Sistem Kearsipan Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH:

Jefry Sembiring
122103065

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA

: JEFRY SEMBIRING

NIM

: 122103065

PROGRAM STUDI

: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL

: SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI DAN
BISNIS SUMATERA UTARA

Tanggal :

Juli 2016

KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM
NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal :

Juli 2016

DEKAN

Prof. Dr. Ramli SE, MS
NIP. 19580602 198803 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA

: JEFRY SEMBIRING

NIM

: 122103065

PROGRAM STUDI

: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL

: SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI DAN

BISNIS SUMATERA UTARA

Medan,

Januari 2016

Menyetujui
Pembimbing

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM
NIP. 19741012 200003 2 003

KATA PENGANTAR

Pujidansyukurkehadirat Allah SWT atasberkatrahmatdankarunia-Nya yang
telah

memberikan

pengetahuan,

pengalaman,

kekuatandankesempatankepadapenulissehinggadapatmenyelesaikanTugasAkhirin
i yang berjudul “SistemKearsipanPadaBagianPendidikanFakultasEkonomi Dan
BisnisUniversitas

Sumatera

Utara”.

TugasAkhirinimerupakansyaratwajibbagisetiapmahasiswa
dapatmenyelesaikan

Program

Studi

Diploma

agar
III

Kesekretariatan,

FakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
DalampenyusunanTugasAkhirini, penulisbanyakmendapatbimbingan dan
arahan

dari

berbagai

pihak

sehinggapadakesempataninipenulisinginmengucapkanterimakasihkepada :
1.

Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, selaku Rektor Universitas
Sumatera Utara.

2.

BapakProf. Dr. Ramli SE, MS, selakuDekanFakultasEkonomi Dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.

3.

IbuDr. Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dansealaku Dosen Pembimbing.

4.

Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE, MSi, selaku Sekretaris
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.

i

5.

SeluruhDosenPengajardanPegawaidi

FakultasEkonomi

Dan

BisnisUniversitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Staf dan Pegawai PadaBagianPendidikan Fakultas Ekonomi Dan
Bisnis

Universitas

Sumatera

Utarayang

telahmemberikanbantuanberupainformasidandukunganmorilselamapenuli
smengikutipraktekkerjalapangan.

7.

Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta
Setia BudiSembiring dan Ibunda tercinta Fauziahyang telah memberikan
segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta
dorogan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang
tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas

8. Buat

adik

penulis

DheaAnisa

Br

SembiringdanFauzanZaimSembiringselaku Adik Penulis yang selalu

memberikan dukungan.
9. Sahabat-sahabat

tersayang

penulisBimaPangestu,

Lolo

Azlan,

DioSimorangkir, Agung Budi Arjuna, Asiva Nabila Yuzar,buat
abangdaAlvin, abangda Master, abangdaInyong(Eka), buatadinda Erwin,
Marsel, Midi, Khairunnisa, Vita, Neta, Bynuri danseluruhkeluargabesar
Hideaki (Himpunan DIIIKesekretariatan) yang sudah memberikan
semangat, kerjasama, doa, dan dukungan sepenuhnya selama ini.
10. Kawan-kawan seperjuangan peulis Arizky, Ammar, Moses, Rifansyah,
Yoshuwa,

Fikram,

Sulek,

buatadinda

ii

Leo

Gustiawan,

Imran,

abgdaCendana Family dan keluarga besar HMK yang sudah memberikan
dorongan yang penuh kepada penulis.
11. Buat

TersayangDesyHariyantibrSitepu

terima

kasih

atas

doanya,

semangat, dan dukungan selama ini.

Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya biasa berdoa semoga
amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis
berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.

Medan,Januari 2016
Penulis

JefrySembiring

iii

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ........................................................................................... i
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vii

BAB IPENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. LatarBelakang ................................................................................. 1
B. permasalahan ................................................................................... 4
C. TujuandanManfaatPenelitian ........................................................... 4
D. JadwalKegiatan ............................................................................... 5
E. SistematikaPenulisan ....................................................................... 5

BAB IIPROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI .................................................... 7
A. SejarahSingkatFakultasEkonomidanBisnisUniversita Sumatera
Utara ................................................................................................ 7
B. StrukturOrganisasi ........................................................................... 10
C.StrukturOrganisasidanPersonaliaFakultasEkonomidanBisnis
Universita SumateraUtara .................................................................... 13
D.Job Description ................................................................................ 16
E. Jaringan Usaha AtauKegiatan .......................................................... 21
F. Kinerja Usaha Terkini ...................................................................... 22

iv

G. Rencanakegiatan .............................................................................. 23

BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 24
APengertianArsip ................................................................................. 24
B. Ciri-ciriArsip yang Baik .................................................................. 26
C. KlasifikasiArsip ............................................................................... 27
D. PeranArsipBagiSuatuOrganisasiatau Unit Kerja............................. 28
E. KegunaanArsip ................................................................................ 29
F. SistemKearsipan............................................................................... 30
G.SistemKearsipanpadaBagianPendidikanFakultasEkonomidan
BisnisUniversita SumateraUtara ..................................................... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................... 30
A. Kesimpulan...................................................................................... 40
B. Saran ................................................................................................ 41

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 42

v

DAFTAR TABEL
No

Halaman

Judul

1.1 Jadwal Kegiatan ................................................................................................. 5

vi

DAFTAR GAMBAR
Halaman

No

Judul

2.1

Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara .............................................................................................. 12

vii