Sistem Pelaksanaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universtas Sumatera Utara

(1)

SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

SAURMA MANURUNG 092103017

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN MEDAN

NAMA : SAURMA MANURUNG

NIM : 092103017

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL :SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA

BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ...2012 Dosen Pembimbing

(

NIP. 19780930 200812 2 001

Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA)

Tanggal: ...2012 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

NIP. 19741012 200003 2 003

(DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE. MM)

Tanggal: ...2012 Dekan

(

NIP. 19550810 198303 1 004

(3)

Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul dari Tugas Akhir yang penulis pilih adalah “SISTEM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.”

Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku dosen pembimbing mata kuliah tugas akhir.

4. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(4)

Jonriski Manurung) yang selalu memberi dukungan.

7. Teman Satu Kost Jl. Bahagia No.17 Pasar Satu Padang Bulan Medan (K’Friska, K’Rayu, K’ Reni, Denti dan Santi) yang membantu dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini.

8. Herman Roy Sagala yang selalu memberikan dukungan, motivasi, saran dan perhatiannya selama proses penyelesaian tugas akhir ini.

9. Teman-teman seperjuangan di kelompok 7 magang (Fauzi Ahmad, Nova Simatupang, Edy Wijaya,) yang selalu memberikan dukungannya.

10.Bung dan Sarinah GmnI Komisariat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

11.Teman-temanku Desi Fitriany Ginting, Donna Ria Sitepu, dan semua teman-teman ku yang lainnya yang selalu memberikan saran,kritikan dan motivasinya kepada penulis

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan untuk itu penulis menerima saran dan kritikan yang bersifat membangun guna perbaikan kearah yang lebih baiknya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan tugas akhir ini. Semoga ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca.

Medan, 23 Maret 2011 Penulis,

(5)

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 6

E. Sistematika Penulisan ... 6

BABII PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Singkat FE USU ... 8

1. Dasar Penyusunan LKIP ... 10

2. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10

3. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11

B. Struktur Organisasi ... 12

C. Uraian Tugas/ Job Description ... 18

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 29

E. Kinerja Usaha Terkini ... 29

(6)

A. Pengertian Arsip ... 31

B. Ciri-ciri Arsip yang Baik ... 33

C. Penggolongan Arsip ... 34

D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ... 40

E. Kegunaan Arsip ... 41

F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip ... 43

G. Sistem Kearsipan ... 9

H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 50

I. Teknologi Kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 62

J. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 65

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 67

2. Saran ... 68

(7)

Halaman

(8)

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi ... 13

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan pada setiap badan usaha, baik di pemerintahan maupun badan swasta. Kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan.

Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai sumber pengingat bagi suatu perusahaan. Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan harus dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau unit kerja tersebut.

Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Menyimpan arsip harus dilakukan dengan sebaik mungkin agar setiap arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak arsip yang bertumpuk di dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersbut mudah rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap

(10)

mengakibatkan pandangan terhadap pelaksaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu tidak mudah untuk diubah, tergantung dari kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi.

Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan tekonologi modern seperti sekarang dikarenakan bahwa teknologi modern dapat menciptakan berbagai perangkat terhadap kegiatan kearsipan.

Oleh karena itu, dalam melaksanakan sistem kearsipan dibutuhkan teknik dan keterampilan tertentu. Karena data yang dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu, dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan fasilitas yang baik.

Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Dan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat yaitu data-data mengenai kemahsiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada suatu saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang

(11)

diproses, disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik agar tercipta kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada Bagian Kemahasiswaan masih terdapat arsip-arsip yang belum tersusun rapi karena masih kurang dalam memperhatikan penyusunan dan penyimpanan warkat atau arsip. Dengan kata lain peyimpanan dan pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan masih kurang efektif dalam pelaksanaannya.

Atas dasar pemikiran tersebut ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Pelaksanaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

(12)

B. Permasalahan

Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah bagaimana Sistem Pelaksanaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pelaksanaan kearsipan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui bagaimana peranan pelaksanaan kearsipan pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi sumatera utara.

2. Manfaat Penelitian

A. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Agar penulis lebih memahami sistem pelaksanaan kearsipan dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(13)

B. Bagi Instansi

a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.

b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.

C. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan Pelaksanaan Kearsipan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Untuk keperluan administrasi

2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar

(14)

D. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah No. 9 Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini:

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

Maret April

I II III IV I II III

1 Persiapan √ √

2 Pengumpulan Data √ √ √

3 Penulisan √ √ √ √

E. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

(15)

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencanan yang terdiri dari jadwal survey/ observasi dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL INSTANSI

Bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, strutur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan uraian mengenai pengertian arsip, ciri-ciri arsip yang baik, penggolongan arsip, peran arsip bagi suatu organisasi atau unit kerja, kegunaan arsip, pemeliharaan dan pencegahan kerusakan arsip, sistem kearsipan, sistem kearsipan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, teknologi kearsipan yang digunakan bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera, peranan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan kearsipan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan dibagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

(16)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara pada awalnya diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, maka pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Pembukaan Fakultas Ekonomi tersebut didasarkan pada Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli Administrasi Prusahaan (PAAP) berdasarkan S.K Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma III dengan tiga program studi yaitu D-III Keuangan, D-III Akutansi dan D-III Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen DIKTI

(17)

No.23/DIKTI/Kep/1978, No.25/DIKTI/Kep/1978, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K. Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hingga saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D III serta Pendidikan Profesi Akutansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) terdiri dari :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan.

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akutansi

Program Diploma Tiga (D-III), meliputi :

1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akutansi

(18)

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003, UniversitasSumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dimana Fakultas Ekonomi merupakan 10 Fakultas dan Program Pasca Sarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2009 USU memiliki 12 Fakultas.

1. Dasar Penyusunan LKIP

Dalam Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepda Surat Keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan. Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

2. Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Sumatera Utara ingin menjadi lembaga Pendidikan yang menghasilkan mahasiswa yang berkualitas. Juga ingin memenuhi kebutuhan perkembangan bisnis yang cepat, mampu menyediakan informasi bagi masyarakat dan berperan serta dalam pengembangan Ekonomi Pembangunan, Akutansi dan Manajemen.

(19)

3. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akutansi yang berorientasi pasar.

b. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN

c. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

d. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

e. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

(20)

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran pemerintah dan penyampaian laporan. Berdasarkan website (Sejarah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.ac.id), struktur organisasi mempunyai 3 (tiga) fungsi yaitu:

1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis.

Dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia.

Dengan struktur organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja nantinya yang membutuhkan Sumber Daya Manusia dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.

(21)

Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut.

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU. Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

(22)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor :Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H,

Msc.(C.T.M.), Sp. A.(K)

Pembantu Rektor I :Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.

Pembantu Rektor III :Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor V :Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan :Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc

Pembantu Dekan II : Drs.H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota :Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc

(23)

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Sekretaris

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris

Akuntansi

Ketua

(24)

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Drs

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua

Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE

Kasub. Personalia : Marlan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.sos

LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

(25)

BAGIAN PERPUSTAKAAN

Kepala Perpustakaan : O.K, Raffii, SE

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

Pada bagian kemahasiswaan ini terjalin komunikasi yaitu :

1. Komunikasi dari atasan ke bawahan yang disebut top-downcomumunications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk, informasi dan lain sebagainya kepada bawahan

2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications yang berupa laporan hasil pekerjaan, saran, pengaduan, dan lain sebagainya kepada pimpinan.

3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang yang Pembantu Dekan III

Ami Dilham, SE.M.Si

Kasub bag Kemahasiswaan Zailiana, S.sos

Staf/ Pegawai Emma Dahlian, SE

Staf/ Pegawai Sri Wardani, SE

Staf/ Pegawai Safaruddin, SE

(26)

Dekan I dan komunikasi antar pegawai bagian Kemahasiswaan maupun dengan pegawai lainnya.

C. Job Description

I. Bagian Fakultas Ekonomi

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah:

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah:

a. Memimpin penyelenggaran dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada Rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.

e. Mendisposisi surat-surat masuk.

f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.

2. Pembantu Dekan

(27)

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

3. Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,

(28)

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

(29)

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

5. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

6. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan bagian.

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

(30)

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan bagian.

d. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian

3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai

4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti

7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

(31)

9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

4. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

(32)

11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

f. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

(33)

g. Sub Bagian Perpustakaan

Tugasnya adalah:

1. Controler

a) Inventaris Ruang Baca / perpustakaan Fakultas Ekonomi USU

b) Kinerja pegawai / staf administrasi ruang baca

c) Proses registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan

d) Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan / ruang baca.

2. Laporan

a) Sesuai usul mahasiswa/ staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat, baik secara lisan/ surat sebagai pendukung proses belajar

b) Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan

c) Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ ruang baca yang tidak sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan Dekanat.

(34)

II. Job Description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

a. Pembantu Dekan III ( Ami Dilham, SE. M.Si)

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

b. Kasub Bagian Kemahasiswaan (Zailiana, S.Sos)

Tugasnya adalah membantu Pembantu Dekan III dalam pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan baik dalam penyajian informasi maupun pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

c. Staf/ Pegawai

1) Emma Dahliana, SE

Tugasnya adalah melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa dan mengumpulkan serta mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

2) Sri Wardani, SE

Bertugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan menyusun laporan kerja sub bagian serta mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3) Safaruddin, SE

Melakukan tugas untuk menyajikan informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni serta mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

(35)

1. Saluran Komunikasi

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.

Pada Bagian Kemahasiswaan saluran komunikasi yang terjalin dapat dilihat dari bagan struktur organisasi pada Bagian Kemahasiswaan bahwa Bagian Pembantu Dekan III mengkoordinasi atau mengkomando seluruh kinerja ataupun kegiatan baik kepala sub bagian maupun para staf/pegawai. Dalam saluran komunikasinya kepala sub Bagian Kemahasiswaan yang dapat berinteraksi dalam berkomunikasi langsung dengan Pembantu Dekan III. Sedangkan para staf/ pegawai Bagian Kemahasiswaan, saluran komunikasi pada Pembantu Dekan III tidak dapat secara langsung. Akan tetapi harus melalui kepala sub bagian kemahasiswaan agar segala urusan yang ada disampaikan kepada Pembantu Dekan III.

Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh kepala sub bagian kemahasiswaan maupun para staf/ pegawai yang terdapat didalamnya mengenai kinerja yang dilaksanakan oleh bagian masing-masing. Mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh para staf/ pegawai, bagian kepala sub bagian kemahasiswaan bertanggung jawab penuh dan melakukan koordinasi yang baik kepada Pembantu Dekan III.

Dalam hal kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan, segala hal yang menyangkut arsip maupun warkat seluruh staf/ pegawai harus bertanggung

(36)

menangani dan bertanggung jawab terhadap masalah kearsipan tersebut adalah bagian administrasi kemahasiswaan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah pengetikan ulang kembali arsip-arsip maupun warkat yang telah hilang dan melaporkannya kepada kepala sub bagian kemahasiswaan.

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Jaringan usaha atau kegiatan adalah suatu proses membangun hubunganyang baik antar suatu instansi yang dimanfaatkan untuk mengatur koordinasi serta mewujudkan kerjasama antar unsur dalam suatu instansi.

Jika suatu instansi bergabung dalam suatu jaringan usaha, maka suatu hubungan yang terbina dengan baik dapat menjaga nama baik instansi, bahkan meningkatkan nama baik suatu instansi tersebut serta menciptakan bentuk kerjasama untuk menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, berkualitas dan siap ditempatkan di lapangan pekerjaan.

Contoh nyata jaringan usaha atau kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah: Kantin FEMI (Fakultas Ekonomi), Café BAGA (Bawah Tangga), Photocopy Fakultas Ekonomi.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

(37)

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan hal tersebut butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, cekatan dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,

(38)

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar berkualitas.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan, misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain, sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan-kegiatan sosial berupa penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat kurang mampu guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati dalam diri mahasiswa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil

2. Perkuliahan semester genap / ganjil

3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester genap / ganjil

4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

(39)

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip

Kata arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu” Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata ”arche” berkembang menjadi kata “ta archia” Yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi archeon yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dari bahasa latin kita mengenal kata “archivum”. ( Sri Endang, dkk.2009 : 8).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 pasal 1 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah:

1) Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang artinya bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam atau berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tertulis dan dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya.

Berdasarkan Undang-Undang tersebut, bahwa yang membuat dan menerima arsip itu bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki

(40)

Undang-Undang No.7 tahun 1971, pemerintahan berkewajiban untuk mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagi bukti pertanggung jawaban Nasional, yang mengesahkannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

Sedangkan menurut Peraturan Presiden RI Pasal 1 No 19 tahun 1961 pasal 1 dijelaskan bahwa :

a. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimana pun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

(41)

B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.

Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut ( Sri Endang, 2009 : 15 ) :

a) Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini semestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan “ALFRED” yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, educational value, Documentary valueatau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.

b) Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.

c) Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya

(42)

Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sitematis dan apabila dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.

C. Penggolongan Arsip.

Menurut Suparjati (2000 : 10-11) Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :

a. Menurut Subjek atau Isinya

1. Arsip Keuangan,yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Misalnya:

a. Laporan Keuangan

b. Surat Perintah Membayar (SPM)

c. Surat Perintah Membayar (SPM) Giral

d. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

e. Surat Penagihan (SPn)

f. Daftar Gaji

g. Surat Pertanggungjawaban

2. Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya :

a. Daftar riwayat hidup pegawai

(43)

c. Surat-surat pengangktan pegawai

d. Absensi pegawai

e. Kartu tik opegawai

f. Kartu pegawai

3. Arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran. Misalnya :

a. Surat penawaran

b. Surat pesanan

c. Surat permintaan kebutuhan barang

d. Surat perjanjian/kontrak penjualan atau pembelian

e. Daftar nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor, dan verkoper.

f. Daftar harga barang

g. Daftar daerah pemasaran

4. Arsip pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan. Misalnya :

a. Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP)

b. Satuan pelajaran (SP)

(44)

e. Daftar absensi siswa dan guru

b. Menurut Masalahnya

Arsip dibagi atas :

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.

2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris. Contoh : catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai dan surat keputusan.

4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis barang.

c. Menurut Nilai atau Kegunaannya

Suatu arsip kemungkinan mempunyai beberapa nilai atau kegunaan, yaitu sebagai berikut:

(45)

2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum

3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan keuangan

4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk kebijaksanaan

5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan

6. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah

7. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan penelitian

8. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan pendidikan

9. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan dokumentasi

d. Menurut Sifat Kepentingannya

1. Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hak penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contoh kartu undangan memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting.

2. Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan.

3. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.

(46)

e. Menurut Keseringan Penggunaannya

Menurut keseringan penggunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 3 macam:

1. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.

2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan kerja.

3. Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.

f. Menurut Fungsinya

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1. Arsip dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dibedakan menjadi 3 macam:

a) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan kantor.

b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan

(47)

c) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

g. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya dibedakan menjadi:

1. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional disebut Arsip Nasional Pusat.

2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah-daerah Tingkat I dan II yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

h. Menurut Keasliannya

Menurut keasliannya arsip dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu :

1. Arsip asli

2. Arsip tembusan atau tindasan

3. Arsip salinan

(48)

D. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja

Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi kurang baik pengelolaanya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi artinya adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut ( Sedarmayanti, 2003 : 43) :

A.Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada hal ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik demi terciptanya kelancaran aktivitas di Bagian Kemahasiswaan.

(49)

E. Kegunaan Arsip

Menurut Sedarmayanti, (20003 : 38-39). Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat) yaitu antara lain:

a. Untuk keperluan administrasi,riset dan pembuktian (documenter).

b. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data ataupun informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat.

c. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya.

d. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.

(50)

1. Untuk keperluan administrasi.

Contohnya, apabila alumni meminta berkas-berkas penting yang ditinggal pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar

3. Sebagai salah satu sumber informasi penting

Contohnya, apabila pihak Dekanat meminta berkas jumlah mahasiswa yang aktif setiap tahun ajaran.

(51)

F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip

1. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasi (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. (Sedarmayanti, 2003 halaman 135-136).

Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pengaturan ruangan.

Ruang menyimpan arsip harus :

a. Dijaga agar tetap kering (dengan temperature ideal 60°-75°F, dengan kelembaban 50-60%).

b. Terang (sinar matahari tak langsung)

c. Mempunyai ventilasi udara yang merata

d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

Hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan harus dipenuhi.

(52)

Caranya dengan meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

4. Larangan-larangan

a. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.

b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran)

5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah :

a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atau pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

(53)

Sistem pemeliharaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari:

a. Pengaturan ruangan

Pada Bagian Kemahasiswaan, pengaturan ruangan yang digunakan untuk pemeliharaan arsip sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari kelembaban udara yang digunakan sudah terkontrol dengan temperatur yang ideal 60°-75°F, dengan kelembaban 50-60%). Penerangan yang digunakan yaitu dengan menggunakan cahaya lampu serta cahaya matahari secara tidak langsung dengan ventilasi udara yang sudah memadai.

b. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan disusun dengan rapi dalam lemari arsip yang terbuat dari logam besi agar arsip yang tersimpan terhindar dari serangan serangga, api, air yang dapat merusak arsip.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali.

(54)

d. Larangan-larangan

Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang membawa makanan atau minuman ditempat penyimpanan arsip karena dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Larangan lainnya, dilarang merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.

e. Kebersihan

Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, pembersih bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.

2. Pencegahan Kerusakan Arsip

Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain adalah :

1. Penggunaaan Air Condition

Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

2. Fumigasi

Penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/ membasmi serangga atau bakteri. Dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :

(55)

a. Fumigasi untuk seluruh gudang

b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip

c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip

d. Fumigasi rutin

3. Restorasi arsip

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, dilakukan dengan 2 cara yaitu:

a. Tradisionil yaitu dengan melapisi kertas ”handmade” dan “chiffon”.

b. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara 2 lembar plastik.

4. Microfilm

Suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Keuntungan penggunaan “microfilm” yaitu menghemat ruangan (microfilm dapat memperkecil arsip sampai 2% dari ukuran orisinilnya), melindungi arsip dari kerusakan (lebih tahan lama), memudahkan penggunaan (karena bentuknya kecil) serta tampak lebih rapi.

(56)

Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat berdasarkan:

1. Penggunaan AC (Air Condition)

Pada Bagian Kemahasiswaan, ruangan penyimpanan arsip sudah menggunakan AC (Air Condition). Sehingga, kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

2. Fumigasi

Di Bagian Kemahasiswaan, fumigasi sudah dilakukan untuk mencegah atau membasmi serangga yang dapat merusak arsip dan fumigasi ini dilakukan untuk seluruh ruangan serta dilakukan secara rutin enam bulan sekali.

3. Restorasi Arsip

Untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak, Bagian Kemahasiswaan sudah menggunakan restorasi arsip yaitu dengan cara laminasi, yaitu menutup kertas/ arsip diantara 2 lembar plastik agar arsip yang telah diperbaiki dapat dipergunakan kembali.

4.Microfilm

Bagian Kemahasiswaan, belum mempergunakan pencegahan kerusakan arsip dengan microfilm. Karena, alat tersebut tidak tersedia di Bagian Kemahasiswaan.

(57)

G.Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi, sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat dan serasi, serta menjamin diperolehnya arsip sesuai kebutuhan.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dan cepat serta mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Ada lima macam sistem penyimpanan arsip (Suparjati, 2000 : 13-16) yaitu :

1. Penyimpanan secara abjad/ Alphabetical Filing System

Penyimpanan secara abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada pengaturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan harus memahami peraturan mengindeks, menyiapkan Lembar Tunjuk Silang bila perlu dan menyiapkan peralatan arsip. Misalnya sebuah perusahaan menyusun arsip-arsip mengenai pelanggannya

(58)

a. Abdullah, Badu

b. Amron

c. Berdikari, PT

2. Penyimpanan menurut pokok permasalahan/ perihal/ Subject Filing System

Penyimpanan menurut pokok permasalahan adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan penyimpanan menurut pokok masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks yang kemudin diurutkan secara alfabetis. Misalnya sebuah perusahaan menyusun arsip-arsipnya sebagai berikut :

a. Alat kantor

b. Asuransi bangunan

c. Asuransi pegawai.

3. Penyimpanan menurut Wilayah Geografis/ Geographical Filing System

Penyimpanan menurut wilayah geografis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau

(59)

wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya sebuah perusahaan internasional yang memiliki banyak cabang diseluruh dunia menyusun arsipnya sebagai berikut :

a. Amsterdam

b. Bagdad

c. Jakarta

d. New York

4. Penyimpanan menurut Nomor/ Numerical Filing System

Penyimpanan arsip menurut nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Arsip disimpan menurut urutan nomor yang terkecil hingga yang terbesar. Misalnya, sebuah organisasi menyimpan surat masuk dan surat keluar urutan dalam buku agenda sebagai berikut :

a. 01/99/K

b. 02/99/M

c. 03/99/M

(60)

Salah satu cara penyimpanan menurut nomor yang banyak diterapkan adalah sistem nomor persepuluhan atau Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Sistem ini diciptakan dan banyak dipergunakan untuk penggolongan buku-buku diperpustakaan. Tiap organisasi dapat menentukan pola klarifikasi arsipnya sendiri, tergantung pada kebutuhan organisasi dan topik-topik persoalan yang ditangani dalam kegiatan sehari-hari.

5. Penyimpanan secara kronologis/ Chronological Filing System

Penyimpanan secara kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan kredit, dan surat-surat lain yang menyiratkan jangka waktu tertentu.

(61)

H. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara

Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara yang dipergunakan adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah (subject). Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Dimana klarifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok permasalahannya yakni:

1. Pengunduran diri mahasiswa

Hal ini berhubungan dengan mahasiswa yang ingin mengundurkan diri karena tidak dapat melanjutkan perkuliahan kembali atau mahasiswa yang akan di DO (Drop Out).

2. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum (HMJ KPU) dan Pemilihan Presiden Mahasiswa (PEMA)

3. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa (BKM)

4. Mahasiswa BerprestasiPenerimaan Mahasiswa Baru

5. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program Diploma III (D-III)

(62)

6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program Sarjana (S-1)

7. Absensi Peserta Seminar

Isi dalam absensi peserta seminar adalah nama-nama mahasiswa yang mengikuti mahasiswa yang sedang seminar untuk meja hijau.

8. Tarif pemakaian gedung sarana aset Universitas Sumatera Utara (USU)

9. Dana Alumni dan Recruitment

10.Jumlah Alumni Program Reguler

11.Jumlah Alumni Program D-III

12.Jumlah Alumni Program Ekstensi

13.Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi

14.Nama-nama mahasiswa yang terkena bencana alam seperti tsunami

15.Surat riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi

16.Lomba Karya Tulis Mahasisa (LKTM)

Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut, dan seluruh folder disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan.

Pemusnahan arsip adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara

(63)

membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya ( Sedarmayanti, 2003 halaman 103):

1. Syarat pemusnahan arsip adalah:

a. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna.

b. Merupakan kumpulan arsip-arsip atau warkat yang dilihat secara fisik sudah rusak total dan tidak dapat berfungsi sebagai arsip.

2. Cara pemusnahan arsip ( Sedarmayanti 2003 halaman 107) adalah:

a. Instansi/ kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.

b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/ persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional.

c. Membuat berita acara pemusnahan arsip

d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual).

3. Pemusnahan arsip yang berlaku secara umum adalah:

a. Pembakaran yaitu dengan cara dibakar.

b. Pencacahan dengan cara menggunakan mesin atau alat pencacah baik manual maupun ataupun dengan mesin penghancur kertas.

(64)

c. Proses Kimiawi dengan cara menggunakan bahan kimia guna melunakan kertas dan melenyapkan tulisan.

d. Pembuburan dengan cara dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas.

4. Teknologi umum yang digunakan untuk pemusnahan arsip adalah: a. Mesin penghancur kertas (paper shredder machine)

Mesin penghancur kertas adalah sarana yang paling tepat untuk memusnahkan dokumen dan sekaligus melindungi kerahasiaan perusahaan karena dokumen dihancurkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat dipergunakan lagi. Berkas-berkas atau dokumen-dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat dihancurkan seketika menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, cara pemusnahan arsip yang dilakukan adalah dengan cara melakukan pembakaran arsip-arsip atau warkat yang sudah tidak memiliki daya guna dan kondisi fisik yang tidak berfungsi lagi atau rusak total. Bagian Kemahasiswaan belum melakukan pemusnahan arsip dengan menggunakan teknologi karena belum tersedianya alat pemusnah arsip-arsip atau warkat. Dan untuk pemusnahan arsip-arsip atau warkat yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan harus melalui persetujuan atau izin Pembantu Dekan III dan mengawasi pada saat pemusnahan arsip agar terhindar hal-hal yang tidak diinginkan, seperti arsip-arsip tersebut dijual.

(65)

Penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang akan dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti surat riset biasanya dimusnahkan dua tahun sekali.

Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data yaitu, mengakses data atau informasi yang terbaru. Update data dilakukan pada saat terdapat adanya perkembangan informasi yang terbaru mengenai suatu hal. Misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Maka harus dilakukan update data agar data yang diolah dan diproses sebelumnya diganti agar sesuai dengan kenyataannya.

Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini baik, hal ini dapat dilihat dari :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Ruangan arsiparis yang terawat bersih

d. Seluruh file disimpan didalam folder yang cukup memadai

e. Adanya fasilitas komputer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan

(66)

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih terdapat kelemahannya yaitu antara lain :

1. Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak mudah rusak.

2. Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan.

Hal ini terjadi karena dalam penanganan pemeliharaan dan pengamanan arsip masih kurang sehingga pada saat arsip tersebut dibutuhkan sulit untuk ditemukan kembali

3. Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi

Hal ini terjadi karena masih adanya berkas-berkas yang masih menumpuk dan penyimpanan dimana-mana, bukan pada satu tempat tertentu sehingga arsip-arsip yang ada tidak tersusun dengan rapi.

4. Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya

Hal ini terjadi karena dipindahtangankan oleh pegawai yang lain sehingga penyimpanan arsip tidak sesuai pada tempatnya.

5. Fasilitas komputer dan printer yang berjenis lama dan banyaknya virus di dalam komputer yang mengakibatkan proses kerja menjadi lambat.

Akan tetapi terdapat berbagai upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan untuk menjaga arsip agar tidak rusak dan mengatasi kelemahan sistem kearsipan pada bagian ini, yakni:

(67)

a. Pengaturan ruangan

b. Tempat penyimpanan arsip

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Adapun cara yang digunakan Bagian Kemahasiswaan untuk mencegah kerusakan arsip yaitu dengan menggunakan penyemprotan racun serangga seperti D. D. T, Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Disamping itu, kapur barus juga digunakan untuk mencegah kerusakan arsip dan pencegahan ini biasanya dilakukan enam bulan sekali.

d. Larangan-larangan

Pada Bagian Kemahasiswaan, terdapat beberapa larangan-larangan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Larangan tersebut seperti, dilarang

(68)

merokok diruangan tempat penyimpanan arsip karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.

e. Kebersihan

Kebersihan arsip pada Bagian Kemahasiswaan sangat dijaga dengan teratur. Dimana, kebersihan dilakukan setiap hari dengan menggunakan alat pembersih debu seperti, sapu, kain lap, bulu ayam agar arsip yang terdapat pada Bagian Kemahasiswaan tetap terjaga dengan baik.

Selain itu upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan dalam menjaga keamanan arsip yaitu :

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat

d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin

e. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan

f. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh di fotocopy serta dengan segera mengembalikannya.

g. Tidak membawa dan menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka

(69)

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip

j. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

(70)

I. Teknologi Kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Penyelamatan arsip dalam perspektif modern saat ini cenderung mengarah bagaimana masyarakat dapat mengakses informasi arsip yang mampu mengintegrasikan teknologi di dalamnya ( Dr. Sedarmayanti, M,Pd). Contohnya seperti:

a. Magneto optical disc, atau kita lebih mengenalnya dengan disket.

Media ini mampu menampung memori 1,4 Mega Byte (MB). Media inipopuler sekitar tahun 1995 sampai 2003. Namun saat ini sangat sulit ditemui toko-toko yang menjual disket, atau bahkan sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi fasilitas readerfloppy disc. Hal ini menyulitkan bagi kita yang masih mempunyai data dalam bentuk disket untuk segera dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flashdisc atau media lainnya.

b. Sistem penyimpanan arsip digital (Server Storage) dapat mengatur akses terhadap perangkat penyimpan data fisik jika memang sistem dirancang tanpa campur tangan manusia. Untuk menampung hasil digitalisasi dalam skala yang sangat besar menggunakan sistem penyimpanan data digital LTO Tape yang menggunakan kaset yang dapat dilepas otomatis, sistem ini dapat mengakses perangkat penyimpanan apapun setiap saat untuk pemutaran atau merekam. Dalam tingkatan otomasi sistem ini, perangkat robotik aktif memeriksa kualitas media yang berada di luar kemampuan manusia dan menawarkan keuntungan yang sangat besar untuk ketahanan dan aksesibilitas arsip kepada publik terhadap kualitas pelayanan dari waktu ke waktu.

(71)

c. Hard Disc Drives

Dalam proses digitalisasi, komputer banyak digunakan untuk membuat dan mengelola arsip-arsip peta, gambar, foto, audio dan video, yang terangkum dalam sebuahdatabase/basisdata. Kumpulan file hasil digitalisasi yang disebut database ini ditampung dalam sebuah server storage. Untuk tujuan pengarsipan ini, setiap arsip akan memiliki sifat-sifat yang unik sebagai serangkaian file individu yang menerangkan format, keaslian dan sejenisnya, dan akan terkait dengan serangkaian metadata yang membentuk database yang terstruktur bagi seluruh koleksi.

d. Optical Disks

Segala bentuk penyimpanan dalam berbagai media, baik magnetic, optic dan solid state, tunduk pada perubahan teknologi yang terus-menerus berubah, dan produsen-pun tidak mampu untuk menjamin keberlangsungan suatu media dapat bertahan dalam jangka waktu lama. Proses ini mengharuskan para praktisi kearsipan bekerjasama dengan praktisi “Teknologi Informasi” duduk bersamamenganalisis perubahan teknologi dengan sebuah cetak biru perencanaan jangka panjang dalam rangka digitalisasi arsip.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terdapat teknologi kearsipan yang sudah digunakan yaitu penyimpanan data dengan menggunakan disket dan dapat dipindahkan ke flashdisc. Hal ini dapat memudahkan kinerja Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam penyimpanan arsip yang disimpan baik dalam bentuk

(72)

Akan tetapi, terdapat kendala pada penyimpanan arsip dalam bentuk teknologi seperti disket ataupun flashdisc pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi, yaitu terdapat adanya virus dalam disket ataupun flasdisc. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan melakukan scanvirus pada disket ataupun flashdisc. Upaya lain yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut adalah membuat program antivirus pada komputer agar data-data arsip yang tersimpan didalam disket ataupun flashdisc dapat terjaga dengan aman.

Perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan kearsipan dengan menggunakan teknologi. Salah satu dampak perkembangannya pada kemajuan teknologi yang dialami pada bidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “ Arsip Elektronik”. Arsip jenis ini melengkapi jenis-jenis arsip yang telah dikenal sebelumnya yaitu arsip konvensional atau sering juga disebut dengan arsip kertas dan kelompok jenis arsip lain yang juga merupakan hasil perkembangan teknologi, khususnya teknologi elektronik yang dalam literatur disebut sebagai arsip bentuk khusus dimana spesifikasi teknis dan karateristiknya bermacam-macam. Dan dalam literatur dikenal dengan “Special Format Archives/ Record” atau Arsip Media Baru karena menggunakan kemajuan teknologi.

Pada Bagian Kemahasiswaan, belum menerapkan “Arsip Elektronik” karena arsip elektronik ini adalah arsip non testual atau arsip non kertas. Di Bagian

(73)

Kemahasiswaan masih menggunakan bentuk kertas atau dokumen yang di print pada komputer.

J. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Arsip mempunyai peranan (Drs. Basir Barthos) sebagai:

a. Pusat ingatan dari setiap organisasi.

Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik dalam pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.

b. Sumber informasi

Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari kesalahan dalam berkomunikasi dan mencegah adanya duplikasi pekerjaan, serta membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip juga mempunya peranan ( Sedarmayanti ), yaitu:

A.Alat utama ingatan organisasi

1. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

2. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan

3. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

(74)

Arsip sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang kearsipan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting. Karena pada arsip-arsip atau warkat terdapat adanya penyajian informasi yang lengkap, cepat dan benar, sehingga proses pengambilan suatu keputusan dan merumuskan kebijakan dapat berjalan dengan tepat dan efektif untuk mencapai efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan tersebut.

(75)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Sistem kearsipan yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem kearsipan berdasarkan pokok permasalahan atau subjek.

b. Pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi pengaturan ruangan, tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, larangan-larangan, kebersihan.

c. Pencegahan kerusakan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan AC (Air Condition), Fumigasi, Restorasi arsip.

d. Teknologi kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah penyimpanan arsip dengan menggunakan disket ataupun flashdisc.

(76)

2. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat mempunyai peranan penting dalam kegiatan organisasi. Karena pada arsip-arsip atau warkat terdapat adanya penyajian informasi yang lengkap, cepat dan benar, sehingga proses pengambilan suatu keputusan dan merumuskan kebijakan dapat berjalan dengan tepat dan efektif untuk mencapai efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan tersebut.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagai bahan masukan adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan “Arsip Elektronik” untuk menciptakan kesempatan baru bukan hanya sisi penggunaan dan pemanfaatannya, tetapi juga sisi pelestarian, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Arsip elektronik berupa arsip non testual atau arsip non kertas. Karena, dapat mempermudah pengolahan data baik penyusunan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip, juga mempermudah kinerja pegawai/ staf Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam pengurusan arsip.

2. Sebaiknya pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan alat teknologi pemusnahan arsip seperti mesin penghancur kertas (paper shredder machine) agar lebih memudahkan pekerjaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi UniversitasSumatera Utara.

(1)

Pada Bagian Kemahasiswaan, belum menerapkan “Arsip Elektronik” karena arsip elektronik ini adalah arsip non testual atau arsip non kertas. Di Bagian

(2)

Kemahasiswaan masih menggunakan bentuk kertas atau dokumen yang di print pada komputer.

J. Peranan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Arsip mempunyai peranan (Drs. Basir Barthos) sebagai:

a. Pusat ingatan dari setiap organisasi.

b. Sumber informasi

Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari kesalahan dalam berkomunikasi dan mencegah adanya duplikasi pekerjaan, serta membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip juga mempunya peranan ( Sedarmayanti ), yaitu:

A.Alat utama ingatan organisasi

1. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

2. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan

3. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

(3)

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Sistem kearsipan yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem kearsipan berdasarkan pokok permasalahan atau subjek.

d. Teknologi kearsipan yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah penyimpanan arsip dengan menggunakan disket ataupun flashdisc.

(5)

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagai bahan masukan adalah sebagai berikut :

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Cetakan 6. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Endang, Sri, Mulyani, Suyetti. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem

Kearsipan. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung.

Hidayati, E. 2009. Eksistensi Kearsipan di Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta. Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Penerbit Gramedia Pustaka,

Jakarta.

Shinta, Yuniasari. 2008. Bekerja Sebagai Sekretaris. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Suparjati, Tuginem, Rahayu. 2000. Tata Usaha dan Kearsipan. Penerbit

Kanisius, Yogyakarta.

Sistem Pelaksanaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universtas Sumatera Utara