LAMPIRAN III - JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara Persetujuan ANRI

SALINAN
LAMPIRAN III
KEPUTUSAN MENTERI PPN/KEPALA BAPPENAS
NOMOR KEP.67/M.PPN/HK/04/2015
TANGGAL 30 APRIL 2015
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA
KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
BADAN PERENCANAAN DAN PEMBANGUNAN NASIONAL

NO
1

JENIS ARSIP
2
1 Formasi Pegawai
a. Usulan dari Unit Kerja
b. Usulan Permintaan Formasi kepada MenPAN dan RB dan Kepala BKN
c. Persetujuan MenPAN dan RB
d. Penetapan Formasi
e. Penetapan Formasi Khusus
2 Pengadaan Pegawai:

a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi:
1) Pengumuman
2) Seleksi Administrasi
3) Pemanggilan Peserta Test
4) Pelaksanaan Ujian Tertulis, interview , psikotes
5) Keputusan Hasil Ujian
6) Wawancara
b. Penetapan Pengumuman Kelulusan
c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP
e. Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai
Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2 (dua) tahun
f. Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4


KETERANGAN
5

2 tahun, setelah tahun anggaran
2 tahun, setelah tahun anggaran

2 tahun
3 tahun

Musnah
Musnah

2 tahun, setelah tahun anggaran
2 tahun, setelah tahun anggaran
2 tahun, setelah realisasi

3 tahun
3 tahun
3 tahun


Musnah
Musnah
Permanen

2 tahun, setelah semua diangkat
PNS

2 tahun

Musnah

2 tahun, setelah semua diangkat PNS
1 tahun, setelah tahun anggaran
-

2 tahun
-

Musnah

Musnah
Masuk berkas perorangan

1 tahun, setelah Surat Keputusan (SK)
ditetapkan

2 tahun

Masuk berkas perorangan

2 tahun, setelah Petikan SK ditetapkan

3 tahun

Dinilai Kembali

NO

JENIS ARSIP


1

2

3

Pembinaan Karir Pegawai
a. Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai
1) Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin
2) Laporan Kegiatan Pengembangan Diri
b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat
c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/Standar Kinerja Pegawai (SKP)

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4
2 tahun


Musnah

1 tahun, setelah SK ditetapkan

3 tahun

1 tahun, anggaran berjalan
1 tahun, anggaran berjalan

2 tahun
2 tahun

Masuk berkas perorangan
Musnah
Musnah, kecuali SK PAK masuk
berkas
perorangan
Musnah


2 tahun

Musnah, kecuali BAP dan SK
masuk berkas persorangan

2 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali SK masuk
berkas persorangan

1 tahun, setelah memperoleh keputusan
tetap

5 tahun

Dinilai kembali, kecuali SK
Penetapan masuk berkas
perseorangan


1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali Nota dan SK
masuk berkas persorangan

-

-

Masuk berkas perorangan

1 tahun, anggaran berjalan

g. Penghargaan dan Tanda Jasa

5


Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

Mutasi Pegawai
a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja,
Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Mutasi
Antar Perwakilan, Mutasi ke dan dari Perwakilan, Pemindahan Sementara, Mutasi
antar Unit
b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN

5

1 tahun, setelah SK ditetapkan

d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
e. Disiplin Pegawai
1) Daftar Hadir
2) Rekapitulasi Daftar Hadir
f. Berkas Hukuman Disiplin

4


KETERANGAN

-3-

-3-

NO
1

KETERANGAN

2
c. Mutasi Keluarga
1) Surat Izin Pernikahan/Perceraian
2) Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian
3) Surat Nikah/Cerai
4) Akte Kelahiran Anak
5) Surat Keterangan Meninggal Dunia
d. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan


1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali Nota dan SK
masuk berkas persorangan

e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional

1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali SK masuk berkas
persorangan

f.

1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai

g. Peninjauan Masa Kerja

h. Berkas Baperjakat
6

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4
-

JENIS ARSIP

5
Masuk berkas perorangan

Musnah, kecuali Surat Persetujuan
dan SK masuk berkas persorangan
Musnah, kecuali Nota dan SK
masuk berkas persorangan

2 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

1 tahun, setelah SK ditetapkan

5 tahun

2 tahun, setelah pelaksanaan
1 tahun, setelah SK ditetapkan
1 tahun, setelah pelaksanaan
1 tahun, setelah pelaksanaan
3 tahun, setelah pelaksanaan

2 tahun
2 tahun
2 tahun
-

Masuk Berkas Persorangan
Musnah
Musnah
Masuk berkas persorangan

1 tahun, setelah identitas ditetapkan

2 tahun

Musnah

Musnah

Administrasi Pegawai
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
Cuti Besar
Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
Cuti Alasan Penting
Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
Dokumentasi Identitas Pegawai
1) Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu

4

Musnah, kecuali SK masuk
berkas persorangan

-4-

NO
1

7

8
9

JENIS ARSIP
2
2) Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan
3) Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)
4) Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawain (KP4)
g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Kesejahteraan Pegawai
a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai
b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai
c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan
d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial
e. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi
f. Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas
g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah
Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun
Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

10

11

Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Jandanya/Dudanya dan PNS yang
tewas
Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil :
a Berkas lamaran yang diterima
b Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya
c Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN
d S.K. Pengangkatan CPNS
e Hasil Pengujian Kesehatan
f S.K. Pengangkatan PNS
g S.K. Peninjauan Masa Kerja

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4

KETERANGAN
5

2 tahun
2 tahun

-

Musnah
Musnah

1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Masuk berkas persorangan

1 tahun, setelah memperoleh keputusan
yang bersifat tetap

2 tahun, setelah hak dan
kewajibannya habis

Dinilai Kembali

1 tahun, setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah, kecuali SK masuk
berkas persorangan

1 tahun, setelah berhenti/pensiun

2 tahun setelah hak &
kewajibannya habis

Musnah, kecuali Pejabat Eselon I
dan Pejabat lain yang secara
individual ditentukan oleh instansi
dan PNS yang berjasa/terlibat
peristiwa berskala nasional
permanen

-5-

NO

JENIS ARSIP

1
h
i
j

2
S.K. Kenaikan Pangkat
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Penyataan
Pelantikan
S.K.Pengangkatan dalam jabatan atau Pemberhentian dari Jabatan
Struktural/Fungsional

k
l
m
n
o
p

S.K.Perpindahan Wilayah Kerja
S.K. Perpindahan Antar Instansi
S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
Berita Acara Pemeriksaan
S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi Induk

q
r
s
t
u
v
w
x
y
z
aa
bb
cc
dd
ee
ff

S.K.Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan
S.K.Pemberian Uang Tunggu
S.K.Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara
SK. Pengalihan PNS
S.K.Pemberhentian sebagai PNS
S.K.Pemberhentian Sementara
Surat Keterangan Pernyataan Hilang
Surat Keterangan Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
S.K.Penggantian Nama
Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
Akta Nikah/Cerai
Akta Kelahiran
Isian Formulir PUPNS
Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan
Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol
Surat Keterangan Mutasi Keluarga

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4

KETERANGAN
5

-6-

NO
1

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI)
AKTIF
IN AKTIF
3
4

JENIS ARSIP
2
Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang
Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan
Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional
Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus
Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri
Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS
Ijasah/Sertifikat
S.K.Penempatan/Penarikan Pegawai
S.K.Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi Induk
Surat Pertimbangan Status PNS
S.K.Pengaktifan Kembali Sebagai PNS
Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan
sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah.
uu SK Pensiun
Berkas Perseorangan Menteri dan Wakil Menteri

KETERANGAN
5

gg
hh
ii
jj
kk
ll
mm
nn
oo
pp
qq
rr
ss
tt

12

1 tahun, setelah berhenti dari jabatan

MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,
ttd

2 tahun, setelah hak dan
kewajiban habis

Permanen

Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Biro Hukum,

ANDRINOF A. CHANIAGO
Emmy Suparmiatun