59
B. Analisis Masalah dan Solusi yang Diharapkan
Setelah mengetahui sistem yang selama ini berjalan, langkah selanjutnya adalah diskusi tanya jawab untuk mengetahui permasalahan pustakawan dalam
mengelola perpustakaan. Kendala yang dihadapi oleh pustakawan adalah belum tersedianya sistem manajemen yang efektif dan efisien. Secara rinci adalah
sebagai berikut: 1.
Buku baru yang datang dalam jumlah banyak tidak dapat didata dengan cepat. Hal ini menjadi masalah ketika buku tersebut harus segera dipinjam
oleh guru untuk mengajar. 2.
Keterbatasan waktu pustakawan dalam bekerja rata-rata enam jam dalam sehari mengakibatkan pekerjaan seringkali harus diselesaikan di rumah.
Pustakawan harus membawa segala inventaris perpustakaan ke rumah. Hal tersebut menjadi masalah ketika inventaris yang dibawa berlebihan, dapat
mengakibatkan sebagian inventaris tidak sengaja tertinggal atau tercecer. 3.
Pustakawan hanya dapat mengecek anggota yang belum mengembalikan buku dan belum membayar denda pada setiap akhir tahun ajaran baru. Hal
tersebut mengakibatkan munculnya dua masalah, yaitu: a.
Peredaran koleksi buku kepada para anggota tidak dapat dilaksanakan dengan adil.
b. Pada setiap tahun ajaran baru, pustakawan melakukan pendataan ulang
anggota perpustakaan lama. 4.
Petugas harus mencatat satu per satu katalog dan label buku yang ada di perpustakaan. Hal ini menyita waktu petugas dalam bekerja karena petugas
60 harus melihat terlebih dahulu data buku di dokumen
Microsoft Excel untuk ditulis kembali dalam katalog buku dan label buku.
5. Beban kerja pustakawan yang terlalu berat kadang-kadang mengakibatkan
ketidaksesuaian pencatatan data sirkulasi antara kartu anggota dan catatan manual.
Berdasarkan permasalahan yang telah diperoleh dari diskusi tersebut, maka pustakawan menginginkan perbaikan sistem manajemen perpustakaan
dengan rincian sebagai berikut: 1.
Sistem dapat melakukan pendataan anggota, buku, dan sirkulasi dengan cepat. Sebagai contoh, buku baru yang datang dalam jumlah banyak dapat
didata dengan cepat sehingga buku tersebut dapat segera dipinjam oleh guru untuk mengajar.
2. Sistem dapat diakses setiap saat di sekolah maupun di luar sekolah sehingga
pustakawan dapat menyelesaikan pekerjaan yang belum tuntas di rumah. 3.
Data anggota, data buku, dan data sirkulasi berada dalam suatu wadah yang dapat mengelola data-data tersebut dengan efektif dan efisien.
4. Pengecekan anggota yang belum mengembalikan buku dan siswa yang
belum membayar denda dapat dilakukan setiap saat. 5.
Masa keanggotaan siswa dapat berlaku sampai lulus. 6.
Masa keanggotaan pegawai dapat berlaku selama pegawai tersebut bekerja di SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta.
7. Sistem dapat mencetak katalog dan label buku sesuai keinginan pustakawan,
sehingga tidak perlu melihat terlebih dahulu data buku di dokumen Microsoft
Excel untuk ditulis kembali dalam bentuk katalog buku dan label buku.
61
C. Analisis Kebutuhan
Kategori