7 Pengendalian Rekaman MERGE

4.0.000.0.01.0.02 Rev 00

PENGENDALIAN REKAMAN

NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00

REVISI : 01

NOMOR : 1

.0.000.0.00.0.00

Revisi : 00

BAGIAN/PEJABAT YANG

BERWENANG TANDA TANGAN

DISUSUN OLEH Wakil Rektor III

………..

Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM

DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI

……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD

DISAHKAN OLEH Rektor

……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD

DAFTAR ISI

Halama n

LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL DAFTAR ISI

RIWAYAT REVISI DOKUMEN DAFTAR DISTRIBUSI

1 2 3

1. Tujuan

2. Ruang Lingkup

3. Tanggung jawab dan wewenang 4. Prosedur Mutu

5. Diagram Alir

6. Dokumen dan Rekaman Terkait 7. Lampiran

4 4 4 4 -5 6 - 8 8 8 -12

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

1/2/20 10

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 28 Desembber 2009

01 1 Februari 2010 Penambahan daftar distribusi yaitu Audit Internal YARSI dan Direktur Pasca

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

1/2/20 10

DAFTAR DISTRIBUSI

No. JABATAN Nomor Salinan

1 MR 00

2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01 3 Rektor Universitas YARSI 02 4 Wakil Rektor I Universitas YARSI 03 5 Wakil Rektor II Universitas YARSI 04 6 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05 7 Kepala Registrar Universitas YARSI 06 8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI 07 9 Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08 10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI 09 11 Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10 12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI 11 13 Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12 14 Audit Internal YARSI 13 15 Direktur Pascasarjana 14

Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen”

Dokumen nomer : 3.0.000.0.01.2.01 Rev.00

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00 _1/2/20

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat, ditetapkan dan dipelihara di lingkungan Universitas YARSI sebagai panduan dalam mengelola rekaman agar :

 Disimpan dengan cara yang sesuai sehingga terhindar dari kerusakan.

 Mudah diambil dan dikembalikan jika diperlukan.

 Mudah diidentifikasi untuk keperluan penyusutan terhadap rekaman yang sudah habis masa simpannya dan atau nilai gunanya.

2. Ruang lingkup

Prosedur Pengendalian Rekaman digunakan dan diterapkan di seluruh aktivitas Universitas YARSI sesuai dengan persyaratan ISO 9001 : 2008 elemen 4.2.4.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat, Bagian dan Unit Pelaksana Teknis bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan Prosedur Pengendalian Rekaman di lingkungan kerjanya sebagai pelaksana pengendalian rekaman.

4. Prosedur Mutu :

4.1 Identifikasi Kebutuhan Rekaman

4.1.1.Agar didapatkan kemudahan dalam pengendaliannya maka masing-masing unit wajib membuat dokumen pendukung yang berupa “Daftar Rekaman”. Untuk menstandarkan kelengkapannya maka contoh isi format Daftar Rekaman (4.0.000.0.04.0.01 Rev.00) masing-masing institusi dapat dilihat pada lampiran 1.

4.1.2.Kebutuhan rekaman teridentifikasi berdasarkan hasil catatan dari suatu proses kerja yang diatur sesuai Prosedur manajemen mutu yang berkaitan.

4.1.3.Rekaman ini juga terindentifikasi dari surat menyurat yang dikelola oleh masing-masing institusi.

4.1.4.Penentuan apakah rekaman termasuk dalam Daftar Rekaman suatu

unit institusi,

ditetapkan oleh masing-masing unit.

a.Jika tidak masuk dalam daftar rekaman, persyaratan kelengkapan rekaman tetap harus dipenuhi tetapi tidak diwajibkan diproses sesuai prosedur ini

b.Jika ya lihat langkah selanjutnya.

4.2 Setiap unit menerima rekaman / arsip yang telah mendapatkan persetujuan dari atasannya untuk disimpan.

4.3 Memastikan kelengkapan rekaman arsip tersebut oleh unit yang bersangkutan terutama tanggal, nama dan tanda tangan pengesahan.

4.4 Jika tidak lengkap dikembalikan kepada pengirim rekaman agar diperbaiki seperlunya.

4.5 Jika sudah lengkap, unit terkait akan menyimpan rekaman ini sesuai dengan Daftar Rekaman di unit tersebut. Agar terhindar dari kerusakan, maka diatur dalam Dokumen Pendukung yang berisikan tentang Penataan Rekaman di masing-masing unit.

4.6 Untuk memastikan bahwa rekaman dalam keadaan terawat, maka dilakukan inspeksi oleh institusi secara periodik dengan mengacu pada jadwal Audit Mutu Internal (4.0.000.0.05.0.02 Rev.00).

4.7 Jika selama pemeriksaan ditemukan kerusakan rekaman, maka institusi harus segera mengusulkan tindakan perbaikan (CAR) dan tindakan pencegahan (PAR) untuk menghindari terulangnya masalah tersebut sesuai sistem prosedur yang relevan.

4.8 Tindakan perbaikan / pencegahan yang dilakukan harus diverifikasi dulu oleh Warek III/ Wadek III untuk memastikan tindakan yang benar telah dilakukan. 4.9 Jika rekaman diperlukan untuk dipinjam, maka personil yang akan meminjam

harus mengisi formulir Peminjaman Rekaman (4.0.000.0.04.0.02 Rev.00), yang harus mendapatkan ijin dari pimpinan unit/ penanggung jawab aktivitas terkait.

4.10 Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan unit/ penanggung jawab aktivitas terkait, rekaman dapat dipinjamkan. Peminjaman ini dicatat dalam daftar peminjaman rekaman (4.0.000.0.04.0.03 Rev.00)

4.11 Jika masa pinjam sudah selesai maka rekaman yang dipinjam, pada saat pengembalian harus diperiksa dulu oleh pimpinan / penanggung jawab aktivitas terkait. Jika ada kerusakan (kotor, sobek dll.) atau tidak lengkap maka rekaman yang dipinjamkan diserahkan kembali ke peminjam agar dilengkapi lebih dahulu dan atau ditindaklanjuti terhadap kerusakan yang terjadi.

4.12 Jika sudah sesuai, maka rekaman akan diperlakukan sesuai dengan Daftar Rekaman di unit tersebut.

4.13 Masa simpan Rekaman habis

4.13.1 Penanggung Jawab aktivitas terkait membuat “Berita Acara Pemusnahan Rekaman” (4.0.000.0.04.0.04 Rev.00) yang disetujui oleh pimpinan unit terkait.

4.13.2 Apakah ada permintaan khusus pemusnahan rekaman/arsip yang telah disetujui ?

4.14 Jika tidak ( masa simpan masih berlaku): simpan arsip/rekaman kembali. 4.15 Jika ya

1) Verifikasi otorisasi dan keotentikan dan kelengkapan Berita Acara Pemusnahan Rekaman dan daftar yang melampirinya.

2) Jika belum ada persetujuan dari pimpinan terkait, harus dilengkapi. 4.16 Pemusnahan dokumen.

1) Pastikan semua persetujuan dan kelengkapan telah dipenuhi.

2) Dijelaskan secara detail dalam Prosedur Pemusnahan Dokumen dan Prosedur Kearsipan.

4.17 Setelah rekaman / arsip dimusnahkan Berita Acara Pemusnahan Rekaman disimpan.

5. Diagram Alir

Diagram Alir pada prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :

DIAGDIAGRAM ALIR (FLOW CHART)

Ya

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

Tindakan perbaikan (CAR) / Tindakan pencegahan (PAR)

Kelengkapan

(Tanggal, nama, tandatangan)

Lengkap?

Kembali ke pengirim

Masuk daftar rekaman Institusi

Prosedur ?

Diluar prosedur

Perawatan rekaman

Penempatan rekaman sesuai lokasi

Terawat ? Penempatan rekaman 1 2 Terima Rekaman Pengirim melengkapi Tidak Ya Tidak Ya Tidak Mulai 1/2/20 10

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

1

Bila ada peminjaman Proses peminjaman Persetujuan pimpinan

institusi Setuju ? Ditolak

Keluar formulir Penetapan masa pinjaman

Rekaman dipinjamkan Rekaman kembali

Penempatan rekaman Tidak

Ya

Kondisi baik ?

Ya Tidak

Diperbaiki Selesai Selesai

1/2/20 10

tidak

ya

tidak

ya

6. Dokumen dan Rekaman Terkait :

1) Prosedur “ Kearsipan “ 2.0.000.3.09.0.01 2) Prosedur “ Pemusnahan Dokumen” 2.0.000.0.04.2.02

3) Peraturan Mendiknas UU no 26 tahun 2006 tentang Jadwal retensi Arsip dilingkungan PTN dan Kopertis

7. Lampiran

1) Daftar Rekaman 4.0.000.0.04.0.01 Rev.00 2) Form Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.02 Rev.00 3) Daftar Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.03 Rev.00 4) Berita Acara Pemusnahan Dokumen 4.0.000.0.04.0.04 Rev.00

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

2

Proses pemusnahan

rekaman

Arsip

Keluar berita acara Lengkap?

Berita acara ditolak

Pemusnahan arsip

Berita acara pemusnahan diarsipkan Perlu ?

LAMPIRAN 1 :

DAFTAR REKAMAN

No Nomor Format

Nama Rekaman Penanggung Jawab

Lokasi Masa Simpan

4.0.000.0.04.0.01 Rev.00

LAMPIRAN 2

UNIVERSITAS YARSI

FORM PEMINJAMAN REKAMAN

NO……/bulan/tahun A. Dokumen yang dipinjam

Nomor Format : ... Nama Rekaman : ...

Isi/Keterangan : ... ...

... ...

B. Peminjaman

Tanggal Pinjam : ... Lama Peminjaman : ... Nama Peminjam : ... Unit Peminjam : ... Tandatangan : ... C. Persetujuan Peminjaman

Nama : ...

Jabatan : ... Tandatangan : ...

D. Pengembalian

Kondisi Dokumen : baik/kotor/rusak; lengkap/tidak lengkap*)

Tanggal Kembali : ... Nama Penerima : ... Tandatangan : ...

*) _{Coretyang tidak perlu}

4.0.000.0.04.0.02Rev.00

LAMPIRAN 3

DAFTAR PEMINJAMAN REKAMAN

No. No Form

Peminjaman Nama RekamanDokumen yang dipinjamIsi/Ket Tgl LamaPeminjamanNama Unit Tgl PengembalianKondisi

4.0.000.0.04.0.03 Rev.00

LAMPIRAN 4

UNIVERSITAS YARSI

BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAMAN

NO……/bulan/tahun YANG BERTANDATANGAN DI BAWAH INI :

NAMA : _____________________________ JABATAN : __________________________

MENYATAKAN DENGAN SEBENARNYA BAHWA PADA HARI ____________ TANGGAL _______________ TELAH MEMBERIKAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN REKAMAN :

NAMA DOKUMEN : ________________________ TANGGAL : ________________________ BERKAITAN DENGAN MASALAH:

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________

JAKARTA, ___________________

YANG MENYETUJUI : PELAKSANA:

________________________ _______________________

Tandatangan & Nama Jelas Tandatangan & Nama Jelas

4.0.000.0.04.0.04 Rev.00

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

1

Bila ada peminjaman Proses peminjaman Persetujuan pimpinan

institusi Setuju ? Ditolak

Keluar formulir Penetapan masa pinjaman

Rekaman dipinjamkan Rekaman kembali Tidak

tidak ya tidak ya

6. Dokumen dan Rekaman Terkait :

1) Prosedur “ Kearsipan “ 2.0.000.3.09.0.01 2) Prosedur “ Pemusnahan Dokumen” 2.0.000.0.04.2.02

3) Peraturan Mendiknas UU no 26 tahun 2006 tentang Jadwal retensi Arsip dilingkungan PTN dan Kopertis

7. Lampiran

1) Daftar Rekaman 4.0.000.0.04.0.01 Rev.00

2) Form Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.02 Rev.00 3) Daftar Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.03 Rev.00 4) Berita Acara Pemusnahan Dokumen 4.0.000.0.04.0.04 Rev.00

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00

2

Proses pemusnahan

rekaman

Arsip

Keluar berita acara

Lengkap?

Berita acara ditolak

Pemusnahan arsip

Berita acara pemusnahan diarsipkan Perlu ?

LAMPIRAN 1 :

DAFTAR REKAMAN

No Nomor

Format

Nama Rekaman Penanggung Jawab

Lokasi Masa Simpan

LAMPIRAN 2

UNIVERSITAS YARSI

FORM PEMINJAMAN REKAMAN

NO……/bulan/tahun A. Dokumen yang dipinjam

Nomor Format : ... Nama Rekaman : ...

Isi/Keterangan : ... ...

... ...

B. Peminjaman

Tanggal Pinjam : ... Lama Peminjaman : ... Nama Peminjam : ... Unit Peminjam : ... Tandatangan : ... C. Persetujuan Peminjaman

Nama : ...

Jabatan : ... Tandatangan : ...

D. Pengembalian

Kondisi Dokumen : baik/kotor/rusak; lengkap/tidak lengkap*)

Tanggal Kembali : ... Nama Penerima : ... Tandatangan : ...

*) _{Coretyang tidak perlu}

4.0.000.0.04.0.02Rev.00

DAFTAR PEMINJAMAN REKAMAN

No. No Form

Peminjaman Nama RekamanDokumen yang dipinjamIsi/Ket Tgl LamaPeminjamanNama Unit Tgl PengembalianKondisi

LAMPIRAN 4

UNIVERSITAS YARSI

BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAMAN

NO……/bulan/tahun YANG BERTANDATANGAN DI BAWAH INI :

NAMA : _____________________________ JABATAN : __________________________

MENYATAKAN DENGAN SEBENARNYA BAHWA PADA HARI ____________ TANGGAL _______________ TELAH MEMBERIKAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN REKAMAN :

NAMA DOKUMEN : ________________________

TANGGAL : ________________________

BERKAITAN DENGAN MASALAH:

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________

JAKARTA, ___________________

YANG MENYETUJUI : PELAKSANA:

________________________ _______________________

Tandatangan & Nama Jelas Tandatangan & Nama

Jelas

4.0.000.0.04.0.04 Rev.00