T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku Di PT. Tripilar Betonmas T0 BAB IV
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
1.1.
Analisis
4.1.1
Kondisi Perusahaan
PT. Tripilar Betonmas memiliki banyak kegiatan yang salah satunya
adalah penilaian supplier yang dijalankan oleh Bagian Pembelian. Penilaian
supplier ini dibuat untuk pengambilan keputusan Bagian Pembelian dalam
menentukan supplier yang dinilai masih dapat mengirim bahan baku untuk PT.
Tripilar Betonmas. Dalam pembuatan keputusan ini Bagian pembelian
menggunakan LibreOffice yang digunakan untuk mengolah data kemudian
menghasilkan informasi nilai supplier yang selanjutnya menghasilkan keputusan.
Ada 3 penilaian yang harus dibuat oleh Bagian Pembelian, yaitu penilaian untuk
supplier bahan baku kertas semen, penilaian untuk supplier bahan baku
asbestos/chrysotile, penilaian untuk supplier semen. Untuk penilaian supplier
asbestos/chrysotile dan penilaian supplier bahan baku semen memiliki cara
penilaian yang sama yaitu dengan melihat tanggal faktur TTB dan retur atau
tidaknya bahan baku yang dikirim oleh supplier . Untuk penilaian supplier bahan
baku kertas semen, penilaian dilihat dari kadar air kertas dan bersih atau kotornya
kertas
semen
yang
dikirim
1
oleh
supplier.
2
4.1.2
Gambaran Form Penilaian Supplier
Berikut
tampilan
tabel
untuk
penilaian
semen
supplier
dan
asbestos/chrysotile :
Tabel 4.1. Form Penilaian Supplier Bahan Baku Semen dan Asbestos/Chrysotile
No
No. PO
No.
TTB
Agihan
(dalam hari)
Delivery Tanggal
date
faktur
Retur
Nilai
Penilaian supplier untuk bahan baku semen dan asbestos/chrysotile
dilakukan dengan mengacu pada agihan, delivery date, tanggal faktur, dan retur.
Dengan melihat delivery date dan tanggal faktur maka dapat diketahui barang
datang terlambat, tepat waktu atau datang lebih cepat. Dari agihan dapat diketahui
berapa hari waktu yang diberikan untuk pengirimannya. Dari ketepatan waktu
penerimaan barang tersebut bagian pembelian dapat menilai supplier dan
menentukan apakah supplier tersebut masih dapat menyuplai bahan baku.
Keterangan :
1. No.
: berisi nomor urut
2. No. PO
: berisi nomor PO dari bahan baku yang dipesan, yang
tercantum pada TTB
3. No. TTB
: berisi no tercetak dari TTB yang diterima
4. Agihan
: berisi hasil selisih dari tanggal PO dan delivery date
yang ada di MDSPO
5. Delivery date
: berisi delivery date yang ada di MDSPO
3
6. Tanggal faktur
: berisi tanggal faktur/tanggal diterimanya barang yang
tercantum pada TTB yang diterima
7. Retur
: berisi tidak retur karena TTB hanya tercetak untuk
barang yang tidak retur dan jika barang di retur maka
TTB tidak tercetak
8. Nilai
: berisi penilaian yang di lihat dari agihan, delivery date,
tanggal faktur, dan retur.
Berikut tampilan tabel untuk penilaian supplier kertas semen:
Tabel 4.2. Form Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
No
No. PO
No. TTB
Kadar air
Nilai
Kadar
Air
Bersih/
Kotor
Nilai
Penilaian supplier bahan baku kertas semen dilakukan dengan mengacu
pada kadar air. Tinggi atau rendahnya kadar air kertas semen akan mempengaruhi
hasil dari barang yang diproduksi, semakin tinggi kadar air yang terkandung pada
kertas semen maka semakin buruk. Kadar air kertas semen yang tinggi bisa saja
dikembalikan ke supplier atau diterima dengan peringatan
Keterangan:
1. No.
: berisi nomor urut
2. No. PO
: berisi nomor PO dari bahan baku yang dipesan,
yangtercantum pada TTB
3. No. TTB
: berisi no tercetak dari TTB yang diterima
4. Kadar air
: berisi nilai kadar air yang tercantum pada TTB yang
merupakan hasil pengecekan dari tim Lab
4
5. Nilai kadar air
: berisi nilai yang dihasilkan dari kadar air
Jika kadar air bernilai 0-15 maka bernilai 100
Jika kadar air bernilai 16,1-26 maka bernilai 80
Jika kadar air bernilai 26,1-35 maka bernilai 60
Jika kadar air bernilai diatas 35,1 maka bernilai 40
6. Bersih/kotor
: berisi 100, semua barang dianggap bersih dengan
nilai100
7. Nilai
4.1.3
: berisi nilai rata-rata dari nilai kadar air dan bersih/kotor
Kekurangan dan Perbaikan Untuk Sistem Penilaian Supplier
Beberapa kekurangan ketika bagian pembelian mengunakan LibreOffice
untuk pengerjaan penilaian supplier :
1. Pengisian data yang mengharuskan pengguna melihat data satu per satu yang
sesuai dengan No Purchase Order pada MDSPO.
2. Adanya beberapa input data seperti pada tabel penilaian supplier bahan baku
semen dan asbestos/chrysotile yang sebenarnya tidak perlu diisi secara
berulang dan manual oleh pengguna, seperti halnya:
Penguna mengisikan kolom agihan dengan menghitung sendiri secara
manual berapa jarak hari antara tanggal PO dan delivery date, yang dapat
saja pengguna melakukan salah hitung.
Pengisian retur/tidak dalam kolom dirasa kurang berpengaruh dalam
penilaian, karena pembuatan penilaian supplier mengacu pada TTB yang
diterima yang telah dibuat gudang dan TTB hanya akan dicetak jika
mereka telah menerima barang yang sesuai jika barang itu retur maka TTB
5
tidak tercetak dan bagian pembelian tidak dapat melakukan penilaian.
Sehingga dengan otomatis pada kolom retur semua barang dinilai tidak
retur karena sudah tercetak TTB.
3. Penyimpan hasil penilaian supplier dianggap kurang aman. Penyimpanan data
hanya dengan di flashdisk dikhawatirkan dapat terjadinya kehilangan
dokumen sewaktu-waktu dengan berbagai banyak kemungkinan buruk
diantaranya; Jika flasdisk mengalami kerusakan, terhapusnya dokumen tanpa
disengaja.
Perbaikan dalam melakukan penilaian supplier untuk bagian pembelian :
1. Menggunakan 1 sistem yang sudah terhubung dengan data PO sehingga pada
saat pembuatan penilaian supplier pengguna tidak perlu membuka 2 sistem
yang berbeda satu per satu.
2. Penginputan data dengan pemilihan data yang dimasukkan sehingga informasi
yang ditampilkan tepat dengan yang dibutuhkan sebagai penilaian. Dengan
menghapuskan beberapa data yang nilainya sudah pasti dan tidak berubah.
3. Menggunakan sistem informasi berbasis database
1.2.
Kebutuhan
4.2.1
Kebutuhan Sistem
Dalam penggunaan sistem informasi penilaian supplier bahan baku
diperlukan satu aktor. Aktor tersebut dapat menjalankan secara keseluruhan
sistem yaitu menambah, mengubah, dan menghapus data ataupun informasi.
6
4.2.2
Kebutuhan Hardware
Sebagai pendukung supaya Sistem Informasi Penilaian Supplier dapat
berjalan dengan baik dibutuhkan seperangkat komputer (Windows XP ).
1.3.
Jadwal Perencanaan Pengembangan Sistem
Tabel 4.3. Perencanaan Pengembangan Sistem
Minggu ke-1
dan ke-2
Januari
menganalisis sistem yang digunakan di perusahaan
menganalisis masalah yang ada pada sistem yang
digunakan perusahaan
menentukan sistem baru apa yang akan dibuat
Minggu ke-4
Minggu ke-1
Minggu ke-2
Januari
merencanakan akan dibuat seperti apa sistem untuk
penilaian supplier baru
Februari menentukan rancangan apa saja yang akan dibuat
sebelum mengimplementasikan sistem penilaian
supplier baru
Februari merancang Data Flow Diagram untuk sistem
penilaian supplier baru
merancang Entity Relationship Diagram untuk
sistem penilaian supplier baru
Minggu ke-3
Minggu ke-1
Februari membuat prosedur penilaian supplier yang sedang
berjalan di perusahaan beserta flowchart
menentukan relasi untuk database sistem informasi
penilaian supplier baru
Maret
membuat rancangan basis data
menentukan tampilan/user interface untuk sistem
penilaian supplier baru
membuat sistem penilaian supplier baru
Minggu ke-2
Maret
merencanakan jalannya sistem penilaian supplier
baru
membuat tampilan Input Purchase Order jika
terdapat salah memasukkan data
Minggu ke-3
Maret
merencanakan cara menampilkan laporan dengan
jasper
menetapkan penggunaan format date pada sistem
penilaian supplier baru
Minggu ke-4
Maret
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
7
pada penilaian supplier bahan baku untuk asbestos
Minggu ke-1
April
Minggu ke-2
April
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
pada bahan baku asbestos dan semen untuk fungsi
insert dan update
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
pada bahan baku kertas untuk fungsi insert dan
update
menguji fungsi penampilan laporan akhir penilaian
supplier
1.4.
Perancangan
Berisi perancangan awal Sistem Penilaian Supplier Bahan Baku secara
rinci.
4.4.1
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku PT. Tripilar Betonmas
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
1. Bagian Gudang menerima bahan baku kertas beserta Surat Jalan
2
rangkap dari supplier, kemudian dikirim ke Bagian Timbangan. Oleh
Bagian Timbangan Bahan Baku Kertas ditimbang dan membuat Struk
Timbangan
(ST)
2
rangkap,
selanjutnya
Bagian
Timbangan
mennandatangani ST 2 rangkap. dikirim kembali ke Bagian Gudang.
2. Sementara Bahan Baku Kertas, Surat Jalan 2 rangkap, dan ST 2 rangkap di
Bagian Gudang. Bagian Gudang memberikan informasi berupa nomor
polisi truk, nama supplier , berat Bahan Baku Kertas setelah ditimbang dan
sample kertas ke Audit Internal.
8
3. Setelah menerima Informasi dan sample kertas dari Bagian Gudang Audit
Internal mengecek kadar air kertas, kemudian Audit Internal melaporkan
hasilnya dengan membuat Laporan Hasil Pengecekan (LHP) 3 rangkap.
Staf Audit Internal yang melakukan pengecekan menandatangani LHP 3
rangkap dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Audit Internal. Jika
sample kertas memiliki kadar air tinggi atau dinyatakan kotor maka Bahan
Baku Kertas dikembalikan ke supplier, jika sample kertas memiliki kadar
air rendah atau dinyatakan bersih maka LHP 3 rangkap dikirim ke Bagian
Gudang.
4. Bagian gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3 rangkap.
Kemudian mennandatangani Surat Jalan 2 rangkap, LHP 3 rangkap, dan
TTB 3 rangkap. Bagian Gudang juga meminta supplier /pengirim untuk
menandatangani TTB 3 rangkap juga ditandatangani oleh penerima yaitu
pihak gudang dan Kepala Bagian Gudang. Selanjutnya ST rangkap 1, LHP
rangkap 1, TTB rangkap 1, dan Surat Jalan rangkap 1 dikirim ke supplier.
LHP rangkap 3 dikembalikan ke Audit Internal untuk diarsip kemudian
LHP rangkap 1, ST rangkap 2, TTB rangkap 2 dan rangkap 3, dan Surat
Jalan rangkap 2 dikirim ke Bagian Keuangan
5. Oleh Bagian Keuangan LHP rangkap 1, Surat Jalan rangkap 1, dan TTB
rangkap 2 digunakan pada lampiran urusan pembayaran, kemudian TTB
rangkap 3 dan ST rangkap 2 dikirim ke Bagian Pembelian.
6. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 dan ST rangkap 2 Bagian
Pembelian menginput penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya ST
9
rangkap 2 dan TTB rangkap 3 dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh
Bagian Gudang ST rangkap 2 dan TTB rangkap 3 di arsip.
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
1. Bagian Gudang menerima bahan baku asbestos/chrysotile beserta Surat
Jalan
2
rangkap,
asbestos/chrysotile,
kemudian
jika
tidak
memeriksa
sesuai
maka
dikembalikan ke supplier dan jika bahan baku
kondisi
bahan
bahan
baku
baku
semen
sesuai maka Bagian
Gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3 rangkap kemudian
menyimpan bahan baku ke gudang penyimpanan. Selanjutnya TTB 3
rangkap ditandatangani oleh supplier /pengirim, staf Bagian Gudang
penerima
bahan
baku
asbestos/chrysotile,
dan
Kepala
Bagian
Gudang.Bagian Gudang juga menandatangani Surat Jalan 2 rangkap
2. Surat Jalan rangkap 1 dan TTB rangkap 1 dikirim ke supplier , selanjutnya
Surat Jalan rangkap , TTB rangkap 2 dan rangkap 3 dikirim ke Bagian
Keuangan. Oleh Bagian Keuangan TTB rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap
2 di gunakan dalam lampiran urusan pembayaran, sedangkakn TTB
rangkap 3 dikirim ke Bagian Pembelian.
3. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 Bagian Pembelian menginput
penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya TTB rangkap 3
dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh Bagian Gudang TTB rangkap 3 di
arsip.
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
1. Bagian Gudang menerima bahan baku semen beserta Surat Jalan 2
rangkap, kemudian memeriksa kondisi bahan baku semen, jika tidak sesuai
10
maka bahan baku semen dikembalikan ke supplier dan jika bahan baku
sesuai maka Bagian Gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3
rangkap kemudian menyimpan bahan baku ke gudang penyimpanan.
Selanjutnya TTB 3 rangkap ditandatangani oleh supplier /pengirim, staf
Bagian Gudang penerima bahan baku semen, dan Kepala Bagian
Gudang.Bagian Gudang juga menandatangani Surat Jalan 2 rangkap.
2. Surat Jalan rangkap 1 dan TTB rangkap 1 dikirim ke supplier , selanjutnya
Surat Jalan rangkap , TTB rangkap 2 dan rangkap 3 dikirim ke Bagian
Keuangan. Oleh Bagian Keuangan TTB rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap
2 di gunakan dalam lampiran urusan pembayaran, sedangkakn TTB
rangkap 3 dikirim ke Bagian Pembelian.
3. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 Bagian Pembelian menginput
penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya TTB rangkap 3
dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh Bagian Gudang TTB rangkap 3 di
arsip.
4.4.2
Gudang
Data Flow Diagram (DFD) Penilaian Supplier Bahan Baku
Barang yang dibeli,
Surat jalan
0.1
Mengecek
kondisi
barang
Laporan hasil cek
kadar air kertas
0.2
Mencatat
penerimaan
barang
Tanda Terima
Barang
Pembelian
Penerimaan barang,
hasil cek kadar air
0.3
Mencatat/
membuat
penilaian
supplier
Dibuka dan
disimpan kembali
Penilaian
supplier
Gambar 4.1. DFDLevel 0 Penilaian Supplier Bahan Baku
DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.1 diatas menjelaskan sumber data dan
tujuan data. Dari penerimaan barang yang dibeli beserta dengan surat jalan yang
diterima oleh Bagian Gudang, kemudian Bagian Gudang mengecek kondisi
barang yang diterima (khusus untuk bahan baku kertas semenprosesnya
diturunkan ke DFD level 0.1 level 1). Setelah mengecek kondisi dan sesuai
ketentuan Bagian Gudang melakukan pencatatan penerimaan barang kemudian
mengeluarkan Tanda Terima Barang. Kemudian Tanda Terima Barang dikirim ke
Bagian Pembelian, setelah diterima Bagian Pembelian membuat penilaian
supplier kemudian disimpan dalam penyimpanan yang bersifat sementara.
Timbangan
Barang yang dibeli
1.0
Menimbang
bahan baku
Struk timbangan
Audit Internal
Berat hasil timbang
Gudang
Laporan hasil cek
kadar air kertas
Gambar 4.2. DFD Proses 0.1 Level 1 Penilaian Supplier Bahan Baku
11
1.1
Mengecek
kadar air
bahan baku
kertas
DFD Proses 0.1 level 1 adalah turunan dari proses 0.1 yaitu mengecek
kondisi barang khususnya bahan baku kertas semen. Pengecekan untuk barang ini
terlebih dahulu dilakukan penimbangan oleh Bagian Timbangan setelah
menimbang Bagian Timbangan mengeluarkan Struk Timbangan dan dikirim ke
Audit Internal beserta sample kertas semen. Oleh Audit Internal sample kertas
semen dicek kadar air yang terkandung dari bahan baku kertas semen tersebut
kemudian melaporkannya dalam Laporan Hasil Cek Kadar Air Kertas yang
kemudian dikirim ke Bagian Gudang.
4.4.3
Entitas Relation Diagram (ERD) Penilaian Supplier Bahan Baku
id_supplier
delivery_date
username
id_supplier
password
tgl_po
no_po
no
nama_supplier
no
no_po
kota
Mengirim
barang
Supplier
0
Bagian
Gudang
Membuat TTB
tgl_faktur
alamat
kadar_air
telp
fax
Membuat
penilaian
supplier
Bagian
Pembelian
no
periode
no_po
no_ttb
nilai
tgl_faktur
username
password
nilai_ka
kadar_air
Gambar 4.3. ERD Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
ERD penilaian supplier bahan baku diatas menjelaskan adanya relasi
antara entitas dan hubungan, dengan setiap entitas memiliki atribut masingmasing. Supplier mengirim barang ke Bagian Gudang dengan jumlah minimal 1
dan maksimal banyak, dan setiap Supplier memiliki 6 beberapa atribut. Kemudian
Bagian Gudang minimal 0 dan maksimal 1 menerima barang dari supplier, Bagian
12
Gudang juga memiliki atribut 2 atribut.Selanjutnya Bagian Gudang dengan
minimal 1 orang dan maksimal 1 orang membuat Tanda Terima Barang (TTB)
untuk kemudian dikirim ke Bagian Pembelian. Bagian Pembelian dengan minimal
1 orang dan maksimal 1 menerima TTBdari Bagian Gudang, selanjutnya
membuat penilaian supplier.
4.4.4
Relasi Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
ps_semen
-no *
-no_po
-no_ttb
-tgl_faktur
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
karyawan
-username
-password
Insert ()
supplier
-id_supplier *
-nama_supplier
-kota
-alamat
-telp
-fax
Insert ()
Update ()
Delete ()
po
-no *
-no_po *
-id_supplier
-del_date
-tgl_po
Insert ()
Update ()
ps_chrysotile
-no *
-no_po
-no_ttb
-tgl_faktur
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
ps_kertas
-no *
-no_po
-no_ttb
-kadar_air
-nilai_ka
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
Gambar 4.4. Relasi Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
13
4.4.5
Rancangan Kamus Data
Tabel 4.4. Karyawan
Nama Tabel
: Karyawan
Primary Key : Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
username
VARCHAR (15)
Nama pengguna
password
VARCHAR (10)
Password pengguna
Tabel 4.5. Supplier
Nama Tabel
: supplier
Primary Key : id_supplier
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
id_supplier
VARCHAR (20)
Kode supplier
nama_supplier
VARCHAR (30)
Nama supplier
kota
VARCHAR (30)
Kota asal supplier
alamat
VARCHAR (60)
Alamat lengkap supplier
telp
VARCHAR (40)
Nomor telephone supplier
fax
VARCHAR (20)
Nomor fax supplier (jika
ada)
Tabel 4.6. Purchase Order
Nama Tabel
: po
Primary Key : no, no_po
Foreign Key : id_supplier
Nama Field
no
Tipe Data
Keterangan
INT (11)
Nomor urut
14
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
id_supplier
VARCHAR (30)
Kode supplier
del_date
DATE
Delivery date
tgl_po
DATE
Tanggal purchase order
Tabel 4.7. Penilaian Supplier Asbestos
Nama Tabel
: ps_asbestos
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
tgl_faktur
DATE
Tanggal faktur/
terima barang
nilai
INT (11)
Nilai dari penilaian
periode
DATE
Periode
tanggal
Tabel 4.8. Penilaian Supplier Semen
Nama Tabel
: ps_semen
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
tgl_faktur
DATE
Tanggal faktur/
terima barang
nilai
INT (11)
Nilai dari penilaian
periode
DATE
Periode
15
tanggal
Tabel 4.9. Penilaian Supplier Kertas
Nama Tabel
: ps_kertas
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
kadar_air
FLOAT
Tanggal faktur/
terima barang
nilai_ka
FLOAT
Nilai dari penilaian
nilai
FLOAT
Nilai
periode
DATE
Periode
tanggal
4.4.6 Interface Sistem Penilaian Supplier Bahan Baku
1. Menu Login
Di menu login diperlukan adanya username dan password untuk masuk ke
sistem informasi
Silahkan Login !
Username
Password
LOGIN
Gambar 4.5. Rancangan Menu Login
2. Menu Utama Sistem
Pada menu utama sistem digunakan menu bar untuk memilih menu
lainnya atau kegiatan yang akan dikerjakan.
16
Data Penilaian Supplier
Data Penilaian Supplier
Data Supplier
Data Penilaian Supplier
Laporan Penilaian Supplier
Input Penilaian Supplier
Bahan Baku Semen
Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
Bahan Baku Kertas Semen
Gambar 4.6. Rancangan Menu Utama
3. Menu Data Supplier
Pada menu data supplier terdapat fungsi tambah, perbaharui, dan hapus
untuk perlakuan pada data. Dalam menu ini terdapat kolom untuk
menambah data atau memperbaharui. Terdapat juga tabel untuk
menampilkan data.
LOGOUT
Data Supplier
Id Supplier
Nama Supplier
Kota
Alamat
No. Telp
No. Fax
Cari
Tambah
Id Supplier Nama Supplier
Perbaharui
Kota
Alamat
Hapus
No. telp
No. Fax
CANCEL
Gambar 4.7. Rancangan Menu Data Supplier
4. Menu Input Data Penilaian Supplier
Pada menu input data penilaian supplier hampir sama dengan menu data
supplier menu ini juga memiliki kolom dan tabel, yang membedakan
17
adalah terdapat comboBox untuk memilih supplier. Pada menu ini terdapat
fungsi tambah dan perbaharui.
LOGOUT
Input Data Penilaian Supplier
No. Purchase Order
Supplier
Tanggal PO
Delivery Date
Tambah
No. PO
Perbaharui
Nama Supplier
Tanggal PO Delv. Date
CANCEL
Gambar 4.8. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier
5. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
Pada menu penilaian supplier bahan baku asbestos/chrysotile terdapat
comboBox untuk memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user
dapat menambah dan memperbaharui data
18
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku
Asebestos/Chrysotile
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Tambah
Tanggal Faktur
Periode
No. PO
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.9. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos
6. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
Pada menu penilaian supplier bahan baku semen terdapat comboBox untuk
memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user dapat menambah
dan memperbaharui data.
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Tanggal Faktur
Periode
No. PO
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Tambah
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.10. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
7. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
19
Pada menu penilaian supplier bahan baku kertas semen terdapat
comboBox untuk memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user
dapat menambah dan memperbaharui data.
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku
Kertas Semen
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Kadar Air
Periode
No. PO
%
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Tambah
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.11. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
4.5 Implementasi
Berisi penerapan rancangan Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan
Baku setelah perancangannya.
4.5.1
Operation Manual
Berikut cara penggunaan Sistem Informasi Penilaian Supplier . Dengan
tampilan awal seperti pada gambar di bawah ketika sistem dibuka.
20
Gambar 5.1.Tampilan Menu Login
Di atas adalah tampilan awal ketika membuka Sistem Informasi Penilaian
Supplier , berupa tampilan menu login. Kemudian login dengan ID awal ‘tbm’
untuk username, dan ‘purchasing’ untuk password. Kemudian klik
setelah berhasil login selanjutnya muncul tampilan utama seperti berikut,
Gambar 5.2.Tampilan Menu Utama
Setiap Menu yang ditampilkan Sistem Informasi Penilaian Supplier
memiliki tombol
yang memiliki fungsi berbeda.”
dan
21
Cancel” untuk kembali ke Menu sebelumnya dan “Logout” untuk keluar dan
kembali ke Menu Login lagi.
Pada Tampilan Menu Utama ada 7 tampilan yang dapat digunakan.
Berikut tampilan ketika memilih “Data Supplier” pada menu.
Gambar5.3.Tampilan Menu Data Supplier
Dengan Menu Data Supplier user dapat melakukan 3 fungsi yaitu tambah,
perbaharui, dan hapus. Pertama untuk menambah data supplier isikan kolom yang
tersedia kemudian klik
maka data supplier yang baru akan tampil
pada tabel. Kedua untuk memperbaharui data supplier,pilihsupplier pada tabel
yang akan di perbaharui dan setelah data tampil pada masing-masing kolom edit
pada data kemudian klik
maka data akan berubah dan tampil pada
tabel. Ketiga untuk menghapus data supplier, klik supplier pada tabel yang akan
di hapus kemudian klik
maka akan tampil peringatan seperti berikut
22
Gambar 5.4.Tampilan Konfirmasi Hapus
Pilih “Yes” jika yakin akan menghapus dan pilih “No” untuk
membatalkan.
Selanjutnya adalah tampilan ketika memilih form “Data Penilaian
Supplier”.
Gambar 5.5. Tampilan Menu Data Penilaian Supplier
Sama dengan menu sebelumnya Menu Data Penilaian Supplier juga
memiliki tiga fungsi yaitu tambah, perbaharui, dan hapus. Dengan perlakuan yang
sama seperti Menu Data Supplier user dapat menjalankan setiap fungsi. Hanya
saja berbeda pada kolom “supplier” user diminta untuk memilih salah satu
supplier.
23
Selanjutnya adalah 2 tampilan menu yang berbeda namun memiliki alur
penggunaan
yang
sama
yaitu
Menu
Penilaian
Supplier
Bahan
Baku
Asbestos/Chrysotile dan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen.
Gambar 5.6. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku asbestos/chrysotile
Gambar 5.7. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
Pada kedua menu ini terdapat tiga fungsi yaitu hitung, tambah dan
perbaharui. Pertama untuk fungsi tambah, perhatikan bahwa user disini harus
mengisi kolom “No” yang diisi dengan nomor setelah nomor terakhir yang tampil
24
pada tabel. Selanjutnya user memilih “No. Purchase Order” dan akan otomatis
kolom “Nama Supplier”, “Delivery Date”, dan “Tanggal PO” akan terisi.
Selanjutnya user mengisi kolom “No. TTB”, “Tanggal Faktur”, dan “Periode”
kemudian klik
maka kolom “Nilai” akan terisi kemudian klik
dan data akan tampil pada tabel. Untuk fungsi perbaharui pilih data
yang akan diperbaharui pada tabel, jika sudah tampil pada kolom maka lakukan
perubahan pada kolom yang diperbolehkan kemudian klik
maka
data akan berubah dan tampil pada tabel.
Selanjutnya Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen, sama
dengan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile dan Menu
Penilaian Supplier Bahan Baku Semen, Menu Penilaian Supplier Bahan Baku
Kertas memiliki 3 fungsi yaitu hitung, tambah, dan perbaharui.
Gambar 5.8. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
25
Pertama untuk fungsi tambah, perhatikan bahwa user disini harus mengisi
kolom “No” yang diisi dengan nomor setelah nomor terakhir yang tampil pada
tabel. Selanjutnya user memilih “No. Purchase Order” dan akan otomatis kolom
“Nama Supplier”, “Delivery Date”, dan “Tanggal PO” akan terisi. Selanjutnya
user mengisi kolom “No. TTB”, “Kadar Air”, dan “Periode” kemudian klik
maka kolom “Nilai Kadar Air” akan terisi kemudian klik
dan data akan tampil pada tabel. Untuk fungsi perbaharui pilih data yang akan
diperbaharui pada tabel, jika sudah tampil pada kolom maka lakukan perubahan
pada kolom yang diperbolehkan kemudian klik
maka data akan
berubah dan tampil pada tabel.
Selanjutnya Menu Laporan Penilaian Supplier, pilih form Laporan
Penilaian Supplier maka akan tambil window seperti berikut.
Gambar 5.9. Menu Laporan Penilaian Supplier
Menu ini untuk menampilkan laporan hasil penilaian supplier . Pertama
pilih dahulu laporan bahan baku apa yang akan di tampilkan, kedua isikan ‘id
26
supplier ’ pada kolom supplier , ketiga isikan kolom periode. Kemudian klik
maka akan menampilkan laporan seperti pada Gambar 5.10.
Gambar 5.10. Laporan Penilaian Supplier
Selanjutnya Menu Menambah User, setelah memilih form Menu
Menambah User maka akan tampil window seperti pada Gambar 5.11.. Isikan
kolom “username” dan “periode” dan pastikan mengingatnya. Kemudian klik
27
maka user baru dapat membuka. Jika ingin membatalkan
penambahan user maka klik
maka akan kembali ke Menu Utama.
Gambar 5.11. Tampilan Menu Menambah User
28
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
1.1.
Analisis
4.1.1
Kondisi Perusahaan
PT. Tripilar Betonmas memiliki banyak kegiatan yang salah satunya
adalah penilaian supplier yang dijalankan oleh Bagian Pembelian. Penilaian
supplier ini dibuat untuk pengambilan keputusan Bagian Pembelian dalam
menentukan supplier yang dinilai masih dapat mengirim bahan baku untuk PT.
Tripilar Betonmas. Dalam pembuatan keputusan ini Bagian pembelian
menggunakan LibreOffice yang digunakan untuk mengolah data kemudian
menghasilkan informasi nilai supplier yang selanjutnya menghasilkan keputusan.
Ada 3 penilaian yang harus dibuat oleh Bagian Pembelian, yaitu penilaian untuk
supplier bahan baku kertas semen, penilaian untuk supplier bahan baku
asbestos/chrysotile, penilaian untuk supplier semen. Untuk penilaian supplier
asbestos/chrysotile dan penilaian supplier bahan baku semen memiliki cara
penilaian yang sama yaitu dengan melihat tanggal faktur TTB dan retur atau
tidaknya bahan baku yang dikirim oleh supplier . Untuk penilaian supplier bahan
baku kertas semen, penilaian dilihat dari kadar air kertas dan bersih atau kotornya
kertas
semen
yang
dikirim
1
oleh
supplier.
2
4.1.2
Gambaran Form Penilaian Supplier
Berikut
tampilan
tabel
untuk
penilaian
semen
supplier
dan
asbestos/chrysotile :
Tabel 4.1. Form Penilaian Supplier Bahan Baku Semen dan Asbestos/Chrysotile
No
No. PO
No.
TTB
Agihan
(dalam hari)
Delivery Tanggal
date
faktur
Retur
Nilai
Penilaian supplier untuk bahan baku semen dan asbestos/chrysotile
dilakukan dengan mengacu pada agihan, delivery date, tanggal faktur, dan retur.
Dengan melihat delivery date dan tanggal faktur maka dapat diketahui barang
datang terlambat, tepat waktu atau datang lebih cepat. Dari agihan dapat diketahui
berapa hari waktu yang diberikan untuk pengirimannya. Dari ketepatan waktu
penerimaan barang tersebut bagian pembelian dapat menilai supplier dan
menentukan apakah supplier tersebut masih dapat menyuplai bahan baku.
Keterangan :
1. No.
: berisi nomor urut
2. No. PO
: berisi nomor PO dari bahan baku yang dipesan, yang
tercantum pada TTB
3. No. TTB
: berisi no tercetak dari TTB yang diterima
4. Agihan
: berisi hasil selisih dari tanggal PO dan delivery date
yang ada di MDSPO
5. Delivery date
: berisi delivery date yang ada di MDSPO
3
6. Tanggal faktur
: berisi tanggal faktur/tanggal diterimanya barang yang
tercantum pada TTB yang diterima
7. Retur
: berisi tidak retur karena TTB hanya tercetak untuk
barang yang tidak retur dan jika barang di retur maka
TTB tidak tercetak
8. Nilai
: berisi penilaian yang di lihat dari agihan, delivery date,
tanggal faktur, dan retur.
Berikut tampilan tabel untuk penilaian supplier kertas semen:
Tabel 4.2. Form Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
No
No. PO
No. TTB
Kadar air
Nilai
Kadar
Air
Bersih/
Kotor
Nilai
Penilaian supplier bahan baku kertas semen dilakukan dengan mengacu
pada kadar air. Tinggi atau rendahnya kadar air kertas semen akan mempengaruhi
hasil dari barang yang diproduksi, semakin tinggi kadar air yang terkandung pada
kertas semen maka semakin buruk. Kadar air kertas semen yang tinggi bisa saja
dikembalikan ke supplier atau diterima dengan peringatan
Keterangan:
1. No.
: berisi nomor urut
2. No. PO
: berisi nomor PO dari bahan baku yang dipesan,
yangtercantum pada TTB
3. No. TTB
: berisi no tercetak dari TTB yang diterima
4. Kadar air
: berisi nilai kadar air yang tercantum pada TTB yang
merupakan hasil pengecekan dari tim Lab
4
5. Nilai kadar air
: berisi nilai yang dihasilkan dari kadar air
Jika kadar air bernilai 0-15 maka bernilai 100
Jika kadar air bernilai 16,1-26 maka bernilai 80
Jika kadar air bernilai 26,1-35 maka bernilai 60
Jika kadar air bernilai diatas 35,1 maka bernilai 40
6. Bersih/kotor
: berisi 100, semua barang dianggap bersih dengan
nilai100
7. Nilai
4.1.3
: berisi nilai rata-rata dari nilai kadar air dan bersih/kotor
Kekurangan dan Perbaikan Untuk Sistem Penilaian Supplier
Beberapa kekurangan ketika bagian pembelian mengunakan LibreOffice
untuk pengerjaan penilaian supplier :
1. Pengisian data yang mengharuskan pengguna melihat data satu per satu yang
sesuai dengan No Purchase Order pada MDSPO.
2. Adanya beberapa input data seperti pada tabel penilaian supplier bahan baku
semen dan asbestos/chrysotile yang sebenarnya tidak perlu diisi secara
berulang dan manual oleh pengguna, seperti halnya:
Penguna mengisikan kolom agihan dengan menghitung sendiri secara
manual berapa jarak hari antara tanggal PO dan delivery date, yang dapat
saja pengguna melakukan salah hitung.
Pengisian retur/tidak dalam kolom dirasa kurang berpengaruh dalam
penilaian, karena pembuatan penilaian supplier mengacu pada TTB yang
diterima yang telah dibuat gudang dan TTB hanya akan dicetak jika
mereka telah menerima barang yang sesuai jika barang itu retur maka TTB
5
tidak tercetak dan bagian pembelian tidak dapat melakukan penilaian.
Sehingga dengan otomatis pada kolom retur semua barang dinilai tidak
retur karena sudah tercetak TTB.
3. Penyimpan hasil penilaian supplier dianggap kurang aman. Penyimpanan data
hanya dengan di flashdisk dikhawatirkan dapat terjadinya kehilangan
dokumen sewaktu-waktu dengan berbagai banyak kemungkinan buruk
diantaranya; Jika flasdisk mengalami kerusakan, terhapusnya dokumen tanpa
disengaja.
Perbaikan dalam melakukan penilaian supplier untuk bagian pembelian :
1. Menggunakan 1 sistem yang sudah terhubung dengan data PO sehingga pada
saat pembuatan penilaian supplier pengguna tidak perlu membuka 2 sistem
yang berbeda satu per satu.
2. Penginputan data dengan pemilihan data yang dimasukkan sehingga informasi
yang ditampilkan tepat dengan yang dibutuhkan sebagai penilaian. Dengan
menghapuskan beberapa data yang nilainya sudah pasti dan tidak berubah.
3. Menggunakan sistem informasi berbasis database
1.2.
Kebutuhan
4.2.1
Kebutuhan Sistem
Dalam penggunaan sistem informasi penilaian supplier bahan baku
diperlukan satu aktor. Aktor tersebut dapat menjalankan secara keseluruhan
sistem yaitu menambah, mengubah, dan menghapus data ataupun informasi.
6
4.2.2
Kebutuhan Hardware
Sebagai pendukung supaya Sistem Informasi Penilaian Supplier dapat
berjalan dengan baik dibutuhkan seperangkat komputer (Windows XP ).
1.3.
Jadwal Perencanaan Pengembangan Sistem
Tabel 4.3. Perencanaan Pengembangan Sistem
Minggu ke-1
dan ke-2
Januari
menganalisis sistem yang digunakan di perusahaan
menganalisis masalah yang ada pada sistem yang
digunakan perusahaan
menentukan sistem baru apa yang akan dibuat
Minggu ke-4
Minggu ke-1
Minggu ke-2
Januari
merencanakan akan dibuat seperti apa sistem untuk
penilaian supplier baru
Februari menentukan rancangan apa saja yang akan dibuat
sebelum mengimplementasikan sistem penilaian
supplier baru
Februari merancang Data Flow Diagram untuk sistem
penilaian supplier baru
merancang Entity Relationship Diagram untuk
sistem penilaian supplier baru
Minggu ke-3
Minggu ke-1
Februari membuat prosedur penilaian supplier yang sedang
berjalan di perusahaan beserta flowchart
menentukan relasi untuk database sistem informasi
penilaian supplier baru
Maret
membuat rancangan basis data
menentukan tampilan/user interface untuk sistem
penilaian supplier baru
membuat sistem penilaian supplier baru
Minggu ke-2
Maret
merencanakan jalannya sistem penilaian supplier
baru
membuat tampilan Input Purchase Order jika
terdapat salah memasukkan data
Minggu ke-3
Maret
merencanakan cara menampilkan laporan dengan
jasper
menetapkan penggunaan format date pada sistem
penilaian supplier baru
Minggu ke-4
Maret
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
7
pada penilaian supplier bahan baku untuk asbestos
Minggu ke-1
April
Minggu ke-2
April
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
pada bahan baku asbestos dan semen untuk fungsi
insert dan update
menguji jalannya sistem penilaian supplier baru
pada bahan baku kertas untuk fungsi insert dan
update
menguji fungsi penampilan laporan akhir penilaian
supplier
1.4.
Perancangan
Berisi perancangan awal Sistem Penilaian Supplier Bahan Baku secara
rinci.
4.4.1
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku PT. Tripilar Betonmas
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
1. Bagian Gudang menerima bahan baku kertas beserta Surat Jalan
2
rangkap dari supplier, kemudian dikirim ke Bagian Timbangan. Oleh
Bagian Timbangan Bahan Baku Kertas ditimbang dan membuat Struk
Timbangan
(ST)
2
rangkap,
selanjutnya
Bagian
Timbangan
mennandatangani ST 2 rangkap. dikirim kembali ke Bagian Gudang.
2. Sementara Bahan Baku Kertas, Surat Jalan 2 rangkap, dan ST 2 rangkap di
Bagian Gudang. Bagian Gudang memberikan informasi berupa nomor
polisi truk, nama supplier , berat Bahan Baku Kertas setelah ditimbang dan
sample kertas ke Audit Internal.
8
3. Setelah menerima Informasi dan sample kertas dari Bagian Gudang Audit
Internal mengecek kadar air kertas, kemudian Audit Internal melaporkan
hasilnya dengan membuat Laporan Hasil Pengecekan (LHP) 3 rangkap.
Staf Audit Internal yang melakukan pengecekan menandatangani LHP 3
rangkap dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Audit Internal. Jika
sample kertas memiliki kadar air tinggi atau dinyatakan kotor maka Bahan
Baku Kertas dikembalikan ke supplier, jika sample kertas memiliki kadar
air rendah atau dinyatakan bersih maka LHP 3 rangkap dikirim ke Bagian
Gudang.
4. Bagian gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3 rangkap.
Kemudian mennandatangani Surat Jalan 2 rangkap, LHP 3 rangkap, dan
TTB 3 rangkap. Bagian Gudang juga meminta supplier /pengirim untuk
menandatangani TTB 3 rangkap juga ditandatangani oleh penerima yaitu
pihak gudang dan Kepala Bagian Gudang. Selanjutnya ST rangkap 1, LHP
rangkap 1, TTB rangkap 1, dan Surat Jalan rangkap 1 dikirim ke supplier.
LHP rangkap 3 dikembalikan ke Audit Internal untuk diarsip kemudian
LHP rangkap 1, ST rangkap 2, TTB rangkap 2 dan rangkap 3, dan Surat
Jalan rangkap 2 dikirim ke Bagian Keuangan
5. Oleh Bagian Keuangan LHP rangkap 1, Surat Jalan rangkap 1, dan TTB
rangkap 2 digunakan pada lampiran urusan pembayaran, kemudian TTB
rangkap 3 dan ST rangkap 2 dikirim ke Bagian Pembelian.
6. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 dan ST rangkap 2 Bagian
Pembelian menginput penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya ST
9
rangkap 2 dan TTB rangkap 3 dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh
Bagian Gudang ST rangkap 2 dan TTB rangkap 3 di arsip.
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
1. Bagian Gudang menerima bahan baku asbestos/chrysotile beserta Surat
Jalan
2
rangkap,
asbestos/chrysotile,
kemudian
jika
tidak
memeriksa
sesuai
maka
dikembalikan ke supplier dan jika bahan baku
kondisi
bahan
bahan
baku
baku
semen
sesuai maka Bagian
Gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3 rangkap kemudian
menyimpan bahan baku ke gudang penyimpanan. Selanjutnya TTB 3
rangkap ditandatangani oleh supplier /pengirim, staf Bagian Gudang
penerima
bahan
baku
asbestos/chrysotile,
dan
Kepala
Bagian
Gudang.Bagian Gudang juga menandatangani Surat Jalan 2 rangkap
2. Surat Jalan rangkap 1 dan TTB rangkap 1 dikirim ke supplier , selanjutnya
Surat Jalan rangkap , TTB rangkap 2 dan rangkap 3 dikirim ke Bagian
Keuangan. Oleh Bagian Keuangan TTB rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap
2 di gunakan dalam lampiran urusan pembayaran, sedangkakn TTB
rangkap 3 dikirim ke Bagian Pembelian.
3. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 Bagian Pembelian menginput
penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya TTB rangkap 3
dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh Bagian Gudang TTB rangkap 3 di
arsip.
Prosedur Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
1. Bagian Gudang menerima bahan baku semen beserta Surat Jalan 2
rangkap, kemudian memeriksa kondisi bahan baku semen, jika tidak sesuai
10
maka bahan baku semen dikembalikan ke supplier dan jika bahan baku
sesuai maka Bagian Gudang mencetak Tanda Terima Barang (TTB) 3
rangkap kemudian menyimpan bahan baku ke gudang penyimpanan.
Selanjutnya TTB 3 rangkap ditandatangani oleh supplier /pengirim, staf
Bagian Gudang penerima bahan baku semen, dan Kepala Bagian
Gudang.Bagian Gudang juga menandatangani Surat Jalan 2 rangkap.
2. Surat Jalan rangkap 1 dan TTB rangkap 1 dikirim ke supplier , selanjutnya
Surat Jalan rangkap , TTB rangkap 2 dan rangkap 3 dikirim ke Bagian
Keuangan. Oleh Bagian Keuangan TTB rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap
2 di gunakan dalam lampiran urusan pembayaran, sedangkakn TTB
rangkap 3 dikirim ke Bagian Pembelian.
3. Dari informasi yang ada di TTB rangkap 3 Bagian Pembelian menginput
penilaian supplier sebagai laporan. Selanjutnya TTB rangkap 3
dikembalikan ke Bagian Gudang, oleh Bagian Gudang TTB rangkap 3 di
arsip.
4.4.2
Gudang
Data Flow Diagram (DFD) Penilaian Supplier Bahan Baku
Barang yang dibeli,
Surat jalan
0.1
Mengecek
kondisi
barang
Laporan hasil cek
kadar air kertas
0.2
Mencatat
penerimaan
barang
Tanda Terima
Barang
Pembelian
Penerimaan barang,
hasil cek kadar air
0.3
Mencatat/
membuat
penilaian
supplier
Dibuka dan
disimpan kembali
Penilaian
supplier
Gambar 4.1. DFDLevel 0 Penilaian Supplier Bahan Baku
DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.1 diatas menjelaskan sumber data dan
tujuan data. Dari penerimaan barang yang dibeli beserta dengan surat jalan yang
diterima oleh Bagian Gudang, kemudian Bagian Gudang mengecek kondisi
barang yang diterima (khusus untuk bahan baku kertas semenprosesnya
diturunkan ke DFD level 0.1 level 1). Setelah mengecek kondisi dan sesuai
ketentuan Bagian Gudang melakukan pencatatan penerimaan barang kemudian
mengeluarkan Tanda Terima Barang. Kemudian Tanda Terima Barang dikirim ke
Bagian Pembelian, setelah diterima Bagian Pembelian membuat penilaian
supplier kemudian disimpan dalam penyimpanan yang bersifat sementara.
Timbangan
Barang yang dibeli
1.0
Menimbang
bahan baku
Struk timbangan
Audit Internal
Berat hasil timbang
Gudang
Laporan hasil cek
kadar air kertas
Gambar 4.2. DFD Proses 0.1 Level 1 Penilaian Supplier Bahan Baku
11
1.1
Mengecek
kadar air
bahan baku
kertas
DFD Proses 0.1 level 1 adalah turunan dari proses 0.1 yaitu mengecek
kondisi barang khususnya bahan baku kertas semen. Pengecekan untuk barang ini
terlebih dahulu dilakukan penimbangan oleh Bagian Timbangan setelah
menimbang Bagian Timbangan mengeluarkan Struk Timbangan dan dikirim ke
Audit Internal beserta sample kertas semen. Oleh Audit Internal sample kertas
semen dicek kadar air yang terkandung dari bahan baku kertas semen tersebut
kemudian melaporkannya dalam Laporan Hasil Cek Kadar Air Kertas yang
kemudian dikirim ke Bagian Gudang.
4.4.3
Entitas Relation Diagram (ERD) Penilaian Supplier Bahan Baku
id_supplier
delivery_date
username
id_supplier
password
tgl_po
no_po
no
nama_supplier
no
no_po
kota
Mengirim
barang
Supplier
0
Bagian
Gudang
Membuat TTB
tgl_faktur
alamat
kadar_air
telp
fax
Membuat
penilaian
supplier
Bagian
Pembelian
no
periode
no_po
no_ttb
nilai
tgl_faktur
username
password
nilai_ka
kadar_air
Gambar 4.3. ERD Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
ERD penilaian supplier bahan baku diatas menjelaskan adanya relasi
antara entitas dan hubungan, dengan setiap entitas memiliki atribut masingmasing. Supplier mengirim barang ke Bagian Gudang dengan jumlah minimal 1
dan maksimal banyak, dan setiap Supplier memiliki 6 beberapa atribut. Kemudian
Bagian Gudang minimal 0 dan maksimal 1 menerima barang dari supplier, Bagian
12
Gudang juga memiliki atribut 2 atribut.Selanjutnya Bagian Gudang dengan
minimal 1 orang dan maksimal 1 orang membuat Tanda Terima Barang (TTB)
untuk kemudian dikirim ke Bagian Pembelian. Bagian Pembelian dengan minimal
1 orang dan maksimal 1 menerima TTBdari Bagian Gudang, selanjutnya
membuat penilaian supplier.
4.4.4
Relasi Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
ps_semen
-no *
-no_po
-no_ttb
-tgl_faktur
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
karyawan
-username
-password
Insert ()
supplier
-id_supplier *
-nama_supplier
-kota
-alamat
-telp
-fax
Insert ()
Update ()
Delete ()
po
-no *
-no_po *
-id_supplier
-del_date
-tgl_po
Insert ()
Update ()
ps_chrysotile
-no *
-no_po
-no_ttb
-tgl_faktur
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
ps_kertas
-no *
-no_po
-no_ttb
-kadar_air
-nilai_ka
-nilai
-periode
Insert ()
Update ()
Gambar 4.4. Relasi Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku
13
4.4.5
Rancangan Kamus Data
Tabel 4.4. Karyawan
Nama Tabel
: Karyawan
Primary Key : Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
username
VARCHAR (15)
Nama pengguna
password
VARCHAR (10)
Password pengguna
Tabel 4.5. Supplier
Nama Tabel
: supplier
Primary Key : id_supplier
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
id_supplier
VARCHAR (20)
Kode supplier
nama_supplier
VARCHAR (30)
Nama supplier
kota
VARCHAR (30)
Kota asal supplier
alamat
VARCHAR (60)
Alamat lengkap supplier
telp
VARCHAR (40)
Nomor telephone supplier
fax
VARCHAR (20)
Nomor fax supplier (jika
ada)
Tabel 4.6. Purchase Order
Nama Tabel
: po
Primary Key : no, no_po
Foreign Key : id_supplier
Nama Field
no
Tipe Data
Keterangan
INT (11)
Nomor urut
14
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
id_supplier
VARCHAR (30)
Kode supplier
del_date
DATE
Delivery date
tgl_po
DATE
Tanggal purchase order
Tabel 4.7. Penilaian Supplier Asbestos
Nama Tabel
: ps_asbestos
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
tgl_faktur
DATE
Tanggal faktur/
terima barang
nilai
INT (11)
Nilai dari penilaian
periode
DATE
Periode
tanggal
Tabel 4.8. Penilaian Supplier Semen
Nama Tabel
: ps_semen
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
tgl_faktur
DATE
Tanggal faktur/
terima barang
nilai
INT (11)
Nilai dari penilaian
periode
DATE
Periode
15
tanggal
Tabel 4.9. Penilaian Supplier Kertas
Nama Tabel
: ps_kertas
Primary Key : no
Foreign Key : no_po
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
no
INT (11)
Nomor Urut
no_po
VARCHAR (20)
Nomor purchase order
no_ttb
VARCHAR (20)
Nomor tanda terima barang
kadar_air
FLOAT
Tanggal faktur/
terima barang
nilai_ka
FLOAT
Nilai dari penilaian
nilai
FLOAT
Nilai
periode
DATE
Periode
tanggal
4.4.6 Interface Sistem Penilaian Supplier Bahan Baku
1. Menu Login
Di menu login diperlukan adanya username dan password untuk masuk ke
sistem informasi
Silahkan Login !
Username
Password
LOGIN
Gambar 4.5. Rancangan Menu Login
2. Menu Utama Sistem
Pada menu utama sistem digunakan menu bar untuk memilih menu
lainnya atau kegiatan yang akan dikerjakan.
16
Data Penilaian Supplier
Data Penilaian Supplier
Data Supplier
Data Penilaian Supplier
Laporan Penilaian Supplier
Input Penilaian Supplier
Bahan Baku Semen
Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
Bahan Baku Kertas Semen
Gambar 4.6. Rancangan Menu Utama
3. Menu Data Supplier
Pada menu data supplier terdapat fungsi tambah, perbaharui, dan hapus
untuk perlakuan pada data. Dalam menu ini terdapat kolom untuk
menambah data atau memperbaharui. Terdapat juga tabel untuk
menampilkan data.
LOGOUT
Data Supplier
Id Supplier
Nama Supplier
Kota
Alamat
No. Telp
No. Fax
Cari
Tambah
Id Supplier Nama Supplier
Perbaharui
Kota
Alamat
Hapus
No. telp
No. Fax
CANCEL
Gambar 4.7. Rancangan Menu Data Supplier
4. Menu Input Data Penilaian Supplier
Pada menu input data penilaian supplier hampir sama dengan menu data
supplier menu ini juga memiliki kolom dan tabel, yang membedakan
17
adalah terdapat comboBox untuk memilih supplier. Pada menu ini terdapat
fungsi tambah dan perbaharui.
LOGOUT
Input Data Penilaian Supplier
No. Purchase Order
Supplier
Tanggal PO
Delivery Date
Tambah
No. PO
Perbaharui
Nama Supplier
Tanggal PO Delv. Date
CANCEL
Gambar 4.8. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier
5. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile
Pada menu penilaian supplier bahan baku asbestos/chrysotile terdapat
comboBox untuk memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user
dapat menambah dan memperbaharui data
18
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku
Asebestos/Chrysotile
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Tambah
Tanggal Faktur
Periode
No. PO
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.9. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos
6. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
Pada menu penilaian supplier bahan baku semen terdapat comboBox untuk
memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user dapat menambah
dan memperbaharui data.
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Tanggal Faktur
Periode
No. PO
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Tambah
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.10. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
7. Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
19
Pada menu penilaian supplier bahan baku kertas semen terdapat
comboBox untuk memilih nomor purchase order . Dalam menu ini user
dapat menambah dan memperbaharui data.
LOGOUT
Penilaian Supplier Bahan Baku
Kertas Semen
No. Purchase Order
Id Supplier
Nama Supplier
Delivery Date
Tanggal PO
No. TTB
Kadar Air
Periode
No. PO
%
(bulan, tahun)
No. TTB
Del.date
Tgl faktur
Tambah
Perbaharui
Nilai
CANCEL
Gambar 4.11. Rancangan Menu Data Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
4.5 Implementasi
Berisi penerapan rancangan Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan
Baku setelah perancangannya.
4.5.1
Operation Manual
Berikut cara penggunaan Sistem Informasi Penilaian Supplier . Dengan
tampilan awal seperti pada gambar di bawah ketika sistem dibuka.
20
Gambar 5.1.Tampilan Menu Login
Di atas adalah tampilan awal ketika membuka Sistem Informasi Penilaian
Supplier , berupa tampilan menu login. Kemudian login dengan ID awal ‘tbm’
untuk username, dan ‘purchasing’ untuk password. Kemudian klik
setelah berhasil login selanjutnya muncul tampilan utama seperti berikut,
Gambar 5.2.Tampilan Menu Utama
Setiap Menu yang ditampilkan Sistem Informasi Penilaian Supplier
memiliki tombol
yang memiliki fungsi berbeda.”
dan
21
Cancel” untuk kembali ke Menu sebelumnya dan “Logout” untuk keluar dan
kembali ke Menu Login lagi.
Pada Tampilan Menu Utama ada 7 tampilan yang dapat digunakan.
Berikut tampilan ketika memilih “Data Supplier” pada menu.
Gambar5.3.Tampilan Menu Data Supplier
Dengan Menu Data Supplier user dapat melakukan 3 fungsi yaitu tambah,
perbaharui, dan hapus. Pertama untuk menambah data supplier isikan kolom yang
tersedia kemudian klik
maka data supplier yang baru akan tampil
pada tabel. Kedua untuk memperbaharui data supplier,pilihsupplier pada tabel
yang akan di perbaharui dan setelah data tampil pada masing-masing kolom edit
pada data kemudian klik
maka data akan berubah dan tampil pada
tabel. Ketiga untuk menghapus data supplier, klik supplier pada tabel yang akan
di hapus kemudian klik
maka akan tampil peringatan seperti berikut
22
Gambar 5.4.Tampilan Konfirmasi Hapus
Pilih “Yes” jika yakin akan menghapus dan pilih “No” untuk
membatalkan.
Selanjutnya adalah tampilan ketika memilih form “Data Penilaian
Supplier”.
Gambar 5.5. Tampilan Menu Data Penilaian Supplier
Sama dengan menu sebelumnya Menu Data Penilaian Supplier juga
memiliki tiga fungsi yaitu tambah, perbaharui, dan hapus. Dengan perlakuan yang
sama seperti Menu Data Supplier user dapat menjalankan setiap fungsi. Hanya
saja berbeda pada kolom “supplier” user diminta untuk memilih salah satu
supplier.
23
Selanjutnya adalah 2 tampilan menu yang berbeda namun memiliki alur
penggunaan
yang
sama
yaitu
Menu
Penilaian
Supplier
Bahan
Baku
Asbestos/Chrysotile dan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen.
Gambar 5.6. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku asbestos/chrysotile
Gambar 5.7. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Semen
Pada kedua menu ini terdapat tiga fungsi yaitu hitung, tambah dan
perbaharui. Pertama untuk fungsi tambah, perhatikan bahwa user disini harus
mengisi kolom “No” yang diisi dengan nomor setelah nomor terakhir yang tampil
24
pada tabel. Selanjutnya user memilih “No. Purchase Order” dan akan otomatis
kolom “Nama Supplier”, “Delivery Date”, dan “Tanggal PO” akan terisi.
Selanjutnya user mengisi kolom “No. TTB”, “Tanggal Faktur”, dan “Periode”
kemudian klik
maka kolom “Nilai” akan terisi kemudian klik
dan data akan tampil pada tabel. Untuk fungsi perbaharui pilih data
yang akan diperbaharui pada tabel, jika sudah tampil pada kolom maka lakukan
perubahan pada kolom yang diperbolehkan kemudian klik
maka
data akan berubah dan tampil pada tabel.
Selanjutnya Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen, sama
dengan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Asbestos/Chrysotile dan Menu
Penilaian Supplier Bahan Baku Semen, Menu Penilaian Supplier Bahan Baku
Kertas memiliki 3 fungsi yaitu hitung, tambah, dan perbaharui.
Gambar 5.8. Tampilan Menu Penilaian Supplier Bahan Baku Kertas Semen
25
Pertama untuk fungsi tambah, perhatikan bahwa user disini harus mengisi
kolom “No” yang diisi dengan nomor setelah nomor terakhir yang tampil pada
tabel. Selanjutnya user memilih “No. Purchase Order” dan akan otomatis kolom
“Nama Supplier”, “Delivery Date”, dan “Tanggal PO” akan terisi. Selanjutnya
user mengisi kolom “No. TTB”, “Kadar Air”, dan “Periode” kemudian klik
maka kolom “Nilai Kadar Air” akan terisi kemudian klik
dan data akan tampil pada tabel. Untuk fungsi perbaharui pilih data yang akan
diperbaharui pada tabel, jika sudah tampil pada kolom maka lakukan perubahan
pada kolom yang diperbolehkan kemudian klik
maka data akan
berubah dan tampil pada tabel.
Selanjutnya Menu Laporan Penilaian Supplier, pilih form Laporan
Penilaian Supplier maka akan tambil window seperti berikut.
Gambar 5.9. Menu Laporan Penilaian Supplier
Menu ini untuk menampilkan laporan hasil penilaian supplier . Pertama
pilih dahulu laporan bahan baku apa yang akan di tampilkan, kedua isikan ‘id
26
supplier ’ pada kolom supplier , ketiga isikan kolom periode. Kemudian klik
maka akan menampilkan laporan seperti pada Gambar 5.10.
Gambar 5.10. Laporan Penilaian Supplier
Selanjutnya Menu Menambah User, setelah memilih form Menu
Menambah User maka akan tampil window seperti pada Gambar 5.11.. Isikan
kolom “username” dan “periode” dan pastikan mengingatnya. Kemudian klik
27
maka user baru dapat membuka. Jika ingin membatalkan
penambahan user maka klik
maka akan kembali ke Menu Utama.
Gambar 5.11. Tampilan Menu Menambah User
28