Analisis Kontrol Manajemen Operasi Sistem Produksi di PT. Jayamas Dwi Perkasa.

iii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Perkembangan Teknologi Informasi sekarang ini begitu cepat serta kebutuhan

teknologi sangat dibutuhkan oleh perusahaan berkembang,

Technology (IT)

dipakai

sebagai pendukung proses bisnis perusahaan. Penggunaan

IT

mempunyai tujuan

membuat kinerja proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif.

Salah satu

perusahaan yang menerapkan

IT

sebagai elemen pendukung adalah PT. X.

Dibutuhkan analisa dan kontrol audit pada sistem proses bisnis perusahaan. Pada

karya tulis ini, difokuskan pada departemen produksi yang merupakan objek vital

perusahaan. Objek auditnya meliputi cara mengidentifikasi perusahaan dalam

mengatur aktivitas pendukung operasi sehari

–

hari dibidang produksi, caranya

untuk menerapkan dan memperbaiki kontrol yang kurang dalam kegiatan produksi

diperusahaan. Tujuan dari analisa yang dilakukan adalah menggunakan operasi

manajemen kontrol dan menganalisa serta memberikan rekomendasi atau

perbaikan untuk perusahaan jika kontrol pada bagian produksi dinilai kurang.

Sumber data untuk menulis laporan Tugas Akhir ini diperoleh dari

internet, e-book

,

buku

teks

. Sumber informasi data perusahaan diperoleh melalui metode observasi

kepada departemen produksi di PT. X. Audit merupakan proses pengumpulan dan

evaluasi bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan

telah dapat melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat

membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber

daya secara efisien

.

Kontrol adalah melakukan pengawasan atau penjadwalan

secara terkoordinasi

.

Dari hasil analisa yang dilakukan pada departemen produksi

di PT. X, secara umum perusahaan masih perlu mengadakan perbaikkan terus

menerus untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.

iv

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Development of Information Technology today is so fast and highly

technological requirements needed by the developing company,Information

Technology (IT) is used as support the company's business processes. The use of

IT has the objective to make the performance of business processes become more

efficient and effective. One of the companies that use IT as a supporting element is

PT. X. Analysis is required and audits on the company's business process system.

In this paper, we focused on the production department which is vital object

company. Object audit covers how to identify companies in managing daily

operations support activities - day in the field of production, how to implement and

improve the less control in production activity in the company. The purpose of the

analysis is done using the control and management operations to analyze and

provide recommendations or improvements to the company if the controls on the

production of less value. Source of data to write a final report was obtained from the

Internet, e-books, textbooks. Sources of information obtained through enterprise

data of the observation method in the production department at PT. X. Audit is the

process of collecting and evaluating evidence to determine whether the computer

system used has been to protect the assets of the organization, capable of

maintaining data integrity, can help achieve organizational goals effectively, and

using resources efficiently. Is to supervise or control the scheduling in a coordinated

manner. From the analysis conducted in the production department at PT. X, in

general, companies still need to conduct repair continuously to achieve a maximum

result.

v

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

PRAKATA... i

ABSTRAK... iii

ABSTRACT... iv

DAFTAR ISI... v

DAFTAR GAMBAR... vii

DAFTAR TABEL... viii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 2

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Teknologi Informasi ... 5

2.2 Pengertian Informasi ... 6

2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 7

2.3 Pengertian Kontrol ... 7

2.4.1 Manfaat Kontrol ... 9

2.4.2 Standar – Standar Kontrol ... 9

2.4.3 Karakteristik – Karakteristik Kontrol ... 10

2.5 Operation Management ... 12

2.5.1 Fungsi Utama Kontrol Operasi Manajemen ... 12

2.6 Computer Operation Control ... 13

2.7 Data Preparation and Data Entry ... 17

2.8 Production Control ... 18

2.9 File Library ... 20

2.10 Documentation and Program Library Controls ... 24

2.11 Technical Support Control ... 26

2.12 Capacity Planning and Performance Monitoring Controls ... 28

BAB III HASIL ANALISIS ... 30

3.1 Profile PT. Jayamas Dwi Perkasa ... 30

3.2 Proses Bisnis Di Bidang Produksi ... 33

3.3 Computer Operation Control ... 34

3.3.1 Operation Control ... 34

vi

Universitas Kristen Maranatha

3.3.3 Maintenance Controls ... 37

3.4Data Preparation and Data Entry ... 40

3.5Production Control ... 42

3.5.1. Input or Output Controls ... 43

3.5.2. Job Scheduling Controls ... 44

3.5.3. Acquistion of Cunsumable ... 45

3.6File Library ... 48

3.6.1. Storage of Storage Media ... 48

3.6.2. Use of Storage Media ... 50

3.6.3. Maintenance and Disposal of Storage Media ... 51

3.7Documentation and Program Library Controls ... 53

3.8Technical Support Control ... 56

3.9Capacity Planning and Performance Monitoring Controls ... 58

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 61

1.1 Simpulan ... 61

1.2 Saran ... 62

vii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Aliran Proses Produksi...32 Gambar 2. Proses Produksi...33

viii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel I. Status computer operation control...38

Tabel II. Status data prepration and data entry...41

Tabel III. Status production control...46

Tabel IV. Status file library control...52

Tabel V. Status documentation and program library control...55

Tabel VI. Status technical support control.………...57

ix

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

1.A LAMPIRAN-LAMPIRAN BUKTI AUDIT...A.1 A. Menu aplikasi………...A.1 B. Akses user...A.2 C. Input item...A.3 D. Backup tool ………...A.7 E. Update corsus client ...A.9 F. Form maintenance ...A.13 G. Job description ...A.14 H. File database firebird ...A.15 I. Finger tech ...A.16 1.B LEMBAR WAWANCARA...B.1

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

P.T Jayamas Dwi Perkasa adalah perusahaan yang memproduksi air

minum mineral dan air minum RO dengan mengusung merk air minum Sierra

hadir dengan kualitas air terbaik. Di proses melalui tahap ultrafiltrasi serta

reverse

osmosis

untuk membersihkan air dari bahaya zat logam berat

(polutan). Disisi lain dapat dilihat masyarakat mulai kritis dan selektif dalam

memilih produk berkualitas, hygienies, sehingga aman untuk dikonsumsi.

Melihat perkembangan terus menerus berkembang saat ini perusahaan

menghadapi banyak persaingan dari sesama pembuat air minum.

Dalam menghadapi persaingan tersebut maka dibutuhkan suatu usaha

perubahan. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya

adalah memakai cara kontrol serta audit pada proses produksi perusahaan.

Untuk itu diperlukan perencanaan kontrol yang lebih baik dalam sistem

informasinya yaitu dengan cara melakukan kontrol dan audit pada sistemnya

sehingga meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal. Kontrol dan audit

digunakan untuk meminimalkan suatu resiko yang diperoleh dari perusahaan

dengan berbagai metode kontrol

.

Alur-alur proses sistem kerjanya yang

berhubungan dengan produksi perlu dikontrol dan diaudit lebih detail di

berbagai bidangnya untuk mencapai keuntungan yang lebih dengan

memanfaatkan biaya dan sumber daya yang ada menjadi lebih efisien dan

efektif.

2

Universitas Kristen Maranatha

1.2 Rumusan Masalah

Berikut merupakan perumusan masalah yang akan dianalisis dan diaudit

pada bagian yang berhubungan dengan produksi P.T Jayamas Dwi Perkasa:

1. Bagaimana cara mengidentifikasi perusahaan dalam mengatur

aktivitas pendukung operasi sehari - hari dibidang produksi ?

2. Bagaimana caranya untuk menerapkan dan memperbaiki kontrol yang

kurang dalam kegiatan produksi diperusahaan ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Pembuatan kontrol dan audit pada produksi memiliki beberapa tujuan

diantaranya adalah :

1. Menggunakan

operations management controls

dalam hal:

1. Mengatur operasi sehari-hari dari

platform

perangkat keras dan

perangkat lunak organisasi.

2. Mengatur persiapan dan

input

data.

3. Mengoperasikan bagian kontrol produksi untuk mengatur

input

atau

output

, serta penjadwal job.

4. Mengatur berkas-berkas(

elektronik

) perusahaan.

5. Mengatur dokumentasi yang menbantu fungsi sistem informasi

dan

inventori

perangkat lunak yang ada di perusahaan.

6. Mengoperasikan pelayanan dan dukungan teknis bagi user.

7. Memonitor pekerjaan dan menjamin kapasitas perangkat lunak

atau perangkat keras.

2. Menganalisa serta memberikan rekomendasi atau perbaikan untuk

perusahaan jika control pada bagian produksi dinilai kurang.

1.4 Batasan Masalah

Analisa yang dilakukan dalam bidang produksi barang saja. Analisis

dan audit system memakai metode

operasi

management

di bidang Produksi

3

Universitas Kristen Maranatha

1.

Computer Operations

.

a. Operation Control.

b. Scheduling Controls.

c. Maintenance Controls.

2.

Data Preparation and Data Entry

.

3.

Production Control

.

a.

Input or Output Controls.

b.

Job Scheduling Controls.

c.

Acquistion of Consumable.

4.

File Library Control

.

a.

Storage of Storage Media.

b.

Use of Storage Media.

c.

Maintenance and Disposal of Storage Media.

5.

Documentation and Program Library Control

.

6.

Technical Support Control

.

7.

Capacity Planning and Performance Monitoring Controls

.

1.5 Sumber Data

Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari P.T Jayamas

Dwi Perkasa, berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang

bersangkutan. Sumber data Teori di ambil dari buku, dan hasil browsing di

internet mengenai artikel mengenai audit

dan teori - teori yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini memuat latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan

masalah, sistematika pembahasan dan waktu.

Bab II Kajian Teori

Pada bab ini berisikan mengenai metode yang dipakai dalam perusahaan

untuk proses analisis dan audit.

4

Universitas Kristen Maranatha

Bab III Analisis dan Perancangan

Pada bab ini berisikan hasil analisa audit yang diterapkan diperusahaan,

data-data yang akan diperoleh dari perusahaan, serta adanya solusi untuk

perbaikan sistem kinerja dalam produksi.

Bab IV Kesimpulan dan Saran

Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan yang dapat diambil, dan saran dari

penulis.

61

Universitas Kristen Maranatha

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Dari data informasi yang didapat serta hasil analisis pada perusahaan

PT. Jayamas Dwi Perkasa, berikut merupakan kesimpulan yang dapat

diambil dari hasil analisis yang dilakukan.

Dari

control objectives

yang telah diaudit dengan menggunakan metode

operations management controls,

berikut hasilnya :

1.

Computer Operations

a) Operation Control

: status C.

b) Scheduling Controls

: status C.

c) Maintenance Controls

: status C.

2.

Data Preparation and Data Entry

: status C.

3.

Production Control

a)

Input or Output Controls

: status C.

b)

Job Scheduling Controls

: status C.

c)

Acquistion of Consumable

: status C.

4.

File Library Control

.

a) Storage of Storage Media

: status C.

b) Use of Storage Media

: status C.

c) Maintenance and Disposal of Storage Media

: status K.

5.

Documentation and Program Library Control

: status C.

6.

Technical Support Control

: status C.

7.

Capacity Planning and Performance Monitoring Controls

: status

C.

Secara umum dari hasil

control objectives

yang telah dilakukan audit,

perusahaan masih kurang dalam penerapan kontrol – kontrol yang ada

sehingga dalam tabel status pada tiap

control

objective

yang telah dilakukan

analisa, dapat disimpulkan bahwa rata –rata kontrol masih terdapat status c

62

Universitas Kristen Maranatha

pada setiap kontrol. Perusahaan masih perlu mengadakan perbaikan terus

menerus untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.

4.2 Saran

Berikut saran-saran yang direkomendasikan untuk mengembangkan kinerja

perusahaan dibidang produksi :

1. Perusahaan meningkatkan usaha dalam pengontrolan manajemen

operasi pada bagian yang menggunakan teknologi informasi

dan

menerapkan di semua aspek proses bisnisnya dengan melakukan

komputerisasi untuk setiap kegiatan yang berhubungan untuk

meningkatkan kelancaran dokumen, keakurasian data, pemeliharaan

data.

2. Perusahaan sebaiknya mengembangkan penggunaan teknologi dan

melakukan perbaikan, serta menentukan-menentukan

perencanaan-perencanaan teknologi informasi

untuk masa depan perusahaan guna

mencapai hasil yang maksimal.

63

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

Information System Audit and Control Association (ISACA) (2003), IS

Standards, Guidelines and Procedures for Auditing and Control

Professionals, http://www.isaca.org.

Weber, Ron (1999), Information Systems Control and Audit, The University of

Queensland, Prentice Hall.

Standard for Information System Auditing - Information System Audit and

Control Association (ISACA) (www.isaca.org)

Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994),

“Motion & Time Study:

Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company,

2

Universitas Kristen Maranatha

1.2 Rumusan Masalah

Berikut merupakan perumusan masalah yang akan dianalisis dan diaudit pada bagian yang berhubungan dengan produksi P.T Jayamas Dwi Perkasa: 1. Bagaimana cara mengidentifikasi perusahaan dalam mengatur

aktivitas pendukung operasi sehari - hari dibidang produksi ?

2. Bagaimana caranya untuk menerapkan dan memperbaiki kontrol yang kurang dalam kegiatan produksi diperusahaan ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Pembuatan kontrol dan audit pada produksi memiliki beberapa tujuan diantaranya adalah :

1. Menggunakan operations management controls dalam hal:

1. Mengatur operasi sehari-hari dari platform perangkat keras dan perangkat lunak organisasi.

2. Mengatur persiapan dan input data.

3. Mengoperasikan bagian kontrol produksi untuk mengatur input atau output, serta penjadwal job.

4. Mengatur berkas-berkas(elektronik) perusahaan.

5. Mengatur dokumentasi yang menbantu fungsi sistem informasi dan inventori perangkat lunak yang ada di perusahaan.

6. Mengoperasikan pelayanan dan dukungan teknis bagi user. 7. Memonitor pekerjaan dan menjamin kapasitas perangkat lunak

atau perangkat keras.

2. Menganalisa serta memberikan rekomendasi atau perbaikan untuk perusahaan jika control pada bagian produksi dinilai kurang.

1.4 Batasan Masalah

Analisa yang dilakukan dalam bidang produksi barang saja. Analisis dan audit system memakai metode operasi management di bidang Produksi Barang . Berikut adalah batasan masalah yang akan dibahas :

Universitas Kristen Maranatha 1. Computer Operations.

a. Operation Control. b. Scheduling Controls. c. Maintenance Controls. 2. Data Preparation and Data Entry. 3. Production Control.

a. Input or Output Controls. b. Job Scheduling Controls. c. Acquistion of Consumable. 4. File Library Control.

a. Storage of Storage Media. b. Use of Storage Media.

c. Maintenance and Disposal of Storage Media. 5. Documentation and Program Library Control. 6. Technical Support Control.

7. Capacity Planning and Performance Monitoring Controls.

1.5 Sumber Data

Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari P.T Jayamas Dwi Perkasa, berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan. Sumber data Teori di ambil dari buku, dan hasil browsing di internet mengenai artikel mengenai audit dan teori - teori yang berhubungan.

1.6 Sistematika Penyajian

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini memuat latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, sistematika pembahasan dan waktu.

Bab II Kajian Teori

Pada bab ini berisikan mengenai metode yang dipakai dalam perusahaan untuk proses analisis dan audit.

4

Universitas Kristen Maranatha Bab III Analisis dan Perancangan

Pada bab ini berisikan hasil analisa audit yang diterapkan diperusahaan, data-data yang akan diperoleh dari perusahaan, serta adanya solusi untuk perbaikan sistem kinerja dalam produksi.

Bab IV Kesimpulan dan Saran

Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan yang dapat diambil, dan saran dari penulis.

61

Universitas Kristen Maranatha

4.1 Simpulan

Dari data informasi yang didapat serta hasil analisis pada perusahaan PT. Jayamas Dwi Perkasa, berikut merupakan kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis yang dilakukan.

Dari control objectives yang telah diaudit dengan menggunakan metode

operations management controls, berikut hasilnya :

1. Computer Operations

a) Operation Control : status C.

b) Scheduling Controls : status C.

c) Maintenance Controls : status C.

2. Data Preparation and Data Entry: status C. 3. Production Control

a) Input or Output Controls : status C.

b) Job Scheduling Controls : status C.

c) Acquistion of Consumable : status C.

4. File Library Control.

a) Storage of Storage Media : status C.

b) Use of Storage Media : status C.

c) Maintenance and Disposal of Storage Media : status K.

5. Documentation and Program Library Control: status C.

6. Technical Support Control: status C.

7. Capacity Planning and Performance Monitoring Controls : status C.

Secara umum dari hasil control objectives yang telah dilakukan audit, perusahaan masih kurang dalam penerapan kontrol – kontrol yang ada sehingga dalam tabel status pada tiap control objective yang telah dilakukan analisa, dapat disimpulkan bahwa rata –rata kontrol masih terdapat status c

62

Universitas Kristen Maranatha

pada setiap kontrol. Perusahaan masih perlu mengadakan perbaikan terus menerus untuk mencapai suatu hasil yang maksimal.

4.2 Saran

Berikut saran-saran yang direkomendasikan untuk mengembangkan kinerja perusahaan dibidang produksi :

1. Perusahaan meningkatkan usaha dalam pengontrolan manajemen operasi pada bagian yang menggunakan teknologi informasi dan menerapkan di semua aspek proses bisnisnya dengan melakukan komputerisasi untuk setiap kegiatan yang berhubungan untuk meningkatkan kelancaran dokumen, keakurasian data, pemeliharaan data.

2. Perusahaan sebaiknya mengembangkan penggunaan teknologi dan melakukan perbaikan, serta menentukan-menentukan perencanaan-perencanaan teknologi informasi untuk masa depan perusahaan guna mencapai hasil yang maksimal.

63

Universitas Kristen Maranatha Information System Audit and Control Association (ISACA) (2003), IS Standards, Guidelines and Procedures for Auditing and Control Professionals, http://www.isaca.org.

Weber, Ron (1999), Information Systems Control and Audit, The University of Queensland, Prentice Hall.

Standard for Information System Auditing - Information System Audit and Control Association (ISACA) (www.isaca.org)

Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company,