Perjalanan Dinas perjalanan perjalanan perjalanan perjalanan

KESEKRETARISAN
Perjalanan Dinas

Disusun Oleh : Kelompok 7

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Meida Sintia Devi
Nur Afiyah
Wahyudi Anzhori
Diah Bunga Utama
Yuana Sri Lestari
Octavia Choirun Nissaq

PAP 14 B
PAP 14 B

PAP 14 B
PAP 14 B
PAP 14 B
PAP 13 A

(14080314054)
(14080314055)
(14080314056)
(14080314061)
(14080314062)
(13080314039)

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2015
i

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk dan rahmat-Nya
penyusun dapat menyelesaikan makalah mengenai “Perjalanan Dinas” dengan baik dan tepat
waktu. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Kesekretarisan.
Ucapan terima kasih kepada beberapa pihak yang ikut serta membatu menyelesaikan
makalah ini.
Semoga dengan membaca makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal
ini dapat menambah wawasan kita mengenai Perjalanan Dinas, khususnya bagi penyusun.
Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun mengharapkan kritik dan saran
dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.

Surabaya, 09 April 2015

Penyusun

ii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................... 1
A.

Latar Belakang.................................................................................................................. 1

B.

Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1

C.

Tujuan .............................................................................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................................... 2
A.

Mendeskripsikan Perjalanan Dinas ................................................................................... 2
A.1. Pengertian Perjalanan Dinas ............................................................................................ 2
A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas ..................................................................................... 2
A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis ........................................................................ 2

A.4. Persiapan Perjalanan Dinas ............................................................................................. 3

B.

Penanganan Perjalanan Dinas ....................................................................................... 19
B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas ................................................................................ 19
B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas............................................................................... 22

BAB III PENUTUP......................................................................................................................... 23
A.

Kesimpulan ..................................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................... 24

iii

BAB I
PENDAHULUAN
A.

Latar Belakang

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain
karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,
diklat, tender, janji perusahaan, perpajakan, kerjasama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan
sosial dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu
mempersiapkan semuanya sendiri karena segala sesuatunya sudah dipersiapkan sekretaris, dan
seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah
pengaturan dan mempersiapkan perjalanan dinas.

B.

Rumusan Masalah

1.
2.

Bagaimana deskripsi perjalanan dinas ?
Bagaimana melaksanakan penanganan perjalanan dinas ?

C.

Tujuan

Adapun tujuan - tujuan yang dari makalah “Perjalanan Dinas” adalah sebagai berikut :
1) Agar mengerti dan memahami pengertian perjalanan dinas.
2) Agar mengerti dan memahami macam-macam perjalanan dinas.
3) Agar mengerti dan memahami tata cara pelaksanaan perjalanan dinas.
4) Agar mengerti dan memahami rencana perjalanan dinas.
5) Agar mengerti dan memahami dokumen perjalanan dinas.
6) Agar mengerti dan memahami transportasi dan akomodasi perjalanan dinas.
7) Agar mengerti dan memahami daftar perjalanan dinas.
8) Agar mengerti dan memahami pembiayaan perjalanan dinas.
9) Agar mengerti dan memahami jadwal perjalanan dinas.
10) Agar mengerti dan memahami laporan perjalanan dinas.

1

BAB II

PEMBAHASAN
A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas
A.1. Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan
oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan
untuk jangka waktu tertentu.
Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Eseorang yang
melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam
menentukan tempat yang di tuju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun
ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan semuanya.
Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta perusahaan yang
membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel,
makan, minum, dan tunjangan lainnya. Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena
perjalanan dinas adalah urusan bisnis semata yang bertujuan meningkatkan prospek bisnis agar
lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan
meningkatkan kegiatan perusahaan.

A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas
Ditinjau dari segi wilayah tujuan, perjalanan dinas dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Perjalanan bisnis dalam negeri

a. Perjalanan dinas antarkota dalam satu provinsi.
b. Perjalanan dinas antarprovinsi.
2. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan antarnegara

A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu
yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling
Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor /
sekretaris. Berikut penjelasannya :
1.

In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani
perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus
perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya
seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan
membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan

pimpinan.
Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau,
administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan
informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.
2

2.

Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi
kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi
kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist)
untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket,
pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi
untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.
3.

Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala
sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua
dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar
persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan
dinas.

A.4. Persiapan Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan,
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan
semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang
berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :
A.4.1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan
perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a.
b.






Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas
Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu
sebagai berikut :
Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami
persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah
proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan
administrasi serta Company Profile.
Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja
sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja
sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian
keuntunga (profit sharing).
Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu
disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah
ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

3








c.
d.
e.
f.












Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan
harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat
yang sudah diterima oleh para pemegang saham.
Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang
perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian
cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.
Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke
negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan
dan sasaran atas kunjungan tersebut.
Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.
Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan
menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi
yang haris diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :
Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian
tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan),
tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk
juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan
melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang
tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai
penerbangan) tersebut.
Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat
langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti
penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.
Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui
dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya
(saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines
melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila
airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan
kepada airlines yang lain.
Redeeming tickets
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

4

g.

Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu
tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan,
seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h.





Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh
perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat
barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
Economy class (kelas ekonomi)
: 20 kg
Bussiness class (kelas bisnis)
: 30 kg
First class (kelas satu)
: 40 kg

Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai
dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
i.
j.

Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan
Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.

5

Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris
harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel
checklist.
TRAVEL CHECKLIST
NAMA

PERJALANAN DINAS
DALAM NEGERI/LUAR
NEGERI*)

Tanggal dan waktu
berangkat :

:

Jenis kendaraan yang
digunakan :
Tanggal dan waktu
kembali:

TUJUAN :

Maksud Perjalanan
No
.

Tanggal
dipersiapkan

Subjek

3

Vaccination (vaksinasi) internasional/kartu
kesehatan (health certificate)
Paspor dan exit permit (izin) dicap dan ditempel di
paspor
Visa

4

Tiket Pesawat

5

Trip Fund (uang/dana perjalanan): uang asing,
rupiah, travelers cheque (cek), L/C (letter of credit),
dan kartu kredit.

6

Dokumen perjalanan dinas

7

Laptop dan Flashdisk

8

Block note dan alat tulis

9

Kertas HVS, kop surat, dan amplop polos

10

Uang fiskal dan airport tax (pajak bandara)

11

Kartu Nama

12

Buku alamat dan nomor telepon

13

Tas kantor

14

Tas pakaian

15

Perlengkapan audio

16

Itinerary (rencana dan jadwal perjalanan)

17

Obat-obatan

18

Handphone/ponsel

19

Reservation hotel (pemesanana hotel)

20

Tape recorder dan cassete
Mengetahui,

1
2

Status

Keterangan

Yang membuat,

Pelaksana Perjalanan
*) Pilih salah satu

Sekretaris

Beri tanda (√) pada kolom status apabila telah disiapkan.
6

A.4.2. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat
memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan
dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen
internal meliputi :
1.






Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada
seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat
bagian, yaitu sebagai berikut :
Bagian kepala surat
Pembuka surat
Bagian isi surat
Bagian penutup surat

7

Contoh Surat Tugas

8

2.





Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya
yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.
Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :
SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan
oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin
diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD
proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga
pemerintah, namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

9

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

10

b. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas.
Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung
pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang
digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :


Paspor (Passport)

Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor
dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat
dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit.
Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah
lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar
Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh
kantor imigrasi setempat.
 Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor.
Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :
 Kartu Tanda Penduduk (KTP)
 Kartu Keluarga (KK)
 Ijazah pendidikan terakhir
 Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian
(SKCK)
 Akta kelahiran
 Surat tugas dari instansi terkait
 Paspor berisi data, antara lain :
 Nomor paspor
 Nama pemegang
 Jenis kelamin
 Kewarganegaraan
 Tempat dan tanggal lahir
 Tanggal dikeluarkannya paspor
 Tanggal masa berlaku paspor
 Kantor yang mengeluarkan paspor
 Foto diri pemegang paspor
 Alamat
 Lembar untuk exit permit atau visa
 Cara mendapatkan paspor
Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah
disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat.
Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang
paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.
 Macam-macam paspor
ada macam-macam paspor, antara lain :
 Paspor Biasa (normal passport)
Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh
masyarakat umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
11

 Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat
pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri.
Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
 Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor
diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
 Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang
yang akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen
Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor
haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009
paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor
biasa.
 Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan
perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah
untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
 Dokumen yang setara dengan paspor.
Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara
dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
o Sea Man Book
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan
dari perusahaan pelayaran
o Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)


Visa

Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan
besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah
satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama
ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan
nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan.
Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila
pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.
a. Macam-macam visa
Jenis visa bermacam-macam, antara lain :
 Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di
suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
 Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
12

b.

c.

d.

e.

f.

 Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
 Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
 Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.
 Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang
mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.
Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :
 Menunjukkan paspor yang masih berlaku
 Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel
atau dicap di paspor (exit permit)
 Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di
kunjungi.
 Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar
negeri.
 Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan
alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar
negeri.
 Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan
oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
 Menyerahkan pas foto berwarna.
Surat Keterangan Fiskal
Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia
(WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan
pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang
sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh
pemerintah.
Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas
yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada
paspor.
Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card
Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini
dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow
card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.
Tiket Transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :
 Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan
kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan
kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.
 Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat
terbang.
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai
berikut:
 Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
 Kelas penerbangan.
13

 Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu
(waiting list)
 Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
o Window seat (tempat duduk dekat jendela)
o Middle seat (tempat duduk di tengah)
o Front row (tempat duduk di baris depan)
 Status tiket
o Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal
penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) yang lain.
o Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal
penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) lain.
g. Voucher Penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya
administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui
biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor
kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
A.4.3 Persiapan Transportasi Dan Akomodasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan,
diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut
penjelasannya :
a. Persiapan transportasi
 Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
 Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara
lain :
o Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
o Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
o Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
o Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
 Perjalanan dinas menggunakan kereta api
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api,
antara lain :
o Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
o Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan
keberangkatan.

14

o

o
o

Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.



Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut,
antara lain :
o Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
o Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke
luar negeri).
o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
o Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
o Menyiapkan rencana perjalanan.



Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat
terbang, antara lain :
o Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke
luar negeri).
o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
o Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
o Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
o Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas,
sebagai berikut :
 Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
 Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di
lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
 Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau
pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa
maskapai penerbangan.
 Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan.
 Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang
nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal
perjalanan kereta api.
15

b. Persiapan akomodasi
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :
 Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau
pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.
 Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).
 Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di
hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagianbagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh
tamu yang belum dibayar.
 Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat
dibayarkan pada saat check out.
Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu:
 Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
 Lamanya perjalanan dinas.
 Jenis acara perjalanan dinas
 Jenis-jenis akomodasi
 Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh
bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa
lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.
Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :
 Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
 City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian
besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
 Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu
melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.
 Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati
suasana di pedesaan.
 Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para
tamu melakukan kegiatan rapat.
Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :
 Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.
 Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
 Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
 Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
 American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali
makan.
 European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
 Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali
makan.
 Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi
secara continental.
16








 Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi
secara american.
Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :
 Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
 Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
 Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
 Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.
 Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau
bahkan dengan tiga single beds.
 Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
 Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu
kamar hotel.
 Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.
Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :
 Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat
dalam satu ruangan.
 Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
 Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang
tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.
Jenis hotel menurut jumlah kamar :
 Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan
jumlah kamar maksimal 25 kamar.
 Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang,
dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.
 Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan
jumlah kamar minimun 300 kamar.
Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di
dekat kamar dan biasanya tertutup
Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat
tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak
mendapat fasilitas makan.
Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya
sewa yang relatif murah.
Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata.

A.4.4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)
Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama
perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.
Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4,
lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar
ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris
yang disimpan dalam arsip perusahaan.

17

a. Membuat daftar perjalanan dinas.
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :
 Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
 Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar
negeri.
 Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan.
 Jenis transportasi yang dipakai :
o Transportasi darat, laut, atau udara
o Kendaraan dinas/kantor
o Kendaraan pribadi
o Kendaraan sewa/rental
o Kereta api
 Tujuan perjalanan dinas :
o Rapat kerja
o Mengikuti tender proyek
o Kerja sama usaha dengan mitra bisnis
o Pembukaan cabang perusahaan yang baru
o Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
o Seminar
o Lokakarya
 Kapan selesai/tiba kembali :
o Pukul berapa
o Hari apa
o Tanggal berapa
o Bulan berapa
o Tahun berapa
o Jenis transportasi yang dipakai apa
o Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana
b. Kegunaan daftar perjalanan dinas :
 Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
 Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
 Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama
pimpinan tidak ada di tempat.
A.4.5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
 Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport
tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
 Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal
selama dalam perjalanan dinas.
 Biaya akomodasi.
 Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya
pelatihan.
 Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
 Biaya konsumsi
18

 Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
b. Macam-macam alat pembayaran
 Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
 Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)
Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama
melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan
biasanya memiliki wujud sebagai berikut :
o Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda,
dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan
ditandatangani pada saat pembelian.
o Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan
dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk
pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
o Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

B.

Penanganan Perjalanan Dinas

B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang
satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk
perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap
segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan
perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan
perusahaan.
1. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau
mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus
berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang
akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.
2. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal
perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan
pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang
digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:

19

1) Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten
tujuan.
2) Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3) Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor
atau sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan
demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana,
apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan
dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable (datar waktu
perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka
waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
Contoh timetable (daftar waktu perjalanan).
Departure Information
City : Jakarta (CGK)
23 April 2010
Flight
Number
GA 314
GA 210
GA 188
GA 316
GA 116
GA 238
GA 292
GA 516
GA 408

Destination
Surabaya
Jogjakarta
Medan
Surabaya
Palembang
Semarang
Malang
Balikpapan
Denpasar

Cheduled Time Estimated Time Aircraft
Departure
Departure
Registration
12:00
13:30
PK-GEK
12:40
13:40
PK-GZI
12:50
14:50
PK-GPH
13:00
14:10
PK-GEM
13:15
14:30
PK-GWU
13:15
14:00
PK-GZL
13:20
14:30
PK-GGG
13:35
15:00
PK-GEE
13:50
14:55
PK-GPK

Arrival Information
City : Jakarta (CGK)
24 April 2010
Flight
Number
GA 313
GA 225
GA 613
GA 117
GA 551
GA 869
GA 405
GA 515
GA 185
GA 821

Destination
Surabaya
Solo
Makassar
Palembang
Palangkaraya
Singapore
Denpasar
Balikpapan
Medan
Kuala Lumpur

Cheduled
Arrival
12:20
12:35
12:35
12:40
12:40
12:40
12:50
12:55
13:10
13:10

20

Time Estimated Time Aircraft
Arrival
Registration
13:30
PK-GEM
13:35
PK-GZL
16:35
PK-GWU
13:40
PK-GGN
15:20
PK-GGG
15:20
PK-GMF
16:10
PK-GPK
14:!0
PK-GEE
15:10
PK-GEI
16:15
PK-GGO

Contoh daftar perjalanan dinas.
DAFTAR PERJALANAN DINAS
Nama
Waktu
Tujuan

: Adi Sucipto
: 22-23 Maret 2010
: Surabaya

Waktu
Keberangkatan
No
.

1.

Hari/Tangga
l

Jakarta
21/3/10

2.

3.

4.

Tempat
Tujuan

Surabaya
22/3/10

Surabaya
23/3/10

Jenis
Transportasi

Acara

Lama
Perjalanan

Pukul

Waktu

14.00

Bandara

Mobil kantor

16.00

Ke
Surabaya

Lion Air JT
075

18.00

5.
6.
7.

Tiba Kembali

07.00

Hotel
Perdana
Jl.
Muntilan
27
Surabaya
Ke kantor
cabang

Perjalanan
Dinas
(PD)
Perjalanan
Dinas
(PD)

1 jam 10
menit

Mobil cabang

Check-in

30 menit

Mobil cabang

-

40 menit

-

-

16.00
07.00
08.00

Ke Hotel
G. Sura
Ke
Bandara
Ke
Jakarta
Kembali
kerumah

Mobil cabang
Mobil cabang
-

Rapat
kerja
Istirahat
Seminar

Mobil cabang

-

1 jam

Batavia
JP 770

-

1 jam 10
menit

-

-

16.00
17.30

-

Air

Nama
Stasiun/terminal

Surabaya

Juanda

1 jam

08.00

12.00

Transportasi

17.00

30 menit
40 menit
Soekarno Hatta
17.10

Mengetahui,

Jakarta, 15 Maret 2010
Dibuat oleh,

Adi Sucipto
Kep. Cabang Jakarta

Andini
Sekretaris

21

B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang
harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas
adalah membuat laporan perjalanan dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
B.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi
kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah
dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya
perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan
kapan pulang kembali.
B.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk
seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan
untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun
laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
 Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatancatatan kecil bukti pengeluaran uang.
 Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya
penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan
untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos
pengeluaran lainnya.
 Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat
jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas
pimpinan.

22

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan
oleh perusahaan. Perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasanya. Peran administrasi
kantor atau seorang sekretaris sangat penting, karena dengan adanya administrasi atau sekretaris
yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan
perjalanan dinas, maka perjalanan dinas dapat berjalan sesuai prosedur yang ada.

23

DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekeretaris Profesional. Jakarta Pusat: PT. Pustaka Binaman
Pressindo.
Dwiantara, Lukas. Rumsari Hadi Sumarto. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.
Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugsa-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visimedia.
Sedarmayanti. 1990. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Ilham Jaya.
Wursanto, Ig. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit.

24