03. SOP PENGENDALIAN REKAMAN

STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh

UPN/LP3M/SEK/03
1 Juni 2017
-3 Juli 2017
Rektor

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU
(LP3M)

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Dasar Hukum
1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
3. PERMENDIKNAS RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan;
4. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi
Indonesia :”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun 2010;
5. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan
Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,Vi,VII) Tahun 2011
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No. 35 Tahun 2012
7. Persayaratan ISO 9001

Keterkaitan :
Semua SOP

Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc
NIP. 195612191984112001
Pengendalian Rekaman

Nama SOP
Kualifikasi Pelaksana
1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen
mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
5. dll

Peralatan/Perlengkapan :
ATK/APK, Komputer dan Printer

Peringatan

Rekaman harus memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan untuk
mempermudah penemuan rekaman pada saat dibutuhkan dalam waktu
yang cepat

Pencatatan dan Pendataan
1. Daftar Induk Rekaman
2. Jadwal cheklist pemeliharaan
3. Berita acara pemusnahan arsip

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
Mutu Baku
No
A
1
2
3
B
4

5

6
C
7

Kegiatan

Pimpinan
dan Jajaran

Sekretaris
dan Ketua

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Mengidentifikasi semua formulir
yang dipakai sebagai bukti proses

(rekaman mutu)
Menetapkan
Daftar
Induk
Rekaman Mutu
Menetapkan nomor pengendalian
rekaman
Perubahan Dokumen/Rekaman
Mutu
Menerima usulan perubahan
dokumen/rekaman mutu

Semua bukti proses

2 hari

Daftar Formulir

Formulir

2 hari

Daftar Induk
Rekaman

2 hari

Daftar
Induk
Rekaman
Daftar
Induk
Rekaman

Rekaman Mutu

1 hari

Melakukan
revisi

dokumen/rekaman
serta
mendistribusikan
sesuai
kebutuhan
Melakukan revisi Daftar Induk
Rekaman
Mutu
sesuai
perubahannya
Penyimpanan Rekaman Mutu

Rekaman mutu

1 hari

Rekaman mutu

1 hari

Daftar
Induk
Rekaman

Menyimpan rekaman dengan
media yang sesuai (kertas, CD,
Soft data, dll)

Media penyimpan

1 hari

Rekaman

Output

Identifikasi Rekaman Mutu

Petunjuk teknis
usulan perubahan

rekaman mutu
Rekaman yang
telah direvisi

Ket.

Mutu Baku
No

8
9
10

Kegiatan

Melakukan
pemeliharaan
rekaman dengan membuat jadwal
pemeliharaan
Melakukan pemantauan masa

retensi rekaman mutu
Melakukan pemusnahan rekaman
mutu yang telah habis masa
retensinya
sesuai
petunjuk
teknisnya

Pimpinan
dan Jajaran

Sekretaris
dan Ketua

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Output

Jadwal
pemeliharaan

Sesuai
jadwal

Jadwal
pemeliharaan

Daftar Induk
Rekaman
Sesuai waktu pinjam

Sesuai JRA

Jadwal
pemeliharaan
Berita
acara
pemusnahan

Sesuai JRA

Ket.