4.2.4 Prosedur pengendalian rekaman
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
Daftar Isi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tujuan
Ruang lingkup dan tanggung jawab
Definisi dan referensi
Flowchart
Dokumen penunjang dan penyimpanan dokumen
Status perubahan
Distribusi (Penerima Dokumen)
Nama / Divisi
Tanggal
Tanda Tangan
Dibuat oleh
Disetujui oleh
Didistribusi oleh
Nama
Nama
Nama
Tanggal
Tanggal
Tanggal
1 of 5
0
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
2 of 5
0
1. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan tata cara pengendalian rekaman di PT Contoh.
2. Ruang lingkup dan tanggung Jawab
2.1 Ruang lingkup prosedur ini meliputi identifikasi, distribusi dan pemusnahan
rekaman
2.2 Seluruh [unit kerja] bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur ini.
3. Definisi dan referensi
Rekaman adalah suatu dokumen yang menunjukkan bukti telah dilakukannya suatu
kegiatan atau pekerjaan.
Referensi : ISO 9001:2008 klausul 4.2.4. Pengendalian rekaman
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
4. Flowchart
Page
Code no.
Revision no.
Issued
3 of 5
0
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
4 of 5
0
4.1 Mengidentifikasi rekaman
Setiap rekaman yang berhubungan dengan sistem manajemem mutu harus didaftar
dalam form master rekaman.
4.2 Mendistribusikan rekaman
Pendistribusian rekaman harus dicatat dalam form distribusi dokumen.
4.3 Menyimpan rekaman
Tiap-tiap [unit kerja] bertanggung jawab atas penyimpanan rekaman sesuai masa
simpan yang tertera dalam master rekaman. Setiap rekaman harus ditentukan masa
simpan.
4.4 Masa simpan OK?
Jika “Ya“, maka selesai.
Jika “Tidak“, ke proses 4.5 Memusnahkan rekaman.
4.5 Memusnahkan rekaman
Rekaman yang telah melewati masa simpan harus dimusnahkan dan dicatat dalam
form berita acara pemusnahan dokumen.
5. Dokumen Penunjang dan penyimpanan dokumen
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
No.
Nama Dokumen
Page
Code no.
Revision no.
Issued
5 of 5
0
Tempat Simpan
1
Master rekaman
Unit kerja
2
Distribusi dokumen
Unit kerja
3
Berita acara pemusnahan
Unit kerja
6. Status perubahan
Revisi
Tgl.
Juml.
hlm.
Penjelasan perubahan
Dibuat oleh
Disetujui
oleh
Didistribusi
oleh
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
Daftar Isi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tujuan
Ruang lingkup dan tanggung jawab
Definisi dan referensi
Flowchart
Dokumen penunjang dan penyimpanan dokumen
Status perubahan
Distribusi (Penerima Dokumen)
Nama / Divisi
Tanggal
Tanda Tangan
Dibuat oleh
Disetujui oleh
Didistribusi oleh
Nama
Nama
Nama
Tanggal
Tanggal
Tanggal
1 of 5
0
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
2 of 5
0
1. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan tata cara pengendalian rekaman di PT Contoh.
2. Ruang lingkup dan tanggung Jawab
2.1 Ruang lingkup prosedur ini meliputi identifikasi, distribusi dan pemusnahan
rekaman
2.2 Seluruh [unit kerja] bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur ini.
3. Definisi dan referensi
Rekaman adalah suatu dokumen yang menunjukkan bukti telah dilakukannya suatu
kegiatan atau pekerjaan.
Referensi : ISO 9001:2008 klausul 4.2.4. Pengendalian rekaman
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
4. Flowchart
Page
Code no.
Revision no.
Issued
3 of 5
0
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
Page
Code no.
Revision no.
Issued
4 of 5
0
4.1 Mengidentifikasi rekaman
Setiap rekaman yang berhubungan dengan sistem manajemem mutu harus didaftar
dalam form master rekaman.
4.2 Mendistribusikan rekaman
Pendistribusian rekaman harus dicatat dalam form distribusi dokumen.
4.3 Menyimpan rekaman
Tiap-tiap [unit kerja] bertanggung jawab atas penyimpanan rekaman sesuai masa
simpan yang tertera dalam master rekaman. Setiap rekaman harus ditentukan masa
simpan.
4.4 Masa simpan OK?
Jika “Ya“, maka selesai.
Jika “Tidak“, ke proses 4.5 Memusnahkan rekaman.
4.5 Memusnahkan rekaman
Rekaman yang telah melewati masa simpan harus dimusnahkan dan dicatat dalam
form berita acara pemusnahan dokumen.
5. Dokumen Penunjang dan penyimpanan dokumen
Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
No.
Nama Dokumen
Page
Code no.
Revision no.
Issued
5 of 5
0
Tempat Simpan
1
Master rekaman
Unit kerja
2
Distribusi dokumen
Unit kerja
3
Berita acara pemusnahan
Unit kerja
6. Status perubahan
Revisi
Tgl.
Juml.
hlm.
Penjelasan perubahan
Dibuat oleh
Disetujui
oleh
Didistribusi
oleh