KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA BEK
LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD) ONLINE
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
OLEH :
ACHMAD FIRDAUS
NDH. 02
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
BEKERJASAMA DENGAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XLIII
JAKARTA, NOVEMBER 2014
i
Kata Pengantar
Pertama-tama kami memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang
telah mencurahkan limpahan rahmat dan karunia kepada kami, sehingga alhamdulillah
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan judul : "Analisis Kebutuhan Diklat
(AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama" ini dapat diselesaikan sesuai
waktu yang telah ditentukan oleh penyelenggara diklat.
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan ini adalah salah satu tugas yang harus
diselesaikan oleh seluruh peserta untuk dapat dinyatakan lulus dalam penyelenggaraan
Diklatpim III. Semoga proyek perubahan yang kami kembangkan ini dapat
terimplementasikan dengan baik dan benar dalam pelaksanaan analisis kebutuhan
diklat di lingkungan Kementerian Agama. Dengan demikian, hasilnya akan
memberikan kontribusi yang signifikan bagi mewujudkan perencanaan program diklat
yang benar-benar merepresentasikan kebutuhan riil pengembangan kompetensi para
pegawai.
Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih
dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak. Prof. H. Abd. Rahman Mas'ud, Ph.D, Kepala Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk
mengikuti Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
2. Bapak. Drs. H. Saeroji MM, Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi beserta seluruh
Panitia Penyelenggara Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
3. Bapak. Dr. H.M. Kusasi M.Pd, Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan selaku Mentor yang selalu memberikan arahan dalam penyelesaian
proyek perubahan ini.
4. Bapak. Mohammad Tahmid, selaku coach yang selalu memberikan bimbingan baik
selama proses pembelajaran maupun selama penyelesaian proyek perubahan ini.
5. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah memberikan bimbingan materi
pembelajaran selama kegiatan diklat berlangsung.
6. Rekan-rekan peserta Diklapim III Angkatan XLIII yang telah ikut memberikan
masukan dan koreksi selama proses penyiapan proyek perubahan ini.
7. Rekan-rekan penulis di Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan yang
telah memberikan dukungan moril, membantu secara administratif maupun
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 2
substantif, sehingga proyek perubahan ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu.
8. Berbagai pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu
kami dalam penyiapan hingga pelaksanaan proyek perubahan yang kami
kembangkan.
Jakarta, November 2014
Achmad Firdaus.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 3
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL .................................................................................
KATA PENGANTAR ...........................................................................
i
ii
DAFTAR ISI .........................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ...........................................................................
iv
v
A. LATAR BELAKANG .....................................................................
1. Deskripsi Kondisi Umum ...........................................................
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan ......................
3. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Strategik ...................
B. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ................................................
1
1
2
3
4
C. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN ...............................
D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN .....................................
E. DESKRIPSI DAN ANALISIS ........................................................
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan .......................................
2. Analisis Stakeholder ..................................................................
3. Kendala : Internal dan Eksternal ...............................................
4. Strategi Mengatasi Kendala ......................................................
5. Capaian .....................................................................................
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan .....................................
F. PENUTUP : KESIMPULAN DAN REKOMENDASI .....................
1. Kesimpulan ...............................................................................
2. Rekomendasi ............................................................................
LAMPIRAN ..........................................................................................
5
6
6
6
9
10
11
11
16
17
17
18
19
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN – 1
: Rancangan Proyek Perubahan ..........................
19
LAMPIRAN – 2
: Lembar Pengajuan Judul Kepada Coach ..............
33
LAMPIRAN – 3
: Lembaran Pengajuan Judul Kepada Mentor .........
34
LAMPIRAN – 4
: Kesepakatan Area Perubahan ..............................
35
LAMPIRAN – 5
: Foto Proses Bimbingan dan Diskusi RPP .............
37
LAMPIRAN – 6
: Surat Undangan Penjelasan dan Sosialisasi RPP
38
LAMPIRAN – 7
: Daftar Hadir Penjelasan dan Sosialisasi RPP .......
30
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 4
LAMPIRAN – 8
LAMPIRAN – 9
LAMPIRAN – 10
LAMPIRAN – 11
LAMPIRAN – 12
LAMPIRAN – 13
LAMPIRAN – 14
LAMPIRAN – 15
LAMPIRAN – 16
LAMPIRAN – 17
LAMPIRAN – 18
: Foto Penjelasan dan Sosialisasi RPP ...................
: SK Tim Proyek Perubahan ...................................
: Surat Undangan Penyusunan Draft Disain ...........
: Daftar Hadir Penyusunan Draft Disain .................
: Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Disain ........
: Draft Disain AKD Online .......................................
: Surat Undangan Pembahasan Draft Disain .........
: Daftar Hadir Pembahasan Draft Disain .................
: Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Disain .......
: Disain Final AKD Online ........................................
: Surat Undangan Penyusunan Draft Instrumen ......
LAMPIRAN – 19
LAMPIRAN – 20
LAMPIRAN – 21
LAMPIRAN – 22
LAMPIRAN – 23
LAMPIRAN – 24
LAMPIRAN – 25
LAMPIRAN – 26
LAMPIRAN – 27
LAMPIRAN – 28
LAMPIRAN – 29
: Daftar Hadir Penyusunan Draft Instrumen ............
62
: Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Instrumen ...
64
: Draft Instrumen AKD Online ..................................
65
: Surat Undangan Pembahasan Draft Instrumen ....
72
: Daftar Hadir Pembahasan Draft Instrumen ...........
73
: Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Instrumen .
75
: Instrumen Final AKD Online ..................................
76
: Program Aplikasi AKD Online ................................
86
: Hasil Pelaksanaan Uji Coba AKD Online .............. 175
: Bahan Tayang Seminar RPP ................................ 180
: Bahan Tayang Seminar Laporan Pelaksanaan
Proyek Perubahan ................................................
40
41
45
46
48
50
55
56
57
58
61
195
A. Latar Belakang
1. Deskripsi Kondisi Umum
Pendidikan dan pelatihan (Diklat) merupakan aktivitas terencana dan
terstruktur yang telah dirancang sedemikian rupa oleh unit penyelenggara
diklat dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi para pegawai. Oleh
karena itu, agar penyelenggaraan program Diklat dapat sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan, maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengukur
bagaimana keberhasilan sebuah program diklat.
Dalam konteks penyelenggaraan Diklat, secara spesifik dikenal tiga
perspektif evaluasi kediklatan yaitu: (1) Evaluasi untuk keperluan perbaikan
dan pengembangan (evaluation for development); (2) Evaluasi untuk keperluan
pengembangan pengetahuan (evaluation for knowledge), dan (3) Evaluasi
untuk keperluan pertanggungjawaban (evaluation for accountability);
Dari ketiga perspektif tersebut dapat disimpulkan bahwa evaluasi
kediklatan secara esensial berfungsi sebagai sumber informasi bagi perbaikan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 5
dan pengembangan penyelenggaraan diklat sekaligus sebagai penjelasan lebih
lanjut terhadap fenomena, kegiatan atau program yang telah dilakukan oleh
unit penyelenggara diklat, dalam kaitannya dengan pertanggungjawaban
lembaga diklat terhadap stake holder.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan sebagai salah satu
unit kerja yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan Diklat, khususnya
Diklat bagi pegawai teknis pendidikan dan keagamaan di lingkungan
Kementerian Agama, tentunya juga dituntut untuk melakukan evaluasi secara
berkala dan berkesinambungan terhadap kinerja kediklatan, dengan harapan
agara setiap permasalahan yang muncul seiring dengan perkembangan kekinian
dapat direspon dengan cepat dan tepat, dan juga sebagai bentuk
pertanggungjawaban Pusdiklat terhadap seluruh stakeholder Diklat.
Berdasarkan hasil evaluasi kediklatan baik yang dilaksanakan langsung
pada saat kegiatan diklat berlangsung, maupun melalui forum-forum tertentu
seperti evaluasi pasca diklat maupun rapat evaluasi yang melibatkan para
stakeholder Diklat, mengindikasikan bahwa program Diklat yang dilaksanakan
oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat Keagamaan seluruh Indonesia secara
esensial belum memiliki tingkat kesesuaian yang signifikan dibandingkan
dengan kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai. Artinya program
Diklat yang dilaksanakan baik ditinjau dari segi materi maupun peruntukannya,
sering tidak sesuai dengan kebutuhan riil para peserta diklat.
Hasil evaluasi ini menyimpulkan bahwa proses perencanaan dan
pemetaan kebutuhan diklat bagi pegawai belum dilakukan secara tepat dan
benar. Untuk itu perlu dirancang suatu model perencanaan dan pemetaan
kebutuhan diklat yang benar-benar dapat mengidentifikasi dengan tepat
kebutuhan riil pengembangan kompetensi pegawai di lingkungan Kementerian
Agama.
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan
Bidang perencanaan pendidikan dan pelatihan adalah salah satu bidang
pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan yang memiliki tugas
dan fungsi untuk menyusun perencanaan program kediklatan khususnya diklat
bagi tenaga teknis pendidikan dan keagamaan di lingkungan Kementerian
Agama. Namun demikian, jika mengacu pada hasil evaluasi kediklatan baik
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 6
yang dilakukan secara internal maupun eksternal, masih banyak dijumpai
persepsi pegawai yang menyatakan bahwa diklat tenaga teknis pendidikan dan
keagamaan yang diselenggarakan baik oleh Pusdiklat Teknis maupun Balai
Diklat Keagamaan seluruh Indonesia belum benar-benar sesuai dengan
kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai sebagaimana kondisi riil dalam
pelaksanaan tugas. Kurang tepatnya rancang bangun program diklat ini
menyiratkan betapa belum optimalnya fungsi perencanaan yang dilakukan oleh
bidang perencanaan pendidikan dan pelatihan.
Dalam konteks kediklatan, jika kita tinjau dari pendekatan diklat
sebagai suatu sistem, maka sub sistem pertama dalam pengelolaan kediklatan
adalah "Analisis Kebutuhan Diklat" atau biasa disebut AKD. AKD adalah suatu
proses pengidentifikasian kebutuhan diklat dengan cara mengukur kesenjangan
kompetensi (gap competencies) yang terjadi antara kompetensi yang
dipersyaratkan dengan kompetensi riilnya. Melalui proses AKD yang tepat dan
benar, maka akan dapat dianalisis secara komprehensif diklat apa saja yang
dibutuhkan untuk mengatasai kesenjangan kompetensi yang terjadi.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan hampir setiap
tahunnya selalu menyelenggarakan kegiatan analisis kebutuhan diklat (AKD)
baik untuk tenaga kependidikan maupun tenaga keagamaan. Namun meskipun
anggaran yang dialokasikan untuk mendukung kegiatan ini sudah cukup besar,
akan tetapi kontribusi kegiatan ini dalam mendukung proses perencanaan diklat
belumlah optimal. Belum optimalnya pelaksanaan AKD selama ini disebabkan:
a. Luasnya cakupan wilayah tugas dengan jumlah pegawai yang mencapai
250.000 orang, menyebabkan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat tidak
dapat dilakukan secara optimal.
b. Terbatasnya jumlah SDM Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan belum memungkinkan untuk dapat melaksanakan analisis
kebutuhan diklat secara komprehensif.
c. Keterbatasan anggaran kediklatan setiap tahunnya, mengakibatkan proporsi
anggaran untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan AKD tidak ungkin
terpenuhi.
3. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Stratejik
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 7
Salah satu amanat Reformasi Birokrasi dan juga tuntutan UndangUndang Aparatur Sipil Negara adalah bagaimana secepatnya kita dapat
menyiapkan aparatur negara yang berkualitas, berkarakter dan berakhlak mulia.
Amanat tersebut tentunya juga merupakan pengejawantahan amanat UndangUndang Dasar 1945 yang sangat concern terhadap uaya-upaya pencerdasan
kehidupan bangsa yang dilandasi keinginan menjadikan Indonesia sebagai
bangsa yang maju, unggul, mandiri, bermartabat, beradab dan sejahtera. Untuk
mewujudkan hal tersebut, diperlukan suatu sistem pendidikan dan pelatihan
yang mampu membekali pegawai berbagai pengetahuan dan keterampilan
sesuai persyaratan jabatan masing-masing, memiliki etos kerja dan kinerja
yang tinggi, serta memiliki karkater dan jatidiri yang kuat, dengan bertumpu
pada keimanan dan ketakwaan serta akhlak yang mulia.
Menurut Peraturan Pemerintah (PP) 101 Tahun 2000 pasal 1 ayat (1)
dan pasal 3 disebutkan bahwa, Diklat jabatan PNS adalah bertujuan untuk
meningkatkan kemampuan PNS, dengan sasaran mewujudkan PNS yang
memiliki kompetensi sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing.
Sedangkan arah pengembangan SDM sesuai tuntutan reformasi birokrasi
adalah Diklat Berbasis Kompetensi dan Kinerja (competency/ performance
based training). Berdasarkan tuntutan kedua regulasi tersebut maka Pusdiklat
dituntut untuk mampu melakukan identifikasi terhadap persyaratan jabatan
untuk setiap jabatan yang ada untuk selanjutnya melakukan ekstraksi agar
dihasilkan standar kompetensi tugas/jabatan sebagai dasar bagi Pusdiklat untuk
menyusun instrumen pengukuran gap kompetensi pada masing-masing
tugas/jabatan yang ada sebagai dasar untuk melakukan pemetaan terhadap
penguasaan kompetensi.
Dalam konteks kediklatan, pemetaan penguasaan kompetensi dan
pengukuran gap kompetensi ini dikenal dengan nama Analisis Kebutuhan
Diklat (AKD). Mengingat demikian pentingnya AKD bagi penyelenggaran
diklat, maka Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan menjadikan
kegiatan ini sebagai program stratejik yang tertuang dalam rencana strategis
organisasi. Untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan AKD ini, Pusdiklat
Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan perlu menyusun dan atau
merumuskan standar kompetensi untuk setiap jenis tugas/jabatan yang ada
dengan memanfaatkan : (1) berbagai peraturan yang mengatur tentang jabatan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 8
fungsional dan angka kreditnya, yang tentunya telah menjabarkan tentang
standar kompetensi dari masing-masing jabatan fungsional yang ada, (2) uraian
tugas dari masing-masing tugas atau jabatan yang akan mempermudah dalam
merumuskannya ke dalam standar kompetensi.
Namun demikian, mengingat keterbatasan resources khususnya yang
terkait dengan jumlah SDM dan jumlah angaran yang berimplikasi pada
lamanya waktu penyelesaian penyiapan pelaksanaan AKD dimaksud, maka
perlu
dilakukan
perubahan-perubahan
dalam
pelaksanaannya
dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, yaitu dalam bentuk Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD) Online.
B. Tujuan Proyek Perubahan
•
Tujuan Jangka Pendek (selama Breaktrhroug II, +/- 2 bulan) :
Terlaksananya uji coba analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan
fungsional guru madrasah.
•
Tujuan jangka Menengah (pasca Diklatpim s.d. 1 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online bagi guru madrasah, serta
terwujudnya pengembangan konten AKD online untuk berbagai jenis jabatan
fungsional dan teknis pada Kementerian Agama.
•
Tujuan jangka panjang (s.d. 3 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online untuk berbagai jenis jabatan
fungsional dan teknis di lingkungan Kementerian Agama, dan terbangunnya
koordinasi yang intensif dengan Biro Organisasi dan Tata Laksana serta Biro
Kepegawaian dalam rangka penyiapan beberapa standar kompetensi untuk
jenis tugas/jabatan teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam mewujudkan proyek
perubahan jika diselaraskan dengan tujuan jangka pendek, menengah, dan panjang
adalah sebagai berikut.
Jangka Pendek :
•
•
•
•
Membentuk Tim Pelaksana Analisis Kebutuhan Diklat Online.
Menyusun disain pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online.
Mengidentifikasi kebutuhan sistem (software dan hardware).
Menyusun instrumen analisis kebutuhan diklat khusus untuk guru madrasah.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 9
•
Membuat program aplikasi analisis kebutuhan diklat online untuk ruang
•
lingkup terbatas.
Melakukan uji coba pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk
guru madrasah.
Jangka Menengah :
•
•
Melaksanakan AKD online untuk guru madrasah.
Mengembangkan instrumen analisis kebutuhan diklat untuk berbagai jenis
•
•
jabatan fungsional.
Mengembangkan sistem aplikasi analisis kebutuhan diklat online.
Menyusun pedoman pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
Jangka Panjang :
•
Sosialisasi dan Bimbingan Teknis pemanfaatan sistem aplikasi analisis
•
kebutuhan diklat online pada 13 Balai Diklat/UPT Diklat.
Melaksanakan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan fungsional
•
dan teknis pada Kementerian Agama.
Borkoordinasi dengan Biro Ortala dan Biro Kepegawaian untuk menyiapkan
standar kompetensi pegawai teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Untuk mengetahui apakah proyek perubahan yang dikembangkan oleh
penulis dapat berhasil atau tidak, maka telah ditetapkan beberapa standar atau
kriteria keberhasilan sebagai berikut :
No.
1.
2.
Deskripsi
Kriteria
Satuan
Pengukuran
a. Partisipasi responden untuk
melaksanakan AKD Online.
Jumlah responden
Orang
b. Teridentifikasinya
kesenjangan kompetensi pada
tenaga fungsional guru.
Gap Kompetensi
Skala Likert
1-5
c. Teridentifikasinya kebutuhan
pengembangan
kompetensi
berdasarkan prioritas mata
diklat.
Tingkat Prioritas
Prioritas pada
skala
1 – 16
kecepatan
Menit
tingkat akurasi
Persentase (%)
Orientasi Hasil Kerja
Orientasi Proses Kerja
a. Cara Kerja
- lebih
cepat
pengolahan Data
dalam
- lebih akurat dalam analisis
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 10
data.
b. Budaya Kerja
- bekerja berbasis IT
- bekerja sesuai ketentuan
budaya IT
tingkat
partisipasi
taat azas
jumlah
kesalahan
prosedur
E. Deskripsi dan Analisis
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
No.
Deskrip Tahap utama Kegiatan
Waktu
1.
Penjelasan dan sosialisasi proyek
perubahan.
Pada kegiatan breakthrough 1, kami
selaku peserta perlu menyampaikan
penjelasan kepada pimpinan dan rekan
kerja bahwa terkait keikutsertaan kami
pada kegiatan Diklatpim III Angkatan
XLIII, maka kepada setiap peserta
diwajibkan menyusun proyek perubahan
yang terkait dengan tugas dan fungsi
masing-masing. Pemilihan topik proyek
perubahan tentunya harus didasari oleh
hasil diagnostic reading yaitu telaah
terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan
fungsi sehingga dapat diidentifikasi
beberapa kendala dan hambatan yang
harus
segera
dicarikan
solusinya.
Berdasarkan hasil diagnistic reading
sebagaimana
dimaksud,
kami
menyampaikan bahwa proyek perubahan
yang akan kami kembangkan adalah
analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
1 September 2014
2.
Penyusunan Tim Kerja.
Untuk membantu kami selaku project
leader dari proyek perubahan yang kami
kembangkan,
maka
dirasa
perlu
membentuk Tim Proyek Perubahan yang
terdiri dari : Mentor (Kepala Pusdiklat
Teknis),
Project
Leader
(Peserta
Diklatpim III Angkatan XLIII), Sekretaris,
Bendahara, dan Bidang-Bidang yang
relevan dengan substansi perubahan. SK
Tim Proyek Perubahan ini ditandatangai
oleh Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis
2 September 2014
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 11
Pendidikan dan Keagamaan dengan waktu
kerja hingga Desember 2014.
3.
Penyusunan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Disain AKD Online merupakan rancang
bangun sistem yang terdiri dari disain
tampilan, data dan informasi yang akan
disajikan dalam sistem, proses kerja
sistem, dan output dari sistem. Mengingat
pengembangan program aplikasi AKD
Online ini akan diparalelkan dengan
pengembangan program diklat jarak jauh,
maka disain tampilan sistem akan
memadukan kedua kegiatan tersebut pada
halaman muka serta portal-portal dalam
fungsi layanannya.
29 - 30 September
2014
4.
Pembahasan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Rapat pembahasan disain AKD Online
ditujukan untuk menyempurnakan draft
disain yang sudah disusun oleh Bidang
Disain dan
Aplikasi Sistem. Hasil
pembahasan draft ini akan dijadikan disain
final yang selanjutnya akan diserahkan
kepada outsoucing untuk penyusunan
program aplikasi sistem AKD Online.
3 Oktober 2014
5.
Penyusunan
instrumen
analisis
kebutuhan diklat online.
Karena AKD Online dalam proyek
perubahan ini baru akan diujicobakan
untuk jabatan fungsional guru, oleh karena
itu Instrumen AKD Online yang disusun
oleh Bidang Instrumen akan difokuskan
pada empat standar kompetensi guru yang
meliputi
kompetensi
kepribadian,
kompetensi
paedagogig,
kompetensi
profesional, dan kompetensi sosial. Selain
menyusun instrumen AKD untuk jabatan
fungsional guru, Bidang Instrumen juga
akan menyiapkan instrumen pengukuran
kebutuhan kompetensi berbasis mata
diklat.
7 - 9 Oktober 2014
6.
Pembahasan analisis kebutuhan diklat
online.
Rapat pembahasan instrumen AKD
Online ditujukan untuk menyempurnakan
draft instrumen yang sudah disusun oleh
Bidang Instrumen. Hasil pembahasan
14 - 16 Oktober 2014
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 12
draft instrumen ini akan dijadikan
instrumen final yang selanjutnya akan
diserahkan kepada outsourcing untuk
penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online.
7.
Penyusunan program aplikasi analisis
kebutuhan diklat online.
Penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online sepenuhnya akan dilakukan oleh
outsourcing dengan menterjemahkan
disain dan instrumen yang telah
dipersiapkan oleh Tim Proyek Perubahan.
20 Oktober - 7
November 2014
8.
Uji coba terbatas pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Untuk memastikan bahwa program
aplikasi AKD Online yang telah dirancang
oleh Tim dapat bekerja sesuai dengan
tujuan dan sasaran, maka perlu dilakukan
uji coba pelaksanaan AKD Online
khususnya untuk tenaga fungsional guru
dengan jumlah yang terbatas.
10 - 17 November
2014
9.
Penyusunan
Laporan
Proyek
Perubahan.
Laporan proyek perubahan disusun untuk
memenuhi dua tujuan, yaitu (1) sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan
kepada Kepala Pusdiklat, dan (2) sebagai
pertannggungjawaban peserta kepada
penyelenggara diklat.
13 - 18 November
2014
2. Analisis Stakeholders
Stakeholder atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan penyiapan
proyek perubahan ini meliputi :
a. Stakeholder Internal
Pejabat struktural pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan.
Peranan para pejabat struktural pada Pusdiklat Teknis ini sangat besar
dalam membantu project leader khususnya pada saat penyusunan
hingga finalisasi disain AKD Online, penyusunan hingga finalisasi
instrumen AKD Online, dan juga dukungannya untuk pelaksanaan
sosialisasi di balai diklat.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 13
Pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh Indonesia
Peranan pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan seluruh
Indonesia dalam proyek perubahan ini sangat vital khususnya yang
terkait
dengan
pelaksanaan
sosialisasi,
uji
coba,
hingga
implementasinya dalam pelaksanaan AKD di balai diklat masingmasing.
Pengelola Sistem Informasi pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan
dan Keagamaan.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Pusdiklat Teknis ini sangat
dominan pada saat proses rancang bangun sistem, identifikasi
kebutuhan sistem, integrasi sistem, sosialisasi hingga persiapan uji coba
pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat.
Pengelola Sistem Informasi pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh
Indonesia.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Balai Diklat ini sangat
dominan pada saat uji coba pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat,
hingga pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat Keagamaan masingmasing.
Widyaiswara diklat teknis di seluruh Indonesia.
Widyaiswara sangat berperan dalam proses penyusunan dan validasi
instrumen serta peran aktifnya selama pelaksanaan AKD Online di
wilayah kerja masing-masing.
b. Stakeholder Eksternal
•
Pejabat Pembina Jabatan Fungsional Guru Madrasah
Peran pejabat pembina jabatan fungsional guru madrasah seperti
Pendis, Kanwil, maupun Kementerian Agama Kab./Kota pelaksanaan
dalam proyek perubahan ini akan difokuskan pada pemantapan
rumusan standar kompetensi dan indikatornya, serta dukungan
positipnya dalam pelaksanaan AKD Online yang ditujukan bagi para
pegawai yang menjadi binaannya.
•
Para pegawai di lingkungan Kementerian Agama (khusus untuk tahap
jangka pendek adalah guru Madrasah).
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 14
Para pegawai khususnya Guru Madrasah berperan aktif sebagai objek
dari kegiatan AKD Online khususnya untuk jangka pendek.
•
Jasa Pengembang Program Aplikasi
Outsourcing atau jasa pengembang program aplikasi sangat beerperan
dalam menyusun dan mengembangkan program aplikasi yang
dibutuhkan sebagai motor penggerak dalam pelaksanaan AKD Online.
•
Jasa hosting sistem.
Jasa hosting sistem adalah tempat dimana diletakkannya server yang
digunakan untuk menyimpan seluruh dokumen AKD Online termasuk
penyediaan bandwidth yang dibutuhkan untuk mendukung jaringan
internet.
3. Kendala : Internal dan Eksternal
Ada beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini baik kendala yang bersifat internal maupun eksternal, yaitu :
a. Kendala Internal :
•
Resistensi dari pegawai akibat hilangnya kesempatan mereka untuk
memperoleh kesejahteraan dari perjalanan dinas ke daerah-daerah untuk
melaksanakan AKD.
•
Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan seluruh
proyek perubahan.
a. Kendala Eksternal :
•
Belum meratanya kesiapan jaringan internet di seluruh wilayah
Indonesia yang membuat akses sistem ini menjadi terhambat.
•
Masih rendahnya budaya IT dalam lingkungan pegawai Kementerian
Agama sehingga perlu upaya lebih keras untuk memberikan
pemahaman pegawai terhadap pemanfaatan sistem ini.
4. Strategi Mengatasi Kendala
Untuk mengtasai berbagai kendala yang ada baik itu kendala internal
maupun eksternal, penulis melakukan upaya-upaya sebagai berikut :
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 15
a. Mengefektifkan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek
perubahan ini dengan melibatkan peran aktif pejabat, widyaiswara, dan
pegawai serta mengintegrasikannya dengan sistem diklat jarak jauh.
b. Mensosialisasikan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online baik
kepada internal Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan dan
juga kepada seluruh Balai Diklat agar dapat diketahui secara terperinci
tujuan, sasaran, serta bagaimana memanfaatkan sistem ini.
c. Membentuk Tim Pelaksanaan Bimbingan Teknis Pemanfaatan Sistem
dengan rincian tugas dan tanggungjawab yang jelas serta dengan rincian
kompensasi yang akan diperoleh. Sehingga para pihak yang terlibat tidak
akan merasa dibebani dengan kegiatan ini.
d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan uji coba dan memperbaiki beberapa
kekeliruan yang masih dijumpai.
5. Capaian
Hasil-hasil yang berhasil diwujudkan dari pelaksanaan proyek
perubahan AKD Online di lingkungan Kementerian Agama sejak tahapan
rancangan hingga finalisasi sesuai tujuan jangka pendek, adalah sebagai
berikut:
a. Disetujuinya rancangan proyek perubahan oleh mentor, termasuk
kesepakatan-kesepakatan dalam penetapan area perubanhannya.
b. Terbentuknya
Tim
Pelaksana
Proyek
Perubahan
yang
ditetapkan
berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan
dan Keagamaan.
c. Tersusunnya disain pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat Online di
lingkungan Kementerian Agama.
d. Tersusunnya instrumen analisis kebutuhan diklat online khususnya untuk
jabatan fungsional guru madrasah.
e. Tersusunnya program aplikasi analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
f. Terwujudnya sistem informasi bagi mendukung pelaksanaan Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama.
g. Terlaksananya uji coba pelaksanaan AKD Online bagi guru Madrasah
dengan jumlah pendaftar hingga 110 orang, namun karena keterbatasan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 16
waktu jumlah responden yang dapat kami konfirmasi adalah sebanyak 14
orang.
h. Diperolehnya hasil pengukuran gap kompetensi rata-rata dari empat standar
kompetensi guru madrasah sebagai berikut :
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Kepribadian
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
1
2.
Butir – 2
1
3.
Butir – 3
2
4.
Butir – 4
1
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
1
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
1
9.
Butir – 9
2
10.
Butir – 10
2
11.
Butir – 11
1
12.
Butir – 12
2
13.
Butir – 13
1
14.
Butir – 14
1
15.
Butir – 15
1
16.
Butir – 16
2
17.
Butir – 17
1
18.
Butir – 18
1
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Paedagogig
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
2
2.
Butir – 2
2
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
2
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 17
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
2
9.
Butir – 9
2
10.
Butir – 10
2
11.
Butir – 11
1
12.
Butir – 12
3
13.
Butir – 13
2
14.
Butir – 14
2
15.
Butir – 15
1
16.
Butir – 16
1
17.
Butir – 17
3
18.
Butir – 18
1
19.
Butir – 19
2
20.
Butir – 20
2
21.
Butir – 21
2
22.
Butir – 22
1
23.
Butir – 23
2
24.
Butir – 24
1
25.
Butir – 25
1
26.
Butir – 26
3
27.
Butir – 27
2
28.
Butir – 28
2
29.
Butir – 29
2
30.
Butir – 30
1
31.
Butir – 31
2
32.
Butir – 32
2
33.
Butir – 33
2
34.
Butir – 34
1
35.
Butir – 35
1
36.
Butir – 36
3
37.
Butir – 37
3
38.
Butir – 38
2
39.
Butir – 39
2
40.
Butir – 40
1
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 18
41.
Butir – 41
1
42.
Butir – 42
2
43.
Butir – 43
2
44.
Butir – 44
2
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Profesional
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
2
2.
Butir – 2
2
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
2
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
2
9.
Butir – 9
2
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Sosial
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
1
2.
Butir – 2
1
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
1
6.
Butir – 6
1
i. Diperolehnya
hasil
identifikasi
kebutuhan
pengembangan
kompetensi
berdasarkan mata diklat, dengan hasil sebagai berikut :
No.
Mata Diklat
1.
Pengembangan
Guru
2.
Konsep
Kepribadian
Belajar
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Urutan Prioritas
dan
1
3
Page 19
Pembelajaran
3.
Model-Model Pembelajaran
6
4.
Media Pembelajaran Berbasis
Multimedia
4
5.
Perencanaan Pembelajaran
12
6.
Penilaian Pembelajaran
14
7.
Pendalaman Materi Esensial
5
8.
Publikasi Ilmiah
7
9.
PKB dan PKG
16
10.
Karya Inovatif
9
11.
Pendekatan Andragogi
10
12.
Penelitian Tindakan Kelas
8
13.
Lesson Study
2
14.
Pengembangan
Penilaian
Pembelajaran Berbasis High
Order Thinking Skill
13
15.
Pengembangan
Materi
Substantif Berbasis High Order
Thinking Skill
15
16.
Pemberdayaan
KKG/MGMP/MGBK
11
Hasil di atas menunjukkan bahwa sistem aplikasi AKD online yang
kami kembangkan sebagai proyek perubahan dalam pelaksanaan Diklatpim III
angkatan XLIII ini, ternyata secara operasional dapat dipahami dan dapat
dilaksanakan dengan benar oleh para responden tanpa ada kesalahan-kesalahan
operasional baik dari tahapan registerasi hingga pengolahan data. Dengan
waktu pelaksanaan uji coba yang cukup pendek, sistem ini juga mampu
melibatkan jumlah responden yang cukup banyak. Hal ini tentunya
mengindikasikan bahwa sistem ini memiliki prospek yang cukup potensial bagi
mendukung optimalisasi pelaksanaan analisis kebutuhan diklat. Oleh karena
itu, dengan penerapan AKD Online tentunya akan sangat membantu Pusdiklat
dan balai diklat-balai diklat dalam menyusun perencanaan program diklat
setiap tahunnya.
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 20
Untuk memastikan bahwa setiap tahapan proses telah dilakukan dengan baik
dan benar, maka perlu dilakukan monitoring atau pengecekan terhadap
keseluruhan aktivitas proyek perubahan. Ada dua instrumen yang digunakan
untuk memonitoring tahapan proses proyek perubahan, yaitu instrumen
monitoring yang diisi dan ditandatangani oleh coach dan mentor (terlampir),
serta instrumen kontrol yang berfungsi untuk pengecekan dokumentasi pada
setiap tahapan proses sebagaimana di bawah ini :
No.
Tahapan Kegiatan
1.
Penjelasan
sosialisasi
perubahan.
2.
Penyusunan Tim
Kerja
3.
Penyusunan
draft
disain
pelaksanaan
analisis
kebutuhan
diklat online.
4.
Pembahasan
disain
pelaksanaan analisis
kebutuhan
diklat
online.
5.
Penyusunan
instrumen
kebutuhan
online.
6.
Pembahasan
draft
instrumen
analisis
kebutuhan
diklat
online.
7.
Penyusunan program
aplikasi
analisis
kebutuhan
diklat
online.
8.
Uji
coba
dan
proyek
draft
analisis
diklat
terbatas
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Bukti Fisik
Alat Kontrol/Checklist
Surat Undangan, Surat Undangan ( )
Daftar Hadir,
Daftar Hadir
( )
dan foto
Foto
( )
dokumentasi.
SK Tim
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Draft Disain.
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Final Disain
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Draft Instrumen
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Final Instrumen.
Source Engine
Program
Aplikasi
Laporan Hasil
SK Tim
( )
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Draft Disain
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Disain Final
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Draft Instrumen
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Instrumen Final
(
(
(
(
)
)
)
)
Source Engine
( )
List Peserta
( )
Page 21
pelaksanaan
kebutuhan
online.
9.
analisis
diklat
Penyusunan Laporan
Proyek Perubahan.
Uji Coba
Rekap Data
Dokumen
Laporan Akhir
Laporan Akhir Bahan Tayang
Proyek Prubahan RPP
Buku Panduan
Lampiran
( )
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
F. Penutup : Simpulan dan Rekomendasi
Dengan terlaksananya proyek perubahan tentang Analisis Kebutuhan DIklat
(AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama, meskipun pelaksanaan proyek
ini baru terealisasi pada tahapan uji coba, maka sebagai bahan masukan sebelum
proyek perubahan ini digunakan secara permanen dalam pelaksanaan AKD baik
oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat, dapat penulis simpulkan dan juga penulis
rekomendasikan beberapa hal, yaitu :
1. Simpulan
a. Analisis Kebutuhan Diklat Online merupakan sebuah proyek perubahan
yang sangat prospektif untuk dikembangkan ke depan mengingat
kontribusinya yang cukup besar dalam mengatasi keterbatasan anggaran
dan SDM.
b. Analisis
Kebutuhan
Diklat
Online
juga
sangat
efektif
dalam
mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan diklat pegawai karena proses
pengukurannya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
c. Analisis Kebutuhan Diklat Online mampu berkontribusi positif dalam
membangun budaya IT para pegawai di lingkungan Kementerian Agama.
2. Rekomendasi
a. Kepada Yth. Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan
agar kedepan dapat meningkatkan koordinasi dengan Biro Organisasi dan
Tata Laksana serta Biro Kepegawaian dalam rangka menyiapkan standar
kompetensi tugas/jabatan yang belum tersedia, sebagai dasar bagi Tim
untuk mengembangkan instrumen AKD.
b. Kepada Yth. Kepala Biro Kepegawaian kiranya dapat mensirnegikan
sistem ini kedalam sistem asesmen atau sistem pengembangan pegawai
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 22
karena hasil AKD ini sangat kontributif dalam proses asesmen dan
pengembangan pegawai.
c. Kepada Kepala Bidang Pelayanan Administrasi, Evaluasi dan Pelaporan
Hasil Diklat agar kiranya dapat meningkatkan kapasitas dan performa
jaringan sehingga proses AKD Online tidak terganggu oleh rendahnya
kualitas jaringan.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 23
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD) ONLINE
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
OLEH :
ACHMAD FIRDAUS
NDH. 02
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
BEKERJASAMA DENGAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XLIII
JAKARTA, NOVEMBER 2014
i
Kata Pengantar
Pertama-tama kami memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang
telah mencurahkan limpahan rahmat dan karunia kepada kami, sehingga alhamdulillah
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dengan judul : "Analisis Kebutuhan Diklat
(AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama" ini dapat diselesaikan sesuai
waktu yang telah ditentukan oleh penyelenggara diklat.
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan ini adalah salah satu tugas yang harus
diselesaikan oleh seluruh peserta untuk dapat dinyatakan lulus dalam penyelenggaraan
Diklatpim III. Semoga proyek perubahan yang kami kembangkan ini dapat
terimplementasikan dengan baik dan benar dalam pelaksanaan analisis kebutuhan
diklat di lingkungan Kementerian Agama. Dengan demikian, hasilnya akan
memberikan kontribusi yang signifikan bagi mewujudkan perencanaan program diklat
yang benar-benar merepresentasikan kebutuhan riil pengembangan kompetensi para
pegawai.
Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih
dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak. Prof. H. Abd. Rahman Mas'ud, Ph.D, Kepala Badan Litbang dan Diklat
Kementerian Agama yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk
mengikuti Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
2. Bapak. Drs. H. Saeroji MM, Kepala Pusdiklat Tenaga Administrasi beserta seluruh
Panitia Penyelenggara Diklatpim III Angkatan XLIII Tahun 2014.
3. Bapak. Dr. H.M. Kusasi M.Pd, Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan selaku Mentor yang selalu memberikan arahan dalam penyelesaian
proyek perubahan ini.
4. Bapak. Mohammad Tahmid, selaku coach yang selalu memberikan bimbingan baik
selama proses pembelajaran maupun selama penyelesaian proyek perubahan ini.
5. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah memberikan bimbingan materi
pembelajaran selama kegiatan diklat berlangsung.
6. Rekan-rekan peserta Diklapim III Angkatan XLIII yang telah ikut memberikan
masukan dan koreksi selama proses penyiapan proyek perubahan ini.
7. Rekan-rekan penulis di Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan yang
telah memberikan dukungan moril, membantu secara administratif maupun
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 2
substantif, sehingga proyek perubahan ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu.
8. Berbagai pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu
kami dalam penyiapan hingga pelaksanaan proyek perubahan yang kami
kembangkan.
Jakarta, November 2014
Achmad Firdaus.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 3
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL .................................................................................
KATA PENGANTAR ...........................................................................
i
ii
DAFTAR ISI .........................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ...........................................................................
iv
v
A. LATAR BELAKANG .....................................................................
1. Deskripsi Kondisi Umum ...........................................................
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan ......................
3. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Strategik ...................
B. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ................................................
1
1
2
3
4
C. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN ...............................
D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN .....................................
E. DESKRIPSI DAN ANALISIS ........................................................
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan .......................................
2. Analisis Stakeholder ..................................................................
3. Kendala : Internal dan Eksternal ...............................................
4. Strategi Mengatasi Kendala ......................................................
5. Capaian .....................................................................................
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan .....................................
F. PENUTUP : KESIMPULAN DAN REKOMENDASI .....................
1. Kesimpulan ...............................................................................
2. Rekomendasi ............................................................................
LAMPIRAN ..........................................................................................
5
6
6
6
9
10
11
11
16
17
17
18
19
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN – 1
: Rancangan Proyek Perubahan ..........................
19
LAMPIRAN – 2
: Lembar Pengajuan Judul Kepada Coach ..............
33
LAMPIRAN – 3
: Lembaran Pengajuan Judul Kepada Mentor .........
34
LAMPIRAN – 4
: Kesepakatan Area Perubahan ..............................
35
LAMPIRAN – 5
: Foto Proses Bimbingan dan Diskusi RPP .............
37
LAMPIRAN – 6
: Surat Undangan Penjelasan dan Sosialisasi RPP
38
LAMPIRAN – 7
: Daftar Hadir Penjelasan dan Sosialisasi RPP .......
30
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 4
LAMPIRAN – 8
LAMPIRAN – 9
LAMPIRAN – 10
LAMPIRAN – 11
LAMPIRAN – 12
LAMPIRAN – 13
LAMPIRAN – 14
LAMPIRAN – 15
LAMPIRAN – 16
LAMPIRAN – 17
LAMPIRAN – 18
: Foto Penjelasan dan Sosialisasi RPP ...................
: SK Tim Proyek Perubahan ...................................
: Surat Undangan Penyusunan Draft Disain ...........
: Daftar Hadir Penyusunan Draft Disain .................
: Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Disain ........
: Draft Disain AKD Online .......................................
: Surat Undangan Pembahasan Draft Disain .........
: Daftar Hadir Pembahasan Draft Disain .................
: Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Disain .......
: Disain Final AKD Online ........................................
: Surat Undangan Penyusunan Draft Instrumen ......
LAMPIRAN – 19
LAMPIRAN – 20
LAMPIRAN – 21
LAMPIRAN – 22
LAMPIRAN – 23
LAMPIRAN – 24
LAMPIRAN – 25
LAMPIRAN – 26
LAMPIRAN – 27
LAMPIRAN – 28
LAMPIRAN – 29
: Daftar Hadir Penyusunan Draft Instrumen ............
62
: Foto Dokumentasi Penyusunan Draft Instrumen ...
64
: Draft Instrumen AKD Online ..................................
65
: Surat Undangan Pembahasan Draft Instrumen ....
72
: Daftar Hadir Pembahasan Draft Instrumen ...........
73
: Foto Dokumentasi Pembahasan Draft Instrumen .
75
: Instrumen Final AKD Online ..................................
76
: Program Aplikasi AKD Online ................................
86
: Hasil Pelaksanaan Uji Coba AKD Online .............. 175
: Bahan Tayang Seminar RPP ................................ 180
: Bahan Tayang Seminar Laporan Pelaksanaan
Proyek Perubahan ................................................
40
41
45
46
48
50
55
56
57
58
61
195
A. Latar Belakang
1. Deskripsi Kondisi Umum
Pendidikan dan pelatihan (Diklat) merupakan aktivitas terencana dan
terstruktur yang telah dirancang sedemikian rupa oleh unit penyelenggara
diklat dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi para pegawai. Oleh
karena itu, agar penyelenggaraan program Diklat dapat sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan, maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengukur
bagaimana keberhasilan sebuah program diklat.
Dalam konteks penyelenggaraan Diklat, secara spesifik dikenal tiga
perspektif evaluasi kediklatan yaitu: (1) Evaluasi untuk keperluan perbaikan
dan pengembangan (evaluation for development); (2) Evaluasi untuk keperluan
pengembangan pengetahuan (evaluation for knowledge), dan (3) Evaluasi
untuk keperluan pertanggungjawaban (evaluation for accountability);
Dari ketiga perspektif tersebut dapat disimpulkan bahwa evaluasi
kediklatan secara esensial berfungsi sebagai sumber informasi bagi perbaikan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 5
dan pengembangan penyelenggaraan diklat sekaligus sebagai penjelasan lebih
lanjut terhadap fenomena, kegiatan atau program yang telah dilakukan oleh
unit penyelenggara diklat, dalam kaitannya dengan pertanggungjawaban
lembaga diklat terhadap stake holder.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan sebagai salah satu
unit kerja yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan Diklat, khususnya
Diklat bagi pegawai teknis pendidikan dan keagamaan di lingkungan
Kementerian Agama, tentunya juga dituntut untuk melakukan evaluasi secara
berkala dan berkesinambungan terhadap kinerja kediklatan, dengan harapan
agara setiap permasalahan yang muncul seiring dengan perkembangan kekinian
dapat direspon dengan cepat dan tepat, dan juga sebagai bentuk
pertanggungjawaban Pusdiklat terhadap seluruh stakeholder Diklat.
Berdasarkan hasil evaluasi kediklatan baik yang dilaksanakan langsung
pada saat kegiatan diklat berlangsung, maupun melalui forum-forum tertentu
seperti evaluasi pasca diklat maupun rapat evaluasi yang melibatkan para
stakeholder Diklat, mengindikasikan bahwa program Diklat yang dilaksanakan
oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat Keagamaan seluruh Indonesia secara
esensial belum memiliki tingkat kesesuaian yang signifikan dibandingkan
dengan kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai. Artinya program
Diklat yang dilaksanakan baik ditinjau dari segi materi maupun peruntukannya,
sering tidak sesuai dengan kebutuhan riil para peserta diklat.
Hasil evaluasi ini menyimpulkan bahwa proses perencanaan dan
pemetaan kebutuhan diklat bagi pegawai belum dilakukan secara tepat dan
benar. Untuk itu perlu dirancang suatu model perencanaan dan pemetaan
kebutuhan diklat yang benar-benar dapat mengidentifikasi dengan tepat
kebutuhan riil pengembangan kompetensi pegawai di lingkungan Kementerian
Agama.
2. Rasional Pemilihan/Penetapan Area Perubahan
Bidang perencanaan pendidikan dan pelatihan adalah salah satu bidang
pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan yang memiliki tugas
dan fungsi untuk menyusun perencanaan program kediklatan khususnya diklat
bagi tenaga teknis pendidikan dan keagamaan di lingkungan Kementerian
Agama. Namun demikian, jika mengacu pada hasil evaluasi kediklatan baik
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 6
yang dilakukan secara internal maupun eksternal, masih banyak dijumpai
persepsi pegawai yang menyatakan bahwa diklat tenaga teknis pendidikan dan
keagamaan yang diselenggarakan baik oleh Pusdiklat Teknis maupun Balai
Diklat Keagamaan seluruh Indonesia belum benar-benar sesuai dengan
kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai sebagaimana kondisi riil dalam
pelaksanaan tugas. Kurang tepatnya rancang bangun program diklat ini
menyiratkan betapa belum optimalnya fungsi perencanaan yang dilakukan oleh
bidang perencanaan pendidikan dan pelatihan.
Dalam konteks kediklatan, jika kita tinjau dari pendekatan diklat
sebagai suatu sistem, maka sub sistem pertama dalam pengelolaan kediklatan
adalah "Analisis Kebutuhan Diklat" atau biasa disebut AKD. AKD adalah suatu
proses pengidentifikasian kebutuhan diklat dengan cara mengukur kesenjangan
kompetensi (gap competencies) yang terjadi antara kompetensi yang
dipersyaratkan dengan kompetensi riilnya. Melalui proses AKD yang tepat dan
benar, maka akan dapat dianalisis secara komprehensif diklat apa saja yang
dibutuhkan untuk mengatasai kesenjangan kompetensi yang terjadi.
Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan hampir setiap
tahunnya selalu menyelenggarakan kegiatan analisis kebutuhan diklat (AKD)
baik untuk tenaga kependidikan maupun tenaga keagamaan. Namun meskipun
anggaran yang dialokasikan untuk mendukung kegiatan ini sudah cukup besar,
akan tetapi kontribusi kegiatan ini dalam mendukung proses perencanaan diklat
belumlah optimal. Belum optimalnya pelaksanaan AKD selama ini disebabkan:
a. Luasnya cakupan wilayah tugas dengan jumlah pegawai yang mencapai
250.000 orang, menyebabkan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat tidak
dapat dilakukan secara optimal.
b. Terbatasnya jumlah SDM Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan belum memungkinkan untuk dapat melaksanakan analisis
kebutuhan diklat secara komprehensif.
c. Keterbatasan anggaran kediklatan setiap tahunnya, mengakibatkan proporsi
anggaran untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan AKD tidak ungkin
terpenuhi.
3. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Stratejik
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 7
Salah satu amanat Reformasi Birokrasi dan juga tuntutan UndangUndang Aparatur Sipil Negara adalah bagaimana secepatnya kita dapat
menyiapkan aparatur negara yang berkualitas, berkarakter dan berakhlak mulia.
Amanat tersebut tentunya juga merupakan pengejawantahan amanat UndangUndang Dasar 1945 yang sangat concern terhadap uaya-upaya pencerdasan
kehidupan bangsa yang dilandasi keinginan menjadikan Indonesia sebagai
bangsa yang maju, unggul, mandiri, bermartabat, beradab dan sejahtera. Untuk
mewujudkan hal tersebut, diperlukan suatu sistem pendidikan dan pelatihan
yang mampu membekali pegawai berbagai pengetahuan dan keterampilan
sesuai persyaratan jabatan masing-masing, memiliki etos kerja dan kinerja
yang tinggi, serta memiliki karkater dan jatidiri yang kuat, dengan bertumpu
pada keimanan dan ketakwaan serta akhlak yang mulia.
Menurut Peraturan Pemerintah (PP) 101 Tahun 2000 pasal 1 ayat (1)
dan pasal 3 disebutkan bahwa, Diklat jabatan PNS adalah bertujuan untuk
meningkatkan kemampuan PNS, dengan sasaran mewujudkan PNS yang
memiliki kompetensi sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing.
Sedangkan arah pengembangan SDM sesuai tuntutan reformasi birokrasi
adalah Diklat Berbasis Kompetensi dan Kinerja (competency/ performance
based training). Berdasarkan tuntutan kedua regulasi tersebut maka Pusdiklat
dituntut untuk mampu melakukan identifikasi terhadap persyaratan jabatan
untuk setiap jabatan yang ada untuk selanjutnya melakukan ekstraksi agar
dihasilkan standar kompetensi tugas/jabatan sebagai dasar bagi Pusdiklat untuk
menyusun instrumen pengukuran gap kompetensi pada masing-masing
tugas/jabatan yang ada sebagai dasar untuk melakukan pemetaan terhadap
penguasaan kompetensi.
Dalam konteks kediklatan, pemetaan penguasaan kompetensi dan
pengukuran gap kompetensi ini dikenal dengan nama Analisis Kebutuhan
Diklat (AKD). Mengingat demikian pentingnya AKD bagi penyelenggaran
diklat, maka Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan menjadikan
kegiatan ini sebagai program stratejik yang tertuang dalam rencana strategis
organisasi. Untuk mendukung optimalisasi pelaksanaan AKD ini, Pusdiklat
Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan perlu menyusun dan atau
merumuskan standar kompetensi untuk setiap jenis tugas/jabatan yang ada
dengan memanfaatkan : (1) berbagai peraturan yang mengatur tentang jabatan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 8
fungsional dan angka kreditnya, yang tentunya telah menjabarkan tentang
standar kompetensi dari masing-masing jabatan fungsional yang ada, (2) uraian
tugas dari masing-masing tugas atau jabatan yang akan mempermudah dalam
merumuskannya ke dalam standar kompetensi.
Namun demikian, mengingat keterbatasan resources khususnya yang
terkait dengan jumlah SDM dan jumlah angaran yang berimplikasi pada
lamanya waktu penyelesaian penyiapan pelaksanaan AKD dimaksud, maka
perlu
dilakukan
perubahan-perubahan
dalam
pelaksanaannya
dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, yaitu dalam bentuk Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD) Online.
B. Tujuan Proyek Perubahan
•
Tujuan Jangka Pendek (selama Breaktrhroug II, +/- 2 bulan) :
Terlaksananya uji coba analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan
fungsional guru madrasah.
•
Tujuan jangka Menengah (pasca Diklatpim s.d. 1 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online bagi guru madrasah, serta
terwujudnya pengembangan konten AKD online untuk berbagai jenis jabatan
fungsional dan teknis pada Kementerian Agama.
•
Tujuan jangka panjang (s.d. 3 tahun) :
Terlaksananya analisis kebutuhan diklat online untuk berbagai jenis jabatan
fungsional dan teknis di lingkungan Kementerian Agama, dan terbangunnya
koordinasi yang intensif dengan Biro Organisasi dan Tata Laksana serta Biro
Kepegawaian dalam rangka penyiapan beberapa standar kompetensi untuk
jenis tugas/jabatan teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam mewujudkan proyek
perubahan jika diselaraskan dengan tujuan jangka pendek, menengah, dan panjang
adalah sebagai berikut.
Jangka Pendek :
•
•
•
•
Membentuk Tim Pelaksana Analisis Kebutuhan Diklat Online.
Menyusun disain pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online.
Mengidentifikasi kebutuhan sistem (software dan hardware).
Menyusun instrumen analisis kebutuhan diklat khusus untuk guru madrasah.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 9
•
Membuat program aplikasi analisis kebutuhan diklat online untuk ruang
•
lingkup terbatas.
Melakukan uji coba pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk
guru madrasah.
Jangka Menengah :
•
•
Melaksanakan AKD online untuk guru madrasah.
Mengembangkan instrumen analisis kebutuhan diklat untuk berbagai jenis
•
•
jabatan fungsional.
Mengembangkan sistem aplikasi analisis kebutuhan diklat online.
Menyusun pedoman pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
Jangka Panjang :
•
Sosialisasi dan Bimbingan Teknis pemanfaatan sistem aplikasi analisis
•
kebutuhan diklat online pada 13 Balai Diklat/UPT Diklat.
Melaksanakan analisis kebutuhan diklat online khusus untuk jabatan fungsional
•
dan teknis pada Kementerian Agama.
Borkoordinasi dengan Biro Ortala dan Biro Kepegawaian untuk menyiapkan
standar kompetensi pegawai teknis dan administrasi pada Kementerian Agama.
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Untuk mengetahui apakah proyek perubahan yang dikembangkan oleh
penulis dapat berhasil atau tidak, maka telah ditetapkan beberapa standar atau
kriteria keberhasilan sebagai berikut :
No.
1.
2.
Deskripsi
Kriteria
Satuan
Pengukuran
a. Partisipasi responden untuk
melaksanakan AKD Online.
Jumlah responden
Orang
b. Teridentifikasinya
kesenjangan kompetensi pada
tenaga fungsional guru.
Gap Kompetensi
Skala Likert
1-5
c. Teridentifikasinya kebutuhan
pengembangan
kompetensi
berdasarkan prioritas mata
diklat.
Tingkat Prioritas
Prioritas pada
skala
1 – 16
kecepatan
Menit
tingkat akurasi
Persentase (%)
Orientasi Hasil Kerja
Orientasi Proses Kerja
a. Cara Kerja
- lebih
cepat
pengolahan Data
dalam
- lebih akurat dalam analisis
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 10
data.
b. Budaya Kerja
- bekerja berbasis IT
- bekerja sesuai ketentuan
budaya IT
tingkat
partisipasi
taat azas
jumlah
kesalahan
prosedur
E. Deskripsi dan Analisis
1. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
No.
Deskrip Tahap utama Kegiatan
Waktu
1.
Penjelasan dan sosialisasi proyek
perubahan.
Pada kegiatan breakthrough 1, kami
selaku peserta perlu menyampaikan
penjelasan kepada pimpinan dan rekan
kerja bahwa terkait keikutsertaan kami
pada kegiatan Diklatpim III Angkatan
XLIII, maka kepada setiap peserta
diwajibkan menyusun proyek perubahan
yang terkait dengan tugas dan fungsi
masing-masing. Pemilihan topik proyek
perubahan tentunya harus didasari oleh
hasil diagnostic reading yaitu telaah
terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan
fungsi sehingga dapat diidentifikasi
beberapa kendala dan hambatan yang
harus
segera
dicarikan
solusinya.
Berdasarkan hasil diagnistic reading
sebagaimana
dimaksud,
kami
menyampaikan bahwa proyek perubahan
yang akan kami kembangkan adalah
analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
1 September 2014
2.
Penyusunan Tim Kerja.
Untuk membantu kami selaku project
leader dari proyek perubahan yang kami
kembangkan,
maka
dirasa
perlu
membentuk Tim Proyek Perubahan yang
terdiri dari : Mentor (Kepala Pusdiklat
Teknis),
Project
Leader
(Peserta
Diklatpim III Angkatan XLIII), Sekretaris,
Bendahara, dan Bidang-Bidang yang
relevan dengan substansi perubahan. SK
Tim Proyek Perubahan ini ditandatangai
oleh Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis
2 September 2014
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 11
Pendidikan dan Keagamaan dengan waktu
kerja hingga Desember 2014.
3.
Penyusunan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Disain AKD Online merupakan rancang
bangun sistem yang terdiri dari disain
tampilan, data dan informasi yang akan
disajikan dalam sistem, proses kerja
sistem, dan output dari sistem. Mengingat
pengembangan program aplikasi AKD
Online ini akan diparalelkan dengan
pengembangan program diklat jarak jauh,
maka disain tampilan sistem akan
memadukan kedua kegiatan tersebut pada
halaman muka serta portal-portal dalam
fungsi layanannya.
29 - 30 September
2014
4.
Pembahasan disain pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Rapat pembahasan disain AKD Online
ditujukan untuk menyempurnakan draft
disain yang sudah disusun oleh Bidang
Disain dan
Aplikasi Sistem. Hasil
pembahasan draft ini akan dijadikan disain
final yang selanjutnya akan diserahkan
kepada outsoucing untuk penyusunan
program aplikasi sistem AKD Online.
3 Oktober 2014
5.
Penyusunan
instrumen
analisis
kebutuhan diklat online.
Karena AKD Online dalam proyek
perubahan ini baru akan diujicobakan
untuk jabatan fungsional guru, oleh karena
itu Instrumen AKD Online yang disusun
oleh Bidang Instrumen akan difokuskan
pada empat standar kompetensi guru yang
meliputi
kompetensi
kepribadian,
kompetensi
paedagogig,
kompetensi
profesional, dan kompetensi sosial. Selain
menyusun instrumen AKD untuk jabatan
fungsional guru, Bidang Instrumen juga
akan menyiapkan instrumen pengukuran
kebutuhan kompetensi berbasis mata
diklat.
7 - 9 Oktober 2014
6.
Pembahasan analisis kebutuhan diklat
online.
Rapat pembahasan instrumen AKD
Online ditujukan untuk menyempurnakan
draft instrumen yang sudah disusun oleh
Bidang Instrumen. Hasil pembahasan
14 - 16 Oktober 2014
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 12
draft instrumen ini akan dijadikan
instrumen final yang selanjutnya akan
diserahkan kepada outsourcing untuk
penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online.
7.
Penyusunan program aplikasi analisis
kebutuhan diklat online.
Penyusunan program aplikasi sistem AKD
Online sepenuhnya akan dilakukan oleh
outsourcing dengan menterjemahkan
disain dan instrumen yang telah
dipersiapkan oleh Tim Proyek Perubahan.
20 Oktober - 7
November 2014
8.
Uji coba terbatas pelaksanaan analisis
kebutuhan diklat online.
Untuk memastikan bahwa program
aplikasi AKD Online yang telah dirancang
oleh Tim dapat bekerja sesuai dengan
tujuan dan sasaran, maka perlu dilakukan
uji coba pelaksanaan AKD Online
khususnya untuk tenaga fungsional guru
dengan jumlah yang terbatas.
10 - 17 November
2014
9.
Penyusunan
Laporan
Proyek
Perubahan.
Laporan proyek perubahan disusun untuk
memenuhi dua tujuan, yaitu (1) sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan
kepada Kepala Pusdiklat, dan (2) sebagai
pertannggungjawaban peserta kepada
penyelenggara diklat.
13 - 18 November
2014
2. Analisis Stakeholders
Stakeholder atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan penyiapan
proyek perubahan ini meliputi :
a. Stakeholder Internal
Pejabat struktural pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan
Keagamaan.
Peranan para pejabat struktural pada Pusdiklat Teknis ini sangat besar
dalam membantu project leader khususnya pada saat penyusunan
hingga finalisasi disain AKD Online, penyusunan hingga finalisasi
instrumen AKD Online, dan juga dukungannya untuk pelaksanaan
sosialisasi di balai diklat.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 13
Pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh Indonesia
Peranan pejabat struktural pada Balai Diklat Keagamaan seluruh
Indonesia dalam proyek perubahan ini sangat vital khususnya yang
terkait
dengan
pelaksanaan
sosialisasi,
uji
coba,
hingga
implementasinya dalam pelaksanaan AKD di balai diklat masingmasing.
Pengelola Sistem Informasi pada Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan
dan Keagamaan.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Pusdiklat Teknis ini sangat
dominan pada saat proses rancang bangun sistem, identifikasi
kebutuhan sistem, integrasi sistem, sosialisasi hingga persiapan uji coba
pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat.
Pengelola Sistem Informasi pada Balai Diklat Keagamaan Seluruh
Indonesia.
Peranan tim pengelola sistem informasi di Balai Diklat ini sangat
dominan pada saat uji coba pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat,
hingga pelaksanaan AKD Online di Balai Diklat Keagamaan masingmasing.
Widyaiswara diklat teknis di seluruh Indonesia.
Widyaiswara sangat berperan dalam proses penyusunan dan validasi
instrumen serta peran aktifnya selama pelaksanaan AKD Online di
wilayah kerja masing-masing.
b. Stakeholder Eksternal
•
Pejabat Pembina Jabatan Fungsional Guru Madrasah
Peran pejabat pembina jabatan fungsional guru madrasah seperti
Pendis, Kanwil, maupun Kementerian Agama Kab./Kota pelaksanaan
dalam proyek perubahan ini akan difokuskan pada pemantapan
rumusan standar kompetensi dan indikatornya, serta dukungan
positipnya dalam pelaksanaan AKD Online yang ditujukan bagi para
pegawai yang menjadi binaannya.
•
Para pegawai di lingkungan Kementerian Agama (khusus untuk tahap
jangka pendek adalah guru Madrasah).
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 14
Para pegawai khususnya Guru Madrasah berperan aktif sebagai objek
dari kegiatan AKD Online khususnya untuk jangka pendek.
•
Jasa Pengembang Program Aplikasi
Outsourcing atau jasa pengembang program aplikasi sangat beerperan
dalam menyusun dan mengembangkan program aplikasi yang
dibutuhkan sebagai motor penggerak dalam pelaksanaan AKD Online.
•
Jasa hosting sistem.
Jasa hosting sistem adalah tempat dimana diletakkannya server yang
digunakan untuk menyimpan seluruh dokumen AKD Online termasuk
penyediaan bandwidth yang dibutuhkan untuk mendukung jaringan
internet.
3. Kendala : Internal dan Eksternal
Ada beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini baik kendala yang bersifat internal maupun eksternal, yaitu :
a. Kendala Internal :
•
Resistensi dari pegawai akibat hilangnya kesempatan mereka untuk
memperoleh kesejahteraan dari perjalanan dinas ke daerah-daerah untuk
melaksanakan AKD.
•
Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan seluruh
proyek perubahan.
a. Kendala Eksternal :
•
Belum meratanya kesiapan jaringan internet di seluruh wilayah
Indonesia yang membuat akses sistem ini menjadi terhambat.
•
Masih rendahnya budaya IT dalam lingkungan pegawai Kementerian
Agama sehingga perlu upaya lebih keras untuk memberikan
pemahaman pegawai terhadap pemanfaatan sistem ini.
4. Strategi Mengatasi Kendala
Untuk mengtasai berbagai kendala yang ada baik itu kendala internal
maupun eksternal, penulis melakukan upaya-upaya sebagai berikut :
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 15
a. Mengefektifkan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek
perubahan ini dengan melibatkan peran aktif pejabat, widyaiswara, dan
pegawai serta mengintegrasikannya dengan sistem diklat jarak jauh.
b. Mensosialisasikan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat online baik
kepada internal Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan dan
juga kepada seluruh Balai Diklat agar dapat diketahui secara terperinci
tujuan, sasaran, serta bagaimana memanfaatkan sistem ini.
c. Membentuk Tim Pelaksanaan Bimbingan Teknis Pemanfaatan Sistem
dengan rincian tugas dan tanggungjawab yang jelas serta dengan rincian
kompensasi yang akan diperoleh. Sehingga para pihak yang terlibat tidak
akan merasa dibebani dengan kegiatan ini.
d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan uji coba dan memperbaiki beberapa
kekeliruan yang masih dijumpai.
5. Capaian
Hasil-hasil yang berhasil diwujudkan dari pelaksanaan proyek
perubahan AKD Online di lingkungan Kementerian Agama sejak tahapan
rancangan hingga finalisasi sesuai tujuan jangka pendek, adalah sebagai
berikut:
a. Disetujuinya rancangan proyek perubahan oleh mentor, termasuk
kesepakatan-kesepakatan dalam penetapan area perubanhannya.
b. Terbentuknya
Tim
Pelaksana
Proyek
Perubahan
yang
ditetapkan
berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan
dan Keagamaan.
c. Tersusunnya disain pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat Online di
lingkungan Kementerian Agama.
d. Tersusunnya instrumen analisis kebutuhan diklat online khususnya untuk
jabatan fungsional guru madrasah.
e. Tersusunnya program aplikasi analisis kebutuhan diklat online di
lingkungan Kementerian Agama.
f. Terwujudnya sistem informasi bagi mendukung pelaksanaan Analisis
Kebutuhan Diklat (AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama.
g. Terlaksananya uji coba pelaksanaan AKD Online bagi guru Madrasah
dengan jumlah pendaftar hingga 110 orang, namun karena keterbatasan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 16
waktu jumlah responden yang dapat kami konfirmasi adalah sebanyak 14
orang.
h. Diperolehnya hasil pengukuran gap kompetensi rata-rata dari empat standar
kompetensi guru madrasah sebagai berikut :
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Kepribadian
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
1
2.
Butir – 2
1
3.
Butir – 3
2
4.
Butir – 4
1
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
1
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
1
9.
Butir – 9
2
10.
Butir – 10
2
11.
Butir – 11
1
12.
Butir – 12
2
13.
Butir – 13
1
14.
Butir – 14
1
15.
Butir – 15
1
16.
Butir – 16
2
17.
Butir – 17
1
18.
Butir – 18
1
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Paedagogig
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
2
2.
Butir – 2
2
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
2
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 17
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
2
9.
Butir – 9
2
10.
Butir – 10
2
11.
Butir – 11
1
12.
Butir – 12
3
13.
Butir – 13
2
14.
Butir – 14
2
15.
Butir – 15
1
16.
Butir – 16
1
17.
Butir – 17
3
18.
Butir – 18
1
19.
Butir – 19
2
20.
Butir – 20
2
21.
Butir – 21
2
22.
Butir – 22
1
23.
Butir – 23
2
24.
Butir – 24
1
25.
Butir – 25
1
26.
Butir – 26
3
27.
Butir – 27
2
28.
Butir – 28
2
29.
Butir – 29
2
30.
Butir – 30
1
31.
Butir – 31
2
32.
Butir – 32
2
33.
Butir – 33
2
34.
Butir – 34
1
35.
Butir – 35
1
36.
Butir – 36
3
37.
Butir – 37
3
38.
Butir – 38
2
39.
Butir – 39
2
40.
Butir – 40
1
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 18
41.
Butir – 41
1
42.
Butir – 42
2
43.
Butir – 43
2
44.
Butir – 44
2
Hasil
Pengukuran
Gap
Kompetensi
Untuk
Kompetensi
Profesional
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
2
2.
Butir – 2
2
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
2
6.
Butir – 6
2
7.
Butir – 7
1
8.
Butir – 8
2
9.
Butir – 9
2
Hasil Pengukuran Gap Kompetensi Untuk Kompetensi Sosial
No.
Butir Instrumen
Gap Kompetensi
1.
Butir – 1
1
2.
Butir – 2
1
3.
Butir – 3
1
4.
Butir – 4
2
5.
Butir – 5
1
6.
Butir – 6
1
i. Diperolehnya
hasil
identifikasi
kebutuhan
pengembangan
kompetensi
berdasarkan mata diklat, dengan hasil sebagai berikut :
No.
Mata Diklat
1.
Pengembangan
Guru
2.
Konsep
Kepribadian
Belajar
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Urutan Prioritas
dan
1
3
Page 19
Pembelajaran
3.
Model-Model Pembelajaran
6
4.
Media Pembelajaran Berbasis
Multimedia
4
5.
Perencanaan Pembelajaran
12
6.
Penilaian Pembelajaran
14
7.
Pendalaman Materi Esensial
5
8.
Publikasi Ilmiah
7
9.
PKB dan PKG
16
10.
Karya Inovatif
9
11.
Pendekatan Andragogi
10
12.
Penelitian Tindakan Kelas
8
13.
Lesson Study
2
14.
Pengembangan
Penilaian
Pembelajaran Berbasis High
Order Thinking Skill
13
15.
Pengembangan
Materi
Substantif Berbasis High Order
Thinking Skill
15
16.
Pemberdayaan
KKG/MGMP/MGBK
11
Hasil di atas menunjukkan bahwa sistem aplikasi AKD online yang
kami kembangkan sebagai proyek perubahan dalam pelaksanaan Diklatpim III
angkatan XLIII ini, ternyata secara operasional dapat dipahami dan dapat
dilaksanakan dengan benar oleh para responden tanpa ada kesalahan-kesalahan
operasional baik dari tahapan registerasi hingga pengolahan data. Dengan
waktu pelaksanaan uji coba yang cukup pendek, sistem ini juga mampu
melibatkan jumlah responden yang cukup banyak. Hal ini tentunya
mengindikasikan bahwa sistem ini memiliki prospek yang cukup potensial bagi
mendukung optimalisasi pelaksanaan analisis kebutuhan diklat. Oleh karena
itu, dengan penerapan AKD Online tentunya akan sangat membantu Pusdiklat
dan balai diklat-balai diklat dalam menyusun perencanaan program diklat
setiap tahunnya.
6. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 20
Untuk memastikan bahwa setiap tahapan proses telah dilakukan dengan baik
dan benar, maka perlu dilakukan monitoring atau pengecekan terhadap
keseluruhan aktivitas proyek perubahan. Ada dua instrumen yang digunakan
untuk memonitoring tahapan proses proyek perubahan, yaitu instrumen
monitoring yang diisi dan ditandatangani oleh coach dan mentor (terlampir),
serta instrumen kontrol yang berfungsi untuk pengecekan dokumentasi pada
setiap tahapan proses sebagaimana di bawah ini :
No.
Tahapan Kegiatan
1.
Penjelasan
sosialisasi
perubahan.
2.
Penyusunan Tim
Kerja
3.
Penyusunan
draft
disain
pelaksanaan
analisis
kebutuhan
diklat online.
4.
Pembahasan
disain
pelaksanaan analisis
kebutuhan
diklat
online.
5.
Penyusunan
instrumen
kebutuhan
online.
6.
Pembahasan
draft
instrumen
analisis
kebutuhan
diklat
online.
7.
Penyusunan program
aplikasi
analisis
kebutuhan
diklat
online.
8.
Uji
coba
dan
proyek
draft
analisis
diklat
terbatas
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Bukti Fisik
Alat Kontrol/Checklist
Surat Undangan, Surat Undangan ( )
Daftar Hadir,
Daftar Hadir
( )
dan foto
Foto
( )
dokumentasi.
SK Tim
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Draft Disain.
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Final Disain
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Draft Instrumen
Surat Undangan,
Daftar
Hadir,
Foto
Dokumentasi,
dan
Naskah
Final Instrumen.
Source Engine
Program
Aplikasi
Laporan Hasil
SK Tim
( )
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Draft Disain
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Disain Final
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Draft Instrumen
(
(
(
(
)
)
)
)
Surat Undangan
Daftar Hadir
Foto
Instrumen Final
(
(
(
(
)
)
)
)
Source Engine
( )
List Peserta
( )
Page 21
pelaksanaan
kebutuhan
online.
9.
analisis
diklat
Penyusunan Laporan
Proyek Perubahan.
Uji Coba
Rekap Data
Dokumen
Laporan Akhir
Laporan Akhir Bahan Tayang
Proyek Prubahan RPP
Buku Panduan
Lampiran
( )
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
F. Penutup : Simpulan dan Rekomendasi
Dengan terlaksananya proyek perubahan tentang Analisis Kebutuhan DIklat
(AKD) Online di Lingkungan Kementerian Agama, meskipun pelaksanaan proyek
ini baru terealisasi pada tahapan uji coba, maka sebagai bahan masukan sebelum
proyek perubahan ini digunakan secara permanen dalam pelaksanaan AKD baik
oleh Pusdiklat maupun Balai Diklat, dapat penulis simpulkan dan juga penulis
rekomendasikan beberapa hal, yaitu :
1. Simpulan
a. Analisis Kebutuhan Diklat Online merupakan sebuah proyek perubahan
yang sangat prospektif untuk dikembangkan ke depan mengingat
kontribusinya yang cukup besar dalam mengatasi keterbatasan anggaran
dan SDM.
b. Analisis
Kebutuhan
Diklat
Online
juga
sangat
efektif
dalam
mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan diklat pegawai karena proses
pengukurannya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
c. Analisis Kebutuhan Diklat Online mampu berkontribusi positif dalam
membangun budaya IT para pegawai di lingkungan Kementerian Agama.
2. Rekomendasi
a. Kepada Yth. Kepala Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan
agar kedepan dapat meningkatkan koordinasi dengan Biro Organisasi dan
Tata Laksana serta Biro Kepegawaian dalam rangka menyiapkan standar
kompetensi tugas/jabatan yang belum tersedia, sebagai dasar bagi Tim
untuk mengembangkan instrumen AKD.
b. Kepada Yth. Kepala Biro Kepegawaian kiranya dapat mensirnegikan
sistem ini kedalam sistem asesmen atau sistem pengembangan pegawai
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 22
karena hasil AKD ini sangat kontributif dalam proses asesmen dan
pengembangan pegawai.
c. Kepada Kepala Bidang Pelayanan Administrasi, Evaluasi dan Pelaporan
Hasil Diklat agar kiranya dapat meningkatkan kapasitas dan performa
jaringan sehingga proses AKD Online tidak terganggu oleh rendahnya
kualitas jaringan.
Laporan Proyek Perubahan Achmad Firdaus
Page 23