SOP Perawatan dan Pemeliharaan Arsip

KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. yang telah
memberikan berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan project yang berjudul “Perancangan Standart Operating Procedure
Pemeliharaan dan Perawatan Arsip di Unit Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung
”
Penulisan laporan ini ditujukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Secretarial Project dari Dra. Sri Surjani Tjahyawati, M.Si. Untuk memenuhi laporan
ini penulis telah melakukan praktikum Secretarial Project di unit arsip pusat
Politeknik Negeri Bandung untuk waktu sekitar tujuh minggu.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun
laporan ini, terutama kepada:
1. Dra. Sri Surjani Tjahyawati, M.Si selaku dosen pengampu mata kuliah
Secretarial Project
2. Ibu MM Nurwastuti, A.Md selaku dosen pembimbing di unit arsip pusat
3. Orang tua yang selalu memberi dukungan kepada penulis baik berupa
dukungan moril maupun materil.
4. Semua pihak yang telah memberikan dukungan yang tidak bisa penulis
sebutkan satu-persatu.

Bandung,

Juni 2015

Endah Wahyunni

1

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR....................................................................................................1
BAB I.............................................................................................................................3
PENDAHULUAN.........................................................................................................3
1.1

Latar Belakang................................................................................................3

1.2 Identifikasi Masalah.............................................................................................5
1.2

Maksud, Tujuan, dan Manfaat........................................................................5

BAB II...........................................................................................................................7
TINJAUAN PUSTAKA................................................................................................7
2.1 Pengertian SOP....................................................................................................7
2.2 Tujuan SOP..........................................................................................................8
2.3 Manfaat SOP........................................................................................................9
2.4 Prinsip-prinsip SOP...........................................................................................10
2.5 Azas-Azas Penyusunan SOP..............................................................................11
2.6 Fungsi Standarad Operating Prosedure..............................................................12
2.7 Pengertian Arsip.................................................................................................12
2.8 Peranan Arsip.....................................................................................................15
2.9 Jenis Arsip..........................................................................................................15
2.9.1 Arsip Statis..................................................................................................15
2.9.2 Arsip Statis..................................................................................................19
2.10 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip...................................................................20
2.11

Pengertian Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.............................................22

BAB III........................................................................................................................24

2

LAPORAN KEGIATAN.............................................................................................24
3.1

DESKRIPSI TUGAS..................................................................................24

Minggu ke-1 (Kamis, 12 Maret 2015)...............................................................24
Minggu ke-2 (Kamis, 19 Maret 2015)...............................................................24
Minggu ke-3 (Kamis, 26 Maret 2015)...............................................................24
Minggu ke-5 (Kamis, 9 April 2015)...................................................................25
Minggu ke-6 (Kamis, 16 April 2015).................................................................25
Minggu ke-7 (Kamis, 23 April 2015).................................................................25
Minggu ke-8 (Kamis, 7 Mei 2015).....................................................................26
Minggu ke-9 (Kamis, 14 Mei 2015)...................................................................26
Minggu ke-10 (Kamis, 21 Mei 2015).................................................................26
Minggu ke-11 (Kamis, 28 Mei 2015).................................................................26
Minggu ke-12 (Kamis, 4 Juni 2015)..................................................................27
Minggu ke-13 (Kamis, 11 Juni 2015)................................................................27

Minggu ke-14 (Kamis, 18 Juni 2015)................................................................27
Minggu ke-15 (Kamis, 25 Juni 2015)................................................................27
BAB IV........................................................................................................................28
RANCANGAN PROYEK...........................................................................................28
4.1 Gambaran Umum...............................................................................................28
4.2 Visi dan Misi......................................................................................................30
4.3

Job Description............................................................................................30

4.4

Prosedur Kerja.............................................................................................33

BAB V.........................................................................................................................42

3

IMPLEMENTASI RANCANGAN PROJECT...........................................................42
5.1 Pemeliharaan....................................................................................................48

5.1.1

Pemeliharaan lingkungan...................................................................48

5.1.2

Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik..............................49

5.1.3

Fumigasi...............................................................................................51

5.2 Perawatan.........................................................................................................54
5.2.1 Membersihkan arsip....................................................................................54
5.2.3 Menghilangkan noda dan bercak.................................................................55
5.2.4 Menangani arsip basah................................................................................55
5.2.4

Memutihkan kertas................................................................................56

5.2.5 Pencucian....................................................................................................57
5.2.6 Menambal dan menyambung......................................................................58
5.2.7

Enkapsulasi............................................................................................59

5.2.8 Laminasi......................................................................................................59
BAB VI........................................................................................................................60
PENUTUP...................................................................................................................60
6.1

Kesimpulan...................................................................................................60

6.2

Saran.............................................................................................................60

4

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip/Dokumen merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid,
otentik oleh karena itu harus dikelola secara baik dan benar. Pengelolaan
arsip/dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip/dokumen harus dapat
disajikan secara cepat, tepat dan lengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
kegiatan sehari-hari organisasi/perusahaan.
Seiring dengan berjalannya waktu, tentu saja ada beberapa arsip yang akan
rusak baik itu dikarenakan waktu, factor biologis, kesalahan manusia, dll. Jika arsip
dalam suatu organisasi rusak, maka hal ini dapat menghabat organisasi tersebut untuk
mendapat informasi. Pemeliharaan dan Perawatan arsip merupakan salah satu upaya
untuk tetap menjaga informasi yang ada pada arsip. Pemeliharaan merupakan salah
satu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah
kemungkinan adanya kerusakandan hlangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan
memperhatikan kondisi arsip agar tetep baik

mengadakan perbaikan pada arsip

yang rusak agar informasinya teteap terpelihara.
Pada sisi lain pengelolaan arsip/dokumen secarabenar harus dilaksanakan
sesuai dengan prinsip dan standar kearsipan baik nasional maupun internasional, serta
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar dapat memberikan
jaminan kepastian hukum.

5

Untuk mencapai tujuan di atas, pengelolaan arsip/dokumen harus dilakukan
secara terprogram dan terpadu diseluruh unit pengolahan yang dituangkan dalam
Standar Operasional Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Arsip/Dokumen.
Standar Operasional Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Arsip/Dokumen
yang selanjutnya disebut SOP diperlukan sebagai pedoman kerja bagi seluruh unit
kerja di lingkungan Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
untuk mewujudkan tertib perawatan dan pemerliharaan arsip/dokumen mulai dari
pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif sampai dengan pemusnahan dan penyerahan
arsip/dokumen.
Melihat kondisi dokumen-dokumen di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri
Bandung (POLBAN) cukup banyak yang usianya sudah lebih dari 10tahun, bahkan

ada yang sudah rusak dimakan rayap. Hal ini menjadi perhatian penulis untuk
membuat solusi agar tidak terjadi kerusakan-kerusakan arsip yang serupa dikemudian
hari nanti.
Dengan adanya SOP ini diharapkan dapat dicapai kesamaan pemahaman dan
pelaksanaan tata kearsipan seluruh unit pengolahan di lingkungan Unit Arsip Pusat
P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN). SOP ini disusun selain sebagai pedoman
tata kearsipan yang efisien dan efektif.
Keberhasilan pelaksanaan/implementasi SOP ini dapat terwujud jika didukung
oleh sumber daya manusia yang handal, kompeten, terampildan terlatih dalam bidang
kearsipan, serta dukungan kebijakan staff Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri
Bandung (POLBAN).
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis membuat suatu proyek mengenai
sebuah tata ruang yang baik. Judul dari rancangan proyek ini adalah “Perancangan
Standart Operating Procedure Pemeliharaan dan Perawatan Arsip di Unit Arsip
Pusat Politeknik Negeri Bandung ”

6

7

1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka berikut ini adalah identifikasi
masalah yang akan di bahas :
1. Apa yang dimaksud dengan perawatan dan pemeliharaan arsip yang baik?
2. Bagaimana keadaan arsip-arsip/dokumen-dokumen di Unit Arsip Pusat P2T
Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
3. Bagaimanakah rancangan “Standart Operational Proedure Perawatan dan
Pemeliharaan Arsip di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung
(POLBAN)” yang disarankan?
1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat

1. Maksud
Maksud dari proyek ini adalah untuk membuat suatu Standart Operational
Procedure Perawatan dan Pemeliharaan agar menjadi pedoman perawatan
arsip agar dapat digunakan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan yang
meliputi perlindungan fisik arsip dan kerusakan atau kehancuran sehingga
seluruh arsip-arsip/dokumen-dokumen yang ada di Unit Arsip Pusat P2T
Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) dapat lebih terjamin keselamatan
fisiknya.

2. Tujuan
Tujuan dibuatnya proyek ini adalah :
a. Tujuan Umum
1. Untuk menyelesaikan Tugas sebagai syarat penilaian Ujian Akhir
Semester dalam mata kuliah Secretarial Project

8

2. Meningkatkan kemampuan dalam bidang administrasi khusus dalam
manajemen kantor.

b. Tujuan khusus
1. Mengetahui bagaimana pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik
2. Mengetahui tata cara pemeliharaan dan perawatan arsip yang
diterapkan di Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung
(POLBAN)
3. Membuat suatu rancangan SOP yang baik di Unit Arsip Pusat P2T
Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) agar dapat melindungi dan
menghindari rusaknya arsip-arsip di unit tersebut.
3. Manfaat
Manfaat dari dibuatnya proyek ini adalah:
1. Mempermudah pegawai dalam melaksanakan pekerjaan di Unit Arsip
Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN)
2. Menciptakan keadaan arsip yang terawat dan terpelihara
3. Meningkatkan efektifitas dan efesiensi pelaksanaan pekerjaan.

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian SOP

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang
diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di
dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci
dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di
implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang
baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan
seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang
seimbang.
Pengertian SOP menurut Istyadi Insani, dalam bukunya yang berjudul standar
operasional prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran
dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pemerintah menyatakan
bahwa “Sop adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang
berisi cara melakukan pekerjaan, 10 waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan
actor yang berperan dalam kegiatan. “(2010:1).
Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu
pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan
alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada
unit kerja yang bersangkutan.

10

Pada buku United States Environmental Protection Agency menyatakan
bahwa : “SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghidari miskomunikasi,
konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi”
(2007:2) Selanjutnya menurut Gareth R. Jones dalam buku Organiszational Theory,
menyatakan bahwa” “Sop merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu
untuk mengontrol perilaku anggota organisasi . SOP mengatur cara pekerja untuk
melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas
dan tanggung jawab organisasi.” (2001:49).
2.2 Tujuan SOP

SOP (Standar Operasional Prosedur) merupakan dokumen yang berisi
langkah-langkah/sistematika

kerja dalam sebuah organisasi. Dari beberapa

pengertian SOP menurut para ahli, tujuan utama dari penyusunan SOP adalah untuk
mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam
proses pengerjaannya. Adapun tujuan dari penyusunan SOP diantaranya :
 Agar petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja petugas
atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
 Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap–tiap posisi dalam
organisasi.
 Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau
pegawai terkait.
 Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari
malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
 Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi.

11

 Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan dalam
suatu proses kerja.
2.3 Manfaat SOP

Efisiensi Waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan
itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua
kegiatan karyawan sudah
 Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai
konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
 Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap
konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan
standardisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.
 Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu
pekerjaan.
 Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap
proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia
memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.
 Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila
terdapat suatu perubahan sistem.
 Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas
ketika diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja.
Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan comparability, credibility dan
defensibility.

12

 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang petugas arsip dalam melaksanakan tugas.
2.4 Prinsip-prinsip SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat
dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan
tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang
sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP
yang baik hendaknya suatu organisasi merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.
1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus
dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai
baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas.
Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja.
Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan
Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu
dengan lainnya.

13

4. Prinsip Keterukuran
Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur
yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya.
5. Prinsip Dinamis
Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah
disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang.
6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan
pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.
7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah
yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh
pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.
2.5 Azas-Azas Penyusunan SOP

 Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah
dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan
suatu tugas.
 Asas pertanggung ja#aban, hal ini harus dapat dipertanggung ja#abkan baik
dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi
keabsahannya.

14

 Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung
ja#ab yang sama.
 Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara
aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung
ja#ab yang sama.
 Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik
secara langsung maupun tidak langsung.
 Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya
suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat
sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
 Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semuapihak yang
terlibat dalam pelaksanaan tugas.
 Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi
dalam pelaksanaan tugas
2.6 Fungsi Standarad Operating Prosedure



Memperlancar tugas petugas, pegawai atau tim unit kerja.



Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.



Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak



Mengarahkan petugas pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.



Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

15

2.7 Pengertian Arsip

Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche yang
berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang
berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“ yang
berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan kemudian
dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata Arsip.
Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam bahasa
Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada pengertian
yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk pekerjaan tata
usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat dengan mudah
ditemukan kembali jika dibutuhkan.Arsip sebagai simpanan suratsurat penting;
dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat
khusus untuk referensi. Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip sebagai
berikut :
 Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam
suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan umumnya,
 Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong
lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara
dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan
hukum yang berlaku dengan perkembangan organisasi, yang disimpan
dan dipelihara selama diperlukan.
Selanjutnya The Liang Gie (201:118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Sedangkan
16

menurut Amsyah (1996:3), Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Lalu, Basir
Barthos (1989:1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan
segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut
soalsoal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan
dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sementara itu Drs. Sutarto
(1980:168) mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang memiliki guna
tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat.

M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni metode
atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas
yang harus menyelenggarakandan menyelesaikan semua persoalan yang belum
selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen, atau
perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip itu
menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1.

Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
17

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas
naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumendokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau
salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi,
kebijaksanaankebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaanpekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Sedarmayanti (1992 : 55) kearsipan adalah kegiatan mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta
merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Mulyono
(2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya
yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah
dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa filling adalah
suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,
pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah
ditentukan. Biasanya untuk keperluan filling ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari
baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
2.8 Peranan Arsip

Peranan Arsip Sedarayanti (2003:19) Sebagai sumber informasi,maka arsip dapat
membantu mengigat pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:

18

 Alat utama ingatan organisasi
 Bahan atau pembuktian (bukti otentik)
 Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
 Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip
 Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya.
2.9 Jenis Arsip
2.9.1 Arsip Statis
Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis
Basri Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu. Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006:84) mendefinisikan
Arsip dinamis dengan pengertian informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Kemudian AngloSaxon yang dikutip oleh Sustiyo-Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis
adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,
pengawasan, dan keperluan lain

19

Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita
pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas
dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir Barthos (1990:4)
mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak
secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Dari pemaparan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis
aktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara
karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang
frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis
inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi
Negara. Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu
dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan. Menurut
Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum
dokumen fisik (manual) dan yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini sistem
penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan sistem
pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat
membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan
pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan

20

melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal
numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang
terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun
pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan
pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau
nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4.

Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak,
asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim
merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini,
pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya
berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor
dokumen atau berkas.

5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau
tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya.
Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan
menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.
Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki (2003:
31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi (organisasi), hal ini
diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki ingatan
yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan akan
berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah adanya
memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan, badan

21

korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip dinamis
sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang.Arsip dinamis yang akurat
diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa mendatang
sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip dinamis
merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi badan
korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi
sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.
2. Pengambilan Keputusan Menejemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh informasi
yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik.
Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber
pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah,
mengembangkan

alternative,

menilai

alternative,

memilih

dan

menerapkan

pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk
mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi latar belakang
(dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk menilai alternative
(ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan
korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh arsip dinamis) dan alat
untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip
dinamis).
Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan
terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan,
prosedur, dan peraturan badan korporasi (organisasi) yang mapan. Semuanya itu
merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporasi (organisasi)
2. Menunjang Litigasi

22

Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut
badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin
diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi) menggugat badan
korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang
diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan
tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan pengamanan dan
perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem arsip dinamis.
3. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang
diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan,
penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian terhadap
meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya
pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip
dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya
mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.
2.9.2 Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai
informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena
arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai.
Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.
Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya
luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip
statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang
memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain
yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun
meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip

23

tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi
kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan

2.10 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Pemeliharaan arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan
untuk menjaga arsip arsip dari kerusakan, kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua
faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor
yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor
kerusakan yang disebabkan dari luar arsip
Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan
oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau
petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun
penyimpanannya
Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal) dapat berasal dari
unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem.
Untuk dapat melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang berdaya guna
dan berhasil guna, terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul (jenis) bahan arsip serta
penyebab kerusakannya
a. Kertas.
Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain:


Bahan Baku kertas. Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti
kapas, flas, merang, kayu dan lain-lain. Dari bahan apapun
kertasdibuat, cellulose didalam kertas akan mengandung beberapa sifat
pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.

24



Air. Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas
kemungkinan air yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung
bakteri-bakteri yang merusakkan kertas.



Bahan Lapisan Kertas/bahan tambahan. Untuk membuat kertas
menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain dipergunakan bahanbahan tambahan seperti : kanji, cuka, garam mineral, dan zat-zat kimia
yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri. Kanji misalnya,
merupakan bahan makanan bagi berbagai macam serangga dan
pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.

b. Tinta.
Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan
untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas. Hal-hal yang perlu
diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut:


Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur).
Apabila tinta yang dipergunakan kurang baik sangat merugikan, khusunya
apabila kertas arsip kena air, atau udara lembab.



Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari
pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat menimbulkan aksi-aksi
kimia yang dapat merusakkan kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang
hitam dan lem arab sebagai perekat tidak menimbulkan reaksi kimia,
sehingga tidak merusakkan kertas arsip. Kertas karbon banyak
dipergunakan di percetakan-percetakan.

c. Pasta atau Lem.
Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Menurut bahan baku yang
dipergunakan, lem ada beberqpa macam yaitu:

25



Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)



Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya



Perekat sintesis terutama polven acetate.



Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah lem atau
perekat yang baik, jangan mempergunakan perekat yang dibuat dari
getah arab atau cellulose tape.

Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal):
a. Kelembaban udara
b. Udara yang terlalu kering
c. Sinar matahari
d. Kotoran udara
e. Debu
f. Jamur dan sejenisnya
g.Rayap, gegat, dan tikus
2.11

Pengertian Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan
karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa
komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan lainnya. Kontak
antar

komponen

yang

masing-masing

mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak

26

mengandung

asam

tersebut

dapat

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah pemeliharaan dan
perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang
dikandungnya. Kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan arsip merupakan
kegiatan yang tidak mudah dilakukan karena bahan atau media rekam arsip beraneka
macam dan penyebab dari kerusakan suatu arsip juga bermacam macam pula.
 Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik,
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
 Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik
dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap
terpelihara

27

BAB III
LAPORAN KEGIATAN

3.1 DESKRIPSI TUGAS

Minggu ke-1 (Kamis, 12 Maret 2015)
Pada pertemuan pertama praktikum secretarial project, penulis berkenalan
dengan Ibu M.M Nurwastuti beserta staff yang ada di Unit Arsip Pusat P2T
Politeknik Negeri Bandung.
Pada pertemuan pertama tersebut Ibu M.M Nurwastuti menceritakan sejarah
singkat awalnya Unit Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung dibuat. Setelah itu
penulis dibagi tugas untuk menyeleksi beberapa arsip yang sudah cukup lama untuk
dipisahkan berdasarkan subjeknya sesuai dengan peraturan arsip yang telah
ditentukan.
Minggu ke-2 (Kamis, 19 Maret 2015)
Pada pertemuan ini Ibu M.M Nurwastuti selaku pembimbing tidak dapat
hadir, oleh sebab itu beliau menjelaskan pada penulis bahwa hari itu penulis dapat
day off (tidak melakukan praktek secretarial project).
Minggu ke-3 (Kamis, 26 Maret 2015)
Pada minggu ketiga penulis diberi tugas kembali untuk mengklasifikasikan
beberapa dokumen sesuai dengan peraturan kearsipan yang diterapkan. Ibu M.M
Nurwastuti meminta penulis untuk terlebih dahulu membaca dengan teliti surat yang
akan di klasifikasi agar dapat menghindari kecerobohan dalam pengklasifikasian surat
penting terutama. Jika surat sudah benar-benar dibaca, maka penulis dapat langsung
memisahkan surat-surat tersebut.

28

Minggu ke-4 (Kamis, 2 April 2015)

Pada pertemuan di minggu ke-4 ini. Penulis memiliki tugas untuk menyusun
dokumen yang sudah di klasifikasikan serta menyimpannya kedalam ordner sesuai
dengan klasifikasinya. (misalnya: Surat Keputusan, Keuangan, Kemahasiswaan,dll)
Penulis menulis subjek di masing-masing guide untuk mempermudah jika
dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Setelah seluruh dokumen sudah dimasukkan
ke dalam ordner, lalu ordrner tersebut disusun kembali ke dalam lemari kaca dan
disusun dengan rapih.
Minggu ke-5 (Kamis, 9 April 2015)
Di minggu ke-5 ini, penulis melanjutkan tugas untuk mengklasifikasikan
dokumen-dokumen sesuai dengan subject nya masing-masing. Lalu melanjutkan
memasukkan dokumen tersebut ke dalam ordner yang sudah dibuat di minggu
sebelumnya.Sebagian dokumen yang sudah diklasifikasika pun dibaca ulang agar
tidak terjadi kecerobohan saat memasukkan ke dalam ordner yang tentu saja akan
menyulitkan jika dokumen itu dicari kembali nanti.
Minggu ke-6 (Kamis, 16 April 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-6, penulis tidak mengikuti praktikum secretaria
project dikarenakan penulis sedang melaksanakan praktikum small business project
di lab bisnis AN. Maka dari itu, penulis berniat untuk mengganti jam kerja sekpro
tersebut pada pertemuan selanjutnya.
Minggu ke-7 (Kamis, 23 April 2015)
Di pertemuan minggu ke-7 ini, penulis melaksanakan praktikum secretarial
project sejak pukul 09.00 pagi. Praktikum yang dilaksanakan sejak pagi ini dengan
tujuan mengganti jam kerja praktikum sekpro yang tidak saya lakukan dikarenakan
praktikum small business project. Pada pertemuan ini, penulis diberi tugas untuk
29

memeriksa berkas-berkas PMDK tahun ajaran 2014/2015, penulis harus memeriksa
apakah ada dokumen penting dari salah satu pendaftar yang ada di dalam map pmdk
(seperti; ijazah asli, akte asli, sertifikat asli) karena jika ada dokumen asli maka harus
dikeluarkan dari mapnya. Jika sudah maka penulis harus menuliskan data seperti
nama, no pendaftaran, dan asal SMA sesuai dengan data yang tertera di map PMDK,
data data ini penulis menuliskannya di form daftar berkas PMDK mahasiswa baru
tahun 2014/2015 yang diusulkan untuk dihapuskan.
Minggu ke-8 (Kamis, 7 Mei 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-8 ini, penulis tidak mengikuti praktikum
secretaria project dikarenakan penulis sedang melaksanakan praktikum small
business project periode ke 2 di lab bisnis AN. Maka dari itu, penulis berniat untuk
mengganti jam kerja sekpro tersebut pada akhir pertemuan.
Minggu ke-9 (Kamis, 14 Mei 2015)
Pada minggu ke-9 ini penulis tidak melaksanakan kegiatan sekpro
dikarenakan tanggal merah perayaan kenaikan isa almasih.
Minggu ke-10 (Kamis, 21 Mei 2015)
Pada minggu ke-10 penulis melanjutkan pekerjaan untuk mencatat pengajuan
pemusnahan data-data berkas PMDK tahun ajaran 2014/2015. Penulis terlebih dahulu
memeriksa jika ada dokumen asli (seperti; ijazah asli, akte asli, sertifikat asli) untuk
dipisahkan dari map yang akan dikeluarkan, lalu setelah itu mencatatnya di form
daftar berkas PMDK mahasiswa baru.
Minggu ke-11 (Kamis, 28 Mei 2015)
Pada pertemuan ke-11 ini penulis melaksanakan kegiatan memisahkan arsip
berdasarkan klasifikasinya. Semua arsip yang sudah di bagikan penulis pisahkan
berdasarkan klasifikasi dan subjectnya.

30

Minggu ke-12 (Kamis, 4 Juni 2015)
Pada pertemuan di minggu ke-12 ini penulis ditugaskan untuk melanjutkan
pengklasifikasian arsip berdasarkan subject yang belum sempat di selesaikan pada
minggu sebelumnya.
Minggu ke-13 (Kamis, 11 Juni 2015)
Di minggu ke-13 ini penulis ditugaskan kembali untuk mengklasifikasikan
arsip berdasarkan subject nya, setelah itu di masukkan kedalam ordner sesuai dengan
subject nya masing-masing.
Minggu ke-14 (Kamis, 18 Juni 2015)
Di minggu ke-14 penulis ditugaskan untuk mencatat arsip yang akan di
musnahkan kedalam form pengajuan pemusnahan arsip. Data yang dicatat dari arsip
yang akan dimusnahkan yaitu seperti tanggal dibuatnya surat, tanggal diterimanya
surat, kode surat, perihal, dll.
Minggu ke-15 (Kamis, 25 Juni 2015)
Pada minggu ke-15 ini penulis kembali melanjutkan pekerjaan untuk mencatat
arsip yang akan dimusnahkan ke dalam form pengajuan pemusnahan arsip.

31

BAB IV

RANCANGAN PROYEK

4.1 Gambaran Umum

a. Sekilas mengenai Unit Kearsipan Pusat Politeknik Negeri Bandung
 Unit Arsip Pusat P2T Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) adalah
ruang khusus yang dikelola oleh Penata Arsip di bawah koordinasi
Kepala Subbagian Tata Usaha, yang berfungsi sebagai unit kearsipan
yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Polban.
 Unit Pencipta Arsip adalah seluruh Unit Kerja di lingkungan
Politeknik Negeri Bandung yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
 Pengolah Arsip adalah petugas di Unit Pencipta Arsip di lingkungan
Politeknik Negeri Bandung yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya.
 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetaan suatu jenis arsip
dimusnahkan,

dinilai

kembali,

atau

dipermanenkan,

yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

32

 Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengu angan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsi in-aktif dari Unit Pengolah ke Ruang Arsip
Pusat, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
 Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
 Daftar Pencarian Arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh
lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

b. Gambaran Mengenai Rencana Rancangan Project
Rancangan project yang akan dibuat adalah mengenai Standart
Operating Procedire karena kegiatan belum adanya SOP mengenai
perawatan dan pemeliharaan arsip, selama penulis melaksanakan praktek
sekpro di unit arsip pursat, ditemukan banyak sekali arsip-arsip yang rusak
baik itu karna factor biologis maupun factor non biologis.
Tujuan dari pembuatan project ini adalah untuk membuat prosesdur
perawatan dan pemeliharaan arsip petugas arsip menemukan arsip aktif yang
rusak, maka dapat dengan cepat dan tepat merawat arsip tersebut. Selain itu,
manfaat dari penyimpanan arsip secara elektronik ini adalah untuk menjaga
informasi penting yang ada dalam suatu arsip
Karenanya, penulis memutuskan untuk merancang project berupa SOP
mengenai Standart Operating Procedure Perawatan dan Pemeliharaan Arsip

33

4.2 Visi dan Misi

Visi

“Menjamin pengelolaan arsip di lingkungan Politeknik Negeri Bandung
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku dan
kebutuhan serta budaya organisasi internal Politeknik Negeri Bandung.”
Misi
Sedangkan Misi dari Visi diatas tersebut adalah, “Pengelolaan arsip di
lingkungan pusat dan unit-unit kerja Politeknik Negeri Bandung.”
4.3 Job Description

Rumusan Tugas:
Mengelola arsip in-aktif arsip statis, dan arsip vital di lingkungan Politeknik
Negeri Bandung
Berikut job description Unit Kearsipan (Penata Arsip):
a.

Menyusun program kerja tahunan:
 Membuat konsep program kerja tahunan berdasarkan hasil kerja tahun
lalu;
 Membahas dan meminta persetujuan atasan;
 Membuat Sasaran Kerja Pegawai berdasarkan program kerja tahunan;
 Melaksanakan dan memonitor pelaksanaan program kerja.

b.

Melakukan pengamanan, pemeliharaan dan perawatan kearsipan Pusat:

34

 Membersihkan ruangan dan lingkungan Ruang Arsip Pusat;
 Membuat Gambar Layout Ruang Arsip Pusat;
 Menata ruangan sesuai gambar layout;
 Merawat sarana dan prasarana arsip Pusat;
 Mengusulkan perbaikan sarana dan prasarana arsip Pusat.
c.

Mengusulkan bahan dan alat kerja yang dibutuhkan di Ruang Arsip Pusat:
 Menganalisa kebutuhan bahan dan alat kerja;
 Membuat Daftar Kebutuhan Bahan dan Alat Kerja;
 Menyampaikan dan meminta persetujuan Daftar Kebutuhan Bahan dan
Alat Kerja kepada atasan;
 Membuat konsep surat usulan bahan dan alat kerja untuk
ditandatangani atasan;
 Memonitor pemenuhan usulan bahan dan alat kerja

d.

Membantu mengonsep instrumen kerja/ regulasi internal pengelolaan
arsip Polban:
 Me