Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi FST UIN Sunan Gunung Djati
SISTEM MANAJEMEN MUTU
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
SID
STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN
Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01
Revisi: 00
Tanggal: 01 September 2014
Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi
FST UIN Sunan Gunung Djati
Quality Management Representative
FST UIN Sunan Gunung Djati
2014
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 1/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
1.
PENOMORAN DOKUMEN
1.1
QUALITY MANUAL (QM)
Quality Manual diberi identitas nomor: FST-QM-01
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
QM
= Quality Manual (Pedoman Mutu)
01
= Nomor Pedoman Mutu
Contoh = FST-QM-01
1.2
STANDARD OF OPERATING PROCEDURE (SOP)
Prosedur Mutu diberi identitas nomor: FST-FFF-SOP-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
FFF
= Nama Fungsi
SOP
= Standard of Operating Procedure
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.DDQC-SOP-01
1.3
INSTRUKSI KERJA (IK)
Instruksi Kerja diberi identitas nomor: FST-FFF-IK-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
FFF
= Nama Fungsi
IK
= Instruksi Kerja
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.IA-IK-01
1.4 STANDARD (STD)
Standar diberi identitas nomor: FST-FFF-STD-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
FFF
= Nama Fungsi
STD
= Standard
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.IA-STD-01
1.5
FORM (FR)
Form diberi identitas nomor: FST- FFF-FR-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
FR
= Form
FFF
= Nama Fungsi
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-TU-AKM-FR-01
1.6
LAMPIRAN
Lampiran diberi identitas nomor: FST-QM-L-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
L
= Lampiran
QM
= Quality Manual (Pedoman Mutu)
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QM-L-01
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 2/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
1.7
DOKUMEN EKSTERNAL
Dokumen Eksternal diberi identitas nomor: INSTANSI TERKAIT-FFF-EKST-00, di mana:
INSTANSI TERKAIT
= Isi dengan Nama Instansi Terkait
FFF
= Nama Bidang/Fungsi
EKST
= Eksternal
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = UIN-KTU-EKST-01
1.8 Setiap dokumen dibuat, diperiksa dan disahkan sebagai berikut :
No
Jenis Dokumen
1 Quality Manual
2 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki Dekan
3 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki QMR
Dibuat Oleh
Diperiksa Oleh
Para Wakil Dekan dan Quality Management
Kabag. TU
Representative (QMR)
Kabag. TU
Para Wakil Dekan
Disahkan Oleh
Dekan
Doc Control
Quality Management
Coordinator/ Internal Representative (QMR)
Audit Coordinator/
QC Coordinator
Kabag. TU
Wadek Bidang
Akademik
Dekan
Dekan
4 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Bidang Akademik
5 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Administrasi Umum,
Bidang Administrasi Umum,
Perencanaan dan
Perencanaan dan Keuangan
Keuangan
6 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Kemahasiswaan ,
Bidang Kemahasiswaan, Alumni
Alumni dan Kerjasama
dan Kerjasama
7 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang Adum
QMR
dan form yang dimiliki Kabag
Tata Usaha
8 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kasubbag.
Kabag. TU
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Kasubbag Administrasi Umum
Administrasi Umum,
Administrasi Umum dan
dan Keuangan
Perencanaan dan
Keuangan
Keuangan
9 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kasubbag Akademik,
Kabag. TU
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Kasubbag Kemahasiswaan dan
Akademik/
Akademik, Kemahasiswaan dan
Alumni
Wadek Bidang
Alumni
Kemahasiswaan dan
Alumni
10 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Pelaksana
Kasubbag. Akademik &
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki
Kemahasiswaan
Akademik
Perpustakaan
11 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Pelaksana
Kasubbag. Akademik &
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Unit
Kemahasiswaan
Akademik
Tahsin dan Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 3/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
12 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki
Laboratorium
13 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki Kebun
Terpadu Saintek
14 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki
Laboratorium Keahlian
2.
Ketua Laboratorium
QMR
Dekan
Pelaksana
Ketua Laboratorium
Dekan
Pelaksana
(lab terkait)
Ketua Laboratorium
QMR
FORMAT DOKUMEN
2.1
KEPALA DAN KAKI DOKUMEN
2.1.1 Format portrait atau landscape kepala dokumen untuk Standard Operating Procedure
(SOP), Instruksi Kerja, Form, dan surat internal adalah seperti di bawah ini, kecuali Quality
Manual yang penggunaan kepala dokumen hanya pada Lembar Pengesahan, Riwayat
Revisi Dokumen, dan Daftar Distribusi Dokumen:
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
JENIS
DOKUMEN
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
Tgl. Terbit
No. Revisi
Hal
:
:
:
:
JUDUL DOKUMEN
Jenis Dokumen
Judul Dokumen
No. Dok.
Tgl. Terbit
No. Revisi
Hal.
= Diisi dengan STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP), atau INSTRUKSI KERJA (IK), atau FORM (FR),
STANDAR (STD), dan lain-lain
= Diisi dengan judul dokumen yang bersangkutan
= Diisi sesuai dengan poin 1, Penomoran Dokumen
= Diisi dengan Tanggal Terbit Dokumen
= Diisi dengan nomor revisi (dimulai dari nomor 00)
= Diisi dengan ketentuan XX / YY, di mana:
XX = nomor halaman dan YY = jumlah halaman)
2.1.2 Format portrait kepala dokumen untuk surat-surat eksternal adalah sebagai berikut:
Nomor
Lamp.
Perihal :
:
:
Tanggal
No. Surat
Lampiran
Perihal
=
=
=
=
Bandung, ……............(tanggal)
Diberi tanggal pada kolom sebelah kanan
Diisi pada kolom sebelah kanan No. Surat (sesuai dengan urutan surat)
Diisi pada kolom sebelah kanan Lampiran (sesuai dengan jumlah lampiran)
Perihal/ringkasan isi surat
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 4/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
2.1.3 Bila dokumen tidak memiliki kepala dokumen seperti pada 2.1.1, maka identitas
dokumen diberikan pada kaki dokumen (footer), yaitu sebagai berikut:
---akhir halaman--No. Dok:
Rev:
No. Dok
Rev
Terbit
Hal
2.2
Terbit:
Hal:
: Diisi sesuai ketentuan penomoran pada bagian pertama SID ini
: Nomor revisi terakhir
: Tanggal mulai berlakunya dokumen
: Halaman dokumen. Diisi dengan halaman/jumlah halaman
Contoh: Hal: 1/3
ISI DOKUMEN
2.2.1 Riwayat Revisi Dokumen diletakkan pada halaman setelah cover untuk setiap jenis
dokumen. Pada Quality Manual, Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, dan
Form, diletakkan pada halaman muka setelah cover.
NO.
TANGGAL
CATATAN REVISI
KETERANGAN
2.2.2 Untuk Standard Operating Procedure (SOP), pada halaman berikutnya berisi :
1. Halaman muka
= meliputi penjelasan: tujuan, ruang lingkup, referensi,
istilah dan definisi, diagram alir, form dan instruksi kerja
yang dibutuhkan, rekaman mutu dan dokumen lainnya
yang terkait.
2. Diagram alir
= Diagram alir suatu SOP dari mulai sampai selesai proses.
3. Dokumen
= Dasar/acuan/kaitan dibuatnya SOP
4. Keterangan
= Penjelasan proses suatu SOP
2.2.3 Untuk Instruksi Kerja, pada halaman berikutnya berisi :
1. Nama Kegiatan
= Nama kegiatan yang dibuat IK-nya
2. Tujuan
= Tujuan kegiatan
3. Ruang Lingkup
= Cakupan pekerjaan
4. Penangg. Jawab
= Penanggung jawab kegiatan
5. Langkah-langkah
= Langkah-langkah kegiatan pekerjaan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 5/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
3.
KODE FUNGSI DAN JABATAN
Kode Bagian Fungsi dibuat dengan singkatan dua sampai sembilan huruf sebagai berikut :
01
DKNT
= Dekanat
01.01 WDAKD
= Wadek Bidang Akademik
01.02 WDUPK
= Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan
01.03 WDKAK
= Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama
02
QMR
= Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu)
02.01 DDQC
= Document Data and Quality Control Coordinator (Pengendalian Dokumen
& Data)
02.02 IA
= Internal Audit Coordinator
03
TU
= Bagian Tata Usaha
04
AKM
= Subbag. Akademik dan Kemahasiswaan
04.01 AKM.AKD
= Administrasi Akademik
04.02 AKM.MHS
= Administrasi Kemahasiswaan
04.03 AKM.AL
= Administrasi Alumni
05
AUK
= Subbag. Administrasi Umum dan Keuangan
05.01 AUK.UM
= Administrasi Umum
05.02 AUK.KEU
= Administrasi Keuangan
05.03 AUK.KPG
= Administrasi Kepegawaian
05.04 AUK.IBMN
= Administrasi Inventaris Barang Milik Negara
06
JUR
= Jurusan/Prodi
06.01 MAT
= Jurusan/Prodi Matematika
06.02 BIO
= Jurusan/Prodi Biologi
06.03 FIS
= Jurusan/Prodi Fisika
06.04 KIM
= Jurusan/Prodi Kimia
06.05 IF
= Jurusan/Prodi Teknik Informatika
06.06 AGR
= Jurusan/Prodi Agroteknologi
06.07 EL
= Jurusan/Prodi Teknik Elektro
07
PERPUS
= Perpustakaan
08
LAB
= Laboratorium
08.01 LAB.MAT
= Lab. Matematika
08.02 LAB.BIO
= Lab. Biologi
08.03 LAB.FIS
= Lab. Fisika
08.04 LAB.KIM
= Lab. Kimia
08.05 LAB.IF
= Lab. Teknik Informatika
08.06 LAB.AGR
= Lab. Agroteknologi
08.07 LAB.EL
= Lab. Teknik Elektro
09
KBN
= Kebun
10
TTQ
= Tahsin Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 6/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
4.
STATUS DAN CAP DOKUMEN
a. Dokumen Asli
= Dokumen acuan penggandaan yang dimiliki oleh Koord. PDD yang
ditandai dengan cap dokumen yang dibubuhkan di balik halaman
lembar pengesahan, dan dijadikan pula sebagai Dokumen Master,
ditandai dengan cap dokumen sebagai berikut:
QMR
Tgl: ………….………………….
ASLI
Disahkan oleh: ………………..
b. Dok. Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor
distribusi, yang ditandatangani dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK TERKENDALI
Disahkan oleh: ………………..
c. Dok. Tidak Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor
distribusi, dan didistribusikan ke pihak eksternal, ditandai dengan cap
dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK TDK TERKENDALI
Disahkan oleh: ………………..
d. Dokumen Kadaluarsa
= Dokumen yang telah kadaluwarsa atau direvisi sehingga tidak
digunakan lagi, ditandai dengan cap dokumen :
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK KADALUARSA
Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 7/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
e. Dok. Salinan Sesuai Asli = Dokumen salinan dari dokumen aslinya, baik dokumen
maupun eksternal, ditandai dengan cap dokumen:
internal
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
SALINAN SESUAI ASLINYA
Disahkan oleh: ………………..
f. Dokumen Eksternal
= Dokumen yang berasal dari eksternal organisasi,
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. EKSTERNAL
Disahkan oleh: ………………..
g. Dok. Jaminan Mutu (JM) = Validasi Laporan Analisis Data, ditandai dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
QC. DOC
Disahkan oleh: ………………..
h. Dok. JM bersyarat
= Validasi Laporan Analisis Data dengan syarat-syarat tertentu ditandai
dengan cap dokumen :
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. JAM MUTU BERSYARAT
Disahkan oleh: ………………..
i. Dokumen dalam CD
= Dokumen Dalam CD (SOFT COPY), ditandai dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. DALAM SOFTWARE
Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 8/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
5.
REVISI DOKUMEN
Setiap terjadi perubahan/revisi dokumen, maka :
a.
Kata/kalimat yang berubah dicetak miring dan diberi Nomor Urut Revisi Ke …
b.
Revisi Dokumen hanya sampai ke 5 kali, jika lebih dari 5 maka Revisi akan kembali ke Revisi 00,
dan seterusnya
c.
Setiap Revisi Dokumen, maka tanggal terbit berubah
d.
Pengesahan dokumen yang direvisi diletakkan sebelum dokumen yang direvisinya
6.
BAHASA
Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia kecuali bila atas permintaan tersendiri dan menjadi
dokumen tak terkendali.
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
SID
STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN
Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01
Revisi: 00
Tanggal: 01 September 2014
Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi
FST UIN Sunan Gunung Djati
Quality Management Representative
FST UIN Sunan Gunung Djati
2014
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 1/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
1.
PENOMORAN DOKUMEN
1.1
QUALITY MANUAL (QM)
Quality Manual diberi identitas nomor: FST-QM-01
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
QM
= Quality Manual (Pedoman Mutu)
01
= Nomor Pedoman Mutu
Contoh = FST-QM-01
1.2
STANDARD OF OPERATING PROCEDURE (SOP)
Prosedur Mutu diberi identitas nomor: FST-FFF-SOP-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
FFF
= Nama Fungsi
SOP
= Standard of Operating Procedure
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.DDQC-SOP-01
1.3
INSTRUKSI KERJA (IK)
Instruksi Kerja diberi identitas nomor: FST-FFF-IK-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi
FFF
= Nama Fungsi
IK
= Instruksi Kerja
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.IA-IK-01
1.4 STANDARD (STD)
Standar diberi identitas nomor: FST-FFF-STD-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
FFF
= Nama Fungsi
STD
= Standard
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QMR.IA-STD-01
1.5
FORM (FR)
Form diberi identitas nomor: FST- FFF-FR-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
FR
= Form
FFF
= Nama Fungsi
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-TU-AKM-FR-01
1.6
LAMPIRAN
Lampiran diberi identitas nomor: FST-QM-L-00, di mana:
FST
= Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
L
= Lampiran
QM
= Quality Manual (Pedoman Mutu)
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = FST-QM-L-01
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 2/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
1.7
DOKUMEN EKSTERNAL
Dokumen Eksternal diberi identitas nomor: INSTANSI TERKAIT-FFF-EKST-00, di mana:
INSTANSI TERKAIT
= Isi dengan Nama Instansi Terkait
FFF
= Nama Bidang/Fungsi
EKST
= Eksternal
00
= Nomor urut yang dimulai dari 01
Contoh = UIN-KTU-EKST-01
1.8 Setiap dokumen dibuat, diperiksa dan disahkan sebagai berikut :
No
Jenis Dokumen
1 Quality Manual
2 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki Dekan
3 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki QMR
Dibuat Oleh
Diperiksa Oleh
Para Wakil Dekan dan Quality Management
Kabag. TU
Representative (QMR)
Kabag. TU
Para Wakil Dekan
Disahkan Oleh
Dekan
Doc Control
Quality Management
Coordinator/ Internal Representative (QMR)
Audit Coordinator/
QC Coordinator
Kabag. TU
Wadek Bidang
Akademik
Dekan
Dekan
4 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Bidang Akademik
5 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Administrasi Umum,
Bidang Administrasi Umum,
Perencanaan dan
Perencanaan dan Keuangan
Keuangan
6 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang
QMR
dan form yang dimiliki Wadek
Kemahasiswaan ,
Bidang Kemahasiswaan, Alumni
Alumni dan Kerjasama
dan Kerjasama
7 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kabag. TU
Wadek Bidang Adum
QMR
dan form yang dimiliki Kabag
Tata Usaha
8 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kasubbag.
Kabag. TU
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Kasubbag Administrasi Umum
Administrasi Umum,
Administrasi Umum dan
dan Keuangan
Perencanaan dan
Keuangan
Keuangan
9 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Kasubbag Akademik,
Kabag. TU
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Kasubbag Kemahasiswaan dan
Akademik/
Akademik, Kemahasiswaan dan
Alumni
Wadek Bidang
Alumni
Kemahasiswaan dan
Alumni
10 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Pelaksana
Kasubbag. Akademik &
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki
Kemahasiswaan
Akademik
Perpustakaan
11 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
Pelaksana
Kasubbag. Akademik &
Wadek Bidang
dan form yang dimiliki Unit
Kemahasiswaan
Akademik
Tahsin dan Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 3/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
12 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki
Laboratorium
13 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki Kebun
Terpadu Saintek
14 Prosedur (SOP), instruksi kerja,
dan form yang dimiliki
Laboratorium Keahlian
2.
Ketua Laboratorium
QMR
Dekan
Pelaksana
Ketua Laboratorium
Dekan
Pelaksana
(lab terkait)
Ketua Laboratorium
QMR
FORMAT DOKUMEN
2.1
KEPALA DAN KAKI DOKUMEN
2.1.1 Format portrait atau landscape kepala dokumen untuk Standard Operating Procedure
(SOP), Instruksi Kerja, Form, dan surat internal adalah seperti di bawah ini, kecuali Quality
Manual yang penggunaan kepala dokumen hanya pada Lembar Pengesahan, Riwayat
Revisi Dokumen, dan Daftar Distribusi Dokumen:
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
JENIS
DOKUMEN
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
Tgl. Terbit
No. Revisi
Hal
:
:
:
:
JUDUL DOKUMEN
Jenis Dokumen
Judul Dokumen
No. Dok.
Tgl. Terbit
No. Revisi
Hal.
= Diisi dengan STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP), atau INSTRUKSI KERJA (IK), atau FORM (FR),
STANDAR (STD), dan lain-lain
= Diisi dengan judul dokumen yang bersangkutan
= Diisi sesuai dengan poin 1, Penomoran Dokumen
= Diisi dengan Tanggal Terbit Dokumen
= Diisi dengan nomor revisi (dimulai dari nomor 00)
= Diisi dengan ketentuan XX / YY, di mana:
XX = nomor halaman dan YY = jumlah halaman)
2.1.2 Format portrait kepala dokumen untuk surat-surat eksternal adalah sebagai berikut:
Nomor
Lamp.
Perihal :
:
:
Tanggal
No. Surat
Lampiran
Perihal
=
=
=
=
Bandung, ……............(tanggal)
Diberi tanggal pada kolom sebelah kanan
Diisi pada kolom sebelah kanan No. Surat (sesuai dengan urutan surat)
Diisi pada kolom sebelah kanan Lampiran (sesuai dengan jumlah lampiran)
Perihal/ringkasan isi surat
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 4/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
2.1.3 Bila dokumen tidak memiliki kepala dokumen seperti pada 2.1.1, maka identitas
dokumen diberikan pada kaki dokumen (footer), yaitu sebagai berikut:
---akhir halaman--No. Dok:
Rev:
No. Dok
Rev
Terbit
Hal
2.2
Terbit:
Hal:
: Diisi sesuai ketentuan penomoran pada bagian pertama SID ini
: Nomor revisi terakhir
: Tanggal mulai berlakunya dokumen
: Halaman dokumen. Diisi dengan halaman/jumlah halaman
Contoh: Hal: 1/3
ISI DOKUMEN
2.2.1 Riwayat Revisi Dokumen diletakkan pada halaman setelah cover untuk setiap jenis
dokumen. Pada Quality Manual, Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, dan
Form, diletakkan pada halaman muka setelah cover.
NO.
TANGGAL
CATATAN REVISI
KETERANGAN
2.2.2 Untuk Standard Operating Procedure (SOP), pada halaman berikutnya berisi :
1. Halaman muka
= meliputi penjelasan: tujuan, ruang lingkup, referensi,
istilah dan definisi, diagram alir, form dan instruksi kerja
yang dibutuhkan, rekaman mutu dan dokumen lainnya
yang terkait.
2. Diagram alir
= Diagram alir suatu SOP dari mulai sampai selesai proses.
3. Dokumen
= Dasar/acuan/kaitan dibuatnya SOP
4. Keterangan
= Penjelasan proses suatu SOP
2.2.3 Untuk Instruksi Kerja, pada halaman berikutnya berisi :
1. Nama Kegiatan
= Nama kegiatan yang dibuat IK-nya
2. Tujuan
= Tujuan kegiatan
3. Ruang Lingkup
= Cakupan pekerjaan
4. Penangg. Jawab
= Penanggung jawab kegiatan
5. Langkah-langkah
= Langkah-langkah kegiatan pekerjaan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 5/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
3.
KODE FUNGSI DAN JABATAN
Kode Bagian Fungsi dibuat dengan singkatan dua sampai sembilan huruf sebagai berikut :
01
DKNT
= Dekanat
01.01 WDAKD
= Wadek Bidang Akademik
01.02 WDUPK
= Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan
01.03 WDKAK
= Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama
02
QMR
= Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu)
02.01 DDQC
= Document Data and Quality Control Coordinator (Pengendalian Dokumen
& Data)
02.02 IA
= Internal Audit Coordinator
03
TU
= Bagian Tata Usaha
04
AKM
= Subbag. Akademik dan Kemahasiswaan
04.01 AKM.AKD
= Administrasi Akademik
04.02 AKM.MHS
= Administrasi Kemahasiswaan
04.03 AKM.AL
= Administrasi Alumni
05
AUK
= Subbag. Administrasi Umum dan Keuangan
05.01 AUK.UM
= Administrasi Umum
05.02 AUK.KEU
= Administrasi Keuangan
05.03 AUK.KPG
= Administrasi Kepegawaian
05.04 AUK.IBMN
= Administrasi Inventaris Barang Milik Negara
06
JUR
= Jurusan/Prodi
06.01 MAT
= Jurusan/Prodi Matematika
06.02 BIO
= Jurusan/Prodi Biologi
06.03 FIS
= Jurusan/Prodi Fisika
06.04 KIM
= Jurusan/Prodi Kimia
06.05 IF
= Jurusan/Prodi Teknik Informatika
06.06 AGR
= Jurusan/Prodi Agroteknologi
06.07 EL
= Jurusan/Prodi Teknik Elektro
07
PERPUS
= Perpustakaan
08
LAB
= Laboratorium
08.01 LAB.MAT
= Lab. Matematika
08.02 LAB.BIO
= Lab. Biologi
08.03 LAB.FIS
= Lab. Fisika
08.04 LAB.KIM
= Lab. Kimia
08.05 LAB.IF
= Lab. Teknik Informatika
08.06 LAB.AGR
= Lab. Agroteknologi
08.07 LAB.EL
= Lab. Teknik Elektro
09
KBN
= Kebun
10
TTQ
= Tahsin Tahfidz Quran
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 6/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
4.
STATUS DAN CAP DOKUMEN
a. Dokumen Asli
= Dokumen acuan penggandaan yang dimiliki oleh Koord. PDD yang
ditandai dengan cap dokumen yang dibubuhkan di balik halaman
lembar pengesahan, dan dijadikan pula sebagai Dokumen Master,
ditandai dengan cap dokumen sebagai berikut:
QMR
Tgl: ………….………………….
ASLI
Disahkan oleh: ………………..
b. Dok. Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor
distribusi, yang ditandatangani dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK TERKENDALI
Disahkan oleh: ………………..
c. Dok. Tidak Terkendali
= Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor
distribusi, dan didistribusikan ke pihak eksternal, ditandai dengan cap
dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK TDK TERKENDALI
Disahkan oleh: ………………..
d. Dokumen Kadaluarsa
= Dokumen yang telah kadaluwarsa atau direvisi sehingga tidak
digunakan lagi, ditandai dengan cap dokumen :
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK KADALUARSA
Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 7/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
e. Dok. Salinan Sesuai Asli = Dokumen salinan dari dokumen aslinya, baik dokumen
maupun eksternal, ditandai dengan cap dokumen:
internal
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
SALINAN SESUAI ASLINYA
Disahkan oleh: ………………..
f. Dokumen Eksternal
= Dokumen yang berasal dari eksternal organisasi,
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. EKSTERNAL
Disahkan oleh: ………………..
g. Dok. Jaminan Mutu (JM) = Validasi Laporan Analisis Data, ditandai dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
QC. DOC
Disahkan oleh: ………………..
h. Dok. JM bersyarat
= Validasi Laporan Analisis Data dengan syarat-syarat tertentu ditandai
dengan cap dokumen :
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. JAM MUTU BERSYARAT
Disahkan oleh: ………………..
i. Dokumen dalam CD
= Dokumen Dalam CD (SOFT COPY), ditandai dengan cap dokumen:
Copy No. :……………………..
Tgl
:……………………..
DOK. DALAM SOFTWARE
Disahkan oleh: ………………..
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
SUNAN GUNUNG DJATI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (STD)
Jl. A.H. Nasution No.105 Bandung
No. Dok
: FST-QMR.DDQC-STD-01
Tgl. Terbit
: 1 September 2014
No. Revisi
Hal
: 00
: 8/8
IDENTIFIKASI DOKUMEN
5.
REVISI DOKUMEN
Setiap terjadi perubahan/revisi dokumen, maka :
a.
Kata/kalimat yang berubah dicetak miring dan diberi Nomor Urut Revisi Ke …
b.
Revisi Dokumen hanya sampai ke 5 kali, jika lebih dari 5 maka Revisi akan kembali ke Revisi 00,
dan seterusnya
c.
Setiap Revisi Dokumen, maka tanggal terbit berubah
d.
Pengesahan dokumen yang direvisi diletakkan sebelum dokumen yang direvisinya
6.
BAHASA
Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia kecuali bila atas permintaan tersendiri dan menjadi
dokumen tak terkendali.