Analisis Menggunakan Kontrol Manajemen Operasi pada E-Procurement di PT. Pos Indonesia.
vi
ABSTRAK
Analisis Kontrol Menejemen Operasi Pada E-Procurement di PT. POS Indonesia karena perusahaan seperti PT. POS Indonesia membutuhkan sebuah kerangka kerja dalam kontrol menejemen, tujuannya agar PT. POS Indonesia sistem aplikasi production dapat menyelesaikan pekerjaannya dan staf development dapat mendesain, mengimplementasikan, dan memelihara sistem aplikasi,. Teori yang digunakan adalah teori mengenai sistem, informasi, sistem informasi, dan teori mengenai operasi menejemen, sumber data dan metode penelitian yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Operasi menejemen sudah baik di PT. POS Indonesia, namun ada beberapa dokumen yang perlu diperhatikan dan didokumentasi agar meminimalisir terjadinya hal yang tidak diinginkan yang mungkin akan terjadi. Dengan hasil analisis pada laporan ini diharapkan dapat membantu PT. POS Indonesia dalam menangani operasi menejemen yang sudah ada maupun yang baru agar lebih baik dalam pengerjaan kegiatan sehari-hari. Kata kunci: Kontrol Menejemen, Operasi Menejemen, E-Procurement , PT Pos Indonesia
(2)
vii
ABSTRACT
Analysis of management control operation On E-Procurement at PT. POS Indonesia because companies such as PT. POS Indonesia needs a framework in management control, the goal for PT. Indonesian POS system production application can complete its work and staff development to design, implement, and maintain application systems,. The theory used is the theory of the system, information, information systems, and theories about the operation management, data sources and methods used in this study is primary data and secondary data. Operations management is good at PT. POS Indonesia, but there are some documents that need to be considered and documented in order to minimize the occurrence of unwanted things that might happen. With the results of the analysis in this report is expected to help the PT. POS Indonesia in dealing with management of existing operations and new construction to better day-to-day activities..
Keywords: Control Management, Operation Management, E-Procurement , PT Pos Indonesia
(3)
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 1
1.3 Tujuan Pembahasan ... 1
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
1.5 Sumber Data ... 2
1.5.1 Data Primer ... 2
1.5.2 Data Sekunder ... 2
1.6 Sistematika Penyajian ... 2
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Pengertian Umum ... 4
2.1.1 Pengertian Audit ... 4
2.1.2 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 7
2.1.3 Tujuan Audit Sistem Informasi ... 8
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi ... 10
2.1.5 Operations Management ... 11
2.1.6 Kontrol Operation Management ... 12
BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 20
3.1 Rencana Audit ... 20
3.2 Profil Perusahaan ... 20
(4)
ix
3.4 Proses e-Procurement pada PT.Pos Indonesia... 22
3.4.1 User Administrator ... 24
3.5 Hasil Analisis Operation Management Ron Weber ... 41
3.5.1 Computer Operation Control ... 41
3.5.2 Network Operation ... 44
3.5.3 Data Preparation and Entry Control ... 46
3.5.4 Production Control ... 46
3.5.5 File Library Control ... 47
3.5.6 Documentation and Program Library Control ... 49
3.5.7 Help Desk and Technical Support Control ... 50
3.5.8 Capacity Planning and Performance Monitoring Controls ... 50
3.5.9 Outsourcing Controls ... 51
3.6 Rekomendasi Perbaikan untuk PT. POS Indonesia ... 51
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 52
4.1 Simpulan ... 52
4.2 Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... xii
(5)
x
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 3.1 MEMASUKAN DAFTAR DATA USER ... 25
GAMBAR 3.2 FORM DATA USER ... 25
GAMBAR 3.3 KONFIRMASI HAPUS DATA ... 26
GAMBAR 3.4 MERUBAH ATAU MENGHAPUS MENU ... 27
GAMBAR 3.5 FORM TAMBAH BERITA ... 28
GAMBAR 3.6 FORM UPLOAD ... 28
GAMBAR 3.7 BROWSE ... 29
GAMBAR 3.8 UBAH DATA KOLOM ... 30
GAMBAR 3.9 KONFIRMASI HAPUS DATA ... 31
GAMBAR 3.10 HAK AKSES USER ... 31
GAMBAR 3.11 FORM DATA OTORITAS ... 32
GAMBAR 3.12 FORM HAPUS DATA AKSES ... 32
GAMBAR 3.13 DAFTAR SATUAN KERJA ... 33
GAMBAR 3.14 FORM DAFTAR SATUAN KERJA ... 33
GAMBAR 3.15 KONFIRMASI HAPUS DATA ... 34
GAMBAR 3.16 MODUL DATA MASTER ... 35
GAMBAR 3.17 FORM SYARAT PENGADAAN ... 35
GAMBAR 3.18 KONFORMASI HAPUS DATA SYARAT PENGADAAN ... 36
GAMBAR 3.19 DAFTAR JADWAL PENGADAAN ... 36
GAMBAR 3.20 FORM DATA JADWAL PENGADAAN ... 37
GAMBAR 3.21 KONFIRMASI HAPUS DATA JADWAL PENGADAAN ... 37
GAMBAR 3.22 DAFTAR KRITERIA PENGADAAN ... 37
GAMBAR 3.23 FORM DATA SYARAT PENGADAAN ... 38
GAMBAR 3.24 KONFIRMASI HAPUS DATA KRITERIA PENGADAAN ... 38
GAMBAR 3.25 DAFTAR KLASIFIKASI PENGADAAN ... 39
GAMBAR 3.26 FORM DATA SYARAT PENGADAAN ... 39
GAMBAR 3.27 KONFIRMASI HAPUS DATA KLASIFIKASI PENGADAAN . 40 GAMBAR 3.28 UBAH PASSWORD... 40
(6)
xi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A. SERTIFIKAT PELATIHAN XIII LAMPIRAN B. PELACAKAN DATA XIVLAMPIRAN C. LOGIN SYSTEM XIV
LAMPIRAN D. DOKUMEN JUMLAH JAM KERJA XV LAMPIRAN E. NETWORK STATUS XVI
LAMPIRAN F. PERMINTAAN PENGGANTIAN HARDWARE XVII LAMPIRAN G. LEPORAN PENGGANTUAIN DAN INSTALASI
HARDWARE XVIII
LAMPIRAN H. LAPORAN PERMINTAAN HARDWARE XIX LAMPIRAN I. PROSEDUR BACKUP DATA XX
LAMPIRAN J. KLASIKA DATA XXI
LAMPIRAN K. PROSEDUR PENGUNAAN INTERNET XXII LAMPIRAN L. DATA LOG XXVI
LAMPIRAN M. STANDARISASI PENGUJIAN UNTUK JAMINAN KUALITAS SOFTWARE XXVII
LAMPIRAN N. PEMINDAI SIDIK JARI XXVII LAMPIRAN O. HASIL WAWANCARA XXVIII
(7)
1
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. POS Indonesia adalah sebuah institusi bisnis yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT. POS Indonesia memiliki cabang diseluruh bagian Indonesia. PT. POS Indonesia yang berada di wilayah bandung memiliki beberapa kantor pusat dan kantor cabang kecil yang tersebar hampir di seluruh Bandung. PT. POS Indonesia juga tidak hanya melayani pengiriman surat, wesel, dan yang lainnya, tapi PT. POS Indonesia juga melayani pembayaran kredit kendaraan, penukaran mata uang dan yang lainnya.
Dengan berkembangnya teknologi dan persaingan pasar bisnis yang semakin ketat, saat ini PT. POS Indonesia sebagai institusi bisnis dituntut bekerja lebih lagi agar dapat bersaing di dunia bisnis, salah satunya dengan mengontrol kontrol operasi menejemen sehari-hari agar dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan staff development dapat mendesain, mengimplementasikan dan memelihara system aplikasi yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan pada bagian 1.1, maka rumusan masalah yang diperoleh penulis adalah bagaimana PT.POS Indonesia menjalankan kontrol operasi menejemen?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan masalah yang diuraikan, maka penulis menyimpulkan tujuan pembahasan untuk mengetahui bagaimana PT.POS Indonesia menjalankan kontrol operasi menejemen.
(8)
2
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Audit yang dilakukan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Analisis sistem mengacu pada Opration Management Control Ron Weber
2. Analisis sistem informasi manajemen proses bisnis e-Procurement
berfokus pada sistem yang digunakan pada PT. POS Indonesia.
1.5 Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam pengerjaan karya ilmiah ini berasal dari:
1.5.1
Data Primer
Data primer yang menjadi sumber data utama dari pengerjaan laporan tugas akhir ini didapat dari data dan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara serta observasi langsung pada PT. POS Indonesia.
1.5.2
Data Sekunder
Data sekunder yang menjadi pendukung dari pengerjaan laporan tugas akhir ini didapat dari internet, buku petunjuk teknis dan buku petunjuk pelaksanaan dari e-Procurement serta buku literatur yang berasal dari perpustakaan.
1.6 Sistematika Penyajian
BAB 1
Pada bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.
BAB 2
Pada bab ini membahas dasar-dasar teori yang digunakan dalam menganalisis risiko-risiko pada sistem informasi e-Procurement PT. POS Indonesia.
(9)
3
Pada bab ini membahas mengenai hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan, dan apakah sistem yang digunakan oleh perusahaan sesuai dengan standar Opration Management Control Ron Weber.
BAB 4
Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dan saran yang
(10)
52
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil analisis Kontrol Menejemen Operasi Ron Weber serta ditunjang dengan bukti hasil observasi berupa bukti hasil wawancara, foto, dan dokumen yang diperoleh penulis pada PT. POS Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan, beberapa kontrol menejemen operasi yang ada sudah mempunyai prosedur-prosedur yang dapat menjadi acuan. Tetapi dalam pelaksaannya masih banyak yang kurang pengawasan dan kontrol pada setiap kegiatan yang ada.
.
4.2 Saran
Dari keseluruhan hasil analisis menggunakan Operation Management Ron Weber pada PT. POS Indonesia , maka penulis memberikan saran / masukan bagi PT. POS Indonesia yang dapat dijadikan acuan penelitian berikutnya terhadap Quality Assurance, yaitu memastikan pengembangan, implementasi, operasi, dan pemeliharaan sistem informasi sesuai dengan standar.
(11)
xii
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ron Weber, Information Controls and Audit.: Prentice-Hall, 2000.
[2] Henry C. Lucas JR, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga, 1993.
[3] Muhammad Fakhri Husein Amin Wibowo, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, 2002.
[4] Keneth C. Loudon & Jane P., Management Information System.
[5] James A. O'Brien dan George M. Marakas, Introduction To Information Systems. New York: The McGraw-Hill, 2007.
[6] Ralph M. Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems. United States of America: Course Technology, 2003.
[7] Kenneth C Laudon and Jane P Laudon, Management Information Systems: Managing the Digital Firms, 12th ed. Upple Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2012.
[8] W K Chen, Linear Networks and Systems. Belmont, CA: Wadsworth, 1993.
[9] Fathansyah, Basis Data. Bandung: Informatika, 2002.
[10] Jogiyanto M Hartono, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta, Central Java: Andi, 2000.
[11] H. C.L Jr, Analisis Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga, 1993.
[12] M.A.P. Jogiyanto HM, Introduction To Information System. Yogyakarta, 2001.
(1)
xi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A. SERTIFIKAT PELATIHAN XIII LAMPIRAN B. PELACAKAN DATA XIVLAMPIRAN C. LOGIN SYSTEM XIV
LAMPIRAN D. DOKUMEN JUMLAH JAM KERJA XV LAMPIRAN E. NETWORK STATUS XVI
LAMPIRAN F. PERMINTAAN PENGGANTIAN HARDWARE XVII LAMPIRAN G. LEPORAN PENGGANTUAIN DAN INSTALASI
HARDWARE XVIII
LAMPIRAN H. LAPORAN PERMINTAAN HARDWARE XIX LAMPIRAN I. PROSEDUR BACKUP DATA XX
LAMPIRAN J. KLASIKA DATA XXI
LAMPIRAN K. PROSEDUR PENGUNAAN INTERNET XXII LAMPIRAN L. DATA LOG XXVI
LAMPIRAN M. STANDARISASI PENGUJIAN UNTUK JAMINAN KUALITAS SOFTWARE XXVII
LAMPIRAN N. PEMINDAI SIDIK JARI XXVII LAMPIRAN O. HASIL WAWANCARA XXVIII
(2)
1
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. POS Indonesia adalah sebuah institusi bisnis yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT. POS Indonesia memiliki cabang diseluruh bagian Indonesia. PT. POS Indonesia yang berada di wilayah bandung memiliki beberapa kantor pusat dan kantor cabang kecil yang tersebar hampir di seluruh Bandung. PT. POS Indonesia juga tidak hanya melayani pengiriman surat, wesel, dan yang lainnya, tapi PT. POS Indonesia juga melayani pembayaran kredit kendaraan, penukaran mata uang dan yang lainnya.
Dengan berkembangnya teknologi dan persaingan pasar bisnis yang semakin ketat, saat ini PT. POS Indonesia sebagai institusi bisnis dituntut bekerja lebih lagi agar dapat bersaing di dunia bisnis, salah satunya dengan mengontrol kontrol operasi menejemen sehari-hari agar dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan staff development dapat mendesain, mengimplementasikan dan memelihara system aplikasi yang ada.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan pada bagian 1.1, maka rumusan masalah yang diperoleh penulis adalah bagaimana PT.POS Indonesia menjalankan kontrol operasi menejemen?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan masalah yang diuraikan, maka penulis menyimpulkan tujuan pembahasan untuk mengetahui bagaimana PT.POS Indonesia menjalankan kontrol operasi menejemen.
(3)
2
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Audit yang dilakukan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Analisis sistem mengacu pada Opration Management Control Ron Weber
2. Analisis sistem informasi manajemen proses bisnis e-Procurement
berfokus pada sistem yang digunakan pada PT. POS Indonesia.
1.5 Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam pengerjaan karya ilmiah ini berasal dari:
1.5.1
Data Primer
Data primer yang menjadi sumber data utama dari pengerjaan laporan tugas akhir ini didapat dari data dan informasi yang diperoleh dari hasil wawancara serta observasi langsung pada PT. POS Indonesia.
1.5.2
Data Sekunder
Data sekunder yang menjadi pendukung dari pengerjaan laporan tugas akhir ini didapat dari internet, buku petunjuk teknis dan buku petunjuk pelaksanaan dari e-Procurement serta buku literatur yang berasal dari perpustakaan.
1.6 Sistematika Penyajian
BAB 1
Pada bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian.
BAB 2
Pada bab ini membahas dasar-dasar teori yang digunakan dalam menganalisis risiko-risiko pada sistem informasi e-Procurement PT. POS Indonesia.
(4)
3
Pada bab ini membahas mengenai hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan, dan apakah sistem yang digunakan oleh perusahaan sesuai dengan standar Opration Management Control Ron Weber.
BAB 4
Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dan saran yang
(5)
52
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil analisis Kontrol Menejemen Operasi Ron Weber serta ditunjang dengan bukti hasil observasi berupa bukti hasil wawancara, foto, dan dokumen yang diperoleh penulis pada PT. POS Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan, beberapa kontrol menejemen operasi yang ada sudah mempunyai prosedur-prosedur yang dapat menjadi acuan. Tetapi dalam pelaksaannya masih banyak yang kurang pengawasan dan kontrol pada setiap kegiatan yang ada.
.
4.2 Saran
Dari keseluruhan hasil analisis menggunakan Operation Management Ron Weber pada PT. POS Indonesia , maka penulis memberikan saran / masukan bagi PT. POS Indonesia yang dapat dijadikan acuan penelitian berikutnya terhadap Quality Assurance, yaitu memastikan pengembangan, implementasi, operasi, dan pemeliharaan sistem informasi sesuai dengan standar.
(6)
xii
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ron Weber, Information Controls and Audit.: Prentice-Hall, 2000.
[2] Henry C. Lucas JR, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga, 1993.
[3] Muhammad Fakhri Husein Amin Wibowo, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, 2002.
[4] Keneth C. Loudon & Jane P., Management Information System.
[5] James A. O'Brien dan George M. Marakas, Introduction To Information Systems. New York: The McGraw-Hill, 2007.
[6] Ralph M. Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems. United States of America: Course Technology, 2003.
[7] Kenneth C Laudon and Jane P Laudon, Management Information Systems: Managing the Digital Firms, 12th ed. Upple Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2012.
[8] W K Chen, Linear Networks and Systems. Belmont, CA: Wadsworth, 1993.
[9] Fathansyah, Basis Data. Bandung: Informatika, 2002.
[10] Jogiyanto M Hartono, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta, Central Java: Andi, 2000.
[11] H. C.L Jr, Analisis Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga, 1993.
[12] M.A.P. Jogiyanto HM, Introduction To Information System. Yogyakarta, 2001.