Analisis Migrasi Proses Bisnis dalam Implementasi SAP Financial and Controlling pada PT Pos Indonesia.

iv

ABSTRAK

Dalam laporan ini membahas tentang analisis migrasi proses bisnis dalam implementasi SAP Financial and Controlling (FICO) yang bertujuan untuk mengetahui tentang perubahan atau migrasi yang terjadi telah merubah budaya perusahaan dan juga proses bisnis perusahaan serta bagaimana perusahaan mengatasi semua masalah yang terjadi dalam perubahan yang dilakukana baik dari komunikasi maupun teknis. Teori yang digunakan adalah migrasi proses bisnis untuk menunjang analisis yang dilakukan. Semua data diperoleh dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan dalam analisis. Temuan analisis dalam migrasi proses bisnis yang dilakukan yaitu semua perubahan proses bisnis yang terjadi sesuai dengan Standar Operating Procedure (SOP) dan menghasilkan SAP Financial and Controlling untuk memnuhi tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan.

Kata kunci :

SAP, Financial and Controlling, Migrasi, Proses Bisnis, Migrasi Proses Bisnis.

v

ABSTRACT

In this report discusses the analysis of migration process in the implementation of SAP Business Financial and Controlling (FICO), which aims to find out about the change or migration that occurred has changed the culture of the company and also the company's business processes and how companies cope with all the problems that occur in both dilakukana changes of communication and technical. The theory used is the migration of business processes to support the analysis conducted. All data obtained from interviews and observations made in the analysis. The findings in the analysis of business process migration done of all the changes in business processes that take place in accordance with the Standard Operating Procedure (SOP) and generate SAP Financial and Controlling to meet their business goals expected by the company

Keywords: SAP Financial and Controlling, Migration, Business Process, Business Process Migration.

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ii PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIANError! Bookmark not defined. PRAKATA ... Error! Bookmark not defined. ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... 1

DAFTAR LAMPIRAN ... 2

DAFTAR SINGKATAN ... 3

BAB 1. PENDAHULUAN ... 4

1.1 Latar Belakang Masalah ... 5

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Pembahasan... 6

1.4 Sumber Data ... 6

1.5 Sistematika Penyajian ... 8

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 8

2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 9

2.2 SAP ERP ... 9

2.2.1 SAP ERP Foundation Extension ... 10

2.2.2 SAP ERP Financial ... 11

2.2.3 SAP ERP Procurement and Logistic ... 11

2.2.4 SAP ERP Product Development and Manufacturing Process .. 12

2.2.5 SAP ERP Corporate Process Service ... 15

2.3 SAP Overview ... 15

2.4 SAP Akuntansi Keuangan ( SAP FI ) ... 16

2.5 SAP Controlling ( SAP CO ) ... 19

2.6 Definisi Migrasi Data ... 20

2.6.1 Strategi Migrasi ... 21

2.6.2 Penyebab Migrasi... 21

2.7 Kategori Migrasi ... 21

2.7.1 Migrasi Penyimpanan ... 21

2.7.2 Migrasi Database ... 22

2.7.3 Migrasi Aplikasi ... 22

2.8 Migrasi Proses Bisnis ... 22

2.9 Langkah Migrasi Proses Bisnis ... 23

BAB 3. HASIL ANALISIS ... 26

3.1 Sejarah ... 27

3.2 Struktur Organisasi ... 28

3.3 Direktorat ... 28

3.3.1 Direktorat Keuangan ... 28

3.3.2 Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis ... 28

3.3.3 Direktorat Operasi Surat Pos dan Logistik...28

3.3.4 Direktorat Teknologi dan Keuangan...28

vii

3.4 Migrasi Proses Bisnis ... 29

3.4.1 Proses Bisnis Pengajuan Anggaran...29

3.4.2 Proses Bisnis Pengawasan Anggaran ... 29

3.4.3 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Tunai ... 29

3.4.4 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Kredit...29

3.4.5 Proses Bisnis Pendapatan Penyewaan Gedung ... 31

3.4.6 Proses Bisnis Pengadaan Barang dan Jasa...35

3.4.7 Proses Bisnis Permintaan Dana Kas atau Bank ... 39

3.4.8 Proses Bisnis Pengawasan PAGU Kas atau Bank... 42

3.4.9 Proses Bisnis Mutasi Aktiva Tetap ... 46

3.4.10 Proses Bisnis Penyusutan Aktiva Tetap...50

3.4.11 Proses Bisnis Pelaporan Akuntasi ... 54

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 72

4.1 Simpulan ... 72

4.2 Saran ... 72

1

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Process Financial ... 14

Gambar 2.2 SAP Controlling ... 16

Gambar 2.3 Data Migration Methodology ... 28

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.POS Indonesia ... 31

Gambar 3.2 Proses Bisnis Pengajuan Anggaran di SPK ... 32

Gambar 3.3 Proses Bisnis Pengajuan Anggaran di SAP ... 35

Gambar 3.4 Proses Bisnis Pengawasan Anggaran di SPK ... 36

Gambar 3.5 Proses Bisnis Pengwasan Anggaran di SAP ... 39

Gambar 3.6 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Tunai di SPK ... 40

Gambar 3.7 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Tunai di SAP ... 43

Gambar 3.8 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Kredit di SPK ... 43

Gambar 3.9 Proses Bisnis Pendapatan Transaksi Kredit di SAP ... 47

Gambar 3.10 Proses Bisnis Pendapatan Penyewaan Gedung di SPK ... 50

Gambar 3.11 Proses Bisnis Pendapatan Penyewaan Gedung di SAP ... 51

Gambar 3.12 Proses Bisnis Pengadaan Barang dan Jasa di SPK ... 53

Gambar 3.13 Proses Bisnis Pengadaan Barang dan Jasa di SAP ... 55

Gambar 3.14 Proses Bisnis Permintaan Dana Kas atau Bank di SPK ... 57

Gambar 3.15 Proses Bisnis Permintaan Dana Kas atau Bank di SAP ... 59

Gambar 3.16 Proses Bisnis Pengawasan PAGU Kas atau Bank di SPK ... 61

Gambar 3.17 Proses Bisnis Pengawasan PAGU Kas atau Bank di SAP ... 63

Gambar 3.18 Proses Bisnis Mutasi Aktiva Tetap di SPK ... 65

Gambar 3.19 Proses Bisnis Mutasi Aktiva Tetap di SAP ... 65

Gambar 3.20 Proses Bisnis Penyusutan Aktiva Tetap di SPK ... 67

Gambar 3.21 Proses Bisnis Penyusutan Aktiva Tetap di SAP ... 69

Gambar 3.22 Proses Bisnis Pelaporan Keuangan di SPK ... 71

3

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A. hasil wawancara ... 74

LAMPIRAN B. bukti hasil wawancara ... 76

LAMPIRAN C. perubahan dasar proses ... 78

LAMPIRAN D. diagnostic proses bisnis ... 80

LAMPIRAN E. deliverable project ... 82

LAMPIRAN F. keberhasilan proyek ... 84

LAMPIRAN G. roadmap ... 86

LAMPIRAN H. roadmap ... 88

LAMPIRAN I. report progress ... 90

LAMPIRAN J. implementasi proyek ... 91

LAMPIRAN K. surat undangan rapat dan notulen ... 92

3

DAFTAR SINGKATAN

SAP = System Application and Product FICO = Financial and Controlling

ERP = Enterprise Resource Planning

SIMKUGPOS = Sistem Informasi Keuangan Pos / SAP-FICO CMO = Chief Marketing Officer

4

BAB 1. PENDAHULUAN

Dalam hal ini, akan melakukan analisis terhadap SAP Financial Controlling yang baru di implementasikan untuk mengetahui apakah sistem sudah berjalan dengan lancar serta masalah-masalah yang mungkin terjadi terhadap implementasi yang dilakukan di PT Pos Indonesia. Dimulai dari proses bisnis yang sesuai dengan prosedur sampai dengan penggunaan aplikasi SAP oleh end-user,baik dari manajerial sampai pelaporan.

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi, teknologi informasi yang dikombinasikan dengan proses bisnis berkembang dengan pesat dan dapat dilihat dari berbagai aspek, antara lain dalam aspek aktivitas-aktivitas yang terjadi di sebuah perusahaan, sehingga semua pekerjaan atau aktivitas yang dikerjakan menjadi lebih efektif dan efisien. PT Pos Indonesia adalah salah satu perusahaan yang menerapkan berbagai sistem informasi dalam bisnis yang dijalankan serta dalam divisi yang dimiliki.

PT Pos merupakan sebuah perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan yang sangat banyak sehingga semua transaksi yang terjadi harus tercatat dengan jelas secara detail dan sistem informasi yang perusahaan gunakan untuk bagian keuangan merupakan sistem pelaporan keuangan. Dengan seiringnya persaingan industri yang semakin ketat, perusahan menggantikan sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan menjadi SAP. SAP merupakan aplikasi yang mendukung berjalannya semua proses bisnis keuangan yang ada disebuah perusahaan. Dalam hal ini, PT Pos indonesia menggantikan sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling (FICO).

Diharapkan analisis migrasi data dari sistem pelaporan keuangan (SPK) ke SAP Financial and Controlling (FICO) dapat menghasilkan laporan analisis yang bermanfaat untuk perusahaan.

5

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis dapat merumuskan masalah tersebut sebagai berikut :

1. Bagaimana perubahan proses bisnis yang terjadi terhadap transformasi yang dilakukan?

2. Bagaimana cara perusahaan melakukan migrasi proses bisnis terhadap transformasi yang terjadi?

3. Bagaimana perusahaan mengatasi atau menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi terhadap migrasi proses bisnis yang terjadi?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan-rumusan masalah yang didapat, dapat dituliskan tujuan pembahasan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan analisis terhadap perubahan proses bisnis yang terjadi dari transformasi sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling.

2. Melakukan analisis terhadap migrasi proses bisnis dan pengaturan data yang terjadi dengan perubahan yang dilakukan.

3. Melakukan analisis terhadap masalah-masalah yang terjadi atau mungkin terjadi terhadap transformasi yang dilakukan.

6

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Dalam laporan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan masalah ke dalam beberapa hal dengan tujuan agar masalah-masalah yang di bahas tidak terlalu luas dan tidak menyimpang dari judul laporan Tugas Akhir ini. Adapun hal-hal yang membatasi ruang lingkup permasalah dalam laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

 Uraian mengenai migrasi data yang dilakukan oleh PT POS INDONESIA

1.5 Sumber Data

Sumber data yang akan digunakan dalam pengerjaan kerja praktek ini berasal :

1.5.1 Data Primer

Data primer yang menjadi sumber data utama dari pengerjaan laporan kerja praktek ini didapat dari data dan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara serta observasi langsung pada PT. POS.

1.5.2 Data Sekunder

Data sekunder yang menjadi pendukung dari pengerjaan laporan kerja praktek ini didapat dari internet, buku petunjuk pelaksanaan dari Sales Force serta buku literatur yang berasal dari perpustakaan.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian dalam laporan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum mengai penlitian yang dilaksanakan. Pembahasan mengenai laporan ini akan disajikan ke dalam beberapa bab, yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

7

Membahas dasar teori yang akan digunakan dengan pemodelan sistem informasi yang dilakukan.

BAB III HASIL ANALISIS

Membahas secara lengkap mengenai pemodelan dan diagram alut sistem kerja dari aplikasi, perancangan desain aplikasi, dan penjelasan sistem.

BAB IV KESIMPULAN dan SARAN

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan pembahasan sebelumnya dan juga pembahasan mengenai solusi apabila ada temuan yang dapat diperbaiki guna menunjang dan mendukung tercapainya visi dan misi.

72

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan uraian dan rumusan yang ditemukan dalam bab pendahuluan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Perubahan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan dari sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling

2. Perusahaan telah melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan bisnis serta segala perubahan yang terjadi telah dilakukan konfirmasi oleh fungsi dan departemen terkait.

3. Perubahan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan sudah berjalan dengan baik,tetapi masih ada banyak kekurangan dari pendokumentasian dan juga mengetahui kekurangan yang terjadi atas migrasi proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan.

4.2 Saran

Adapun saran untuk perusahaan PT Pos Indonesia :

Dalam perubahan proses bisnis yang dilakukan, seharusnya perusahaan memiliki data yang dikhususkan untung perubahan proses bisnisnya dan dipikirkan dengan matang apakah proses bisnis yang berubah itu akan membuat perusahaan berkembang atau tidak.

74

73

DAFTAR PUSTAKA

[1] "http://www.sap.com/pc/bp/erp/software/overview.html," [Online]. [2] "www.sap.com," [Online].

[3] J. C, in Data Migration.

[4] J. P, "Types of Data Migration," 2005.

74

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama lengkap : Mutia Dwi Rachmaningtyas Tempat / Tgl lahir : Surabaya / 13 Agustus

1992

Alamat : Jln. Aria Barat II No 15

Komplek Aria Graha Regensi. Bandung

No telp : 08986209098

Email : mutmuttyass@yahoo.com

Riwayat Pendidikan: TK Merpati Pos, 1997 - 1998 SDN Ciujung I , 1998 - 2004 SMPN 30 Bandung, 2004 - 2007 SMA Taruna Bakti, 2007 - 2010

5

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis dapat merumuskan masalah tersebut sebagai berikut :

1. Bagaimana perubahan proses bisnis yang terjadi terhadap transformasi yang dilakukan?

2. Bagaimana cara perusahaan melakukan migrasi proses bisnis terhadap transformasi yang terjadi?

3. Bagaimana perusahaan mengatasi atau menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi terhadap migrasi proses bisnis yang terjadi?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan-rumusan masalah yang didapat, dapat dituliskan tujuan pembahasan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan analisis terhadap perubahan proses bisnis yang terjadi dari transformasi sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling.

2. Melakukan analisis terhadap migrasi proses bisnis dan pengaturan data yang terjadi dengan perubahan yang dilakukan.

3. Melakukan analisis terhadap masalah-masalah yang terjadi atau mungkin terjadi terhadap transformasi yang dilakukan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Dalam laporan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan masalah ke dalam beberapa hal dengan tujuan agar masalah-masalah yang di bahas tidak terlalu luas dan tidak menyimpang dari judul laporan Tugas Akhir ini. Adapun hal-hal yang membatasi ruang lingkup permasalah dalam laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

 Uraian mengenai migrasi data yang dilakukan oleh PT POS INDONESIA

1.5 Sumber Data

Sumber data yang akan digunakan dalam pengerjaan kerja praktek ini berasal :

1.5.1 Data Primer

Data primer yang menjadi sumber data utama dari pengerjaan laporan kerja praktek ini didapat dari data dan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara serta observasi langsung pada PT. POS.

1.5.2 Data Sekunder

Data sekunder yang menjadi pendukung dari pengerjaan laporan kerja praktek ini didapat dari internet, buku petunjuk pelaksanaan dari Sales Force serta buku literatur yang berasal dari perpustakaan.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian dalam laporan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum mengai penlitian yang dilaksanakan. Pembahasan mengenai laporan ini akan disajikan ke dalam beberapa bab, yaitu sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.

7

Membahas dasar teori yang akan digunakan dengan pemodelan sistem informasi yang dilakukan.

BAB III HASIL ANALISIS

Membahas secara lengkap mengenai pemodelan dan diagram alut sistem kerja dari aplikasi, perancangan desain aplikasi, dan penjelasan sistem.

BAB IV KESIMPULAN dan SARAN

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan pembahasan sebelumnya dan juga pembahasan mengenai solusi apabila ada temuan yang dapat diperbaiki guna menunjang dan mendukung tercapainya visi dan misi.

72

BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan uraian dan rumusan yang ditemukan dalam bab pendahuluan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Perubahan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan dari sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling

2. Perusahaan telah melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan bisnis serta segala perubahan yang terjadi telah dilakukan konfirmasi oleh fungsi dan departemen terkait.

3. Perubahan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan sudah berjalan dengan baik,tetapi masih ada banyak kekurangan dari pendokumentasian dan juga mengetahui kekurangan yang terjadi atas migrasi proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan.

4.2 Saran

Adapun saran untuk perusahaan PT Pos Indonesia :

Dalam perubahan proses bisnis yang dilakukan, seharusnya perusahaan memiliki data yang dikhususkan untung perubahan proses bisnisnya dan dipikirkan dengan matang apakah proses bisnis yang berubah itu akan membuat perusahaan berkembang atau tidak.

74

73

DAFTAR PUSTAKA

[1] "http://www.sap.com/pc/bp/erp/software/overview.html," [Online]. [2] "www.sap.com," [Online].

[3] J. C, in Data Migration.

[4] J. P, "Types of Data Migration," 2005.

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama lengkap : Mutia Dwi Rachmaningtyas Tempat / Tgl lahir : Surabaya / 13 Agustus

1992

Alamat : Jln. Aria Barat II No 15

Komplek Aria Graha Regensi. Bandung

No telp : 08986209098

Email : mutmuttyass@yahoo.com Riwayat Pendidikan: TK Merpati Pos, 1997 - 1998

SDN Ciujung I , 1998 - 2004 SMPN 30 Bandung, 2004 - 2007 SMA Taruna Bakti, 2007 - 2010