) FAXPHONE5 VARCHAR(50) TERMIN INTEGER REKENING VARCHAR(50) KETERANGAN VARCHAR(99999999) JENISKERJASAMA VARCHAR(50) VIP DECIMAL(1) VIPNUMBER VARCHAR(50) T2SATUAN IDSATUAN VARCHAR(20) NAMA VARCHAR(200) BARCODE VARCHAR(50) XLEVEL INTEGER RASIO INTEGER LOKASI VARCHAR(50) MINIMUM INTEGER MAKSIMUM INTEGER GAMBAR VARCHAR(99999999) USESERIALNUMBER DECIMAL(1) USEBELIMINIMUM DECIMAL(1) BELIMINIMUM DECIMAL(8,2) USEBELIA DECIMAL(1) BELIA DECIMAL(8,2) USEBELIB DECIMAL(1) BELIB DECIMAL(8,2) USEBELIC DECIMAL(1) BELIC DECIMAL(8,2) STATUS DECIMAL(1) T6PENJUALAN IDPENJUALAN VARCHAR(20) IDCUSTOMER VARCHAR(20) DISKON DECIMAL(8,2) PPN INTEGER METODE VARCHAR(20) METODELAIN VARCHAR(20) NOMINALMETODELAIN DECIMAL(8,2) BAYAR DECIMAL(8,2) STATUSPENAGIHAN DECIMAL(1) SELISIH VARCHAR(20) ANTARCABANG VARCHAR(50) WAKTUPROSES DATE T7PENJUALAN IDDETILPENJUALAN VARCHAR(20) IDPENJUALAN VARCHAR(20) IDSATUAN VARCHAR(20) JENISBARANG VARCHAR(20) JUMLAH INTEGER SN VARCHAR(50) HARGA DECIMAL(8,2) DISKON DECIMAL(8,2) VOUCHER DECIMAL(1) T6PIUTANG IDPIUTANG VARCHAR(20) IDCUSTOMER VARCHAR(20) IDDETILPELUNASANPIUTANG VARCHAR(20) REFERENSI VARCHAR(20) NOMINAL DECIMAL(8,2) JATUHTEMPO DATE KETERANGAN VARCHAR(99999999) LUNAS DECIMAL(1) WAKTUPROSES DATE T6PELUNASANPIUTANG IDDETILPELUNASANPIUTANG VARCHAR(20) IDCUSTOMER VARCHAR(20) IDPELUNASANPIUTANG VARCHAR(20) METODE VARCHAR(20) REFERENSI VARCHAR(20) KETERANGAN VARCHAR(99999999) WAKTUPROSES DATE T7PELUNASANPIUTANG IDDETILPELUNASANPIUTANG VARCHAR(20) NOMINAL DECIMAL(8,2) POTONGAN DECIMAL(8,2) SYNCHRONISE VARCHAR(20) T6RETURPENJUALAN IDCUSTOMER VARCHAR(20) IDRETURPENJUALAN VARCHAR(20) METODE VARCHAR(20) POTONGAN DECIMAL(8,2) WAKTUPROSES DATE T7RETURPENJUALAN IDDETILRETURPENJUALAN VARCHAR(20) JENISBARANG VARCHAR(20) JUMLAH INTEGER SN VARCHAR(50) HARGA DECIMAL(8,2) KETERANGAN VARCHAR(99999999) PENGGANTIAN INTEGER TERGANTI DECIMAL(1) T5STOK IDSATUAN VARCHAR(20) PERIODE CHAR(7) STOKBAIKAWAL INTEGER STOKBAIKAKHIR INTEGER STOKBAIKFISIK INTEGER STOKBAIKFINAL INTEGER STOKBAIKADJUST INTEGER STOKBEKASAWAL INTEGER STOKBEKASFISIK INTEGER STOKBEKASFINAL INTEGER STOKBEKASADJUST INTEGER STOKRUSAKAWAL INTEGER STOKRUSAKFISIK INTEGER STOKRUSAKFINAL INTEGER STOKRUSAKADJUST INTEGER T6PENERIMAANBARANG IDPENERIMAANBARANG VARCHAR(20) FAKTUR VARCHAR(50) SURATJALAN VARCHAR(50) DISKON DECIMAL(8,2) PPN INTEGER METODE VARCHAR(20) METODELAIN VARCHAR(20) NOMINALMETODELAIN DECIMAL(8,2) T7PENERIMAANBARANG IDDETILPENERIMAANBARANG VARCHAR(20) IDPENERIMAANBARANG VARCHAR(20) IDSATUAN VARCHAR(20) JUMLAH INTEGER SN VARCHAR(50) HARGA DECIMAL(8,2) DISKONDETIL VARCHAR(50) DISKONPERSEN DECIMAL(8,2) DISKONNOMINAL DECIMAL(8,2)

T7PenerimaanBarang, T6ReturPenjualan, dan T7ReturPenjualan. Gambar 3.14 merupakan Physical Data Model dari sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu.

3.2.6Struktur Tabel

Struktur tabel menggambarkan tabel-tabel yang ada pada database beserta dengan tipe data dan kegunaanya. Struktur tabel dibawah ini merupakan struktur tabel yang dibutuhkan untuk sistem informasi penjualan pada PT. Istana Accu.

1. Tabel Master T0Customer

Primary Key : IdCustomer

Fungsi : Menyimpan data pelanggan

Tabel 3.1 Struktur Tabel T0Customer

Field Tipe Ukuran Constraint

IdCustomer Varchar 20 Primary Key

IdKota Varchar 50

BadanUsaha Varchar 20

Nama Varchar Max

Inisial Varchar 50

Alamat Varchar Max

KodePos Varchar 20

Website1 Varchar 50

Website2 Varchar 50

Email1 Varchar 50

Email2 Varchar 50

Phone1 Varchar 50

Phone2 Varchar 50

Phone3 Varchar 50

Phone4 Varchar 50

Phone5 Varchar 50

Field Tipe Ukuran Constraint

FaxPhone2 Varchar 50

FaxPhone3 Varchar 50

FaxPhone4 Varchar 50

FaxPhone5 Varchar 50

Termin Int -

Rekening Varchar Max

Keterangan Varchar Max

JenisKerjaSama Varchar 50

VIP Bit -

VIPNumber Varchar 50

KP Bit -

2. Tabel Master T2Satuan

Primary Key : IdSatuan

Fungsi : Menyimpan data satuan

Tabel 3.2 Struktur Tabel T2Satuan

Field Tipe Ukuran Constraint

IdSatuan Varchar 20 Primary Key

IdBarang Varchar 20 Foreign Key

Nama Varchar 50

Barcode Varchar 50

xLevel Varchar int

Rasio Varchar 50

Lokasi Varchar 50

Minimum BigInt -

Maksimum BigInt -

Gambar Varchar 50

UseSerialNumber Bit -

UseBeliMinimum Bit -

BeliMinimum Money -

UseBeliA Bit -

BeliA Money -

UseBeliC Bit -

BeliC Money -

3. Tabel T5Stok

Primary Key : Periode

Fungsi : Menyimpan stok barang

Tabel 3.3 Struktur Tabel T5Stok

Field Tipe Ukuran Constraint

Periode Char 7 Primary Key

IdSatuan Varchar 20 Foreign Key

StokBaikAwal BigInt -

StokBaikAkhir BigInt -

StokBaikFisik BigInt -

StokBaikFinal BigInt -

StokBaikAdjust BigInt -

StokBekasAwal StokBekasAkhir StokBekasFisik StokBekasFinal StokBekasAdjust StokRusakAwal StokRusakAkhir StokRusakFisik StokRusakFinal StokRusakAdjust

4. Tabel T6Penjualan

Primary Key : IdPenjualan

Fungsi : Menyimpan transaksi penjualan

Tabel 3.4 Struktur Tabel T6Penjualan

Field Tipe Ukuran Constraint

IdPenjualan Varchar 20 Primary Key

IdCustomer Varchar 20 Foreign Key

IdSalesman Varchar 20 Foreign Key

IdGudang Varchar 20 Foreign Key

Tabel 4.5 Tabel Uji Coba Pengujian Piutang

Nama Field Transaksi 1 Transaksi 2

Nama Customer Toko Ngagel Rungkut Alang

Tanggal Transaksi 9 Agustus 2012 1 Agustus 2012

Nama Barang Appolo 55D23R Appolo Hybird

N 100

Harga 609.000 1.037.000

Jumlah 1 1

Termin 8 hari 3 hari

Toko ngagel melakukan pembelian pada tanggal 9 Agustus 2012. Barang yang dibeli adalah Appolo 55D23R sejumlah 1 (satu) buah dengan harga Rp.609.000,- dengan termin pembelian selama 8 (delapan) hari. . Transaksi pertama dapat dilihat pada Gambar 4.40. Untuk transaksi kedua pelanggan Rungkut Alang melakukan pembelian pada tanggal 1 Agustus 2012 dengan nama barang Appolo Hybird N 100 dengan harga Rp.1.037.000,- sejumlah 1 buah dengan termin pembelian yaitu 3 (tiga) hari . Transaksi kedua dapat dilihat pada Gambar 4.41.

120

Gambar 4.40 Transaksi Pertama Pengujian Piutang

Dari hasil pengujian piutang pertama didapatkan pada informasi tabel umur piutang pelanggan ngagel mempunyai hutang kepada PT. Istana Accu yang belum jatuh tempo. Piutang akan diterima 8 (delapan) hari dari tanggal 9 Agustus 2012. Untuk piutang yang kedua yaitu pelanggan Rungkut Alang mempunyai keterlambatan pembayaran piutang dengan range antara 0 (nol) sampai 30 (tiga puluh) hari dari tanggal 1 Agustus 2012 sebesar Rp 1.037.000,-. Informasi umur piutang dapat dilihat pada Gambar 4.42.

122

4.2.2 Evaluasi Sistem

Pada bagian sub bab ini, akan dijelaskan tentang hasil evaluasi pada pembuatan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Istana Accu, apakah sesuai dengan tujuan awal atau belum. Tujuan awal yang diharapkan adalah untuk membangun sistem informasi penjualan antar point of sales perusahaan dan menghasilkan informasi laporan peringkat omzet dan informasi stok pada PT. Istana Accu. Hal ini memang sangat diharapkan untuk dapat membantu pemilik perusahaan dan manager pusat dalam menganalisa dan mengevaluasi perkembangan PT. Istana Accu.

Setelah dilakukan uji coba pada pembahasan sebelumnya dan menghasilkan bahwa sistem informasi penjualan tersebut telah sesuai dengan tujuan yang diharapkan dan hal itu bisa dilihat pada Tabel Uji Coba 4.1 sampai Tabel Uji Coba 4.6 yang menunjukkan hasil uji coba dari sistem informasi penjualan tersebut. Oleh karena itu, dari hasil uji coba tersebut pimpinan dapat menyimpulkan sistem informasi penjualan tersebut telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan, sehingga sistem informasi tersebut layak untuk dipakai saat ini dan masa yang akan datang. Akan tetapi, apabila akan dilakukan perkembangan aplikasi (Development System) alangkah baiknya jika dapat ditambahkan sistem informasi pembelian.

123 5.1 Kesimpulan

Pada proses pengembangan Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Istana Accu dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Penjualan ini dapat menghubungkan transaksi penjualan pada semua Point Of Sales perusahaan sehingga pemilik perusahaan dan manager pusat dapat mengontrol dan mengevaluasi penjualan perusahaan. 2. Sistem Informasi Penjualan dapat menghasilkan informasi perbandingan

omzet antar cabang perusahaan yang dapat digunakan untuk penilaian penjualan cabang dan menghasilkan informasi penjualan barang yang paling tinggi pada perusahaan.

5.2 Saran

Dalam pengembangan sistem informasi penjualan, khususnya untuk masa yang akan datang mungkin akan lebih baik apabila juga menyajikan sistem informasi pembelian pada PT. Istana Accu. Sehingga sistem dapat menangani penjualan dan pembelian perusahaan. Dengan adanya sistem informasi pembelian manager dapat melakukan evaluasi dan mengontrol keputusan pembelian perusahaan.

124

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan Zaki. 2004. Intermediate Accounting. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Diana, Anastasia., Setiawati, Lilis. (2010). Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto. 1999. Analisis dan Disain, Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Sistem informasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Kendall, K. E. & Kendall, J. E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid I. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data.Yogyakarta: ANDI.

Olzak, Tom. 2008. Hamachi Is Good News For SOHOs, But Not So Good For Enteprise. URL http://www.techrepublic.com/blog/security/hamachi-is-good-news-for-sohos-but-not-so-good-for-the-enterprise/686 , diakses 12 Juli 2012

Romeo. 2003. Testing dan Implementasi Sistem. Surabaya: STIKOM Surabaya. Soemarso S. R. 1999, Akuntansi Suatu Pengantar, PT. Rineka Cipta : Jakarta. Yuswanto. 2004. Pemograman Client-Server Microsoft Visual Basic 6.0 Jilid 1.