Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

DIANA MAYA SARI BATUBARA

092103053

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DIANA MAYA SARI BATUBARA

NIM : 092103053

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ……Desember 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : ……Desember 2012 Plt. Dekan

(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak) NIP. 19560101 198203 1 005

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DIANA MAYA SARI BATUBARA

NIM : 092103053

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2012

Menyetujui Pembimbing

(Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si) NIP. 19831008 201012 2 003

i

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat, taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Adapun maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dari para pembaca agar dapat dijadikan bahan masukan yang sangat berguna di masa yang akan datang.

Pada kesempatan ini penulis memohon maaf dan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran penulisan tugas akhir ini. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak., selaku Plt. Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

ii

3. Ibu Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing

penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar., selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak M. Simba Sembiring, SE, M.Si., selaku Kasubbag Tata

Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Zailina., selaku Kasubbag Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta H. Mutia Raja Batubara dan Ibunda tercinta Hj. Sri Warni Lubis yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada henti kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.

9. Khususnya buat abang tercinta penulis Indra Maulana Saputra

Batubara dan adik tersayang penulis Rizky Abadi Putra Batubara terima kasih telah memberikan doa dan dukungan kepada penulis untuk tetap selalu semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

iii

10.Sahabat-sahabat terbaik penulis, yang telah memberikan persahabatan yang berarti, yaitu Sri Rahayu Siregar (teman seperjuangan penulis yang galak), Indah (kawan kami yang bijak), Dewi (yang mempunyai hati selembut salju), Nur Ainun (miss polos yang selalu membuat kami tertawa).

11.Untuk cowok penulis Saddam Husein Nasution yang selalu

memberikan support dan semangat kepada penulis dalam

menyelesaikan Tugas Akhir penulis.

12.Teman-teman kelompok magang penulis yaitu Adam, Ayu dan Putri

yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, Desember 2012 Penulis

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Jadwal Kegiatan ... 4

E. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU) ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 16

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan ... 22

E. Kinerja Usaha Terkini ... 23

F. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III : PEMBAHASAN ... 25

A. Pengertian Arsip ... 25

B. Ciri-ciri Arsip yang Baik ... 27

v

D. Peranan Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja ... 30

E. Kegunaan Arsip ... 31

F. Sistem Kearsipan ... 32

G. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara ... 38

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 42

vi

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Penelitian ... 4

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktivitas perusahaan terutama dalam pencapaian tujuan. Dalam suatu Perusahaan ataupun organisasi, salah satu bahan informasi yang mempunyai peranan penting adalah arsip. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai perusahaan pemerintah maupun swasta.

Menurut Abubakar (1996:21), kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip, ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi untuk melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijakan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban kerja yang baik dan efisien.

Menurut Roney (2005:23), arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu perusahaan, maksudnya adalah karena arsip mencakup beraneka ragam

bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu

2

Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Pengelolaan arsip juga harus ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Arsip juga harus dipelihara dan disimpan di tempat yang baik dan aman, agar arsip tersebut tidak mudah rusak.

Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat membutuhkan teknik kearsipan dan keterampilan tertentu. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan fasilitas yang baik pula.

Sistem kearsipan pada bagian Kemahasiwaan bilamana ada warkat yang dipandang sudah tidak bernilai guna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat) tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian dokumenter. Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis, artinya dalam melakukan penyimpanan arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti map, (folder, stopmap, ordner) sekat, almari, atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin keamanan, selain di dalam menyimpan arsip, setiap pegawai pada bagian kemahasiswaan FE USU harus memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi dan urutan tertentu di dalam meletakannya. Apabila penyimpanan arsip dapat dilakukan secara sistematis demikian, maka arsip dapat disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan.

3

Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan.

Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.

Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kearsipan dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul “Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

B. Permasalahan

Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU)?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan

masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada sistem kearsipan di dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.

b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem

kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.

c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan dan referensi tentang

sistem kearsipan D. Jadwal Kegiatan

Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dilakukan mulai tanggal 25 September sampai dengan 15 Oktober 2012, dapat dilihat dalam Tabel.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

5

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah : BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematka penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Bab ini menguraikan mengenai pengertian arsip, kearsipan, dan sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE-USU) Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi Program

7

D-III Akuntansi dan D-III Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987,

No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987

diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan DiplomaTiga.

Program Pendidikan Stata Satu (S-1) meliputi :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :

1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

8

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara

(BHMN) dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi, dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 Fakultas.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi

USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

9

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :

1. Meningkatkan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita di masa mendatang.

2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur organisasi

kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.

3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah

10

Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Dekan

2. Pembantu Dekan

Pembantu Dekan terdiri dari :

1) Pembantu Dekan Bidang Akademik atau disebut Pembantu Dekan I

2) Pembantu Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebut

Pembantu Dekan II

3) Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III

3. Kepala Tata Usaha

Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian yaitu :

1) Sub Bagian Akademik

2) Sub Bagian Umum dan Keuangan

3) Sub Bagian Kepegawaian

4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

5) Sub Bagian Perlengkapan

11

Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tahun 2012

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Kemahasiswaan

Unit Penunjang

Fakultas

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/ Studi Bengkel Ketua Program

Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

12

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc. (CTM), Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac, Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. Ami Dilham, M.Si

Dr. Murni Daulay, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

13

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. lic. rer. reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof. Dr. Erlina, SE, M.Si

Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, SE, M.Si Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak Dr. Isfenti Sadalia, ME

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Dr. Muslich Lufti, MBA 4. Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak

14

Program Studi

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Diploma III Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM

Sekretaris : Ritha Harahap

Program Profesi Akuntansi

15

5. Kepala Bagian dan Sub Bagian

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliani, SE

Kasub. Umum Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos

Bendaharawan Gaji : Santoso

PUMC DM : Kasnawati, SE

6. Lembaga-lembaga Penunjang Pusat Penelitian Perbankan

Pengarah : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan Komputer

Koordinator : Haroni Doli Hamoraon, SE, M.Si

Abu Yazid, SP, M.Stat Ahmad Rafiqi, BBA, MMgt

16

Job Desciption

Adapun uraian tugas dari bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggara dan pengembangan dan pengajaran,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administasi,

dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

2. Pembantu Dekan

1) Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2) Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

17

3) Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

3. Kepala Tata Usaha

1) Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan

di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang

akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan,

perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di

lingkungan fakultas

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni

18

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan

informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan fakultas

2) Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,

penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target

kurikulum

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan

fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan

19

3) Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan

fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas

dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran

dan pertanggung jawaban keuangan

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,

perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang

keuangan

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

20

4) Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawain

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai

d. Melasanakan urusan mutasi pegawai

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap Tetap/Emiritus, izin dan cuti

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan bagian

5) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan

21

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan

kemahasiswaan

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan

i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan

dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian

6) Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan

22

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan bagian

C. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian, atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian

yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial

berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggara pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

23

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapaht hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademi agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

24

E. Rencana Kegitan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester ganjil/genap

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

25

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Menurut Sedarmayanti, (1996:56) istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,

yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang

menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berobah lagi menjadi kata “archelon” yang berarti “gedung pemerintahan”. Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata “archivum”.

Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno

seperti Sophocles, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor dalam

pertandingan Olimpiade pada zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sampai saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umumnya manusia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya.

Menurut Suherman (2003:22), yang dimaksud dengan “arsip” adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

26

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan Undang-Undang No. 7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menerbitkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-undang No. 7/1971, bahwa Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsi Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.

Menurut Surojo (2006:31), menjelaskan bahwa :

1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong

lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara

dibuat secara phyis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang

disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

27

B. Ciri-ciri Arsip yang Baik

Menurut Sutarto (1997:32), ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut :

1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini

mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, Documentary value atau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.

2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip

diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan

memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja percipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.

3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.

Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila dibutuhkan dapat dengan cepat disediakan kembali.

28

C. Klasifikasi Arsip

Menurut Wiyasa (2001:18), klasifikasi arsip ada 6 (enam) macam, antara lain : 1. Menurut subjek atau isinya

a. Arsip Keuangan

b. Arsip Kepegawaian

c. Arsip Pemasaran d. Arsip Pendidikan

2. Menurut Nilai kegunaannya

a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi

b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan

c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja

d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum

e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan

f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian

g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan

h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi

i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.

3. Menurut Sifat Kepentingannya

a. Arsip vital (terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi) b. Arsip penting (esensial)

Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu

c. Arsip biasa

29

4. Menurut Keseringan Penggunaannya

a. Arsip Aktif

Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas

b. Arsip Inaktif

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas

c. Arsip Statis (abadi)

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasi nasional/pemerintah

5. Menurut fungsinya

a. Arsip Dinamis

Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari. Arsip ini bersifat rahasia

b. Arsip Statis

Arsip yang tidak lagi dipergumnakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi.

6. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan

a. Arsip sentral

b. Arsip yang disimpan diunit kearsipan (pusat arsip) organisasi

c. Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I dan II

30

D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja

Menurut Gow, (2000:8) arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila asip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai :

a. Alat utama ingatan organisasi

b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

c. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan

d. Barometer kegiatan suatu organisasi setiap kegiatan pada umumnya

menghasilkan arsip

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara dengan baik demi terciptanya kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan ini.

31

E. Kegunaan Arsip

Menurut Supriyanto, (2001:20) dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat tertentu, antara lain) :

1. Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian (dokumenter)

2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data apapun

informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat

3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya

4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun administrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta lainnya diproses dan disimpan.

Kegunaan arsip pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Untuk keperluan administrasi

2. Untuk keperluan surat research, penelitian, aktif kuliah, surat tunjangan belajar

32

F. Sistem Kearsipan

Menurut Sulitiawaty, (2003:55) sistem merupakan cara dan metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga mencapai tahap penyelesaian atau tujuan yang baik dan sesuai.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Dari pengertian di atas dapat dimengerti bahwa sistem kearsipan merupakan suatu cara atau metode tertentu yang digunakan untuk melakukan pengurusan warkat atau arsip dalam rangka mencapai tujuan kearsipan.

1. Unsur Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan mempunyai unsur/komponen seperti input, proses, dan output yang memberikan kontribusi kepada pencapaian tujuan kearsipan :

a. Komponen input

Input adalah unsur yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses

kearsipan. Input dari sistem kearsipan terdiri dari unsur-unsur yang memberikan bahan-bahan bagi sistem untuk memproses atau melakukan kegiatan dan mencapai tujuannya. Unsur-unsur input meliputi data dan informasi, orang/aspirasi, fasilitas dan uang/biaya

33

b. Komponen output

Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian kegiatan dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan dan pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusunan warkat (arsip).

c. Komponen Output

Output adalah hasil dari proses kerja suatu sistem. Hasil dari sistem kearsipan adalah arsip, yaitu sekumpulan warkat (records) yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan mengenai sesuatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat

d. Komponen Tujuan Kearsipan

Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Dan demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak). Keselamatan arsip ini menjadi syarat bagi terjaminnya penyediaan kembali arsip. Penyediaan kembali arsip harus diusahakan pelayanannya secara cepat (kurang dari satu menit).

34

Untuk mencapai tujuan tersebut, faktor-faktor di dalam unsur input, proses dan output tersebut di atas menjadi kekuatan yang mempunyai hubungan dan berpengaruh terhadap tingkat pencapaian tujuan.

2. Kriteria Sistem Kearsipan yang baik

Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri atau kriteria tertentu yaitu :

a. Tingkat pencapaian tujuan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan

cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip (data, informasi) dapat disediakan pada orang yang berkepentingan

b. Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan, uang sistem kearslipan dalam keadaan baik apabila) :

1) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan benar.

2) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri arsip yang baik yaitu sebagai kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat disediakan kembali dengan cepat.

3. Sistem Penataan Arsip (Filing System)

Dewasa ini dikeal 5 (lima) macam sistem penataan arsip (Filing System) yaitu :

35

a. Sistem Abjad (Alphabetcal Filing System)

Menurut Suratman (2008:12) sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan ke dalam empat kategori, yaitu :

1) Indeks nama orang

2) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta

3) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya 4) Indeks nama tempat atau wilayah

Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah : a) Lembar petunjuk atau guides

Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.

b) Folder

Ada dua macam folder yaitu :

a. Folder campuran atau umum

Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.

36

b. Folder individu atau folder khusus

Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau

surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah

dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologi berdasarkan urutan tanggal.

c) Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan

b. Sistem Masalah atau Perihal (Subject Filing System)

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya.

Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek ini adalah :

37

1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama 2. Menetapkan hal secara rinci

3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks 4. Member kode sesuai dengan daftar indeks 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks

6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.

c. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam penataan arsip terdiri dari :

1) Sistem Dewey

Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehinga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau persepuluhan.

2) Sistem Terminal Digital

Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat : nomor urut, tanggal judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang defile/diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.

3) Sistem Nomor Murni

Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian dilakukan oleh bagian penerimaan surat

38

d. Sistem tanggal atau Urutan Waktu (Chrological Filing System)

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula. Sarana yang digunakan adalah buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.

e. Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geographical Filing System)

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.

G. Sistem Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara Sistem kearsipan yang digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan tanggal masuk surat. Dimana klasifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari :

1. Pengunduran Diri Mahasiswa

2. Beasiswa Bantuan Khusus Mahasiswa (BKM)

3. Himpunan Mahasiswa Jurusan Komisi Pemilihan Umum (HMJ KPU)

dan Pemilihan Presiden Mahasiswa (PEMA)

39

5. Mahasiswa Berprestasi

6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program

Diploma-III (D-III)

7. Mahasiswa yang mengurus surat aktif PNS/Swasta Program Sarjana (S-1) 8. Absensi Peserta Seminar

9. Tarif pemakaian gedung sarana asset Universitas Sumatera Utara (USU) 10.Data Alumni dan Recruitmen

11.Nama-nama Mahasiswa yang terkena Bencana Alam seperti Tsunami

12.Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi

13.Jumlah Alumni Program D-III

14.Jumlah Alumni Program Reguler

15.Jumlah Alumni Program Ekstensi

16.Surat Riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi

17.Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM)

Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan

pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder

disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan.

Pada Bagian Kemahasiswaan, penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti, surat riset biasanya dimusnahkan satu tahun sekali.

40

Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data, misalnya kagrena adanya mahasiswa yang memundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan diproses sesuai dengan kenyataannya.

Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini juga cukup baik, ini dapat dilihat dari :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak

c. Adanya fasilitas computer lengkap dengan printer yang sangat

diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai e. Ruangan arsiparis yang terawat bersih

f. Selain lemari arsip, juga tersedia filing cabinet untuk menyimpan arsip

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih tedapat kelemahannya, antara lain :

1) Seharusnya pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar

arsip tersebut tidak mudah rusak 2) Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi

3) Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya 4) Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan

41

Selain hal-hal di atas, faktor lain yang mendukung kegiatan pengarsipan adalah kebersihan dan keamanan arsip. Dimana pada Bagian Kemahasiswaan ini, upaya yang dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip dilakukan dengan cara membersihkan ruangan setiap harinya, merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap atau bulu ayam setiap minggunya. Apabila ditemukan folder map yang rusak maka akan segera diganti.

Di samping kebersihan, keamanan arsip juga sangat perlu agar arsip yang tersedia terpelihara dengan baik. Upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan dalam menjaga keamanan arsip yaitu :

a) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun

tulisan di dalam atau di luar kantor.

b) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak

yang tidak berwenang.

c) Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat. d) Tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa izin. e) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

f) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan

membawa pulang arsip dan hanya boleh difotocopy serta dengan segera mengembalikannya.

g) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h) Menyimpan arsip rahasia di tempat khusus.

i) Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan

42

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah :

1. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal surat masuk.

2. Bagian ini selalu melakukan penyusunan warkat secara sistematis

sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 3. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari yang

telah disediakan.

4. Bagian Kemahasiswaan selalu melakukan update data sehingga data

tersebut tetap relevan atau sesuai. B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagaki bahan masukan pada bagian ini adalah :

1. Sebaiknya pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan subjeknya, agar arsip yang tersimpan di Bagian Kemahasiswaan lebih jelas.

43

2. Penyusunan warkat pada bagian Kemahasiswaan harus dilakukan

dengan kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, teratur, atau dengan menggunakan prosedur, cara alat dan memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian yaitu (penciptaan, pengiriman, dan penerimaan).

3. Sebaiknya pada bagian ini juga melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, dan mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak

44

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Edisi Revisi, Penerbit Djambatan, Jakarta.

Gow. 2000. Manajemen Kearsipan, Penerbit Rineka Cipta. Roeny, Rahmat. 2005. Kearsipan, Penerbit Amus

Sedarmayanti, 1996. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit Mandar Maju, Bandung.

Suherman. 2003. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional. Penerbit Rineka Cipta.

Sulistiawaty, 2003. Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor, Yogyakarta: BPFE.

Suratman, 2008. Mengelola Sistem Kearsipan dan Warkat-warkat, Penerbit Mandar Maju Bandung.

Supriyanto, 2001. Manajemen Sekretaris dan Kearsipan, Penerbit Universitas Trisakti.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Penerbit Dioma, Malang.

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat, Penerbit Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Penerbit Pradanya Paramita, Jakarta.

39

5. Mahasiswa Berprestasi

6. Mahasiswa yang mengurus surat aktif kuliah PNS/Swasta Program Diploma-III (D-III)

7. Mahasiswa yang mengurus surat aktif PNS/Swasta Program Sarjana (S-1) 8. Absensi Peserta Seminar

9. Tarif pemakaian gedung sarana asset Universitas Sumatera Utara (USU) 10.Data Alumni dan Recruitmen

11.Nama-nama Mahasiswa yang terkena Bencana Alam seperti Tsunami 12.Jumlah mahasiswa aktif kuliah Program Reguler, D-III dan Ekstensi 13.Jumlah Alumni Program D-III

14.Jumlah Alumni Program Reguler 15.Jumlah Alumni Program Ekstensi

16.Surat Riset, aktif kuliah, tunjangan belajar program ekstensi 17.Lomba Karya Tulis Mahasiswa (LKTM)

Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Kemahasiswaan akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder

disimpan pada lemari arsip yang telah disediakan.

Pada Bagian Kemahasiswaan, penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Contoh lain seperti, surat riset biasanya dimusnahkan satu tahun sekali.

Bagian Kemahasiswaan juga selalu melakukan update data, misalnya kagrena adanya mahasiswa yang memundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan diproses sesuai dengan kenyataannya.

Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian ini juga cukup baik, ini dapat dilihat dari :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak

c. Adanya fasilitas computer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai e. Ruangan arsiparis yang terawat bersih

f. Selain lemari arsip, juga tersedia filing cabinet untuk menyimpan arsip

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih tedapat kelemahannya, antara lain :

1) Seharusnya pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak mudah rusak

2) Arsip-arsip masih tidak tersusun rapi

3) Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya 4) Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan

41

Selain hal-hal di atas, faktor lain yang mendukung kegiatan pengarsipan adalah kebersihan dan keamanan arsip. Dimana pada Bagian Kemahasiswaan ini, upaya yang dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip dilakukan dengan cara membersihkan ruangan setiap harinya, merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap atau bulu ayam setiap minggunya. Apabila ditemukan folder map yang rusak maka akan segera diganti.

Di samping kebersihan, keamanan arsip juga sangat perlu agar arsip yang tersedia terpelihara dengan baik. Upaya yang dilakukan Bagian Kemahasiswaan dalam menjaga keamanan arsip yaitu :

a) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor.

b) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwenang.

c) Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat. d) Tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa izin. e) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

f) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh difotocopy serta dengan segera mengembalikannya.

g) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h) Menyimpan arsip rahasia di tempat khusus.

i) Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j) Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan penyimpanan arsip.

42

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah :

1. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal surat masuk.

2. Bagian ini selalu melakukan penyusunan warkat secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 3. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari yang

telah disediakan.

4. Bagian Kemahasiswaan selalu melakukan update data sehingga data tersebut tetap relevan atau sesuai.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagaki bahan masukan pada bagian ini adalah :

1. Sebaiknya pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan subjeknya, agar arsip yang tersimpan di Bagian Kemahasiswaan lebih jelas.

43

2. Penyusunan warkat pada bagian Kemahasiswaan harus dilakukan dengan kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, teratur, atau dengan menggunakan prosedur, cara alat dan memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian yaitu (penciptaan, pengiriman, dan penerimaan).

3. Sebaiknya pada bagian ini juga melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, dan mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Edisi Revisi, Penerbit Djambatan, Jakarta.

Gow. 2000. Manajemen Kearsipan, Penerbit Rineka Cipta. Roeny, Rahmat. 2005. Kearsipan, Penerbit Amus

Sedarmayanti, 1996. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit Mandar Maju, Bandung.

Suherman. 2003. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional. Penerbit Rineka Cipta.

Sulistiawaty, 2003. Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor, Yogyakarta: BPFE.

Suratman, 2008. Mengelola Sistem Kearsipan dan Warkat-warkat,

Penerbit Mandar Maju Bandung.

Supriyanto, 2001. Manajemen Sekretaris dan Kearsipan, Penerbit Universitas Trisakti.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Penerbit Dioma, Malang.

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat, Penerbit Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis,